Tjänsteskrivelse Sida 1(1) Datum 2014-03-31 Administrativ nämnd Charlotte Rolfsson,0550-86961 charlotte.rolfsson@kristinehamn.se Riskanalys och internkontrollplan för Lönecentrum Sammanfattning Syftet med internkontroll är att kunna styra, leda och följa upp verksamheten i nämnden. har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en intern kontroll kan upprätthållas. Ansvarig verksamhetschef är skyldig att följa antagna regler och se till att övriga anställd är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Planen ska fastställas årligen. Beslutsunderlag Admnämnd tjänsteskrivelse 2014-03-31 Bilaga riskanalys Bilaga internkontrollplan Ärendet Lönecentrum föreslår att framtagen riskanalys och internkontrollplan avseende 2013 även ska gälla för 2014 utan ändringar. Analysen och planen togs fram under 2013 och vi ser ingen anledning till att ändra i dessa dokument när det gäller 2014. Utöver de kontroller som finns i internkontrollplanen så finns inbyggda kontroller i samt rutiner för avstämningar och kontroller i det löpande arbetet. Rapport till nämnden avseende internkontrollplanen ska ske två gånger per år, februari och september. Förslag till beslut nämnden beslutar att anta förslag till internkontrollplan avseende 2014 och att redovisningen sker till nämnden två gånger per år. Niclas Friman personalchef Charlotte Rolfsson lönechef KRISTINEHAMNS KOMMUN E-post /loncentrum@kristinehamn.se Postadress 50. Lönecentrum 681 84 Kristinehamn Besöksadress Nämndhuset Tullportsgatan 13 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-38252 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868
INTERNKONTROLLPLAN Rev. 2013-08-26 Riskbedöming - Internkontrollplan för Lönecentrum Östra Värmland Avser perioden 2014-01-01 2014-12-31 Reglem/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Riskbedömning Kommentar Månadens löneutbetalning Registrering av nyanställda Registrering av manuella underlag Rapport ur Avvikelserapportering Lönetillägg Att ologiska samband inte finns och att orimliga utbetalningar inte har skett Att registrering har skett korrekt utifrån underlag Att rapporten är korrekt ifylld och rätt registrerad Att viktiga rutiner och anvisningar är kända och tillämpas Att lönetillägg inte betalas ut efter tom datum Löneadministratör /Ansvarig av lön Varje månad före Systemförvaltare Varje månad Stickprov efter 4 st/kommun /månad Systemförvaltare Varje månad Stickprov efter Lönechef Löpande Dialog med samrådsgrupp Utsedd löneadministratör Varje månad Stickprov
Reglem/Rutin/system Kontrollaktivitet Kontrollansvarig Frekvens/tidpunkt Metod Rapport till Riskbedömning Kommentar Schemakontroll Löneadministratör Varje månad Rapport ur Rapporteringsunderlag Frånvaroregistrering Oattesterade poster i systemet Löneskuld Att rätt schema ligger inlagt i systemet vid ändrad syss.grad Att rapporteringsunderlag inkommer till lönecentrum senast den 10:e i månaden Att frånvaro förlängs och/eller att frånvaro registreras Att poster i systemet attesteras löpande Vad ligger till grund för att skuld uppstått Löneadministratör April och Oktober Ansvarig chef Löneadministratör Granska vid Mottagande Varje månad Rapport ur Systemförvaltare Varje månad Rapport ur lönesystemtet Löneadministratör Löpande Rapport ur Kvitto, reseräkning Att kvittounderlag tillhörande reseräkning inkommer till Lönecentrum för arkivering Löneadministratör April och Oktober Stickprov
Riskanalys Internkontroll 2013-03-07 Nr Risk Riskbedöming Orsak Åtgärd Sannolikhet Konsekvens Risknivå 1 Lön utan att påbörjat anställning 1 4 4 2 Fasta tillägg som löper på efter att tillägg upphört. 4 4 16 3 Systemfel. Löneutbetalningen går ej ut i tid. 1 5 5 4 Fel personnummer. Lön utbetalas till fel person. 1 5 5 5 Felaktigt schema. Leder till felaktig lön. 5 5 25 6 Fel frånvaroorsak. 2 4 8 7 Anställningsavtal kommer inte in i tid. Lönen betalas inte ut. 3 5 15 8 Rapporteringsunderlag inkommer för sent. 3 4 12 Bristfällig kontroll av arbetsledaren. Tex av analyslista. Fel slutdatum. Inget till och med datum inlagt. Systemfel. Mänskliga faktorn. Bristfällig kontroll. Kompetensbrist hos schemaläggare och personaltillsättning. Kompetensbrist hos medarbetare och arbetsledare. Ökad information. Analyslistan är VIKTIG! Kontroll kan läggas in i. Åtgärdsplan behövs för när det händer. System upptäcker felaktiga personnummer. Bättre kontroll av den som lämnar underlag. Bättre försystem. Information. Standardisera rutinerna. Lika rutin för alla verksamheter. Information. Standardisera rutinerna. Lika rutin för alla verksamheter.
9 Lön till personer som slutat. 2 3 6 10 Frånvaro förlängs ej. Fel lön utbetalas. Alt frånvaro rapporteras ej in i tid. 4 4 16 11 Oattesterade poster i systemet. 3 4 12 12 Partiell tjänstledighet kommer inte in. 2 4 8 13 Chefen har slutat. Ingen har meddelat. Ingen attesterar. 1 4 4 14 Omorganisation, ny kontering. Det gamla ligger kvar i systemet. 3 2 6 Uppsägning/begäran om entledigande har inte inkommit. Bristfällig kontroll/rutin av arbetsledare. Bristande kompetens, dåliga rutiner. Arbetstagare glömt ansöka eller känner ej till rutin. Bristfällig information/rutin. Bristande rutin. Efterkontroll. Analyslista. Påminnelse av systemet när orsak har upphört. Bättre kontroll ansvarig/arbetsledare. Bättre rutiner. Information, utbildning. Standardisera rutin. Lika för alla verksamheter. 15 Fel attestant. 1 3 3 Bristande rutin/information. 16 Kvittounderlag kommer inte in för arkivering (reseräkning). 4 2 8 17 Felregistrering vid tjänsteresa. 4 2 8 18 Felregistrering vid tjänsteresa till utlandet. 3 2 6