INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.62 Version 1.62 - november 2017 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 C, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Behörighet... 5 Skarpmarkera kontrakt... 5 Dataskyddsförordningen (GDPR)... 6 Utdrag av personuppgifter... 6 Rensa personlig information... 7 Rensa dokument och intressenter... 8 Kontrakt... 9 Korttidskontrakt... 9 Objektsarea i kontrakts- och avgiftsvyn... 10 Kontrolluppgifter tomträtter... 11 Övriga kontrakt i egen dialogruta... 13 E-signering... 13 E-signering för vissa objektstyper... 13 Flera dokument på samma kontrakt... 14 BRF... 15 Lista med fakturerade överlåtelseavgift och pantavgifter... 15 Lägenhetsnummer enligt ekonomisk plan... 15 Objektsadress i mäklarbild och lägenhetsförteckning... 15 Underrättelse till panthavare... 16 Fakturering... 16 Direktfaktuering från ett kontrakt... 16 Utställarens organisationsnummer i BGC Invoice... 16 Redovisning... 18 Momsredovisningsrapporten baseras på bokföringsdatum... 18 Krav/Inkasso... 18 Exludera betalningssätt i saldokorrigeringsfilen... 18 E-post över till Vitec Inkasso... 19 Rapporter... 19 Ägarnummer i rapporter... 19 3
Detaljerad Hyresgästförteckning... 19 Trapphusförteckning och Namnskyltar... 20 Bokmärke... 21 Ny bokmärkestabell för nycklar... 21 Smått och gott... 22 Ägarnummer synligt i dropplistor... 22 Nya kolumner i avgiftsvyn... 22 Vyn för avgiften uppdateras om man ändrat avgiftstypen... 22 Kolumnjustering i Kontraktsbevakning och omflyttningsrapporten... 23 Justerad beskrivningstext Vid skapande av direktfakturor... 23 Påminnelsefaktura... 23 Progressbar/dialog vid kreditering av faktura... 23 Samtliga roller i personfliken... 23 Exporten till Capifast... 24 4
Behörighet KOPIERA FASTIGHETSRÄTTIGHETER I de fall som utökad behörighet används på fastighetsnivå har en ny funktion för att kopiera fastighetsrättigheter till en annan användare införts i systeminställningar. För att kopiera fastighetsrättigheter från en användare till en annan markeras den användare som rättigheter ska kopieras från och via högerklick kan mottagande användare väljas. SKARPMARKERA KONTRAKT Det finns nu en behörighet för att skarpmarkera kontrakt. Användare som saknar denna behörighet kommer enbart kunna lägga upp preliminära kontrakt och kommer inte att kunna skarpmarkera existerande preliminära kontrakt. 5
Dataskyddsförordningen (GDPR) UTDRAG AV PERSONUPPGIFTER Det går nu att ta ut en PDF-rapport på en hyresgäst med dess personuppgifter. Rapporten visar personuppgifter, kontraktsinformation, inrapporterade ärenden samt kontoutdrag. Det är uppgifter i systemet som är kopplade till personen och är möjliga att rensa via "Rensa personlig information". 6
Rapporten når man från personfliken, höger-klicka på personen och välj Utdrag av personuppgifter RENSA PERSONLIG INFORMATION I guiden för att rensa personlig information kan man nu även göra urval per person istället för som tidigare enbart på ägare, fastighet och objekt. Väljer man en person i urvalet är det enbart den personens information som kommer att rensas. 7
RENSA DOKUMENT OCH INTRESSENTER Det är nu möjligt att rensa e-signerade dokument från systemet samt hos Scrive. Det är även möjligt att rensa fysiska dokument från disk från Verktyg->Rensa personlig information. En ny status "Förseglad" finns också tillgänglig för e-signerade dokument. Ett dokument som skickats för e-signering får denna status ca två månader efter att alla parter signerat dokumentet, då dokumentet har blivit verifierat av Guardtime, en tredje part som gör att dokumentet blir helt fristående från Scrive. Än så länge saknas denna status hos Scrive, utan finns bara i Vitec Hyra och syns därför inte i signeringsprocessen som kan hämtas från Scrive. Efter att ett dokument fått denna status laddas det e-signerade dokumentet ner till dokumentarkivet och raderas sedan från Scrive. 8
Nya rensningsval finns i under Verktyg->Rensa personlig information: E-signerade dokument Intressenter Dokument Kontrakt KORTTIDSKONTRAKT Det är nu möjligt att skapa korttidsavtal på objekt där kommande kontrakt finns. 9
Korttidskontrakt är möjligt att skapa på vakanta kontrakt som har ett till och med datum. Det är alltså möjligt att skapa kontrakt under en vakant period mitt i en kontraktsföljd. Om man önskar hyra ut ett objekt tillfälligt där tidigare hyresgästs kontrakt är avflyttat och ny hyresgäst kanske finns om ett halvår kan man höger-klicka på ett vakanskontrakt och välja Nytt korttidskontrakt. OBJEKTSAREA I KONTRAKTS- OCH AVGIFTSVYN Objektsarean som visas i kontraktslistor och avgiftslistor hämtas med avseende på kontraktet eller avgifternas fr o m-datum, så att den objektsarea som var aktuell när kontraktet eller avgiften började gälla är den som visas i listan. I nedan exempel kommer objektet area vara större när det nya kontraktet börjar gälla (bild 1) och det visas i kolumnen objektsarea i kontraktslistan (bild 2). Bild 1 Bild 2 10
KONTROLLUPPGIFTER TOMTRÄTTER Vid årsskifte skall kontrolluppgifter skickas in till skattemyndigheten. Det finns nu möjlighet att generera kontrolluppgifter (KU26). Varje person som under ett kalenderår funnits på ett tomträttsavtal får kontrolluppgift för sin del av året. Under Meny->Kontrakt->Kontrolluppgift tomträtter hittar du möjligheten att skapa en fil och blankett med kontrolluppgifter. I första steget väljer du objekt från fastigheter, värdenycklar eller ägare. Observera att bara objekt som är tomträtter och deras fastigheter, värdenycklar eller ägare är valbara. 11
Klicka på nästa. Nu ska du fylla i uppgifterna som behövs, samt göra val vilket beskattningsår som avses, Om KU-utskrift och/eller KU-fil, vilken sökväg som ska användas samt från var beloppen ska hämtas. Sedan klickar du på knappen skapa KU så kommer ett XML-dokument att skapas som du sedan kan läsa in hos Skatteverket som blankett KU26. 12
ÖVRIGA KONTRAKT I EGEN DIALOGRUTA När man redigerar ett kontrakt är det nu möjligt att visa listorna "Underkontrakt" och "Övriga kontrakt", som finns under fliken "Övriga kontrakt", i egna dialogrutor. Detta gör att man lättare kan se alla kontrakt om det finns många underkontrakt eller många övriga kontrakt. Om man klickar på förstoringsglasen nedan får man upp ett större fönster. E-signering E-SIGNERING FÖR VISSA OBJEKTSTYPER Det är nu möjligt att kontrollera vilka objektstyper och objektsgrupper där e-signering ska kunna användas. Man kan bocka i Tillgänglig för e-signering både på objektstypsgrupper och på enskilda objektstyper. 13
FLERA DOKUMENT PÅ SAMMA KONTRAKT Det är nu möjligt att kunna skicka dokument för e-signering vid olika tillfällen på samma kontrakt. En ny flik finns under Kontrakts-fliken där all dokument som har skickats för e-signering visas, se nedan bild. Man kan välja/markera vilket dokument som man vill hantera och skicka t ex 14
påminnelse, återkalla, uppdatera status etc. Val gör man genom att höger-klicka eller välja i högst upp i menyn bland e-signeringsvalen. BRF Stödet för att hantera bostadsrättsföreningar (BRF) i Vitec Hyra har vidareutvecklats med följande. LISTA MED FAKTURERADE ÖVERLÅTELSEAVGIFT OCH PANTAVGIFTER En lista har tagits fram som visar vilka överlåtelseavgifter och pantavgifter i en BRF som fakturerats i en vald period. Listan kan t ex användas i de fall förvaltaren vill fakturera förening. LÄGENHETSNUMMER ENLIGT EKONOMISK PLAN BRF-rapporterna mäklarbild och lägenhetsförteckning har kompletterats med lägenhetsnummer enligt ekonomisk plan. Numret anges i BRF-fliken på objektet. OBJEKTSADRESS I MÄKLARBILD OCH LÄGENHETSFÖRTECKNING Objektsadress inkluderas numera i mäklarbild och lägenhetsförteckning för brf. (x.61) 15
UNDERRÄTTELSE TILL PANTHAVARE En guide för underrättelse till panthavare (BRF) har lagts till. (x.61) Fakturering DIREKTFAKTUERING FRÅN ETT KONTRAKT Det är nu möjligt att direktfakturera direkt från ett kontrakt, genom att högerklicka på ett kontrakt. När man gör detta blir kontraktet förvalt vid direktfaktureringen och det går inte att byta kontrakt. Underlättar framförallt när hyresgästen har väldigt många kontrakt och man enkelt vill välja vilket kontrakt som direktfakturan ska kopplas till. UTSTÄLLARENS ORGANISATIONSNUMMER I BGC INVOICE Det finns nu möjlighet att ställa in utställarens organisationsnummer i BGC Invoice-filen så att det blir ett och samma oavsett ägarnas organisationsnummer. Om undantag ändå behöver göras finns också ett nytt fält på ägare för utställarens organisationsnummer. Utställarens organisationsnummer anger man under Inställningar->Alternativ, Fil för extern utskrift/bgc Invoice. 16
Om man har egen fil för e-faktura (BGC Invoice) fylls Utställarens organisationsnummer under det avsnittet. Undantag kan anges på ägare, redigera ägare, fliken standard. 17
När BGC-filen produceras och man har starttaggen (Ofhotell) skrivs organisationsnummer enligt följande turordning: 1. Utställarens organisationsnummer på ägaren (nya fältet) 2. Saknas det på ägaren hämtas det från Alternativa inställningar 3. Om det även saknas under inställningar skrivs ägarens organisationsnummer. Redovisning MOMSREDOVISNINGSRAPPORTEN BASERAS PÅ BOKFÖRINGSDATUM Momsrapporten (Redovisning-Momsredovisningsrapport) har förändrats så att den mera strikt baseras på bokföringsdatum och kolumnerna för aviserat alltid fylls i den månad fordran är bokförd även om detta skiljer sig från fakturans startperiod. Krav/Inkasso EXLUDERA BETALNINGSSÄTT I SALDOKORRIGERINGSFILEN Betalsätt kan nu ställas in att inte inkluderas i saldokorrigeringsfilen. Det ställer man in Under Grunddata-Betalning-Betalningssätt genom att bocka i Ej inkluderad vid saldokorrigering. 18
Även betalningar avseende Konstaterad kundförlust undantas i saldokorrigeringsfilen. E-POST ÖVER TILL VITEC INKASSO Exporten till inkassosystemet Vitec Inkasso skickar nu med e-post till gäldenär 1 och 2 om det finns inlagt på personen i Vitec Hyra. Rapporter ÄGARNUMMER I RAPPORTER En kolumn för att visa ägarnummer finns nu i alla reskontralistor, ålderfördelad saldolista, fakturaunderlagslistan samt listan för avstämning av frivillig skattskyldighet. DETALJERAD HYRESGÄSTFÖRTECKNING Numera kan man välja att visa aktuella och framtida avgifter i rapporten. Det finns alltså ytterligare ett val för vilka avgifter som ska visas i rapporten. Tidigare kunde man välja aktuella eller alla avgifter och nu finns det tredje alternativet Visa aktuelle/framtida avgifter. 19
Andel på fastighetskatt har utökats så att det nu visas med 4 decimaler. TRAPPHUSFÖRTECKNING OCH NAMNSKYLTAR Vid utskrift av trapphusförteckning och namnskylt kan mallen väljas direkt i dialogen, dvs man behöver inte gå till systeminställningar och välja mall. 20
För er som har flera mallar inlagda i Systeminställningar-Rapportmallar, under mallgrupp Trapphusförteckning respektive Namnskyltar, kan alltså välja bland dem innan utskrift. Vald mall visas default. Kontakta Vitec om ni önskar anpassa flera mallar. Bokmärke NY BOKMÄRKESTABELL FÖR NYCKLAR En ny bokmärkestabell för nycklar har lagts till som enbart innehåller nummer, antal och typ. Bokmärkestabellen innehåller alla nycklar som finns på objektet med fälten nummer, antal och typ. Det måste finnas en tabell i Wordmallen som heter Tabell_Alla_Nycklar_NrAntTyp för att den ska fyllas med innehåll. Information om bokmärket hittas i mallhjälpen för Nyckelkvittenser. 21
Smått och gott ÄGARNUMMER SYNLIGT I DROPPLISTOR Nu visas även ägarnummer i dropplistor där man kan välja ägare. Via en inställning styr man om ägarnummer eller ägarnamn ska visas först. Under Inställningar-Alternativ-Generellt kryssar man i Ägarens namn först i dropplista över ägare om dropplista med ägare ska inledas med och sorteras efter namn. Annars används nummer. NYA KOLUMNER I AVGIFTSVYN Kolumnerna Avgiftstypsnummer samt Första indexeringsmånad har lagts till i listan med avgifter. Listan visas exempelvis för kontrakt och objekt. VYN FÖR AVGIFTEN UPPDATERAS OM MAN ÄNDRAT AVGIFTSTYPEN Redigera avgift uppdateras med nya inställningar när man därifrån går in på Avgiftstypen och ändrar inställningarna och sedan kommer tillbaka till avgiften. 22
KOLUMNJUSTERING I KONTRAKTSBEVAKNING OCH OMFLYTTNINGSRAPPORTEN Listorna Kontraktsbevakning och Omflyttningsrapport visar inte längre m² i fältet objektsarea. Det gör listorna mer användbara vid överföring till Excel. JUSTERAD BESKRIVNINGSTEXT VID SKAPANDE AV DIREKTFAKTUROR Vid skapande av direktfakturor var texten missvisande. Beskrivningstexten i steg 2 av direktfaktureringsguiden har ändrats till en mer förklarande text. PÅMINNELSEFAKTURA I påminnelsefakturan har rubriken Person(er) bytts till Namn. Detta gäller bara för standardblanketten. Ni som har en anpassad blankett behöver beställa förändringen om det önskas. PROGRESSBAR/DIALOG VID KREDITERING AV FAKTURA När en faktura krediteras presenteras en dialog som visar att kreditering pågår. När krediteringen är klar presenteras ett meddelande om att krediteringen lyckats eller misslyckats. SAMTLIGA ROLLER I PERSONFLIKEN I personfliken visas nu en persons samtliga roller i systemet om man valt en person i sökresultatet i söken. Om man t ex är både Hyresgäst och Borgensman syns båda rollerna. 23
EXPORTEN TILL CAPIFAST Exporten till Capifast får nu med hyresgästens/personens fr o m och t o m datum för att kunna veta vilken hyresgäst som är aktuell. 24