Organisera mera en handbok för säljledare

Transkript

1 Organisera mera en handbok för säljledare

2

3 Storleken har betydelse Facket blir starkt genom sina medlemmar. Ett fack med få medlemmar kommer arbetsgivaren inte att lyssna på. Ett fack med många medlemmar har kraft bakom orden. Därför är en av de viktigaste uppgifterna för ett fackförbund att ständigt jobba med att rekrytera nya medlemmar och behålla dem som redan är med. Eftersom det är en så viktig uppgift är det du, i din egenskap av ordförande, som är ansvarig för att jobbet utförs på bästa sätt. Organisera mera en handbok för säljledare riktar sig till dig som är ordförande i en klubb eller en förening. Den ska inspirera och hjälpa dig att organisera det lokala arbetet med att sälja medlemskap. Lycka till! Hälsningar Organisera mera 3

4 Organisera arbetet Rekrytering och medlemsvård är inte uppgifter som sköter sig själv. Det krävs aktivt arbete, struktur och engagemang. Som med allt annat är styrelsen naturligtvis ytterst gemensamt ansvarig för all verksamhet, men du som är ordförande har ett särskilt organisationsansvar. Du är säljledare och ska se till att dina medlemsvärvare har bra förutsättningar när de ska ut och värva nya medlemmar. När du ska organisera värvning bör du göra det genom att gå igenom följande steg: D Kartlägg. D Sätt upp mål och fördela ansvar. D Samtal med tänkbara medlemmar. D Följ upp och utvärdera. I Organisera mera en handbok för säljledare utgör varje steg ett eget avsnitt. REKRYTERING I FYRA STEG REPETITION ftfs säljmodell för rekrytering består av fyra steg D Etablera kontakt D Ta reda på behov D Erbjuda en lösning D Komma till avslut Läs mer om stegen i Våga fråga en lite smartare handbok för medlemsvärvare. Se till att dina rekryterare har den! Avslut Lösning Behov Kontakt 4 Organisera mera

5 Kartlägg Steg 1 För att kunna arbeta effektivt med rekrytering måste du veta vem som redan är med i FTF, vem som är oorganiserad och vem som är med i ett konkurrerande fackförbund på din arbetsplats. Gör så här: D Dra ut en förteckning över alla ftf-medlemmar på din arbetsplats. Som ordförande har du tillgång till medlemslistor via ftfs webbplats, Förtroendevald>Medlemslistor. D Ta fram en lista över alla som jobbar som på företaget. Denna lista kan du få via personalavdelningen eller helt enkelt via företagets telefonlista. D Sätt en stjärna bredvid namnen på dem som är medlem i ftf på den lista som täcker företagets hela personal. Namn utan stjärna kommer att vara de oorganiserade eller medlemmar i andra fack. Genom lokal kunskap kan du oftast markera vem av de organiserade som är med i något annat fackförbund. D Undersök på vilka avdelningar och inom vilka yrkesgrupper ftf har respektive saknar medlemmar. Det finns ofta tydliga mönster på arbetsplatsen. Ett av de absolut bästa rekryteringstillfällena är i samband med nyanställningar. Under kartläggningen av rekryteringspotentialen är det därför bra att ta reda på hur det ser ut med nyanställningar på företaget under den närmaste tiden. Bra kontakt med företagets hr-avdelning underlättar kartläggningen av planerade anställningar. De som är med i ett annat fack än FTF är felorganiserade. Arbetar man i försäkringsbranschen är det FTF man ska vara med i. Se till att de felorganiserade kollegorna får veta att de har bäst nytta av sitt fackliga medlemskap om de är med i rätt fack. Se också till att ni har rutiner så att ni kan hjälpa till med övergången till FTF. Sätt upp mål och fördela ansvar Steg 2 Nu vet du hur rekryteringspotentialen ser ut på företagets olika avdelningar. Då är det dags att sätta upp tydliga mål samt att göra en ansvarsfördelning. Börja med att besvara frågorna: D Hur många nya medlemmar är det möjligt att värva? D På vilka avdelningar tror du att det är lättast att rekrytera? D Hur många medlemsvärvare har du och var (vilka avdelningar och/eller kontor) kan de vara aktiva på? Medlemsvärvaren är ofta en styrelseledamot, men det kan också vara en medlem som visat intresse, har ett stort kontaktnät eller är en så kallad informell ledare. De som ska rekryteras kopplas till en värvare. Det här betyder att varje värvare har en lista med potentiella medlemmar som hon har personligt ansvar för att kontakta. Sätt även ut datum när kontakterna ska ha tagits. Använd dokumentet på nästa sida. Kopiera upp det till alla som deltar i rekryteringsarbetet. Gå igenom ansvarsfördelningen vid varje styrelsemöte. Organisera mera 5

6 Ansvarsfördelning Ansvarig förtroendevald Namn på potentiella medlemmar Datum då kontakt ska ha tagits Resultat Uppföljning

7 Samtal med tänkbara medlemmar Steg 3 Nu är ansvarsfördelningen för rekryteringsarbetet satt på pränt och det är dags för dina medlemsvärvare att göra jobbet! Att göra jobbet betyder i första hand att värvarna ska etablera kontakt med dem som är presumtiva medlemmar i ftf. Lyckas värvarna få bra kontakt med dem etableras ett förtroende som sedan, i ett nästa steg, innebär att det blir lättare att värva personerna som medlemmar till ftf. Dina medlemsvärvare måste alltså lära sig att det viktigaste inte är att rabbla alla säljargument för ett fackligt medlemskap, utan att det mer handlar om att närma sig den presumtiva medlemmen genom att visa intresse, ställa frågor och ge respons. Kontakten med en presumtiv medlem kan tas på olika sätt. Rekryterarna kan mejla, ringa, bjuda in till möte eller lägga en lapp på bordet. Alla sätt är bra men den absolut bästa kontaktvägen är ändå det personliga mötet. Ett av de bästa rekryteringstillfällena är i samband med nyanställningar på arbetsplatsen. Tänk om det allra första mejlet som kommer till din nya kollega är från ftf! Enklast är det att rekrytera om ni är aktiva redan i anställningsprocessen och medverkar vid anställningsintervjun. Läs mer om medlemsvärvning i samband med nyanställningar på sidan 11. Det brukar också vara ett bra tillfälle att ta upp frågan om medlemskap i samband med att en person får en förändrad livssituation, till exempel blir förälder r eller får en ny tjänst. Mer om hur och när man etablerar kontakt med presumtiva medlemmar finns i Våga fråga en lite smartare handbok för medlemsvärvare. Följ upp och utvärdera Steg 4 Rekrytering ska vara en stående punkt på varje styrelsemöte. Du som är ordförande ska vara föredragande. Gå igenom ansvarsfördelningen och utvärdera hur arbetet har gått. Låt alla som har ansvar för att genomföra rekryteringssamtal med oorganiserade komma till tals. D Är det något som inte har funkat bra? D Är någon som har bra tips som kan underlätta för alla andra? D Vilka argument finns det emot ett medlemskap? Ofta är det samma argument som återkommer. Ställ samman en lokal argumentsamling med frågor och svar som rör er arbetsplats. Två gånger om året kan det vara bra att ha en större genomgång av värvningsarbetet. Då gäller det att analysera helheten. D Har ni nått målen? D Vad har gått bra och vad har gått mindre bra? D Behöver ansvarsfördelningen ändras? Har någon för mycket att göra? Organisera mera 7

8 Många medlemmar så här gör ni! COACHA OCH UT- BILDA MEDLEMSVÄRVARE Har värvarna rätt kunskaper och utbildning för att kunna göra jobbet? Steg 1 Steg 2 KARTLÄGG D Var finns er rekryteringspotential? D Hur ser det ut med nyanställningar på bolaget framöver? SÄTT UPP MÅL OCH FÖRDELA ANSVAR D Hur många nya kan ni värva? D Vilka rekryterare har du? Beställ hem Våga fråga Steg 3 PRATA! ETABLERA KONTAKT med potentiella medlemmar Ställ frågor visa dig intresserad! DELTA PÅ TRÄFFAR för nyanställda TA KONTAKT MED NYANSTÄLLDA när de arbetat någon vecka FRÅGA ÄVEN DINA KOLLEGOR som varit anställda ett tag om de vill vara med i FTF

9 MEDLEMS- VÅRDA! MEDLEMSMÖTE Mejl är bra! SKICKA EN JULHÄLSNING BJUD IN TILL ÅRSMÖTE BJUD PÅ SOMMARTÅRTA GÖR EN MEDLEMSENKÄT Kom ihåg att berätta om resultatet av enkäten! COACHA INFÖR LÖNESAMTAL SYNS! SÄTT UPP FTFs MÅNADSAFFISCHER Hämta på FTFs webb! DELTA I FÖRBUNDETS KAMPANJER DELA UT FRUKOSTPÅSE SÄTT UPP FTF-VEPA Alla klubbar och föreningar får varsin! BJUD IN ALLA ANSTÄLLDA PÅ FACKLIG FIKA FÖLJ UPP OCH UTVÄRDERA LÄGG FTF- BROSCHYRER I FIKARUMMET Steg 4

10 Ta hand om dem som redan är med Glöm inte bort de medlemmar som ni redan har! Visa intresse för dem genom att se till att skapa tillfälle för möten och dialog. Ibland kan det också vara bra att ordna aktiviteter och komma med erbjudanden som är enbart för dem som är medlemmar i FTF. Här är några exempel på vad ni kan göra exklusivt för dem som redan är med: D Ge alla en liten present inför semestern eller till jul. Det kan vara en blomma, en FTF-mugg eller en pocketbok. D Skicka ut information/erbjudanden märkta Endast till dig som är medlem. D Erbjud coachning inför lönesamtal och utvecklingssamtal D Ordna medlemsmöten. D Fråga medlemmarna vad de tycker till exempel inför en förhandling med arbetsgivaren. D Fixa medlemsrabatter på närliggande butiker, caféer och gym. Ett synligt FTF Om ftf är synligt på arbetsplatsen ser medlemmarna att de får valuta för medlemsavgiften. Och de presumtiva medlemmarna blir intresserade av att gå med. Här är några tips på vad ni kan göra för att synas: D Affischera när ni lyckats bra i en förhandling med arbetsgivaren. D Be att få ge kort facklig information exempelvis i samband med ett personalkonferenser, utbildningar eller avdelningsmöten. D Ställ en skål FTF-karameller i entrén. D Lägg ut broschyrer i fikarummet. D Sätt upp FTFs månadsaffischer. D Bjud in till Öppet hus med möjlighet att ställa frågor till facket. D Ordna möten på intressanta teman. Anpassa mötena efter olika målgrupper. Finns det något säljande tema som kan locka många icke-medlemmar? Vad vill unga veta om facket? Vad är era chefsmedlemmar intresserade av? D Fira fackliga framgångar med tårta. D Bjud på luciafika, Alla hjärtans dag-godis, morgonmacka eller eftermiddagsfrukt. D Sätt fram skylten I dag jobbar jag för dig på ditt skrivbord när du arbetar fackligt (styreslemöte, utbildning eller liknande). SKAFFA DIG KOLL Via FTFs webbplats kan du som är ordförande ha koll på att dina medlemmar. Under fliken Förtroendevald>Medlemslistor finns tre olika listor: en lista med klubbens/föreningens medlemmar, en lista med inträden respektive utträden i din klubb-/förening samt en lista med dem som inte betalt sin avgift och därmed riskerar att åka ur förbundet. Det är särskilt viktigt att du tittar på den sista listan en gång i månaden. Om du har någon medlem på listan ska du själv eller någon av dina rekryterare omedelbart kontakta personen. D Fråga om medlemmen är medveten om att avgiften inte är betald. D Berätta att hon eller han riskerar att åka ur förbundet. D Berätta också om karenstiden att medlemskapet fungerar som en försäkring: när olyckan väl är framme är det för sent att teckna den. För att få hjälp av FTF måste du ha varit medlem i sex månader. D Berätta om inkomstförsäkringen. D Om personen medvetet straffar sig ur förbundet fråga varför han eller hon väljer att lämna FTF. 10 Organisera mera

11 Att värva nyanställda Ett av de bästa tillfällena att värva nya medlemmar är i samband med nyanställningar på arbetsplatsen. Enklast är det att rekrytera om ni är aktiva tidigt i anställningsprocessen och om FTF medverkar vid anställningsintervjun. KOLL PÅ NYANSTÄLLDA STEG FÖR STEG 1. Håll koll på när och var nyanställningar planeras Som facklig representant är det viktigt att följa med i personalavdelningens planeringsarbete. I dag jobbar hr-avdelningarna ofta med flera års framförhållning. Därför kan ett gott samarbete med hr-avdelningen vara en bra hjälp i planeringen av värvningsarbetet. Var med vid utformandet av kravspecifikationer. Grattis Du har valts ut till intervju! Du är en av dem som valts ut till intervju för arbetet som x på x. Jag är facklig företrädare för FTF facket för försäkring och finans, inom x. Jag ställer gärna upp och svarar på de frågor som du kanske har inför intervjun. Det kan till exempel gälla frågor om löneläge, kompetensutveckling eller något annat som gäller anställningen. Jag hoppas på så sätt kunna bidra till att du känner dig bättre förberedd inför intervjun. Som sagt, hör gärna av dig till mig så svarar jag på dina frågor. Och lycka till på anställningsintervjun! Med vänlig hälsning, X X FTF på x Direkttelefon: x E-post: x P.S. Gå gärna in på om du vill veta mer om FTF facket för försäkring och finans. FTF facket för försäkring och finans Arbetar du i försäkringsbranschen, är det FTF du ska vara med i, oavsett yrke, befattning och utbildning. Vi organiserar hela arbetsplatser och har medlemmar inom många olika yrkeskategorier och på olika befattningar. Vi är starka på arbetsplatserna. Genom att alla anställda samlas i samma fack, är det möjligt att agera med ett samlat grepp. Vi kan branschens villkor och förutsättningar och det är FTF som sluter avtal med arbetsgivaren. 2. FTF ska synas i platsannonsen När företaget annonserar efter personal, externt såväl som internt, ska ftf vara med i annonsen. Ange ett telefonnummer till en kontaktperson från ftf, gärna någon som jobbar på avdelningen som ska nyanställa. Se till att kontaktpersonen är uppdaterad på löneläge för tjänsten samt övriga anställningsförmåner. 3. Delta i anställningsintervjuer Utse representanter för ftf som kan delta i anställningsintervjuerna. Om du har möjlighet kan du skicka ett brev till alla som blivit uttagna till intervju. Använd det brev som finns att ladda ner som på ftfs webbplats för förtroendevalda. Det är ett Word-dokument där du själv lätt fyller i dina uppgifter och sedan skriver ut. 4. Gratulera den som fick jobbet När du vet vem som fick jobbet är det kul om du skickar en välkomsthälsning från dig och ftf. Använd foldern Välkommen. Beställ den från kansliet. Lägg även med rekryteringsbroschyren Lite smartare. Den innehåller en inträdesanmälan. 5. Välkomna din nya kollega till jobbet Din nya kollega ska få ett personligt samtal med en ftf-representant inom en vecka. Vid det samtalet hälsar du din nya kollega välkommen och berättar lite om ftf. Kom ihåg att genomföra ett uppföljningssamtal om kollegan behöver tid att fundera. 6. Delta i introduktion för nyanställda Många arbetsplatser har introduktioner för nyanställda. Delta i dessa möten. Om arbetsgivaren inte har denna typ av möten, kan du alltid bjuda in till ett eget. FACKLIG REPRESENTANT VID EN ANSTÄLLNINGSINTERVJU Tänk på att vara tydlig med att presentera dig själv som representant för FTF det fack som man är med i när man arbetar i försäkringsbranschen. Din roll är att bidra till att anställningen blir så bra som möjligt, sett ur ett helhetsperspektiv. Du ska fokusera på om kandidaten är lämplig för tjänsten och om kandidaten kommer att passa in i arbetslaget och på företaget. Detta förhindrar inte att du berättar om FTF. Ta tillfället i akt och berätta kort om FTF och den lokala verksamhet som ni har på företaget. Ta gärna i och var stolt över allt det som du och dina fackliga kamrater i FTF har gjort för att just er arbetsplats ska bli riktigt bra! När intervjun är slut är det bra om du lämnar över ett visitkort med dina kontaktuppgifter. Var tydlig med att kandidaten gärna får ta kontakt med dig om hon eller han har frågor. Tacka för ett trevligt samtal och påminn än en gång om att det alltid går bra att kontakta dig i egenskap av fackombud för FTF! Organisera mera 11

12 Inträden och övergångar så funkar det Krångligt och besvärligt så tror många att det är att byta fack och a- kassa, och stannar därför kvar i sitt gamla förbund, trots att de jobbar inom försäkringsbranschen. Känner du som förtroendevald till inträdesprocessen, kan du förklara och hjälpa till. OBS! MEDLEMSKAP I FTF För att bli medlem i ftf fyller man i en inträdesanmälan. Den finns dels som pappersblankett, dels elektronisk på webben. Välj helst webben! Se till att alla uppgifter är ifyllda innan anmälan skickas iväg. När den kommer in till ftfs kansli, registreras personen som förbundsmedlem. Inträde sker alltid från den första i den månad som anmälan kommer in. Kommer anmälan in den 20 september, räknas medlemskapet från den 1 september. Vill man att medlemskapet ska börja gälla först kommande månad, anger man det. Det går däremot inte att få retroaktivt medlemskap. När man blivit registrerad som medlem skickas inbetalningskort, medlemsbevis och välkomstbrev ut. På medlemsbeviset finns också lösenordet för inloggning på ftf-webben. Den som redan är medlem i ett fack måste själv kontakta det förbundet och säga upp medlemskapet där. Det gör man förslagsvis samtidigt som inträdesanmälan skickas i väg till ftf. Att gå med i FTF är alltså inte krångligt alls, det är bara att: 1. Fylla i en inträdesanmälan på webben, 2. Och, om man är medlem i ett annat fackförbund, ringa/mejla dem och säga upp sitt medlemskap där. tco har tillsatt en arbetsgrupp, som arbetar med frågan om hur övergångar mellan olika förbund inom tco ska kunna underlättas. webbplats och anmälningsblankett. (ftf skickar inte längre ut a-kassans inträdesblanketter). Tillsammans med ansökan ska även ett anställningsbevis eller senaste lönespecifikation skickas. Den som redan är med i en a-kassa och som ska byta till ffa-kassan, får tillgodoräkna sig den tidigare medlemstiden. Personen behöver själv inte begära intyg om medlemskap (tidigare så kallat övergångsbevis), det kan ffa-kassan hämta på elektronisk väg om man gör medgivande till det i sin inträdesansökan. Annars måste man själv kontakta sin gamla a- kassa och begära ett intyg om medlemskap, som man så snabbt som möjligt skickar in till ffa-kassan. När man skickat in sin ansökan till ffa-kassan, begär man utträde ur sin gamla a-kassa. När medlemskapet i ffa-kassan är beviljat får medlemmen ett brev om detta. MEDLEMSKAP I A-KASSAN ftf och Finans- och försäkringsbranschens a-kassa, ffa-kassan, har numera helt separata medlemsregister och därmed också separata inträdesblanketter. Det är ett krav från a-kassans sida, som ju är en myndighet. Gamla inträdesblanketter, som gällde både till ftf och ffa-kassan, får inte längre användas. Inträdesansökan till a-kassan måste alltid skickas in i pappersform. För den som fyller i ftfs inträdesanmälan via webben, finns en länk till a-kassans Att gå med i FFA-kassan går alltså till på följande sätt: 1. Fyll i en inträdesanmälan (hämtas på FFA-kassans webbplats Ge a-kassan tillåtelse att hämta intyg om medlemskap på elektronisk väg. 2. Skicka inträdesanmälan och anställningsbevis/ lönespecifikation till FFA-kassan. 3. Begär utträde ur den gamla a-kassan. 12 Organisera mera

13 Pensionsskola 1 Trycksaker och material VÄRVA MEDLEMMAR Lite smartare Broschyren är grunden i ftfs värvningsmaterial. Den innehåller också en inträdesanmälan. Separat inträdesanmälan Till presumtiva medlemmar. NYANSTÄLLD Välkommen! Foldern hälsar nyanställda välkomna och ger kort information om ftf. Plats för egen kontaktinformation. FÖRDJUPNING Ett lite smartare fack Folder med hård fakta om ftf, vår verksamhet och organisation. För alla som vill veta mer om ftf. Faktafoldrar Lite smartare kompletteras av sex olika foldrar, som var och en behandlar ett ämne. På så sätt kan olika människor få olika information, utefter intressen och behov. Foldrarna kan användas i medlemsrekryterande syfte men också ges till medlemmar. DVärdet av DFöräldraskap DMedlemskollektivavtalet och yrkesliv erbjudanden Tänker du på din pension? Broschyr om ftp 08, försäkringsbranschens pensionsavtal. Den här broschyren skickas ut från kansliet till alla nya medlemmar som berörs av avtalet. Försäkring & finans pensionsskola Särtryck av pensionsskolan som publicerades i Försäkring & Finans under Beskriver hela pensionssystemet. FÖR FÖRTROENDEVALDA Löneladda en handbok i lokal lönebildning Det viktigaste verktyget inför de lokala lönesamtalen. Steg för steg-beskrivning över vad den lokala ftf-styrelsen ska göra. I dag jobbar jag för dig När du är på fackligt uppdrag ställer du den här skylten på ditt skrivbord. Våga fråga en lite smartare handbok för medlemsvärvare Handbok för dig som jobbar för att värva medlemmar. Används också som utbildningsmaterial. Tänker du på din pension? Pensionsskola ALLT DU BEHÖVER VETA OM DIN PENSION! Det här behöver du veta om den nya FTP-planen! Löneladda en handbok kil lokal llö lönebildning i FÖR ALLA FÖDD 1972 FÖDD FÖDD 1971 DChefs- DInkomst- DKarriär och medlemskap försäkringen utveckling Löneladda Folder som berättar om den antsälldes rättigheter inför lönesamtalet. Här ges även en del tips och råd. Foldern vänder sig till medlemmar. Frukostpåsar Papperspåsare med ftf-logga och texten Ett lite smartare fack. Kan användas vid till exempel smörgåsutdelning eller andra aktiviteter då ni ska dela ut något. Broschyrställ Exponera ftfs foldrar och broschyrer i snygga ställ. Finns i tre storlekar: den minsta passar de sex små faktafoldrarna, mellanstorleken passar till rekryteringsbroschyren Lite smartare och den största passar till Ett lite smartare fack samt Tänker du på din pension?. Organisera mera 13

14 Beställningslista Namn Förening/klubb Adress Postnummer och ort Telefonnummer Beställningsdatum 3 SÄTT ATT BESTÄLLA D Faxa till D Mejla beställningen till ftf@ftf.org.se. D Skicka beställningen till FTF, Stockholm. FRÅGOR? Vänd dig till Anna Forslin, telefon , anna.forslin@ftf.org.se, eller till Lotta Jernström, telefon , lotta.jernstrom@ftf.org.se. Trycksak Antal Lite smartare. Rekryteringsbroschyr inklusive inträdesanmälan Separat inträdesanmälan Välkommen! Folder till nyanställda Ett lite smartare fack Faktafolder om ftf Vilda västern på jobbet? Folder om värdet av kollektivavtalet Mamma, pappa, jobb Folder om föräldraskap och yrkesliv Nytta och nöje Folder om ftfs medlemserbjudanden Mission impossible? Folder om chefsmedlemskap i ftf Trygga din inkomst Folder om ftfs inkomstförsäkring På väg mot något nytt? Folder om karriär och utveckling Löneladda Medlemsfolder om lönesamtalet Tänker du på din pension? Broschyr om ftp 08 Försäkring & finans pensionsskola Löneladda en handbok i lokal lönebildning I dag jobbar jag för dig Bordsskylt Våga fråga en lite smartare handbok för medlemsvärvare Frukostpåsar Broschyrställ 14 Organisera mera

15

16 PRODUCERAD av FTF 2009 TEXT Andreas Westerius TEXTBEARBETNING Lotta Jernström Linderson BILDER Maria Annas GRAFISK FORM Anna Forslin