Snabbguide SecureMailbox och GDPR e-fax
Skapa konto Det är enkelt att skapa ett konto i SecureMailbox. Antingen skapar ni ett konto direkt på my.securemailbox.com eller så svarar ni på en länk när någon skickat ett meddelande till er via SecureMailbox. Klicka på Inte registrerad? på login-sidan. Skriv in din e-postadress Skriv in ert mobiltelefonnummer Klicka på verifera e-post och mobil 8 9 Du får e-post med en länk för att verifera den e-postadress du har anmält. Samtidigt får du en ID-kontrollkod som SMS till det mobilnummer du valt. Koden används en gång. Klicka på Läs meddelandet Skriv in din ID-kontrollkod Välj ett lösenord på minst 8 tecken med bokstäver och siffor Upprepa samma lösenord 8 Kryssa i att du accepterar användarvillkor och integritetspolicy 9 Klicka på öppna meddelande
Skicka meddelanden För att skicka säkra meddelanden i SecureMailbox behöver ni två saker: Mottagarens e-postadress och mottagarens mobilnummer. När ni en gång har verifierat en person som säker kontakt kan ni enkelt skicka meddelanden. Klicka på skriv-symbolen, eller på Nytt meddelande högst upp till vänster. Skriv in mottagarens vanliga e-postadress i fältet Till Skriv meddelandets ämne (Observera att detta ämne syns i deras vanliga e-post) Skriv in meddelandet här Välj Send options och klicka på skicka-symbolen Göm mottagare Mottagarna kan bara se sig själva som mottagare även om meddelandet skickades till flera. Läskvitto Du får en kvittens via SMS till dig när mottagaren öppnar meddelandet. ID-kontroll Det individuella meddelandet låses med en extra unik engångskod som skickas med SMS till mottagarens mobil. ID-kontroll garanterar att endast den tänkta mottagaren kan öppna det. Mottagarnotifiering Mottagaren blir informerad via SMS att han fått ett meddelande i sin inbox. Burn after reading Raderar meddelandet efter läsning. Utgångsdatum Tar bort meddelandet från mottagarens inbox efter ett angivet datum, oavsett om det har lästs eller inte. For your eyes only** Förhindrar mottagaren från att vidarebefordra meddelandet till andra. Om det är första gången du skickar ett meddelande till den här personen behöver du skriva in mobilnummer för att mottagaren ska identifiera sig. Följande gånger behövs inte detta då ni har upprättat en säker kanal. Klicka på skicka-symbolen
Skicka och ta emot GDPR e-fax Om du har tilläggstjänsten GDPR e-fax kan du också skicka och ta emot fax på ett säkert sätt. Klicka på skriv-symbolen, eller på Nytt meddelande högst upp till vänster Skriv in mottagaren fax@genericmobile.se i fältet Till Ange i ämnes-raden till vilka faxnr du vill skicka meddelandet, om du har flera faxnummer du vill skicka till så separera nummer med kommatecken. Om du vill skriva något i försättsbladet så skrivs detta in här, tänk på att det inte ska vara integritetskänslig information. Bifoga Fax-dokument Skicka e-fax Innan faxen är skickad kommer du att få upp en dialogruta (se bredvid). Den ska du bortse ifrån eftersom den tillhör Securemailbox. Dock behöver du även trycka på skicka i dialogboxen. Ta emot GDPR e-fax I inboxen kan ni se alla era faxmeddelande samt era vanliga SecureMailbox meddelande I flödet så kan ni välja det fax ni vill öppna genom att trycka på fax från... i ämnes raden kan ni se från vilket fax nr meddelande är skickat från och till vilket faxnr det är ämnat för. Till är till vilket SecureMailbox-konto faxet är kopplat till. Medföljande pdf så kan ni se tidsstämpel 0800... första nr är datum, andra är nr är tid och tredje är avsändande faxnr.
Dialoghistorik, bifoga fil mm I dialoghistorisk kan du följa meddelandeflödet med dom du har kommunicerat med,all information i meddelanden är oförändrad original dialog, så ingen kan ändra meddelandet från originalet. Klicka på Dialoghistorik för att kunna läsa alla tidigare meddelanden i boxen som kommer till vänster Boxen som kommer upp innehåller alla tidigare meddelanden inom samma ämne. Klicka på tidigare meddelanden så fälls de ut och visar hela meddelanden. Inkludera en krypterad bilaga med ditt meddelande, du kan bifoga filmer, bilder och andra dokument som du vill ha med. Skickade meddelanden kan visas med olika färgkoder. Färgkoderna betyder: Röd, Inte läst av mottagare Grön, Läst av alla mottagare Gul, Läst av några (i ett gruppmeddelande), men inte alla.
Aktivera två-faktorsinloggning Förbättra säkerheten på ditt konto genom att aktivera två-faktorsinloggning! För att komma igång måste du först ladda ner och installera en kodgenerator-applikation på din mobila enhet som t.ex. Google Authenticator för ios och Android, eller Authenticator för Windows. För att aktivera två-faktorsinloggning så måste du först ha installerat en Authenticator-app på din mobiltelefon. I din Authenticator-app, välj att skapa nytt via plustecknet. Ange i SecureMailbox (under kontoinställningar, ID-kontroll) att du installerat en Authenticator-app. Nu måste du auktorisera den här ändringen genom att ange en kod som skickas till din mobiltelefon. Efter detta visas en QR-kod i SecureMailbox som innehåller en hemlig kod din Authenticator-app behöver. Du kan antingen välja att skanna in koden, eller manuellt skriva in den i din app. För att verifiera att processen lyckats avslutar du inställningen med att ange en kod från din Authenticator-app i SecureMailbox. Nu är du nästan klar. Två-faktorsinloggning är aktiverad. Men om du skulle bli av med din telefon som har Authenticator-appen så är du permanent utelåst från ditt konto om du inte har lagt in en reservtelefon, eller skrivit ut några engångskoder i reserv. Gör detta genast om du inte redan gjort det. Se punkt.
Skapa en kontaktgrupp För att kunna skicka ett meddelande till en hel grupp kontakter på samma gång behöver du skapa en kontaktgrupp. Klicka på + Skapa Kontaktgrupp i vänster meny. Skriv in ett namn på din grupp Klicka på nästa steg Steg : Klicka på Lägg till kontakter Kryssa i de kontakter du vill ska tillhöra kontaktgruppen. (Undvik SecureMailbox Support och Info) De namn du kryssar i syns i listan, om du klicka på krysset kan du ta bort kontakter Om du vill skicka ett gruppmeddelande klickar du på symbolen
Skapa mappar Du kan organisera dina meddelanden genom att sortera dem i mappar. Skapa egna mappar och dra dina meddelanden till den mappen för att spara. Klicka på + Skapa ny mapp i vänster meny. Skriv ett namn på mappen Klicka på Skapa ny mapp
8 Back-up telefon och engångskoder Bli inte utelåst från ert konto. Det är mycket viktigt att ni antingen har en backup-telefon eller skriver ut en omgång engångskoder för ert konto. Om du blir av med din telefon somär kopplad till kontot kan du annars bli permanent utelåst från ditt konto. Klicka på kugghjulet bredvid ditt användarnamn eller Kontoinställningar högst upp till vänster Välj ID-kontroll Klicka på +Lägg till telefon Fyll i mobilnummer på er backup-telefon Skriv ett namn på telefonen Klicka på Spara ändringar Skriv ut engångskoder Klicka på Skapa koder Klicka på Skriv ut Klicka på Ta emot koden via SMS Fyll i koden som kommer som SMS Klicka på OK Spara koderna på ett säkert sätt. Ni kan använda engångskoder när ni loggar in som nödfall om den primära mobilen som är kopplad inte finns tillgänglig.
9 Kontoinställningar Klicka på kugghjulet bredvid ditt användarnamn eller Kontoinställningar högst upp till vänster Klicka på Profil för att ändra kontoinformation, kontaktinformation, sekretessinställningar och preferens Uppdatera lösenord Klicka på Lösenord för att uppdatera ditt lösenord.