Förvaltningsberättelse - Delårsbokslut för Produktionsenhet Meditrina Östergötland

Transkript

1 Produktionsenhet Meditrina Östergötland Maj 2003 Till Landstingsstyrelsen i Östergötlands läns landsting Förvaltningsberättelse - Delårsbokslut för Produktionsenhet Meditrina Östergötland Verksamheten vision/devis, ingående enheter, bemanning, uppdrag, syfte, ekonomi, reducering av budget och planering. Vision/devis Meditrina skall öka Din kunskap om hälsa, sjukdom och egenvård samt stärka Din ställning som patient Meditrina Din hälsolina Ingående enheter Produktionsenhet Meditrina Östergötland (MÖ) bildades i sin nuvarande form De verksamheter som ingår i produktionsenheten är: Meditrinorna vid: -Närsjukvården i Finspång -Universitetssjukhuset i Linköping -Hälso- och sjukvården i väster -Vrinnevisjukhuset och meditrina city i Norrköping -Kultur i Vården vid Universitetssjukhuset i Linköping -Informationsdiskarna vid Universitetssjukhuset i Linköping och Vrinnevisjukhuset i Norrköping Bemanning Verksamheten bemannas av 21 tillsvidareanställda medarbetare på 14,60 tjänster. Två anställda arbetar med Kultur i Vårdens verksamhet. Fem medarbetare finns vid informationsdiskarna. En person arbetar med IT-utveckling och tretton medarbetare är sjuksköterskor vid våra Meditrinor. Samtliga anställda vid Meditrina Östergötland har fullgod formell och reell kompetens för sitt uppdrag. Uppdrag verka som en av Landstingets målmedvetna och långsiktiga satsningar på att utveckla formerna för att erbjuda östgötarna information, kunskap och stöd i en patient/anhörigsituation stimulera östgötarnas eget hälsotänkande i vardagen ge information så att östgötarna ges möjlighet att ta ett större ansvar för sin egen och anhörigas hälsa uppvisa mångfald och söka tillgodose olika patienters och anhörigas behov i syfte att stärka och utveckla den enskilde individens livskvalitet tillhandahålla information som ökar förutsättningarna för allmänheten att förstå rättigheter, möjligheter och begränsningar i vården följa utvecklingen i samhället vad beträffar information och vid behov genomföra omstruktureringar i verksamheten för att på bästa sätt erbjuda god hälso- och sjukdomsinformation till befolkningen Syfte genom kunskap och stöd, när så är möjligt, påskynda tillfrisknande, minska risken för återinsjuknande, förhindra återinsjuknande och verka för bevarande av en så optimal livskvalitet som möjligt ge patienter, anhöriga och allmänhet informationsunderlag för att kunna ta en aktiv del i beslut om sin egen vård och behandling komplettera de åtgärder som bevarar och utvecklar en individs kunskap, förmåga och färdighet vara en samarbetspartner och ett komplement till kliniker, enheter och vårdpersonal genom information och kommunikation verka för friskare medborgare

2 Ekonomi MÖ:s verksamhet finansieras genom anslag från Hälso- och sjukvårdsnämnden. Budget för år 2002 var mkr. varav personalbudgeten uppgick till mkr. Resultatet för år 2002 visade ett överskott på och MÖ:s kapital var skr. Reducering av budget Då årsbudget 2003 och strategisk långtidsplanering för år planerades under senare delen av 2002 hade vi vid MÖ inte kunskap om den reducering av vår budget som skulle komma. I början på mars månad år 2003 fick vi meddelande om att vårt anslag för år 2003 skulle komma att minskas med 1 mkr. Detta får till följd att vi måste göra förändringar i vår planering av olika insatser. Vi måste också titta över personalbemanningen för att se var man bäst kan göra nödvändiga besparingar utifrån målsättningen att ändå bibehålla så hög kvalité, god tillgänglighet och hög trivsel som möjlighet i verksamheten. Nedan redovisas planering av vår verksamhet för år 2003 med hänsyn i möjligaste mån tagen till de förutsättningar som gäller idag. Kund Strategiska mål Vi kommer att fortsätta arbetet med att våra kunder dvs. patienter, närstående, studerande, personal och allmänhet skall vara nöjda och tillfreds med våra tjänster. Detta gäller i lika hög grad interna och externa samverkanspartners. Vi skall tillhandahålla information och kunskap för att stärka patientens och närståendes ställning. Vi kommer under år 2003 att arbeta ännu mer preventivt på olika arenor med information om hälsa och sjukvård, för friskare medborgare. Vi kommer att satsa ännu mer på att samverka med övriga interna partners för att ge våra kunder ett samlat budskap. Personalens professionalism och bemötande är avgörande faktorer för vårt arbete. Våra kunders möjligheter och vilja till att ta emot information och kunskap är av stor betydelse för att lyckas i vårt arbete. Våra samverkanspartners satsningar på preventivt arbete har även betydelse för vårt arbete. Tillgängligheten för våra kunder är av stor betydelse för att nå olika målgrupper. Mått och nyckeltal Besöksstatistik. Aktivitetsstatistik. Enkätundersökningar. Vårdbarometerns undersökningar. Efterfrågan på våra tjänster internt och externt. Vår strävan är att söka mäta om ohälsotalet bland östgötarna minskar. Handlingsplan Vi kommer att fortsätta med de enkätundersökningar som vi genomfört år 2000 och Jämförelse och eventuella förändringar genomförs i enlighet med resultaten. Vi fortsätter deltagandet i Vårdbarometern. Personalens kompetens kommer att säkras via utbildning av olika slag. Vi kommer att arbeta vidare med vårt BSC i syfte att utvecklas och ständigt anpassa och förbättra våra tjänster. Vi kommer att vara lyhörda för nya arenor och samverkans möjligheter. Vi kommer att delta i olika interna och externa forum och arbetsgrupper för att samverka i hälsobudskapet till våra kunder.

3 Process Strategiska mål Vi kommer att arbeta med att nå välutvecklade samarbetsmetoder med våra samverkanspartners. Vi kommer att söka metoder för att identifiera samhällets aktuella behov vad gäller hälso- och sjukdomsinformation. Vi kommer att vara lyhörda och ha en positiv attityd till att möta de nya förutsättningar som kommer att gälla i samband med Landtingets behov av besparingar och samverkan av olika verksamheter. För att metoderna skall fungera att arbeta efter krävs att de är kända, förankrade och accepterade av alla medarbetare. Det måste vara möjligt och hur man följer upp och förbättrar arbetsprocessen. Vi måste få kunskap om förändringar så att vi kan ha en framförhållning i vår planering. Det måste finnas vara ett gott samarbete med våra samverkanspartners. Mått och nyckeltal Antal beskrivna processer som fungerar. Antalet samverkansprojekt. Antalet planerade förbättringsprocesser. Handlingsplan Information och förankring i arbetsgruppen för att skapa en positiv attityd till gällande förutsättningar. Arbetsgrupper tillsätts som arbetar med olika ansvarsområden för att identifiera, beskriva, granska, utvärdera och förankra verksamhetens samtliga processer. Arbetet genomförs med delmål om tre processer i taget som sedan förankras och beslutas i hela arbetsgruppen. Arbetet upprepas fortlöpande genom alla verksamhetens processer i en ständigt återkommande kvalitets kontroll där insatsen sätts i relation till utbytet. Arbetsgrupper i samverkan med blivande samverkanspartners tillsätts. Medarbetare Strategiska mål Avgörande för vår verksamhets framgång är att vi har medarbetare som har en hög kompetens för sitt arbete, som känner delaktighet, motivation och trivsel. Våra medarbetare måste kunna arbeta självständigt och ha en hög egen problemlösningsförmåga. Våra medarbetare måste känna sig trygga och tillfreds i sin yrkesroll. Våra medarbetare måste ha en positiv inställning, förhållningssätt och vilja till att arbeta med verksamhetens mål tillsammans med andra aktörer. Det måste finnas tillgång till och möjlighet att anställa medarbetare som har ett personligt engagemang och känner stort ansvar för sitt arbete. Arbetsplatsen måste vara av hälsofrämjande karaktär och samhörighets- och vikänslan måste vara hög. Det måste vara ett öppet klimat för nytänkande, idéer och förändringar. Möjligheter att avsätta resurser för kompetensutveckling måste finnas. Medarbetarnas vilja och förmåga till att arbeta i hög samverkan med andra aktörer inom LiÖ måste vara god.

4 Mått och nyckeltal Antalet PoU-samtal. Antalet utvecklings och utbildningsprojekt. Antalet medarbetare med egna ansvarsområden. Utnyttjande av friskvårdstid. Personalomsättning. Antalet sökande till vikariat och tjänster. Sjukfrånvaro relaterad till arbetsmiljö. Närvaro vid och vilja till aktiviteter utanför verksamhetens dagliga områden. Antalet medarbetare som är positiva till att sam-verka/arbeta med olika samverkanspartners. Handlingsplan Regelbundet återkommande PoU-samtal av god kvalité och med individuella handlingsplaner. God planering och uppföljning av deltagande i interna och externa utbildningsaktiviteter. Regelbundna personalmöten i frekvent omfattning och av god kvalité. Samhörighetsaktiviteter av olika slag. God information så tidigt som möjligt till alla medarbetare om förändringar. Gott och rättvist ledarskap med stort engagemang, hög kompetens och god kvalité. Utveckling/förnyelse Strategiska mål Vi måste alltid ha ett öppet sinne för och en vilja till att se möjligheter i nya arenor, kommunikationsvägar, kundkategorier och samverkanspartners. Vi måste vara lyhörda för och ha en förändringsvilja till de omstruktureringar som ständigt och snabbt sker i vår omgivning. Vi måste vara observanta på att kunna stå för kvalitén i den information och kunskap vi förmedlar. Vi måste vara varsamma om de goda relationer och arbetsmetoder som vi utvecklat och vill vårda och värna. Vi måste ständigt förnya och utveckla informationen på Vi måste acceptera och arbeta utefter även de riktlinjer som vi inte kunnat/varit med att påverka. Det måste finnas tillgång till kompetens för genomförande av utveckling. Det måste finnas faktiska möjligheter att avsätta resurser utan att daglig verksamhet blir lidande. Det måste vara ett öppet klimat för nytänkande, idéer, utveckling och förändringar. Det måste finnas en viss framförhållning så att man upplever att man vet vad man har att planera efter. Det måste finnas en positiv attityd i hela verksamheten till förändring. Det måste vara tillåtet att lyckas mindre bra ibland.

5 Mått och nyckeltal Genomförda, påbörjade och planerade utvecklingsprojekt. Intresse från samverkanspartners både gamla och nya. Deltagande i olika projekt tillsammans med samarbets- och samverkanspartners. Besöksstatistik på Meditrinas hemsidor. Hur väl förändringsprojekt lyckas genomföras och få genomslagskraft och acceptans. Handlingsplan Vi kommer att mäta antalet, genomförda, påbörjade och planerade utvecklingsprojekt. Vi kommer att utveckla våra hemsidor och mäta antalet besökare på desamma. Vi kommer att genomföra en årlig Hälsomässa i samarbete med interna och externa samverkanspartners. Vi kommer att göra upp en handlingsplan för deltagande i ett stort antal aktiviteter på olika arenor ute i samhället där människor möts. Vi planerar för och kommer att genomföra de samverkansförändringar som åläggs oss. Ekonomi Strategiska mål Vi måste tillse att vi har kostnadseffektivitet mot ingångna avtal och mot vår budget. Vi måste planera vår tillväxt inom budgetens ramar. Vi måste planera för det sparbeting på 1 mkr. som ålagts oss redan i år. Vi måste planera för ko mmande års sparbeting. Vi måste samplanera vår budget, våra investeringar och besparingar med våra nuvarande och kommande samverkanspartners. Avtalet med hälso- och sjukvårdsnämnden måste svara upp mot Meditrinas verksamhetsidé, uppföljningsplaner och möjligheter. Budgeten måste vara realistisk. Budgetering och kontinuerlig uppföljning måste följas på ett professionellt sätt. Information från avtalsnämnden om besparingar måste komma oss till del i god tid. Förändringar i personalbemanning måste kunna planeras i god tid. Mått och nyckeltal Regelbunden budgetuppföljning av hög kvalité. Kapitaltillgång. Positivt budgetresultat. Handlingsplan Vi måste skapa en kostnadsmedvetenhet i hela verksamheten där alla känner delaktighet och ansvar för att vi skall hålla vår budget och genomföra bästa möjliga insatser inom dess ram. De åtgärder som planeras i verksamheten måste vara realistiska i förhållande till vår budget. Vi måste ha en plan för att möta resultaten i delårsuppföljningarna. Vi måste samplanera budget med våra samverkanspartners. Nedan följer även en grovplanering på specifika åtgärder för sparbeting på 1 mkr. år Vi kommer som det ser ut i dag inte att klara hela sparbetinget under innevarande år. Detta pga. att vi ej fick möjlighet att planera för det i tid. Vi kommer ändå att vidta de åtgärder vi ser som möjliga att genomföra utan att det ger för negativa effekter i verksamheten. Tvärtom skall vi försöka vända det hela till något positivt som kan bli en injektion för ett nytänkande som lyfter hela vår KÄRA verksamhet mot ännu högre höjder.

6 Nuläge/ läge fram till budgetreducering mars Kultur i vården 0,75% tjänst -vikariat vid Meditrina Norrköping på 60% löper till var att förlängas -ökad sysselsättningsgrad för ssk Meditrina Norrköping 10% löper till var att förlängas -planerad ökad sysselsättningsgrad vid Meditrina Finspång från på 15% -personal vid Meditrina Motala på 95% övergår till SVU IT-utbildning för personal Förslag till förändring/besparing -frånvaro på 0,50% ersätts inte -vikariat förlängs ej. Timanställning ersätter. - ökad sysselsättningsgrad förlängs ej - ökad sysselsättningsgrad tas bort -tillsätts med tjänst på 65% Kommentar/konsekvens positivt negativt -ökad -viss samverkan minskad med service Meditrina -nytänkande -samlad -endast en personalgrupp. lokal i Norrköping -mer arbete city hålls på arenor öppen utanför fr.o.m. lokalerna hösten kan genomföras -lokalen på -jämförelse ViN stängs mellan -försämrad Meditrina service på US och ViN Meditrina -svårare ha city kan kontakt med göras. Hur övrig är koncept personal på Meditrina ViN bäst? -? -mindre insatser på arenor utanför lokalen eller minskat öppethållande i lokalen -bättre personalnyttjande -mer arbete på arenor utanför Meditrina -nytänkande -ökad kreativitet till att utnyttja interna kunskaper och resurser i egen verksamhet -Meditrina Mjölby minskat öppethållande -lägre kompetens? Resultat i pengar år tkr lönebesparing -14 tkr lönebesparing -50 tkr lönesparing -ev. besparing av hyreskostnader 18 tkr. -20 tkr. lönebesparing -14 tkr lönebesparing -10 tkr besparing hyra och resekostnader -70 tkr. besparing utbildning

7 Nuläge/ läge fram till budgetreducering mars egenvårdsutbildning planerad för all personal -planerad ombyggnation av Meditrinalokalen på ViN -planerad ombyggnation av Meditrinalokalen i Motala -allmänna investeringar av löpande karaktär Förslag till förändring/besparing -stor försiktighet -allmänt sparande på diverse förbrukningsartiklar, införskaffningar, prenumerationer etc. Kommentar/konsekvens positivt negativt -ökad -lägre kreativitet kompetens? till att utnyttja interna kunskaper och resurser i egen verksamhet -lokal till -besvikelse förfogande hos för personalen sjukhusets som väntat vänthall länge och enligt tålmodigt på önskemål planerad -nytänkande ombyggnad -? -besvikelse hos personalen som väntat länge och tålmodigt på planerad ombyggnad -lokalerna för Meditrinas besökare i Motala blir ej bättre -ökat kostnadsmedvetande hos personalen -större eftertänksamhet -ev. ökad sammanhållning -större investeringar måste göras längre fram -ev. lite trist Resultat i pengar år tkr. besparing utbildning -20 tkr. besparing i ombyggnadskostnader -20 tkr. besparing i ombyggnadskostnader -80 tkr. allmänt sparande -planerade löneökningar på ca 4% fr.o.m löneökningarna minskas till ca 2,8 % -? -besviken personal -50 tkr. löneökningar Summa planerade besparingar år tkr. Linköping maj Inga Linde PE-chef Meditrina Östergötland