Ekonomihandboken - Riktlinjer för representation, gåvor och förmåner

Dnr: LNU 2018/1030-1.1.1 Ekonomihandboken - Riktlinjer för representation, gåvor och förmåner Ekonomihandboken - Riktlinjer för representation, gåvor och förmåner Beslutat av: Universitetsdirektör Per Brolin Gäller från: 2018-04-06 Författare: Ekonomiavdelningen Datum: 2018-04-06

Innehållsförteckning Ekonomihandboken - Riktlinjer för representation, gåvor och förmåner 1 1. Inledning 3 2. Beloppsgränser och skatteregler 3 3. Representation 4 3.1. Extern representation 4 3.1.1. Särskilda regler för styrelsesammanträden 5 3.2. Intern representation 5 3.3. Representation i hemmet 7 4. Driftskostnader 7 4.1. Skattefria personalvårdsförmåner 7 4.2. Akademisk högtid 7 4.3. Interna utbildningar och konferenser 7 4.4. Arbetsmåltider - privat utgift, förmånsbeskattning eller inte? 9 4.5. Förmån av fri kost i samband med tjänsteresa 10 4.6. Representation och andra driftskostnader gentemot studenter 11 4.7. Jubileum och invigningar 11 5. Redovisning av utgifter 11 6. Gåvor 12 6.1. Gåvor till externa parter 12 6.2. Gåvor och uppvaktning till anställda 12 Bilagor Lathund anvisningar

1. Inledning Representation ingår som ett naturligt led i universitets kontakter med omvärlden och är viktig för att inleda och upprätthålla goda förbindelser med olika samarbetspartners, finansiärer och andra intressenter nationellt och internationellt. Representationen består oftast i kostnader för mat, dryck, olika typer av arrangemang och gåvor. Kostnaderna ska stå väl i proportion till typen av representation. All representation ska ha direkt anknytning till och vara av betydelse för Linnéuniversitetets ordinarie verksamhet och den får bara ske i den omfattning det är motiverat. Universitetets verksamhet finansieras till stor del av skattemedel. Det medför ett särskilt ansvar för att medelsanvändningen kan motiveras och att universitetet skall kunna visa att kostnaderna har en klar och tydlig verksamhetskoppling. Det gäller inte minst representationskostnader. Vid all intern och extern representation där måltid med dryck ingår ska alltid alkoholfria alternativ erbjudas deltagarna. Riktlinjer för representation gäller all verksamhet oberoende av finansiering och var representationen äger rum, det vill säga såväl inom Sverige som vid tjänsteresor utomlands. Representationen kan rikta sig utåt till externa företrädare och samarbetspartners eller inåt mot universitets personal. Ett syfte med riktlinjerna är att universitets anställda inte ska behöva bli beskattade vid sin medverkan vid representation eller som mottagare av gåvor. All typ av representation skall godkännas av respektive verksamhetsansvarig chef. Om riktlinjerna inte följs ska attest ske av närmast överordnad chef, t ex dekan, förvaltningschef eller rektor. I samråd med ekonomichef beslutas om eventuell åtgärd i form av återbetalning/löneavdrag eller förmånsbeskattning när det kan vara aktuellt. 2. Beloppsgränser och skatteregler Linnéuniversitetets riktlinjer har till syfte att säkerställa att utgifter för representation, gåvor och förmåner: Följer gällande lagar och regler Är rimliga och i proportion till sitt syfte Ger rätt kompensation för mervärdesskatt Förmånsbeskattning av anställda sker på ett korrekt sätt Skatteverket har utfärdat regler och rekommendationer för avdragsrätt, momsavdrag med mera vid representation. Närmare information finns på skatteverkets hemsida www.skatteverket.se. Linnéuniversitetet är som en statlig myndighet inte ett skatteobjekt och därför är skattergelerna om avdragsrätt inte direkt tillämpliga på 3 (13)

vår verksamhet. Men reglerna och rekommendationerna utgör utgångspunkt för att definiera vad som är representation respektive annan form av driftskostnad och det har betydelse för universitetets kompensationsrätt för ingående mervärdesskatt. Från och med 2017-07-01 har statliga myndigheter inte längre rätt till kompensation för mervärdesskatt vid utgifter för representation och liknande ändamål. Reglerna och rekommendationerna har också bäring på att definiera vilka utgifter som medför förmånsbeskattning av mottagaren. Observera att Linnéuniversitetet har fastställt högsta tillåtna belopp som i vissa fall avviker från vad som är högsta tillåtna avdragsgilla beloppet enligt Skatteverkets regler. Då teaterbesök eller andra arrangemang förekommer i anslutning till representationsmåltid räknas kostnaden för det in i totalkostnaden för representationstillfället. Det samma gäller t ex uppvaktning med gåvor som sker vid representationstillfället (gäller endast vid extern representation). Lunch och middag kan räknas som separata representationstillfällen även om de sker samma dag. Kostnad för dricks utöver ordinarie serveringsavgift ersätts ej vid representation i Sverige. Vid restaurangbesök/representation utomlands kan i undantagsfall dricks lämnas om det inte ingår i serveringsavgiften och är lämpligt enligt kulturen i det landet. Beloppet får inte överstiga 5 % av representationskostnaden och ska rymmas inom beloppsgränsen. 3. Representation Representation kan vara extern, dvs. riktas till personer utanför Linnéuniversitetet eller intern, dvs. riktas mot anställda. Därutöver finns kostnader som kan uppfattas som synonyma med representation, men som är driftskostnader. T ex gäller det kostnader vid konferenser, akademisk högtid mm. Eftersom skattereglerna är olika beroende på typen av kostnad är det viktigt att skilja dem åt. Universitetet får inte kompensation för ingående mervärdesskatt vid vare sig extern eller intern representation. Det är däremot fallet för övriga driftskostnader (om inte kostnaden är en förmån för de anställda och ska förmånsbeskattas). 3.1. Extern representation Den externa representationen riktar sig mot företrädare för andra högskolor och universitet, företag, offentlig sektor eller andra organisationer, som ett uttryck för sedvanlig gästfrihet. Representationen ska ingå som ett naturligt led i Linnéuniversitetets kontakter med omvärlden (till exempel med andra högskolor, universitet, enskilda forskare, företag eller liknande) och den ska rikta sig till personer, som tillsammans med företrädare för Linnéuniversitetet överlägger i frågor som har ett omedelbart samband med Linnéuniversitetet verksamhet. Det kan exempelvis vara diskussioner om projektsamarbete, affärsförhandlingar och gästföreläsningar. 4 (13)

Representationen ska normalt ske på någon av de orter, där parterna har sin verksamhet. Ersättning för deltagande av Linnéuniversitetets representants eller svensk gästs make/maka medges undantagsvis och då med särskild motivering. Antalet representanter från Linnéuniversitetet ska vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Det är arbetsgivarens skyldighet att visa att utgiften är att betrakta som representation som inte ska förmånsbeskattas. Underlag avseende aktiviteten är alltså nödvändiga för att kunna fastställa det. Kostnaden för extern representation får uppgå till högst 700 kronor per person exklusive moms. Speciellt att notera är att: Öl och vin får ingå i representationskostnader, när representationen sker utanför arbetstiden, i den mån det ryms inom beloppsramen. Tillåtet är 1-2 glas vin eller 1 starköl per person. Endast i undantagsfall, t ex vid besök av utländska gäster, kan sprit ingå i kostnaden för representation. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Kompensation erhålls inte för ingående mervärdesskatt vid extern representation. Hela beloppet ska därför kostnadsföras, även om maxbeloppet är satt exklusive mervärdesskatt. Andra enklare måltidsutgifter som förfriskningar mm får högst uppgå till 100 kr/person exklusive moms. Andra utgifter än måltider vid representation (t ex teaterbiljetter) är tillåtet med högst 350 kr/person exklusive moms. För ytterligare information om kompensation för ingående mervärdesskatt och kontering hänvisas till bilagan: Lathund representation och gåvor. 3.1.1. Särskilda regler för styrelsesammanträden Måltider i samband med styrelsesammanträden räknas inte som representation. Kostnaderna ger inte rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt och deltagarna ska förmånsbeskattas, se avsnitt 4.4 om arbetsmåltider. Enklare förtäring på högst 60 kr/person exklusive moms och som inte är en måltid är tillåtet. 3.2. Intern representation Med intern representation avses måltider, annan förtäring eller vissa andra utgifter i samband med informationsmöten, personalfester och liknande. Observera att interna kurser och planeringskonferenser och liknande samt personalvårdsförmåner inte är intern representation ur redovisningssynpunkt utan driftskostnader. I skatteterminologin likställs de i vissa delar med representation så tillvida att utgifterna inte ger upphov till förmånsbeskattning av mottagaren, men det betyder inte att de ska bokföras som intern representation. Gränsdragningen mellan vad som är intern representation respektive intern kurs eller konferens eller annan driftskostnad är inte entydigt definierad i anvisningar från Skatteverket eller ESV. Personalfest kan närmast definieras som en sammankomst där nöjesinslaget överväger i motsats till en intern konferens, där det är arbete som gäller även om den avslutas med en 5 (13)

gemensam middag, men en middag som är mer påkostad kan bedömas vara en personalfest. Med informationsmöten avses främst möten som arbetsgivaren anordnar för att informera om någon enstaka och viktig fråga. Det kan röra sig om organisationsförändringar, personalfrågor eller andra viktiga frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till sin personal. Denna typ av möten förkommer normalt relativt sällan. Det är arbetsgivarens skyldighet att visa att utgiften är att betrakta som intern representation som inte ska förmånsbeskattas. Underlag avseende aktiviteten är alltså nödvändiga för att kunna fastställa det. Ansvaret för att underlagen är fullständiga faller på den anställde som lämnar in underlagen för utgiften. Till intern representation räknas inte kostnader gentemot studenter för måltider eller av annat slag, se avsnitt 3.7 Kostnaden för intern representation får uppgå till högst 600 kr/person exklusive moms. Värt att notera är att: Öl och vin får ingå i representationskostnader, när representationen sker utanför arbetstiden, i den mån det ryms inom beloppsramen. Tillåtet är 1-2 glas vin eller 1 starköl per person. Representationsbeloppet avser pris inklusive serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande kostnader, men exklusive mervärdesskatt. Universitetet har inte rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt vid intern representation. Hela beloppet ska därför kostnadsföras, även om maxbeloppet är satt exklusive mervärdesskatt. Enklare förtäring som förfriskningar mm får högst uppgå till 100 kr/person exklusive moms. Intern representation som sker i form av t ex gemensam jullunch eller annan personalfest får endast utnyttjas två gånger per anställd och år. Vid personalfester för anställda får lokalhyra och underhållning ingå i representationskostnaden. Enligt Linnéuniversitetets regler är beloppsgränsen vid personalfest totalt 850 kr/person, varav 600 kr avser måltiden och 250 kr kringkostnader som hyra av lokal, underhållning mm (belopp exklusive moms). Andra utgifter än måltider vid intern representation (t ex teaterbiljetter) är tillåtet med högst 350 kr/person exklusive moms. Måltider i samband med informationsmöten med personalen är tillåtna under vissa förutsättningar. Lunch under informationsmöten kan vara tillåten om den ingår som en naturlig del. Mötet ska vara beslutat av verksamhetschefen, rikta sig till alla anställda på enheten/institutionen eller avdelningen och inte förekomma regelbundet. Det kan sägas vara en naturlig del om informationsmötet sträcker sig över största delen av arbetsdagen där man gör ett avbrott för lunch. Däremot inte om t ex. ett tvåtimmarsmöte avslutas med lunch. Bedömning bör göras på samma sätt som för intern konferens eller utbildning, dvs. att aktiviteten pågår minst 6 timmar. Se p. 4.3. Kostnaden får uppgå till högst 94 kr/person exklusive moms. 6 (13)

Dokumentation av informationsmöten ska bifogas faktura eller begäran om kostnadsersättning. Dokumentationen kan för informationsmöte vara deltagarförteckning, dagordning och program eller resultat från mötet i form av exempelvis minnesanteckningar. För ytterligare information om kontering hänvisas till bilagan: Lathund representation och gåvor. 3.3. Representation i hemmet Vid representation i hemmet gäller samma belopp per person som vid extern/intern representation. Räkning ska ställas till den som ska attestera representationskostnaderna och åtföljas av originalkvitton och notering om vilka som varit gäster och vilken organisation de företräder. Representation i hemmet medges endast undantagsvis och då med särskild motivering. 4. Driftskostnader För driftskostnader som inte är representation har universitetet kompensationsrätt för ingående mervärdesskatt. De kan dock var en skattepliktig förmån för anställda och i de fallen bortfaller kompensationsrätten. 4.1. Skattefria personalvårdsförmåner Universitetet bjuder anställda på kaffe. Kostnaden bärs av respektive enhet. Övriga skattefria personalvårdsförmåner beslutas enligt ansvar i delegationsordningen. Med personalvårdsförmån avses förmån av mindre värde som inte är ersättning för direkt utfört arbete utan avser enklare åtgärder, vilka syftar till att skapa trivsel i arbetet eller liknande och som i regel tillhandahålls på arbetsplatsen. Det kan t ex röra sig om frukt eller fralla/kaka. Förtäringen får inte ersätta en måltid och inte kosta mer än 60 kr exklusive moms per anställd. Jfr p. 4.4 Arbetsmåltider. 4.2. Akademisk högtid Kostnader i samband med akademisk högtid (mat, lokal, underhållning mm) är inte jämställt med intern representation utan räknas som verksamhetskostnad. Det innebär att universitetet har rätt till kompensation för ingående mervärdsskatt och att det inte heller kan bli aktuellt med någon förmånsbeskattning. 4.3. Interna utbildningar och konferenser Måltider mm i samband med interna kurser och interna konferenser ses som driftskostnader. Det betyder att universitetet har kompensationsrätt för ingående mervärdesskatt. Interna kurser och konferenser räknas som interna även om externa personer deltar, givet att syftet för verksamheten är internt. Vid konferenser som Linnéuniversitetet anordnar med eller tillsammans med externa deltagare, t ex samarbetsprojekt, workshops eller liknande, gäller att samtliga kostnader räknas som driftskostnader och inte faller under riktlinjerna för representation eller interna konferenser. Det viktiga för bedömningen av om det är fråga om intern utbildning 7 (13)

eller konferens respektive representation eller extern konferens är att se till syftet med sammankomsten. Ledningsgruppsmöten, programrådsmöten, möten för att planera den löpande verksamheten och andra liknande möten som hålls regelbundet (ungefär varje eller varannan vecka eller månad) är inte en intern konferens. Eventuella måltider som betalas av universitetet i samband med sådana möten medför förmånsbeskattning av de anställda och universitetet har inte rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Se vidare avsnitt 4.4. Vid interna en-dags-utbildningar är det tillåtet med lunchmåltid om det ingår som en naturlig del. Det kan sägas vara en naturlig del om utbildningen sträcker sig över hela dagen där man gör ett avbrott för lunch. Däremot inte om en halv-dagsutbildning avslutas med lunch. Ibland kan det finnas behov för verksamhet att på avskild plats kunna arbeta med olika frågeställningar. Interna konferenser kan förläggas i eller utanför universitetets lokaler och följande anvisningar ska tillämpas. Ett detaljerat program över kursen/konferensen ska upprättas i samband med planering av konferensen. Programmet ska bifogas verifikatet på konferenskostnaderna. Minst 6 timmar per hel dag ska utgöras av konferenstid (restiden får räknas in till den del som sker under normal arbetstid). Om konferensen är förlagd till normalt ledig dag, gäller tidskravet som om dagen vore arbetsdag. Den lediga dagen ersätts enligt gällande avtal. Gemensamma arrangemang för samtliga konferensdeltagare och vars syfte är att skapa bättre sociala kontakter får betalas med medel som förvaltas av Linnéuniversitetet. Vid planering av eventuella arrangemang ska återhållsamhet gälla. Aktiviteter bör inte innehålla för stora inslag av personlig natur, då det ses som privata kostnader. Aktiviteter som SPA-behandlingar, whisky-/vin- /ölprovningar är inte lämpliga. Enskilda aktiviteter ska betalas personligen av respektive deltagare. Aktiviteter ska rikta sig till samtliga deltagare bör ha ett innehåll som tjänar syftet med konferensen. Samma beloppsgränser som vid intern representation d.v.s. 600 kr exklusive moms per person. Vin eller starköl får förekomma endast i samband med middag eller vickning och vid högst ett tillfälle under konferensen, med 1-2 glas vin alternativt 1 starköl. I övrigt får inte alkoholdrycker betalas med universitetsmedel. Interna konferenser som följer anvisningarna ovan ger rätt till ersättning för eventuella resor i samband med konferensen enligt gällande regler för tjänsteresor. Även vid styrelsearbete kan det vara tillåtet med måltider utan att det föranleder förmånsbeskattning för styrelsemedlemmarna, under förutsättning att upplägget och planering motsvarar de regler som finns för intern konferens. 8 (13)

Dokumentation av intern utbildning och interna konferenser ska bifogas faktura eller begäran om kostnadsersättning. Dokumentationen kan för internutbildning vara program och deltagarförteckning och för konferens deltagarförteckning och program eller resultat i form av minnesanteckningar. 4.4. Arbetsmåltider - privat utgift, förmånsbeskattning eller inte? Generellt sett gäller att mat som äts i samband med arbetet betalas av den anställde. Om mat betalas av arbetsgivaren och ersätter ett ordinarie mål mat är måltiden att betrakta som en förmån. Även lunch som avser baguette, landgång, mindre sallader etc. räknas som måltid och ska förmånsbeskattas. Däremot omfattas inte frisk- och personalvårdande utgifter av mindre värde t ex. kaffe, fika, frukt. Om den anställde erhåller måltid i samband med aktiviteter som är upptagna i detta dokument dvs. extern/intern representation, intern utbildning, informationsmöte eller intern konferens är det normalt en skattefri måltid för den anställde. Om däremot kriterierna inte är uppfyllda och man blir bjuden på måltid skall det tas upp som en skattepliktig förmån av måltid. Normalt sett beräknas förmånsvärdet på skatteverkets schablonbelopp för måltidsförmån (2018 är schablonbeloppet för lunch eller middag 94 kr exklusive moms), men om måltiden är mer lyxbetonad så beräknas förmånen på faktisk kostnad. Exempel på måltider som ska förmånsbeskattas är måltider i samband med: Arbetsmöten med lunch Arbetsluncher man träffas över lunch för att diskutera arbete Ledningsgruppmöten, olika rådsmöten, nämndsmöten etc. Kortare internutbildningar och informationsmöten med måltid Styrelsemöten Aktiviteter, resor etc. tillsammans med studenter där måltid ingår Observera att måltiden även om det föranleder förmånsbeskattning kan vara tillåten. I dessa fall gäller att: Det ska vara fråga om internt arbete (ej allmänna diskussioner ) Prefekt/motsvarande ska alltid ha godkänt kostnaden i förväg Lunchen ska intas på campusområdet (Växjö) eller motsvarande närmaste restaurang (Kalmar) På fakturan/kvittot eller särskild bilaga för måltiden ska framgå syftet med måltiden och namn på deltagare. I vissa fall kan det bli aktuellt för deltagarna att återbetala utgifter för måltider eller andra aktiviteter. Det gäller t ex i följande fall, om: Vin ingår i extern/intern representation utöver Linnéuniversitets riktlinjer d.v.s. 1-2 glas vin eller 1 starköl Sprit ingår i representationen Vin/öl ingår i representation, konferens eller på annat sätt under arbetstid 9 (13)

Intern eller extern representation där kriterierna inte är uppfyllda t ex. det finns ingen tillräcklig anknytning till Linnéuniversitetets verksamhet, sker inte samband med extern förhandling/aktivitet, personer som deltar från Linnéuniversitetet har inget direkt samband med förhandling/aktivitet. Kriterierna för intern konferens/utbildning är inte uppfyllda Kostnader för middag/måltider i samband med disputationer är privata utgifter och ska bekostas av den anställde. Ett litet undantag finns för mingelkostnader eller liknande, se p. 6.2. Personalaktiviteter där inslaget av personlig natur är för stor eller aktiviteten är olämplig av annat slag Ej tillåtna gåvor till anställda, se avsnitt 6.2. 4.5. Förmån av fri kost i samband med tjänsteresa Kost som arbetsgivaren står för och som den anställde inte behöver betala för, fri kost, är som huvudregel en skattepliktig förmån. Det gäller oavsett om man får den fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen såsom under tjänsteresa, kurser, konferenser, studieresor. Förmån av fri kost är skattepliktig även i samband med resor utomlands. Med kost avses i detta sammanhang allt som kan ätas och drickas. Traktamente erhålls för tjänsteresa med minst en övernattning och som är längre än 50 km från ordinarie verksamhetsort. På Linnéuniversitetet räknas både Växjö och Kalmar som ordinarie verksamhetsort oavsett på vilken ort man är tjänstgöringsplacerad. För mer detaljerad information finns Beslut om ersättning vid tjänsteresa för arbetstagare vid Linnéuniversitetet Dnr 2017/3444-1.1. Traktamentet ska täcka de ökade levnadskostnaderna under tjänsteresan, dvs. högre måltidskostnader än vanligt och div. småutgifter. Om arbetsgivaren betalar för måltiderna under tjänsteresan får den anställde lägre traktamente. Reglerna för vad som gäller i olika fall när den anställde får fri kost i samband med tjänsteresa kan sammanfattas enligt följande: Minskning av traktamente Förmånsbeskattning Fri kost under tjänsteresa Ja Ja Hotellfrukost som ingår i Ja Nej hotellpriset Kost på allmänt Nej Nej transportmedel som ingår obligatoriskt i priset Extern representation Ja Nej Vid registrering i Primula ska man ange om man har fått måltider och om dessa inte är skattepliktiga Ingen kostförmån eller är skattepliktiga: Med kostförmån. 10 (13)

Fria måltider till en anställd vid t.ex. en extern utbildning eller konferens som Linnéuniversitetet betalar ska redovisas som en skattepliktig kostförmån. Vid representation i samband med tjänsteresa gäller att traktamentet minskas, men måltiden förmånsbeskattas ej. För resor inom Sverige som är mer än 50 km från ord. verksamhetsort och längre än 6 timmar utbetalas ett skattepliktigt lönetillägg om 100 kr. Fria måltider minskar ej storleken på tillägget, men samma regler för förmånsbeskattning gäller. 4.6. Representation och andra driftskostnader gentemot studenter Representation eller andra kostnader av personlig karaktär gentemot studenter är normalt sett inte tillåtna, stor restriktivitet gäller. När det gäller mat/måltider är endast enklare förtäring, dvs. ej lunch/middag, tillåtet. Exempel på enklare förtäring är kaffe, fralla/kaka d.v.s. inget som kan ersätta en vanlig lunch/middag. Andra kostnader kan vara nödvändiga och/eller ingå i kursen, t ex. rese- logi- eller inträdeskostnader vid studiebesök mm. Vad som gäller och vilka kostnader som är tillåtna bör vara väl känt, beslutat i förväg och ingå i kursplanen. Aktiviteterna bör även vara väl avvägda och relevanta för utbildningen. Undantag ska alltid vara godkända i förväg av prefekt och helst även ingå i kursplaneringen när det gäller måltider. I universitetets baskontoplan finns särskilda kostnadskonton upplagda i kontoklass 558* för redovisning av kostnader gentemot studenter. 4.7. Jubileum och invigningar Vid jubileer och invigningar kan det finnas intresse av att uppmärksamma det med någon form av förtäring. Vid sådana arrangemang ska följande anvisningar tillämpas. medel som förvaltas av Linnéuniversitetet får användas för att bekosta förtäring vid jubileer som är en betydande milstolpe i Linnéuniversitetets verksamhet. syftet gör att Linnéuniversitetets lokaler normalt ska användas vid sammankomsten. vid jubileer och invigningar får inbjudas de anställda som är berörda samt företrädare för i sammanhanget viktiga externa samverkanspartners såsom finansiärer, representanter för byggherren och kunder. Kostnaden per person bör inte överstiga beloppet för intern representation såvida inte särskilt rektorsbeslut föreligger. 5. Redovisning av utgifter Oberoende om utgifterna avser representation, gåvor, förmåner eller driftskostnader av annat slag ska verifikationen innehålla tillämpliga uppgifter om: Datum för representations-/mötes-/konferenstillfället 11 (13)

Måltidens benämning (lunch, middag etc.) eller beskrivning om annan utgift Ändamålet/syftet med representationen/mötet/konferensen Namn på samtliga deltagande personer, (eller en väl definierad grupp t ex studenter i viss årskurs eller program) Namn på myndighet, företag eller organisation som ev. gäster företräder Momsen ska vara specificerad på restaurangnotan och andra eventuella kvitton. Om verifikationen inte är en regelrätt faktura utan t ex ett kassakvitto ska det av kvitto framgå namn och organisationsnummer på säljaren. Dessutom ska momsen vara specificerad. Om inte det framgår på kvittot ska ett skrivet kvitto begäras. Då kostnaderna avser kaffe med bröd el motsvarande vid interna sammankomster kan deltagarnas namn ersättas med uppgift om antalet personer som deltagit per institution, enhet eller sektion. 6. Gåvor 6.1. Gåvor till externa parter Gåvor till externa parter kan ges i form av reklamgåvor eller representationsgåvor. Reklamgåvor är artiklar utan personlig karaktär och av förhållandevis obetydligt värde ur Linnéuniversitetets sortiment. Representationsgåvor kan överlämnas då för Linnéuniversitetet viktiga avtal tecknas eller värdefullt samarbete inleds eller avslutas. De kan även överlämnas i samband med betydelsefulla invigningar och jubileer. Exempel på sådan gåva kan vara blommor, fruktkorg, bok eller liknande. Utgift för gåva i samband med dödsfall räknas också som representationsgåva. Begravningsblommor vid dödsfall kan inte ersättas med inbetalning till fond då en sådan betraktas som donation, vilket inte är tillåtet. Beloppsgränsen för representationsgåva är 400 kronor exklusive moms. Hela beloppet, alltså inklusive moms, ska kostnadsföras 6.2. Gåvor och uppvaktning till anställda Gåvor till anställda jämställs i princip med ersättning för utfört arbete. En gåva som grundar sig på arbetsprestation är alltid skattepliktig för mottagaren. Undantag från detta är i princip julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva. Samtliga övriga gåvor eller uppvaktningar i form av gåvor till anställda är att anses som lön och ska beskattas hos den anställde. Enda undantagen från detta är uppvaktningar i samband med avslut av tjänst (inte vid byte av tjänst inom Linnéuniversitetet) och vid anställds längre tids sjukdom. Samtliga avdragsgilla respektive skattefria belopp nedan är s.k. gränsbelopp, vilket innebär att om beloppet överskrids beskattas det från första kronan. 12 (13)

Vid användning av universitetsmedel till andra gåvor eller uppvaktningar än enligt nedan, utan rektors skriftliga medgivande, blir den som tecknat utbetalningen personligen betalningsansvarig för Linnéuniversitetets kostnader. Julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva från arbetsgivare är under vissa förutsättningar skattefria. Skattefriheten gäller inte gåvor som lämnas i pengar. Som pengar anses enligt skatteverkets allmänna råd även andra betalningsmedel såsom check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. Julgåva av mindre värde är skattefri. I Skatteverkets allmänna råd anges följande En julgåva bör anses vara av mindre värde om värdet inte överstiger 450 kr inklusive mervärdesskatt. I detta belopp ingår inte eventuell frakt. Sedvanlig jubileumsgåva till anställd är skattefri. Med jubileumsgåva avses gåva till anställda när organisationen firar en betydande milstolpe i sin verksamhet, t ex 50- eller 100-års jubileum etc. Jubileumsgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 1 350 kr inklusive moms. Rektor fattar särskilt beslut när det gäller jubileumsgåvor. Med minnesgåva avses gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda i samband med att den anställde uppnår en viss ålder (t ex 50 år), efter viss anställningstid (30 år eller mer) eller när en anställning upphör. I Skatteverkets allmänna råd anges att Med varaktigt anställda i samband med minnesgåva bör anses anställda med en sammanlagd anställningstid som uppgått till minst sex år. På Linnéuniversitetet gäller att vid minnesgåvor efter 30 års anställning, vid anställds pensionsavgång och vid 50-årsuppvaktning så får en gåva köpas för högst 1 000 kr exklusive moms eller väljas ur ett särskilt sortiment hos Kommunikationsavdelningen. Gåvor vid uppvaktningar utöver julgåva, jubileumsgåva eller minnesgåva är skattepliktiga för mottagaren från första kronan. Undantag från denna regel är gåvor av mindre värde (under 400 kr inklusive moms) i samband med avslut av anställning, anställds dödsfall eller efter längre tids sjukdom. Förtäring mm vid uppvaktning av anställda vid jämna födelsedagar (30, 40,50 och 60 år), vid avslut av tjänst och pensionsavgång är det tillåtet att kostnader för t ex smörgåstårta, tårta eller andra mindre utgifter betalas av Linnéuniversitetet. Kostnaden får maximalt uppgå till 60 kr exklusive moms per anställd. Samma regel gäller vid uppvaktning på institution vid disputation. 13 (13)