MINNESANTECKNINGAR Handläggargrupen för internationaliseringsarbete 2011-11-08 Tid: 11.00 12.00 Plats: Konsistorierummet, Vasaparken Närvarande: Pernilla Danielsson, Internationella enheten (IE), Ordförande Birgitta Karlén, Gästservice Kjell Malmgren, IE Sigridur Beck, HFN Margareta Hanning, KFN Jenny Hedlund, KFN Christina Kaspersen, IE Ulla Nylin, IE Annelie Hyllner, SA Patricia Perle, UFN Ilse Hakvoort, UFN Lena Pedersen, IE Karolina Catoni, IE Dora Kos-Dienes, IE Birgitta Rorsman, IE Kajsa Gerdin, HHFN Karolina Riedel, IE Douglas Washburn, IE, Sekr. Övriga närvarande: Peter Kim, IE 1. Mötesordningens godkännande Pernilla hälsade alla välkomna i synnerhet Jenny Hedlung, ny internationell koordinator vid Högskolan för Scen och Musik. 2. Uppdatering angående den interimistiska omorganisationen av internationaliseringsverksamheten Föredragande: Peter Kim Peter Kim meddelade om den interimistiska omorganisationen av internationaliseringsverksamheten som innebär att en ny enhet, benämnd Internationella enheten inrättas under perioden 2011-10-01 till 2012-06-30 under ledningen av Peter Kim vid universitetsledningens kansli. Beslutet fastställer att enheten består av f.d. International Affairs, f.d. International Mobility Office och att Gästservice samordnas genom att Karin Hellqvist deltar vid enhetsmöte. Omorganisationen kan ses som en interimistisk lösning och Claes-Göran Alvstams förslag kommer att bakas in i det stora arbetet så det kommer inte en till utredning om internationaliseringsverksamheten. Enheten kommer att sitta i samma lokaler så snart som möjligt och Peter undersöker möjliga lösningar. Målet är att det blir en ökad samordning av internationaliseringsarbete. Det är möjligt att handläggargruppen får en ny roll i den stora omorganisationen men handläggargruppsmöte fortsätter under våren.
Pernilla uppmanade handläggargruppen att vara proaktiv och inkomma med synpunkter på omorganisationsförslaget. Omorganisationen står som en stående punkt på handläggargruppens mötesordningar. Douglas påminde alla fakultetsrepresentanter att inkomma med input angående formen för handläggargruppen och vilka frågor som ska diskuteras i handläggargruppen. 3. Kort uppföljning från IR-minnesanteckningar Pernilla följde upp de viktigaste punkterna från minnesanteckningarna från Internationaliseringsrådsmöte den 19 oktober. En kort sammanfattning från vissa punkter finns nedan. Se IR-minnesanteckningar för detaljerade information. 3a. Rådets principdiskussion om avtal Det är en fråga som kommer möjligtvis att diskuteras inom handläggargruppen. Handläggargruppen är välkommen att komma med input till IE om hur strategiska partners skall identifieras och om avtal ska ligga på universitetsövergripande-, fakultets, eller institutionsnivå. 3b. EAIE-konferensansökan Douglas meddelade att det nu har sänts in en ansökan om att anordna EAIE-konferensen i Göteborg Det är lång framförhållning som krävs, och budet gäller antingen 2015 eller 2016. Göteborg & Co har skrivit huvuddelen av ansökan, medan GU har samlat in stödjebrev från närliggande högskolor (Chalmers, Högskolan Väst, Högskolan i Halmstad och Högskolan i Borås). Länken till den kompletta ansökan bifogas. Ordföranden bad Internationella enheten att sammanställa en rapport från EAIEkonferensen i Köpenhamn inför nästa IR-möte. 3c. MAUNIMO projektet Pernilla meddelande att EUA har godkänt GU:s ansökan om att vara med i ett europeiskt projekt för att se över akademisk mobilitet. Handläggargruppen kommer att ombes av Pernilla att svara på en undersökning och input kommer att behövas från fakultetsledningar för att få deras syn på akademisk mobilitet. Arbetsbördan beräknas till en timme. Pernilla skickar ut mer information om detta. 3d. Erasmus Mundus uppdatering JOSYLEEM Kjell Malmgren och Christina Kaspersen meddelande om Erasmus Mundus JOSYLEEM projektet (Jordanien och Syrien), koordinerat av Lunds universitet, som nu i en sen fas fått fortsatt kontrakt. Projektet kommer att vara i tre år och intagning är till 2012/13. Databasen för ansökningar kommer att öppnas den 20 november och stängas den 10 januari. Lärosätena ansvarar för antagning och konsortiet utser stipendiater. Mycket kommer att klargöras på ett första möte den 20-24 november där Johan Ahlgren är GU:s representant. Utbytesavtal kan skrivas på kandidat-nivå. EU betalar max 3000 Euro som täckning för masterstudenter och GU måste täcka resten av studieavgiften för inresande studenter på något sätt. Doktorander får finansiering för 3-år men lärosätena ansvarar för
4:e året. Erasmus Mundus-grupp består av Johan Ahlgren, Christina Kaspersen och Kjell Malmgren. 3e. SANORD Pernilla meddelade att hon tillsammans med Lars Gunnarsson sammanställt en ansökan till SANORD-nätverket (South African Northern Centre). SANORD är ett nätverk bestående av universitet i Norden och Södra Afrika och handlar om samarbete inom främst forskning. Det finns möjligheter att erhålla stipendier för studenter, och för viss personalmobilitet, samt seed money för forskning. GU har flera strategiska satsningar i området, t.ex. projekt inom Det Globala universitetet, inom afrikanska språk med University of Dar es Salaam, Tanzania och med CARTA-projektet. Förhoppningsvis tar SANORD upp ansökan vid nästa styrelsemöte i slutet av november. 4. Aktuellt läge på bostadsfronten inför vt-12 (bilaga 1a och 1b) Föredragande: Karin Hellqvist Karin Hellqvist informerade om bostadssituationen från ht-11 och läge inför vt-12. Ht-11 var väldigt tuff på bostadsfronten. Gästservice inkvarterade ca 450 studenter och drygt 100 behövde hitta egen bostad. Det finns fortfarande studenter som bokas in i rum som blir lediga. Det är stor konkurrens med Chalmers studenter. Karin förväntar mellan 250-350 lediga rum till vt-12. Hittills har 230 inresande studenter sökt bostad till vt-12 och deadline är den 15 november så med största sannolikhet kommer vi inte att behöva kvotera. Karin och Douglas jobbar vidare med en tidsplan och kriterier för eventuell kvotering som stöd till de fakulteter som önskar detta. Många kurser som ges på engelska avslutas inte förrän den 18 januari vilket gör att ca 50 rum inte kommer att vara tillgängliga vid terminsskiftet, utan först något senare. 5. Global Week lägesrapport 5a. Staff training programmet Föredragande: Karolina Catoni Karolina Catoni delade ut staff training programmet för kännedom. Fakultetsbesök kommer att äga rum på torsdag. Karolina flaggade att det finns lediga platser vid måndagens workshop, kl. 14.30 16.30 om Constructing the story of the multilingual classrooom. Karolina önskar hjälp från fakulteterna att hitta utbytesstudenter som kan vara med på tisdag och prata om Arrival Day. 5b. Kommunikation Karolina Riedel informerade att Global Week affischer och program går i tryck under veckan och kommer att skickas ut till fakulteterna inom kort. 6. Avtalsuppdateringar P.g.a. tidsbrist beslutade Pernilla att hoppa över avtalsuppdateringar och skickar ut information skriftligt. För information om alla avtal förutom Charles Sturt University se IRminnesanteckningar från den 19 oktober. Det gäller Queensland University of Technology,
Harbin Institute of Technology, University of Nairobi och Communication University of China. Dora Kos-Dienes och Marlene Nordquist är kontaktpersoner för Nairobi avtalet. 6a. Charles Sturt University, Australien GU har förnyat kontakt med Charles Sturt University (CSU) vid NAFSA. CSU är också med i Early Childhood projektet tillsammans med UFN och har besökte Göteborg i samband med partnerdagen. Förhandlingar pågår att utöka MoU med CSU till ett universitetsövergripande avtal. Det finns intresse från UFN, HHFN och SA. För ytterligare information hänvisas till www.csu.edu.au. Douglas är kontaktpersonen. 7. Informationspunkter 7a. Stick ut! ny trycksak om studier och praktik utomlands (bilaga 2) Föredragande: Lena Pedersen Lena informerade om en ny trycksak som är klar till presumtiva utresande studenter som heter Stick UT. Målsättningen är att inspirera studenter om olika möjligheter för utlandsstudier och praktik. Informationen är väldigt kortfattat och innehåller intervjuer med studenter från SA, HHFN och NFN. Informationen som finns i trycksaken kommer också att finnas på de svenska och engelska sidorna om utlandsstudier och praktik. Det ska ses som ett komplement till befintliga fakultetsspecifik information. och är inte tänkt att ersätta fakultetsspecifik information. 7b. Kurser på engelska Föredragande: Douglas Washburn, Christina Kaspersen Douglas och Christina informerade om en diskussion som har återupptagits med studentrekryteringsenheten och GUBAS angående förbättrad informationen på webben om vårt samlade kursutbud till inresande utbytesstudenter. Förslaget är att skapa en ny ingång under Courses and programmes som skulle döpas till Courses for exchange students. Alla kurser skulle i så fall läggas in i GUBAS och skulle med en sådan lösning automatiskt visas på sidan. Kurserna skulle delas upp fakultetsvis för att göra urvalsprocessen mer användarvänlig. Ett krav är att det skall kunna överföras direkt från GUBAS till MoveOn så att det inte blir dubbelarbete om man i framtiden väljer att ha kursinformation i MoveOn. De flesta fakulteterna ser på det som en positiv lösning och många lägger redan nu in kurser i GUBAS. Arbetet går långsamt framåt och Douglas och Christina undersöker tekniska lösningar som måste lösas. Om det inte finns tekniska hinder kommer ett förslag att skickas ut på remiss. 7c. Etablering av inkommande studenter i LADOK Föredragande: Christina Kaspersen Christina meddelar att hon har påbörjat arbetet med att skriva ett beslut angående massetablering av inresande utbytesstudenter i LADOK. Beslutet innebär att fakulteter har ett ansvarar för att samtliga inresande utbytesstudenter vid ett visst datum har statusen antagen i MoveOn. Därefter sker det fortsatta arbetet i två steg inför massetableringen, första steget är att personer på fakultetsnivå gör en utsökning av inresande studenter i MoveOn och därefter bearbetas underlaget enligt särskilda anvisningar. Underlaget skickas
till Christina som sammanställer alla underlag och skickar underlaget till LADOK för massetablering. Ett beslut kommer att gå ut i dagarna. Deadline för fakulteter att avsluta antagningsprocessen för inresande utbytesstudenter i MoveOn, inför VT-12 är den 10 december. Detta om man vill utnyttja möjligheten att massetablera inkommande studenter i LADOK. 7d. Urvalsförfarandet Föredragande: Birgitta Rorsman Birgitta har skrivit ett förslag för en rutin för att förtydliggöra rutiner ansvarsfördelning vid central- och fakultetsnivå för urval av utresande studenter på universitetsgemensamma avtal. Birgitta kommer att skicka ut ett dokument på remiss som kommer troligtvis att presenteras vid IR. 8. Övriga frågor 8a. World Youth Leaders Forum 2012 (bilaga 3) Kjell informerade att GU har möjlighet att nominera två framstående studenter på kandidatnivå att delta i World Youth Leaders Forum (WYLF) vid Chinese University of Hong Kong den 11-13 juli. WYLF är en plattform för att diskutera viktiga globala frågor och för att främja samhällsansvar bland studenter. Stipendiet täcker resa och en del andra kostnader och uppgår till max 1000 Euro. Fakulteter ska nominera framstående studenter som har intresse för globala frågor och studenter från alla ämne kan nomineras. Deadline för att skicka in förslag till Kjell är den 28 november. 8b. Gästservice enkät Birgitta Karlén informerade att Gästservice kommer att presentera resultat av en enkät som Gästservice genomförde om bostadssituationen för gästforskare och internationella doktorander och studenter den 7 december kl. 10-12. Syftet är att utveckla Gästservice verksamhet. Gästservice skickar ut mer information. 9. Nästa möte flyttades till den 15 december kl. 11-12.