Protokoll telefonmöte i Svenska Klätterförbundets Säkerhetskommitté kl 20 22

Transkript

1 Protokoll telefonmöte i Svenska Klätterförbundets Säkerhetskommitté kl Mötets öppnande. 2. Val av mötesfunktionärer. Ordf. Ingemar, Sekr. Roger 3. Registrering av mötesdeltagare. Förutom ovanstående Torbjörn. 4. Fråga om mötets behöriga utlysande. Ja. 5. Fastställande av dagordning. En övrig fråga om Instruktörsseminarium i november Ordförandens punkt, info etc. a. Ny sammansättning av kommittén. 4 ordinarie ledamöter, 3 bakgrundsledamöter. Ingemar anmäler att han vidtalat alla utom Kjell Stenström. Följande har accepterat att fungera som Ordinarie ledamöter: Ingemar, Rafael, Roger och Torbjörn. Följande har accepterat att fungera som Bakgrundsledamöter: Anette, Calle Peter, Lottie b. Utfall av SKF styrelsemöte, budget, verksamhetsbeskrivning etc. SÄK ståndpunkt inför detta möte bifogas (Appendix 3). Ingemar har svarat styrelsen att vi accepterar styrelsens bud på såväl verksamhetsbeskrivning som budget. c. TT-förfrågan om olycka på klättervägg i Dalarna i somras. Tillämpning av vår sekretesspolicy. Ingemar konstaterar att SÄK:s sekretesspolicy fungerar! 7. SÄK verksamhet a. Vad har SÄK presterat under 2010? Vad bör prioriteras under återstoden av året, dvs vad vill vi att det ska stå i årsredovisningen? SÄK gjorde en kort inventering av vad som uträttats under året. Ett ovanligt struligt år med rekordlite prestationer så här långt: Två telefonmöten, 1 artikel om inomhusolyckor, samt notis om miniclogger på isiga rep i BS Mars 2010, Artikel om fasta rep I Juninumret års incidenter har kodats. Kommittén har lidit av sviktande, varierande motivation och uppslutning vilket också lett till att kommittén krympts (se punkt 6 a). Kommittén har också ägnat mycket tid åt förhandling med den tidigare förbundsstyrelsen om kommitténs inriktning. Föreslås att publicering av artiklar i Bergsport och/alternativt nätet prioriteras.

2 Årsrapport 2009 Mjuka faktorer Dödsolyckor Notis om Kamratkontrollkampanjen Roger kontaktar John Liungman. b. Vad bör prioriteras under 2011? Vem gör vad? Uppgift Kodning och årsrapport Hemsidan Databas Ansvariga Roger och Ingemar Torbjörn Torbjörn c. Vad är kärnverksamheten och hur skyddar vi den? SÄK:s uppfattning att det är insamling, bearbetning, analys och spridning av resultat av analyser av incidentrapporterna som är kärnverksamheten. Kommittén enades om att motivationen hålls uppe genom rimliga proportioner mellan kärnverksamhet och administration. 8. Uppföljning av tidigare åtaganden (Aktionslista(samma som i Maj), appendix 1) Utgående aktionslista Aktion Ansv. Start Status Kontakt TK Barnsäkring Kjell/ H09 Avbruten Tobbe Rekommendationer för säkra Kjell/ H09 Avbruten tävlingar definieras och förs in i Rekommenderade tekniker Tobbe Enkät bland berörda ang. säkr. prob. Kjell H09 Avbruten barn Artikel mjuka faktorer Roger H09 Pågår Retrokodning sent inkomna inc. rapp Lottie H09 Pågår Roger kontaktar Ny utformning av incidentblanketten. Anette/ H09 Pågår, Ingemar Undersökning om upplevd risknivå. Fråga om upplevd risknivå: Förslag för att utreda värdet av sådan fråga: Välj ut ett antal rapporter om olyckor, ta reda på rapportören (a la olyckor med räddningsinsats) och fråga om upplevd risknivå. Nätverk gentemot SÄK-ansvariga i klubbarna och vad skall nätverket handla om? Aktion med mail-sänd lista (SÄK-nätverk) till klubbarna Skicka feedback till UK angående initiativ till/och samarbete. Bearbetning för att lägga upp Excelarket rakt av på hemsidan som ett första steg. Det är redan Calle Lottie H09 Pågår Roger kontaktar Ingemar Anette Rafael Dec 09 Roger Feb 10 Klar Roger/ Ingemar Feb 10 kontaktar Anette Avbruten Pågår

3 anonymiserat. Fyll på protokollet från Björkliden Roger H09 Avbruten Utse person som skriver Notis i BS om kamratkontroll. Ingemar Mar10 Klar, Roger gör detta. Kontakta John Liungman om artiklar f. Dec-numret Roger Okt 10 Påbörjad. 9. Inkomna incidentraporter, uppdaterad incidentdatabas. Ingemar har fått in ett kodat Excel-ark för 2009 och klippt in i samlingsarket. Inkonsistenscheck återstår liksom annonymisering inför publicering. Roger och Ingemar läser igenom alla kortbeskrivningar och anonymiserar. Torbjörn kontaktar styrelsen om budget för databas. 10. Publicering av incidentstatistik på hemsidan. (Se appendix 2, mailkonversation med Robin Dahlberg) Jobba för att hitta en lösning för att en rapportör skall få en elektronisk kopia på sin incidentrapport. 11. Övriga frågor. Tobbe: Deltar i instruktörsseminarium i Göteborg /11. Föra fram idéer om databas 12. Nästa möte. Inget beslut om möte. 13. Protokollgenomgång. Ströks 14. Mötet avslutas. Protokoll Justerat Roger Pydokke Ingemar Gråsjö // //

4 Appendix 1 Ingående Aktionslista Aktion Ansv. Start Status Kontakt TK Barnsäkring Kjell/ H09 Pågår Tobbe Rekommendationer för säkra Kjell/ H09 Pågår tävlingar defineras och förs in i Rekommenderade tekniker Tobbe Enkät bland berörda ang. säkr. prob. Kjell H09 Pågår barn Artikel mjuka faktorer Roger H09 Pågår Retrokodning sent inkomna inc. rapp Lottie H09 Pågår Ny utformning av incidentblanketten. Anette/ H09 Pågår Undersökning om upplevd risknivå. Fråga om upplevd risknivå: Förslag för att utreda värdet av sådan fråga: Välj ut ett antal rapporter om olyckor, ta reda på rapportören (a la olyckor med räddningsinsats) och fråga om upplevd risknivå. Nätverk gentemot SÄK-ansvariga i klubbarna och vad skall nätverket handla om? Aktion med mail-sänd lista (SÄK-nätverk) till klubbarna Skicka feedback till UK angående initiativ till/och samarbete. Bearbetning för att lägga upp Excelarket rakt av på hemsidan som ett första steg. Det är redan anonymiserat. Ev risk för förtroendeproblem med publicering samt vantolkad statistik. Calle Lottie H09 Pågår Ingemar Anette Rafael Dec 09 Pågår Roger Feb 10 Påbörjad Roger/ Ingemar Feb 10 Påbörjad Fyll på protokollet från Björkliden Roger H09 Pågår Utse person som skriver Notis i BS Ingemar Mar10 Påbörjad om kamratkontroll. Se pkt 9

5 Appendix 2 Hej! Se nedanstående mail från Robin samt mitt svar. Jag tycker han har bra synpunkter som ju ligger väl i linje med våra tankar om publicering av incidentinfo på Webben. Se även bifogat dokument med Tobbes utkast till detta kompletterat med mina kommentarer. Go kväll! //Ingemar Forwarded message From: Ingemar Gråsjö <ingemargrasjo@gmail.com> Date: 2010/10/11 Subject: Re: förbättrad incidentrapportering To: robin@klattercentret.se Hej Robin, tack för bra synpunkter. SÄK håller på att utarbeta former för att lägga ut en lämplig mängd incidentinformation på SKF hemsida. Funktionen du efterfrågar, att få en kopia på den rapport man skickat in direkt från webb-funktionen har inte varit med i rsonemanget, me kommer att föras upp på agendan nu. Att ge alla full tillgång till samtliga rapporter blir dessvärre svårare då vi månar om en viss sekretess runt olyckor och incidenter. Detta kan vara ganska delikat, då ju ex.vis. kortsiktiga kommersiella hänsyn skulle kunna riskera att övertrumfa ett mer långsiktigt ansvarstagande för att relevant info kommer fram. Vi har efter en hel del diskuterande enats om en hållning som också finns formulerad i en sekretesspolicy vilken står att finna på hemsidan. I korthet går vår hållning ut på att i första hand lyfta fram information. Därmed ägnar vi oss inte alls åt att utkräva ansvar och ytterst lite åt att utreda ansvarsförhållanden. Vi vill definitivt inte att incidentrapporterna figurerar i sådana syften (har skett tidigare) En rapportör skall aldrig känna att han eller den som figurerar i en rapport riskerar något obehag. Det skulle troligen hämma informationsflödet. Ditt förslag i stort är dock hörsammat och rimmar mycket gott med strävan att göra den annonymiserade sammanställda incidentdatabasen tillgänglig för alla. Personligen är jag inte omedelbart fascinerad av den norska incidentsökfunktionen. Den innehåller helt enkelt inte speciellt mycket sökfunktionalitet även om gränssnittet är lättanvänt. Det trista osexiga Excelarket med kodningar och standard Excel-filterfunktioner tillåter betydligt mer knådande, men det är som sagt aningen osexigt. Tack än en gång för god input. Vi hörs! MVH //Ingemar 2010/10/5 Robin Dahlberg <robin@klattercentret.se>

6 Hej Ingemar. Som jag tidigare nämnt så tycker vi på Klättercentret, men även nu Klätterverket och Karbin, att det vore bra om man vid incidentrapportering via webformuläret kunde få en kopia på formuläret skickat till sig eller några mailadresser man fyller i. Detta skulle göra det mycket lättare för oss att sprida informationen om de olyckor som händer mellan oss klätterhallar, på ett enhetligt sätt. Jag tycker att det skulle vara till större hjälp om man fick incidentrapporter listade omedelbart istället för att vänta på en årlig sammanställning. Eftersom databasen finns kanske det inte är så svårt att göra som Norska förbundet har gjort: Men till att börja med så är det det förstnämnda som känns mest angeläget. Mvh //Robin Dahlberg Utbildnings- och säkerhetsansvarig Klättercentret Solna Klättercentret Stockholm Banvaktsvägen 20 Tellusgången Solna Hägersten Reply Torbjörn Ohlén to me, Roger show details Oct 12 (5 days ago) Bra idéer från Robin, som vanligt! Jag tycker INTE vi skall börja med att lägga ut exceldokumentet för att sedan eventuellt lägga upp en databas. Skall vi göra något så skall det bli riktigt bra! För att se vad och hur vi vill att framtida databas skall fungera kan vi provköra med excelldokumentet. Jag tror vi kan ta fram bra riktlinjer för hur basen skall fungera och

7 vilken info som skall presenteras publikt. Ett litet arbetsprojekt att jobba med innan en öl? Kör på - eller skit i det!!! Tobbes tankar kring databas på SKF hemsida: Databas över incidenter rapporterade till SKF Bakgrund SKF har i många år samlat in incidentrapporter. Incidentrapporteringen har varierat både i antalet inskickade rapporter och rapportformulärets utseende. Det är mycket troligt att mörkertalet avseende incidenter som inte rapporteras är stort. För att öka den statistiska korrektheten är det viktigt att dels få in fler incidentrapporter och dels få grepp om totala mängden incidenter (inkl mörkertalet). I dagsläget är samtliga incidenter lagrade i ett stort Excelldokument innehållande ett stort antal underrubriker (kolumner). Dokumentet är inte offentligt. Årligen redovisas senaste årets inrapporterade statistik i form av en artikel i Bergsport. Problem Hur ökar vi klättrares vilja att rapportera incidenter? Om vi kan öka klättrares vilja att rapportera incidenter kommer statistiken att bli mer korrekt. Vi kan då, med mer korrekthet, utläsa vilka områden som behöver belysas ur t ex ett utbildningsperspektiv. Dvs finns det något i vår svenska utbildning som leder till incidenter. Behöver vi ändra vår instruktörsutbildning? Behöver vi ändra rutinerna på inomhusväggarna? Etc. Framtiden En glimt av framtiden kan vi se om vi besöker Norska klätterförbundets säkerhetssida. Där finns en incidentdatabas där besökare kan se antingen ALLA inrapporterade incidenter eller UTVALDA incidenter. Databasen gör det enkelt att söka incidenter genom ett antal kriterier. Genom att göra hela databasen tillgänglig och lättläslig för alla kommer vi att få fler att se problemen (klättring är INTE ofarligt). Det i sin tur borde minska sannolikheten för fler att göra samma misstag eller försätta sig i samma situation själva. Genom att presentera alla incidenter ger vi direkt feedback på att vi har mottagit och reflekterat över just DIN inskickade rapport. Det är dags att sluta samla in och istället börja dela ut något till medlemmarna i SKF, som så länge skickat in sina incidentrapporter. Hur fungerar det Nuvarande webbsida har redan databas. Enligt webbmaster Fredrik Arletind är det inga problem att skapa en databas och föra över hela nuvarande Excellfil till den. Det krävs naturligtvis han arbetstid, utöver nuvarande kontrakt. Säkerhetskommittén måste bestämma vilka delar av de inrapporterade incidenterna som skall publiceras. Dvs vilka uppgifter skall offentligöras och vilka skall fortfarande vara konfidentiella gentemot allmänheten. Fördelar: - En databas på Internet istället för en Excell fil i någons enskilda dator - Databasen kan nås av alla inom Säkerhetskommittén. - Alla inrapporterade incidenter blir tillgängliga för HELA SKF medlemmar - Omedelbar feedback till de som rapporterat in (dels i form av automatiskt mail svar och dels genom att rapporten finns tillgänglig på SKF databas kort efter inskickandet). - Alla som har intresse av statistik över inrapporterade incidenter har informationen gripbar direkt på Internet.

8 - Förhoppningsvis kan läsandet av databasen minska antalet incidenter av samma slag. Övrigt Expeditionskommittén har, enligt min mening, samma behov av en databas. Idag samlas massor av information in över expeditioner. Detta finns i pappersform hemma hos någon och kommer inte andra i förbundet till dels. Genom en databas blir informationen tillgänglig för alla och den riskerar inte att försvinna eller tyna bort i någons byrolåda.

9 Appendix 3: Hej Pontus! Här kommer det slutliga förslag förslag till verksamhetsbeskrivning som vi skickade till FS SKF. Jag har satt representation i SAFECOM inom parentes och färgat (rött) Vi tänker ju förslå att vi avvaktar med SAFECOM-representation. Ansvarsområden - Främja ökad förståelse för risk- och ansvarstänkande bland klättrare. - Utarbeta rekommendationer för säker klättring. - Ge råd och sprida information om säker klättring. - Hålla sig uppdaterade om klätterolyckor i Sverige, för att dra lärdomar till olycksförebyggande arbete. - Samarbeta med andra kommitteer i SKF, främst UK, om olycksförebyggande arbete. (- Representera förbundet i UIAA-SAFKOM.) - Representera förbundet i Fjällsäkerhetsrådet. (Finansiering direkt av FS) - Administrering och utveckling av incidentrapporteringen. - Återkommande information kring säkerhet i Bergsport och på klätterförbundets hemsida. Finansiering Via budgetanslag från Fs UIAA-SAFECOM: SÄK blev vid upprepade tillfällen av förra styrelsen uppmanade att finna en kandidat för representation i UIAA-SAFECOM. Lite efterforskningar bland tidigare kommitteledamöter (Martin Nilsson menar att SAFECOM är något mossigt och väldigt starkt inriktat på teknik och materialtester) gjorde befintlig kommite måttligt entusiastisk. SÄK:s inriktning baserar sig på in- och uthemska incidentrapporter, beteenden, handlande, kunskaper etc. Teknik (materiel) är en mindre man naturligtvis relevant del av vårt säkerhetsarbete. Gamla FS insisterade på att få fram en representant varefter vi fick tag på en. I det läget började FS sväva på målet beträffande budget. Vidare har inte samarbetet med vår kandidat fungerat irritationsfritt då han visat obefintligt intresse/prio för kommittens arbete för övrigt. Vårt förslag är att nuvarande FS beslutar att vi f.n. inte skall ha representation i SAFECOM utan fokusera på att få till ett arbete på nationell nivå under de nya budgetramarna. Frågan om SAFECOM kan återupptas om några år om det bedöms påkallat. Vidare är det vår bestämda uppfattning att all extern representation skall finansieras direkt av FS (såsom redan sker med representationen i SBO) och att extern representation ses som FS angelägenhet/ansvar även om tillämpliga kommitteer åtar sig att vaska fram kandidater. Bifogar tidigare inlämnat budgetförslag. Här och nu inser jag att jag fortfarande inte har tagit in underlag för kostnader för Fjällsäkerhetsrådet... skäms på mig. Jag åker dessvärre till Tyskland i tjänsteärende imorgon bitti. Åter To. Försöker ha det hela klart då. MVH //Ingemar

10 Kostnadsuppskattning för representation i Fj-säl-rådet: Hej, rådet betalar resor och boenden för organsiationer såsom SKF, det vi betalat mig för förlorad arbetsinkomst har varit någon vedertagen (typ för GIKE-jobb) taxa om 800 kr + moms, en dag på hösten och tre på våren, således kr. C'est tout! Pontus inledande besked efter/inför styrelsemötet den 2/10: Hej på er, Mail_1: Idag är det styrelsemöte och bifogat finner ni en sammanställning av alla de kommittérapporter som inkommit. Jag vill tacka er alla för att ni varit fantastiskt duktiga på att skicka in information! Syftet med rapporteringen är att engagera styrelsen i kommittéernas verksamhet, samt att på ett effektivt sätt sprida informationen från respektive kommitté till styrelsen _och_ till övriga kommittéer. Rapporteringen är också avsedd att möjliggöra bättre uppföljning och styrning av förbundets ekonomi och verksamhet. Jag eller någon annan ur styrelsen har under de senaste två-tre veckorna pratar med er alla på telefon och det är flera som har uttryckt att ni vill ha mer samarbete och att ni gärna vill veta mer om vad de andra kommittéerna håller på med. Jag hoppas att detta kan vara en början på en sådan dialog. Hela styrelsen har fått materialet utskickat till sig två veckor innan dagens möte och vi kommer att gå igenom samtliga kommittéer och återkomma med feedback. Det är också flera av er som passat på att ställa frågor till styrelsen i samband med rapporteringen och vi hoppas att vi skall kunna besvara dem allihop. Under de närmaste månaderna hoppas jag att vi kan strömlinjeforma processen så att vi kan få en bra dialog, utan att kräva mer rapportering än nödvändigt. Vi skall förbättra mallarna allteftersom vi lär oss vad som fungerar och vi skall hitta rätt balans mellan skriftlig och muntlig kommunikation. Vi skall också föra en dialog med förbundets revisorer för att se om det är ok att slopa kravet på att kommittéers protokoll skall skickas in i fysiks form. Det skulle i sådant fall lätta på arbetsbördan för både kommittéer och kansli. Må så gott! / Pontus PS. En punkt vi skall diskutera på styrelsemötet är möjligheten till ett gemensamt möte mellan styrelsen, kansliet och samtliga kommittéordföranden under första kvartalet Vi återkommer om det. Mail_2: Hej, Hoppas ni haft en trevlig helg!

11 Vi hade ett lyckat styrelsemöte i lördags med alla ledamöter på plats. Allt material som kansliet fått in från kommittéerna gick ut till ledamöterna två veckor i förväg och vi ägnade ungefär två timmar av mötet åt att gå igenom ledamöternas feedback på materialet, besvara de frågor som inkommit från kommittéerna och följa upp verksamheten utifrån verksamhetsplanerna från förbundsmötet. Jag har börjat ringa runt och har redan pratat med några av er. Protokollet kommer inom två veckor och mitt mål är att prata med er alla innan dess och gå igenom er respektive del. Det var flera av er som föreslagit stormöte likt det vi hade förra året. Vi håller på att räkna på det och inbjudan kommer i sådant fall under november. Jag är själv positiv till en ordförandekonferens första kvartalet, men det är förknippat med stora kostnader. Hurshomhelst så tog vi beslut om att vi skall arrangera en gemensam telefonkonferens med alla kommittéer inom de närmaste veckorna. Styrelsen tror att det är ett bra forum att berätta om några av de förändringar som nu görs i arbetssätt jämför med tidigare styrelser och utvärdera hur kommittéerna, kansliet och styrelsen upplevde den här första rapporteringsrundan. Tack återigen för rapporterna. Jag kan otvivelaktigt säga att det gjorde mycket för att engagera oss i styrelsen i verksamheten. Vi hörs! / Pontus Styrelsen saknar verkligen kvartalsrapporten. o mer info från SÄK. Styrelsens protokoll till ala kommittéer. Kommitteernas protokoll o kv-rapporter skall skickas till syrelsen för vidare distr. t kommiteer. Styrelsens ambition är att övertyga SKF:s revisorer om att Sign/cirk-kravet skall tas bort (oproportionellt merarbete). Än så länge ett krav från SKF:s revisorer, ej från SKF styrelse. SKF: Ej deltagande i UIAA safecom eft. Rekommendation fr. SÄK. Fj-SÄK. Vill ha representant, nöjd m. nuvarande representant. Budget: inkl. Fj-SÄK-rådet. - Främja ökad förståelse för risk- och ansvarstänkande bland klättrare. - Utarbeta rekommendationer för säker klättring. - Ge råd och sprida information om säker klättring. - Hålla sig uppdaterade om klätterolyckor i Sverige, för att dra lärdomar till olycksförebyggande arbete. - Samarbeta med andra kommitteer i SKF, främst UK, om olycksförebyggande arbete. - Representera förbundet nationellt och internationellt inom frågor kring säker klättring. - Om kommittén avgör att så är önskvärt, ombesörja representation i UIAA Safety

12 Commissison - Representera förbundet i Fjällsäkerhetsrådet. - Administrering och utveckling av incidentrapporteringen. - Återkommande information kring säkerhet i Bergsport och på klätterförbundets hemsida. Slutlig budget: intäktkostnadresultat Kommittén Säkerhetsföredrag000 Deltag instruktörsseminarium Möte med Medicin och TK Fjällsäkerhetsrådet Deltagande i UIAA Safety Com000 Summa Säkerhet