UTBETALNINGSGUIDE för projektägare 2005-12-20
INLEDNING... 3 REKVISITION AV MEDEL NÄR, VAR, HUR?... 3 NÄR KAN MEDLEN REKVIRERAS?... 3 VART SKICKAS REKVISITIONEN OCH HUR BETALAS MEDLEN UT?... 3 HUR MYCKET BETALAS UT?... 3 I BESLUTET STÅR DET GRUNDLÄGGANDE... 4 VAD STÅR I BESLUTET?... 4 ÄNDRINGAR I PROJEKTET EFTER BESLUTET MÅSTE MEDDELAS... 4 PROJEKTET MÅSTE SÄRREDOVISAS... 5 VAD INNEBÄR SÄRREDOVISNING?... 5 INTERNDEBITERINGAR... 9 REKVISITIONEN BLANKETT, UNDERLAG, RAPPORT OCH INTYG.. 5 VAD SKA REKVISITIONEN INNEHÅLLA?... 5 LÄGESRAPPORT... 6 SLUTRAPPORT...6 SÅ FYLLER MAN I REKVISITIONSBLANKETTEN... 7 ALLMÄNNA UPPGIFTER... 7 KOSTNADER OCH FINANSIERING... 7 A PERIODENS BOKFÖRDA KOSTNADER... 7 B PERIODENS DIREKTFINANSIERADE KOSTNADER... 7 C PROJEKTETS TOTALA KOSTNADER... 7 D PERIODENS OFFENTLIGA FINANSIERING... 7 E PERIODENS PRIVATA FINANSIERING... 7 F PERIODENS OFFENTLIGA DIREKTFINANSIERING... 8 G PERIODENS PRIVATA DIREKTFINANSIERING... 8 H PROJEKTETS TOTALA FINANSIERING... 8 ATT REKVIRERA... 8 BAKSIDAN PÅ REKVISITIONEN... 8 VILKA KOSTNADER GODKÄNNS?... 8 GRUNDLÄGGANDE KRAV... 8 STÖDBERÄTTIGANDE KOSTNADER... 9 STÖDET FÖRUTSÄTTER SVENSK MEDFINANSIERING... 16 STÖDBESLUT KAN OMPRÖVAS... 17 VISSA MYNDIGHETER HAR RÄTT ATT GRANSKA PROJEKTET... 17 2
INLEDNING I Urban II kan man beviljas stöd från en av EU:s strukturfonder: Europeiska regionala utvecklingsfonden ERUF Ur vilken åtgärd medel beviljats framgår av beslutet. Projektmedlen betalas ut successivt i efterskott mot verifierade kostnader. Utbetalningarna baseras på rekvisitioner och underlag som ska skickas in minst var tredje månad. Rekvisitionsblanketterna skickas ut tillsammans med Strukturfondsdelegationens beslut med villkorsbilaga. Denna utbetalningsguide för projektägare ger vägledning under följande rubriker: Rekvisition och utbetalning när, var, hur? I beslutet står det grundläggande Projektet måste särredovisas Rekvisitionen blankett, underlag, rapport och intyg Så fyller man i rekvisitionsblanketten Vilka kostnader godkänns? Stödet förutsätter svensk medfinansiering Stödbeslut kan omprövas Vissa myndigheter har rätt att granska projektet REKVISITION AV MEDEL NÄR, VAR, HUR? När kan medlen rekvireras? Rekvisition av medel ska ske minst var tredje månad. Detta framgår av beslutet. Rekvisitionsblanketter följer med när Strukturfondsdelegationens beslut med villkorsbilaga skickas ut. Du hittar alltid den senaste uppdateringen på vår webbplats www.t.lst.se under EU-stöd\URBAN II\Projektadministration. Vart skickas rekvisitionen och hur betalas medlen ut? Stödet betalas ut i efterskott mot verifierade kostnader till projektägarens post- eller bankgiro. Rekvisitionen och underlaget skickas till: Länsstyrelsen i Örebro län, Utbetalande myndighet Urban II, 701 86 ÖREBRO. Hur mycket betalas ut? Medel från Regionalfonden betalas ut under förutsättning att medfinansiärerna minst betalat ut sin andel (se beslutet) av de stödberättigande kostnaderna vid rekvisitionstillfället. Detta innebär alltså att all nationell medfinansiering inte behöver ha betalats ut först. Kom ihåg att 3
även den utbetalda medfinansieringen ska verifieras vid rekvisitionen, t.ex. genom en kopia på insättningsavin eller liknande. Utbetalningen kan aldrig överstiga projektets bokförda kostnader. I BESLUTET STÅR DET GRUNDLÄGGANDE Vad står i beslutet? Diarienummer Diarienummer ska anges vid kontakt med förvaltningsmyndigheten/utbetalande myndighet. Projekt Namn på projektet. Sökande Juridisk eller fysisk person som är projektägare och ansvarig för genomförande av projektet. Beviljat belopp I beslutet anges det beviljade beloppet från EU:s strukturfonder med ett fast belopp, dock med begränsningen till högst en viss procentsats av projektets totala finansiering. Beslutet grundas på uppgifter som projektägaren lämnat i ansökan. Projektstart och projektslut Den tid under vilket projektet löper. Ändringar av projektperioden ska beslutas av förvaltningsmyndigheten. Projektet ska slutredovisas inom projektperioden. Förväntat resultat/indikatorer Förväntat resultat grundar sig på uppgifter i ansökan. Resultat och indikatorer följs upp och redovisas löpande under projekttiden. Kostnader De kostnader som strukturfondsdelegationen godkänt som stödberättigande i projektet. Se nedan under Vilka kostnader godkänns? Finansieringsplan Projektets medfinansiärer. OBS! Beslut om EU-medel fattas per kalenderår. Medel som inte upparbetats kommer att återföras till ramen för Urban II. Detta innebär att beviljade men ej upparbetade medel inte kan nyttjas kommande år. Ändringar i projektet efter beslutet måste meddelas Redovisningen av projektet grundas på beslutet. Alla ändringar av finansierings- eller kostnadsplanen, projektverksamheten, tidsplanen eller ett byte av projektansvariga efter beslutet ska meddelas skriftligen till förvaltningsmyndigheten. Detta bör göras så snart ändringen är känd, dock senast i den lägesrapport som skickas med rekvisitionen. 4
PROJEKTET MÅSTE SÄRREDOVISAS Vad innebär särredovisning? I stödmottagarens bokföring ska projekt som får stöd från EU:s strukturfonder redovisas separat, så att projektets intäkter (stöd), kostnader och utfall kan utläsas direkt i redovisningen oavsett om någon annan verksamhet pågår samtidigt (= projektredovisning). REKVISITIONEN BLANKETT, UNDERLAG, RAPPORT OCH INTYG Vad ska rekvisitionen innehålla? Delrekvisition: Ifylld rekvisitionsblankett med specifikation Ekonomiskt underlag: a) kopia på verifikationer (=fakturakopior), och b) utdrag ur särredovisad bokföring. Det måste framgå att och när kostnaderna är betalda. Kostnadsslagens delsummor på rekvisitionsblanketten ska klart och tydligt kunna härledas ur det ekonomiska underlaget. Tidrapportering Verifiering av utbetald medfinansiering. Lägesrapport (där bl.a. utfallet av indikatorerna anges). Se nedan vad lägesrapporten minst bör innehålla. Revisorsintyg efter varje avslutat kalenderår, om inte projektets slutdatum infaller under tiden 1 januari 1 mars innevarande kalenderår. Intyget ska vara den utbetalande myndigheten tillhanda senast den 1 februari. Revisorsintyget ska vara undertecknat av en auktoriserad eller av Revisorsnämnden godkänd revisor. För sådana projekt som bedrivs av kommuner eller landsting godkänns även Komrev. Blankett för revisorsintyget finns på vår webbplats: www.t.lst.se under EU-stöd\URBANII\Projektadministration. Slutredovisning: Ifylld rekvisitionsblankett med specifikation Ekonomiskt underlag: a) kopia på verifikationer (=fakturakopior), och b) utdrag ur särredovisad bokföring. Det måste framgå att och när kostnaderna är betalda. Kostnadsslagens delsummor på rekvisitionsblanketten ska klart och tydligt kunna härledas ur det ekonomiska underlaget. Tidrapportering Verifiering av utbetald medfinansiering Slutrapport (där bl.a. utfallet av indikatorerna anges). Se nedan vad slutrapporten minst bör innehålla. 5
Revisorsintyg. Revisorsintyget ska vara undertecknat av en auktoriserad eller av Revisorsnämnden godkänd revisor. För sådana projekt som bedrivs av kommuner eller landsting godkänns även Komrev. Blankett för revisorsintyget finns på vår webbplats: www.t.lst.se under EU-stöd\URBAN II\Projektadministration. En sammanställning över projektets kostnader enligt mall som finns på vår webbplats: www.t.lst.se under EU-stöd\URBAN II\Projektadministration, Mall sammanställning. Förteckning över inventarier som köpts in under projektperioden. De sista 20 % av det beviljade stödet betalas ut först efter det att projektet slutredovisats och i vissa fall ska även förvaltningsmyndigheten/utbetalande myndigheten ha besökt projektet. Slutredovisningen ska göras inom projektperioden. Se beslutet från Urban II. Moms I de fall projektägaren inte är momsskattepliktig (dvs. momsen är en slutlig kostnad) ska ett intyg från skatteverket bifogas rekvisitionen, för att momsen ska godkännas som stödberättigad kostnad. Det beviljade beloppet i beslutsbrevet är fastställt efter projektägarens uppgifter i ansökan, och eventuella extrakostnader som kommit till senare i projektet, t.ex. moms, medför inte att det beviljade beloppet utökas. Observera att även om den övriga verksamheten är skattepliktig, behöver inte projektet vara det. Därför är det av högsta vikt att stödmottagaren kontaktar skatteverket för att avgöra om projektet är skattepliktigt eller inte. Lägesrapport Till varje delrekvisition ska bifogas en lägesrapport (blankett finns på webbplatsen). I lägesrapporten ska projektägaren kortfattat beskriva hur projektet utvecklas. Inrikta beskrivningen på de huvudaktiviteter som ligger till grund för beslutet om stöd. Beskriv även utfallet hittills av indikatorerna. Lägesrapporten ska vara utformad så att det lätt går att koppla aktiviteterna till redovisade kostnader. I lägesrapporten ska också anges hur det offentliggjorts att projektet fått stöd från EU:s strukturfonder. Broschyrer, fotografier eller tidningsurklipp kan bifogas. Lägesrapporten kan med fördel kompletteras med fotografier, broschyrer, deltagarförteckningar, tidningsurklipp eller annat material som gör det tydligt hur projektet framskrider. Slutrapport Till den sista redovisningen ska projektägaren bifoga en utförligare slutrapport (blankett finns på webbplatsen). I slutrapporten anges bl.a. utfallet av indikatorerna, dvs. det resultat som uppnåtts i form av sysselsättning eller annat. Jämför med förväntat resultat i beslutet. De skillnader som kan finnas mellan förväntat resultat och faktiskt resultat ska motiveras. Slutrapporten och den ekonomiska slutredovisningen ska skickas till den utbetalande myndigheten inom projektperioden. I slutrapporten ska också anges hur det offentliggjorts att projektet fått stöd från EU:s strukturfonder. Broschyrer, fotografier eller tidningsurklipp kan bifogas. Slutrapporten kan med fördel kompletteras med fotografier, broschyrer, deltagarförteckningar, tidningsurklipp eller annat material som gör projektets resultat tydligt. 6
SÅ FYLLER MAN I REKVISITIONSBLANKETTEN Allmänna uppgifter Samtliga uppgifter i rekvisitionen ska vara ifyllda för att förvaltningsmyndigheten ska kunna börja sin granskning. Det postgiro- eller bankgironummer som anges ska överensstämma med det som finns angivet i ansökan. Mervärdesskatt (moms) ska inte ingå i kostnaderna hos de stödmottagare, som är momsredovisningsskyldiga. Rekvisitionen ska sändas till: Länsstyrelsen i Örebro län Utbetalande myndighet Urban II 701 86 ÖREBRO Ange om denna rekvisition är projektets första, andra eller tredje osv. Detta underlättar om det uppstår frågor vid granskningen av rekvisitionen. Projektet måste även ange vilken tidsperiod som den aktuella rekvisitionen avser. Denna period får inte börja före projektets startdatum, som finns angivet i beslutet, och periodens slutdatum får inte ligga senare än det stoppdatum som även det finns angivet i beslutet. Inga kostnader får ligga utanför den period som anges på rekvisitionen. Kostnader och finansiering A Periodens bokförda kostnader Under denna rubrik ska projektets bokförda kostnader anges. Bokförda kostnader innebär kostnader som projektet har betalat och som finns med i projektets särredovisade bokföring. B Periodens direktfinansierade kostnader Med direktfinansierade kostnader menas sådana kostnader som inte är någon egentlig utgift för projektet. Kostnaderna ligger istället hos den direktfinansierande medfinansiären. Dessa kostnader kan vara både offentliga och privata och ska inte finnas med i projektets bokföring. C Projektets totala kostnader För att få fram projektets totala kostnader för den period som rekvisitionen avser, adderar man projektets bokförda kostnader (A) med projektets direktfinansierade kostnader (B). Denna summa utgör projektets totala stödberättigande kostnader. D Periodens offentliga finansiering Offentlig finansiering består av kontant medfinansiering från offentliga finansiärer. E Periodens privata finansiering 7
Privat finansiering består av kontant medfinansiering från en privat medfinansiär eller eventuella projektintäkter. F Periodens offentliga direktfinansiering Direktfinansiering är sådan finansiering av projektet som direkt motsvaras av en kostnad som belastar projektet. Dessa finansieringar och kostnader ska inte finnas med i projektets bokföring. Exempel på offentlig direktfinansiering är APR, arbetsinsatser från kommun. G Periodens privata direktfinansiering Samma typ av finansiering och kostnader som under F (Periodens offentliga direktfinansiering) men av privata aktörer. Exempel på privat direktfinansiering är ideellt arbete och materiella gåvor. H Projektets totala finansiering Under denna rubrik ska projektet ange summan av all finansiering som projektet tagit emot under den period som angivits i rekvisitionen, inklusive det EU-bidrag som rekvirerats för perioden. Den totala finansieringen får man genom att addera periodens EU-bidrag med periodens offentliga och privata kontanta finansiering samt periodens offentliga och privata direktfinansiering. På rekvisitionsblanketten räknas den ut som summan av D + E + F + G + EU- MEDEL. Att rekvirera Hur mycket EU-medel som projektet är berättigat till beräknas på följande sätt: EU:s medfinansiering beräknas som procentuell andel av de totala godkända kostnaderna minus eventuella projektintäkter. Baksidan på rekvisitionen Var noga med att fylla i alla punkter på checklistan. Om svaret saknas på någon av punkterna, så kan rekvisitionen inte behandlas av den utbetalande myndigheten och således kommer inga EUmedel att betalas ut. Rekvisitionen ska vara undertecknad av behörig firmatecknare hos stödmottagaren. VILKA KOSTNADER GODKÄNNS? Grundläggande krav De kostnader som tas upp i rekvisitionen av EU-stöd måste vara additionala, dvs. ha kommit till utöver projektanordnarens ordinarie verksamhet 8
relaterade till projektverksamheten faktiska, dvs. inte schablonberäknade marknadsmässiga när det gäller priserna betalda, dvs. bokförda inom rekvisitionsperioden och betalda när projektet undertecknar rekvisitionen verifierade, dvs. kunna intygas med betalda fakturor, lönelistor o. dyl. vid en granskning. Observera att fakturorna inte får vara utställda efter rekvisitionsperioden. Förutom i några få undantagsfall betalas EU-stödet inte ut i förskott. Vid slutredovisningen ska kostnaderna i sin helhet vara betalda inom projektperioden. Interndebiteringar Vid interndebitering av exempelvis lokaler, personalkostnader, material eller utrustning ska ett tydligt underlag med motiveringar som styrker dessa interna debiteringar bifogas rekvisitionen. Stödberättigande kostnader I Strukturfondsdelegationens beslut framgår vilka kostnadsslag och vilken totalsumma för varje kostnadsslag som godkänts. På rekvisitionsblanketten fyller projektanordnaren i kostnaderna efter kostnadsslag. Delsummorna ska tydligt kunna härledas ur underlaget som bifogas rekvisitionen. KOSTNADSSLAG Bokförda kostnader: Egen personal Externa tjänster Lokalkostnader Investeringar Indirekta kostnader Övriga kostnader Direktfinansierade kostnader: Deltagarersättning Egen arbetsinsats Ideellt arbete (OBS! inte stödgrundande) Direktfinansierad lokal Övriga kostnader Om fördelningen mellan kostnadsslagen förändras betydligt (mer än ca 20 procentenheter), ska förändringen motiveras och beskrivas i läges- och slutrapporten samt godkännas av förvaltningsmyndigheten. a) Egen personal 9
Definition: lönekostnader inkl. sociala avgifter för personal som är anställd och avlönad av projektet. Inom detta kostnadsslag ska redovisas såväl projektanställd personal som sådan personal som är anställd sedan tidigare men som avdelas för arbete i projektet och som ska betalas av projektet. Observera att kostnaden för personal som är anställd av någon annan än projektägaren och vars arbete utgör medfinansiering i projektet inte ska redovisas här. Detta gäller även i de fall projektägaren själv medfinansierar projektet med personalkostnader och inte avser att täcka dessa kostnader med likvida medel från projektet. All personal som inte är anställd för att enbart arbeta i projektet ska redovisa sin arbetade tid. Av tidredovisningen ska framgå hur många timmar man arbetat per dag, huvudsakliga arbetsuppgifter och den timkostnad man beräknar kostnaden på. Vid beräkningen av timkostnaden ska månadslönen inkl. semesterersättning och sociala avgifter fördelas på 165 timmar per månad. Någon schablonbokning av lön enligt budgeterad sysselsättningsgrad godtas inte som stödberättigande kostnad i projektet, utan det är den verkliga kostnaden med tidredovisningen som grund som godkänns för stöd. Mall för tidredovisning finns på vår webbplats. Att bifoga: lönespecifikation / anställningsbevis för anställd personal tidredovisning ett intyg med följande innehåll: o namn och personnummer på personen som avses o dokumentation som styrker att tjänsten eller delar av tjänsten ingår i projektet samt vilken tidsperiod som avses o intyg som visar att den personen är frikopplad från ordinarie verksamhet under de timmar han eller hon arbetar i projektet. Mall finns på vår webbplats under projektadministration. b) Externa tjänster Definition: Kostnader för köpta tjänster som faktureras och betalas av projektet. Om projektet anlitar konsulter, ska kostnaderna för dessa redovisas här. Fakturor för konsultkostnader bör vara tydligt preciserade så att det framgår vad konsulten använts för och hur många timmar eller dagar arbetet omfattat. För underentreprenader gäller följande: En underentreprenad som ökar kostnaderna utan att tillföra något motsvarande värde berättigar inte till stöd. Ett underentreprenörskontrakt med mellanhänder eller konsulter där betalningen definieras som en procentuell andel av insatsens totalkostnad berättigar i princip inte till stöd. För närmare information, kontakta Urban II. Lagen om offentlig upphandling (LOU) ska tillämpas av dem som omfattas av lagen. Det finns inte några generella regler för när upphandling ska göras, men som allmän riktlinje kan man säga 10
att många aktörer kan tillämpa direktupphandling för kostnader upp till två basbelopp. Observera dock att detta enbart kan betraktas som en vägledning. För ytterligare information hänvisas till lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Att bifoga i samband med rekvisition: Upphandlingsunderlag, öppningsprotokoll, tilldelningsbeslut samt avtal med valt företag. Krav på upphandlingsliknanden förfaranden kan även ställas på projektägare som inte är upphandlande enheter. Detta krav skrivs då in som ett särskilt villkor i beslutet. Innebörden är ofta att anbud ska tas in från minst 3 olika leverantörer. Skälet är helt enkelt att säkerställa att projekten använder det ekonomiskt bästa alternativet. c) Lokalkostnader Definition: Kostnader för en sådan lokal där hela eller delar av projektet drivs och som är avgränsad för projektet i både tid och rum. Lokalkostnader kan uppstå på flera olika sätt: 1) Projektägaren kan hyra en lokal enbart för projektverksamheten. 2) Projektägaren hyr lokaler och kan avsätta en del av dessa för projektets räkning. 3) Projektägaren kan avsätta en del av sina egna lokaler för projektets räkning. Till detta kommer projektets kostnader för el, vatten, lokalvård etc. 1) Om en lokal hyrs enbart för projektets verksamhet ska fakturan på hyreskostnaden bifogas. 2) Om projektägaren hyr en större lokal och en del av denna avsätts enbart för projektets verksamhet, är den andel av hyreskostnaden stödberättigande som motsvarar den yta som projektet nyttjar. Ett hyresavtal mellan projektet och projektägaren ska upprättas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Hyreskostnaden verifieras med det hyresavtal som avser hela lokalen. 3) Om en del av den egna lokalen avsätts för projektets verksamhet ska de verkliga kostnaderna för fastigheten som helhet visas. Denna kostnad fördelas sedan med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Ett hyresavtal mellan projektet och projektägaren ska upprättas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Stödberättigande kostnader är driftskostnader, såsom uppvärmning, städning m.m. Observera att räntor och avskrivningar inte är stödberättigande och således inte får ingå i beräkningsunderlaget. Exempel på hyresavtal finns på vår webbplats: www.t.lst.se under EU-stöd\URBAN II\Projektadministration d) Investeringar Definition: Kostnader för inköp av sådan utrustning som är avsedd för stadigvarande bruk, dvs. som inte är av karaktären förbrukningsmaterial. 11
Begagnad utrustning Kostnader för inköp av begagnad utrustning är stödberättigande under förutsättning att nedanstående villkor är uppfyllda: 1) Säljaren av utrustningen har lämnat ett intyg om utrustningens ursprung och styrker att den inte köpts in någon gång under de senaste sju åren med hjälp av nationellt bidrag eller strukturfondsmedel. 2) Priset på den begagnade utrustningen överstiger inte marknadsvärdet och är lägre än kostnaden för en liknande ny utrustning. 3) Utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs för insatsen och uppfyller tillämpliga normer och standarder. Lagen (1992:1528) om offentlig upphandling ska tillämpas av dem som omfattas av lagen. Att bifoga i samband med rekvisition: Upphandlingsunderlag, öppningsprotokoll samt tilldelningsbeslut. Krav på upphandlingsliknanden förfaranden kan även ställas på projektägare som inte är upphandlande enheter. Detta krav skrivs då in som ett särskilt villkor i beslutet. Innebörden är ofta att anbud ska tas in från minst 3 olika leverantörer. Skälet är helt enkelt att säkerställa att projekten använder det ekonomiskt bästa alternativet. Inköp av en bebyggd eller obebyggd fastighet omfattas av följande särskilda regler: Obebyggd fastighet Inköp av en obebyggd fastighet, dvs. mark, är stödberättigande om följande tre villkor är uppfyllda: 1) Det finns en direkt koppling mellan markinköpet och syftet med det medfinansierade projektet. 2) Markinköpets andel av de totala stödberättigande kostnaderna överstiger inte 10 % (med undantag för insatser för miljöskydd). 3) En oberoende behörig värderingsman eller ett behörigt officiellt organ har utfärdat ett intyg som bekräftar att inköpspriset inte överstiger marknadsvärdet. För insatser för miljöskydd måste alla nedanstående villkor vara uppfyllda för att utgiften ska berättiga till bidrag: Inköpet kräver ett positivt beslut från förvaltningsmyndigheten. Tiden som marken ska användas för det avsedda ändamålet är bestämd i beslutet. Marken är inte avsedd för jordbruk. Detta villkor gäller utom i vederbörligen motiverade fall som godtagits av förvaltningsmyndigheten. Inköpet görs av en offentlig organisation eller ett organ som regleras av offentlig lagstiftning eller på dess vägnar. Bebyggd fastighet Inköp av en bebyggd fastighet berättigar till stöd från strukturfonderna om det finns en direkt koppling mellan inköpet och målen för det aktuella projektet och följande villkor är uppfyllda: 12
En oberoende behörig värderingsman eller ett behörigt officiellt organ har utfärdat ett intyg som fastställer att priset inte överstiger marknadsvärdet. Efter besiktning ska också intygas antingen att byggnaden uppfyller det nationella regelverket eller om detta inte är fallet på vilken punkt den inte uppfyller regelverket och att stödmottagaren kommer att åtgärda detta i samband med att insatsen genomförs. Byggnaden har under de senaste tio åren inte fått nationella bidrag eller gemenskapsbidrag som skulle innebära en stöddubblering om strukturfonderna medfinansierar inköpet. Fastigheten ska användas för det ändamål och under den period som beslutats av förvaltningsmyndigheten. Byggnaden ska endast användas i överensstämmelse med projektets syfte. Särskilt gäller att byggnaden bara får inhysa offentlig administration om en sådan användning berättigar till stöd enligt bestämmelserna i den berörda strukturfonden. e) Indirekta kostnader Definition: Kostnader som inte direkt och i sin helhet kan hänföras till projektet men som är väsentliga för dess genomförande. Indirekta kostnader berättigar endast i undantagsfall till stöd och ska godkännas av strukturfondsdelegationen i samband med beslut Om indirekta kostnader godkänts som berättigade till stöd i det enskilda projektet, ska samtliga kostnader som ingår i underlaget verifieras med huvudboken. Kostnaderna fördelas sedan och förs in i beräkningsunderlaget. f) Övriga kostnader Definition: Övriga kostnader som projektet har haft, t.ex. telefon, porto, resor, logi, leasing etc. Representation OBS! För att fakturor som avser representation, resor, logi etc. ska kunna godkännas, måste alltid syfte och deltagare framgå. Med syfte menas på vilket sätt projektgenomförandet gynnats. Alkohol är dock aldrig en stödberättigad kostnad. Tänk även på att bifoga eventuella följesedlar. Leasing För leasing gäller följande regler för att kostnaden ska berättiga till stöd: Leasingtagaren ska vara den direkta mottagaren av stöd. De leasingavgifter som projektägaren betalar till leasinggivaren ska styrkas med kvitterade fakturor eller bokföringsunderlag med motsvarande värde. För leasingkontrakt med en återköpsklausul eller med en bestämmelse om kortare leasingperiod än livslängden hos den tillgång som avtalet avser får det maximala beloppet som berättigar till stöd från strukturfonderna inte överstiga marknadsvärdet för den leasade tillgången. Övriga kostnader som hör samman med leasingkontraktet (skatt, leasinggivarens marginal, räntefinansieringskostnader, indirekta kostnader, försäkringsavgifter etc.) är inte stödberättigande. 13
Finansiella utgifter Skuldräntor, avgifter för finansiella transaktioner, valutaväxlingsavgifter och kursförluster samt andra rent finansiella utgifter berättigar inte till medfinansiering från strukturfonderna. Bankavgifter för konton är stödberättigande om ett specifikt konto öppnas för projektets genomförande. Rådgivning Kostnader för juridisk rådgivning, inskrivningsavgifter, kostnader för teknisk eller ekonomisk expertis samt bokförings- eller revisionskostnader är stödberättigande om de är direkt kopplade till projektet och nödvändiga för dess genomförande. Böter, påminnelseavgifter m.m. Böter, straffavgifter och rättegångskostnader är inte stödberättigande. g) Deltagarersättning Definition: Ersättning från a-kassa, försäkringskassa, länsarbetsnämnd eller liknande direkt till den enskilde. Denna kostnad svarar till 100 % mot offentlig medfinansiering in natura. Med deltagarersättning avses olika former av offentlig medfinansiering av projekt med arbetsmarknadspolitiska åtgärder, exempelvis APR eller OTA. Fyll i vilken typ av deltagarersättning som avses, ange vilka personer som ersättningen omfattar samt beräkna det totala beloppet. Detta belopp redovisas även som offentlig medfinansiering in natura. Vid redovisningen ska dessa kostnader styrkas med utdrag från personernas a-kassor eller ett intyg från arbetsförmedlingen. Ta gärna kontakt med respektive a-kassa i ett tidigt skede. h) Egen arbetsinsats Definition: Lönekostnader för sådan personal som är anställd utanför projektet. Denna kostnad svarar till 100 % mot medfinansiering in natura. Eget arbete utförs av en offentligt eller privat anställd och alltid inom ramen för den befintliga anställningen (till skillnad från ideellt arbete som alltid utförs av privatpersoner och som alltid är privat finansiering). Eget arbete kan vara offentligt eller privat beroende på vem som är arbetsgivare. Det förs således in dels som en kostnad och dels som finansiering in natura i form av eget arbete, privat eller offentligt. Kostnaden och finansieringen utgörs alltid av den faktiska lönekostnaden med påslag för sociala avgifter, semesterersättning m.m. 14
Eget arbete ska tidredovisas, dvs. dagbok ska föras över utförda arbetsuppgifter, liksom antalet arbetade timmar i projektet. Denna tidredovisning ska, undertecknad av arbetsledaren, bifogas vid rekvisition av strukturfondsmedel. Att bifoga: lönespecifikation / anställningsbevis tidredovisning ett intyg med följande innehåll: o namn och personnummer på personen som avses o dokumentation som styrker att tjänsten eller delar av tjänsten ingår i projektet samt vilken tidsperiod som avses o intyg som visar att den personen är frikopplad från ordinarie verksamhet under de timmar han eller hon arbetar i projektet. i) Ideellt arbete Definition: Fiktiv lönekostnad för arbete som utförts av privatpersoner. Denna kostnad svarar till 100 % mot privat medfinansiering in natura. Med ideellt arbete menas att man tar upp en lönekostnad för personer som arbetar oavlönat i projektet. Timkostnaden ska motsvara en skälig verklig kostnad, maximalt 165 kr per timme. Personerna ska föra dagbok över utförda arbetsuppgifter samt antal arbetade timmar i projektet. Denna redovisning ska, underskriven av arbetsledare, sedan bifogas rekvisitionen. Mall för tidredovisning finns på vår webbplats. OBS! att ideellt arbete aldrig kan vara en stödgrundande kostnad. j) Direktfinansierad lokal Definition: Kostnader för en sådan lokal där hela eller delar av projektet drivs och som är avgränsad för projektet i både tid och rum. Denna kostnad svarar till 100 % mot medfinansiering in natura. Lokalkostnader kan uppstå på flera olika sätt: 1) Projektägaren eller någon annan medfinansiär kan hyra en lokal enbart för projektverksamheten. 2) Projektägaren eller någon annan medfinansiär hyr lokaler och kan avsätta en del av dessa för projektets räkning. 3) Projektägaren eller någon annan medfinansiär kan avsätta en del av sina egna lokaler för projektets räkning. Till detta kommer projektets kostnader för el, vatten, lokalvård etc. 1) Om en lokal hyrs enbart för projektets verksamhet ska fakturan på hyreskostnaden bifogas. 15
2) Om projektägaren eller någon annan medfinansiär hyr en större lokal och en del av denna avsätts enbart för projektets verksamhet, är den andel av hyreskostnaden stödberättigande som motsvarar den yta projektet nyttjar. Hyresavtalet ska bifogas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Kostnaden verifieras med fakturakopia. 3) Om en del av den egna lokalen avsätts för projektets verksamhet ska de verkliga kostnaderna för fastigheten som helhet visas. Denna kostnad fördelas sedan med hänsyn till den yta projektet nyttjar. Ett hyresavtal mellan projektet och medfinansiären ska upprättas, kostnaden per kvadratmeter ska beräknas och den yta projektet nyttjar ska anges. Stödberättigande kostnader är driftskostnader, såsom uppvärmning, städning m.m. Observera att räntor och avskrivningar inte är stödberättigande och således inte får ingå i beräkningsunderlaget. Exempel på hyresavtal finns på vår webbplats: www.t.lst.se under EU-stöd\URBAN II\Projektadministration k) Övriga kostnader (gåvor) Med övriga kostnader som finansieras in natura avses t.ex. när medfinansiärer betalat fakturor för projektets räkning. Det kan också vara gåvor där en medfinansiär skänker exempelvis material. Gåvorna ska värderas och intygas av en oberoende och kvalificerad värderingsman. STÖDET FÖRUTSÄTTER SVENSK MEDFINANSIERING I beslutet anges medfinansieringen från EU:s strukturfonder som ett fast belopp, dock med begränsningen till högst en viss procentsats av projektets totala finansiering. Medfinansieringen från EU:s strukturfonder förutsätter svensk medfinansiering. Utbetalning av EU-medlen sker alltid under förutsättning att svenska medfinansiärer minst betalat ut sin andel (se beslutet) av de stödberättigande kostnaderna vid rekvisitionstillfället. Nationell medfinansiering in natura kan ingå i stödunderlaget. Den kan t.ex. ha formen tillförsel av egendom eller eget arbete. Dessa kostnader kan dock inte i sig själva generera utbetalningar från strukturfonderna, eftersom de inte belastat projektet ekonomiskt. Om naturakostnader ingår i redovisningsunderlaget måste dessa beaktas vid utbetalningen. Då grundas utbetalningen på de bokförda kostnader som projektet redovisar. Nationell medfinansiering in natura kan utgöra privat eller offentlig medfinansiering. Ideellt arbete är alltid privat. 16
STÖDBESLUT KAN OMPRÖVAS Beslut om stöd kan återkallas och utbetalt stöd kan återkrävas om förutsättningarna för projektets finansiering ändrats, projektarbetet inte bedrivs enligt den överenskomna projektplanen, stödet beviljats på grund av att stödmottagaren lämnat en oriktig eller ofullständig uppgift, stödmottagaren använder stödet för något annat ändamål än för projektarbetet, stödmottagaren inte fullgör skyldigheten att låta behöriga myndigheter granska handlingar om projektet samt projektredovisningen, stödmottagaren inte uppfyller de villkor som gäller för beslutet om stöd, ett stödberättigat projekt överlåts eller ändrar verksamhet på ett sådant sätt att projektet inte bedrivs enligt överenskommen projektplan, något annat förhållande inträffar som innebär att stödmottagaren med hänsyn till syftet med stödet inte bör få behålla det, eller projektet inte rekvirerar medel i enlighet med beslut Statligt stöd Enligt artikel 87 i Romfördraget om statligt stöd gäller som villkor att stödåtgärderna får upphävas eller ändras och stödet återkrävas om Europeiska kommissionen eller EG-domstolen finner att stödet strider mot artikel 87 i fördraget 25 mars 1957 om upprättande av Europeiska ekonomiska gemenskapen. Det är regeringen som fattar beslut om att upphäva eller ändra beslut om stödåtgärder. I varje enskilt fall fastställer också regeringen villkoren för återbetalning av stöd. (Förordning om statligt stöd till näringslivet SFS 1988:764) VISSA MYNDIGHETER HAR RÄTT ATT GRANSKA PROJEKTET Representanter för Strukturfondsdelegationen Urban II, Övervakningskommittén för Urban II, förvaltningsmyndigheten, den utbetalande myndigheten, Riksrevisionen, Europeiska kommissionen och Revisionsrätten i Luxemburg har rätt att följa arbetet hos stödmottagaren och ta del av alla handlingar som kan ge upplysning om projektet. Rekvisitionen skickas till: Länsstyrelsen i Örebro län Utbetalande myndighet Urban II 701 86 ÖREBRO Vid eventuella frågor om utbetalning av EU-medel, ta kontakt med den utbetalande myndigheten, tfn: 019-19 39 70 17