Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Relevanta dokument
Revisionsrapport Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK

Avrapportering av internkontroll för perioden 1 januari till och med 30 april 2014

Revidering av internkontrollplan för 2014

Revidering av internkontrollplan för 2013

Uppsala. BUK 3oiM-oi-4,3. Internkontrollplan för 2014 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Remiss: Förslag till renhållningsordning för Uppsala kommun

Yttrande till kommunrevisionen över granskning av löneutbetalningar

Uppsala. Internkontrollplan för 2013 BUN Barn- och ungdomsnämnden. Förslag till beslut

Skolinspektionen: Verksamhetsredogörelse avseende distansundervisning i kommunal vuxenutbildning - gymnasial nivå (Dnr :1138)

Datum att överlämna avrapporteringen av internkontroll 2012 till kommunstyrelsen.

Granskning av delegationshanteringen

Remiss: Drogpolitiskt program för Uppsala kommun

Kommunrevisionen: Granskning av intern kontroll 2016

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Ärendet Valnämnden föreslås anta delegations- och arbetsordning enligt bilaga.

Uppföljning av regionens hantering av anställdas bisysslor Region Gotland

Matarengivägsprojektet

Revisionsrapport Utskottsorganisation. Ragunda kommun

Uppföljning av internkontrollplan 2018

Granskning av intern kontroll svar på revisionsskrivelse

Inspektionen för vård och omsorg IVO - Verksamhetstillsyn enligt socialtjänstlagen (Dnr /2012)

GNESTA gh i KOMMUN -X

Internkontrollplan för 2017

Sysselsättning för personer med psykisk funktionsnedsättning - Internavtal 2014

Internt avtal 2014 Grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, särskild utbildning för vuxna (särvux)

Verkställighet och återrapportering av beslut

Revisionsrapport - Granskning av korthantering och representation

Övergripande granskning av intern kontroll

Följsamhet till regler och rutiner för attestering

Inspektionen för vård och omsorg: Meddelande om inspektion, dnr /2015-3

Granskning av utbetalningar

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Handläggare Datum Diarienummer Wicks Elaine BUN Rev

Revisionsrapport av arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden

Granskning av landstingets regler och rutiner för attestering av leverantörsfakturor och löner

Granskning av leverantörsfakturor

Ärende 22. Redovisning av internkontroll kommunstyrelsen 2015 avseende fakturor för representation, kurser, resor och hotell

Granskning av delegationshantering. Kungälvs kommun

Granskning av utbetalningar

Remiss: Motion väckt av Ilona Szatmari Waldau och Håkan Andersson båda (V) om läxläsning i skolan

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Remiss: Förslag till Bredbandsprogram för Uppsala kommun

Avrapportering av intern kontroll för socialnämnden, första halvåret 2015

Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Mönsterås Bostäder AB

Granskning av lönehanteringen

Uppföljning av granskning av intern kontroll avseende drivmedelskort

Delegeringsordning för kultur- och fritidsnämnden

Internkontrollplan för 2018

Internkontrollplan 2019 för omsorgsnämnden

Granskning av leverantörsregister och leverantörsutbetalningar

Uppföljning av internkontrollplan 2017

Avrapportering av intern kontroll för socialnämnden, andra halvåret 2015

Internavtal 2014 Handledning av deltagare i sociala kooperativ

Intern kontroll Revisionsrapport. Vänersborgs kommun. Intern kontroll år 2o16. Henrik Bergh Mars 2017 PWC

Intern kontroll avseende behörigheter i ekonomisystem samt hantering av leverantörsfakturor och manuella betalningar

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Delegation av beslutanderätten Härryda kommun

Intern kontroll i kommunen och dess företag. Sollefteå kommun

Ärende- och dokumenthantering

Granskning av arvoden till förtroendevalda

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Kommunstyrelsen och nämnder har ett särskilt ansvar för intern kontroll enligt kommunallagen (kap 6:1, 6:7).

Uppsala KOMMUN KONTOPvET FÖR BARN, UNGDOM OCH ARBETSMARKNAD

av samhällsbyggnadsnämndens ansvarsutövning Sandvikens kommun

Revisionsrapport Uppföljning av granskning förtroendevaldas anspråk på förlorad arbetsförtjänst

Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB

Beslutsattest i ekonomiska ärenden 2015

91 Yttrande om barn som far illa eller riskerar att fara illa

Handläggare Datum Diarienummer Maria Kuisma SCN administratör

Granskning år 2014 av patientnämnden

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Mönsterås Utvecklings AB

Granskning av fakturahantering

Revisionsrapport Intern kontroll avseende representation och resor hos samtliga nämnder

Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Joanna Hägg Tilda Lindell Tierps kommun September 2014 pwc

Internkontrollplan 2018

Riksdagens ombudsmän, JO: Begäran om yttrande i ärende SCN

Internkontrollplan 2017

Yttrande till kommunrevisionen över granskning av attester för utbetalningar

Ansvarsutövande Lantmäterinämnden

Årsrapport 2014 Kyrkogårdsnämnden

Förslag till förändring av delegationsordningen för färdtjänst

Granskning av Intern kontroll

Brottsofferjouren: Angående kommunernas ansvar för stöd till brottsutsatta medborgare och medling

Yttrande över revisionsrapporten Kommunstyrelsens styrning och ledning av personalfrågor

Granskning av glesbygdsmedicinskt centrum

Rapport Granskning av försörjningsstöd.

TRELLEBORGS KOMMUN Tekniska nämnden

Revisionsrapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Haparanda stad. Uppföljning granskning av placerade barn och unga

Uppföljande granskning: Sjukfrånvaro och rehabilitering. Strömsunds kommun

Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner

Granskning av ekonomiskt bistånd

Svar till revisorerna angående intern kontroll och återrapportering av delegationsbeslut UN-2014/

Revisionsrapport: Uppföljning av rapport Granskning av bisysslor

Rapportering av ej verkställda biståndsbeslut första kvartalet 2016

Remiss: Motion väckt av Emma Wallrup (V) om att cirkulär ekonomi och kretsloppstänkande bör genomsyra Uppsala kommun

Uppföljning av anmärkning lönebildning och tillsättande biträdande kommundirektör

3. Efter ett antal uppgradering av miljönämndens ärendehanteringsprogram

Transkript:

KONTORET FÖR BARN, UNGDOM OCH ARBETSMARKNAD Handläggare Lindqvist Johan Datum 2014-04-15 Diarienummer UAN-2014-0205 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden föreslås besluta att avge yttrande till Kommunrevisionen enligt upprättat förslag. Ärendet Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har av Kommunrevisionen ombetts att yttra sig om åtgärder utifrån revisionens granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad (UAK). Kommunrevisionen konstaterar att kontoret brister i att anmäla delegationsbeslut kring anställningar och konferenser till barn- och ungdomsnämnden på särskild delegationslista. Mot bakgrund av konstaterade brister förutsätter utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att kontoret ser till att det finns en god kännedom om delegationsordningen och återrapportering av delegation bland alla som har delegation från nämnden. Därutöver bevakar nämnden löpande arbetsgivarfrågor vid en stående punkt på nämndens arbetsutskott. Kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad Jan Holmlund Tillförordnad direktör Postadress: Uppsala kommun, kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad, 753 75 Uppsala Besöksadress: Stationsgatan 12 Telefon: 018-727 86 00 (växel) Fax: 018-727 86 50 E-post: barn-ungdom-arbetsmarknad@uppsala.se www.uppsala.se

Uppsala ^ KOMMUN Kommunrevisionen 2014-03-13 2014-04- 0 3 Barn- och ungdomsnämnden Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Socialnämnden för barn och unga Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK har på vårt uppdrag granskat rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom Kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad (UAK). Granskningen omfattar nyanställningar, utläggsredovisningar och leverantörsfakturor. Granskningen visar att delegationsordningen i allt väsentligt efterlevs vad gäller chefers behörighet att anställa personal men att brister föreligger vad gäller skyldigheter att enligt delegationsordningen anmäla anställningen till kontorets arbetsgivarnämnd (Barn- och ungdomsnämnden). Vi har även noterat brister avseende konferensresor. Vi rekommenderar att berörda nämnder ser över efterlevnaden vad avser återrapportering av anställningar enligt delegationsordningen. Vi rekommenderar även återkommande utbildningar för tjänstemän rörande delegationsordningen. Vi översänder rapporten för yttrade över vilka åtgärder som planerar vidtas för att komma tillrätta med probelmen. Vi önskar svar senast den 30/5 2014. FÖR KOMMUNENS REVISORER Lars-Olof Linde' Ordförande

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK pwc

Carl-Stefan von Engeström Roger Burström Projektledare Uppdragsledare 1 av 11

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer 2. Inledning 2.1. Bakgrund 2.2. Syfte, revisionsfrågor och kontrollmål 2.3. Revisionsmetod och avgränsning 3. Regler för anställningar och konferenser och i övrigt förtroendekänsliga poster 3.1. Delegationsordning 3.2. Iakttagelser och bedömning 4. Granskningsresultat, stickprov 4.1. Resultat av stickprov avseende anställningar 4.2. Resultat av stickprov avseende konferensresor och i övrigt förtroendekännsliga poster 5. Bedömning 5.1. Avstämning mot kontrollmål 5.2. Svar på revisionsfråga 2 av 11

i. Sammanfattande bedömning och rekommendationer har på uppdrag av genomfört en granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom Kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad (UAK). Granskningen omfattar nyanställningar, utläggsredovisningar och leverantörsfakturor. Granskningen visar att delegationsordningen i allt väsentligt efterlevs vad gäller chefers behörighet att anställa personal men att brister föreligger vad gäller skyldigheter att enligt delegationsordningen anmäla anställningen till kontorets arbetsgivarnämnd (Barn- och ungdomsnämnden). Vi har även noterat brister avseende konferensresor. Vi rekommenderar att berörd nämnd ser över efterlevnaden vad avser återrapportering av anställningar enligt delegationsordningen. Vi rekommenderar även återkommande utbildningar för tjänstemän rörande delegationsordningen. 3 av 11

2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder och styrelser skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt. Revisionen kan peka på risker och på behovet av väl fungerande intern kontroll, samt pröva dess ändamålsenligt. På uppdrag av har granska rutiner och hantering av anställningar och förtroendekänsliga poster i med särskilt fokus på attestering av kostnader /utgifter som berör attestanten själv. 2.2. Syfte, revisionsfrågor och kontrolhnål Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: Finns det en god intern kontroll inom respektive nämnd med avseende på att anställningsbeslut för personal inom UAK fattas av behörig person och anmäls i enlighet med gällande regler. Finns det en god intern kontroll inom respektive nämnd med avseende på att attestreglerna tillämpas vad gäller förtroendekänsliga poster för chefer. Följande kontrollfrågor har formulerats: Finns det tydliga riktlinjer/rutiner med avseende på beslut om anställning av personal inom UAK? Har anställningsbeslut fattats av behöriga? Har anmälan om delegationsbeslut avseende anställning anmälts i enlighet med gällande regler? Har attest av förtroendekänsliga poster, då främst utläggsredovisningar och fakturor gällande konferensresor för direktör och uppdragschefer skett i enlighet med gällande regler? Finns det en intern kontroll inom UAK som säkerställer att gällande regler avseende anställningar och attest av förtroendekänsliga poster följs? 4 av 11

2.3. Revisionsmetod och avgränsning Granskningen har skett genom kartläggning och bedömning av delegationsordningar. Utifrån en registeranalys har ett urval av nyanställningar, utläggsredovisningar och leverantörsfakturor granskats. Granskningen avgränsas till anställningar, utläggsredovisningar och leverantörsfakturor under 2013. Rapporten har varit föremål för faktaavstämning. 2.4. Organisation och arbetsgivaransvar Kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad (UAK) arbetar på uppdrag av tre nämnder: Barn- och ungdomsnämnden, Socialnämnden för barn och unga samt Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. Barn- och ungdomsnämnden är arbetsgivarnämnd för kontoret. Barn- och ungdomsnämnden företräder arbetsgivaren för alla arbetstagare hos Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och socialnämnden för barn och unga utom såvitt avser arbetstagare som utövar myndighet inom försörjningsstöd, introduktionsverksamhet samt socialtjänstens individ- och familjeomsorg. 5 av 11

I 3. Regler för anställningsbeslut, kurser, konferenser, studieresor 3.1. Delegationsordning Barn- och ungdomsnämnden är arbetsgivarnämnd för tjänstemännen inom UAK. Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning fastställdes senast 2013-10-31 och reglerar bland annat delegation av anställningsbeslut, kurser, konferenser, studieresor. Inrättande och indragning av tjänst ska enligt barn- och ungdomsnämndens delegationsordningen beslutas av arbetsutskottet efter samråd med socialnämnden för barn och unga och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden och fastställas via protokoll. Beslut om tillsvidareanställning, visstidsanställningar och timanställningar ska enligt delegationsordningen fattas av direktör eller uppdragschef, chefscontroller för respektive enhet eller myndighetschef efter godkännande av direktör. Beslut som fattas med stöd av delegation skall förtecknas på särskild delegationslista som undertecknas av beslutsfattaren. Förteckningen skall månadsvis översändas till nämndens sekreterare, som anmäler dessa till nämndens nästa sammanträde. Utan anmälan i nämnden vinner besluten ej laga kraft enligt delegationsordningen. Beslut om deltagande i kurser, konferenser, studieresor mm med angivande av syfte ska beslutas av arbetsutskottet för direktör och anmälas via protokoll. Beslut för övrig personal fattas av direktör. 6 av 11

I 3.2. Iakttagelser och bedömning Barn- och ungdomsnämnden har gjort förändringar i sin delegationsordning de senaste åren. Vi har noterat att frågor om inrättande av tjänster enligt den senaste delegationsordningen flyttats från direktör till arbetsutskott. I övrigt har samma regler gällt för tillsvidare- och visstidsanställningar de senaste åren. Vi kan konstatera att brister finns i återrapportering av tillsvidare- och visstidsanställningar enligt delegationsordningen. Majoriteten av de granskade anställningarna har inte återrapporterats till nämnden. Vi har även funnit flera brister i återrapporteringen enligt delegationsordningen av deltagande i kurser, konferenser, studieresor. Vi har noterat en konferensresa till USA som inte följer delegationsordningen och där fakturan inte har attesterats av berörd person och inte av behörig attestant. Godkännandet från nämndens ordförande är daterat efter hemkomsten. Vi bedömer utifrån ovan att det finns brister i efterlevnaden av delegationsordningen både vad gäller anställningsbeslut, kurser, konferenser, studieresor. Granskningen aktualiserar behovet av utbildning kring delegationsordningen för berörda tjänstemän men också att resor och konferenser godkänns och attestas korrekt. 7 av 11

I 4. Granskningsresultat, stickprov 4.1. Resultat av stickprov avseende anställningar Som ett led i granskningen har ett antal anställningar kontrollerats genom stickprov. Totalt har 27 anställningar granskats inklusive timanställningar och de fall då personal byter förvaltning inom kommunen under 2013. För samtliga anställningar har kontroll skett av följande: Att behörig chef beslutat om anställningen - Att anställningen förtecknats på särskild delegationslista som undertecknats av beslutsfattaren som därefter månadsvis ska översändas till nämndsekreteraren vilken därefter anmäls till närmast efterföljande sammanträde. Iakttagelser: Granskade anställningar bedöms i allt väsentligt vara korrekt hanterade vad gäller att behörig chef har utfört anställningen men återrapportering enligt delegationsordningen har inte skett i 21 av 27 anställningar. 4.2. Resultat av stickprov avseende konferensresor och i övrigt förtroendekänsliga poster Som ett led i granskningen har vi begärt och fått ut listor på all utläggsredovisning inom UAK. Vi har noterat en brist vad gäller en konferensresa till Minneapolis. Resan är utläggsredovisad av en person underställd direktören som därefter själv attesterat utlägget. Efter hemkomst har denna konferensresa tagits upp till delegationslista med beslut i nämnd. Därutöver har vi stickprovsvis granskat fakturor avseende representation och konferenser och funnit brister 6 av 7 fakturor avseende konferenser inte är förtecknade på särskild delegationslista enligt delegationsordningen. 8 av 11

I 5. Bedömning 5.1. Avstämning mot kontrollmål Kontrollmål Finns tydliga riktlinjer/rutiner med avseende på beslut om anställning av personal inom UAK? Har anställningsbeslut fattats av behöriga? Har anmälan om delegationsbeslut avseende anställning anmälts i enlighet med gällande regler? Har attest av förtroendekänsliga poster för förvaltningsdirektör och uppdragschefer skett i enlighet med gällande regler? Kommentar Uppfyllt Det framgår tydligt av BUN:s delegationsordning att delegerade beslut ska återrapporteras till nämnden. I tidigare delegationsordningar har det varit tydligt vem som har rätt att ta beslut om anställning. I BUN:s senaste delegationsordning framgår att beslut om inrättande och indragning av tjänst ska göras av arbetsutskottet i samråd med SBN och UAN medan tillsvidareanställningar, visstidsanställningar och timanställningar beslutas av direktör och uppdragschefer. Uppfyllt Samtliga granskade anställningar under 2013 har enligt vår bedömning beslutats av behöriga chefer. Ej Uppfyllt Av 27 granskade anställningar under 2013 var endast 6 st. anmälda på särskild delegationslista. Ej Uppfyllt I ett fall har en felaktig attestering av kostnader/utgifter noterats som berör attestanten själv. Det avser utlägg för en återkommande konferensresa till Minnesota som direktören för UAK deltagit i och även attesterat. Direktörens deltagandet i konferensresan har först i efterhand anmälts på särskild delegationslista. 9 av 11

Därtill förekommer brister avseende konferenser inom Sverige, då de i flera fall inte förtecknas på särskild delegationslista. Finns det en intern kontroll inom UAK som säkerställer att gällande regler avseende anställningar och attest av förtroendekänsliga poster följs? Delvis Ej Uppfyllt Anställningsbeslut har inte rapporterats till nämnden i tillräcklig omfattning och en konferensresa har meddelats nämnden i efterhand. 10 av 11

I 5.2. Svar på revisionsfråga Finns det en god intern kontroll inom kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad med avseende på att anställningsbeslut fattas av behörig och anmäls i enlighet med gällande regler. Ja delvis. Anställningar har gjorts av behöriga chefer men återrapporteringen har i flera fall inte skett i enlighet med delegationsordningen. Finns det en god intern kontroll inom respektive nämnd med avseende på att attestreglerna tillämpas vad gäller förtroendekänsliga poster för chefer. Vi har i våra stickprov funnit några utgifter som inte följer attestreglerna vad gäller förtroendekänsliga poster för chefer. Granskningen indikerar att den interna kontrollen för chefer behöver förbättras. Vi rekommenderar att berörda nämnder ser över efterlevnaden av delegationsordningen vad gäller anställningar och kostnader relaterade till konferenser och utlandsresor. 11 av 11

UTBILDNINGS- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Handläggare Lindqvist Johan Datum 2014-04-15 Rev. 2014-05-15 Diarienummer UAN-2014-0205 FÖRSLAG Kommunrevisionen: Granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom UAK Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har av Kommunrevisionen ombetts att yttra sig om åtgärder utifrån revisionens granskning av rutiner för anställningar och förtroendekänsliga poster inom kontoret för barn, ungdom och arbetsmarknad (UAK). Kommunrevisionen konstaterar att anställningar har beslutats av behöriga chefer, men att de inte har anmälts i tillräcklig utsträckning till barn- och ungdomsnämnden på särskild delegationslista. Kommunrevisionen konstaterar även att utlägg för en konferensresa till USA har attesterats på felaktigt sätt och anmälts till barn- och ungdomsnämnden på särskild delegationslista för sent. Kommunrevisionen har också upptäckt att det finns andra exempel på konferenser som inte har anmälts till nämnd på särskild delegationslista. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden har ingen direkt koppling till konferensresan till USA, eftersom det är barn- och ungdomsnämnden som fattar beslut om direktörens resor. Mot bakgrund av konstaterade brister förutsätter dock utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden att kontoret ser till att det finns en god kännedom om delegationsordningen och återrapportering av delegation bland alla som har delegation från nämnden. Nämnden har genom sin interna kontroll upptäckt att det finns kunskapsluckor bland beslutsattestanter. Eftersom resultaten från nämndens uppföljning av internkontrollplanen ligger till grund för ett förebyggande arbete förväntar sig nämnden att kontoret täpper till dessa kunskapsluckor så att liknande brister inte uppstår igen. I övrigt bevakar nämnden arbetsgivarfrågor inom sitt eget ansvar vid en stående punkt på nämndens arbetsutskott. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Mohamad Hassan Ordförande Lotta von Wowern Sekreterare Postadress: Uppsala kommun, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, 753 75 Uppsala Telefon: 018-727 00 00 (växel) Fax: 018-727 86 50 E-post: utbildnings-arbetsmarknadsnamnden@uppsala.se www.uppsala.se