Sida 1 av 10 Verksamhetsplan för BK S:t Erik 2015/2016 Inledning För åttonde året tar styrelsen fram en verksamhetsplan kopplad till budgeten. Skälet till det är att klubbens medlemmar därigenom får bättre information och ett större inflytande över klubben och dess verksamhet. Samtidigt ökar styrelsens möjligheter att styra verksamheten på kort och lång sikt. I denna plan lämnas översiktliga budgetsiffror. Alla summor är ungefärliga och redovisat belopp är inklusive moms. Mer detaljer finns i den föreslagna budgeten. Verksamhetsplanens innehåll 1. Föreningens grundläggande syfte och mål 2. Vår huvudinriktning 2015/2016 3. Tävlingsverksamheten 4. Utbildning 5. Information 6. Ungdomsverksamheten 7. Lokal & säkerhet 8. Medlemsfrågor 9. Brickläggningen 10. Lokalrenoveringen 11. Övrigt 1. Föreningens grundläggande syfte och mål Nya stadgar togs 2009/2010. I dem redovisas syfte och mål för S:t Eriks bridgeklubb. Klubbens ändamål är att anordna tävlingsbridge i olika former samt bedriva utbildningsverksamhet inom bridgen. Plats ska finnas för såväl enklare bridge i sällskapliga former som förberedelse för tävlingsspel och för målinriktad tävlingsbridge. 2. Vår huvudinriktning 2015/2016 2015-06-28 Mårten Gustawsson Allmänt Vi budgeterar på ett överskott med 113 000 kronor. Lyckas vi med det är det bra med tanke på kostnaderna för den renovering som kommer att utföras under verksamhetsåret och fortsätta under nästa. Styrelsen planerar att vid årsskiftet höja den kontanta bordsavgiften till 100 kronor från 80. Det sker med förhoppningen att ännu fler ska börja använda smartkort. Med smartkortsrabatt kommer startavgiften att förbli 72 kronor. Observera också att vid guld- och silvertävlingar, där fler icke medlemmar deltar, behålls nuvarande kontantavgifter. Organisation Styrelsens fortsätter att arbeta i kommittéer för att kunna möta ett allt större administrativt arbete i en klubb som växer.
Sida 2 av 10 Lokalrenoveringen Kostnaden för bridgeklubben för de omfattande renoveringar som planeras under somrarna 2015 och 2016 beräknas gå på över 1 miljon kronor, kostnader som dock delvis skrivs av över de tio respektive fem närmaste åren. För utförligare information se avsnittet om lokalrenoveringen. Höjd medlemsavgift Medlemsavgiften för 2015-16 höjs med 50 kronor till 180, vilket innebär att den som representerar BK S:t Erik totalt kommer att betala 450 kronor i medlemsavgift. 40 kronor går till Stockholms Bridgeförbund och 230 till Svenska Bridgeförbundet. Den senaste gången BK S:t Erik höjde medlemsavgiften var till säsongen 2001-02. Då höjdes avgiften från 100 till 130 kronor. Ny städfirma Styrelsen tänker anlita en ny städfirma. Avtalet med den gamla är uppsagt och löper ut den 31 augusti efter 11 månaders samarbete. Smartkort Smartkortsprojektet är klart. Styrelsen bedömer att det under det kommande året kommer att kosta 60 000 kronor, varav den större delen är avskrivningar. Inmatning av ligaresultat på pekskärmar Målet är att spelarna själva på två peksärmar ska mata in resultatet av dagens ligamatch direkt in i klubbens datasystem. Läs mer i avsnittet om information. Ekonomi Översiktligt räknar styrelsen med: Totala intäkter 10 336 000 kr Totala kostnader 10 223 000 kr Resultat för året 113 000 kr 3. Tävlingsverksamheten 2015-06-28 Mattias Weiler Tävlingsverksamheten Spelet dagtid fortsätter som tidigare med spel cirka 40 veckor per år. Vi fortsätter att arbeta med tävlingsupplägget med fyra olika prislistor (en för alla par, en för par där båda spelarna har max hjärternålen, en för par där båda spelarna har max ruternålen och en för par där båda spelarna har max klövernålen) och försöker anpassa oss till de önskemål som framförs. Klubbens helgbarometrar har fortfarande ett ganska lågt deltagarantal och vi letar efter en lösning för att få upp deltagarantalet. Det här har pågått ett antal år men inget av de försök som gjorts har hittills hjälpt upp deltagarantalet.
Sida 3 av 10 Under kommande verksamhetsår arrangerar klubben tre guldtävlingar: Plattliret den 20 februari, Guld-IAF den 14 maj och Patton lagguld 4-5 juni. Patton arrangeras precis som tidigare i samarbete med Stockholms Bridgeförbund. I Allsvenskan sponsrar klubben deltagande lag med halva anmälningsavgiften och i de högre divisionerna även med halva logikostnaden. Vi funderar hela tiden på hur vi ska kunna förbättra verksamheten. Ska vi införa en vardagsbarometer? I dagsläget har vi ingen. Ska vi under sommaren spela fler tävlingar på dagen och färre på kvällen? Den senaste sommaren spelade vi två på dagen och fyra på kvällen. Ligan på kvällen är den tävling som står för klubbens största intäkter. Vi har cirka 260 lag per säsong. Vi ska försöka förbättra det upplägg som infördes under våren med två 6-lagsgrupper istället för en 8-lagsgrupp på varje serienivå i slutspelet. Ansvarig för administrationen av ligan är Ola Weinberg. Dagligan har cirka 60 deltagande lag per säsong. Under hösten genomförs ett försök med ligaspel på förmiddagen med ett mindre antal brickor, ett försök för att om möjligt kunna ta emot flera av de lag som vill spela lagspel på dagtid. Ansvarig för administration av dagligan är Björn Gustafsson. Budgeterat nettoresultat 2015/2016 (kr): Intäkter Kostnader Resultat Ligan 2 900 000 630 000 2 270 000 Dagligan 720 000 200 000 520 000 Dagbridge 1 030 000 675 000 355 000 Sommardag 90 000 50 000 40 000 Barometrar 140 000 150 000-10 000 Sommarserien 140 000 100 000 40 000 Guldtävlingar 60 000 60 000 0 Silvertävlingar 120 000 95 000 25 000 Övriga tävlingar 160 000 175 000-15 000 Allsvenskan 40 000 40 000 0 Tävlingskommittén 5 000-5 000 TL-utbildning 15 000-15 000 Inköp inventarier tävling 50 000-50 000 Trycksaker, tävlingsmaterial 55 000-55 000 Kontorsmateriel 47 000-47 000 Summa (netto) 3 053 000
Sida 4 av 10 4. Utbildning (inkl. D-serie, E-serie, Fredagsgodis samt träningsspel) 2015-06-28 Fredrik Alfredsson Klubben ansvarar för all utbildning som bedrivs även om kursverksamheten sköts av en extern leverantör, Nya Bridgeskolan. I utbildningskommittén ansvarar vi för drift och utveckling av kurser, spel i D-serien och bridgeträning. Våra huvudsakliga uppgifter är att: Ansvara för utbildning inom bridgen (skolan). Ansvara för rekrytering av medlemmar. Ansvara för trivselbridgen och populära tävlingar som Julkul dag. Skolan Inför framtiden finns anledning att tro att deltagarpyramiden kommer att ha en smalare bas - antalet nybörjare till de grundläggande kurserna är idag färre än historiskt - vilket leder till vikten av att finna nya vägar att locka nya elever. En löpande diskussion med Nya Bridgeskolan låter oss tro att elevtillströmningen till kurserna har nått kulmen och prognosen sänks därför under verksamhetsåret till 850 elever per termin. Detta ska inte ses som något negativt utan mer som ett konstaterande. Det är viktigt att anpassa förväntningarna även i en verksamhet som står sig stark. Utvärderingar från eleverna ger stöd för kundnöjdhet bland deltagarna vilket även antalet återköp visar. Vid sidan om kursverksamheten planeras att fortsätta de populära tävlingsaktiviter som sammanbinder kursverksamheten med de reguljära bridgetävlingarna i klubbens egen regi. Efter ett längre arbete att finna en fungerande struktur för den tidigare E-serien tror vi ha funnit en plan som förhoppningsvis ska kunna följa de populära aktiviteterna D- serien och Fredagsgodis i spåren. Detta förbättringsarbete kommer att fortsätta. Dagbridgen har utvecklats och delas till följd av sin popularitet upp på skilda starttider. Under hösten provas en verksamhet där en serie i dagligan startar redan vid klockan tio och vi tror att ännu fler deltagare framöver har intresse av att starta så tidigt. Trivseltävlingar I våra trivseltävlingar är fokus mer på den sociala aspekten av bridge, många spelare är mindre intresserade av själva tävlandet än den samvaro som erbjuds. Förutom de trivseltävlingar som vi regelbundet anordnar varje vecka fortsätter vi med populära tävlingar dagtid, som Höstkul och Vårkul. Ett exempel på en trivseltävling är bridgeträning, en spelform med kommenterade givar med spel på onsdagar, torsdagar och fredagar mitt på dagen. Budget för utbildningskommitténs verksamhet 2015/2016 (kr): Intäkter Kostnader Resultat Nya Bridgeskolan 3 100 000 2 803 000 297 000 Spelverksamhet 1 045 000 870 000 175 000 D-serien 200 000 165 000 Bridgeträning 220 000 175 000 Fredagsgodis 500 000 425 000 Vi Tävlar 110 000 93 000 Lektioner 15 000 12 000 Trivseltorsdag 185 000 78 000 107 000 Utbildningskommittén 10 000-10 000 Totalt resultat utbildningsverksamheten 569 000
5. Information (inklusive IT och hemsida) 2015-06-28 Rolf Molin De viktigaste uppgifterna för IT-kommittén under verksamhetsåret 2015/16 är att slutföra två påbörjade projekt. Det ena projektet avser klubbens nya hemsida. Arbetet med hemsidan startade under hösten 2014 och huvuddelen av arbetet är avklarat. Dock återstår en del arbeten att slutföra. En fråga att ta ställning till är hur mycket historisk information som ska föras över från nuvarande hemsida. Med historisk information avser vi till exempel tävlingsresultat från gamla paroch ligaspel, protokoll från styrelsemöten och årsmöten och gamla digitala nummer av klubbtidningen Pass. På vår nuvarande hemsida finns en omfattande statistik och all information kommer inte att föras över till den nya hemsidan. Det andra projektet som påbörjades under 2014/15 var effektivisering av inrapporteringen av ligaresultat. Målet är att spelarna själva på en särskild terminal ska inrapporterar resultatet av dagens ligamatch direkt in i klubbens datasystem. Nu görs det helt manuellt. Arbetet har pågått under våren 2015 och det praktiska arbetet utförs av en av klubbens medlemmar, Stefan Ekman. Ett genomarbetat förslag är redan klart, men det måste testköras ett antal gånger innan det kan sjösättas. Inrapporteringen ska göras på två pekskärmar. De är inköpta och ska placeras ut i spellokalen. Klubben anser att rationaliseringar av ligaadministrationen är angelägna och en hel del arbete och pengar har också lagts ner på det här de senaste åren. På sikt ser vi fler möjligheter. En sådan är att ersätta den nuvarande rapporteringen av vilka som spelar den aktuella matchen. Nu görs det på ett särskilt formulär som ligger på spelborden när spelet ska börja och sedan skrivs laguppställningarna in i datasystemet av TL. Vi vill dock påpeka att arbetet med att rationalisera inmatningen av spelarnamn är på längre sikt, men redan under verksamhetsåret 2015/16 bör vi fundera i de banorna. Under 2013/2014 drog klubben igång en fotoblogg med Måns Berg som ansvarig. Vår uppfattning är att bloggen inte är så känd bland medlemmarna och den behöver därför marknadsföras bättre. Ett utvecklingssteg är att förse bilderna med texter och pratbubblor, vilket påbörjas under verksamhetsåret. Observera att även Tävlingsverksamheten och Medlemsfrågor har kostnader för kontorsmateriel. Budgeterade kostnader för 2015/2016 (kr): IT-kostnader 67 000 Hemsida/internet 15 000 Fotoblogg 7 000 Telefon och porto 15 000 Kontorsmateriel 53 000 Informationskommittén 15 000 Summa 172 000 Sida 5 av 10
Sida 6 av 10 Pass 2015-06-28 Rolf Molin Pass är klubbens medlemstidning och är tillsammans med hemsidan den viktigaste informationskällan för klubbens medlemmar. Tidningen ska vara öppen för diskussioner i aktuella frågor. Tidningens redaktör är ansvarig utgivare, att så är fallet överensstämmer med den standard som finns i branschen. I de fall kritiska inlägg publiceras ska styrelsen ges utrymme till svar i samma nummer. Vi bör under verksamhetsåret vidare försöka få fler bridgespelande medlemmar att medverka i tidningen. I en så stor klubb som vår finns många personer som kan medverka och berätta om sitt bridgeintresse. Redaktören Måns Berg och redaktionskommittén med Kenneth Bäckström, Rolf Molin och Malin Siwe ska under verksamhetsåret fortsätta utveckla tidningen till ett forum för alla medlemmar. Budgeterad kostnad för 2015/2016 (kr): Pass 170 000 6. Ungdomsverksamheten 2015-06-28 Sofia Ryman Under verksamhetsåret 2015/2016 planerar juniorkommittén att för sjätte året i rad anordna en Pro-Am-tävling för att samla in pengar till juniorbridgen i Stockholm. Den äger rum den 6 februari. En förhoppning är att juniorerna även då medverkar som proffsspelare. För att göra tävlingen än mer junior- och amatöranpassad planeras att spela 30 brickor istället för 42 och att anordna ett seminarium efteråt där intressanta spel från tävlingen gås igenom. Måns Bergs arbete ska preliminärt vara att värva och ta hand om nya juniorer genom fredagsbridgen och olika minikurser. Juniorkommitténs förhoppning är att det ska anordnas minst en minikurs per termin, alternativt en kurs som går över hösten till våren och avslutas samtidigt som rikslägret anordnas för att på så vis kunna slussa iväg juniorerna direkt till rikslägret. Tidigare år har Måns Berg anordnat olika tävlingar för de juniorer som finns i Stockholm och det är något som juniorkommittén vill fortsätta med. Ett exempel är julkul för juniorer som brukar ske under mellandagarna. En viktig faktor för att få iväg juniorer till rikslägret, JSM-par och JSM-lag är att informera i god tid men även genom bidrag och tjat. Många juniorer tror inte att de är tillräckligt bra och vågar därför inte åka, en inställning som måste arbetas bort. Speciellt Rikslägret blir alltid enormt uppskattat och är en mycket bra entré till bridgegemenskapen. Budgeterade kostnader för 2015/2016 (kr): Juniorkonsulent 100 000 Junioraktiviteter 40 000 Bidrag från StBF -10 000 Pro-Am -50 000 Summa 80 000
Sida 7 av 10 7. Lokal & säkerhet 2015-06-28 Börje Primér (lokal) och Caroline Tesch (säkerhet) Under juli 2015 renoveras vår lokal. I samband därmed köps det även in nya stolar till biblioteket och utbyte av de sämsta pallarna och stolarna vid bridgeborden sker, se separat avsnitt. I samband med övrig renovering under sommaren byter fastighetsägaren de inre entrédörrarna. Det innebär att larmet åtgärdas för att fungera. Vi tänker i höst sätta upp sammankopplade brandvarnare i lokalen. De kommer endast att uppmärksamma de som befinner sig i lokalen och inte vidarebefordras till räddningstjänst eller annan larmfirma. Idag finns enbart ett manuellt utrymningslarm i form av utrymningsknappar. Ingen utbildning är ännu inplanerad. Löpande underhåll av brandsläckare och annan säkerhetsutrustning kommer som vanligt att ske. Det kan tilläggas, även om inga intäkter ingår nedan, att vi i en liten omfattning hyr ut vår lokal, förutsatt att det inte inkräktar på vår egen verksamhet, även till andra ändamål än bridge. Till exempel hyr en pensionärsförening in sig och spelar bridge på måndagsmorgnar och vi brukar hyra ut skolsalen till bostadsrättsföreningen som är vår hyresvärd när den har årsmöte. Budgeterade kostnader för 2015/2016 (kr): Lokalhyra 1 790 000 Lokalvård 400 000 El 130 000 Rökbur 92 000 Entrémattor inköp (avskrivning) 28 000 Entrémattor byten 25 000 Sophämtning 50 000 Förbrukningsmateriel - toaletter 50 000 Säkerhet inköp (avskrivning) 22 000 Säkerhetsfrågor 48 000 Utbildning säkerhet 10 000 Inköp inventarier 160 000 Reparationer 40 000 Renoveringar (avskrivning) 57 000 Lokalkommittén 100 000 Delsumma 3 002 000
Sida 8 av 10 8. Medlemsfrågor 2015-06-28 Yvonne Flodqvist Uppdraget som medlemsansvarig för 2015/2016 utgår från att stödja och informera medlemmarna på bästa sätt, men innebär också att ta fram och säkerställa bra administrativa rutiner och stämma av med kassören att avgifterna är betalda. Vårt mål är att informera våra medlemmar hur de enkelt själva kan uppdatera och ändra sina uppgifter i Spader. Då krävs att varje medlem har sina inloggningsuppgifter. Saknar man dem går de att få via Svenska Bridgeförbundet. Vårt mål är att alla som spelar på klubben ska bli medlemmar och därmed känna att de tillhör klubben och kan påverka, bland annat genom sin rösträtt på årsmötet. Medlemsavgiften för säsongen 2015/2016 är 180 kronor, en höjning med 50 kronor. Stämman hösten 2015 bestämmer nästa spelårs minimala och maximala medlemsavgift. Styrelsens plan är att föreslå 170-230 kronor. Därefter bestämmer styrelsen exakt medlemsavgift senast den 31 mars. Budgeterade intäkter för 2015/2016 (kr): Intäkter medlemsavgifter 530 000 Intäkter för medlemmar som representerar annan klubb 55 000 Kontorsmateriel (inbetalningskort, porto och kuvert) -5 000 Summa 580 000 9. Brickläggningen 2015-06-28 Yvonne Flodqvist Brickläggningens fasta kostnader förväntas bli täckta av läggningen till interna tävlingar. Därför är den huvudsakliga målsättningen vid läggning till externa kunder att täcka de rörliga kostnaderna, det vill säga läggningsarvoden. I juni kommer även vår andra brickläggningsmaskin att skickas iväg på service i Polen. Vid redovisningen för interna tävlingar redovisas varken intäkter eller lönekostnader utan lönekostnaden för brickläggningen läggs direkt på tävlingen. Det innebär att läggningen kommer att redovisa förlust eftersom dess övriga kostnader inte blir täckta i bokföringen. Brickläggningen kommer att fortsätta under Kalle Perssons ledning. Budgeterade kostnader för 2015/2016 (kr): Intäkter för läggning till externa kunder - 56 000 Lönekostnader för läggning till externa kunder 45 000 Delsumma -11 000 Inköp av nya kortlekar 10 000 Avskrivning av kostnader för tidigare inköp 65 000 av plastbrickor, kortlekar och maskiner Totalt 64 000
Sida 9 av 10 10. Lokalrenoveringen 2015-06-28 Mårten Gustawsson Vår lokal behöver fräscha upp. Vi flyttade in den 1 augusti 2000 och ingen stor genomgång av lokalen har skett under de 15 åren sedan dess. En förutsättning för att klubben, och vår hyresvärd Brf Inedal 16, ska lägga ner pengar på en renovering är att skriva ett nytt och längre hyresavtal. Vårt nuvarande avtal är från 2007-09-30 och gäller för närvarande till 2017-09-30. Vi är överens med vår värd att avbryta detta och skriva ett nytt 10 år långt avtal. Allra först måste vi och vår värd göra klart vilka åtgärder som ska genomföras samt vem som ska bekosta och leda var åtgärd. Sommaren är den del av året då BK S:t Erik har klart minst verksamhet varför renoveringarna genomförs under somrarna 2015, vilket också skett, och 2016. Att en del åtgärder får vänta till 2016 beror både på det är svårt att genomföra alla de planerade åtgärderna samtidigt och att vår värd behöver tid att planera för en del av de åtgärder de ska stå för. Vi håller stängt under juli 2015. Då rengör bridgeklubben undertaket, målar spellokalen samt lägger in nya golv medan värden bygger om vår personaltoalett/dusch, byter ut det inre entrédörrspartiet och utrymningsdörren i rotundan. Vi funderar även på att installera ett nytt brandlarm och en ny glasvägg, eller ett nytt draperi, mot kurshörnan. Vår nuvarande linoleummatta i servering och kapprumskorridor ersätts av en plastmatta och i spellokal och skola av textilplattor på 50x50 cm. Gamla sockellister, både av vitt trä och grå plast tas bort, utom i skolsalarna, och ersätts vid textilplattor av en svart plastsockel medan plastmattan viks upp på vägg. Förutom att lokalen blir tystare blir kostnaden ungefär hälften av att lägga ett nytt linoleumgolv. Sommaren 2016 planeras att värden tillsammans med oss bygger om köket inklusive installation av golvbrunn och ny fettavskiljare, att värden bygger om alla våtrum vid det stora kapprummet och ser över golvbrunnen i soprummet. Klubben planerar även andra åtgärder, vars kostnader inte ingår i budgeten nedan, i samband med renovering sommaren 2015. Alla hårdplastbrickor som används i ligan byts, liksom alla budkort, nya stolar till biblioteket köps in, de sämsta pallarna och stolarna vid bridgeborden byts till nya och en elektrisk skoborste sätts upp innanför entrén. I renoveringskommittén ingår Mårten Gustawsson, Börje Primér (lokalansvarig), Marianne Öjestål och Jan Bergholm (hustomte). Budgeterad kostnad för 2015/2016 (kr): Avskrivning undertak, målning och golv 57 000 (Kostnaderna fördelas på tio år.) Övriga kostnader som tas direkt 100 000 Trolig kostnad för 2016/2017 (kr): Avskrivning undertak, målning och golv 57 000 Avskrivning köksombyggnad 80 000 (Kostnaderna fördelas på fem år.) Övriga kostnader som tas direkt 100 000
Sida 10 av 10 11. Övrigt 2015-06-28 Mårten Gustawsson Arvoden till styrelse och andra funktionärer Inga höjningar av ersättningar till styrelse och funktionärer är planerade. Landslagsaktiviteter Klubben ska enligt ett tidigare stämmobeslut sätta av tio kronor per medlem för bidrag till landslagsaktiviteter. Budgeterade kostnader för 2015/2016 (kr): Styrelsearvoden 175 000 Styrelsemöten, personalfest 70 000 Landslagsaktiviteter 32 000 Summa 277 000