1(6) Monika Hammertjärn, Birgitta Lundström 0155-26 41 18 0155-26 41 46 Nyköpings kommun Äldre- och handikappnämnden 611 83 NYKÖPING Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen avseende Betelhemmets äldreboende, entreprenad i Nyköpings kommun, den 10 augusti 2005 Bakgrund Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 i socialtjänstlagen. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens tillsyn över äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts på Betelhemmet i Jönåker. Metod och genomförande Länsstyrelsen har i sin tillsyn utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre och funktionshindrade enligt 14 kap 2 SoL (SOSFS 2000:5). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden: Mål, organisation och resurser Introduktion och kompetensutveckling Behovsbedömning och rättssäkerhet Förhållningssätt och metoder Avvikelser, synpunkter och klagomål Samverkan Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar: gruppintervju med personal på enheterna aktgranskning intervju med boende granskning av dokument kommunicering/återföring av resultat från tillsynen Gruppintervjun med personalen genomfördes under ca två timmar. Vid intervjun användes en checklista. I intervjun deltog enhetschef, sjuksköterska, tre undersköterskor varav en som arbetar natt samt en sjukgymnast. Fyra akter granskades och fyra boende intervjuades. Efter tillsynsbesöket har länsstyrelsens representanter träffat nämndssekreteraren vid Äldre- och handikappnämnden för att mer övergripande diskutera Betelhemmets uppdrag. I tillsynen medverkade från Länsstyrelsen Monika Hammertjärn samt Birgitta Lundström. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post 611 86 NYKÖPING Stora torget 13 0155 26 40 00 växel 0155-26 71 25 lansstyrelsen @d.lst.se Organisationsnr PlusGiro Bankgiro Internet 202100-2262 35174-2 5051-8653 www.d.lst.se
2(6) Återrapportering av Länsstyrelsens erfarenheter från tillsynen skedde 2005-09-26. Resultat av tillsynen Mål, organisation och resurser Betelhemmet bedrivs av Stiftelsen Betelhemmet, Jönåker, på entreprenad av Nyköpings kommun sedan 1993. Ansvaret regleras via ett avtal som är förlängt fr o m den 2003-09-01 och gäller t o m 2010-08-31. Nämnden betalar en nettoersättning och därutöver tillkommer intäkter i form av hyra, avgifter för vård och kost som stiftelsen debiterar de boende. Verksamheten bedrivs i stiftelsens lokaler. När verksamheten startade 1993 upprättades en policy för Betelhemmet. Utifrån den policyn och kommunens äldreomsorgsplan upprättar enhetschefen en årlig verksamhetsplan. En årlig uppföljning av verksamhetsplanen genomförs av enhetschefen. All personal har fått ett eget exemplar av kommunens äldreomsorgsplan. När planen var ny år 2000 gick personalen gemensamt igenom målen. Därefter diskuteras målen på medarbetarsamtalen. Under gruppdiskussionen påtalar personalen att de varje år gemensamt borde gå igenom mål och verksamhetsplan I avtalet ingår förutom de 9 lägenheterna i huvudbyggnaden två lägenheter i intilliggande hus. Lägenheterna har egen toalett med dusch och pentry med kylskåp och kokplatta. I huvudbyggnaden finns gemensamma utrymmen såsom kök, matsal, vardagsrum m m. Personalbemanningen ska baseras på minst 0,5 årsarbetare per brukare (dagtid). Därutöver tillkommer personal nattetid samt 0,5 tjänst för ledning och administration. Verksamheten leds av en enhetschef som även tjänstgör i vårdarbetet (50 %). Antalet anställd personal uppgår till 14 personer, sex undersköterskor, sex vårdbiträden, en sjuksköterska och ett ekonomibiträde. Av de 14 anställda är 13 kvinnor och en man. Vid tillsynsbesöket hade de två boende i intilliggande huset inga planerade personalinsatser utöver möjligheten att äta lunch på boendet. Stiftelsen köper vissa sjuksköterskeresurser från primärvården under kontorstid samt av Nyköpings kommun under nattetid. Enligt uppgift från enhetschefen ansvarar stiftelsens sjuksköterska inte för HSL-insatser i det intilliggande huset. Behov av sjukgymnast- och arbetsterapeutinsatser tillgodoses kostnadsfritt via kommunens rehabiliteringsenhet enligt samma villkor som gäller för kommunens äldreboenden. Detta regleras inte i avtalet. Stiftelsen har att följa nämndens riktlinjer och policys. Vidare framgår av avtalet att stiftelsen ska ha en verksamhetschef anställd, ha kvalitetssystem samt ha ansvar för journalföringsplikt och dokumentation enligt gällande författningar. Till avtalet hör även en tjänstebeskrivning för äldreboende i Nyköpings kommun som också tydliggör ansvar. Enhetschefen lämnar månadsvis viss statistik till kommunen samt diverse andra uppgifter när så efterfrågas. Betelhemmet tillämpar den miljöpolicy som finns utarbetad för Nyköpings kommun. Det finns inga miljöombud utsedda i personalgruppen. Personalen sorterar avfall men det finns inga egna framtagna miljömål för verksamheten. Betelhemmet känner inte till om det finns någon plan för jämställdhet och inga diskussioner hur man ska möta brukarna utifrån ett jämställdhets-
3(6) perspektiv förekommer i personalgruppen. Personalen försöker möta de boende utifrån individperspektivet. Betelhemmet är en liten enhet med trivsam hemlik miljö, som upplevs positivt av de boende. Utemiljön ger utrymme för stora möjligheter till utomhusvistelse och aktiviteter för de boende. Stor valfrihet vad gäller val av maträtt finns och alla som vill kan få frukost serverad på rummet. Länsstyrelsen påpekar att personalgruppen bör involveras i måldiskussioner och verksamhetsplanering i större utsträckning än vad som förekommer idag. Verksamheten ska följa Äldre & handkappnämndens policy för kvalitetssystem men någon uppföljning från Äldre & handikappnämnden tycks inte ske mer än inhämtande av statistik och verksamhetsberättelse. Introduktion och kompetens När någon ny personal ska introduceras på Betelhemmet informerar enhetschefen om arbetsrutiner, riktlinjer och annat övergripande. Det finns en skriftlig arbetsbeskrivning. Den nyanställd går bredvid ordinarie personal två dagar. Introduktionen följs upp löpande genom samtal. Personalens behov av kompetensutveckling diskuteras på personalmöten. Det finns inga öronmärkta medel för fortbildning och det upprättas inte någon särskild fortbildningsplan vare sig för året eller för en långsiktig planering. Det har varit sparsamt med fortbildning än det som ges av enhetens sjuksköterska. En personal påtalar att hon skulle behöva uppfräschning av hälso- och sjukvårdskunskaperna. Tandvårdsutbildning har Betelhemmets personal erbjudits delta i tillsammans med kommunens personal liksom ergonomiutbildning inför sommarsemestrarna. Betelhemmet får i övrigt ingen information om vilken kompetensutveckling som anordnas av kommunens Vård- och omsorgsdivision. Medarbetarsamtal genomförs kontinuerligt. Enhetschefen har svårighet att hinna med detta på sin halvtidstjänst. Utöver ansvar för personal, ekonomi, verksamhet, kvalitet så har hon totalansvar för all administration, alla inköp samt fastighetsfrågor. Det finns möjligheter för personalen att få extern handledning om så skulle behövas. Behovet känns dock inte så stort eftersom arbetsgruppen är liten och personalen pratar mycket med varandra. Sjuksköterskan kan handleda i vissa situationer liksom sjukgymnast och arbetsterapeut. Pastorn och andra församlingsmedlemmar kan också bistå i vissa sammanhang. För några år sedan träffades personalgruppen tillsammans med pastorn ett antal tillfällen och pratade om krishantering. Länsstyrelsen påpekar vikten av att nyanställas och vikariers synpunkter på introduktionen tas tillvara genom en systematisk uppföljning en tid efter introduktionstillfället. Genom att arbetsgivaren får del av synpunkter kan introduktionsprogrammet kontinuerligt förbättras.
4(6) Planer för kompetensutveckling behöver finnas, så att resurserna kan styras till de som bäst behöver kompetensutveckling. Det är särskilt viktigt när enheten är liten och de ekonomiska resurserna begränsade. En samverkan med divisionen för Vård och omsorg bör kunna utvecklas vad gäller erbjudande till Betelhemmets personal att delta i kompetensutveckling och fortbildningsmöjligheter. Tillgång till regelbunden handledning är inte ett lika självklart inslag inom äldreomsorgen som t ex inom övrig socialtjänst och/eller inom psykiatrin. Det är dock viktigt att vara observant på behovet av handledning inom äldreomsorgen eftersom personalen oftare än tidigare ställs inför komplexa situationer som de måste finna lösningar på. Genom handledning kan personalen lära sig att tillämpa arbetsmetoder och tydliggöra gemensamma förhållningssätt. Behovsbedömning, rättssäkerhet och dokumentation De personer som är aktuella för boende på Betelhemmet anvisas från Nyköpings kommun efter beslut om bistånd om särskilt boende. När någon ny person är aktuell för inflyttning kontaktas enhetschefen av hemtjänsthandläggaren. Enhetschefen får ett beslutsmeddelande med beskrivning av behoven och målen. Kontaktperson, sjuksköterska och oftast enhetschefen träffar den nyinflyttade och går igenom behoven och målen och fångar upp ev behov och önskemål. En individuell plan och levnadsbeskrivning upprättas tillsammans med den boende. Planen följs upp vid förändrat behov, dock minst en gång per år. Det är kontaktpersonen som har ansvar för att planen följs upp. Den boende är delaktig. Den dokumentation som förs om de boende förvaras i pärmar (en pärm för varje boende). Pärmarna förvaras i ett låst utrymme. Enheten kommer att följa de rutiner som Vård- och omsorgsdivisionen tagit fram gällande dokumentation. Personalen har inte hunnit börja dokumentera enligt rutinerna ännu. Under gruppintervjun framkommer en oro för att dokumentationskravet kommer att ta tid från vården och omsorgen till de boende. Av brukarintervjuerna framgår att de boende inte känner till att det förs skriftlig dokumentation om dem. Länsstyrelsen är kritisk till den sparsamma utförardokumentationen. Dokumentationens syfte är att garantera den enskilde rättssäkerhet och kvalitet i insatserna. Dokumentationskravet finns angivet i lagstiftningen och i Socialstyrelsens föreskrifter (11 kap 5 SoL, SOSFS 1998:8). Det är positivt att de dokument som finns, följer en struktur och förvaras i separata pärmar, vilket bl.a. gör att det finns goda förutsättningar för en kvalitetsförbättring. Hemtjänsthandläggaren bör också följa upp de boendes insatser på samma sätt som man gör inom divisionen för Vård och omsorg utifrån en rättssäkerhetsaspekt. Förhållningssätt och metoder Förhållningssätt och metoder diskuteras främst på personalmöten men även i det dagliga arbetet. Enhetschefen arbetar 50 % i vården och deltar därför aktivt i samtalen. På Betelhemmet har de boende en eller två personer ur personalgruppen som kontaktpersonal. Kontaktpersonalens ansvar framgår i Arbetsbeskrivning för personal och i Verksamhetsplan för 2005. Personalen upplever att de anpassar sig väldigt mycket till
5(6) brukarnas önskemål. T ex lagas det annan mat om någon inte tycker om det som serveras enligt matsedeln. Under gruppintervjun beskriver personalen att det är svårt att få de boende med på aktiviteter och sysselsättning som anordnas. Många av de boende uttrycker att de inte vill göra något. De aktiviteter som förekommer kontinuerligt är gudstjänster varannan vecka. Stiftelsen för Betelhemmet tillhör pingstkyrkan men det finns inget krav på att de personer som bor på Betelhemmet ska vara troende och tillhöra pingstkyrkan. Det finns inte heller några sådana krav på personalen. Av brukarintervjuerna framgår att några inte känner till att kontaktpersonal finns. De flesta är mycket nöjda med personalen och tycker att de får ett bra bemötande. Flera brukare uttrycker att det inte finns tillräckligt utbud av aktiviteter på Betelhemmet. Länsstyrelsen ser positivt på att kontaktpersonal finns för varje boende och att det därigenom finns möjligheter till nära kontakter med de boende och deras anhöriga. Information till de boende om att kontaktpersonal finns och vilka uppgifter de har bör förbättras. Länsstyrelsen påpekar att utbudet av aktiviteter för de boende behöver förbättras. I en sådan liten enhet som Betelhemmet utgör bör det finnas utrymme för valmöjligheter beträffande aktiviteter och sysselsättning. Det finns en bra utemiljö där det går att skapa aktiviteter som exv odlingar av olika slag. Länsstyrelsen påpekar att verksamheten bör undersöka de boendes önskemål av aktiviteter i högre grad. Avvikelser, synpunkter/klagomål Betelhemmet följer Nyköpings kommuns riktlinjer gällande anmälan enligt Lex Sarah. Personalen har inte särskilt diskuterat vad som ska anmälas enligt Lex Sarah. Det finns ingen formaliserad hantering av att ta emot synpunkter och/eller klagomål. Av den skriftliga information som lämnas till nyinflyttade framgår Har du och dina anhöriga förslag så att vi kan förbättra oss eller andra synpunkter så är vi öppna för det. Tidigare fanns det en låda uppsatt på Betelhemmet där boende och anhöriga kunde lämna synpunkter. Det kom aldrig några synpunkter i lådan. Betelhemmet har nyligen tagit del av de rutiner som Vård- och omsorgsdivisionen infört. Länsstyrelsen vill framhålla vikten av att återkommande diskussioner förs på personalmöten om vilka missförhållanden som ska anmälas enligt Lex Sarah (14 kap 2 SoL) så att personalen blir införstådd med vad som gäller vid Lex Sarah anmälningar. Likaså bör regelbundna diskussioner ske i personalgruppen vad som är att betrakta som avvikelser enligt socialtjänstlagen. Dessa diskussioner bör även dokumenteras. Betelhemmet bör informera boende och deras anhöriga om att synpunkts- och klagomålshantering finns och till vem man kan vända sig om man vill framföra synpunkter/klagomål. Båda dessa områden är viktiga att utveckla ur kvalitetssynpunkt.
6(6) Samverkan Personalmöte genomförs en gång per månad. Under intervjun påtalar personalen att det är lite dåligt med närvaro från nattpersonalen. Personalen träffar enhetschefen i stort sett varje dag. Är hon inte på plats på kontoret så hämtar hon posten. På enhetschefens administrativa tid ska allt som har med verksamhetens och husets drift skötas, såsom beställningar, inköp- och fastighetsfrågor, ekonomi- och personaladministration, redovisningar till kommunen m m. Eftersom hon även tjänstgör på schema i vårdarbetet på 50 % träffar hon även nattpersonalen de tillfällen då hon arbetar kväll. Enhetschefen är dessutom nåbar på telefonen dygnet runt. Personalen har ingen samverkan med hemtjänsthandläggarna. Enhetschef och handläggare har endast telefonkontakt i samband med inflyttning av boende. Under intervjun påtalar sjukgymnasten att hemtjänsthandläggarna borde vara med vid ankomstsamtalet och följa upp om den boendes behov stämmer överens med de behov som fanns när beslutet om särskilt boende fattades. Personalen ska ju tillgodose de behov som beskrivs i beslutet. Sjukgymnaster och arbetsterapeuter arbetar i team och besöker ofta Betelhemmet samtidigt. Det sker ofta i samband med att de besöker intilliggande kommunalt äldreboende, Lundagården. Ibland deltar de på personalmöten. I övrigt så har de samma uppdrag mot Betelhemmet som mot övriga boenden inom kommunens äldreomsorg. Enligt sjukgymnasten är det ett bekymmer med dokumentationen eftersom Betelhemmet dokumenterar i ett annat system än kommunen. Det finns avtal med primärvårdens distriktssköterska om en timme/månad för akuta insatser. Nattetid ansvarar Nyköpings kommun enligt avtal för sjuksköterskeinsatser. Anhöriga bjuds in till anhörigträff en gång per år. Däremellan har personalen telefonkontakt eller pratas vid när anhöriga är på besök. Enhetschefen gör månadsvis redovisningar av statistikuppgifter till Äldre- och handikappnämnden. Däremellan är det sparsamt med kontakter mellan nämnden och enhetschefen på Betelhemmet trots att det är sagt att de ska ha regelbundna kontakter. Eftersom Betelhemmet inte har e-post nås de inte av information som ges via sändlista. Enhetschefen önskar att bli informerad om vad som pågår inom övrig äldreomsorg. Enhetschefen har ingen kontakt med Vård- och omsorgsdivisionens ledning eller några enhetschefer inom divisionen. Hon har inte heller någon kontakt med den andra entreprenaden som finns i Nyköpings kommun. Länsstyrelsen ser positivt på att anhöriga bjuds in till träff en gång/år. Organiserade anhörigträffar brukar vara värdefulla för de anhöriga. De anhörigas erfarenheter och synpunkter utgör också en möjlighet för en utveckling av kvaliteten i verksamheten. Länsstyrelsen påpekar att det i avtalet bör framgå hur samverkan mellan Äldre & handikappnämnden och Stiftelsen Betelhemmet ska ske. Det finns brister i Äldre & handikappnämndens uppföljning av kvaliteten vid Betelhemmet. Enhetschef och personal har lämnats utan stöd och möjligheter till information om kommunens fortbildningsinsatser och kompetensutveckling.