Europaprogrammen, en ny del av Nutek

Välkommen till information om redovisnings- och informationskrav Regionala strukturfondsprogrammet Mellersta Norrland Europaprogrammen, en ny del av Nutek En gemensam grund i Lissabonstrategin A. Att göra Europa och dess regioner mer attraktiva att investera och arbeta i B. Att skapa tillväxt genom förbättrad kunskap och innovation C. Fler och bättre jobb 1

Geografiskt område Källa: En nationell strategi för regional konkurrenskraft, entreprenörskap och sysselsättning 2007 2013, s.33 Programmets syfte Öka konkurrenskraften & sysselsättningen i regionen Prioriterar insatser som bidrar till förnyelse av näringslivet och som ökar tillgängligheten & attraktiviteten i regionen Ger möjligheter för företag & organisationer som vill arbeta för utveckling inom regionen! Huvudstrategier för programmet Ta tillvara naturgivna förutsättningar Höja kunskapsinnehållet i produktion av varor & tjänster Stärka entreprenörskapsandan Överbrygga långa avstånd med ny teknik och smarta kommunikationslösningar Göra regionen attraktiv för företagande, besök & boende 2

Kvantitativa mål 5 000 nya arbetstillfällen 10% fler arbetsställen i privat sektor med mer än 50 anställda Antal sysselsatta inom 45 minuters restid från regionens större arbetsmarknadsställen ska öka med 5 % Andelen invånare i åldern 20-39 år ska öka till 25% av totala befolkningen varav andelen kvinnor ska öka till 950 per 1 000 män Beslutsprocessen Ansökan till Nutek Beredning (Nutek) Prioritering (Strukturfondspartnerskapet) Beslut (Nutek) Ansökan om utbetalning till Nutek Beslut (Nutek) Strukturfondspartnerskapet Gerhard Larsson, Landshövding, Länsstyrelsen i Västernorrlands län, ordförande Uno Svaleryd, Tf Landshövding, Länsstyrelsen i Jämtlands län, ersättare för ordföranden Kurt Johansson, Avdelningschef, Länsstyrelsen i Västernorrlands län Robert Uitto, Landstingsstyrelsens ordförande, Jämtland, Sveriges Kommuner & Landsting Marianne Larm-Svensson (c), Landstingsråd, Landstinget i Jämtlands län Björn Sandahl (s), Landstinget i Jämtlands län Elisabet Yngström (s), Kommunstyrelsens ordförande, Ragunda kommun Carina Zetterström (c), Oppositionsråd, Östersunds kommun Göte W Swén (m), Kommunstyrelsens 1:a vice ordförande, Krokoms kommun Åsa Möller (m), Sundsvalls kommun Johnny Lundin (c), Kommunstyrelsens förste vice ordförande, Härnösands kommun Elisabeth Lassen (s), Kommunstyrelsens ordförande, Sollefteå kommun Sten-Ove Danielsson (s), Kommunstyrelsens ordförande, Ånge kommun Kenneth Westin (s), Landstingsråd, Landstinget Västernorrland Michael Persson, Länsarbetsnämnden Jämtlands län Marie-Louise Ek, Länsarbetsnämnden Västernorrlands län Görel Thurdin, Ordförande Hushållningssällskapet i Västernorrland Conny Hansson, LO-distriktet Mellersta Norrland Marianne Sundberg, Regiondirektör, Lantbrukarnas Riksförbund Jämtland Maj-Lis Persson, Ordförande TCO-rådet Västernorrland Anders Kråik, Sametinget Eva Jejlid Sametinget 3

Process från ansökan till utbetalning Ansökan om utbetalning inkommer Programkontoret Nutek Granskning Programkontoret Nutek Beslut utbetalning Programstöd Nutek Vad är ett projekt? Bestämd avgränsad verksamhet Specifikt mål Begränsad tidsperiod Förutbestämda resurser Särskild organisation Projektavgränsning ORDINARIE VERKSAMHET PROJEKT A PROJEKT B PROJEKT C Projektet ska vara avgränsat från ordinarie verksamhet Separat projektredovisning 4

Vid projektstart Beslutets innehåll och betydelse Viktigt att läsa projektbeslutet inkl bilagor Tänk på att beslutet kan vara förenat med särskilda villkor EU-stödet ansöks i efterhand Projektledarens ansvar Hur tar man sig härifrån till projektets slut om 3 år på bästa sätt? Projektledarens ansvar Följeforskning Information Dokument, mallar och blanketter finns på hemsidan www.nutek.se Gå in under rubriken Regional tillväxt, EU:s strukturfonder och välj Blanketter/dokument http://www.nutek.se/sb/d/1122 5

Informationsskyldighet Projektägaren är skyldig att informera om att projektet delfinansieras av Europeiska unionen Detta ska anges på allt informationsmaterial t.ex annonser, broschyrer, videos, hemsidor eller annat som publiceras eller produceras Vid informationsevenemang t.ex konferenser, möten, utbildningar, seminarier och utställningar EU-logga med text ska alltid finnas med på trycksaker, annonser o dyl för att vara stödberättigande http://www.nutek.se/sb/d/1122 På den plats där ett EU-finansierat projekt bedrivs ska skylt eller dekal sättas upp väl synlig: Informationsskyldighet större projekt Gäller projekt med stöd större än 500.000 euro och då projektet består av ett fysiskt föremål eller finansiering av infrastruktur eller bygg- och anläggningsarbeten. Skylt krävs under projekttiden på synlig plats Senast sex månader efter avslutat projekt ska en stor, permanent skylt sättas upp 6

Regler som styr stödberättigande kostnader EU-förordningar nr 1080/2006 nr 1083/2006 Svensk förordning om förvaltning av EG:s strukturfonder, SFS nr 2007:14 Nuteks egna föreskrifter Hemsida: http://www.nutek.se/sb/d/1122 (länk till blanketter och dokument) Ansökan om utbetalning Webbansökan Manuell blankett Anvisningar Blanketten för ansökan om utbetalning 7

Grundläggande krav när kostnader är stödberättigande Projektrelaterade Uppkommit under projektperioden Bokförda hos projektet Betalda Styrkta Kostnadseffektiva Tillkommande Upphandling för stödmottagare som omfattas av LOU För att en kostnad ska anses vara stödberättigande ska den ha uppkommit genom att offentlig upphandling gjorts när så krävs De olika stegen i upphandlingsförfarandet ska dokumenteras skriftligt och upphandlingsunderlaget ska kunna uppvisas för Nutek Upphandlingsunderlag som ska kunna visas upp är: - Beslut om upphandling - Anbudsbegäran med förfrågningsunderlag - Annons/skrivelse - Anbudsförteckning - Anbud - Utvärderingsunderlag - Tilldelningsbeslut - Avtal 8

Upphandling för stödmottagare som inte omfattas av LOU Affärsmässiga villkor ska tillämpas vid köp av varor och tjänster. Det innebär att kostnadseffektivitet ska uppnås Stödmottagaren ska kunna styrka olika steg i förfarandet och underlaget ska kunna uppvisas för Nutek Viktigt att dokumentera, underlag som behövs: Kravspecifikation (pris, kvalitet) Ska framgå att ni frågat/offererat flera leverantörer (minst tre) Objektiv och opartisk förklaring som förklarar era val av aktuell leverantör Ni ska spara och kunna visa upp dessa underlag Att tänka på inför en upphandling Tänk affärsmässigt Framförhållning Kontakta alltid er upphandlingsfunktion (om en sådan finns) Läs er organisations upphandlingsrutiner Kostnadsslag Personal Köp av tjänst Lokal Investeringar Övriga kostnader Offentliga bidrag i annat än pengar 9

Personal Är stödberättigande till den del utgiften består av: faktiskt utbetalda lönekostnader för personal som anställts särskilt för projektet eller personal som särskilt avdelats för att arbeta inom projektet. Tidredovisning för alla, även heltidsanställda Lönespecifikation ska lämnas in för alla vid första ansökan samt vid löneförändring Lönekostnader för stödmottagarens personal (lön + lönebikostnader) Lönebikostnader = sociala avgifter, avgifter fastställda enligt kollektivavtal (t ex pensionskostnader) och semesterlön Förmåner ingår inte Sjuklön är stödberättigande utifrån den tid personalen skulle ha jobbat i projektet Tidredovisning - Mall finns på hemsidan www.nutek.se - Fyll i timmar dag för dag - Tidrapporten ska användas för både personer anställda i projektet och om någon medfinansiär bidrar med arbete. - Tidrapporten ska intygas av den anställde och av behörig företrädare för organisationen. - Lönebikostnader anges i mallen. - Skillnad från föregående programperiod är att tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal inte får ingå. Köp av tjänst Tänk på upphandling enligt LOU eller affärsmässighet Av faktura ska framgå vilken typ av tjänst som avses, nedlagd tid samt timkostnad 10

Lokal Utgifter för lokal som stödmottagaren nyttjar för genomförandet av projektet är stödberättigande (hyra, arrende och avskrivning). Stödberättigade driftskostnader (t ex el, vatten, värme och försäkring) Vid del av lokal, visa beräkningsmodell Exempel, lokalkostnad : Total lokalkostnad * Nyttjad yta i projektet Total yta i m2 Investeringar Stödberättigande i sin helhet eller till den del som avser avskrivningskostnaden för projektperioden. Investeringen eller avskrivningskostnaden är fastställt i beslutet. Stadigvarande bruk, dvs. ej förbrukningsmaterial. Ekonomisk livslängd på minst tre år. Om investeringen säljs eller förs över till annan verksamhet under projektperioden måste intäkten tas upp i projektet. Tänk på upphandling enligt LOU eller affärsmässighet Särskilda krav finns för begagnad utrustning Begagnad utrustning Om begagnad utrustning köps in ska säljaren kunna styrka med ett intyg att utrustningen inte tidigare har förvärvats med bidrag från offentliga medel. Priset får inte överstiga marknadsvärde Priset måste vara lägre än kostnaden för motsvarande ny utrustning Utrustningen måste ha de tekniska egenskaper som behövs för insatsen 11

Övriga kostnader De kostnader som inte ryms i andra kostnadsslag. Exempel på övriga kostnader: Förbrukningsmaterial Kontorsmaterial Trycksaker Informationskostnader Resor och logi Telefon Indirekta kostnader Tänk på upphandling enligt LOU eller affärsmässighet även här. Utbildning Utbildningskostnader ska vara beviljade i beslutet. Utgifter för aktiviteter (ex utbildning) som normalt finansieras via socialfonden får tas upp som en stödberättigande kostnad upp till 10% från gemenskapsfinansieringen för varje prioriterat område i ett operativt program. I undantagsfall medger regelverket att utbildningsaktiviteter som normalt finansieras via socialfonden får tas upp som en stödberättigande kostnad. Ska även då vara beviljat i beslutet. Redovisas på separat fält i ansökan om utbetalning Skilj på utbildning, seminarier och workshops. Representation Är stödberättigande upp till beloppsnivåer enligt Skatteverkets allmänna råd, för närvarande: - 90 kr per person för lunch och middag - 60 kr för övriga måltider (beloppen avser exklusive moms) Syfte, organisation och namn på deltagare måste framgå Vid speciella aktiviteter där förtäring är ett naturligt inslag, ex konferenser, kan hela kostnaden vara stödberättigande. Ett krav är att aktivitetens upplägg och kostnader framgår av ansökan och beslut. 12

Indirekta kostnader Gemensamma kostnader för projektet och ordinarie verksamhet. Kostnader ska, så långt det är möjligt, redovisas som direkta kostnader. Indirekta kostnader får uppgå till högst 25 % av de stödberättigande direkta kostnaderna. Måste vara budgeterat i ansökan och beviljat i beslutet. Särskild anvisning för indirekta kostnader finns. Ex telefoni, lokal, IT-stöd, vaktmästeri, ekonomiadm och städning Indirekta utgifter är stödberättigande om stödmottagaren kan: Styrka att de uppkommit i direkt samband med direkta utgifter Styrka att kostnaderna fördelas proportionellt enligt en dokumenterad och skälig metod Styrka genom kopior av bokföringsunderlag Indirekta kostnader, forts Vid ansökan om utbetalning ska faktiska kostnader redovisas och verifieras i varje ansökan om utbetalning eller årsvis Nuteks beräkningsmodell ska användas både för budgetering i ansökan och vid ansökan om utbetalning Indirekta kostnaderna fördelas ut på användare: stödberättigande indirekta kostnader = procentpåslag Lönekostnad hela organisationen procentpåslag x lönekostnader i projektet = indirekta kostnader i kr att bokföra i projektet Offentliga bidrag i annat än pengar Utgör stödberättigande utgifter endast om bidraget består i tillhandahållande av fastigheter, lokaler utrustning, material forskning eller förvärvsarbete. Kostnaden betalas inte av stödmottagaren och är ett bidrag från annan än stödmottagaren. Är både en kostnad och medfinansiering i projektet. Underlag krävs för att verifiera denna typ av bidrag. Om det är fråga om förvärvsarbete görs detta genom tidredovisning. Om det blir ett bortfall av offentliga bidrag jämfört med stödbeslutet innebär det att EU-stödet reduceras. 13

Kostnader som inte är stödberättigande Exempelvis Avgifter för finansiella transaktioner som växlingsavgifter, ränta etc. Individuella pensionskostnader utöver kollektivavtal Förmåner till projektdeltagare Dubbelfinansiering av projekt Representation och ökade levnadskostnader som inte är avdragsgilla enligt Skatteverket Böter, straffavgifter eller rättegångskostnader Utgifter för underleverantörskontrakt om de är: fördyrande utan mervärde kostnaden beräknats som procentuell andel Mervärdesskatt som inte utgör en slutlig kostnad för stödmottagaren Privata bidrag i annat än pengar Kostnader som uppstått före eller efter projektperioden Kostnader som ingått som underlag i annat EU-projekt eller finansierats genom annat offentligt stöd Privata bidrag i annat än pengar Är inte stödberättigande Ingår inte som en kostnad i projektet eller som en medfinansiering Beräkning ska dock göras i samband med ansökan (se ansökningsblanketten) Redovisning ska göras i läges- och slutrapport T ex lokal eller arbetade timmar Projektintäkter Redovisas löpande i projektet Exempelvis anmälningsavgifter, intäkter från uthyrning eller tjänster Reducerar de stödberättigande kostnaderna 14

När ska ansökan om utbetalning göras? Om inte annat anges i beslutet ska ansökan vara Nutek tillhanda Första ansökan - senast sex månader efter projektets beslutade startdatum Därefter fortlöpande senast var sjätte månad Perioderna bör inte löpa över sista december Sista ansökan - om utbetalning av stöd senast tre månader efter det datum som angivits som sista dag för projektperioden i beslutet om stöd Vad som alltid ska bifogas till ansökan om utbetalning Lägesrapport alternativt slutrapport vid projektets slut. Ekonomiska underlag som styrker riktigheten i uppgifterna om stödberättigande kostnader samt intäkter: Bokföringsunderlag; huvudbok och verifikationslista för aktuell period Tidredovisning Avstämningsunderlag (huvudbok till kostnadsslag), se exempel. Intyg om att kostnaderna är betalda Tidredovisning för all personal (Lönespecifikationer vid 1:a ansökan) Beslut om medfinansiering Vid förändringar av avtal, anställningsvillkor, upphandlingspolicy etc. ska ny dokumentation insändas Exempel på avstämningsunderlag Konton enligt EU-bas Personal 7010 10 000 7321 360 7322 140 7331 400 7332 350 7510 3 292 14 542 6540 5 000 Externa tjänster 6550 20 000 25 000 Lokalkostnader 5010 5 000 5 000 Investeringar 1220 50 000 50 000 Övriga kostnader 5210 1 000 5410 4 000 5460 2 000 5510 1 000 5810 5 000 5830 2 000 5910 6 000 5940 2 000 6110 500 6210 800 6250 300 Indirekta kostnader xxxx 0 24 600 Summa stödberättigade kostnader 119 142 15

Underlag till ansökan om utbetalning Verifiering av offentlig och privat medfinansiering i form av kontanter eller bidrag i annat än pengar Hyres-, leasing och underentreprenörsavtal Underlag som visar att leasingavgift ej överstiger marknadsvärdet för tillgången t ex en prisjämförelse Verifiering av indirekta kostnader Revisorsintyg kan begäras i särskilda fall Exempel på hur man kan lägga upp dokumentationen i projektet Strukturfonds Ansökan 1 Ansökan Ansökan om utbetalning 1 projekt om utbetaln nr Stödbeslut (även ev 2 Period Avstämningsunderlag 2 ändringsbeslut) (kostnadssammanställning) Beslut om delegation/behörig att 3 Huvudbok 3 företräda organisationen Medfinansieringsintyg, offentliga 4 Projektintäkter 4 bidrag i annat än pengar Medfinansieringsintyg, nationell 5 Verifikat 5 offentlig finansiering Lönespecifikation 6 Tidredovisning all 6 projektpersonal Friställningsintyg 7 Läges/slutrapport 7 Hyresavtal 8 Kompletteringar 8 Revisorsintyg 9 Beslut om utbetalningar 9 10 10 Förordning om förvaltning av EG:s strukturfonder (SFS 2007:14) 12 Stöd får betalas ut endast om utgifterna faktiskt har betalats av stödmottagaren och är stödberättigande I annat fall skall den förvaltande myndigheten besluta att inte betala ut motsvarande del av stödet NUTEK har ALLTID rätt att begära in ytterligare uppgifter som är nödvändiga för att pröva om utgifterna är stödberättigande. 16

Lägesrapport Rapporten ska kortfattat beskriv hur projektet genomförts under den aktuella perioden med tydlig koppling till: 1. aktivitets- och tidsplan för projektet 2. fastställd budget 3. framkomna resultat 4. indikatorer 5. informations- och publicitetsåtgärder Fastställd mall som ska användas finns. Slutrapport Slutrapport ska bifogas senast vid sista ansökan om utbetalning Information om projektets resultat Vidtagna åtgärder gjorda på grund av avvikelser mellan förväntat och faktiskt resultat Uppföljning av verksamheten i förhållande till de indikatorer som finns angivna i programmet Mall finns på www.nutek.se Rapportering av förändringar Följande förändringar ska snarast rapporteras till Nutek: Namn, adress, plusgiro eller bankgiro Om projektet avbryts eller försenas Behörig företrädare Annan ändring av betydelse 17

Forts. rapportering av förändringar Följande förändringar ska rapporteras & godkännas av Nutek i förväg: Väsentliga förändringar i budget Ändring av finansiering inklusive medfinansiering Ändring av projektets inriktning jämfört med beslutet om stöd Byte av stödmottagare eller projektledning Vid förändringar i samarbetsavtal mellan stödmottagare och samarbetspart Om verksamheten helt eller delvis överlåts eller på annat sätt övergår till annan juridisk eller fysisk person och om projektet omfattas av denna överlåtelse/övergång Om någon annan väsentlig ändring behöver göras Upphävande av beslut och återbetalningsskyldighet Beslutet om stöd får hävas om det har fattats på oriktig, vilseledande eller ofullständig uppgift eller om man brutit mot de villkor som gäller för stödet Återbetalningsskyldighet inom tio år från det beloppet betalades ut Ränta får tas ut på belopp som ska återbetalas Arkivering Originalverifikationer ska sparas hos stödmottagaren till och med den 31 augusti 2020. Till detta tillkommer gällande regler enligt Bokföringslagen. Om inte material finns tillgängligt vid ev. revision kan projektet bli återbetalningsskyldig. Dokumentation som ska sparas utöver den ekonomiska redovisningen är: - Annonser - Deltagarlistor - Hemsidor (skärmdumpar) - Annat som kan verifiera att verksamheten genomförts Om stödmottagarens verksamhet omorganiseras eller ändras ska det framgå av arkiv- och dokumentationsplaner var originalverifikaten återfinns. 18

Uppföljning och revision av projekt Skrivbordsgranskning av alla ansökningar om utbetalning. Kontrollbesök hos alla projekt. Uppföljningsbesök hos projekt enligt urval eller storlek. Revisionsbesök av ESV, EU-kommissionen, Revisionsrätten m fl Följeforskning Erfarenheter av tidigare programperiod Den totala investeringen på 17,8 miljarder kronor satte inte några som helst spår Sveriges regionalekonomiska utveckling på kort sikt. Effektutvärdering av de geografiska målprogrammen inom EG:s strukturfonder enligt ITPS (A2004:009) Projekt som skall upphandla följeforskning Länsstyrelsen i Västernorrland Ramprojekt för regionalt investeringsstöd ALMI Företagspartner i Jämtland AB ALMI Företagspartner i Jämtland AB Mittuniversitetet Mittuniversitetet Mittuniversitetet Mittuniversitetet Mittuniversitetet Mittuniversitetet Mittuniversitetet Sundsvalls kommun Länsstyrelsen i Västernorrland Mitt Sverige Turism Jämtlands läns landsting Länstrafiken i Jämtlands län AB Mittuniversitetet ARENA för ungt entreprenörsskap InnovationsAlliansen en innovationsprocess för regional tillväxt Sport och upplevelseteknologi (Sportstech 1) Turism och upplevelser - behovsmotiverad forskning inom för regionen strategiska kunskapsområden Vintersportcentrum nat/int.nat innovationsnav för kunskapsinriktad idrottsutveckling av Folkhälsa och Elit Skogen som resurs i hållbar samhällsutveckling Skogen som resurs: Extrem pappers- och massaproduktion och uthålligt skogsbruk för regional tillväxt Development om BTL towards small-scale automotive-fuel plants TIC (TeknikInformationsCentrum) Regional kollektivtrafikanläggning i Birsta handelsområde Sundsvall E-länet: Bra företagsklimat Hållbar besöksnäring i Västernorrland 2008-2015 Plattformen för Social Ekonomi i Mellersta Norrland social hållbarhet, tillväxt och stärkt konkurrenskraft inom den sociala ekonomin Björntanden Infrastruktur och Logistik MediaSense 19

Följeforskning Strukturfondernas övergripande mål är att skapa mervärde, additionalitet, i förhållande till det löpande regionala tillväxtarbetet & den löpande arbetsmarknadspolitiken. Ett syfte med strukturfondsprogrammen är att få fram och sprida erfarenheter från nyskapande & innovativa projekt. EU-kommissionen har lyft fram följeforskningsinsatser i stället för traditionell utvärdering, för att understödja erfarenhetsspridning & processtöd under och efter projekttiden. Vägledning ges i NYTTA MED FÖLJEFORSKNING Följeforskning Den viktigaste uppgiften för följeforskningen är att bidra till att projekt & program bättre styr mot sina mål. Följeforskning skall inte bara ge underlag för bättre styrning och strategisk omorientering, utan även kunna publiceras för att skapa offentlig debatt. Följeforskaren förväntas såväl självständigt som i samverkan med Förvaltningsmyndighet, Strukturfondspartnerskap och andra aktörer återföra sina erfarenheter i olika forum. Från halvtidsutvärdering till följeforskning Ongoing evaluation Följeforskning ger processtöd Skapa lärande och återföra kunskap från innovativa och nyskapande moment Värderar måluppfyllelse, del i styrning och förbättringsarbete Sätter in resultatet i ett bredare samhällsperspektiv > 10 miljoner eller ur särskilt intresse 20

Sammanfattningsvis Tänk på projektavgränsningen Läs projektbeslutet, Nuteks föreskrifter & förordningar Rapportera förändringar Avsluta projektaktiviteterna i god tid Dokumentera & arkivera t o m 2020-08-31 Information och blanketter finns på www.nutek.se Tack för uppmärksamheten! Kontaktuppgifter Programkontoret Mellersta Norrland Programchef: Per Grängsjö, 08-681 9547 Administratör: Gertrud Bertilsdotter-Reineke, 08-681 7715 Beredningshandläggare: Granskningshandläggare: Anders Mattsson, 08-681 9136 Anna Göransson, 08-681 9132 Tor Palmqvist, 08-681 9509 Sandra Zakrisson, 08-681 9139 Anna Westerlund, 08-681 7716 Camilla Edblad, 08-681 9510 Besöksadress: Fyrvallavägen 1 Postadress: Box 3015, 831 03 Östersund E-post: förnamn.efternamn@nutek.se www.nutek.se 21