The Capital of Scandinavia
Foto: Anna Rut Fridholm, Dagens Samhälle Sida 2
Sida 3
Informationsteknikens bidrag. Sida 4
Sida 5
Capital of Scandinavia
Capital of Scandinavia
Sida 8 Sida 8
En grundprincip för nyttan med IT Sida 9 2012-10-23 SIDAN 9
The Capital of Scandinavia Sida 10
Leverantörsstyrning. Sida 11
Mål och syfte utveckla, hantera och kontrollera kontrakt, relationer och leverans för att säkerställa att upphandlade tjänster levereras enligt avtal på ett effektivt sätt. öka värdet i leveranserna genom att bland annat kontrollera kostnader, driva förbättringar och minimera risker. Capital of Scandinavia
Leverantörskarta - översikt. Datakommunika tion Telefoni Terminaler Slutanvändarinfrastruktur Licenshantering Standardplattform Centrala verksamhetssystem Lokala verksamhetssystem Strategi Stadslednings kontoret Stadslednings kontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret Lokal nämnd/bolag Förvaltning/ Utveckling St Erik Kommunikation AB Telia Upphandling pågår Stadsledningskont oret/ Volvo IT Stadsledningskontoret/ Atea Stadsledningskontoret Tieto Egen verksamhet och diverse leverantörer Support St Erik Kommunikation AB Tieto/Telia Upphandling pågår Volvo IT Atea Volvo IT Tieto Diverse leverantörer och egen verksamhet Driftupprätthållande förvaltning St Erik Kommunikation AB Tieto/Telia Upphandling pågår Volvo IT Atea/ Volvo IT Volvo IT Tieto Volvo IT m fl Drift Upphandling pågår Tieto/Telia Volvo IT Atea/ Volvo IT Volvo IT Tieto Volvo IT m fl Programvara/ Licenser Microsoft m fl Atea/ Microsoft Microsoft, Adobe m fl Tieto, Agresso m fl Diverse leverantörer Fysisk infrastruktur S:t Erik Kommunikation AB/Stokab Volvo IT Atea/ Volvo IT Volvo IT Tieto Volvo IT Delas i två kontrakt SIDAN 13
Leverantörsstyrning och pågående projekt och upphandlingar. Leverantörsstyrning Kontrakt (Contract Management) Integration (Multi Service Provider Integration) Ekonomi (Financial & Invoice Management) Införande och förändring (Transition & Transformation Oversight) Relation (Relationship Management) Dokumentation (Document Management) Utförande (Service Performance Management) Beställningar (Service Request Management) Styrning (Governance) Risk (Service Provider Risk Management) Projekt/ upphandlimgar. Initiering Planering Genomförande Avslut Initiering Planering Genomförande Avslut Initiering Planering Genomförande Avslut 2013-01-17 SIDAN 14
Affärsnivå Kontraktsnivå Objektsnivå Sida 15
Ett antal mognadsfaser. Delade mål och visioner Öppenhet och transparens Värdeskapande aktiviteter Relation (Värdeskapande) Fastslå processer och rutiner Effektiviseringsåtgärder och förslag Uppföljning av leveransen Styrning (Struktur) Hitta samsyn kring kontraktet Lära känna varandra Kontraktsfrågor Företag A Företag B Kontrakt (Upphandling) Företag C Företag D Kontrakt Styrning Relation SIDAN 16
Stadens förväntningar på leverantörer Affärsmässiga relationer Professionellt uppträdande Korrekta leveranser med god kvalitet God kundupplevelse Capital of Scandinavia
Stadens förväntningar på nyckelleverantörer Samarbetsförmåga Proaktivitet Fokus på stadens mål Capital of Scandinavia
Gemensam service IT. Sida 19
GSIT TEKNIK PC-arbetsplatser (datorer, skärmar, dockor, skrivare etc) Gemensamma program (Word, Excel, antivirus mm) Infrastrukturtjänster (lagring, epost, användarkatalog) Drift för lokala system (serverdrift, databashotell, lagring) ADMINISTRATION OCH LOGISTIK Beställning, leverans, fakturering Kontohantering (skapa, ta bort, lägga till användare, hantera lösenord etc) Behörighetshantering (ge och ta bort behörigheter) Övervakning och mätning (tillgänglighet, nyttjande, licensmätning) SUPPORT Service Desk och Service Portal för att kunna nyttja och styra ovanstående Sida 20
45,000
7000 4000 1000 2010 2011 2012 Utrullning pc/månad
Vi har lyckats med en stor omställning 48 förvaltningar/bolag 45 000 datorer 130 000 användare Sida 24
Do you know how many boxes 8000 PCs are? It s many. An entire hangar Volvo IT employee Image by Bakar 88 - flickr.com
1491 steering group meetings (= 375 days) Image by FlySi- flickr.com
Motiv för GSIT: behov av kvalitetslyft Före: ojämn och för låg kvalitet Efter: rimlig lägstanivå, möjligt att välja högre kvalitet Sida 27
Många förbättringar 650 > 374 servrar 24/7 45 > 1 supportfunktion Licenser för samtliga användare @ Gemensam e-postadress Minskat antal anställda 3TILL1 Från tre till ett e-postprogram Sida 28
IT kommer fortsätta att växa i betydelse Ökade krav från stadens invånare Allt viktigare arbetsverktyg + 12 000 datorer sedan 2009 0 till 10 000 surfplattor sedan 2009 Egen dator för alla gymnasieelever fr 2013/2014 Sida 29
Viktiga utgångspunkter Det är lätt att få intrycket att om man upplever problem med leveransen så är enda vägen till förbättring att genomföra en ny upphandling. Första generationens upphandling. Komplex verksamhet. Upphandlingsprocessen tar tid. Krav och tekniska förutsättningar ändras. Sida 30
Viktiga utgångspunkter Den formella delen av upphandlingsprocessen är lagstyrd. En upphandling med en allt för kort tidplan innebär: (1) en sänkt ambitionsnivå när det gäller kravanalys och dialog med verksamheten (2) en kortare anbudstid för leverantörerna (3) en mycket snabb överföring till ny leverantör Sida 31
Viktiga utgångspunkter Behov av en fördjupad krav- och behovsanalys Det arbetet bör också bygga på insikten att man inte kan kartlägga vad verksamheten behöver och hitta ETT svar på den frågan. Förbättring inom skolans område kan inte bygga på en kravställning där man enbart delar upp staden i skola och administration. Det måste ges utrymme för skolor med olika inriktning att komma med individuella krav och önskemål utifrån sina behov. Sida 32
Arbete pågår anette.holm@stockholm.se twitter: anettecholm Capital of Scandinavia