Kvalitetssystem. Socialförvaltningen Falköpings kommun. Bilaga

Transkript

1 Kvalitetssystem Socialförvaltningen Falköpings kommun Bilaga

2 Innehållsförteckning Sida 2 Kvalitetssystem i äldre- och handikappomsorgen...3 Läsanvisning...3 Bemötande av den enskilde...4 Behovsbedömning och rättsäkerhet i handläggning och dokumentation...5 Samverkan och samarbete...6 Metoder och förhållningssätt...7 Kompetens...8 Inköp och teknik...9 Riskanalys, avvikelser och klagomål...10 Egenkontroll...11 Dokumentation...12 Kvalitetssystem inom Individ- och familjeomsorg...13 Utvärdering...14 Synpunkter från den enskilde och andra intressenter...15 Egenkontroll...16 Dokumentation...17 Arbetsprocesser...18 Kompetens...19 Förhållningssätt och metoder...20 Internt och externt samarbete...21 Köp av tjänster...22 Personal...23 Ekonomi...24 Metoder i kvalitetsarbetet...25

3 Kvalitetssystem i äldre- och handikappomsorgen 3 Läsanvisning till socialförvaltningens kvalitetssystem Kvalitetssystemet bygger på fem avsnitt. Vilka är: - Brukaren, äldre- och handikappomsorg - Klienten, individ- och familjeomsorg - Personal och arbetsmiljö - Ekonomi - Metoder som används i kvalitetsarbetet Under varje avsnitt finns ett utdrag ur socialstyrelsen föreskrifter och allmänna råd om vilka krav som ställs. Detta följs av en tabell som beskriver: Vad gör vi?: Vilken rutin, riktlinje eller instruktion det handlar om Hur gör vi?: Var kan man finna beskrivningen av rutin, riktlinje, instruktion m.m. Hur ofta ska uppföljning ske?: Anger när rutinen, riktlinjen eller instruktionen etc. ska följas upp och utvärderas. : Anger vem som är ansvarig för att uppföljning/utvärdering sker : Anger vad vi behöver förbättra och utveckla Bemötande av den enskilde Hälso- och sjukvårdslagen Patientens värdighet, integritet, delaktighet och säkerhet SOSFS 1996:24 2 Kvalitetssystemet bör säkerställa att kvalitet och säkerhet i patientens vård och omhändertagande tillgodoses att patientens och dennes närstående visas omtanke och respekt att patientens värdighet och integritet tillgodoses att patientens och dennes närstående informeras och görs delaktiga att förslag och klagomål från patienter och närstående tas om hand och beaktas Socialtjänstlagen (Sol) och Lagen om särskild stöd och service (LSS) Den enskildes trygghet, självbestämmande och integritet SOSFS 1998:8 Kvalitetssystemet bör säkerställa att den enskilde får möjlighet att leva och bo självständigt och under trygga förhållanden och blir bemött med respekt för sitt självbestämmande och sin integritet att det ges information om omsorgens innehåll så att den enskilde och dennes ställföreträdare kan hävda sina rättigheter att den enskildes behov av hälso- och sjukvårdsinsatser uppmärksammas och tillgodoses, att insatserna utformas efter den enskildes behov och i samråd med den enskilde och/eller dennes närstående att de som vårdar närstående äldre och långvarig sjuka ges stöd och avlösning, och att den fysiska miljön i lokaler och bostäder utformas efter den enskildes behov och förutsättningar

4 Vad gör vi? Hur gör vi? Dokumentation Hur ofta ska uppfölj.utvärd. ske? 4 IVP individuell vårdplanering Mall i procapita och v.b IP Individuell planering LSS SVP samordnad vårdplanering Mall för individuell plan Kvalitetssäkringspärm HSL flik 10 LSS-handläggare PAS patientansvarig sjuksköterska Information om ÄHO på lättläst Kvalitetsgaranti information Broschyr Kvalitetspärm flik 5 1/går Avd.chef biståndsenheten Kvalitetsgaranti kontaktpersonskap Kvalitetspärm flik 5 +riktlinjer+broschyr Mål för socialtjänsten SN Handbok flik 3 Socialchef. Socialnämnd Hantering av synpunkter och klagomål Kvalitetspärm, rutiner Flik 6 2ggr/år Avvikelsehantering Plan för anhörigstöd Kvalitetssäkringspärm flik 16 SN Handbok flik 6 Anhörigsamordnare Sol planering Uppsökande verksamhet Planering för den fysiska miljön Riktlinjer kontaktpersonskap Utskick till alla över 80 år folder Bostadsanpassning Rutiner Bitr. socialchef Avd.chef biståndsenheten Arbetsterapeut, Tekniska nämnden Olika vårdprogram diabetes- bensår-inkontinensvård i livets slut m.m. Etiska regler för omvårdnadspersonal Vårdprogram Kvalitetssäkringspärm flik 1 Sol planering riktlinjer. dokumentation Informationsplan Diskussion med Ec. Checklista Bitr. socialchef, Bitr. socialchef Anhörigråd Diskussion med Ec Socialchef PAS dokumentation

5 Behovsbedömning och rättssäkerhet i handläggning och dokumentation 5 Socialtjänstlagen (Sol) och Lagen om särskilt stöd och service (LSS) Kvalitetssystemet bör säkerställa enligt SOSFS 1998:8 att behovsbedömningar bygger på en helhetssyn på den enskildes situation, möjligheter och behov där sociala, fysiska, medicinska, psykiska och existentiella behov beaktas att beslut om insatsernas mål, inriktning och omfattning är tydliga och kan förstås att individuella planer upprättas att insatserna utformas tillsammans med den enskildes och/eller dennes närstående/ställföreträdare, och att en systematisk uppföljning av beslut, planer och insatser, som berör den enskilde, genomförs och dokumenteras samt vid behov omprövas Vad gör vi? Hur gör vi? Dokumentation Hur ofta ska utvärdering ske? IVP individuell vårdplanering HSL IP Individuell planering LSS SVP samordnad vårdplanering Dokumentation Procapita Mall för individuell plan Kvalitetssäkringspärm HSL flik 10 LSS-handläggare Biståndsbedömning Handbok flik 7 Riktlinjer Uppföljning av Avstämningsmöte biståndsinsatser biståndshandläggare och enhetschefer Dokumentation SoL Riktlinjer för kontaktperson Dokumentation HSL Kvalitetssäkringspärm flik 7 Procapita Datastöd Vid behov Avd.chef biståndsenheten 3:e månad Avd.chef biståndsenheten Bitr. socialchef Datasamordnare Ärendegranskning Ärendegranskning Samverkan mellan Ulricehamn, Skövde och Lidköping Internt Avd.chef biståndsenheten Avd.chef biståndsenheten Handledning Vid behov Avd.chef biståndsenheten Dokumentation SoL och LSS verkställighet Biståndshandläggare utbildas i att skriva lättläst Riktlinjer Utbildning genom Kommunförbundet SoL 2005 höst LSS 2005 Bitr. socialchef 2005 Avd.chef biståndsenheten

6 Samverkan och samarbete Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) 6 Samverkan och samarbete SOSFS 1996:24 4a Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för klargörande av ansvar för samarbete och samverkan mellan kring vård och omhändertagande av patienten mellan personal, mellan funktioner och gentemot andra enheter, nivåer och ansvarsområden rapportering mellan personal om patientens behov, vård och omhändertagande Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Extern och intern samverkan och samarbete 1998:8 Kvalitetssystemet bör klargöra hur samverkan och samarbete skall ske internt mellan personal som har det dagliga ansvaret för den enskilde samt mellan verksamhetens olika enheter och externt med myndigheter och organisationer. Kvalitetssystemet bör därför genom rutiner eller annan dokumentation klargöra att ansvar, befogenheter och samarbetsförhållanden är definierande och dokumenterade, och hur rapportering och informationsöverföring kan ske Vad gör vi? SVP samordnad vårdplanering Hur gör vi? Dokumentation Kvalitetssäkringspärm flik 10 Hur ofta ska Slussen Rutiner? avd.chef bistånd Samverkansrutiner Kvalitetssäkringspärm HSL flik 24 Avtal Läkarkontakter Kvalitetssäkringspärm HSL flik 5 Riktlinjer Delegering Kvalitetssäkringspärm flik 4 Delegeringsbest. Vid behov Samarbete -Skaraborg träffar 1g/mån Dagliga rapporter Lokalt vårdprogram Organisations vårdprogram Lokal samverkansrutin rehab-demens Samarb. Kommunprimärvård Samarb. primärvårdkommun-landsting Kvalitetssäkringspärmen flik? 3:e år 3:e år Tandvårdsstöd för äldre- och handikappade Folder från Västra Götalandsregionen Västra Götalands regionen Dokumentation på data Dagliga rapporter Riktlinjer SoL

7 Metoder och förhållningssätt 7 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Metoder för diagnostik, vård och omhändertagande SOSFS 1996:24 4b Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för hur nya metoder diagnostik, vård och omhändertagande skall introduceras hur lämpliga metoder för diagnostik, vård och omhändertagande skall tillämpas hur inaktuella metoder för diagnostik, vård och omhändertagande skall identifieras och avvecklas Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Förhållningssätt och metoder SOSFS 1998:8 Det är viktigt att det finns rutiner för hur metoder för omsorg introduceras, tillämpas, utvecklas och avvecklas. De metoder som används bör vara förankrade i forskning eller beprövad erfarenhet. I arbetet med att säkra och utveckla kvaliteten är det viktigt att identifiera och dokumentera förhållningssätt, metoder och rutiner inom de delar av omsorgen som är viktiga för hur den enskilde upplever verksamheten kvalitet. Exempel på detta är person -, tids -, och omsorgskontinuitet, hur information om den enskilde överförs mellan berörd personal, riktlinjer för bemötande och förhållningssätt till den enskilde. Vad gör vi? Hur gör vi? Hur ofta ska utvärdering ske? fortbildningar i vårdarbete Kompetensutvecklings plan Utbildningssamordnare Information av vårdnyheter De 4 v.a.vecka Rutiner/riktlinjer för metoder, diagnostik, vård och läkemedelshantering Kvalitetssäkringspärm Flik 6 Förhållningssätt. Bemötande Kvalitetsgaranti hemtjänst, Äbo, HO 1g/v a år Tidskontinuitet Kvalitetsgaranti 1g/v a år Brukarundersökningar Kvalitetspärmen flik 7 1g/v a år Etiska regler för omvårdnadsarbete Kvalitetssäkringspärm flik 1 Uppföljning av kvalitetsäkringspärmen De 4 Bemötande Rapportering riktlinjer Utarbeta riktlinjer och förhållningssätt för bemötande

8 Kompetens 8 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Kompetens SOSFS 1996:24 4c Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för att säkerställa att personalen har och underhåller den utbildning, erfarenhet och kompetens som behövs för att utföra tilldelade arbetsuppgifter ansvar, befogenheter och samarbetsförhållande är definierade och dokumenterade för personal som leder och utför arbete som påverkar kvaliteten planer finns för fortlöpande kompetensutveckling och fortbildning/efterutbildning av personalen med hänsyn till kraven på verksamheten Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Kompetens SOSFS 1998:8 Kvalitetssystemet bör säkerställa att nyanställd personal ges nödvändig introduktion, att det inom verksamheten finns tillräckligt med personal med adekvat kompetens och personlig lämplighet för arbetsuppgifter, att planer finns för fortlöpande kompetensutveckling av personalen med beaktande av kraven på verksamheten, och att ledningen och övrig personal utbildar sig i att arbetet efter de krav och riktlinjer som det lokala kvalitetssystemet ställer Vad gör vi? Hur gör vi? Hur ofta ska Utbildning och fortbildning Kompetensutvecklingsplan Utbildningssamordnare Introduktion för nyanställda Övergripande 4ggr/år Efter varje tillfälle Biträdande soc.chef Introduktion för nyanställda Arbetsplatsvis, kontinuerligt Enhetschef Utvecklingssamtal Grupp eller enskilt chef Delegering Introduktion för sjuksköterskor Kvalitetssäkringspärmen flik 4 Kvalitetssäkringspärmen flik 13 Div. föreläsningar Ansvarsfördelning i läkemedelshantering Rekryteringsplan Inbjudningar från Primärvård, Landsting Kvalitetssäkringspärmen flik 6 Arbetsgrupp EC resurs Utvecklingssamtal Rutiner och riktlinjer för utvecklingssamtal och egen kompetensutvecklingsplan Bitr. socialchef

9 Inköp och teknik 9 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Försörjning och teknik SOSFS 1996:24 4d Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för inköp av produkter och tjänster från leverantörer som är bedömda och godkända säkra produktval, säker teknikanvändning och utrangering. Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Upphandling, inköp, tekniska system och produkter SOSFS 1998:8 Kvalitetssystemet bör innehålla rutiner för att säkra att de varor som upphandlas/köps har god kvalitet. Därför bör varje upphandling och inköp börja med en klar definitions av kraven på varan. Vidare avser rutinerna att säkerställa att kraven vid varje upphandling och inköp är delgivna och förstådda av leverantören utvärdering ske? Inköp av produkter Policy och strategi för upphandlingsärenden i Falköpings kommun Riktlinjer i handboken kvalitetssäkring på medicinsktekniska produkter Kommunal författningssamling 5:e år Kommunens inköpssamordnare Inköpsgrupp övergripande Funktionskontroll av medicintekniska produkter Avstämning av upphandlingar Instruktioner finns på respektive enhet????

10 10 Riskanalys, avvikelser och klagomålshantering Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Riskanalys och avvikelsehantering SOSFS 1996:24 4e Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för identifiering, analys och bedömning av risker identifiering, dokumentation och analys av felaktigheter, skador och avvikelser från det förväntade förloppet som kan ha betydelse för kvaliteten hur orsaker till uppkomna fler eller brister åtgärdas och för hur erfarenheter från avvikelsehantering återförs i förebyggande syfte hur anmälan enligt Lex Maria skall göras Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Riskanalys, avvikelsehantering och klagomålshantering SOSFS 1998:8 Synpunkter och klagomål från den enskilde och/eller dennes närstående är en viktig informationskälla för att åtgärda brister för den enskilde samt för att identifiera områden som behövs förbättras. En lika viktig del av allt kvalitetssäkrings- och kvalitetsutvecklingsarbete är att med hjälp av riskanalyser förebygga fel och brister och att med hjälp av avvikelsehantering lära sig av de fel och misstag som begåtts. Kvalitetssystemet bör därför innehålla rutiner och metoder för hur förslag och klagomål från den enskilde och närstående tas om hand, utreds och vid behov åtgärdas, hur anmälan om missförhållanden, övergrepp och skada skall rapporteras, tas om hand och åtgärdas, identifiering, analys och bedömning av risker identifiering, dokumentation och analys av felaktigheter, skador och avvikelser som kan ha betydelse för kvaliteten, hur orsaker till uppkomna fel eller brister åtgärdas, och hur erfarenheter från avvikelsehanteringen återförs i förebyggande syfte Vad gör vi? Hur gör vi? Hur ofta ska Avvikelserapportering Kvalitetssäkringspärmen flik 15 Synpunkter och klagomålshantering Kvalitetspärmen rutiner och förhållningssätt flik 6 2ggr/år Lex Sara Instruktioner Bitr.soc.chef Lex Maria Riskbedömning av fallskador Kvalitetsdagen Kvalitetssäkringspärmen flik 23 Kvalitetsäkringspärmen flik 23 Erfarenhetsutbyte APT Information Regelbundet Enhetschef Avvikelserutin medicintekniska produkter Fallincindenter Anmälan om personskada LSS Avvikelserapport SoL Avvikelsehantering av personalens synpunkter Pärm för medicintekniska produkter flik 4 Rapportmall Arbeta fram riktlinjer Se över 2005? Enhetschef Handikappsekreterare

11 Egenkontroll 11 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Egenkontroll, erfarenhetsåterföring SOSFS 1996:24 5 Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för egenkontroll genom systematisk resultatuppföljning av verksamheten egenkontroll genom periodisk granskning av kvalitetssystemet tillämpning, ändamålsenlighet och effektivitet för att uppnå kvalitetsmålen, hur resultatet av granskningar skall dokumenteras och återföras till verksamhetschefen/motsvarade och berörd personal Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Egenkontroll, erfarenhetsåterföring SOSFS 1998:8 Egenkontrollen avser en regelbunden uppföljning av verksamhetens planerings, utförande, resultat och utveckling. Utifrån fastställda mål och mått analyserads de interna processerna. Om avvikelser identifieras bör åtgärdas vidtas för att analysera orsaker och genomföra förbättringar. Uppföljning och utvärdering av kvalitetssystemet bör genomföras med bestämda intervaller. Observationer, slutsatser och rekommendationer som framkommer bör dokumenteras som underlag för nödvändiga åtgärder. För att säkerställa systematisk och kontinuerlig säkring och utveckling av verksamhetens kvalitet är det viktigt att kvalitetssystemet innehåller rutiner för egenkontroll genom systematisk resultatuppföljning av verksamheten egenkontroll genom periodisk granskning av kvalitetssystemet tillämpning, ändamålsenlighet och effektivitet för att uppnå kvalitetsmålen, och hur resultatet av granskningar skall dokumenteras och återföras till den politiska ledningen, förvaltningsledning och berörd personal. utvärdering ske? Verksamhetsberättelse Budgetprognos Brukarundersökning Årlig rapport till SN och verksamhet Rapport till SN och verksamhet 1g/ år 4:e mån 1g/ v. a år Socialchef/ekonom Socialchef/ ekonom Uppföljning av kvalitetsgarantier 1g/va år Uppföljning av synpunkter och klagomål 1ggr/år Internrevision av kvalitetsplan/system Rapport till Stab Avvikelserapport Ärendegranskning Redovisning till verksamheten Avdelningschef Bistånd Kollegial granskning HSL

12 Dokumentation 12 Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Dokumentation och spårbarhet SOSFS 1996:24 6 Kvalitetssystemet skall innehålla rutiner för hur åtgärder rörande en viss patient skall kunna identifieras och spåras i dokumentationen dokumentationen av genomförda förbättringsåtgärder i kvalitetssystemet och i verksamheten hur verksamhetens resultat och kvalitetssystemets effekter redovisas relaterade till kvalitetsplanen i verksamhetsberättelsen Socialtjänstlagen (Sol) och lagen om särskilt stöd och service (LSS) Dokumentation och spårbarhet SOSFS 1998:8 För att möjliggöra utvärdering av verksamhetens kvalitet bör kvalitetssystemet innehålla rutiner för hur ansökan, utredning, beslut och insatser som gäller den enskilde skall kunna identifieras och spåras i dokumentationen dokumentation av genomförda förbättringsåtgärder i kvalitetssystemet och i verksamheten, och hur verksamhetens resultat och kvalitetssystemets effekter redovisas relaterade till kvalitetsplanen Riktlinjer för journalföring HSL Kvalitetssäkringspärm flik 7 Riktlinjer för handläggning av ärenden inom hemvården Handbok flik 10 Avdelningschef Bistånd Dokumentation HSL Procapita, datasamordnare Riktlinjer för journalhantering Arkivplan Kvalitetssäkringspärmen flik 7 Kvalitetssäkringspärmen flik 7 5.e år Dokumentation av förbättringsåtgärder Träff med Ec. Mall?? Resultat och effekter redovisade i verksamhetsberättelsen Socialchef, ekonom, verksamhetsutvecklare Riktlinjer för dokumentation Bitr. socialchef Utveckla dokumentationen i procapita, hjälptexter Arbetsgrupp Pågår

13 Kvalitetssystem Individ- och familjeomsorg 13 Socialtjänstlagen (Sol) Kvalitetssystem inom socialtjänstens individ- och familjeomsorg SOSFS 2000:15 Syfte och omfattning Ett kvalitetssystem bör ses som ett medel för att uppnå målet om god kvalitet. Som exempel på god kvalitet kan nämnas att den enskilde anser sig bli bemött med respekt, att den enskilde får och anser sig få tillräcklig information om verksamhetens innehåll så att han eller hon kan ta till vara sina rättigheter och att verksamheten även på annat sätt bedrivs så att den enskildes rättssäkerhet garanteras, att den enskilde anser att insatserna utformas efter hans eller hennes behov och så långt möjligt i samråd, att insatserna utformas så att de inriktas på att frigöra och utveckla den enskildes och gruppers egna resurser, och att barnperspektivet särskilt beaktas i verksamheten. Kvalitetssystemet bör omfatta organisation och rutiner för att fastställa mål, att planera och utföra arbetet, och att följa upp, utvärdera och utveckla verksamhetens kvalitet. SN tar upp barnperspektivet Finns på dagordningen 3g/mån vid varje möte Socialnämnd, arbetsutskott Kvalitetsgarantier om information och rättigheter Kvalitetspärmen flik5 Mål Handbok flik 3 Socialchef Socialnämnd Brukarundersökning Kvalitetspärm flik 6 1g/ va år Synpunkts och klagomålshantering Kvalitetspärmen flik 6 2ggr/år Lösningsfokuserat arbetssätt Rutiner barn- och familj Rutiner ang. arbetshandledning Styrande dokumentation Föreläsning etik Kompetensutvecklingsplan Handbok 1g/v i grupp va individuellt Sektionschef Socialsekreterare Socialsekreterare Målarbete Uppföljning på klientnivå Processkartläggning Socialchef, socialnämnd

14 Utvärdering SOSFS 2000:15 14 Verksamhetens kvalitet bör utvärderas utifrån hur väl verksamheten uppfyller lagstiftningens krav och intentioner samt kommunala mål och riktlinjer, vilka effekter insatserna ger relaterat till den enskildes livssituation, och hur verksamhetens kvalitet bedöms av den enskilde och andra intressenter. Verksamhetens kvalitet och kvalitetssystemets användbarhet bör utvärderas regelbundet. Brukarundersökning Kvalitetspärmen flik 7 1g/va år Synpunkts och klagomålshantering Kvalitetspärmen flik 6 1ggr/år Ärendegranskning av barnavårdsutredningar Mall för granskning Socialsekreterare Internrevision av kvalitetsplan/system Rapport till Stab Utvärdering av klientärenden Fokusgrupper?

15 15 Synpunkter från den enskilde och andra intressenter SOSFS 2000:15 Synpunkter från den enskilde och andra intressenter bör utgöra ett centralt underlag för att utvärdera och utveckla verksamhetens kvalitet. Det bör därför finnas rutiner och metoder för hur sådan information skall inhämtas. Klagomåls- och avvikelsehantering SOSFS 2000:15 Klagomål bör användas som en viktig informationskälla för att åtgärda brister samt för att identifiera områden som kan behöva förbättras. För att lära av erfarenheterna bör information från avvikelsehantering användas. Kvalitetssystemet bör innehålla rutiner och metoder för hur man uppmuntrar och underlättar för den enskilde att komma med förslag och klagomål, hur förslag och klagomål skall tas om hand, utredas och åtgärdas, att identifiera, dokumentera och analysera avvikelser som har betydelse för kvaliteten, hur orsakerna till uppkomna avvikelser skall kunna åtgärdas, och hur erfarenheterna från avvikelsehanteringen skall återföras i förebyggande syfte. Rutiner för synpunkts och klagomålshantering Kvalitetspärmen flik 6 1ggr/år IFO-dag Erfarenhetsutbyte Avdelningschef IFO Kvalitetsdag Erfarenhetsutbyte APT Rapport 1g/mån Sektionschef SVG samverkansgrupp Fack.org-sektionschefavd.chef 1g/mån Avd.chef Återkoppling till personalen Rutin Avd.chef

16 16 Egenkontroll SOSFS 2000:15 För att säkerställa att verksamhetens kvalitet regelbundet följs upp, utvärderas och utvecklas bör kvalitetssystemet innehålla rutiner för egenkontroll. De bör omfatta uppföljning av verksamhetens resultat, granskning av hur kvalitetssystemet tillämpas och dess användbarhet för att uppnå kvalitetsmålen, och hur information från egenkontrollen skall återföras till ledningen och den berörda personalen. Verksamhetsberättelse Rapport till SN och KS Förvaltningschef/ekonom Budgetprognos Rapport till SN och verksamhet 4:e mån Ekonom/avdelningschef/ Sektionschef Uppföljning av kvalitetsgarantier Uppföljning av synpunkter och klagomål 1ggr/år Internrevision av kvalitetsplan/system Rapport till Stab Årsredovisning verksamhetsberättelse

17 Dokumentation SOSFS 2000:15 17 Kvalitetssystemet bör innehålla rutiner för dokumentation av ansökningar, anmälningar, utredningar, bedömningar, beslut och insatser som gäller den enskilde, dokumentation av genomförda förbättringsåtgärder i verksamheten och i kvalitetssystemet, och hur verksamhetens resultat och kvalitetssystemets effekter skall redovisas. Riktlinjer för handläggning av socialbidrag Handbok flik 7s Regelbundet Sektionschef Riktlinjer för dokumentation barn och ungdom Handbok flik 7b Sektionschef Verksamhetsberättelse/bokslut Rapport till SN och KS Förvaltningschef/ekonom Dokumenthanteringsplan Handbok flik 6j Bitr. soc.chef Styrande dokumentation G-katalogen på respektive sektion Sektionschef Dokumentation av för bättringsåtgärder Genomgång av förbättringsförsök som har gjorts och dokumentation Plan Avd. chef

18 Arbetsprocesser SOSFS 2000:15 18 De viktigaste arbetsprocesserna bör planeras och beskrivas för att säkerställa att insatsernas inriktning och omfattning blir tydliga och i möjligaste mån utformas tillsammans med den enskilde eller berörda grupper, de resultat som skall uppnås anges och relateras till behoven, och insatsernas utförande och resultat systematiskt följs upp och utvärderas. Planeringen och beskrivningen av processerna bör ha sin utgångspunkt i en analys av den enskildes eller olika gruppers behov och möjligheter. Arbetsplan Behandlingsplan Klientakt Klientakt 6:e mån Socialsekreterare Processkartläggning av arbetet Utvärdering av klientärenden Interngranskning, hur jobbar vi med kontaktpersonsärenden

19 Kompetens SOSFS 2000:15 19 Ledningen bör säkerställa att all personal har adekvat kompetens och personlig lämplighet för arbetsuppgifterna, att nyanställd personal ges nödvändig introduktion och stöd, att planer finns för fortlöpande kompetensutveckling av personalen, och att all personal kan arbeta efter de krav och riktlinjer som följer av det lokala kvalitetssystemet. Utbildning/fortbildning Kompetensutvecklings plan Utbildningssamordnare Introduktion för nyanställda Övergripande 4ggr/år Efter varje tillfälle Bitr. soc.chef Egen introduktion mall Introduktionsplan Arbetsgrupp, receptionist Utvecklingssamtal Enskilda samtal Sektionschef Handledning extern Grupp 3:e v Avdelningschef Rekryteringsplan Rutiner/riktlinjer för utvecklingssamtal individuell kompetensutveckling Utbildning i rekrytering, anställningsintervjuer Kontakta personalkontoret

20 Förhållningssätt och metoder SOSFS 2000:15 20 Ledningen för verksamheten bör verka för att personalen har ett förhållningssätt som kännetecknas av respekt, delaktighet, tillit, engagemang och empati i bemötandet av den enskilde, att det är lätt för enskilda och andra intressenter att komma i kontakt med personal, och att lokalerna är funktionella och utformade så att de underlättar det eftersträvade förhållningssättet. Det bör finnas rutiner för hur metoder inom socialt arbete introduceras, utvärderas, utvecklas eller avvecklas. Handledning Grupp 3:e v Avdelningschef Utbildning/fortbildning Lösningsfokuserat arbetssätt Nätverksmetoden Kompetensutvecklings plan Kompetensutvecklingspl an Kompetensutvecklingspl an Utbildningssamordnare Avdelningschef/ sektionschef Avdelningschef/ sektionschef Förhållningssätt/bemötande Kvalitetsgaranti, kvalitetspärm flik 5 Tillgänglighet Kvalitetsgaranti Kvalitetspärm flik 5 Lokaler reception? Bemötande Utarbeta riktlinjer och förhållningssätt Rutiner för metoder

21 Internt och externt samarbete SOSFS 2000:15 21 I kvalitetssystemet bör det finnas rutiner för hur verksamhetens olika enheter skall samarbeta internt samt externt med myndigheter och organisationer. Rutinerna bör beskriva vilket ansvar och vilka befogenheter som personalen har inom verksamheten, och möjligheten, enligt gällande sekretessregler, att rapportera och föra över information. Kontaktperson i skolan G-katalogen Sektionschef barn o familj Samarbetsorganet kultur, skola soc. Pärm, dokument v.a. vecka Ordf. skiftar mellan förvaltningarna Ledningsmöten IFO Nätverksmetoden Stabsmöten IFO POSOM Personligt ombud samarb Falköping Vara Personal utb. handledning POSOM pärm med rutiner Folder om personligt ombud Vid behov 14.e dag v.a månad 1g/mån Avd.chef Socialsekreterare Avd.chef Avd.chef Sektionschef AME samarb Möten 14:e dag? Frivårdsmyndigheten samarb vuxensektion ANE samv primärvård, läkare V.b?? Familjecentralen samverkan, BU, SN och primärvård Avtal, diariet Efter 3 år? Sekt.chef,rektor spc, vårdchef? Sluss, samverkan primärv,landsting.kommun Avtal SESAM Avtal ek. stöd? Socialchef Familjerådgivning Tidaholm- Falköping Avtal Varje tertial Sektionschef barn o familj Rutiner samverkan internt, biståndsenheten Arkivmöten 4ggr/år v.b Avd.chef Polis BRÅ Pärm 4ggr/år Avd.chef På spåret AF, FK. G-katalog 4ggr/år Avd.chef Barnmisshandelsgrupp 3 nivåer Skaraborgsgrupp, folder v.b Soc.sekr. avd.chef Sc BoF Kvinnojouren Utväg Avtal Soc.chef Tibro Fastighetsägarna i Falköping Samarbete Utveckla samarbetet med andra kommuner inom IFO

22 Köp av tjänster SOSFS 2000:15 22 Kvalitetssystemet bör innehålla rutiner för att säkra att de tjänster som upphandlas har god kvalitet. Rutiner saknas Upphandlingsrutiner/riktlinjer Köp av soc.sekreterartjänster Köp av handledning Behandlingshem Rutin riktlinjer vid köp av tjänster Uppföljning vid köp av tjänster

23 23 Personal och arbetsmiljö Vision Vi är varandras arbetsmiljö. Jag vill trivas på jobbet och vara en god arbetsmiljö för andra. Socialförvaltningen ska inte producera sjukdom. Tvärtom; vi ska producera hälsa. Det ska vara lika roligt att gå till jobbet som att gå hem. Lars Åke Gustafsson socialchef Socialnämndens mål Antalet långtidsfriska bland anställda i socialförvaltningen ska öka med 10% per år Korttidsfrånvaron ska minska med 30% fram till För att år 2006 ha ett väl fungerande och levande systematiskt arbetsmiljöarbete ska varje arbetsplats göra en grundläggande riskbedömning av arbetsplatsens arbetsmiljö under 2003 Alla chefer ska före år 2006 utgång genomgå försäkringskassans utbildning i rehabiliterings- och förebyggande ohälsofrågor. uppfölj. och utvärd. ske? Lokala mål på varje Arbetsmiljöpärm flik 6:5 arbetsplats EC,avd.chef, SC, FC Arbetsmiljökartläggning nyckeltal Enkät v.a år Personalutvecklare Systematiskt arbetsmiljöarbete Olycks tillbud Riskanalys/handlingsplan arbetsmiljöpärm flik 7 Rapport till personalass. Arbetsmiljöpärm flik 12 Avd.chef, EC, SC, FC, Personalutv. chef Rehab rutiner Manual i rehabpärm Personalutvecklare Årlig handlingsplan för arbetsmiljön Sjukskrivningar endagsmätning KLAR-gruppen Broschyr delas ut till verksamheten Enkät Gruppaktivitet 2ggr/år Arbetsmiljödag Rutiner för hemarbete För chefer, skyddsombud, hälsoinspiratörer Riktlinjer i arbetsmiljöpärmen flik Rutiner för arbete i hemtjänst, pers. ass Utveckling av det systematiska arbetsmiljöarbetet Stick och skärskador Lokal anvisning för riskavfall, smittbärande avfall Checklista Enkät arbetsmiljöpärmen flik Arbetsmiljöpärm flik Kvalitetssäkringspärmen flik 9, v.b Ryggombud Uppföljning

24 24 Övriga personalfrågor Rekryteringsgrupp Jämställdhetsplan Handbok flik 6 i Kompetensutvecklingsplan Handbok flik 6 e Utbildningssamordnare HIF Aktiviteter/årlig plan Riktlinjer hemarbete Arbetsmiljöpärmen flik Bitr. soc.chef Resepolicy Övergripande Förvaltningschef Etisk policy KS Personalförsörjningspolicy Företagshälsovård Rekryteringsplan Personal administrativ Handbok Dokument HIF Personalpolitik Personaladministration

25 25 Ekonomi Utgångspunkten för budgeten är de finansiella målen. De finansiella målen är överordnade målen för verksamheten. Utan en stark ekonomi kan inte mål och visioner genomföras. Det är därför av största vikt att kommunens ekonomi är i balans. Tillgängliga resurser skall användas effektivt och där de bäst behövs. Detta står i kommunens budgetskrivelse Nedan finns beskrivet hur vi på socialförvaltningen planerar, följer upp, utvärderar och säkrar ekonomin för att uppnå ett gott resultat. Budgetuppföljning Verksamhetsberättelse/bokslut Revision externt Revision internt Rapport till SN och verksamhet Rapport till SN och verksamhet Granskning efter uppdrag Granskning 1g/mån Ekonom Socialchef/ekonom Externs revisorer Interna revisorer Fakturahantering Ekonomihandbok Ekonom Beslutsattest Beslutsattestlistor Revideras Ekonomiassistent Handkassa Ekonomihandbok Ekonomikontoret Statistik SCB Rapport till SCB Ekonom Ekonomihandbok Kommunens intranät Kommunens ekonomichef Avgiftshantering Riktlinjer, maxtaxa Kollegiegranskning Utredningssekreterare/ avd.chef bistånd Internkontroll Rutiner/kontroll Ekonom Kvalitativ verksamhetsberättelse Mall. Struktur. nyckeltal Ekonom

26 Metoder i kvalitetsarbetet 26 Socialförvaltningen använder ett antal metoder/verktyg som tillsammans förväntas garantera en god kvalitet på socialförvaltningen insatser samt medverkar till en kontinuerlig utveckling av kvaliteten. Metoderna används för att planera, följa upp, utvärdera och utveckla verksamheten. Metoderna finns beskrivna mer i detalj i kvalitetspärmen. Fokusgrupper Kvalitetspärmen flik7 Efter behov Brukarundersökningar Kvalitetspärmen flik 7 1g/va år Ärendegranskning Kvalitetspärmen flik 7 Avd.chef Bistånd Synpunkts- och klagomålshantering Kvalitetspärmen flik 6 1ggr/år Utveckling och erfarenhetsutbyte Utveckling och nytänkande Kvalitetsdag och IFOdag. Kvalitetspärmen flik 6 Projektmedel till förbättringsidéer initierat av personalen. Kvalitetspärmen bilaga och avd.chef IFO Utvecklingsgrupp Kollegial granskning av HSL journaler Kvalitetssäkringspärmen flik 7 Observationer Processkartläggning