Kriskommunikationsplan för Stockholms läns landsting

Landstingsstyrelsens förvaltning Administration Regionala enheten för Kris- och katastrofberedskap BILAGA 3 1 (8) Kriskommunikationsplan för Stockholms läns landsting 1. Inledning Enligt Inriktning för kriskommunikation inom Stockholms läns landsting (bilaga till Krishanteringsplan för Stockholms läns landsting) har Stockholms läns landsting (SLL) ett ansvar att informera allmänheten i Stockholms län, medarbetare och samverkande samhällsfunktioner om landstingets sjukvårdsinsatser och organisation, kollektivtrafiken, samt landstingets övriga verksamhet och ansvarsområden. Detta gäller både i ett normalläge och i situationer som ställer extra krav på samhällsfunktionerna, och oavsett om kommunikationen rör verksamhet som SLL bedriver i egen regi, eller ett vård- och tjänsteutbud som utförs av externa entreprenörer. Ansvaret gäller oavsett om det rör sig om kriser som direkt påverkar landstingets kärnverksamheter (t ex vård eller kollektivtrafik), eller förtroendekriser och andra situationer då landstingets eller enskilda bolags och förvaltningars möjlighet att fungera normalt sätts på prov. Denna centrala kriskommunikationsplan är styrande för hur SLL:s centrala funktioner och staber kommunicerar vid en uppkommen kris. Som grund för planen ligger SLL:s krishanteringsplan och SLL:s plan för extraordinära händelser, med bilagan Inriktning för kriskommunikation inom Stockholms läns landsting,. Planen är även kopplad till SLL:s kommunikationspolicy och SLL:s Regionala katastrofmedicinska plan. 2. Allmänt Kriskommunikationen ska ske i samverkan mellan de centrala funktionerna Kommunikationsdirektören, Kommunikatör i Beredskap, SLL Kommunikation, Kommunikationsavdelningen vid Hälso- och sjukvårdsnämndens förvaltning, Tjänsteman i beredskap, RKML samt berörda bolag, förvaltningar och staber. Det löpande arbetet med kriskommunikation skall i så hög grad som möjligt utföras i den ordinarie organisationen, med ordinarie medarbetare, på ordinarie arbetsplatser och genom ordinarie kanaler. Därför är det viktigt att de centrala kommunikationsfunktionerna är flexibla och har en beredskap att möta de krav som uppstår med anledning av en kris. SLL:s och HSN-förvaltningens centrala kommunikationsavdelningar skall vid behov bistå med operativa resurser i de ledningsstaber som upprättats för att sköta krishanteringen. Stabens kommunikationsarbete ska ske i enlighet med de beslut som fattas av stabens ledning. Underbilagor: A Kommunikatör i beredskap B Målgrupper och kanaler

2 (8) 3. Organisation, ansvar och uppgifter - Landstingsdirektören har ett övergripande ansvar för SLL:s krishantering, inklusive kommunikationen med allmänheten, krisledningsnämnden, landstingets personal, entreprenörer och andra viktiga målgrupper. - Ledningen och samordningen av det strategiska och operativa kriskommunikationsarbetet delegeras till SLL:s Kommunikationsdirektör, som även svarar för bemanningen av kommunikationsmedarbetare i SLL:s centrala stabs- och ledningsfunktioner. - Kommunikationsdirektören delegerar till den centrala beredskapsfunktionen Kommunikatör i Beredskap, KiB (Bilaga A), att initiera och leda kriskommunikationsarbetet, både då det etableras en speciell stab för krishanteringen, t ex RKML, och vid andra händelser som kräver speciella kommunikationsinsatser. - KiB eller annan person som utses av kommunikationsdirektören knyts, då det upprättas en speciell krisledningsstab, till staben som arbetsledare för stabens informatörer. - Chefen för krisledningsstaben ansvarar för att informationsorganisationen får kännedom om hur de SLL-funktioner som ställs under stabens ledning och samordning hanterar sitt uppdrag och den uppkomna krisen. - Budskap ska stämmas av med ansvarig chef i krisledningsstaben eller (då det inte upprättats stab) den berörda förvaltningen. - Landstingets verksamheter inom till exempel sjukvård och kollektivtrafik ansvarar för att deras egna kriskommunikationsplaner anpassas till denna centrala plan. - SLL Kommunikation och kommunikationsavdelningen vid Hälso- och sjukvårdsnämndens förvaltning har, vid sidan om ansvaret för sina ordinarie arbetsuppgifter, även uppdraget att vid behov bistå med operativa resurser i ledningsstab eller andra sammanhang. En speciellt viktig uppgift är att fortlöpande sprida sjukvårdsinformation genom Vårdguidens olika kanaler. - Sjukvårdsledare har ett lokalt ansvar att sköta presskontakter på olyckseller skadeplats. Sjukvårdsledaren kan vid behov vända sig till Jourhavande tjänsteman/rkml för att få hjälp med kommunikationsarbetet. - Smittskyddsläkaren har ett eget myndighetsansvar. Kriskommunikation som rör smittskyddsfrågor bygger därför på Smittskyddsläkarens anvisningar. 4. Larmrutiner SLL:s Jourhavande tjänsteman (Tjänsteman i beredskap) har initialt ansvar för den regionala katastrofmedicinska ledningen. Jourhavande tjänsteman larmar vid behov SLL:s Kommunikatör i Beredskap (KiB), som fungerar som landstingets centrala informationsresurs till dess att ordinarie organisation enligt denna kriskommunikationsplan har kommit i funktion. Kommunikatör i beredskap är tillgänglig per telefon dygnet runt. Jourhavande tjänsteman nås dygnet runt genom SOS Alarm.

3 (8) I samband med förtroendekriser och händelser som inte hanteras enligt SLL:s katastrofmedicinska plan kan larmvägarna se annorlunda ut. Var och en inom SLL som får kännedom om en situation som kan kunna utvecklas till en kris som kräver speciella informationsinsatser ska, oavsett om frågan gäller centrala eller lokala ansvarsområden, larma KiB. 5. Kanaler Allmänt Intern och extern kommunikation ska i så hög grad som möjligt samordnas vad gäller tidpunkt och budskap. Kommunikation med interna målgrupper bör, om det är praktiskt möjligt och lämpligt, ske före den externa kommunikationen. I händelse av att ordinarie kommunikationsvägar inte fungerar ska kommunikationsarbetet koncentreras på de alternativa kanaler som vid varje tillfälle ger bäst effekt. Webbplatserna www.vardguiden.se, www.sll.se samt intranäten ska ha förberedda kriskommunikationssidor, som snabbt kan tas i bruk om det finns behov för detta. Prioriterade målgrupper, se bilaga B. Externt Den externa kommunikationen sker dels genom SLL:s egna kanaler, t ex Vårdguiden och webbplatsen www.sll.se, dels genom information till nyhetsbevakande medier som kontinuerligt ska få tillgång till faktauppgifter om händelseutvecklingen. SLL:s centrala telefonväxlar ska hänvisa till dessa kanaler, till SLL:s lokalt ansvariga informationsfunktioner samt (när SLL inte har kommunikationsansvar) till de samverkande organisationer som har egna ansvarsområden i krishanteringen (till exempel länsstyrelsen, kommunerna, polisen och räddningstjänsten). Prioriterade nyhetsredaktioner för snabb och bred spridning av information till invånarna är Radio Stockholm och TT. Därutöver sker både proaktivt och reaktivt kontakter med andra relevanta nyhetsmedier. SLL kan under vissa omständigheter begära att Sveriges Radio sänder ut informationsmeddelande som Viktigt meddelande till allmänheten, VMA, som också distribueras genom andra radio- och TV-kanaler. Smittskyddsläkaren har, vid överhängande fara för spridning av allvarlig smittsam sjukdom, möjlighet att begära att Sveriges Radio sänder ut varningsmeddelande som Viktigt meddelande till allmänheten, VMA. Internt Den interna kommunikationen sker dels genom de centrala interna kanalerna (chefer, nyhetsbrev från landstingsdirektören, intranät, Uppdragsguiden, e-post till olika målgrupper, samt muntliga kontakter).

4 (8) 6. Stabsarbete Roller Jourhavande tjänsteman tar initiativ till och beslutar om eventuell höjning av landstingets centrala beredskapsläge. Därefter kontaktas KiB, som inleder kriskommunikationsarbetet. Om det upprättas en stab inom SLL för krishantering, t ex RKML, knyts KiB till staben som arbetsledare för stabens kommunikationsfunktion. KiB avgör bemanningsbehovet i samråd med ansvarig chef för staben. Uppgifter Huvudsakliga uppgifter för kommunikationsfunktionen i ledningsstaben: Kommunikationsstöd och -rådgivning för staben och dess ledning. Sammanställning av fakta, rapporter/statistik, omvärldsinformation och annat underlag för analys och beslut. Produktion och spridning av information till beslutsfattare i staben, landstingsledningen och den politiska ledningen, samt SLL:s centrala interna och externa informationskanaler, som SLL:s centrala webbplatser (Vårdguiden, SLL.se och centrala intranät), samt, om uppdateringen sker på annan plats, kontakter med de medarbetare som arbetar med dessa kanaler. Informationsspridning genom WIS (Webbaserat InformationsSystem). Stöd till lokala informatörer. Produktion och distribution av pressmeddelanden och annat material. Arrangemang av pressmöten. Arbete med stabens omvärldskontakter (medier, samverkande organisationer, allmänhet med flera). Aktivt följa stabens arbete och föra loggbok över kommunikationsinsatser. I övrigt utföra de arbetsuppgifter som arbetsledningen bestämmer. Bemanning i stab SLL Kommunikation upprättar, i samråd med den regionala enheten för kris- och katastrofberedskap, REK, bemanningsplaner för de olika funktioner som ska bemannas i händelse av att SLL:s centrala katastroforganisationen träder i kraft. Stabens kommunikationsfunktioner ska i så hög grad som möjligt bemannas med medarbetare som har genomgått speciell utbildning, som arrangeras i samarbete mellan REK och SLL Kommunikation. Normalt kan krisledningsstaben bemannas med fyra kommunikationsmedarbetare i RKML:s lokaler. De ska tillsammans ha tillräcklig kompetens och möjlighet att klara stabens kommunikationsarbete.

5 (8) Bemanningen ska ske så att det säkerställs att alla medarbetare får möjlighet till paus och vila. 7. Förtroendekriser o dyl SLL kan utsättas för olika situationer som direkt eller indirekt påverkar förtroendet för landstinget som helhet, dess ledning eller landstingets förmåga att hantera sina ansvarsområden. SLL kan även utsättas för händelser som direkt eller indirekt påverkar landstingets ledning, fastigheter, anläggningar och egendom. Landstingets kommunikationsarbete ska då fungera enligt samma policy och, i tillämpliga delar, enligt samma rutiner som gäller för annan kriskommunikation. 8. Talesmän Talesmannaansvaret under kris följer huvudsakligen det ansvar som gäller i en normalsituation. Centrala talesmän ska vara utsedda för sin uppgift av chefen för ansvarig krisledningsstab, av landstingsdirektören eller annan behörig chef. Talesmännen kan ha olika roller i informationsförmedlingen, dels som en expert som företräder SLL eller krisstaben under längre tid eller för ett speciellt tillfälle (t ex en presskonferens), dels som presstalesman (d v s en mer allmän företrädare) för SLL och den centrala krishanteringen. Talesman kan vara till exempel landstingsdirektör, jourhavande tjänsteman, chef i RKML eller annan central stab, smittskyddsläkare, säkerhetschef, chefläkare, PKL-ansvarig, kommunikationsdirektör, presschef, sjukvårdsledare på skadeplats eller expert inom något speciellt område. Den som har en ledande operativ roll i krisledningen, eller på annat sätt är direkt inblandad i arbetet med att hantera själva krisen, kan gå in i talesmannarollen som expert men bör därutöver inte samtidigt ska vara presstalesman. 8. Utvärdering Större kommunikationsinsatser i samband med kriser som berör SLL ska utvärderas. Vid utvärderingen ska det göras en analys av hur landstingets krisarbete har skildrats i medierna. Dessutom ska det interna informationsarbetet utvärderas. Erfarenheterna och utvärderingens slutsatser ska spridas till berörda målgrupper och nätverk inom SLL. För att underlätta utvärderingen kan kommunikationsdirektören eller informationschefen redan under krisens aktiva förlopp anlita en konsult som får ansvar för utvärderingen.

6 (8) Bilaga A Kommunikatör i beredskap Kommunikatör i Beredskap, KiB, är en central SLL-resurs som dygnet runt, året runt, finns tillgänglig för att kunna bedöma behovet av, samt initiera, det kommunikationsarbete som kan bli aktuellt vid höjd krisberedskap och andra tillfällen som kan kräva speciella kommunikationsinsatser. Kommunikationen kan dels ske på KiB:s eget initiativ, dels initieras av Jourhavande tjänsteman, RKML, landstingsdirektör, kommunikationsdirektör eller annan centralt placerad chef inom Landstingsstyrelsens förvaltning eller Hälso- och sjukvårdsnämndens förvaltning. KiB har ett nära samarbete med Jourhavande tjänsteman och de centrala krisledningsstaber som inrättas i händelse av kris. KiB gör en bedömning av händelsens karaktär ur ett kommunikationsperspektiv och påbörjar vid behov ett kommunikationsarbete. KiB kan kalla in ytterligare resurser för att ta hand om intern information, extern information/press och information på webben. KiB ansvarar för att uppdatera kommunikationsdirektör om läget. Kommunikationsdirektören avgör om och när ansvaret för kommunikationen ska övergå från KiB till annan person. Då RKML eller annan krisledningsstab höjer sin beredskap till stabsläge, förstärkningsläge eller katastrofläge knyts KiB till staben och blir arbetsledare för de övriga informatörer som bemannar staben. KiB tar då även initiativ för att förstärka övriga centrala kommunikationsfunktioner inom SLL. När en allvarlig händelse inträffar som berör Stockholms läns landstings verksamheter ansvarar KiB för det övergripande kommunikationsarbetet. Berörd förvaltning/bolag ansvarar för sin egen verksamhet, och kommunikationen kring denna. Detta ska dock alltid ske i dialog med KiB. Vid centrala förtroendekriser och andra sammanhang då det inte bildas en central krishanteringsstab hanteras krisen av KiB i samråd med kommunikationsdirektören och Jourhavande tjänsteman. Vid förtroendekriser vid enskild förvaltning/bolag hanteras krisen av förvaltningens/bolagets kommunikatör och förvaltningschef i samråd med KiB. Kompetens: KiB skall självständigt kunna fatta beslut om, samt genomföra, publicering på SLL:s centrala externa och interna webbplatser, producera och distribuera pressmeddelanden, genomföra andra reaktiva och proaktiva mediekontakter o dyl. KiB ska kunna fungera som central talesman för SLL. KiB ska ha kunskap och teknisk behörighet att uppdatera landstingets

7 (8) centrala webbplatser. KiB kompetensutvecklas löpande, i samarbete med REK, för att kunna klara dessa uppgifter Tillgänglighet: KiB ska vara ständigt tillgänglig per telefon och ska kunna träda i funktion inom fem minuter. KiB:s kontaktuppgifter ska vara kända för personer i SLL:s och LSF:s ledning, inklusive Jourhavande tjänsteman och koncernens säkerhetschef. KiB:s telefonnummer ska i normalfallet inte göras tillgänglig för medierna. KiB ska kunna infinna sig på arbetsplatsen (RKML:s stabsrum eller Landstingshuset) inom 90 minuter. KiB ska vara nykter. KiB ska ha tillgång till telefon, mobil dator samt uppkoppling för att kunna uppdatera SLL:s centrala webbplatser. Arbetspass: KiB tjänstgör normalt under hela dygnet, med en veckas beredskap enligt ett rullande och i förväg fastställt schema. Skifte sker på måndagar klockan 08.00. Byte av helt eller del av pass sker direkt mellan de personer som innehar funktionen. Bemanning: KiB utses av kommunikationsdirektören. Funktionen delas på cirka 8 personer. Förstärkning: Ytterligare kommunikatörer kallas i vid behov in i första hand bland dem som, i samarbete med REK, är utsedda att fungera som informatör i RKML. Informatörer vid sjukhusen, primärvården, SL och andra förvaltningar och bolag ingår inte i beredskapslinjen, eftersom det vid krislägen är sannolikt att en eller flera av dessa förvaltningar/bolag kan komma att beröras av krisen. Samverkan inom SLL: KiB samverkar med lokalt informationsansvariga och de olika parterna kan vid behov ta hjälp av varandra. Vid alla krislägen som berör enskild förvaltning eller SLL-ägt bolag ska kontakt mellan KiB och förvaltningens kommunikatör etableras så snabbt som möjligt. Mediekontakter/pressjour: SLL:s centrala pressjour (08-651 80 76) bemannas under kontorstid (måndag - fredag cirka 08.30-17.00) av i första hand LSF:s presschef och LSF:s bibliotek, i andra hand annan kommunikatör inom LSF. Övrig tid kopplas pressjouren till KiB.

8 (8) Bilaga B Målgrupper och kanaler: Interna målgrupper - SLL:s krisledningsnämnd och övriga politiska ledning - SLL:s koncernledning - Katastrofledningsgrupper inom SLL:s förvaltningar och bolag - Informationsansvariga inom SLL:s förvaltningar och bolag - Chefläkare - SLL:s medarbetare Externa målgrupper - Medier - Allmänhet - Anhöriga - De som berörs av krisen Samverkansparter - Polisen - Räddningstjänsten - Länsstyrelsen - Kommuner - Andra berörda myndigheter och organisationer - Entreprenörer som arbetar på SLL:s uppdrag Externa kanaler - Pressjouren - Pressmeddelanden, presskonferenser och andra mediekontakter - Vårdguiden på telefon (1177) - Vårdguidens webbplats www.vardguiden.se - Stockholms läns landstings webbplats www.sll.se Interna kanaler och kanaler riktade samverkande organisationer - Centrala interna webbplatser - Uppdragsguiden, www.uppdragsguiden.sll.se - Landstingsdirektörens nyhetsbrev - Telefonkonferens med berörda delar av SLL (till exempel sjukhusen och SL) - Telefonkonferens med samverkande myndigheter - E-postlistor för krisledningsutskottet, koncernledning, informatörer knutna till olika krisledningsstaber inom SLL, chefläkare, verksamheternas informatörer och katastrofledningsgrupper, samt samverkanspartner som kommuner och andra myndigheter. - WIS (Webbaserat Informations System)