Myter om att flytta till molnet. Vad små och medelstora företag behöver veta om att flytta till Microsoft Office 365

Transkript

1 Myter om att flytta till molnet Vad små och medelstora företag behöver veta om att flytta till Microsoft Office 365

2 Genom att byta till molntjänster får du flexibilitet i verksamheten och sparar kostnader något de flesta företag redan har bestämt sig för att de behöver och vill ha. Men med all den motstridiga information som finns på internet är det inte många som verkligen förstår vad det innebär att köpa IT i molnet. Företag som funderar på Microsoft Office 365 som det första steget när de flyttar till hosting-lösningar stöter på liknande motsägelser, vilket gör det svårt att skilja fakta från påhitt. Vissa företag tror exempelvis felaktigt att Office 365 bara är en version av Office med åtkomst via en webbläsare. Det här är en av de missuppfattningar om Office 365 som vi vill rätta till och som är anledningen till att vi skapat den här guiden till din hjälp. Om du vill använda produktivitetsverktyg som motor i företaget är det bra om du har alla fakta på bordet för att kunna göra rätt investering för ditt företag. På kommande sidor berättar vi sanningen om de nio främsta myterna om Office 365.

3 Myter om att flytta till molnet MYT 1 MYT 2 MYT 3 MYT 4 MYT 5 MYT 6 MYT 7 MYT 8 MYT 9 Office 365 kan bara användas online. Om vi flyttar vår data till molnet har vi på företaget inte längre kontroll över vår teknik. Att lagra data lokalt är säkrare än att att göra det i molnet. Jag måste flytta allt till molnet och måste alltså välja mellan allt eller inget. En molnmigrering är för mycket för mitt företag att hantera. Företagsspioner, cyberbrottslingar och myndigheter får åtkomst till mina data om den finns i molnet. Skype och Skype for Business är samma sak. Det är krångligt att hantera e-post i molnet. Att få löpande uppdateringar av Office 365 kommer ställa till problem med mina affärsprogram.

4 MYT 1 Office 365 är bara Office-verktyg i molnet, som jag bara kan använda online. YOUR DATA Office 365 är en paketering med molnbaserade produktivitetstjänster som kan innefatta: Office 365 ProPlus eller Office 365 Business den Office-klient på en stationär dator som du säkert redan känner till och använder, bland annat Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook och OneNote, med den extra fördelen att licensiering, drift och uppdatering sker som en tjänst. Programmen installeras på din dator och går därför att komma åt även när du inte har tillgång till nätverk. Du har dessutom möjlighet att lagra data i molnet. Exchange Online för hantering av e-post och kalendrar. SharePoint Online och OneDrive for Business för samarbete, webbplatser, arbetsflöden samt synkronisering och delning av företagsfiler. Skype for Business för röstmeddelanden, snabbmeddelanden, möten och närvaro. Yammer för socialt samarbete.

5 MYT 2 Om vi flyttar vår data till molnet har vi på företaget inte längre kontroll över vår teknik. Med molntjänster slipper du oroa dig, och den tid du lägger på att underhålla maskin- och uppgradera programvara minskar avsevärt. Du och ditt team kan fokusera på verksamheten istället för att ägna er åt tekniska problem. Det ger extra tid till att förbättra driften och möjliggöra nya initiativ som gynnar verksamheten. Istället för att använda en stor del av budgeten på servrar för e-post och lagring, kan du tänka strategiskt och ge din personal mer flexibelt stöd så att deras behov snabbt tillgodoses.

6 MYT 3 Att behålla data lokalt är säkrare än att ha den i molnet. Det blir allt tydligare att lokala system inte är säkrare än de skulle vara i molnet, säger Mark Anderson, grundare av INVNT/IP Global Consortium, en grupp myndigheter och säkerhetsexperter som arbetar med att lösa det växande problemet med cyberbrott. Många företag blir rutinmässigt hackade utan att veta om det, säger Mark, teknisk visionär och grundare av Strategic News Service. Säkerhet har har blivit viktigare än någonsin och de få experter som finns att tillgå kräver ordentligt betalt. För att förhindra säkerhetsbrott anlitar Microsoft de bästa personerna och vi kan göra det i en större utsträckning än många andra företag. För att Office 365 ska ha en säkerhet av högsta möjliga standard använder vårt engagerade säkerhetsteam processersom Security Development Lifecycle, trafikbegränsning och förhindrar, upptäcker och minimerar därmed överträdelser som många företag inte har resurser att skydda. Microsoft Office 365 har även en ekonomiskt uppbackad garanterad tillgänglighet på 99,9 procent. Vi anställer också branschledande experter inom föreskriftsefterlevnad. Vi har kunskap om och håller oss uppdaterade om de senaste reglerna och föreskrifterna. Några exempel på det är HIPAA och Sarbanes Oxley, Federal Information Security Management Act (FISMA), ISO 27001, EU:s standardklausuler, U.S. EU Safe Harborramverket, Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) samt Canadian Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). Om du vill läs mer om säkerhet och efterlevnad i Office 365 går du till Office 365 Säkerhetscenter.

7 MYT 4 Jag måste flytta allt till molnet, alltså välja mellan allt eller inget. Även om molnet till en början tog många med storm så var det väl egentligen ingen som förespråkade en flytt av hela företaget till molnet under ett veckoslut. En sådan flytt börjar vanligtvis med en hybridmetod, att till exempel bara flytta e-postprogrammet, och sedan bygger man vidare därifrån. Hybridmolnet blir en enhetlig plattform som innefattar datacenter och molnet. Det förenklar informationstekniken och förser användare med program och data på praktiskt taget alla enheter och var som helst. Det ger dig kontrollen att kunna leverera den datorkraft och de funktioner som behövs i verksamheten, och att skala upp eller ned efter behov utan att slösa på befintliga teknikinvesteringar. Många företag flyttar produktivitetsverktyg till molnet, men med olika tillvägagångssätt och med varierande tidsramar. Vi kan hjälpa dig att först flytta arbetsbelastningar som filsynkronisering och fildelning (OneDrive for Business) eller e-post (Exchange), och sedan hjälpa dig med en långsiktig plan som fungerar för mer avancerade projekt.

8 MYT 5 En molnmigrering är för mycket att hantera för mitt företag. När du börjar fundera över hur du ska göra för att flytta mängder av data till molnet är det lätt att förstå varför vissa tycker att en flytt till molnet är en för stor uppgift. Det är inte någon enkel uppgift, men du kan snabbt komma igång med hjälp av flexibla initiativ och planerade datamigreringar. Vi hjälper dig hela vägen med information och tips om brandväggskonfigurationer, krav för omvänd proxy, identitetsalternativ, olika migreringsmöjligheter och ett stegvist tillvägagångssätt för hybridkonfigurationer. Vi har skapat flera olika vägar som du kan följa och oftast kan du använda befintliga verktyg och processer. Det finns en mängd onlineverktyg till din hjälp som vi tillhandahåller. Det bästa sättet att starta är med vår videoguide om hur du kommer igång med Office 365. Vi har också information om hur du konfigurerar Office 365, där du lär dig mer om de olika programmen och hittar tips om hur du gör för att inspirera dina team att använda Office 365 i vårt införandecenter (Adoption Center).

9 MYT 6 Företagsspioner, cyberbrottslingar och myndigheter får åtkomst till mina data om de finns i molnet. YOUR DATA Det här är en av de saker som företag oroar sig mest över när det gäller molnet. Men det finns ingen grund för denna oro. IT-teamet tar enkelt hand om åtkomst, konfigurerar rättigheter och begränsningar och tillhandahåller åtkomst och alternativ för smartphones. Ditt företag förblir ensam ägare, du behåller rättigheter och äganderätt till data som lagras i Office 365. Vi använder oss av flera nyckelprinciper för att skydda din data: Vi utnyttjar inte din data för reklam eller andra syften än för att ge dig de tjänster du har betalat för. Om du någon gång bestämmer dig för att lämna tjänsten tar du dina data med dig. Med hjälp av sekretesskontroller kan du konfigurera vem i organisationen som har åtkomst och vad de har åtkomst till. Omfattande granskning och övervakning hindrar administratörer från otillåten åtkomst till din data. Programmet är utvecklat och utformat med noggranna kontroller som gör att du inte riskerar att din data blandas med data från andra organisationer. Personalen i våra datacenter har inte tillgång till din data. Dessutom erbjuder vi en tillgänglighet på 99,9 % via ett ekonomiskt uppbackat serviceavtal. Om en kund har månatlig drifttid som är mindre än 99,9 % kompenserar vi kunden med tjänstekrediter. Faktum är att Microsoft är den första större molntjänstleverantören som infört världens första internationella standard för molnsekretess. Standarden bildar en enhetlig, internationell metod som skyddar sekretessen för privat data som lagras i molnet. Den understryker att: Du har kontroll över din data. Du vet vad som händer med din data. Vi tillhandahåller mycket hög säkerhet för din data. Dina data används inte för reklam. Microsoft uppmuntrar till att myndighetsförfrågningar ska göras direkt till dig såvida det inte är förbjudet enligt lag, och kommer att bestrida sådana försök för att förhindra utelämning av uppgifter i rätten.

10 MYT 7 Skype och Skype for Business är samma sak. Skype som du använder hemma passar utmärkt för ett litet antal användare och kostar inget att använda såvida du inte köper kredit för att kunna ringa till fasta telefoner och mobiltelefoner. Med Skype for Business kan du lägga till upp till 250 personer i onlinemöten. Du får säkerhet på företagsnivå, kan hantera de anställdas konton och den finns integrerad i Office-programmen. I och med att Skype for Business integreras med Office 365 ökar produktiviteten eftersomanvändarna kan ansluta på sina egna villkor. Anställda kan ringa och ta emot samtal, framföra presentationer och delta i möten, allt från ett program och från valfri plats. Allt som behövs är en internetuppkoppling. Exempelvis kan anställda: direkt se om någon är upptagen eller ledig starta en chat genom att dubbelklicka på en kontakts namn dela en skrivbordsvy under ett Skype-möte bjuda in personer utanför företaget att delta i ett möte via en fullständig webbkonferensmiljö integrera video via en webbkamera för ett samtal eller en konferens Med Skype for Business behövs ingen tillägnad administratör för att sköta servrar eller investera i mer infrastruktur. Vi tar hand om allt det här åt dig. Då Skype for Business ingår i Office 365 får användarna direkt tillgång till nya funktioner, uppgraderingar och korrigeringar så snart de finns till hands. Det går också att förena Skype for Business och konsumentversionen av Skype för kommunikation mellan plattformar. Skype for Business-tjänsten har support dygnet runt. IT-teamet måste så klart hantera inställningar, åtkomst och säkerhet, men resten tar vi hand om. Läs vad den här Unified Communication-rapporten från Gartner säger om Skype for Business.

11 MYT 8 E-posthantering blir inte enklare i molnet. Genom att flytta företagets e-post till molnet kan du känna dig trygg eftersom du vet att de experter som skapat programmet tar hand om det knepiga underhållet, och att ditt team har säker kontroll över företagets funktioner och hur de anställda använder funktionerna. Du kan ägna mer tid åt den kärnverksamhet som skapar affärsvärde istället för att hålla på med ständigt underhåll. Programuppdateringar och korrigeringar levereras automatiskt så snart de släpps och Exchange Online står alltid först i tur för uppdateringar. Även om hantering och uppdatering är helt automatiserade har du ändå kontroll när så behövs tack vare administrationscentret för Exchange. Du har många möjligheter med Office 365 och vi har därför satt ihop en jämförelse av olika abonnemang där du kan utforska vilka alternativ, bland annat Exchange Online-alternativ, som passar bäst för ditt företag.

12 MYT 9 Kontinuerlig uppdatering av Office 365 avbryter mina kritiska affärsprogram. Vi vet att mycket hänger på om dina anställda kan använda verksamhetskritiska program och tillägg tillsammans med Office. Vår styrka är kompatibilitet med de verktyg du använder varje dag med Office 365. Det skapar vi genom att: Erbjuda samma globala standard för datorprogram med de verktyg som du redan känner till och gillar, bland annat Word, PowerPoint och Excel. Vi arbetar hårt för att se till att även när Office uppdateras regelbundet i molnet så ska uppdateringarna inte påverka områden som kan påverka andra programvaror. Under de senaste 24 månaderna har till exempel månadsvisa utgåvor av Office 365 inte lett till ändringar i objektmodell eller API. Om dina verksamhetskritiska lösningar fungerar med Office 2010 eller Office 2013 idag talar allting för att de även fungerar med Office 365. Arbeta nära ihop med ledande programleverantörer och förse dem med verktyg och tidig tillgång så att deras lösningar som fungerar med Office fortsätter att fungera med Office 365. Hjälpa dig att undvika kompatibilitetsproblem genom vägledning när det gäller hantering av uppdateringar och utveckling. Möjliggöra installation av Office 365 ProPlus sida vid sida med dina äldre versioner av Office. Det ger dig tid att åtgärda eventuella problem.

13 Slutsats Det är svårt att hitta tid för att utvärdera och hålla sig uppdaterad på nya produkter när du är upptagen med att hantera frånkopplade system, program och data med statiska och långsamma system. Samtidigt kanske du får ta emot kritik från anställda som kräver en mer mobil verksamhet med nya verktyg. Vi hoppas att du med detta fått bättre förståelse för den möjlighet Office 365 kan ge för produktivitet och samarbete. Du får så klart gärna dela med dig av detta till medarbetare som behöver hjälp med att skilja på fakta och påhitt när det gäller Office 365. Det är bra att ha samma insikter som kan spara tid när ni ska ta beslut om nya investeringar. Vill du veta mer om Office 365? Boka ett rådgivningsmöte med en Office 365-expert Läs mer om de fördelar Office 365 har för din verksamhet Välj rätt version av O365 för företaget