Kostpriser för anställda från och med den 1 augusti 2012

Transkript

1 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer N /12 HR-avdelningen Maria Höglund-Niklasson Telefon E-post: Kostpriser för anställda från och med den 1 augusti 2012 Ärendet Stadsdelsnämnden har den 14 februari 2012 och den 27 mars 2012 enligt rekommendationer från stadsledningskontoret fastställt kostpriser för anställda att gälla till och med den 31 juli 2012 i avvaktan på att en arbetsgrupp med representanter från stadsdelarna och stadsledningskontoret skulle utarbeta en mall för kalkyler vid beräkning av självkostnadspris för måltider. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden fastställer kostpriser för anställda för lunch i matsal på äldreboende och verksamhet för funktionshindrade till 60 kronor per måltid och för lunch i grundskola, förskola och fritidshem till 49 kronor per måltid att gälla från och med den 1 augusti Bakgrund I ett meddelande, utfärdat den 13 februari 2012, lämnades information från stadsledningskontorets personalstrategiska avdelning om att översyn pågår av hanteringen av fastställande av kostpriser för anställda i staden. En av anledningarna till detta var en pågående skatterevision av förmåner i staden, varvid konstaterats att rutinerna för framtagande av kostpriser för stadens anställda måste ses över. En arbetsgrupp bestående av en ekonom per stadsdel fick av ekonomicheferna i stadsdelsförvaltningarna i uppdrag att tillsammans med stadsledningskontoret arbeta fram en mall för kalkyler vid beräkning av självkostnadspriset för måltider. Kostpriser från och med den 1 augusti 2012 Resultatet av de kalkyler som arbetats fram visar att självkostnadspriset för måltiderna i viss utsträckning varierar både inom och mellan förvaltningarna, men för att kostpriserna ska bli enhetliga inom staden har stadsledningskontorets personalstrategiska avdelning i meddelande den 18 maj 2012 rekommenderat nämnderna att fastställa de kostpriser som anges i meddelandet, att gälla från och med den 1 augusti 2012, se bilaga. Priserna för normallunch vid äldreboende och verksamhet för funktionshindrade uppgår oförändrat till 60 kronor per måltid enligt rekommendationerna, medan priserna för lunch vid grundskolor, förskolor och fritidshem höjs från 43 kronor till 49 kronor per måltid. 1(2)

2 Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv För 2011 var motsvarande kostpriser för anställda 56 kronor per måltid för lunch i matsal på äldreboenden och verksamhet för funktionshindrade och för lunch i grundskola, förskola och fritidshem 41 kronor per måltid. De kostpriser som rekommenderas av stadsledningskontoret att gälla från och med den 1 augusti 2012 innebär inga märkbara ekonomiska konsekvenser för förvaltningen. Barnperspektivet Enligt barnkonventionen ska barns bästa komma i främsta rummet vid alla beslut som rör barn. Vuxna personers närvaro vid måltider på förskola, skola och fritidshem bidrar till att skapa en lugn och trygg matsituation för barnen. Att arbetsgivaren erbjuder personal som inte äter pedagogisk måltid möjlighet att äta lunch till självkostnadspris kan innebära att fler vuxna väljer att äta tillsammans med barnen. Förvaltningens överväganden Förvaltningen anser att det är rimligt att följa de rekommendationer som har lämnats av stadsledningskontoret. Rekommendationerna bygger på de kalkyler som har arbetats fram av representanter för förvaltningarna tillsammans med stadsledningskontoret. Samverkan Samverkan i Förvaltningsövergripande Samverkansgrupp Stadsdelsförvaltningen Angered Thomas Segenstedt Stadsdelsdirektör Maria Höglund Niklasson HR-chef Bilaga: Meddelande från stadsledningskontoret om kostpriser för anställda från och med den 1 augusti Göteborgs Stad Angered, tjänsteutlåtande 2(2)

3 Stadsledningsstaben Personalstrategiska avdelningen Ida Löfqvist Meddelande Nr 4/ Dnr 10/12 Kostpriser för anställda fr.o.m. den 1 augusti 2012 I tidigare meddelanden (nr 1 och ) har Stadsledningskontoret informerat om att hanteringen för framtagande av kostpriser för stadens anställda ska ses över bland annat utifrån den skatterevision som har genomförts av förmåner mm i staden. Begreppet kostpriser för anställda Kostpriser för anställda avser det pris som anställda ska betala när de äter en måltid som tillhandahålls av arbetsgivaren i personalrestaurang/personalmatsal (ofta i skolmatsal eller matsal på äldreboende). Kostpriserna för anställda ska inte förväxlas med: - så kallade pedagogiska och sociala måltider. För dessa gäller andra regelverk, vilket behandlas i GARD-dokumentet Riktlinjer för fri och subventionerad kost. - de taxor som årligen fastställs av Kommunfullmäktige för måltider till stadens brukare (inom äldreomsorgen och för personer under 64 år med beslut enligt SoL). - pris vid eventuell försäljning till utomstående. Det bör finnas tydliga rutiner för hantering när anställda har möjlighet att köpa måltider, vilket berörs kortfattat i ovan nämnda GARD-dokument om fri och subventionerad kost. Beräkning av självkostnadspris Om priset för måltider till anställda understiger det genomsnittliga priset i riket för en lunchmåltid av normal beskaffenhet (80 kr 2012 fastställt av Skatteverket), kan måltiden komma att betraktas som en beskattningsbar förmån för den anställde. För att måltiden inte ska betraktas som subventionerad, och därmed som beskattningsbar förmån, måste arbetsgivaren kunna visa att priset för måltiden inte understiger självkostnadspriset. Denna princip gäller för alla typer av måltider som anställda har möjlighet att köpa av arbetsgivaren. Vid fastställande av självkostnadspriset ska samtliga kostnader för måltiden beaktas, så som kostnader för råvaror, personalkostnader, hyreskostnader mm. I Skatteverkets meddelande SKV M 2011:25 finns ytterligare information om gällande regelverk (bilaga 1). Tidigare har upphandlingsbolaget tagit fram beräkningar som utgör medelvärden baserade på bl a de analyser som produktionskök redovisat utifrån sin nyckeltalsuppföljning av verksamheten. I kontakter som Stadsledningskontoret har haft med Skatteverket, med anledning av skatterevisionen av förmåner, har klargjorts att självkostnadspriset för måltiderna ska beräknas närmre verksamheten, vilket innebär att de ska beräknas per kök.

4 Med anledning av detta fick en arbetsgrupp, bestående av en ekonom per stadsdel, i uppdrag av ekonomidirektörerna för SDN att ta fram en kalkylmall för beräkning av självkostnadspriset för måltider. För kök/matsalar där personal har möjlighet att äta mot betalning, kan självkostnadspriset beräknas utifrån den kalkylmall som arbetsgruppen tagit fram. Ekonomgruppen har arbetat med frågan under våren och självkostnadspriser för måltider har nu beräknats på respektive stadsdelsförvaltning och på Utbildningsförvaltningen. Beräkningen av självkostnadspriser har kunnat göras på ett likartat sätt utifrån kalkylmodellen. Kostpriser fr.o.m. den 1 augusti 2012 Resultatet av kalkylerna visar att självkostnadspriset för måltiderna i viss utsträckning varierar såväl inom som mellan de olika förvaltningarna. Då stadens anställda, liksom tidigare, bör hanteras på ett likartat sätt i denna fråga, oavsett vilken stadsdel de är anställda i, har Stadsledningskontoret tagit fram rekommenderade kostpriser fr.o.m. den 1 augusti Kostpriserna utgår från resultatet av de kalkyler som förvaltningarna har gjort. Normallunch vid Pris/måltid 1. Äldreboenden och verksamhet för 60 kr funktionshindrade 2. Gymnasieskolor 44 kr 3. Grundskolor, förskolor, fritidshem 49 kr Nämnderna rekommenderas att besluta om ovan angivna kostpriser fr.o.m. den 1 augusti Priserna är exklusive eventuell dessert. Bilaga 1. Utdrag ur Skatteverkets meddelande SKV M 2011:25 Rigmor von Zweigbergk Arbetsrätt och förhandling Ida Löfqvist Arbetsrätt och förhandling

5 Bil 1. Utdrag ur SKV M 2011:25 Skatteverkets information om vissa förmåner att tillämpas vid beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter för beskattningsåret Kostförmån Fri kost är normalt en skattepliktig förmån oavsett om den fås fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen, såsom under tjänsteresa, tjänsteförrättning, tjänstgöring på annan ort, kurser, kongresser, konferenser, studieresor o.d. Förmån av fri kost är skattepliktig även i samband med resor utomlands. I likhet med andra förmåner är kostförmån skattepliktig oavsett om det är arbetsgivaren eller någon annan som ger ut förmånen, så länge förmånen kan anses ha sin grund i anställningen. Kostförmån kan i vissa fall vara skattefri, se avsnitt Värdering av förmån av fri kost Fri kost, oavsett om den tillhandahålls inom landet eller utomlands, värderas under vissa förutsättningar schablonmässigt. Kostförmån för en hel dag (minst tre måltider) beräknas till ett belopp - avrundat till närmaste femtal kronor - som motsvarar 250 % av genomsnittspriset i Sverige för en normal lunch (61 kap. 3 IL). Förmånsvärdet för en fri måltid bestående av ett mål om dagen (lunch eller middag) är 40 % av förmånsvärdet för helt fri kost. Förmånsvärdet för fri frukost är 20 % av förmånsvärdet för en hel dag. Genomsnittspriset för en normal lunch har fastställts till 79,66 kr (SKVFS 2011:12). I enlighet med nämnda bestämmelse i IL innebär detta följande förmånsvärden för fri kost för Helt fri kost (minst tre måltider) 200 kr - Fri frukost 40 kr - En fri måltid om dagen (lunch eller middag) 80 kr Om den anställde av sin nettolön betalar ett belopp som motsvarar det skattepliktiga förmånsvärdet enligt ovan uppkommer inte någon skattepliktig förmån Värdering av förmån av subventionerad kost Om en anställds kostnader för en måltid är lägre än kostförmånsvärdet på grund av att arbetsgivaren bidrar till kostnaderna för denna (subvention), ska förmånen behandlas som kostförmån med ett värde som motsvarar mellanskillnaden (61 kap. 3 IL). Om en lunchmåltid tillhandahålls i lokaler som disponeras av arbetsgivaren, antingen av arbetsgivarens egen personal eller av en utomstående restauratör, och arbetsgivaren subventionerar den anställdes måltid, saknar arbetsgivarens kostnader för att framställa måltiden (subventionens storlek) betydelse för värderingen av kostförmånen En normal lunchmåltid I Skatteverkets allmänna råd (SKV A 2011:30) anges följande. Som en normal lunch bör anses en lagad rätt, dvs. en tillredd varm eller kall maträtt av dagens-rätt-karaktär. Tillbehör till måltiden som bröd och smör, sallad och måltidsdryck höjer inte det skattepliktiga förmånsvärdet.

6 Andra smårätter och styckesaker som erbjuds anställda bör värderas till marknadspris. Om den anställde betalar ett pris som genom arbetsgivarens subvention är lägre än marknadspriset, uppkommer en skattepliktig förmån motsvarande skillnaden mellan marknadspriset och det pris som den anställde betalar Nedsättning av förmånsvärdet Om den anställde lämnar ersättning för kostförmånen ska förmånsvärdet minskas med det belopp som han av sin nettolön betalar till arbetsgivaren för att få förmånen (61 kap. 4 IL). Det förhållandet att den anställdes kontanta bruttolön sänks, eller att den anställde avstår från en kontant löneökning för att i stället få förmån av fri kost, innebär inte att han har gjort någon betalning som får reducera förmånsvärdet. Det belopp som återstår efter nedsättning utgör underlag för såväl beskattning som beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter Personalrestaurang som drivs på marknadsmässiga villkor Om en personalrestaurang drivs på marknadsmässiga villkor bör ett pris som ligger lägre än genomsnittspriset inte leda till förmånsbeskattning, vilket framgår av förarbetena (prop. 1989/90:110 s. 328): "Om emellertid en personalrestaurang inte till någon del subventioneras av arbetsgivaren men t.ex. stordriftfördelar medger att det pris som tas ut av den anställde understiger det genomsnittliga priset i riket för en lunchmåltid av normal beskaffenhet bör det inte komma i fråga att beskatta den anställde för mellanskillnaden. I sådana fall kan det lägre priset inte anses betingat av någon subvention från arbetsgivaren och någon förmånsbeskattning blir därför inte aktuell. Det bör framhållas att det i dessa situationer måste vara klarlagt att marknadsmässiga villkor styr förhållandet mellan arbetsgivaren och t.ex. restauratören." I specialmotiveringen (s. 682) sägs vidare: "En personalrestaurang utgör normalt inte en integrerad del av arbetsgivarens verksamhet och torde därför särredovisas. Om restaurangen är inrymd i arbetsgivarens egna lokaler krävs givetvis att en marknadsmässig hyreskostnad belöper på utnyttjandet." Med marknadshyra bör avses den hyra som kan tas ut vid uthyrning till restaurangändamål. Det är inte ovanligt att marknadshyran beräknas till en procentandel av omsättningen. Är det en intern debitering, bör den vara marknadsmässig. Köksdelen bör belastas med full hyreskostnad, så ock andra utrymmen som står till restaurangens förfogande utan inskränkning. Om andra utrymmen än köksdelen används även till andra ändamål, bör detta påverka marknadshyran. Lämpligen kan detta ske genom en uppdelning med hänsyn till tid och användningssätt. Hyressättningen bör omprövas varje år (alternativt avtalsperiod) oavsett om hyran är fast eller rörlig, dvs. beräknas i kronor per kvadratmeter eller i procent av omsättningen. I de fall arbetsgivaren för sin verksamhet under marknadsmässiga villkor hyr lokaler som även inrymmer personalrestaurang, kan arbetsgivarens hyreskostnad godtas som marknadshyra även för restaurangdelen. Kostnadsberäkning på marknadsmässiga villkor bör göras för varje personalrestaurang och personalmatsal för sig. Ett genomsnittsvärde baserat på kostnadsberäkning från flera restauranger eller matsalar av likartad beskaffenhet men geografiskt åtskilda, bör inte godtas.