Valberedningen DET VIKTIGASTE UPPDRAGET

Valberedningen DET VIKTIGASTE UPPDRAGET

Hyresgästföreningen Aros-Gävle 2018 2

Till dig som är valberedare Det här materialet vänder sig till dig som är valberedare på lokal, kommun- eller regionnivå. Det kan till exempel användas som studiecirkelmaterial i en valberedning, eller läsas enskilt av valberedare och andra intresserade. Materialet är tänkt att kunna användas som ett praktiskt stöd under hela valberedningsarbetet från årsmöte till årsmöte. Det tar upp allt från valberedningens uppdrag till tips, checklistor och reflektionsfrågor. INNEHÅLL SIDA Del 1: Strategi 4 Valberedningens roll, Hyresgästföreningen som organisation, rollen som förtroendevald Del 2: Praktik 10 Praktiska tips i valberedningsarbetet under året Del 3: Verktyg 14 Checklistor, mallar och verktyg som kan vara till hjälp Bilaga 1 16 Exempel på intresseanmälan Bilaga 2 18 Exempel på förberedelser för utvecklingssamtal 3

Del 1 STRATEGI Välkommen till en av Sveriges största folkrörelser! Vi är över en halv miljon medlemmar som tillsammans arbetar för att alla hyresgäster ska bo bra. Vi driver bostadsfrågor i både stort och smått - allt från omfattande lagförändringar till den lilla lekplatsen på gården som behöver rustas upp. Tillsammans gör vi skillnad, både för dagens och morgondagens hyresgäster. Fler än 10 000 aktiva och förtroendevalda i Hyresgästföreningen gör varje dag viktiga insatser för sina grannar, hyresrätten och samhället. Att vi är så många som arbetar för ett bättre boende är en avgörande faktor för att vi ska nå framgång. Men vi vill bli fler och vi vill bättre spegla medlemskåren. Alla kan bidra med något, och alla insatser behövs för att Hyresgästföreningen ska kunna bli en bredare samhällsaktör och betyda mer för fler! För att på bästa sätt kunna representera alla hyresgäster ska de förtroendevalda i så stor utsträckning som möjligt spegla hyresgästerna. De är Hyresgästföreningens ansikte utåt och får en viktig roll i att representera föreningen. För att Hyresgästföreningen ska vara trovärdig behöver medlemmarna känna igen sig i sina förtroendevalda. Valberedningen spelar därför en viktig roll i att få en större mångfald och bredare representativitet bland de förtroendevalda. Vad gör en valberedning? Hyresgästföreningen är en folkrörelse där medlemmarna styr och är föreningens företrädare. Valberedningen är viktig för att kunna säkerställa en levande demokrati inom organisationen: Valberedningen är en arbetsgrupp som har en nyckelroll i att hitta rätt personer till styrelser och andra förtroendeuppdrag. De invalda personerna blir viktiga förebilder för Hyresgästföreningen, medlemmar och övriga hyresgäster. När valberedningen har gjort ett bra arbete så läggs grunden för en fortsatt bra utveckling av föreningen. 4

Hyresgästföreningens organisation När väljs en valberedning? Valberedningen väljs på våren på årsmötet och har sedan ett år på sig att arbeta till nästa årsmöte. Hur arbetar valberedningen? Det är bra om valberedningen har ett brett nätverk, olika erfarenheter, och kunskap om Hyresgästföreningen. Det kan också vara bra om det finns en balans mellan nya och gamla ledamöter i valberedningen. Viktigt att trycka på är att valberedningen jobbar från årsmöte till årsmöte. En valberedning ska inte ta fram förslag på kandidater till den kommande valberedningen. Norden tillhör de länder i Europa där ideellt arbete är vanligast. Ju högre utbildningsnivå, desto vanligare är det att ägna sig åt någon form av ideellt arbete. Det gäller både i Sverige och i övriga EU-länder. (SCB) Ideellt engagemang förbättrar hälsan. Åtta av tio upplever att de mår bättre tack vare sitt engagemang. Det visar undersökningen Volontärbarometern. (Volontärbyrån) 5

Vad behöver vår förening? Vad behöver Hyresgästföreningen för att kunna vara en stark kraft att räkna med i framtiden? Hur kan vi betyda mer för fler? För att Hyresgästföreningen ska vara trovärdig behöver medlemmarna känna igen sig i sina förtroendevalda. Idag speglar inte alltid sammansättningen bland de förtroendevalda de medlemmar som vi har. - Det kan vi bli bättre på! Det är viktigt att det finns en bredd i mångfald, kompetenser och erfarenheter. För att förnya energin i styrelsearbetet och öka mångfalden behöver vi våga satsa på personer som är nya i föreningen. Olika kunskaper och erfarenheter i styrelser bidrar till bredare diskussioner och utveckling. Engagemang och helhetsperspektiv Varje styrelse bör bestå av engagerade och lyhörda förtroendevalda som värnar om medlemmarnas intressen utifrån ett helhetsperspektiv. Styrelsen bör också bestå av en lämplig kombination av kompetenser och drivkrafter, som omfattar Hyresgästföreningens breda och komplexa verksamhet. Om man sitter i en styrelse måste man kunna se helheten, och inte bara se till sin egen postlåda. Det gäller även för valberedningen. Cykel- och stolliknelsen Den traditionella vs flexibla organisationen stol vs cykel. Om man ser på Hyresgästföreningen som en stol eller cykel: både en stol och en cykel håller sig upp, men av helt olika skäl. Stolen står för stabilitet. Den är ett bra redskap så länge man tänker sig att sitta någorlunda still. Cykeln däremot bygger på rörelse och är inte så praktisk att sitta still på. Ju mer en cykel rör sig desto stadigare blir den. En cykel är ett fantastiskt redskap för den som snabbt och enkelt vill röra sig över lite större sträckor. När alla vet vad som ska göras och det bara sker små förändringar i omvärlden så fungerar en stolorganisation ofta bra. Men i tider av snabba förändringar kan det vara svårt att ställa om. Då behövs mer av en cykel-organisation. - Hur ser det ut i din Hyresgästförening? 6

Mina reflektioner 1. Hur ser medlemskåren ut i vår förening? Vilka personer är inte representerade i just vår förening? Varför är det så? 2. Vad behöver vår förening? Omvärldsanalys, politik, stora förändringar mm 3. Vilka mål vill vi sätta?.. 7

Rollen som förtroendevald i Hyresgästföreningen Att vara representant för Hyresgästföreningen är ett viktigt uppdrag att förvalta. Medlemmarna har genom att välja att vara medlemmar också visat att de har förtroende för Hyresgästföreningen. Att vara valberedare innebär att ha ett förtroendeuppdrag, och som valberedare ska du vara med och ta fram lämpliga kandidater till andra förtroendeuppdrag. Det är viktigt att valberedningen har värdegrunden i åtanke när man tittar på kandidater till olika uppdrag. Hyresgästföreningens värdegrund, stadgarna 1.2 Hyresgästföreningen tror på människors vilja att engagera sig och ta ansvar både enskilt och tillsammans med andra. Hyresgästföreningen står för alla människors lika värde och rättigheter. Alla människor som delar vår värdegrund ska ha rätt att vara aktiva i föreningen, på lika villkor. Diskriminerande agerande får inte förekomma bland våra förtroendevalda eller anställda, vare sig i eller utanför föreningen. Hyresgästföreningen ser diskriminering av människor som ett hot mot samhällsutvecklingen. Vi accepterar inte rasism, främlingsfientlighet eller annan kränkande behandling. Jag tycker det är viktigt att vi får till en gemenskap där alla är välkomna in i samhället och i Hyresgästföreningen. Jag vill att vi i styrelsen jobbar för en förbättring i bostadsområden och för hyresgästernas bästa. Aden Musdaf Mubarak, Ljusdal 8

Mina reflektioner 4. Vad kan man kräva av en förtroendevald? 5. Är man förtroendevald även på sin fritid, utanför Hyresgästföreningen?... 9

Del 2 PRAKTIK Året för en valberedning Årsmötet väljer Presentera kandidaterna Handlingsplan Skapa ett förslag Årsmötet väljer På årsmötet väljs valberedare i samband med de övriga valen. När valberedningen formellt är vald börjar verksamhetsåret. Det sista valberedningen gör är att lämna över den kunskap om organisationen som de samlat på sig och beskriva hur de har arbetat till den nya valberedningen. Handlingsplan Ni behöver komma överens i valberedningen om hur ni ser på ert uppdrag, vad ni ska leta efter och hur det ska gå till. Bestäm också hur ni ska lägga upp arbetet under året. Vilken strategi behövs i er handlingsplan? Vill medlemmarna att ni ska upprätthålla det bestående eller åstadkomma en förändring? Om det är viktigt att slå vakt om det bestående och hålla ihop organisationen så är det naturligt att försöka få de olika delarna i organisationen att nominera sina respektive kandidater. Om ert uppdrag däremot är att åstadkomma stora förändringar så bör valberedningen själva aktivt leta kandidater på andra sätt än via den etablerade organisationen. Ska vi i första hand förlita oss på inkomna nomineringar eller ska vi själva aktivt gå ut och söka kandidater? 10

Skapa ett förslag Håll er uppdaterade i verksamheten, vad som händer i styrelsen och på olika aktiviteter för att se vad föreningens behov är. Prata med personerna i styrelsen för att få deras bild av kompetensbehov, hur deras ambitioner till att kandidera igen ser ut och vilka ambitioner de har med uppdraget. Dessa samtal ska behandlas med sekretess inom valberedningen. Utgå ifrån vad er förening behöver för kompetenser och personer: - Skicka ut uppmaningar om att anmäla intresse för förtroendeuppdrag och att göra nomineringar genom olika kanaler. - Arbeta med att söka upp personer som kan tänkas passa för förtroendeuppdrag i Hyresgästföreningen. - Intervjua era kandidater och gör en sammanställning över de personer som ni har att arbeta utifrån. Utifrån de önskvärda kunskaper och erfarenheter som finns ska nu pusslet som är styrelsen läggas. Presentera kandidaterna Alla kandidater som valberedningen vill föreslå till ett uppdrag ska meddelas om vilket uppdrag de föreslås till och tillfrågas igen om de fortfarande kandiderar. Informera också de personer som inte finns med i valberedningens förslag som har nominerats eller lämnat intresseanmälan till uppdrag. En person som inte blir föreslagen har rätt att få veta varför hen inte är del i valberedningens förslag. Valberedningens färdiga förslag ska finnas tillgängligt på årsmötet. Kandidater som inte blivit en del av valberedningens förslag ska redovisas i samband med övriga kandidater om de önskar det. Valberedningen ska på årsmötet presentera sitt förslag. Därefter görs valen. En viktig del av Kommunikation valberedningsarbetet är Synliggör vilka ni är i valberedningen och vad ert uppdrag är. Gör det möjligt för medlemmar som är intresserade att komma kommunikation i kontakt med er. Hur ni kommunicerar spelar stor roll för vilken bild av uppdraget som personerna ni pratar med får. Berätta tydligt vad uppdraget innebär och vad som förväntas av personen. Då är det mer troligt att ni får en kandidat som är redo att göra ett bra arbete. Prata med dem som redan har ett förtroendeuppdrag, hur tänker de framåt. Prata med styrelsen under året för att få en bild av vilka behov de har. Det kan också uppstå lite svårare samtal när det är någon som inte kommer finnas med i valberedningens förslag. Tänk på att förklara varför, för personen. 11

Hur lyckas vi med vårt uppdrag? Genom att ha en valberedning som är aktiv hela året och som är synlig ut mot medlemmarna stärker vi valberedningens roll. Det ger också förutsättningar att nå fler medlemmar som är intresserade av ett större engagemang i ett tidigt skede inför årsmötet. Här är en del tips ni kan ha med er och ta med i er handlingsplan. Våra 9 bästa tips 1. Se till att synas så mycket som möjligt i olika kanaler för att nå en större bredd av medlemmar. 2. Möjlighet att göra en generell intresseanmälan, och inte till ett specifikt uppdrag. 3. Uppmuntra till att nominera sig själv! 4. Det ska vara enkelt att hitta vem som sitter i en valberedning, uppdatera så att era kontaktuppgifter är lättillgängliga. 5. Annonsera generella uppdrag i lokaltidning. 6. Har er förening en sida eller grupp på Facebook eller andra sociala medier? Sprid gärna information om valberedningsarbetet i de kanalerna. 7. Be servicekontoret om hjälp med utskick, medlemslistor etc. 8. Sätt upp trapphuslappar. 9. Delta i aktiviteter, se hur de förtroendevalda arbetar och dels för att träffa potentiella nya förtroendevalda. Boinflytandeaktiviteter, bostadsmöten, trygghetsvandringar etc. Kolla med styrelsen vad som är inplanerat. Som valberedare tycker jag det är viktigt att titta på hur intresserade personerna är för uppdraget. Styrelseledamöterna behöver vara med och ta för sig av arbetet och driva det framåt utifrån Hyresgästföreningens mål och värdegrund. Rebecca Lindberg, Köping 12

Mina reflektioner 6. Hur kan vi som valberedning arbeta för att få en större mångfald bland dem som söker sig till förtroendeuppdrag? 7. Syns vi i rätt forum för att kunna hitta mångfald? 8. Vet medlemmarna hur de kan engagera sig? 13

Del 3 VERKTYG Tips på frågor att ställa - till befintlig styrelse och potentiella kandidater Följ styrelsens arbete för att få en bild av vilken verksamhet som bedrivs. Lyft även blicken för att se hur Hyresgästföreningen kan se ut om 10 år. Vad vill våra medlemmar att vi ska jobba med? Se lite längre fram i tiden, vad finns det för mål och visioner för ert område? Låt det vara till hjälp för att staka ut en riktning för er att söka efter rätt kandidater. Tips vid intervju med ny kandidat (Se bilaga 1) Var tydlig i din beskrivning av vad uppdraget innebär Var tydlig med vad Hyresgästföreningen står för och söker Fråga om personens bakgrund, kompetens och intressen Tips vid intervju med befintlig styrelse (Se bilaga 2) Vilka mål ser du med verksamheten? Hur fungerar arbetet i styrelsen? Saknas det någon kompetens? Mina frågor till styrelse och potentiella kandidater 14

Årsmötet - årets viktigaste sammankomst Vid årsmötet är det medlemmarna som har möjlighet att påverka föreningens riktning och det är då styrelsens ledamöter väljs. Checklista inför årsmötet Vad ska väljas till just detta årsmöte? Titta i stadgarna. Vilka ledamöter sitter kvar och vilka är uppe för omval/nyval? Glöm inte att nominera till årsmötesfunktionerna. Tala med styrelsen för att se hur mötet ska planeras och genomföras. Lämna ett skriftligt förslag på valberedningens kandidater till mötessekreteraren. Presentera kandidater Tag gärna fram ett tydligt informationsblad som kan delas ut, där era kandidater räknas upp. När ni under mötet ska presentera kandidaterna är det också bra om ni berättar lite mer om de föreslagna kandidaterna för medlemmarna. Det är inte alla som känner de föreslagna personerna sedan tidigare. Både på den skriftliga och vid den muntliga presentationen ska valberedningen informera om vilka övriga nominerade som funnits till de olika posterna. För att mötesordförande ska ta upp någon av de övriga nominerade till behandling krävs det dock att någon på mötet föreslår denne till posten. Votering Om någon begär votering så kan omröstning ske med handuppräckning. Men personval ska ske med sluten röstsedel så snart någon begär det. När det finns fler nominerade än vad som ska väljas så bör valberedningen förbereda röstsedlar. Vidare hänvisning och läsning Det är också bra om du har tillgång till och läser Hyresgästföreningens stadgar valberedningsstrategi arbetsordning för valberedning etiska regler. 15

Bilaga 1:1 Exempel på intresseanmälan Intresseanmälan för förtroendeuppdrag inom Hyresgästföreningen Namn: Adress: Telefon: E-post: Sysselsättning: Födelseår: Kön: Datum för anmälan: Jag är intresserad av följande uppdrag: Tidigare uppdrag i Hyresgästföreningen: Uppdrag i andra föreningar/organisationer: Min ambition för förtroendeuppdraget: Mina styrkor: Jag vill utvecklas inom: 16

Bilaga 1:2 Kunskapskarta - gör en egen bedömning av dina kunskaper och erfarenheter: Erfarenhet/kunskap Mycket stor Stor Mindre Mycket lite Styrelsearbete Ledarskap Arbete i förening Lagspelare Nätverk inom HGF Nätverk utanför HGF Ekonomiskt ansvar Media, marknadsföring Utåtriktat arbete Politisk påverkan Analys Strategiarbete Annat (fyll i själv) Andra upplysningar som kan vara av intresse för Hyresgästföreningen: 17

Bilaga 2:1 Exempel på förberedelsefrågor för utvecklingssamtal Roligast och sämst De roligaste sakerna i uppdraget: 1... 2... 3... Det jag tycker sämst om: 1... 2... 3... Så här har det gått Så här tycker jag att jag har lyckats i mitt uppdrag det senaste året: Mycket dåligt Dåligt Varken/eller Bra Mycket bra Kommentarer:. Om året som gick Vad var det bästa Hyresgästföreningen gjorde under det gångna året?. Vad var det bästa din egen styrelse gjorde?.. Vad var det bästa du själv gjorde?.. Vad kan vi lära av det vi gjorde under det gånga året?.. Året framför oss Vilka är de viktigaste målen för vår verksamhet det närmaste året?. Vilka idéer och förslag har du som kan bidra till att vi når målen?. Vilka tycker du är dina tre viktigaste arbetsuppgifter/ansvarsområden? 1.. 2.. 3.. 18

Bilaga 2:2 Utveckling Vilket stöd och vilken ny kunskap behöver du för att klara dina uppgifter så bra som möjligt under det kommande året?. Är arbets- och ansvarsfördelningen tydlig i styrelsen? Är den bra eller bör den ändras?.. På vilket sätt behöver styrelsen som helhet utvecklas under den närmaste tiden?.. Hur ser du på din egen utveckling på lite längre sikt? Vad skulle du vilja göra om trefyra år? Vilket stöd och vilken ny kunskap behöver du för att nå upp till det du vill?.. Samarbete och jämställdhet Hur ser du på styrelsens arbetsformer? Markera din uppfattning med kryss på skalan: Tråkiga Byråkratiska Passiva Några få styr Förutsägbara Roliga Kreativa Aktiva Alla är delaktiga Spännande Har du förslag på förändringar av styrelsens arbetssätt?. Hur fungerar samarbetet i gruppen? Exempel på bra eller dåligt samarbete?.. Hur är det med jämställdheten? Finns det exempel på särbehandling p.g.a kön, invandrarbakgrund eller sexuell läggning?.. Annat Andra frågor som du vill ta upp i samtalet:.... 19

hyresgastforeningen.se