Lathund för representation, gåvor m.m. Reviderad 181016 Måltid är en i grunden privat levnadskostnad som den anställde ska betala själv. En måltid är en tillagad varm eller kall anrättning. Dit räknas t.ex. en sallad, smörgåstårta eller en matig smörgås eller baguette. Om universitetet betalar måltiden för den anställde så är det skattepliktigt och den anställde ska förmånsbeskattas. Allt som kan ersätta den måltid som den anställde annars skulle ha betalat själv. Varje anställd är skyldig att rapportera eventuell kostförmån i Primula. Undantag från skatteplikt gäller bara vid intern och extern representation samt intern utbildning och intern konferens. Intern representation gäller endast vid informationsmöte och personalfest, se nedan i lathunden. Blommor eller gåvor ska bara ges en gång från GU. En enhet ger till sin anställda personal och inte till personal på andra enheter. Detsamma gäller externt, att det bara ges blommor eller gåva en gång från GU. Inte från flera enheter. Händelse/aktivitet Beskrivning Maxbelopp exkl. Akademisk högtid Doktorspromotion räknas som en akademisk högtid och bokförs som verksamhetskostnad Professorsinstallation räknas som en akademisk högtid och bokförs som verksamhetskostnad Avdrag för Förmånsbeskattning Konto Kommentar Nej 5671 5671 för måltidskostnader. Övrigt konteras med faktiska kostnadskonton. Nej 5671 5671 för måltidskostnader. Övrigt konteras med faktiska kostnadskonton. Arbetsmåltid När anställda äter en lunch eller annan måltid och jobbar/pratar arbete under tiden. Detta är ingen intern representation utan ska förmånsbeskattas för de som deltar. Ja 57988 Arbetsmåltid ska normalt inte förekomma på GU "Professorslunch" eller liknande är en arbetsmåltid och deltagarna ska förmånsbeskattas. Ja 57988 Arbetsmåltid ska normalt inte förekomma på GU Avtackning När en anställd slutar på sitt jobb och GU bjuder på kaffe/te bulle/kaka/tårta. 100 kr Nej 4982 Sida 1 av 6
När en anställd slutar på sitt jobb och GU bjuder på lunch, middag, buffé räknas det som en arbetsmåltid med förmånsbeskattning för de som deltar. Ja 57988 Alternativet är att ta det som en personalfest men då kan deltagarna bara delta i en skattefri personalfest till under året. Blommor Internt Uppvaktning med blomsterbukett vid födelsedag, fått barn, slutar sin tjänst, pensionsavgång, längre tids sjukdom. Blomsterarrangemang med band vid anställds bortgång eller begravning. Externt Uppvaktning med blomsterbukett vid extern persons födelsedag, pensionsavgång, etc. Uppvaktning med blomsterbukett vid extern organisations jubileum/invigning. Blomsterarrangemang med band vid extern persons bortgång eller begravning. 1 000 kr 1 000 kr Nej 49811 Nej 49811 Nej 5521 Nej 5521 Organisationen ska ha en nära anknytning/relation till GU. Nej 5521 Disputation Lunch med extern opponent, handledare, betygsnämnd är en extern representation. "Mingel" efter disputationen med alkoholfritt "bubbel och snacks" kan bekostas av GU. 700 kr Nej 5521 Dokumentation med syfte för mötet, namn på deltagare och deras organisationstillhörighet måste bifogas i Agresso. Nej 5671 Övrig/annan förtäring får den disputerade bekosta själv. Uppvakting med blommor eller gåva till disputand från GU. Nej 49811 Sida 2 av 6
Extern representation Möten med externa personer i syfte att inleda eller utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten. 700 kr Nej 5521 Förhållandet mellan interna och externa deltagare ska vara väl avvägt. Frukt Frukt till personalen räknas som personalvård. Nej 4982 Gåva Intern Julgåva till anställda 450 kr Nej 4981 Överstiger gåvans belopp 450 kronor blir hela beloppet fall för förmånsbeskattning. Inga julgåvor får ges till välgörande ändamål eller ideella organisationer. Gåvan måste vara till den anställde. Jubileumsgåva till anställda Minnesgåva till anställd 1 350 kr Max 10 000 kr Nej 4981 Kan endast ges när Göteborgs universitet firar jubileum. Nej 4981 Kan ges när personen går i pension eller slutar sin anställning vid GU, efter minst 6 år, samt en gång vid 50 eller 60årsdag eller som NOR. Extern Reklamgåva 200 kr Representationsgåva 600 kr Nej 5532 Artiklar av mindre värde med universitetets logotyp. Nej 55211 Måste ges i samband med mötet, förhandlingen. Sida 3 av 6
Informationsmöte Intern representation endast om det är ledningen som kallar samman personalen för att informera om något unikt som en omorganisation eller liknande. Annars är det en arbetsmåltid och ska då förmånsbeskattas. 500 kr Nej 4961 Det får inte gälla det löpande arbetet. Ska vara en envägskommunikation. Internt möte Interna möten gällande det löpande arbetet med en måltid. Ingen intern representation. Räknas som arbetsmåltid och ska förmånsbeskattas. Internt möte med enklare förtäring, kaffe/te kaka/ostfralla, räknas som personalvård och förmånsbeskattas inte. Kollegiemöte är en naturlig del i det löpande arbetet och ingen intern representation. Deltagarna ska förmånsbeskattas om måltid förekommer. 100 kr Ja 57988 Nej 4982 Dessa sammankomster får inte äga rum med kortare intervall än två veckor. Sker sammankomsterna oftare räknas dessa som regelbundna och ska förmånsbeskattas. Ja 57988 Vid angivna möten ska betald måltid av GU normalt inte förekomma. Styrgruppsmöte se kollegiemöte ovan. Fakultetsnämnd sammanträde se kollegiemöte ovan. Ja 57988 Vid angivna möten ska betald måltid av GU normalt inte förekomma. Ja 57988 Vid angivna möten ska betald måltid av GU normalt inte förekomma. Konferens/utbildning * Intern GU anordnar/köper utbildning/konferens för anställda. Minst 6 timmar, exklusive lunchtid, per dag. Nej 4821 Sida 4 av 6
Är utbildning/konferens mindre än 6 timmar/dag, men med måltid, är det föremål för förmånsbeskatting. Hanteras som arbetsmåltid. Extern En anställd deltar på en utbildning/konferens anordnad av extern aktör GU anordnar utbildning/konferens som erbjuds både externa och interna deltagare. Räknas som en externt anordnad utbildning/konferens. Anställda på GU som deltar ska förmånsbeskattas för måltider. Ja 57988 Börjar sammankomsten efter lunch eller slutar före lunch ska måltid inte ingå. Ja 4811 Kostförmån ska anges i Primula med reseräkningen. Ja 1) 1) Kostnader konteras på de konton de tillhör. Tex. Lokalkostnader 5012, mat/livsmedel 5671, övriga tjänster 5798 etc. Anställd på GU som deltar ska anmäla kostförmån i Primula. Kringkostnader Intern representation Kostnader för lokaler, underhållning, entré/garderob, dekor som hör ihop med en intern representation såsom personalfest/ informationsmöte. Extern representation Kostnader för lokaler, underhållning, entré/garderob, dekor som hör ihop med en extern representation. 350 kr 350 kr Nej 4961 Nej 5521 Personalvård Enklare förtäring, kaffe/te/dryck, kaka/tårta/ostfralla, frukt som ges till personalen vid möten, uppvaktningar m.m. 100 kr Nej 4982 Personalens kaffe/teautomat där det finns kaffe/te varje dag räknas som personalvård. Sida 5 av 6
Personalfest Anställd personal bjuds på lunch eller middag, t.ex. sommaravslutning, jullunch eller julbord. Max 2 gånger per år för varje anställd för att räknas som skattefri Intern representation. 500 kr Nej 4961 Om en anställd medverkar i fler än två personalfester per år blir den föremål för förmånsbeskattning för dessa. Den anställde är själv skyldig att rapportera förmånsbeskattning i Primula. Styrelsemöte Måltid vid ett styrelsemöte är inte skattefritt. Enklare förtäring, kaffe/te kaka/ostfralla, är inte föremål för förmånsbeskattning. Går som personalvård. 100 kr Ja 57988 Nej 4982 Med styrelse i skattehänseende avses organisationens styrelse, d.v.s. universitetstyrelsen. * Med konferens avses en större sammankomst för formell diskussion av vissa sakfrågor exempelvis verksamhetsplanering. Det ska inte vara ett projektmöte eller annat möte gällande det löpande arbetet Sida 6 av 6