Va rmlands Orienteringsfo rbund Protokoll Distriktsstyrelsen nr 3/18 Tid och plats Idrottens Hus, Karlstad den 28 mars 2018 Närvarande ledamöter Örjan Beckius Sören Johansson Britt-Marie Lundqvist Sune Andersson Lottis Brohede Elin Lundkvist Solveig Karlsson Johanna Kindlund Distriktsordförande Övriga deltagare Monika Wikström Protokollssekreterare Lämnat återbud Lars-Ola Westerlund Sammanträdets öppnande 21 Distriktsordförande Örjan Beckius förklarar mötet öppnat och hälsar alla och särskilt Solveig, som är ny i styrelsen, välkommen. Justering 22 att utse Johanna Kindlund att jämte mötesordförande Örjan Beckius justera protokollet Dagordning 23 att Komplettera med S-nr, Skol-OL och Instagram under Övriga frågor och att därefter fastställa utsänd dagordning. Föregående mötes protokoll 24 Styrelsen går igenom föregående mötes protokoll. Sune stannar kvar som kassör. Örjan och Monika representerar VOF på VIF/SISU distriktsidrottsstämma. att lägga protokoll 1/18 och 2/18 till handlingarna. Utvärdering årsmötet 25 Styrelsen utvärderar årsmötet i mars. Det gick snabbt och bra. Årsmötesprotokollet är ute på justeringsrunda men är snart tillbaka för utskick till klubbarna. En motion togs helt enligt motionärens och styrelsens förslag att lägga till D/H85 i DM. Runo Johansson, KOK poängterade att Veteran SM/VM inte finns med i resultatbilagan till 1
årsberättelsen. Detta får vi rätta till nästa år 2019. Prisutdelning hölls i samband med årsmötet och tre pristagare fanns på plats: Sofia Holmgård, Kils OK, Olof Skoglund, Kils OK och Frida Johansson, OK Djerf. att lägga årsmötet till handlingarna Nyvalda styrelsen 26 Solveig Karlsson, Filipstad berättar att hon är kassör i fyra föreningar. Innan pension jobbade hon på Sogeti. Solveig var med och jobbade med O-Ringen Värmland 1976 och Örebro 1979. Sonen började orientera i Djerf. Började själv att orientera när det blev tråkigt att vänta vid mål. Har varit med i VOF s Motionskommitté tidigare. Flyttade sen från Karlskoga till utanför Filipstad och gick med i Kroppa IF som sen blev Filipstadsbygdens OK. När den klubben gick i graven blev det Filipstads OK och kassör där. Därefter får alla i styrelsen presentera sig för Solveig. Johanna Kindlund är också nyinvald i styrelsen men har ju praktiserat några möten innan årsmötet. a) Fördelning av arbetsuppgifter b) Ömsesidig ansvarspolicy Bilaga 1. Solveig tar över Naturpasset och Johanna blir Elitkontakt. För att samarbetet i styrelsen för Värmlands Orienteringsförbund skall fungera bra och att alla skall känna att hon/han lever upp till en gemensamt fastställd nivå i sitt styrelsearbete är denna ansvarspolicy upprättad. Läs mer i bilaga 2. c) Arbetsplan Se Bilaga 3. att göra några datumjusteringar i arbetsplanen och att därefter anta punkterna a, b och c att Monika får i uppdrag att fråga Patrik om han vill/kan arrangera styrelsemästerskapet 22/8 Rapport Förbundsmötet Britt-Marie rapporterar från Förbundsmötet. Det var en hel del intressanta motioner. Britt-Marie konstaterar att vi bör lägga mer tid med att gå igenom motionerna i styrelsen inför förbundsmötet. Många motioner handlade om kartskalor där SOFT kommer att göra en generell utredning kring. En fråga gick till röstning och sen lottning och den handlade om att anställa en person på heltid i markfrågor. Resultatet blev att SOFT ska anställa en person. Jaktstart tas bort för barn upp till och med 12 år, gäller från 2019-01-01. De ska ha lottad start istället. En annan lite annorlunda motion var Tidpunkt för byte av tävlingsklass när man fyller år men den blev det avslag på. Nya avgifter som var ett förslag från styrelsen där man har möjlighet att ta ut en extra avgift om man anmäler sig till öppna banor på tävlingsplatsen. Denna fråga är ett storstadsproblem eftersom där är det många som inte är klubbanslutna. Nu har de möjlighet att ta ut en extra avgift för de som inte är klubbanslutna. Detta gäller från 2019-01-01. Björn Eriksson, RF och Henric Boström, O-Ringen AB var där och gästpratade. Lars Greilert, SOFT hade en dragning om ny syn på träning och tävling och Eje Andersson pratade markfrågor. Linda Take, OK Tyr blev invald i SOFT- styrelsen. 2
Kommittéernas rapportering 27 Ungdom a) Lottis ska försöka få till ett UK-möte den 11/4. Tågresan till USM blev inställd. Västergötland har hoppat av, säkert pga. den höga kostnaden. UK Undersöker andra alternativ. I planen står att det ska vara en Bodaborgträff men Lottis har inte hört något mer kring den. Ingen inbjudan är utsänd. Tävling b) Sören rapporterar att Banläggarkursen blev inställd pga. sjukdom. Det är nu dags för ansökan av nationell tävling för 2019. Endast sex klubbar har lagt in ansökan om tävling 2019 och detta ska vara klart på söndag 1/4. Inbjudningar inför hösten ska snart vara inne. Sören tar upp Gunnar Nymans mail om antal medaljer vid DM. Det Gunnar skriver om gäller för SM och vill han föreslå detta vid DM får han skicka in en motion inför årsmötet 2019. Mölnbacka AIS/Deje SF arrangerar Mölnbackaträffen den 26 maj. Allans prövelöp är den 18/4. Övriga rapporter 28 a) Ordförande Örjan åker på distriktsidrottsmötet i april och SDF konferens i juni. Han kommer också att delta på Samverkanträffen och nästa UKmöte. b) Kassör Sune har skickat resultatrapport som delas ut på mötet. c) Kansliet -Monika har uppdaterat hemsidan efter årsmötet (verksamhetsplan). Uppmanar alla att kolla igenom sina respektive områden och återkoppla till Monika. -Skickat ut inbjudan till Samverkanträff nr 2. -Fått info om Idrottens dag 13 sep kl.10-20 i Mariebergsskogen, en nationell satsning/european Week of sport. Temat är Ny syn på träning och tävling Strategi 2025. Föreningar/SDF arrangerar prova på med nytt tänk. Inför Idrottens dag är det Utbildning 30/5 17.30-19.30 och träff inför den 30/8. Tors 3 maj får vi reda på om vår idrott har anmält intresse. Övriga frågor 29 a) Uttaxeringsmetod Inget nytt att ta upp denna fråga tills den är löst. b) S-nr Vem delar ut S-nr för nya kartor i Värmland? att Andreas Blomqvist delar ut S-nr. c) Skol OL Monika har fått mail från skolor i Kristinehamn som frågar efter vårt orienteringsprojekt samt utbildning av lärarna. Monika har svarat att projektet tyvärr inte finns kvar. Hittade också på SOFT s hemsida att en lärarkurs var planerad i mars i Tyrstugan. Vid kontakt med SOFT fick hon svaret att denna var inställd pga. för få anmälda. Denna inbjudan har inte skickats till Värmlands Orienteringsförbund att Örjan får i uppgift att prata med Linda om att så här får inte informationen från SOFT gå till. De måste använda distrikten som hjälpmedel för marknadsföring av aktiviteter i distriktet. att Monika meddelar skolan att boka in egen kurs med SOFT, 3
att Skolan kan ta kontakt med Kristinehamns OK och att Lägga ut på VOF s hemsida att föreningarna kan boka och låna skolutrustningen med SportIdent från VOF. d) Instagram Peter Carlberg, Kils OK har skickat in ett förslag om att VOF ska låna ut Instagramkontot till Värmlands OL-klubbar för att få mer fart på flödet. att istället för att låna ut kontot uppmana klubbarna att skicka in bilder och text för införande på VOF s Instagramkonto. Avslutning 30 Örjan avslutar mötet och tackar mötesdeltagarna. Nästa möte blir den 9 maj på Idrottens Hus med start klockan 17.30. Vid protokollet Justeras Justeras Monika Wikström Örjan Beckius Johanna Kindlund Sekreterare Mötesordförande 4
Styrelsens ansvarsfördelning 2018 Bilaga 1 Stödjande Ledamot Roll i styrelsen Organisation/resurs Ansvarsområde (förväntas utföra) Sammankallar och leder styrelsens arbete. Företräder styrelsen i övergripande sammanhang gentemot värmländsk orientering, media och SOFT. Bär det yttersta ansvaret för förbundets ekonomiska förvaltning. Örjan Ordförande Styrelsen Ansvarar för kansliets funktion och personal. Britt-Marie V ordf. Styrelsen Agerar ordförande vid ordinarie ordförandes frånvaro. Deltar efter eget intresse med engagemang och klokhet i styrelsearbetet Allan Hedersledamot --- Utför enstaka punktinsatser vid specifika aktiviteter Löpande redovisning, löner och utbetalningar. Regelbundna avstämningar. Sune Kassör Styrelsen Rapportering av anmärkningsvärda avvikelser mot budget. Planerar, samordnar och stödjer tävlingsverksamheten enligt liggande verksamhetsplan Sören Tävlingsansvarig Tävlingskommittén Marknadsföra Tävling tillsammans med Monika Ungdomskommitténs representant i Driver frågor och ärenden i styrelsen knutna till ungdomsverksamheten. Lottis styrelsen Ungdomskommittén Marknadsföra Ungdom tillsammans med Monika Samordna förbundets utbildningar via SISU Idrottsutbildarna och Svenska Orienteringsförbundet. Elin Utbildningsansvarig Styrelsen Marknadsföra Utbildning tillsammans med Monika Stödjer föreningarna och samordnar elitverksamhet i distriktet. Agerar kontaktperson mot SOFT och övriga stödjande organisationer gällande elitverksamhet. Johanna Elitansvarig Styrelsen Marknadsföra elitversamheten tillsammans med Monika Solveig Naturpassetsamordnare Styrelsen Lars-Ola MTB-O-samordnare MTB-O-kommittén Kansli Samordnar distriktets naturpassverksamhet. Kontaktperson mot SOFT gällande naturpassfrågor. Marknadsföra Naturpassverksamheten tillsammans med Monika Driver frågor och ärenden i styrelsen knutna till MTB-O-verksamhet. Marknadsföra MTB-O tillsammans med Monika Mötessekreterare vid styrelsens och AU:s sammankomster Monika W Sekreterare Styrelsen Bidrar med erfarenheter och intryck från verksamheten vid diskussioner. Förmedlar, producerar och publicerar informationsmaterial enligt uppdrag. Monika W Informationsansvarig Styrelsen Alla ansvariga ska marknadsföra sina olika områden tillsammans med Monika Naturpassammanställ Monika W ning Sammanställer distriktets Naturpassverksamhet mot SOFT. Alla Utöver ovan nämnda ansvarsområden bidrar alla styrelsemedlemmar med synpunkter i diskussioner som kommer upp under året. För frågor som behöver utredas mellan styrelsemöten bildas arbetsgrupper bestående av valda delar av styrelsen. En arbetsgrupp kan även ta in andra medlemmar om så krävs.
Bilaga 2 Protokoll 3/18 Bilaga 1-Protokoll 4/07, Bilaga 2 4/08, Bilaga 2-Protokoll 3/10, Bilaga 3-Protokoll 3/11, Protokoll 3/12, Bilaga 2-3/13, Bilaga 2-3/14, Bilaga 2-3/15, Bilaga 1-3/16, Bilaga 1-3/17 Ömsesidig ansvarspolicy för Styrelseledamöter inom Värmlands OF För att samarbetet i styrelsen för Värmlands orienteringsförbund skall fungera bra och att alla skall känna att hon/han lever upp till en gemensamt fastställd nivå i sitt styrelsearbete är denna ansvarspolicy upprättad. Allmänt Arbetet i styrelsen skall präglas av öppenhet och ömsesidigt förtroende. I diskussioner är allas åsikter lika värda. Det är också allas ansvar att ge varandra ett respektfullt bemötande. Vilja Varje ledamot skall ha en uttalad vilja att inom ett eller flera områden leda och utveckla orienteringssporten i Värmland Kunskaper Varje ledamot använder de kunskaper den har om vår sport i allmänhet och i Värmland i synnerhet. Alla är välkomna men inte skyldiga att delta i utbildningsinsatser inom distriktet. Ledamot som önskar delta i annan utbildningsaktivitet är naturligtvis välkommen att lämna förslag om detta till ordföranden och/eller utbildningsansvarig. Ambition Varje ledamot skall arbeta utifrån gällande verksamhetsplan och utveckla arbetet inom det ansvarsområde ledamoten åtagit sig liksom mot de gemensamma målen. Ambitionsnivån skall dock ligga på en nivå där eget arbete och fritid kan kombineras med styrelseuppdraget. Ledamoten måste också vara beredd på att uppbära både en ledande och en verkställande roll i VOF: s verksamhet. Ersättningar Ingen ledamot skall behöva betala för sitt engagemang med mer än sin tid. Resor och utlägg ersätts enligt fastställda (årligen reviderade) ersättningsnormer. Styrelsen för Värmlands Orienteringsförbund
Styrelsens Arbetsplan 2018 Bilaga 3 Protokoll 3/18 Styrelsemöten 2018 Plats Mötesordförande Inramning Övrigt Viktiga mötespunkter Fikaansvarig 3/18 28 mars Idrottens Hus Örjan Div bilagor Lottis 4/18 9 maj Idrottens Hus O-Forum/Gala, Lars-Ola Föreningsträffar, DM-prisutdelning 5/18 11 juni Åsunda Sommartrivsel/Buffé O-Galan Monika 6/18 22 augusti Karlstad? Styrelsemästerskap O-Forum/Gala, Fyra grenar Sallad Arr:? Föreningsträffar 7/18 19 september Idrottens Hus O-Forum/Gala, Sören 8/18 17 oktober Idrottens Hus Planering VP/Budget Britt-Marie 7 november Tfn-möte Torsdag Nomineringar O-Galan 9/18 5 december Idrottens Hus Julbuffé, knyt VP/Budget Alla Styrelsemöten 2019 Plats Mötesordförande Inramning Tema Viktiga mötespunkter Fikaansvarig 1/19 30 januari Idrottens Hus Örjan Årsmötet, Valberedningen Johanna 6 mars Grums Förberedelse inför årsmötet 2/19 6 mars Grums Ordförande Konstituering Övriga möten där hela eller delar av VOF:s styrelse skall vara representerad. Datum Möte Plats Vem 180410 VIF/SISU Distriktsidrottsstämma Skoghalls Folkets Hus Örjan & Monika 180614 VIF/SISUs SDF-träff Örjan & 181117-18 SOFT s Ordförandekonferens? Örjan 181124 Inspirationsdag och O-Gala? Alla 190306 VOF:s Årsmöte Grums Alla