Vad gör sjuksköterskorna med sin tid? Analys av arbetsuppgifter och tidsfördelning

Vad gör sjuksköterskorna med sin tid? Analys av arbetsuppgifter och tidsfördelning

I augusti 2015 genomförde analys- och konsultföretaget Wilke en undersökning för Ascoms räkning för att ge insikt om hur arbetsdagen ser ut på en vanlig dansk sjukhusavdelning. Analysen genomfördes på tre avdelningar på tre danska sjukhus under perioden 13 augusti till 3 september 2015. Nedan presenteras slutsatserna av analysen. Alla personalgrupper på sjukhusen lider av tidspress. För sjuksköterskorna innebär tidspressen att de får mindre tid för patienterna. Men tänk om det går att utveckla relevanta lösningar som kan spara tid och därmed ge mer tid för patienterna? Den frågan har vi försökt besvara genom en analys som innebär att vi genom observationer och intervjuer med sjuksköterskorna beskriver deras vardag i ord och bild. Resultatet är en begriplig och relevant berättelse som är till nytta för alla som arbetar med att förbättra patientupplevelsen på de danska sjukhusen. Morten Schrøder, vd, Wilke Jens Andersen Försäljningschef Morten Schrøder vd 2

Innehåll Bakgrund... Slutsatser... Tid med patienterna... Dokumentation och administration... Samordning... Det är inte stegen som räknas... Störningsmoment... Ytterligare observationer... Sjuksköterskorna... 05 06 08 10 12 14 16 20 22 3

4

Bakgrund Analysen genomfördes som en antropologisk studie med observationsstudier som varade i genomsnitt 7 timmar under ett dagskift samt uppföljande djupintervjuer på 1 timme. 5 sjuksköterskor från 3 hjärtavdelningar följdes under analysens datainsamlingsfas. Hjärtavdelningarna valdes för analysen eftersom de på många sätt är representativa för de övriga medicinska avdelningarna på ett sjukhus, både i storlek, patientflöde, organisatorisk struktur samt användning av medicinteknisk utrustning och patientövervakning. Dessutom är det lätt att jämföra hjärtavdelningar eftersom de normalt har samma typ av patienter, diagnoser, processer, utrustning och personal. De tre avdelningarna hade en likartad struktur, oftast med 2 team som ansvarade för 12 patienter per team och vissa med en extravakt en funktion som fylldes antingen av en sjuksköterska eller undersköterska (sosu-assistent). 5 sjuksköterskor observation 7 timmar samtal 1 timme 5

Slutsatser Det viktigaste målet för en sjuksköterska på en hjärtavdelning är att kunna hjälpa patienterna med lugn, överblick och stor yrkeskompetens. Men undersökningen visar att 21 procent av all tid under en dag, vilket motsvarar 1 timme och 26 minuter används till interaktion med patienterna. 31 procent av dagen (2 timmar) går åt till dokumentation och administration, som är en av de mest tidskrävande arbetsuppgifterna. Om man tittar närmare på vad dokumentation och administration består av visar det sig att en sjuksköterska i genomsnitt ägnar 1 timme och 4 minuter åt att dokumentera i olika system och 51 minuter åt att läsa patientinformation för 5 6 patienter. En viktig orsak till att det går åt så mycket tid till dokumentation och administration är att sjuksköterskorna dagligen utför dubbelarbete eftersom data ska dokumenteras och registreras i flera system. Störningsmoment tar mycket tid. När en sjuksköterska förflyttar sig från A till B blir hon störd ungefär 1/3 av gångerna. De många störningarna gör att arbetsflödet blir mindre effektivt och bidrar till fel och onödig stress. Nedan redovisas de olika slutsatserna mer ingående... 6

13 % 265 minuter PAUS 6 % 133 minuter GÅR OMKRING 7 % 145 minuter DIALOG MED LÄKARE 5 % 103 minuter DISKUSSION Total tidsförbrukning 31 % 643 minuter DOKUMENTATION OCH ADMINISTRATION 0,5 % 10 minuter LARM 1,5 % 34 minuter TELEFONSAMTAL 21 % 431 minuter INTERAKTION MED PATIENTER 10 % 211 minuter SAMORDNING 5 % 110 minuter MEDICINERING Alla diagram i rapporten visar den sammanlagda tidsförbrukningen för alla 5 sjuksköterskorna. 7

Tid med patienterna Sjuksköterskorna tillbringar 21 procent av sin tid tillsammans med patienterna. Men vad består patienttiden av? 16 % 70 minuter ANTIBIOTIKA, INJEKTIONER M.M. 7 % 29 minuter PERSONLIG VÅRD 19 % 80 minuter UTDELNING AV MEDICIN 9 % 39 minuter SAMTAL MED ANHÖRIGA Interaktion med patienterna 12 % 54 minuter INFO OM SJUKDOM 1 % 4 minuter VÄNTETID 2 % 7 minuter LUGNAR 8 26 % 113 minuter ROND 2 % 8 minuter INFO OM HANTERING AV SJUKDOM 6 % 27 minuter INFO OM MEDICIN OCH BIVERKNINGAR

DIREKT PATIENTKONTAKT I genomsnitt använde sjuksköterskorna 2 procent av den samlade patienttiden under en hel arbetsdag till att lugna patienterna, och i undersökningen var det bara en av de 5 sjuksköterskorna som ägnade tid åt det. 2 procent av patienttiden användes till att informera patienterna om hanteringen av deras sjukdom. Även här var det bara en av sjuksköterskorna i undersökningen som hade detta till uppgift under undersökningen. Knappt 6 procent av den samlade patienttiden användes till att informera patienterna om medicin och biverkningar medan dialog med anhöriga närvarande upptog 9 procent av patienttiden. Något mer tid användes till att informera om sjukdomen och den framtida planen 12 procent av den samlade patienttiden. Om jag hade haft mer tid skulle jag ha använt den till att informera patienten om varför han behövde göra undersökningen. Det verkar faktiskt som om han inte vet det. ROND OCH MEDICINUTDELNING Sammanlagt 61 procent av patienttiden går åt till rond, medicinutdelning och patientövervakning: rond 26 procent, medicinutdelning 19 procent, patientövervakning 16 procent. 9

Dokumentation och administration Det som tar mest tid i sjukvårdsarbetet är administrativa uppgifter och dokumentation. Sjuksköterskorna tillbringar 31 procent av sin arbetstid eller 2 timmar och 9 minuter bakom datorskärmen, framför planeringstavlan, i läkemedelsförrådet osv. 1 % 11 minuter MEDICIN, KOLLAR ARBETSSCHEMAT 50 % 320 minuter ALLMÄN DOKUMENTATION Dokumentation och administration 40 % 255 minuter LÄSER PATIENTINFO 9 % 57 minuter TELEMETRI 10

DATAREGISTRERING Mest tid går åt till den allmänna dokumentationen på expeditionen, som står för 50 procent av den samlade administrationstiden. Tidsförbrukningen kan till stor del förklaras av att sjuksköterskorna ska dokumentera och registrera samma uppgifter i flera system. Det gäller bland annat läkemedelsinformation som både ska registreras i EPJ och i det kliniska logistiksystemet, diverse värden (blodtryck, andning, temperatur, vätska osv.) som både ska registreras i samband med allmän dokumentation och i EPJ, patientplaner och svar som ska registreras i EPJ och i det kliniska logistiksystemet. LÄSA PATIENTINFORMATION Sjuksköterskorna ägnar också mycket tid åt att läsa om patienterna. 40 procent av den samlade administrationstiden går åt till det. Sjuksköterskorna använder 2 timmar av varje arbetsdag till att dokumentera och orientera sig i patientdata, vilket innebär att detta är den mest tidskrävande aktiviteten av alla i analysen. Återstående 10 procent av administrationstiden går åt till patientövervakning, medicinutdelning, kontroll av schema, skriva mejl m.m. 11

Samordning Samordning med varandra internt på avdelningen, med läkare och annan sjukvårdspersonal på andra avdelningar och med externa enheter tar också upp mycket av sjuksköterskornas vardag. Samordning är den tredje mest tidskrävande posten i arbetsbokföringen och upptar ungefär 10 procent av den samlade arbetstiden. 10 % 20 minuter BISTÅNDS- BEDÖMNING 23 % 49 minuter FÖRDELNING AV PATIENTER 21 % 44 minuter TAVEL- OCH SAMORDNARMÖTEN Samordning 12 % 25 minuter FÖRBEREDELSE OCH VÄNTETID 11 % 24 minuter KUNSKAPSDELNING 23 % 49 minuter INTERN SAMMANSTÄLLNING FÖR PATIENTER 12

PLANERING OCH INFORMATIONSUTBYTE INTERNT De båda samordningsuppgifter som tar allra mest tid är fördelningen av patienter när sjuksköterskorna kommer på morgonen och den interna genomgången av patienter. Sammanlagt utgör dessa två moment 46 procent av den samlade samordningen. Tavel-/samordningsmöten står för 21 procent medan 11 procent går till kunskapsdelning. Om man samlar dessa fyra områden under ett paraply planering och överlämnande av information får man en bild av snabbt återkommande samordningsuppgifter som tar relativt mycket plats: Sammanlagt fyra femtedelar av tidsåtgången för samordning. Jag hinner sällan allt jag helst skulle vilja, och jag kan få dåligt samvete om jag till exempel inte har hunnit allt under mitt skift och måste lämna över något till nästa skift. EXTERN SAMORDNING TAR MINST TID Förberedelse av patienter och väntetid på vaktmästare utgör 12 procent av samordningsuppgifterna. Samordning med hemvården och möten med biståndsbedömare tar minst tid. 13

Det är inte stegen som räknas En vanlig uppfattning bland både sjuksköterskorna själva och utomstående är att sjuksköterskorna ägnar det mesta av arbetsdagen på språng. Undersökningen visar att den bilden är felaktig. I själva verket ägnar sjuksköterskorna bara omkring 6 procent av den samlade arbetstiden med att gå omkring. Detta beror dock på hur de fysiska ramarna ser ut ju fler enkelrum, desto mer gående. MÅNGA STEG GÄLLER PRAKTISKA ARBETSUPPGIFTER Om man tittar på vad sjuksköterskorna använder sina steg till visar det sig att det primärt är praktiska arbetsuppgifter: Det som det ägnas mest tid åt är att Hämta saker 20 procent av tiden som används för att gå omkring går åt till det. Till samma kategori hör Gå till expeditionen, som kommer på andra plats (16 procent), Praktiska saker (8 procent), Hämta patientuppgifter på datorn eller vårdavdelningen (2 procent). Sammanlagt går hälften av sjuksköterskornas steg åt till praktiska arbetsuppgifter, och de använder ungefär 15 minuter av arbetsdagen bara på att hämta saker och data. ENDAST HÄLFTEN AV ALLA STEG GÅR TILL PATIENTERNA Sjuksköterskorna är givetvis mobila även i förhållande till patienterna, men kanske mindre än man kunde tro. Exempelvis står patientkallelser endast för 2 procent av den tid sjuksköterskorna ägnar åt att gå omkring. 14

16 % 21 minuter TILL EXPEDITION 7 % 9 minuter HÄMTA HJÄLP 2 % 3 minuter HÄMTA PATIENTINFO 5 % 6 minuter TILL SKRIVARE 8 % 11 % 10 minuter PRAKTISKA SAKER Går omkring 15 minuter TILL VÅRDAVDELNING/ROND 6 % 8 minuter PATIENT TILL UNDERSÖKNING 12 % 2 % 3 minuter LARM 12 % 16 minuter MEDICINERING 16 minuter HJÄLPA PATIENT 20 % 26 minuter HÄMTA SAKER 15

Störningsmoment Ett av de största problemen för sjuksköterskor är störningsmomenten. Undersökningen ger en bild av en arbetsmiljö som är präglad av många avbrott antingen i form av telefoner, larm, patientkallelser eller kollegor som avbryter mitt i arbetet. I natt vaknade jag av ljudet av ett larm och var helt uppstressad. Allmänna observationer under undersökningen visar att en sjuksköterska under en normal dag hanterar: 10-30 larm- och patientkallelser 3-7 utgående telefonsamtal 5-11 inkommande telefonsamtal 16

En störning kan kosta upp till 15 minuter innan sjuksköterskan mentalt har återvänt till den arbetsuppgift hen fick släppa. Trots att sjuksköterskorna inte rör sig så mycket som man hade kunnat förvänta sig visar undersökningen att de blir störda en tredjedel av alla gånger de förflyttar sig från A till B. Det kommer ett larm, sedan en patientkallelse, sedan behövs det assistans. Det blir många avbrott. 17

3 % 1 minut SAMTAL INOM AVDELNINGEN 6 % 2 minuter TAXI 15 % 5 minuter ANDRA AVDELNINGAR 16 % 5,5 minuter EXTERNA SJUKHUS 10 % 3,5 minuter ANHÖRIGA Telefon 32 % 11 minuter SAMORDNING PÅ AVDELNINGEN 18 % 6 minuter SAMORDNARE PÅ AVDELNINGEN 18

KORTA TELEFONSAMTAL STÖR Något av det som sjuksköterskorna upplever som mest störande är ringande telefoner. Sammanlagt ägnar de knappt 2 procent av arbetstiden åt telefonsamtal. Det låter kanske inte så mycket, men tillsammans med konsekvenserna av avbrotten upplever sjuksköterskorna att det har stor betydelse för arbetsflödet. Ineffektivitet, onödig stress och risk för fel är parametrar som ökar i takt med omfattningen av störningar och avbrott. DET ÄR SJUKSKÖTERSKORNA SJÄLVA SOM RINGER De som oftast ligger bakom de ringande telefonerna är sjuksköterskorna själva. 32 procent av uppringningarna gäller inbördes samordning på avdelningen. Till det kommer uppringningar från avdelningssamordnaren, som utgör 18 procent. Samordning med andra avdelningar står för 15 procent av uppringningarna. Sammanlagt kommer 50 procent av alla uppringningar och därmed störningar från den egna avdelningen. ÄVEN ANHÖRIGA RINGER Det är inte så länge sedan man som anhörig måste vara på plats personligen för att få tala med en sjuksköterska eller var hänvisad till att tala med en avdelningssjuksköterska på telefon. I dag kan man ringa upp och få tala med patientens kontaktsjuksköterska. Det är en förbättring av servicenivån men kan vara ett störande moment i sjuksköterskornas vardag. Andra områden där telefonen används en del är för extern samordning med andra sjukhus och för att beställa taxi. 19

Ytterligare observationer Medan undersökningen genomfördes gjordes ett antal ytterligare observationer. Det visar sig bland annat att: Ju bättre sjuksköterskorna känner en patient, desto mindre tid ägnar de åt förberedelse och administration kring patienten. Det finns skillnader mellan processer och organisation på avdelningarna som påverkar tidsåtgången. Vissa avdelningar fördelar till exempel patienterna mycket snabbt, andra långsammare eftersom alla deltar i genomgången av alla patienter, även dem de inte har ansvar för. Vissa sjuksköterskor går med på ronden, andra inte. Vissa har annan personal anställd för patienternas personliga vård, andra inte. Varje sjuksköterska får många patientkallelser som de inte gör något åt eftersom alla kallelser går till alla, även de som inte är berörda. Expeditionen är ofta det ställe där sjuksköterskorna sitter och väntar, till exempel inför ronden. Det finns ett stort informations- och dokumentationsbehov vid patientsängen men det är inte många verktyg som stödjer det. Telefonuppringningarna kommer ofiltrerat och har varierande viktighetsnivå. 20

21

Sjuksköterskorna Undersökningen visar att det finns en brist på överensstämmelse mellan sjuksköterskornas förväntningar på omvårdnadsarbetet och verkligheten på sjukhusavdelningarna. Överblick, empati och yrkeskompetens är nyckelord för sjuksköterskorna, men de upplever att de har för lite tid för patienterna, att det är en djungel att hitta i systemen och att de inte kan utföra sitt arbete ordentligt. När man frågor sjuksköterskorna hur mycket tid de själva anser att de tillbringar med patienterna svarar de mellan 5 och 20 procent. De har alltså uppfattningen att ha mindre tid än de i praktiken har enligt analysen, som visar att den genomsnittliga patienttiden är 21 procent. FÖRVÄNTNINGAR OCH VERKLIGHET Sjuksköterskorna på alla avdelningarna framhåller följande önskemål för sitt arbete: Att ha mer tid att fördjupa sig i den enskilda patienten och att sörja för att patienten och de anhöriga känner sig väl behandlade. Att arbetet flyter och att det inte är långa väntetider på läkaren och alltför många störande telefonsamtal. Att ha överblick, lugn och stabilitet nog för att kunna utföra sitt arbete ordentligt. Att ha arbetsuppgifterna under kontroll. Det ovanstående står i kontrast med de arbetsförhållanden som undersökningen avslöjar. Bland sjuksköterskorna i undersökningen kommer detta till uttryck i uttalanden som visar både frustration och resignation. 22

Det värsta är att inte kunna utföra sitt arbete ordentligt, både för min egen del och även för patienten. Med tiden skapar man ett filter för att överleva i den här världen. Jag är tvungen att säga att det kommer en kollega som tar över. Så det är OK att jag inte hinner allt. Vi är tvungna att sänka servicenivån. Vi gör det bästa vi kan, även om det inte är tillräckligt bra, och så får man se hur länge man står ut med det. Det är inte alltid jag har tid att följa patienterna, och det betyder alltså att vissa patienter skrivs ut utan att ha fått någon vägledning om vad de ska göra om de får ont senare. Det sker många fel, och vi registrerar dem som oförutsedda händelser. 23

ÅTGÄRDER SOM KAN UNDERLÄTTA SJUKSKÖTERSKORNAS VARDAG Ingen av sjuksköterskorna förväntar sig att få mer tid, men tiden skulle kunna utnyttjas bättre, så att stressen och de negativa konsekvenserna blir mindre. Det gäller allt från konkreta fel, som att medicinen inte ges på rätt tid och att hjärtmätaren inte läses av korrekt, till att patienterna verkligen är smärtlindrade och orienterade om sin medicinering och vad som ska hända dem härnäst. Det område där sjuksköterskorna ser störst förbättringspotential är tillgängligheten till patientuppgifter. När de tillfrågas om vad de anser att det är störst behov av i behandlingssituationen pekar de på tillgången till patientuppgifter vid patientsängen. Det vill säga möjlighet att se medicinlistor, blodprovssvar och basala patientvärden som blodtryck, puls, temperatur, syremättnad, vikt, längd och kostregistrering i realtid uppgifter som man i dag bara har tillgång till på datorerna på expeditionen. Sjuksköterskorna menar att mobilitet innebär att även patientdata är mobila och följer med sjuksköterskan, antingen i form av en dator eller pekskärm på vårdavdelningarna eller på en mobiltelefon som sjuksköterskan bär med sig. Utöver att ha tillgång till patientdata när och där det behövs ser sjuksköterskorna också en möjlighet till effektivisering genom att kunna uppdatera patientuppgifter direkt. Att vara tvungen att skriva ner mätningarna på papper på vårdavdelningen och gå tillbaka till expeditionen och skriva in värdena igen i flera system upplevs som onödigt tidskrävande. Mer samlade system, gemensam inloggning och mobil åtkomst skulle stödja den mobila vardagen och frigöra mer tid till omvårdnadsarbetet. 24

25

26