Handhavandeguide: Handlägga examensbevis Innevarande version vid senaste uppdatering:1.15.0 Mer information om Ladok Mer utbildningsmaterial hittar du på Ladok.se: Aktuellt utbildningsmaterial Systemdokumentationen och dess funktionsbeskrivningar beskriver systemet som helhet: Systemdokumentation för Ladok (inloggning krävs) 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 0
Versionshantering Versioner av lathunden och systemet Varannan vecka uppdateras systemet med ny funktionalitet. I systemets sidfot hittar du systemets versionsnummer. Utbildningsmaterialet uppdateras vid behov, dvs. när Ladok uppdateras med nya komplexa funktioner. I lathundens sidfot anges datum och version. Om du ser att lathunden har ett versionsnummer som är lägre än det som står på sidfoten t ex version 0.98.0 i guiden men version 1.6.0 i systemet, då bör du hämta ett nytt dokument på ladok.se om det finns. Nedan finns de uppdateringar som gjorts av lathunden listat: Version Kommentar Uppdaterad av Datum 1.15.0 Lathund publicerad på ladok.se Klara N, Anna ST, Elisabeth L 2018-11-07 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 1
Innehållsförteckning Syfte Guiden beskriver hur bevisärenden för examensbevis skapas och hanteras. Funktionaliteten är densamma för examensbevis på grund och avancerad nivå som för forskarnivå. För att kunna skapa examensbevis behöver mallar och kataloginformation läggas upp i systemet, läs mer om det i lathund: bevisförberedelser. Lathunden förutsätter att användaren har en grundläggande förståelse för navigering och begrepp i Ladok (se ladok.se Grunderna i Ladok) samt kännedom om examenshantering på det egna lärosätet. Avsnitt Sida Kommentar Översikt 4 Skapa och tilldela bevisärende Studenten ansöker i Ladok 6-7 Studenten ansöker utanför Ladok 8 Handlägga bevisärende Bilagor 12 Kurslistan 13-14 Dispositionslista 15-16 Fotnoter 17 Bevistexter 18 Utfärda examensbevis Beslut fattas i Ladok 20 Beslut fattas utanför Ladok 21 Avsluta bevisärende 22 Dokumentera gemensam examen 24-25 Ändringa i utfärdad examen 27 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 2
Översikt 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 3
Flödesbeskrivning: från ansökan till utfärdat examensbevis Ansökan Studenter kan ansöka om bevis: i studentgränssnittet Bevisärende skapas Ett bevisärende skapas när studenten skickar in sin ansökan. Utifrån beviskombination väljer studenten bevisbenämning, samt ev. precisering. Ärendet tilldelas handläggare En administratör öppnar det inkomna ärendet och tilldelar sig eller någon annan det. Beviset handläggs Den administratör som tilldelats ärendet handlägger det. Hantera kurslista Hantera dispositionslista Beviset utfärdas Beslut om utfärdande kan fattas i Ladok eller utanför. Hantera fotnoter Hantera bevistexter eller utanför systemet, (ex. med en pappersblankett). Bevisärende skapas och tilldelas En administratör skapar ett bevisärende utifrån den ansökan som inkommit. Utifrån beviskombination väljs bevisbenämning samt ev. precisering. Koppla till ev. kurspaketering Hen kan tilldelar sig själv eller någon annan. Beviskombinationer som skapats i bevisinformation används för att skapa bevisärendet. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 4
Skapa och tilldela bevisärende 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 5
Alternativ A: Studenten ansöker i studentgränssnittet Studenten kan inkomma med en examensansökan via studentgränssnittet (notera att denna funktionalitet kan stängas av lokalt på lärosätet). Bara de beviskombinationer som markerats som Tillgängliga i studentansökan är valbara för studenten. När studenten skickar in ansökan skapas ett bevisärende som behöver hanteras av en handläggare. Studenten kan se status för bevisärendet i studentgränssnittet och vem som är handläggare (dvs. tilldelad ärendet). Inkomna studentärenden Bevisärendet kommer in under: Studiedokumentation Avancerat Studentärenden Sök efter nya ärenden genom att söka på ärendetyp: Bevisärende och ärendestatus: Inkommet. De inkomna ansökningarna listas nu tillsammans med information om ex. student och vilken bevisbenämning det gäller. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 6
Alternativ A: Studenten ansöker i studentgränssnittet (forts.) Tilldela Innan ärendet tilldelas en handläggare kan du: göra noteringar, ändra val av bevisbenämning och avsluta ärendet. För att behandla ärendet behöver du tilldela ärendet till en handläggare. Du kan markera ärendet i listan och klicka på tilldela, välj sedan om du vill tilldela dig själv eller någon annan. När ärendet är tilldelat ändras status till Tilldelat, det kan då inte ändras tillbaka till status Inkommet. Det är även möjligt att tilldela ärendet genom att gå in på det. Ärendekorgar Om ärendekorgar används vid lärosätet kan inkomna ärenden läggas i en ärendekorg, där användare kan se och tilldela sig ärenden. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 7
Alternativ B: Studenten ansöker utanför Ladok Inkommer studenten med en ansökan om examensbevis utanför Ladok, exempelvis med en pappersblankett, behöver administratören skapa bevisärendet i administratörsgränssnittet. Ärendet skapas under: Studiedokumentation *sök fram student* flik: Ärenden/Beslut välj: Nytt ärende. Datum och tilldela Datum är en obligatorisk uppgift, det avser det datum ansökan inkom. Du kan tilldela ärendet till dig själv eller en handläggare redan nu, eller välja att göra det senare när ärendet är skapat. Beviskombination och ev. precisering Nästa steg är att välja bevisbenämning för beviset. Det gör du genom att välja en beviskombination. En beviskombinationen styr vilka bevisbenämningar som kan kombineras med vilka preciseringar. Välj ev. preciseringar och bekräfta. Nu har bevisärendet skapats. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 8
Startsidan Den som är tilldelad ett ärende får en länk till ärendet på sin startsida under rubriken Mina pågående ärenden. Under Ärendetyp ser du vad det är för typ av ärende (Bevisärende, tillgodoräknande, m.m.) Om du tilldelar en annan användare ärendet för att behandla eller utfärda beviset ser hen alltså detta på startsidan. Ingen notifikation skickas från Ladok till den användare som tilldelas ärendet. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 9
Handlägga bevisärende 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 10
Detta ser du i vyn för att hantera ärendet Behöver du gå tillbaka till översikten av studentens ärenden? Klicka här (håll in Ctrl och klicka för att öppna i en ny flik) Här ser du ärendenummer, ärendetyp, datum som ansökan inkom, handläggaren för ärendet och ärendestatus. Om beviset är baserat på en kurspaketering (t.ex. program eller ämne på forskarnivå) bör beviset kopplas till detta för att få bättre uppföljningsrapporter. Du kan tilldela ärendet här. Du behöver vara tilldelad ärendet för att behandla det. Du kan ändra bevisbenämning här, du kommer då få välja beviskombination och ev. precisering igen. Detta är den valda bevisbenämningen I bevisunderlag hanteras underlaget för beviset mer om detta på följande sidor I bilagor hanteras ev. bilagor som lagts in i bevisärendet mer om detta på följande sida. Noteringar innehåller dels automatiskt genererade poster (t.ex. ärende tilldelat) och dels kommentarer som gjorts i bevisärendet. Kommentarerna kan komma från studenten vid ansökan eller ha lagts in av handläggare. Tidpunkt och vilken användare som skapade noteringen visas. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 11
Hantera bilagor Under Bilagor ser du vilka bilagor som lags in för ärendet och kan lägga till ytterligare bilagor. Bilagor som lagts in Du ser vem som lagt in bilagan och när. Genom att klicka på PDF-symbolen laddar du ner bilagan till din dator. Ladda upp ny bilaga Bilagor kan läggas in i bevisärendet av administratören som handlägger ärendet*. Du kan välja flera filer och ladda upp dem samtidigt Du kan endast lägga in PDF-filer Största filstorlek är 20 mb per fil * Kommande funktionalitet i systemet kommer möjliggöra att studenter kan ladda upp filer när hen gör sin ansökan i studentgränssnittet. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 12
Hantera kurslistan Under bevisunderlag och sedan Visa: kurslista väljer du kurser eller motsvarande som ska ingå i examen genom att bocka för dem i listan. Har studenten ansökt via studentgränssnittet är kurserna som studenten valt att ska ingå i examen ibockade och markerade med en stjärna. Examensbevis kan innehålla följande: Kurser. Avslutade kurser på det egna lärosätet eller andra svenska lärosäten som är inne i nya Ladok. Den nationella bevistypen som ligger till grund för bevisbenämningen styr vilka utbildningstyper som kan ingå. Andra resultat*. Exempelvis resultat från andra svenska lärosäten som inte är inne i nya Ladok, eller kurser från eget lärosäte som inte finns i Ladok. ** Andra meriter*. Exempelvis resultat från utländskt lärosäte eller arbetslivserfarenhet. Tillgodoräknas eller ingår utan att först tillgodoräknas***. Tillgodoräknanden. Möjligt att antigen visa mål eller grund för tillgodoräknandet i det utfärdade beviset, se sida 14. Tänk på att ett tillgodoräknande inte kan delas upp i flera delar. Om flera kurser har tillgodoräknats i ett och samma ärende kommer hela tillgodoräknandet tas med i examen. * Studenter kan inte välja andra meriter eller andra resultat i sin ansökan. Om detta ska ingå kan de skriva det som ett meddelande i ansökan. ** Vissa lärosäten kan ha fått sina forskarkurser inkonverterade som andra resultat istället för som kurser. *** För att andra meriter ska kunna ingå utan att först tillgodoräknas behöver följande göras: gå till studentuppgifter andra meriter i raden för meriten: välj kan ingå i examen. **** För att få information om hela tillgodoräknandet i beviset behöver en manuell fotnot göras. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 13
Hantera kurslistan (forts.) Behöver du se en översikt över studentens resultat och deltagande på kurser kan du öppna studentöversikten i en annan flik genom att hålla inne ctrl-tangenten och klicka på Översikt. Klicka på i raden för en kurs för att öppna den och se information om resultat på moduler och ev. titel som rapporterats in. Genom att klicka på i menyraden för kurslistan öppnar du samtliga kursrader på en gång. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 14
Hantera dispositionslista Under bevisunderlag och sedan Visa: dispositionslista hanterar du hur kurslistan disponeras i dokumentet. Flytta innehållet Klicka och dra en kurs för att flytta den i listan. Genom att hålla inne Ctrl och klicka kan du markera flera kurser och flytta dem tillsammans. Markera en eller flera kurser och klicka på Flytta till för att flytta in kurserna under en rubrik. Hantera visning av tillgodoräknande Default för ett tillgodoräknande är att grunden för tillgodoräknandet visas. Du kan välja att visa målet för tillgodoräknande istället (klicka på Visa mål ). Hantera rubriker Lägg till rubriker i listan för att dela in den, ex. Obligatoriska kurser och Fördjupningskurser eller Tillgodoräknade kurser 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 15
Hantera dispositionslista (forts.) Examensarbete, Avhandling m.m. Finns en uppsats eller en avhandling med i kurslistan läggs rubriken Examenstitel i in dispositionslistan automatiskt. Det går inte att redigera rubriken. Vill du ändra rubriken behöver du ta bort den och sedan lägga till en ny rubrik som du döper till det du vill, ex. Avhandlingstitel. Hantera visning av uppsatstitel Finns en uppsats eller en avhandling med i kurslistan läggs titeln som har rapporterats in i dispositionslistan. Du kan att ta bort titeln genom att klicka på krysset till höger om titeln. Om du har tagit bort titeln men vill lägga in den igen: gå till kurslistan, avmarkera kursen i listan och markera kursen igen. Nu är titeln med i dispositionslistan igen. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 16
Hantera fotnoter Under Bevisunderlag och sedan Visa: fotnotsvy lägger du in och hanterar fotnoter i examensbeviset. Fotnoter skapade av Ladok Ladok skapar ett antal fotnoter, ex. betygsskala, för kurser som tas med i beviset. Dessa kan inte ändras eller tas bort. Skapa ny fotnot 1. Skriv en text på svenska och engelska, 2. Kryssa för vilka kurser/ motsvarande som fotnoten ska placeras på 3. Spara Kurser lästa vid Acadia University tillgodoräknas som valbar termin, 30 hp Courses at Acadia University is credited as elective sem credits. Redigera fotnoter Du kan bara redigera fotnoter som lagts in manuellt. 1. Klicka på det fotnots-id som du ska redigera. 2. Ändra texten, eller kryssa för andra kurser som fotnoten ska läggas på. 3. Spara. Fotnoten är nu ändrad. Ta bort Du kan bara ta bort fotnoter som du själv lagt in 1. Klicka på det fotnots-id som du vill ta bort. 2. Avmarkera kursen/kurserna i listan 3. Spara. Fotnoten är nu borttagen En fotnot tas alltså bort när den inte längre är kopplad till en kurs/motsvarande. Fotnoter som lagts in manuellt är listade som blå länkar i kolumnen för fotnots-id 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 17
Hantera texter Under Bevisunderlag och sedan Hantera texter kan du hantera den text som läggs in på examensbeviset. Platshållare Det finns ett antal platshållare på beviset som du kan lägga in text i. Klicka på den platshållare i listan som du vill lägga in text för, skriv in texten och spara sedan. Platshållarens namn beskriver var på dokumentet som den är placerad förhandsgranska för att se hur dokumentet ser ut med den text du lagt in. Fördefinierad text Text kan ha lagts in i mallen för den valda beviskombinationen, du kan se texten och vid behov redigera den. För varje inlagd text anges källan för texten. Om källan är bevisbenämning eller beviskombination innebär det att texten är fördefinierad. Du kan redigera texten som är fördefinierad genom att klicka på redigera. Om du sedan ångrar dig kan du klicka på återställ för att gå tillbaka till den fördefinierade texten. Variabel En variabel kan läggas in i en platshållare. Det innebär att en text kommer genereras av Ladok när beviset utfärdas. Se mer om variabler i lathund: bevisförberedelser. Exempel: om du kopplat bevisärendet till en kurspaketering är det möjligt att presentera valet genom en variabel. Genom att förhandsgranska ser du hur texten ser ut på beviset. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 18
Utfärda examensbevis 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 19
Utfärda examensbevis Beslutsfattande för examensbeviset kan ske på två sätt: Beslut fattas i Ladok, dvs. att handläggaren själv fattar beslut om utfärdande. Beslutas utanför Ladok, det innebär att du som handlägger bevisärendet dokumenterar ett tidigare fattat beslut om examen. Hur beslutsfattandet ska ske bestäms per bevistyp, det är alltså inte möjligt att fritt välja beslutsfattande i bevisärendet. Beslut fattas i Ladok För bevis där beslut fattas i Ladok har du valet utfärda bevis i bevisärendet. Här fattar du beslut och utfärdar beviset. Beslutsfattare är den användare som utfärdar beviset Utfärdandedatum är dagens datum. Omfattning föreslås enl. de uppgifter som finns inlagd för bevisbenämningen. Du kan ändra omfattningen som angetts. Datum för avslutade studier föreslås som senaste examinationsdatum för de ingående kurserna eller motsvarande. Du kan ändra till ett annat datum. Beviset utfärdas sedan elektroniskt, och beviset samt ev. bilagor öppnas som PDF-filer i din webbläsare*. Innan du utfärdar beviset kan du förhandsgranska det en sista gång för att se så allt ser rätt ut. * Tänk på! Din webbläsare kan blockera PDF-filerna från att öppnas, du behöver i då ändra inställningarna i webbläsaren för att tillåta popup-fönster från start.ladok.se att öppnas. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 20
Utfärda examensbevis (forts.) Beslut fattas utanför Ladok För bevis där beslut fattats utanför Ladok får du valen att ta fram dokument och att dokumentera utfärdat bevis. Tänk på att beslutsfattare och beslutsdatum inte visas per automatik på beviset. Om du vill att det ska genereras när dokumentet tas fram, kan du lägga in en variabel eller datum/namn som bevistext (se mer om variabler i lathund: bevisförberedelser). Genom att ta fram dokumentet hämtar du dokumentet och eventuella bilagor som PDF-fil*, för att ha som underlag för beslutet. När du dokumenterar det utfärdade beviset anger du: Beslutsfattare: dvs. den person som fattat beslut om examen. Utfärdandedatum: kan som tidigast anges som datum för senaste examinationsdatum för ingående kurser/motsvarande. Omfattning föreslås enl. de uppgifter som finns inlagd för bevisbenämningen. Du kan ändra omfattningen som angetts. Datum för avslutade studier föreslås som senaste examinationsdatum för de ingående kurserna/motsvarande. Du kan ändra till ett annat datum. Beviset hämtas inte som PDF-fil när du dokumenterar det utfärdade beviset. * Tänk på! Din webbläsare kan blockera PDF-filerna från att öppnas, du behöver i då ändra inställningarna i webbläsaren för att tillåta popup-fönster från start.ladok.se att öppnas. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 21
Avsluta bevisärende När bevis har utfärdats eller beslut om examen dokumenterats för ett bevisärende behåller ärendet status Behandlas. Ärendet avslutas inte automatiskt när bevis utfärdats eftersom det kan ingå fler arbetsuppgifter för ärendet (ex. skriva ut dokumentet och skicka till studenten). Avsluta ärende Du behöver avsluta ärendet manuellt. Genom att avsluta ärenden i Ladok får du en korrekt översikt när du söker ut studentärenden samt att studenten som kan följa sitt ärende via studentgränssnittet ser att ärendet är avslutat. Öppna avslutat ärende Du kan återöppna det avslutade ärendet, till exempel för att kunna generera PDF-filen igen. Ändringar i utfärdade bevis Om fel har gjorts i bevisunderlaget för ett bevis som utfärdats går det inte att ändra efter det att beviset utfärdats eller beslut om examen dokumenterats. Du behöver i dessa fall ta bort utfärdandebeslutet och sedan skapa ett nytt bevisärende med korrekta uppgifter. Du kan ta bort utfärdandebeslutet under fliken utfärdat bevis (kräver speciell behörighet). 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 22
Dokumentera gemensam examen 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 23
Dokumentera gemensam examen Gemensam examen utfärdas utanför Ladok, och kan sedan dokumenteras i Ladok. En beviskombination kan avse gemensam examen, när ett bevisärende skapas för den beviskombinationen kan den gemensamma examen dokumenteras. I bevisärendet ser du att beviskombinationen avser gemensam examen, vilket/vilka de utfärdande lärosätena är och vilket utbildningssamarbete som avses. I bevisunderlaget väljer du vilka kurser/motsvarande som ingår i den gemensamma examen. Ingår kurser från andra lärosäten behöver dessa läggas in i Ladok på det egna lärosätet som andra meriter respektive andra resultat. För att andra meriter ska kunna ingå utan att först tillgodoräknas behöver följande göras: gå till studentuppgifter andra meriter i raden för meriten: välj kan ingå i gemensam examen. Se mer om andra meriter och andra resultat i handhavandeguide: tillgodoräknande Eftersom examensbevis inte utfärdas i Ladok för gemensam examen har du inte valet att hantera dispositionslistan, fotnoter eller bevistexter. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 24
Dokumentera gemensam examen (forts.) När underlaget är klart dokumenterar du det utfärdade beviset, och anger: Beslutsfattare: dvs. den person som fattat beslut om examen. Utfärdandedatum: kan som tidigast anges som datum för senaste examinationsdatum för ingående kurser/motsvarande. Omfattning föreslås enl. de uppgifter som finns inlagd för bevisbenämningen. Du kan ändra omfattningen som angetts. Datum för avslutade studier föreslås som senaste examinationsdatum för de ingående kurserna/motsvarande. Du kan ändra till ett annat datum. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 25
Ändra i utfärdad examen 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 26
Ändra i utfärdad examen Om fel i examensunderlaget upptäcks efter det att examen har utfärdats kan ett antal saker ändras: Titel på examensarbete 1. Rättning av projekttitel görs separat i ärende av typen Rätta titel i resultat 2. Öppna bevisärendet och generera ett nytt dokument genom att klicka på Visa utfärdat bevis 3. Dokumentet för examensbeviset öppnas i en webbläsarflik, den rättade titeln visas på examensbeviset Kursbenämning 1. Rätta benämning på kursen genom registervård av kursen i utbildningsinformation 2. Öppna bevisärendet och generera ett nytt dokument genom att klicka på Visa utfärdat bevis 3. Dokumentet för examensbeviset öppnas i en webbläsarflik, den rättade titeln visas på examensbeviset Om fel har gjorts för delar som inte är ändringsbara behöver beslutet om utfärdande tas bort och ett nytt bevisärende skapas med den korrekta informationen. 2018-11-07 Handhavandeguide-Ladok-1.15.0-Handlägga examensbevis 27