Till Samtliga nämnder/förvaltningar Anvisningar för sammanställd internbudget 2017 Inledning Budgeten för 2017 behandlades i ksau den 15 juni. Inga förändringar har gjorts i förslaget som nu går vidare till kommunstyrelsen den 10 augusti och kommunfullmäktige den 23 augusti. Blir det förändringar i förslaget kommer ekonomikontoret att informera om detta snarast efter beslut. Förslag till KF budget finns tillgängligt på medarbetarportalen under Ekonomi/Budget/Budgetberedning. Liksom tidigare kommer två budgetdokument att tas fram för budget 2017: Kommunfullmäktiges budget, som i stort sett redan är färdig, och kommer beslutas av fullmäktige 23 augusti. Kommunfullmäktiges budget innehåller fullmäktigemål inom tre olika perspektiv; Medborgare, Ekonomi och Medarbetare. Budgeten är fördelad på ramområden för respektive nämnd. Omfördelning mellan ramområden får göras av nämnden men ändringen skall meddelas kommunfullmäktige. Sammanställd internbudget, som dessa anvisningar gäller, innebär att varje nämnd tar fram mätbara nämndsmål fördelat på verksamhetsområden med uppdelning av den ekonomiska ramen. Internbudgeten delges kommunstyrelsen och fullmäktige i januari/februari som ett informationsärende. Sammanställd internbudget (per verksamhet) Nämnder/styrelse fördelar sitt uppdrag genom att bryta ner fullmäktigemål till mätbara nämndsmål och fördela rambudgeten på de verksamhetsområden som definieras inom respektive nämnd. Uppdraget består av följande huvudaktiviteter: ta fram förslag till mätbara nämndsmål inom respektive nämnd. Innan målen fastställs i nämnd eller KS ska de behandlas vid dialogmöten (under september) mellan kommunledning/ks och respektive nämnd/förvaltning. Syftet är att stämma av nämndsmålen mot fullmäktigemålen och att gemensamt bedöma målens tydlighet, mätbarhet och genomförbarhet. För att dialogmötena ska kunna genomföras måste förslag till nämndsmål vara klart senast den 5 september. Nämndsmål behöver inte varje år tas fram för samtliga fullmäktigemål. Olika fokuseringar och prioriteringar kan göras för enskilt budgetår. För vissa av fullmäktigemålen fastställer KF gemensamma nämndsmål (se nedan). 1(7)
för varje verksamhetsområde redovisa Ansvarsområde, Förändringar och framtid samt fördelning av budget enligt befintliga tabeller i respektive nämnds rapport i Stratsys. (klart 2016-11-15) samverka internbudgeten på verksamhetsnivå med facken innan beslut fattas i respektive nämnd (fördelning till nivåer under verksamhetsområde behöver inte behandlas politiskt). Kopia på beslutsprotokoll från respektive nämnd skickas till Ingela Reimer, ekonomikontoret (klart 2016-11-15) registrera budgeten i ekonomisystemet på kontonivå per verksamhet, område och enhet (klart 2016-11-15) Gemensamma nämndsmål För 2017 kommer ett antal gemensamma nämndsmål att gälla. Dessa uttrycker prioriterade fokus- och utvecklingsområden, under året eller på längre sikt. Nedanstående förslag till gemensamma nämndsmål har tagits fram inom kommunledningen. De kommer att beredas av KS och fastställas av kommunfullmäktige i samband med beslut om budget 2017. Fullmäktigemål Kommunen ska bidra till förbättrad folkhälsa och livskvalitet för invånarna. Gemensamma nämndsmål Vi ska driva och samordna genomförandet av aktiviteter enligt kommunens folkhälsoplan. Kommunen ska bidra till en långsiktigt hållbar utveckling, ekologiskt, socialt och ekonomiskt. Vi ska driva och samordna genomförandet av aktiviteter enligt kommunens miljöprogram. Vi ska se barns och ungdomars behov och genom förebyggande arbete och tidiga insatser i samverkan skapa förutsättningar för en positiv utveckling och ett tryggt liv. Resultaten i grundskolan ska förbättras. Medborgarnas upplevda trygghet ska öka. Klippans kommun ska arbeta för ökad mångfald och jämlikhet. Kommunens verksamheter ska kännetecknas av god ekonomisk hushållning och förmåga till anpassning och omprövning. Personalsammansättningen avseende utländsk bakgrund/ svensk bakgrund bör spegla befolkningssammansättningen. Kommunen ska verka för att jämna ut könsfördelningen i alla verksamheter och på alla nivåer. Budgeten skall hållas och vid befarad avvikelse skall åtgärder vidtas. 2(7)
Förvaltningsplan (klart 2016-12-30) Förvaltningscheferna ska varje år upprätta en förvaltningsplan med verksamhetsmål och/eller aktiviteter. Dessa används för styrning av produktion och verksamhetsutveckling mot de fastställda nämndsmålen och andra prioriterade områden samt för uppföljning av resultat och kvalitet. Förvaltningsplanen fastställs av förvaltningschefen och delges den politiska nivån för kännedom och fungerar som ett kontrakt mellan förvaltningschefen och kommundirektören. Personalbudget Varje nämnd ansvarar för att ta fram sin personalbudget, som är ett underlag (specifikation) till nämndens budgeterade personalkostnader. Personalbudgeten skall alltså visa alla personer, med tjänstgöringsgrad och lönekostnad, som genererar den budgeterade personalkostnaden. En tom mall finns på K/Gemensam/Budget/Budget 2017/Personalbudget-mall2017.xls. Alla verksamheter (utom 0-enheterna) lägger en personalbudget som motsvarar 2016 års lönenivå. Alla fack utom kommunal finns med i ramarna 2017. Löneökningsbudgeten för kommunal kommer läggas ut i september när fördelningen är klar för 2016. Anslag för löneökningar 2017 ligger centralt budgeterat på finansförvaltningen och läggs ut på nämnderna i budgeten när avtalen är klara. 0-enheterna lägger en personalbudget som motsvarar 2017 års lönenivå. Det preliminära PO-påslaget (sociala avgifter) för 2017 är 38,33 % (2016: 38,33 %). PO-pålägget skall fördelas på konto enligt följande: Konto: 5611 Motpart: 00 31,50 % Konto: 5621 Motpart: 13 6,83 % Total PO 38,33 % OH-kostnader (overheadkostnader) OH-kostnaderna finns endast kvar för 0-enheterna; Kost och lokalvård, fastighetsavdelning, VA samt gymnasieskola produktion (inkl YH). har gjort nya beräkningar för 2017. Se underlag på medarbetarportalen under Ekonomi/Budget/Internbudget/Anvisningar. När internbudgeten görs för 0-enheterna är det viktigt att de nya framräknade kostnaderna läggs in på rätt konto för OH-kostnader. Vid frågor kring OH-kostnaderna kontakta Ingela Reimer. 3(7)
Avstämning av interna köp/sälj (utöver OH) (Klart 2016-08-31) Interna kostnader och intäkter måste vara avstämda i internbudgeten. Samma belopp (OBS! i hela tkr) skall vara budgeterat av säljare respektive köpare med rätt motpart som tydligt visar vilken förvaltning som är den andre parten. De enheter som säljer tjänster internt, fastighetsavdelningen (hyror m m), IT-enheten (service för utbildningsdatorer) och kost och lokalvård, lämnar ut budgetunderlag redan nu i juni på 2017 års priser till respektive köpare. Det är även viktigt att underlagen finns tillgängliga på medarbetarportalen under Ekonomi/Budget/internbudget. Köparen skall ta kontakt med säljaren och bekräfta förslaget alternativt komma överens med säljaren om ett annat belopp. Inga ändringar får ske i budgetunderlaget utan att köpare och säljare är helt överens. Inga ändringar får ske mellan förvaltningarna efter 31 augusti! I början av september kommer interna poster att stämmas av mellan ekonomerna så att inga oklarheter kvarstår. Stämmer inte beloppen överens mellan köpare respektive säljare kommer ekonomikontoret att avgöra vad som skall gälla. Kapitalkostnader Internräntan 2017 är 2,4%, samma som för 2016. För er som saknar underlag över kapitalkostnadsberäkningen, kontakta Linda Anderholm, tel 28136. Kom ihåg att internräntan skall budgeteras med motpart 13. Leasingkostnader Underlag över avskrivningsbelopp samt ränta för leasingobjekt har skickats ut till förvaltningarna av Marina Bilic. Periodiseringar Det är viktigt för budgetuppföljningen att rätt periodiseringsnycklar läggs in. Kontrollera därför att de periodiseringsnycklar som använts tidigare överensstämmer med förväntad bokföring. Periodisera gärna fler verksamheter. Om nya periodiseringsnycklar behövs, kontakta Ingela Reimer, Linda Anderholm eller Wieslawa Broström på ekonomikontoret. Var noga med att dokumentera vad som periodiserats. Det är också viktigt att den person som sköter fakturorna vet att budgeten periodiserats så att fakturan bokförs rätt. 4(7)
Inrapportering av budget (siffermaterialet) i budgetmodulen (klart 2016-11-15) Inrapporteringen av budgeten skall göras i Raindanceportalen under fliken Budget och Prognos. Vid problem/frågor kring behörighet till budgetmodulen kan kontakt tas med Ingela Reimer eller Wieslawa Broström. De personer som behöver lära sig registrera i systemet eller känner att de behöver repetera kan kontakta sin förvaltnings-/kontaktekonom eller Ingela Reimer för genomgång. Viktigt att komma ihåg vid inregistrering i budgetmodulen: Obligatoriska koddelar är: konto, ansvar, motpart och verksamhet samt projekt >500 vid investering. OH-kostnader, som fr o m 2015 endast berör 0-enheterna, skall läggas in enligt särskilt framräknat underlag. (se medarbetarportalen under Ekonomi/Budget/Internbudget) Interna poster budgeteras enligt överenskommelse mellan köpare och säljare. Motpart är obligatoriskt och följande gäller: - Intern ränta: mp 13 - Kalkyl.kompl.pension (KP): mp 13 (konto 5621) - Övriga interna poster: resp motpartskod - Externa poster: mp 00 Motpart 19 får endast användas vid OH-kostnader. Låsning av budgetmodulen Budgetmodulen låses 2016-11-16 för alla utom behöriga på ekonomikontoret. Därefter går det inte längre att registrera, men möjlighet finns att gå in och titta samt göra utskrifter. Registrering av mål samt text per verksamhetsområde (klart 2016-11-15) Mätbara nämndsmål skall vara registrerade i Stratsys senast 2016-11-15 i fliken planering 2017. Fullmäktigemålen med indikatorer samt gemensamma nämndsmål kommer läggas in av Anders Ebbesson/Anna Ilirzon på kommunledningen. Då kommer även vissa förändringar i styrmodellen läggas in i Stratsys. Därefter kan registrering göras av respektive förvaltning. Särskild information kommer. I internbudgetrapporten i Stratsys ska texten under rubrikerna Ansvarsområde samt Förändringar och framtid läggas in liksom tabellerna med budgetfördelningen. Internbudgetdokumentet kommer skapas direkt från Stratsys. Respektive förvaltning kan ta ut sin egen rapport och använda det som underlag sin nämnd när beslut om internbudget ska tas. Registrering av verksamhetsmål/mått samt aktiviteter (klart 2016-12-30) De verksamhetsmål med mått och aktiviteter som är fastställda i förvaltningsplanen ska registreras in av respektive förvaltning i Stratsys innan årsskiftet. Åtgärder för ökad tillgänglighet och delaktighet Enligt antagen plan för tillgänglighet och delaktighet (f d handikapplan) skall åtgärder enligt planen arbetas in i nämndens budget. Vi vill härmed påminna om planen och dess innehåll inför ert arbete med internbudget 2017. 5(7)
Beslut om internbudget i respektive nämnd (klart 2016-11-15) Internbudgeten ska beslutas i respektive nämnd senast 15 november. Kopia på beslutsprotokoll ska skickas till Ingela Reimer på ekonomikontoret. Internbudgeten (internbudgetdokumentet) går upp som ett informationsärende i kommunstyrelse och kommunfullmäktige i januari/februari. Internkontrollplan (klart 2016-11-15) Varje nämnd skall lämna in sin internkontrollplan för 2017 senast 15 november. Observera att kontrollplanen inte enbart behöver innehålla ekonomisk kontroll! De färdiga kontrollplanerna, som skall vara beslutade i resp nämnd/styrelse, läggs på K/Gemensam/Budget/Budget 2017/Intern kontroll. Beslutsattestanter (klart 2016-11-15) Samtliga nämnder/styrelser skall senast 15 november fatta beslut om beslutsattestanter och ersättare för 2017. behöver tid för att lägga in alla beslutsattestanter och ersättare i Raindanceportalen innan 1 januari 2017. Beslutsattesträtten knyts till ansvarsbegreppet. I undantagsfall kan det finnas anledning att delegera attesträtten ytterligare och då måste ansvarskoden kompletteras med verksamhets-, aktivitets-, objekts-, eller projektkod. Ersättare måste alltid finnas. Vikarie blir inte automatiskt attestansvarig. Beslutsattest och ersättare skall finnas så nära verksamheten som möjligt för att undvika förseningar av fakturaflödet. För att registrering/attest i ekonomisystemet skall vara möjlig måste beslutsprotokollen efter justering skickas till Wieslawa Broström,. Vid förändringar av beslutsattesterna under löpande år måste nytt beslut tas och protokollet skickas till ekonomikontoret. 6(7)
Tidplan för inlämning av internbudget m m till ekonomikontoret Följande skall vara klart senast 2016-08-31: Överenskomna belopp vad gäller interna köp och sälj mellan nämnderna. Följande skall vara klart senast 2016-11-15: Nämndsmål med mått per verksamhetsområde i Stratsys Fördelning av nämndens totala budget mellan verksamhetsområdena samt ansvarsområde och förändringar och framtid i respektive nämnds mall i Stratsys. Budgeten inrapporterad i ekonomisystemet. Internbudgeten samverkad med facken samt politiskt beslutad i respektive nämnd. Protokollsutdrag från nämnd/styrelse skickas till Ingela Reimer, ekonomikontoret Beslutsattestanter och ersättare för 2017, protokollsutdrag skickas till Wieslawa Broström, ekonomikontoret. Beslutad internkontrollplan (sparas på K/Gemensam/Budget/Budget 2017/Intern kontroll) Följande skall vara klart senast 2016-12-30: Förvaltningsplan med verksamhetsmål och/eller aktiviteter ska vara inregistrerat i Stratsys. Dessa anvisningar samt KF budgetförslag 2017 finns på medarbetarportalen under Ekonomi/budget/internbudget/anvisningar respektive Ekonomi/budget/budgetberedning. Upplysningar Ytterligare upplysningar om budgetarbetet lämnas av respektive förvaltnings- /kontaktekonom samt Ingela Reimer, tel 28257. Särskilda frågor kring mål och mått besvaras av Anders Ebbesson, tel 28132 samt Anna Ilirzon tel 28689. Särskilda frågor kring investeringsbudget och kapitalkostnader besvaras av Linda Anderholm, tel 28136. Jan Tingecz Ekonomichef Ingela Reimer Ekonom 7(7)