Arbete och välfärdsnämnden

Transkript

1 KALLELSE med föredragningslista 1(2) Nämnd/Styrelse: Arbete och välfärdsnämnden Sekreterare: Cecilia Carlsson Tfn: E-post: Tid och plats torsdagen den 15 december kl. 13:30 D303 Östra kommunhuset Ärenden Nr 1 Fastställande av dagordning 2 Upprop 3 Val av justerare Information 4 Ordförande Radovan Javurek 5 Förvaltningschef Merete Tillman 6 Rapportering: Ensamkommande flyktingar- Pål Sander och Lovisa Gentz Ahl. 7 Verksamhetsinformation- Pål Sander 8 Nämndstatistik /620 Beslutsärenden 9 Delgivningar a) protokoll från förvaltningsövergripande samverkan b) beslut från nämnder och styrelser 10 Delegeringsbeslut a) lex sarah b) personalärenden 11 Ekonomisk uppföljning / Val av kontaktpolitiker /35 13 Ärende som inte uppfyller lagens krav november 2015/717

2 KALLELSE med föredragningslista 2(2) Ärenden 14 Ensamkommande ärenden som ej uppfyller lagens krav / Intern kontroll / Ansvar för bostad och bostadssociala insatser i vissa fall /6710 SEKRETESSÄRENDEN 1 Delegeringsbeslut a) registrerade i procapita b) ordförandebeslut 2 Inkomna domar och beslut 3 Urvalsärenden - Dan Fredriksson och Anna Juhlin 4 Nedläggning av faderskapsutredning 5 Särskild förordnad vårdnadshavare 6 Adoptionsyttrande Radovan Javurek Ordförande

3 1 Arbete och välfärdsförvaltningen placeringar 1 Kostnadsutvecklingen HVB-placeringar (tkr) Utskriftsdatum Brutto Brutto Tkr 2015 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa: Budget Netto Netto 2015 Budgetavvikelse Budgetavvikelse

4 2 Arbete och välfärdsförvaltningen ekonomiskt bistånd 1 Ekonomiskt bistånd totalt (tkr) Utskriftsdatum Brutto Brutto Tkr 2015 Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa: Budget ,35 Netto Netto 2015 Budgetavvikelse Budgetavvikelse ,35

5 3 Ekonomiskt bistånd Antalet unika hushåll samt personer med beslut AoV Utredning Utskriftsdatum: Urvalet gäller för år: Hela månaden måste ha passerat (se utskriftsdatum) Sida: 1 av 1 Unika hushåll Bifall Avslag + bifall med bifall med avslag Belopp bifall (tkr) Snitt kr/ månad * Antal unika personer sökande/medsökande, med bifallsbeslut Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November Unika hushåll för perioden: Summa: Personen räknas endast en gång som sökande respektive medsökande, inom respektive månad. Medsökande är annan vuxen i hushållet, ej barn.

6 4 Ekonomiskt bistånd Beslutsorsaker för sökande och medsökande, per månad AoV Utredning Utskriftsdatum Urvalet gäller mellan perioderna 01 och 11 Sida 1 av 4 Huvudgrupper: Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti eptember Oktober November Unika personer per orsak. under vald period försörjningshinder bifallsbeslut Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Antal personer Arbetslöshet Familjeskäl Inkomst otillräcklig Pension Sociala skäl Utbildning **Unika personer per månad *** Antal personer = sökande och medsökande (ej barn) Tabellen visar unika personer per orsak (rad) och månad, vilket innebär att personen endast räknas en gång inom respektive orsak och månad. * Utbetalning vid placering/annan vårdinsats **Unika personer per månad: anger hur många personer totalt som fått bifallsbeslut inom månaden *** Unika personer totalt under vald period

7 5 Ekonomiskt bistånd Beslutsorsaker för sökande och medsökande, per månad AoV Utredning Utskriftsdatum Urvalet gäller mellan perioderna 01 och 11 Sida 3 av 4

8 Resurser inom insatsen Köpt öppenvård -21 år, hela organisationen Antal unika personer per resurs och månad Urvalet gäller för år: Utskriftsdatum: Sida 1 av 1 Resurs Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totalt unika personer per resus * Baggium Vård och Behandling Detaljer Balder, Tomelilla kommun Detaljer Cirkeln stöd o behandling AB Detaljer DavSjö Vård AB Detaljer Eslövs kommun Vård och Oms Detaljer Familjebasen Malmö Stad Detaljer Familjeforum Lund AB Detaljer Familjevåldsgruppen i Helsingb Detaljer Jönköpings kommun, socialtjä Detaljer Karlshamns Kommun Omsorgs Detaljer Maria Skåne nordost Detaljer Off.Clinic Detaljer Resurs ej angiven Resursforum i Sverige AB Detaljer Simrishamns kommun Detaljer Vår väg/din bror Detaljer Österlenportens behandlingshe Detaljer Totalt unika personer per månad Individ Varje person räknas en gång per resurs (rad) i varje månad * Totalt unika personer per resurs = Varje person räknas endast en gång per rad

9 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(2) Arbete och välfärdsförvaltningen Utveckling och Service Cecilia Carlsson Arbete och välfärdsnämnden Val av kontaktpolitiker Änr AVN 2014/35 Arbete och välfärdsförvaltningens förslag till Arbete och välfärdsnämnden Utse fyra kontaktpolitiker till verksamheten Barn och Ensamkommande. Utse tre kontaktpolitiker till verksamheten Vuxenvården inklusive LP-stiftelsen, Stadsmissionens Nattjour och Café David Utse tre kontaktpolitiker till verksamheten Utbildning och arbete Utse fyra kontaktpolitiker till verksamheten Utredning inklusive Brottsofferjouren, Kvinnojouren samt Tjejjouren Ändra i reglementet/riktlinjerna så att presidiet inte längre deltar i kontaktpolitikeruppdraget. Sammanfattning I början av varje mandatperiod samt efter halva mandatperioden utses kontaktpolitiker till förvaltningens verksamheter med klientkontakt samt till en del av de föreningar som erhåller ett högre föreningsbidrag. Uppdraget som kontaktpolitiker fullgörs genom att delta i verksamheten, delta i möten av olika slag och i stort hålla sig informerad om utvecklingen i verksamheten/föreningen/organisationen. I uppdraget som kontaktpolitiker ingår att hålla sig informerad om utvecklingen i verksamheten för inblick i det vardagliga arbetet. Kontaktverksamheten är inte forum för beslut eller ställningstaganden. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr EnhetAdress vxl Kristianstad

10 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(2) Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Riktlinjer för kontaktpolitiker Valda kontaktpolitiker Ärendet Arbete och välfärdsnämnden utser i början av varje mandatperiod samt efter halva mandatperioden kontaktpolitiker till förvaltningens verksamheter med klientkontakt samt till vissa ideella föreningar. Varje verksamhetschef/föreningens ordförande är ansvarig för att planera in årliga träffar med sina valda kontaktpolitiker. Ersättning för uppdraget utgår med maximalt fyra sammanträdesarvoden per år efter att uppdraget har redovisats skriftligt. En gång per år redovisas en sammanställning av samtliga uppdrag på nämnden. Merete Tillman Förvaltningschef Beslut expedieras till Merete Tillman

11 1 (2) Änr 2014/35 Arbete och välfärdsförvaltningen Utveckling och Service Cecilia Carlsson Till Arbete och välfärdsnämnden Revidering av reglemente/ riktlinjer för kontaktpolitiker Syfte Uppdraget som kontaktpolitiker innebär att för nämndens räkning bilda sig en uppfattning om verksamheten och löpande följa utvecklingen. Kontaktverksamheten är inte forum för beslut eller ställningstaganden. Organisation och fullgörande av uppdraget Arbete och välfärdsnämnden utser kontaktpolitiker till förvaltningens verksamheter med klientkontakt samt till de ideella föreningarna. Vid varje mandatperiods början och efter halva mandatperioden utser nämnden kontaktpolitiker till varje verksamhet inklusive föreningarna, sammanlagt fyra områden. Och efter två år byter man uppdrag. Beslut om förändringar under mandatperioden ska tas av nämnden. Arbete och välfärdsförvaltningens verksamhetschefer är ansvarig för att planera in årliga träffar med sina valda kontaktpolitiker. I samband med inbjudan går informationen om träffen till presidiet, bestående av ordförande och vice ordförande, men presidiet kommer inte att ingå i kontaktpolitikeruppdraget. När de gäller föreningarna gäller en ömsesidig överenskommelse om besöksplanering. En kontaktpolitiker har alltid möjlighet att själv ta initiativ till besök i verksamheten men först efter överenskommelse med verksamhetschef respektive föreningsordförande. I uppdraget som kontaktpolitiker ingår att hålla sig informerad om utvecklingen i verksamheten för inblick i det vardagliga arbetet. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr Vxl Kristianstad

12 2(2) Änr 2014/35 Ersättning, redovisning och rapportering Ersättning för kontaktuppdrag ges med maximalt fyra sammanträdesarvoden per år. Kontakterna ska redovisas på särskild blankett årligen senast den 31 december. Redovisningarna sammanställs av nämndsekreterare och behandlas på nämndens sammanträde i januari. Undantag är sista året under mandatperioden då redovisningen ska vara inlämnad senast 30 november för behandling på nämndens decembersammanträde.

13 UTREDNING 1(1) Arbete och välfärdsförvaltningen Utveckling och Service Cecilia Carlsson Änr 2014/35 Valda kontaktpolitiker 2017/2018 Område 1 Område 2 Område 3 Område Mats Edin 2 1 omr 1 omr 2 Birgitta Nydahl Lööv 1 2 omr 2 omr 4 Ann-Charlotte Lindner 2 1 omr 1 omr 3 Carl-Henrik Nilsson omr 1 omr 2 Davor Vuleta omr 2 Qalinle Dayib 1 omr 3 omr 1 Niclas Nilsson 1 2 omr 4 omr 1 Tommy Nilsson 2 1 omr 4 omr 3 Kim Nurmi omr 4 Beth Melander 2 1 omr 2 omr 4 Patric Hansson 2 1 omr 4 omr 3 Anne-Marie Wågström 1 2 omr 4 omr 1 Marcus Bagan 1 2 omr 2 omr 1 Fia Rosenstråle 1 2 omr 4 Område 1 (4 st) Område 2 (3 st) Område 3 (3 st) Område 4(4 st) Barn och unga, Ensamkommande Vuxenvården, LP stiftelse, Café David, Nattjour Utbildning och arbete Utredning, Brottsofferjouren, Kvinnojour, Tjejjour

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(2) Arbete och Välfärdsförvaltningen Barn och ungdom Bodil Eriksson Arbete och Välfärdsnämnden Ärende som inte uppfyller lagens krav november Änr AVN 2015/717 Arbete och Välfärdsförvaltningens förslag till Arbete och Välfärdsnämnden Godkänna rapporten Sammanfattning Ärendeinflödet har varit fortsatt högt under oktober och november månad, dock är progonosen för antal inkommande orosanmälningar endast ca 25 ärenden fler än. Det höga inflödet har medfört att 93 st inledda utredningar ej har kunnat fördelas till handläggare i dagsläget. Ett par rutinerade handläggare har slutat och ett par nyanställda har börjat, sammantaget så minskar utredarerfarenheten i Team 1 och 2, vilket ger en lägre kapacitet. I nuläget så har vi 7 st konsulter inhyrda i dessa team, och vi letar efter ytterligare en konsult att börja snarast. Efter årsskiftet så kommer dessa team att ha 8-9 konsulter inhyrda. Ny annonsering efter fast personal har genomförts och löpande intervjuer görs för de som uppfyller skallkraven. 3 st personal som ej är socionomer, men som har bedömts ha likvärdig kompetens med viss komplettering, har anställts. Utveckling o Service har i samarbete med BoU, inlett arbetet med att utreda möjligheten att införa sk tvärprofessionella team. Alla myndighetsutövare kommer under december månad att få bärbara datorer vilket medför ett mer flexibelt arbetssätt, vilket kan innebära ett något mer effektivt sätt arbeta samtidigt som det kan medföra en något bättre arbetsmiljö. Postadress Telefon Bankgiro Org.nr EnhetAdress vxl Kristianstad

15 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(2) Beslutsunderlag Rapport November månad Bodil Eriksson, verksamhetschef Barn och Ungdomsverksamheten Beslut expedieras till Elsie Sjöö, enhetschef Veronica Svensson, enhetschef Bodil Eriksson, verksamhetschef

16 Datum då uppgifterna togs fram: Rapport av ärenden inom barn och ungdomsverksamheten som inte uppfyller lagens krav Barn och ungdomsenheten Pågående utredningar Beslutad och med giltig förlängning November Uppfyller ej lagens krav (över fyra månader, ej giltig förlängning) Team 1 BoU Team 2 BoU Team 3 BoU Team 4 BoU Team 5 BoU Centrum för förebyggande arbete Familjerätten Mottagningsteam BoU Jourgruppen Ej fördelade utredning Ofördelad utredning Team: 1+2=85, Team: 3= 8 Team: 4=0 Totalt 93 Försenade överväganden av placeringar Team 1 BoU 1 Team 2 BoU 0 Team 3 BoU 3 Team 4 BoU 6 Team 5 BoU 0

17 Pågående utredningar Mars April Maj Juni Juli Augusti Septem ber Oktober November Team 1 BoU X Team 2 BoU X Team 3 BoU X Team 4 BoU X Team 5 BoU X Centrum för X förebyggande arbete Familjerätten X Mottagningsteam X BoU Jourgruppen X Totalt: X Beslutad och med giltig förlängning Mars April Maj Juni Juli Augusti Septem ber Oktober November Team 1 BoU X Team 2 BoU X Team 3 BoU X Team 4 BoU X Team 5 BoU X Familjerätten X Mottagningsteam X BoU Jourgruppen X Totalt: X

18 Uppfyller ej lagens krav (över fyra månader, ej giltig förlängning) Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November Team 1 BoU X Team 2 BoU X Team 3 BoU X Team 4 BoU X Team 5 BoU X Centrum för X förebyggande arbete Familjerätten X Mottagningsteam X Jourgruppen X Totalt: X Ej fördelade ärenden under 2015 BoU Mars April Maj Juni Juli Augusti Septem ber Oktober November Ofördelad utredning X

19 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(1) Arbete och välfärdsförvaltningen Ensamkommande Leona Stehn Arbete och välfärdsnämnden Ensamkommande ärenden som ej uppfyller lagens krav Änr AVN /4316 Arbete och välfärdsförvaltningens förslag till Arbete och välfärdsnämnden Godkänna rapporten Sammanfattning Myndighetsenheten på ensamkommande barn hade under november 37 pågående utredningar, av dessa uppfyller 19 ej lagens krav. 51 överväganden är försenade och 1 utredning är inte fördelad. Arbetet går framåt och enheten börjar alltmer komma ikapp. Beslutsunderlag Rapport november Leona Stehn Verksamhetschef ensamkommande Beslut expedieras till Sara Stigsdotter, enhetschef Leona Stehn, verksamhetschef Postadress Telefon Bankgiro Org.nr EnhetAdress vxl Kristianstad

20 Datum då uppgifterna togs fram: Rapport av ärenden inom barn och ungdomsverksamheten som inte uppfyller lagens krav Ensamkommande Pågående utredningar Beslutad och med giltig förlängning November Uppfyller ej lagens krav (över fyra månader, ej giltig förlängning) Ensamkommande Myndighetsenheten Ej fördelade utredningar Ofördelad utredning 1 Försenade överväganden av placeringar Ensamkommande Myndighetsenheten 51 Pågående utredningar Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November Ensamkommande Myndighetsenheten X Beslutad och med giltig förlängning Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November Ensamkommande Myndighetsenheten X

21 Uppfyller ej lagens krav (över fyra månader, ej giltig förlängning) Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober Novem ber Ensamkommande Myndighetsenheten X Ej fördelade ärenden under 2015 Ensamkommande Myndighetsenheten Ofördelad utredning Mars Ingen uppgift April Maj Juni Juli Augusti Septem ber Oktober Nove mber X

22 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1(2) Arbete och välfärdsförvaltningen Utveckling och Service Emma Krüger Arbete och välfärdsnämnden Intern kontroll Änr AVN /2195 Arbete och välfärdsförvaltningens förslag till Arbete och välfärdsnämnden Att godkänna avrapportering Intern kontroll för samt åtgärdsplan Att fastställa den sammanfattande bedömningen av kontrollen som God Sammanfattning Nämnden har det yttersta ansvaret för intern kontroll inom sitt verksamhetsområde. Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Med hjälp av verktyget för självskattning där man får en vägledning i vad god intern kontroll är kan nämnden fastställa årets arbete. En åtgärdsplan är framtagen med de åtgärder som föreslagits efter uppföljningen av årets kontrollpunkter. Beslutsunderlag Avrapportering till nämnd Självskattning intern kontroll AVN årsrapport intern kontroll Åtgärdsplan Merete Tillman Förvaltningschef Emma Krüger Ekonomichef Postadress Telefon Bankgiro Org.nr EnhetAdress vxl Kristianstad

23 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2(2) Beslut expedieras till Emma Krüger Lars Agardius, KLK

24 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov SAMMANFATTNING AV INTERNKONTROLL och Innehållsförteckning Förvaltningens bedömning av internkontrollen Avsedd kontroll genomförd åtgärder vidtages/ingen åtgärd behövs Avsedd kontroll delvis genomförd analys ska ske Avsedd kontroll ej utförd sida innehåll 1-3 SAMMANFATTNING 3 Internkontrollplan 4-7 Punkt 1 Skälig levnadsnivå Kontroll av den planering som gjorts kring rekrytering, arbetsmiljö och att vara en attraktiv arbetsgivare. 8-9 Punkt 2 Skälig levnadsnivå Kontroll av rutiner. Kontroll av behandlingsalternativ som är skapade under året Punkt 3 Delaktighet i samhället Förbereda för arbetsmarknad Kontroll av hur arbetet pågår gällande: Undersöka möjligheterna för att bygga upp egen intern verksamhet för dessa målgrupper. Se över möjligheten för sociala företag. Delta i diskussionerna kring idéburet offentligt partnerskap. Titta på möjligheterna för att bevilja försörjningsstöd vid utbildningsinsatser. Granskningar har gjorts på olika sätt i verksamheterna. Olika slutsatser beroende på vilken verksamhet som granskar. Åtgärder har vidtagits och kommer att fortsätta. Kontrollen bör fortsätta att bevakas. Inga nya behandlingsalternativ har skapats under året. Genomgång av rutiner. Genomgång av hur verktyg och arbetsmodeller används inom Vuxenvårdens öppenvårdsdelar. Har startat upp En väg in från Utredning till arbetsmarknadsdelarna. Det har kommit igång bra och över tid kan man se hur många och på vilket sätt deltagarnas behov inte matchar arbetsmarknaden. Undersöka möjligheterna att bygga upp egen intern verksamhet: Behöver veta omfattningen av behoven så att det kan lyftas till en högre instans. Se över möjligheten för sociala företag: Kommunens roll kan vara att stödja det sociala företaget i ett inledningsskede för att sedan dra sig tillbaka eftersom verksamhete måste kunna bära sig själv. Delta i diskussionerna kring idéburet offentligt partnerskap: Inga diskussioner har förts riktat mot att deltagarnas kompetens inte matchar

25 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Punkt 4 Delaktighet i samhället - Förbereda för arbetsmarknad Kontroll av rekryteringsplan och att efterfrågan av lärare säkerställs. behoven på arbetsmarknaden efter insats. Titta på möjligheterna att bevilja försörjningsstöd vid utbildningsinsatser: Överenskommelser har gjorts inom projekt där deltagaren kan behålla eventuellt försörjningsstöd och ersättning från Arbetsförmedlingen. Dialog mellan HR och verksamhet har skett kontinuerligt under året. Rekryteringsläget har följts upp fortlöpande. Flera åtgärder finns i avrapporteringen Punkt 5 Delaktighet i samhället Kontroll av att en prognos är utformad och kommunicerad. 15 Punkt 6 Delaktighet i samhället Kontroll av struktur för omvärldsbevakning. Utvärderingsverktyg för att kunna mäta effekterna av våra insatser. Kontroll av hur förvaltningen arbetar med kompletterande finansieringsformer Punkt 7 Styrning, planering och uppföljning Kontroll av att prognoser baserade på volymer lämnas in med kommentarar vid avrapporteringstillfällena till KS. Kontroll av budget i förhållande till prognostiserade volymer. 18 Punkt 8 Styrning, planering och uppföljning Kontroll av att besparingarna effektuerats under året även i Det finns inga bostäder. Kommunen erbjuder boende i kollektiv i tidigare äldreomsorgsboenden. De nyanlända vill inte flytta in i de bostäder som erbjuds, vilket ger minskade statsbidrag och att antalet som kommunen ska ta emot skjuts fram till kommande månader då antalet ökas. Integrationen misslyckas. Struktur för omvärldsbevakning finns. Processkarta är gjord. Omvärldsbevakningen ligger som en punkt i förvaltningens årshjul för styrning och ledning. Inget utvärderingsverktyg finns framtaget. Arbetet pågår med att ta fram en struktur för utvärdering. Förvaltningen bevakar utlysning av externa medel och söker aktivt i samvekan med andra kommuner, förvaltningar eller idéburen sektor. Volymprognoser har lämnats in till ansvarig ekonom och kommentarer till volymerna har sedan validerats med förvaltningens ledningsgrupp. Kontroll av budget i förhållande till volymförändringarna görs i den ordinarie månadsuppföljningen. Där har också verksamheten kommenterat avvikelser i förhållande till budget. Kontroll har gjorts vid varje månadsrapporteringstillfälle till nämnd. Områdena för besparing har fått särskild uppmärksamhet där. Vid ett par tillfällen under året har de även rapporterats särskilt till nämnd

26 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov redovisningen Punkt 9 Avtalsuppföljning betr inköp Kontroll av att förvaltningen utbildat och informerat alla inblandade i inköpskedjan. Inköp får ej göras utan behörighet Punkt 10 Avtalsuppföljning betr inköp Kontroll och bedömning av inköp över kr där avtal saknas görs varje månad. 23 Punkt 11 HR Personalförsörjning Kontroll av plan för personalförsörjning Punkt 12 HR Löneutbetalning Kontroll av flex, övertid och semesterdagar. Granskning görs varje månad. Olika avtalsrapporter, leverantörsstatistik, register över utbildad personal mm tas fram. Ett mail kring avtalstrohet, upphandlingar, webshop mm skickas ut av inköpssamordnare varje månad. En arbetsgrupp på intranätet för inköpsstyrning, avtalstrohet och resursanvändning har bildats. Granskning görs varje månad. Olika avtalsrapporter och leverantörsstatistik mm tas fram. Där framgår hos vilka leverantörer inköp över kr har gjorts samt vilka verksamheter som har gjort dessa inköp. Beroende på om detta kommer att vara en återkommande kostnad även under följande år samt vilka andra behov som finns i förvaltningen så kan en upphandling komma att göras. Granskningen har gjorts genom att inventera om det finns en personalförsörjningsplan. Arbete och välfärdsförvaltningen har ingen fastställd personalförsörjningsplan för perioden ff. Tidigare plan för bedöms dock fortfarande ha ett aktuellt innehåll. En ny personalförsörjningsplan ((benämns Kompetensförsörjningsplan) håller på att arbetas fram och målsättningen är att den ska vara klar under Granskningen har genomförts i förhållande till de olika delarna i kontrollen flex, övertid och semesterdagar och redogörelse finns kopplat till varje punkt Internkontrollplan Se bifogad fil 3

27 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Skälig levnadsnivå - punkt 1 i internkontrollplan Utförd av: VC och EC på Ensamkommande Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av den planering som gjorts kring rekrytering, arbetsmiljö och vara en attraktiv AG. Hur granskningen har gjorts Samlad bedömning Slutsatser av granskningen Delvis uppfyllt, svårigheter att rekrytera socionomer till Myndighetsenheten. Boendevärdar avslutas successivt inom HVB-verksamheten, behövs till viss del fortfarande då svårigheter att rekrytera behandlingsassistenter finns. Åtgärder som har vidtagits Justering har gjorts i krav för socialsekreterare i Myndighetsenheten på Ensamkommande. Inte behov att vara socionom utan kan vara annan utbildning som AG bedömer som likvärdig. Introduktion har förändrats, har TL och får daglig handledning och introduktion. Nyanställda får mentorer. Har idag 12 tv anställda och 6 konsulter. Deltagit i öppet hus, omvandlat en socialsekreterar tjänst till administratörstjänst på grund av svårigheter att rekrytera socionomer. Kartläggning av vilka arbetsuppgifter som ska ingå i den tjänsten har genomförts och rekrytering pågår. Översyn sker kring vilka utbildningar som kan vara lämpliga vid arbete i HVB-hem för ensamkommande utöver behandlingsassistent. Tecknat ansvarsförbindelse med Yrkeshögskolan kring KY-utbildning till socialadministratör och integrationshandledare, besked inväntas avseende ansökan. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Ja 4

28 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Skälig levnadsnivåpunkt 1 i internkontrollplan Utförd av: Bodil Eriksson Under period/datum: Löpande Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av den planering som gjorts kring rekrytering, arbetsmiljö. Och att vara en attraktiv arbetsgivare / Handlägga ansökningar/anmälningar /utredningar. Hur granskningen har gjorts Löpande under året. Slutsatser av granskningen Trots genomförda planerade insatser, ex Öppet Hus, extra lönesatsning, mentorslösningar, introduktionsprogram, studentmedarbetare, ny ledningsstruktur, så har ej vakanta tjänster kunnat tillsätta.. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Fortsätter med ovanstående åtgärder, samt planerar att göra en mindre omorganisation för att frigöra mer socionomtid. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Vet ej. 5

29 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Skälig levnadsnivå punkt 1 i internkontrollplan Utförd av: VC och EC på Utredning Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av den planering som gjorts kring rekrytering, arbetsmiljö och vara en attraktiv AG. Hur granskningen har gjorts Samlad bedömning Slutsatser av granskningen Uppfyllt och har personal Åtgärder som har vidtagits Ändring har gjorts i krav för socialsekreterare på Utredning. Inte behov att vara socionom utan kan vara annan utbildning som AG bedömer som likvärdig. Introduktion har förändrats, har TL och får daglig handledning och introduktion. Mindre team än tidigare. Har idag i inga vakanser och är övertaliga på så sätt att vi inte behöver rekrytera under hösten för att ersätta dem som ska gå på FL. Vi har personal som varit ledig som kommer tillbaka och går in på de tjänsterna. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Ja. 6

30 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Skälig levnadsnivå punkt 1 i internkontrollplan Utförd av: Peter Sonnsjö Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av den planering som gjorts kring rekrytering, arbetsmiljö och att vara en attraktiv arbetsgivare. Översyn av befintliga rutiner Hur granskningen har gjorts Genomgång rutiner, utredningstider, rekryteringar, resultat medarbetarenkät Slutsatser av granskningen Vuxenvården har inte haft några problem att rekrytera kvalificerad personal till myndighetsutövningen. Sociala jouren är också fortfarande en stabil sammansvetsad grupp med hög kompetens. Medarbetarenkäten ger mycket bra resultat på värden avseende arbetsmiljö/trivsel Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) -- Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Eventuellt kan det vara viktigt att ha området under uppsikt 7

31 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Skälig levnadsnivå -punkt 2 i internkontrollplan Utförd av: Bodil Eriksson Under period/datum: Löpande Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av rutiner, kontroll av behandlingsalternativ som är skapade under året. Hur granskningen har gjorts Inga nya skapade behandlingsalternativ under året. Slutsatser av granskningen Att verksamheten ej har kunnat prioritera att tillskapa nya behandlingsalternativ. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Planering finns för att under hösten se över möjligheten att hitta ett fungerande alternativ för kontaktfamiljer, för att säkerställa att vi kan verkställa dessa beslut. Dock osäkert om detta kommer att kunna genomföras då fokus behöver läggas på familjehemsvården och dess kostnader och genomlysning av denna. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Vet ej. 8

32 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Skälig levnadsnivå punkt 2 i internkontrollplan Utförd av: Peter Sonnsjö Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av rutiner, kontroll av behandlingsalternativ som är skapade under året Hur granskningen har gjorts Genomgång rutiner, genomgång av hur verktyg och arbetsmodeller används inom verksamhetens öppenvårdsdelar I samband med externa placeringar har VC gått igenom de steg och insatser som föregått placeringen tillsammans med handläggaren (alla plac hanteras av VC genom delegation, vilket ger en bra kontrollpunkt) Slutsatser av granskningen Antalet externa placeringar är fortsatt mycket lågt. God kunskap hos alla i verksamheten att arbeta för hemmalösningar, som är kostnadseffektiva och oftast har andra fördelar. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Samverkan inom Vuxenvården kan förfinas, så att ytterligare vinster kan uppnås genom samordnande/samutnyttjande av insatser Kommer att finnas med i förbättringsarbete inför 2017 Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Eventuellt kan det vara viktigt att ha området under uppsikt 9

33 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Delaktighet i samhället Förbereda för arbetsmarknad punkt 3 i internkontrollplan Utförd av: Preben Bruzelius, Verksamhetschef UoA Ann-Christin Bjerrehus, Verksamhetschef Utredning Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Deltagarnas kompetens matchar inte behoven på arbetsmarknaden efter insats. Kontroll av hur arbetet pågår gällande: Undersöka möjligheterna för att bygga upp egen intern verksamhet för dessa målgrupper. Se över möjligheten för sociala företag. Delta i diskussionerna kring idéburet offentligt partnerskap. Titta på möjligheterna för att bevilja försörjningsstöd vid utbildningsinsatser. Hur granskningen har gjorts Kraftsamlingen under året har varit att starta upp en väg in från Utredning till arbetsmarknadsdelarna. Detta har kommit igång på ett bra sätt och över tid kommer vi att se hur många och på vilket sätt deltagarnas behov inte matchar behoven på arbetsmarknaden framåt. Nya insatser i samarbete med AF har kommit efter direktiv från Regeringen och förändringar i regelverken har gjorts efter hand. Hur detta påverkar möjligheterna för deltagarna framåt är för tidigt att säga. Undersöka möjligheterna för att bygga upp egen intern verksamhet: När vi vet omfattningen av behoven så måste detta lyftas till högre instans om vi ska bygga upp någon sådan form av verksamhet. Skall detta göras så behöver en utredning tillsättas som beskriver problemområdet och vilka möjligheterna är att bygga upp en sådan verksamhet. Effektmål behöver tas fram och resursbehov beskrivas. Se över möjligheten för sociala företag: Arbete och välfärd har varit involverad i arbetet med det sociala företaget Yallatrappan Kristianstad. Insatserna här finansierades bl.a. via stadsbidrag genom Urban 15. Kommunens roll kan vara att stödja det sociala företaget i ett inledningsskede för att sedan dra sig tillbaka eftersom verksamheten måste kunna bära sig själv vilket kan vara svårt. Inga förfrågningar har inkommit angående uppstart av andra sociala företag. Delta i diskussionerna kring idéburet offentligt partnerskap: 10

34 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Inga diskussioner har förts riktat mot att deltagarnas kompetens inte matchar behoven på arbetsmarknaden efter insats. Titta på möjligheterna för att bevilja försörjningsstöd vid utbildningsinsatser: Överenskommelser har gjorts inom projekt där deltagaren kan behålla eventuellt försörjningsstöd och ersättning från Arbestförmedlingen. Utbildningsinsaten är då en orienteringskurs och inte den reguljära utbildningsinsatsen. Utredning: Kontroll har gjorts manuellet i de ärenden som Utbildning och arbete bedömt att de inte kunnat arbeta vidare med och lämnat åter till handläggare. Avrapporteringen avser de ärenden som avslutats hos utbildning och arbete i deras insatser såsom GPS samt vid avslut mot AF/uga och AF/jo b:en. Totalt sett har det återkommit 11 st. ärenden som jag har granskat. Ärenden har avslutats mellan mars juni och det sista ärendet kom utredning tillhanda i oktober. Av de 11 ärenden är 10 fortfarande aktuella. Av de 10 ärenden handlar rekommendationerna i stort om 3 olika områden. Dels att klienten har hälsoproblem som bedöms behöva utredas vidare alternativt ansöka om sjukersättning. Det handlar också om stora sociala problemställningar i familjerna t ex trångboddhet, sociala problem i familjen t ex psykisk ohälsa. Det tredje området handlar om att klienten bedöms behöva arbeta vidare med språkinlärning, språkpedagog etc. Behov av aktiviteter för språksvaga. Kontroll har under inte gjorts på de deltagare som hänvisats till en väg in då arbetet inte kommit igång med underlag och bedömning ännu. Slutsatser av granskningen Kontrollpunkten behöver ligga kvar även under 2017 då arbetet inte är avslutat och risken kvarstår. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Uppföljning på deltagarnivå för att mäta omfattningen angående att deltagarnas kompetens inte matchar behoven på arbetsmarknaden efter arbetsmarknadsinsats. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Ja 11

35 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Delaktighet i samhället Förbereda för arbtesmarknad punkt 4 i internkontrollplan Utförd av: Preben Bruzelius, Verksamhetschef UoA Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Tar längre tid för medborgaren att komma ut på arbetsmarknaden. Stor del obehöriga lärare vilket medför större press på behöriga och kan leda till sämre kvalitet. Få behöriga lärare finns och stor konkurrens mellan kommuner. Problematiken gäller även inom andra delar av U o A. Inflödet ökar de närmaste åren. o o Kontroll av rekryteringsplan och att efterfrågan av lärare säkerställs. Följa rekryteringsläget av lärare fortlöpande under året. Uppföljningsrapport i oktober. Hur granskningen har gjorts o o Dialog mellan HR och verksamhet har skett kontinuerligt under året. Rekryteringsläget har fortlöpande följts upp. I verksamhetens kvartalsrapporter till nämnden har lärarbristen nämnts i anslutning till kötiderna. I oktober är rekryteringsbehovet X lärare. Slutsatser av granskningen Kontrollpunkten behöver ligga kvar även under 2017 då risken kvarstår. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) o Kontinuerlig rekrytering har gjorts o Möjliggjort att legitimerade lärare kan läsa upp sin behörighet inom sin tjänst. o Öppet hus på Sfi för intresserade lärare o Marknadsföring av behovet i tidningar och vid planerade mötesaktiviteter t.ex. öppet hus i Rådhus Skåne. o Dialog mellan Sfi och HR i förvaltningen o Dialog med Barn och utbildningsförvaltningen o Dialog i Sfi-rektorsgruppen Skåne nordost o Kontinuerlig uppföljning av lärarbehovet o Prioriteringar i LÖV 16 o Prioriteringar LÖV 17? 12

36 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Ja 13

37 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Delatktighet i samhället integration punkt 5 i internkontrollplan Utförd av: VC Utredning Under period/datum: april till oktober Beskrivning enligt kontrollplanen Brist på bostäder till de personer som kommunen är lagstyrda att ordna bostad till. Hur granskningen har gjorts Manuellt i de ärenden som anvisats kommunen. Slutsatser av granskningen Uppdraget faller utanför Arbete och välfärdsnämndens ansvarsområde, det innebär i sin tur att det inte finns något tydligt uppdrag för Arbete och välfärdsförvaltningen. Förvaltningen administrerar på muntligt uppdrag från kommundirektören, eftersom uthyrning enligt bosättningslagen inte heller tydligt faller inom ramen för uppdraget hos de som normalt hanterar fastighets- och uthyrningsfrågor i kommunen. Det finns inga bostäder. Kommunen erbjuder istället boende i kollektiv i tidigare äldreomsorgsboenden. De nyanlända vill inte flytta in i de bostäder vi erbjuder, vilket får till följd att statsbidragen minskar och antalet som kommunen ska ta emot skjuts fram till kommande månader då antalet ökas. Integrationen misslyckas. Aov står för tredjehandsuthyrning som medför att förvaltningen fått kostnader för iordningsställande av bostäder, renovering, subventionering av hyreskostnader ut mot kommunmedborgaren så att hyreskostnader är skälig och risk för uteblivna intäkter i form av hyresintäkter. Uppdraget medför även att personal fått rekryteras. Budget för uppdraget saknas. Fokus på boende enligt bosättningslagen flyttar fokus från och konkurrerar med förvaltningens ansvar för boendesociala insatser Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Förslag på åtgärder: Klargöra uppdrag, ansvar och budget i ett politiskt beslut. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Om Aov ska ha kvar uppdraget. Ja 14

38 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Delaktighet i samhället Integration punkt 6 i internkontrollplan Utförd av: Pål Sander, Lena Hagerman, Kajsa Jordevik, Lovisa Gentz Ahl Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av struktur för omvärldsbevakning Utvärderingsverktyg för att kunna mäta effekterna av våra insatser Kontroll av hur förvaltningen arbetar med kompletterande finansieringsformer Hur granskningen har gjorts Samlad bedömning av funktionerna utvecklingsstrateg, utvecklingssamordnare, integrationssamordnare samt verksamhetschef för utveckling och service. Slutsatser av granskningen Struktur för omvärldsbevakning finns. Processkarta är gjord och infogas i kvalitetssystemets övergripande processer hösten. Omvärldsbevakningen ligger som en punkt i förvaltningens årshjul för styrning och ledning. Det finns inget utvärderingsverktyg framtaget. Arbete pågår med framtagandet av en struktur för utvärdering. Förvaltningen bevakar utlysning av externa medel och söker aktivt i samverkan med andra kommuner, förvaltningar eller idéburen sektor. Förvaltningen skapar förutsättningar för samverkan med civila samhället och för att civila samhället ska kunna ta ansvar för delar i arbetet med integration. Förvaltningen tydliggör vad som är förvaltningens ansvar. Terminsvis görs en redovisning av pågående projekt. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Fokus på att skapa en struktur för utvärdering av insatsers resultat. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) JA! 15

39 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Styrning, planering och uppföljning punkt 7 i internkontrollplan Utförd av: Emma Krüger och Malin Ramstedt Under period/datum: Kontinuerlig kontroll Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av att prognoser baserade på volymer lämnas in med kommentarer vid avrapporteringstillfällena. Kontroll av budget i förhållande till prognostiserade volymer. Hur granskningen har gjorts Strukturen för rapporteringen av prognoser till KS gällande volymer har under året färändrats från månatliga prognoser till inlämning 3 ggr per år. Vilket har gjort att kontroll endast gjorts vid dessa tillfällen. Två inlämnar har hitintills skett. Volymprognoserna har inlämnats till ansvarig ekonom som sedan har validerat kommentarerna till volymerna med förvaltningens ledningsgrupp. Kontroll av budget i förhållande till volymförändringarna görs i den ordinarie månaduppföljningen. Där verksamheterna också kommenterar avvikelser i förhållande till budget. Under året har kontroller gjorts per verksamhet och enhet gällande antalet inrapporteringar av månadsrapporter. Slutsatser av granskningen En struktur är uppbyggd gällande prognoser av volymer som gör att man kan säkerställa att en analys sker av volymförändringar. Dock kvarstår arbete för att få analysarbetet till att bli en del i ekonomistyrningen och därmed ge effekt ut mot medborgaren. Månadsrapporteringen gällande avvikelser i förhållande till budget har fått ett stort genomslag det senaste året där man nu kan se att alla använder sig av detta verktyg och att det lämnas prognoser i större utsträckning. Dock kvarstår arbetet med att lämna kommentarer gällande åtgärder för att nå budget i balans, samt att även skapa en förståelse kring att ekonomistyrningen inte bara baseras på uppföljning utan även på planering och justering. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) I budgetprocessen för 2017 kommer även budgeterade kostnader att redovisas i volymer för vissa poster som exempelvis, antal placeringar, antal utbildningar, antal familjehem etc. Under 2017 kommer man i förvaltningen att göra analysarbetet gällande statistiken som en del av styrningen. 16

40 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Kontrollen är redan inbyggd i det dagliga arbetet och behöver därmed inte ingå i intern kontrollplanen som en särskild punkt. 17

41 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Styrning, planering och uppföljning punkt 8 i internkontrollplan Utförd av: Malin Ramstedt och Emma Krüger Under period/datum: Kontinuerligt Beskrivning enligt kontrollplanen Kontroll av att besparingarna effektuerats under året även i utfallet. Ett tillägg av besparing uppstod under året och har därmed lagt till kontrollpunkten. Hur granskningen har gjorts Kontroll har gjorts vid varje månadsrapporteringstillfälle till nämnd. Där områdena för besparing har fått särskild uppmärksamhet. Vid ett par tillfällen under året har de även rapporterats särskilt till nämnd. Slutsatser av granskningen Tidigt kunde vi konstatera att åtgärderna fått effekt och att utfallet följde lagd budget för posterna som fanns i besparingen för budget. Dock fanns andra poster under året som fick stora avvikelser vilket gjorde att nämnden under sommaren gav förvaltningen i uppdrag att vidta fler åtgärder för att nå budget i balans. Dessa poster har också följts upp och visa på att åtgärderna fått effekt. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Risken för att effektiviseringskrav inte effektueras är i nuläget mycket låg. Styrning genom effektiviseringar/besparingar får effekt i förvaltningen och därmed behöver den inte ingå i nästa års intern kontrollplan. 18

42 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Avtalsuppföljning betr. Inköp punkt 9 i internkontrollplan Utförd av: Sofia Thörnberg Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kortfattad beskrivning: Avtalstrohet. Riskinventering/riskscenarier: Risk för inköpsfel. Att inte köpa via avtal genom webshopen. Motivering : Att utbildning av beställningar ur webshop missas, risk att felbeställningar görs. Vad skall kontrolleras? Kontroll av att förvaltningen utbildat och informerat alla inblandade i inköpskedjan. Inköp får ej göras utan behörighet. Hur kontrollerar vi? Statistik gällande utbildningstillfällen och närvaro. Hur granskningen har gjorts Granskning görs varje månad. Olika avtalsrapporter, leverantörsstatistik, register över utbildad personal mm. tas fram ur BOB (Business Objects). Ett mail kring avtalstrohet, upphandlingar, webshop mm. skickas ut av inköpssamordnare varje månad. Detta mail skickas till de som har behörighet att beställa, ekonomiassistenter, vht.chefer, förvaltningschef, upphandlingskontoret. En arbetsgrupp på intranätet för inköpsstyrning, avtalstrohet och resursanvändning har bildats. Här finns representanter från förvaltningens olika verksamheter. Förvaltningens mål är att öka användandet av webshopen. I arbetsgruppen tar vi upp frågor som ofta dyker upp, t.ex. avseende vissa produkter i webshopen. Tanken är att föra diskussioner och dela med oss av vår kunskap. Slutsatser av granskningen Mailet avseende avtalstroheten har gjort personalen mer medveten om inköp och avtalstrohet. Avtal som inte har registrerats i Avtalsdatabasen Kommers har skickats till 19

43 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov inköpssamordnare och därmed har statistiken förbättrats för förvaltningen. Dessa utskick och granskning av förvaltningens inköp ger bra resultat och kommer att fortsätta att göras. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Arbetsgruppen för inköpsstyrning, avtalstrohet och resursanvändning ska träffas någon gång per år. Tanken var att ha ett första möte under hösten, men vi valde att vänta på mötet till efter införandet av det nya affärssystemet och den nya webshopen. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?)? 20

44 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser Avtalsuppföljning betr. Inköp punkt 10 i internkontrollplan Utförd av: Sofia Thörnberg Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Kortfattad beskrivning: Avtalstrohet. Riskinventering/riskscenarier: Risk för stora inköp utanför avtal. Motivering : Då verksamheten har varit under press under en tid har bristen på system och rutiner för avtalsuppföljning medfört att avtalsrespekten inte hållits uppe. Förvaltningen arbetar dock hårt med detta tillsammans med inköpssamordnaren. Förvaltningen behöver se över sitt behov i förhållande till existerade avtal för att se om ytterligare avtal behöver göras för att tillgodose vårt behov. Vad skall kontrolleras? Kontroll och bedömning av inköp över kr där avtal saknas görs varje månad. Hur kontrollerar vi? En sammanställd uppföljningsrapport presenteras årligen i oktober. Månadsvis kommunikation med verksamheterna gällande inköpsmönster som ej är avtalat. Hur granskningen har gjorts Granskning görs varje månad. Olika avtalsrapporter och leverantörsstatistik mm. tas fram ur BOB (Business Objects). Här ser vi vilka leverantörer som vi handlat för över kr samt vilka verksamheter som gjort dessa inköp. Beroende på om detta kommer att vara en återkommande kostnad även under följande år samt vilka andra behov som finns i förvaltningen så kan en upphandling komma att göras. Ett mail kring avtalstrohet, upphandlingar, webshop mm. skickas ut av inköpssamordnare varje månad. Detta mail skickas till de som har behörighet att beställa, ekonomiassistenter, vht.chefer, förvaltningschef, upphandlingskontoret. Slutsatser av granskningen 21

45 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Mailet avseende avtalstroheten har gjort personalen mer medveten om inköp och avtalstrohet. Avtal som inte har registrerats i Avtalsdatabasen Kommers har skickats till inköpssamordnare och därmed har statistiken förbättrats för förvaltningen. Dessa utskick och granskning av förvaltningens inköp ger bra resultat och kommer att fortsätta att göras. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Fortsätta att lägga in avtal som inte publicerats i avtalsdatabasen Kommers. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?)? 22

46 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser HR - Personalförsörjning punkt 11 i internkontrollplan Utförd av: Lottie Kvick Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Personalförsörjning - Finns plan för personalförsörjning? - Hur kvalitetssäkrar vi denna? Hur granskningen har gjorts Granskningen har gjorts genom att inventera om det finns en personalförsörjningsplan. Slutsatser av granskningen Arbete och välfärdsförvaltningen har ingen fastställd personalförsörjningsplan för perioden ff. Tidigare plan gällde för perioden Innehållet i denna bedöms dock fortfarande vara aktuellt. En rad åtgärder i syfte att säkra personalförsörjningen har dock genomförts. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) Ny personalförsörjningsplan (benämns Kompetensförsörjningsplan) håller på att arbetas fram och målsättningen är att en sådan ska vara klar under Planen kommer att innehålla både strategiska ställningstaganden och mer konkreta åtgärder för att säkra personalförsörjningen. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Uppföljning av kontrollpunkten bör göras under slutet av

47 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Avrapportering avser HR Löneutbetalning punkt 12 i internkontrollplan Utförd av: Lottie Kvick samt Emma Svärd Under period/datum: Beskrivning enligt kontrollplanen Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen tillfredställande och ändamålsenlig? 1. Finns rutin för hur orsak till övertid ska anges? 2. Anges orsak till övertid? 3. Anges orsak till komptid? 4. Följs flextidsbestämmelserna? 5. Anger medarbetare orsaker till manuella stämplingar? 6. Bevakar cheferna att medarbetare tar ut innevarande års semester? 7. Hur länge har semesterdagarna sparats? Hur granskningen har gjorts Granskningen har genomförts olika i förhållande till de olika delarna i kontrollen och redogörs kopplat till varje punkt enl nedan: 1. Finns rutin för hur orsak till övertid ska anges? Genomgång har gjorts av information på intranätet, utbildningsmaterial kopplade till vårt centrala kollektivavtal samt genomgång av policydokument. Skriftlig rutin saknas för övertidsrapportering. 2. Anges orsak till övertid? Granskning har gjorts kopplat till övertid som är rapporterad under april. Då förvaltningen har en verksamhet där akuta situationer uppstår ofta förekommer övertid relativt frekvent. Av de 74 personer som haft övertidsuttag under april har varannan post granskats, totalt 37 poster. Av dessa finns noteringar kring övertiden i 25 av fallen. Av dessa 25 innehåller 17 poster noteringar som ger vägvisning till grunden för övertiden. I övriga 7 finns noteringar men som inte ger information om anledningen till övertiden. I 12 fall finns inga noteringar alls. 3. Anges orsak till komptid? Granskningen av punkt 2 ger även svaret på punkt 3 eftersom Komptid är en ersättningsform som kan vara aktuellt i samband med övertid. Finns noteringar kopplade till övertid så finns det därför automatiskt noteringar om komptid. Någon särskild granskning kopplad till Komptid har därför inte ansetts nödvändig. 24

48 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov 4. Följs flextidsbestämmelserna? Kontroll har genomförts kopplat till hur chefer bevakar medarbetares yttre flexramar. En heltidsarbetande medarbetare får inte under året överstiga + 80 timmar respektive 30 timmar på flexen. HR specialist gör en avstämning i september varje år och skickar rapport till chefer vars medarbetare ligger på mer än + 40 timmar respektive -10 timmar. Vid årlig avstämning siste januari ska medarbetarna inte ligga på över + 40 timmar respektive 20 timmar, vilket brukar hållas har 4 medarbetare mer än 80 timmars plus på flex. Ingen medarbetare överstiger 30 timmar. 5. Anger medarbetare orsaker till manuella stämplingar? Granskningen har gjorts på de medarbetare som ligger över + 40 timmar på flexen respektive överstiger - 20 timmar, under april månad. 51 medarbetare låg utanför ovannämnda gränser. Av dessa hade 43 medarbetare manuella stämplingar. 67 % av medarbetarna som gjort manuella stämplingar i april månad har inte angett orsak/motivering till detta. Chef får automatiskt bevakningsmeddelande i Heroma om/när en medarbetare har gjort 10 manuella stämplingar. 6. Bevakar cheferna att medarbetare tar ut innevarande års semester? Granskningen bygger på en rapport, avseende antalet medarbetare som inte tagit ut 20 semesterdagar innevarande år, som är framtagen i personalsystem. Rapporten visar att 183 medarbetare vid förvaltningen (-10-26) tagit ut mindre än 20 dagars semester. Flertalet av medarbetarna har dock inte varit anställda hela året, har varit sjukskrivna samt föräldralediga. Chef får bevakningssignal i Heroma om medarbetare tagit ut mindre än 20 dagar alt har mer än 40 sparade semesterdagar. 7. Hur länge har semesterdagarna sparats? Granskningen avser de 10 medarbetare som har flest semesterdagar sparade. En undersökning har gjort på hur många dagar de hade sparade i år och sedan bakåt i tiden med 3 års intervall. De medarbetare som har flest semesterdagar ligger på ett spann mellan 21 och 54 dagar per person. En klar majoritet av medarbetarna har haft semesterdagarna sparade i flera år. 50 % är män och 50 % kvinnor. Andelen som är 50 år eller äldre är 50 % och fördelade mellan olika yrkeskategorier och verksamheter. De medarbetare som har mer än 40 sparade dagar vid ingång av nytt år får de överstigande dagarna utbetalda i pengar. betalde arbetsgivaren ut 91 dagar, fördelat på 14 medarbetare, motsvarande kr. Slutsatser av granskningen Förvaltningen saknar rutiner och/eller eller brister i följsamhet till de rutiner som finns. Åtgärder som ska vidtas (eller har vidtagits) 25

49 Arbete- och välfärdsförvaltningen BESLUTSUNDERLAG Malin Ramstedt Avrapportering intern kontroll nov Skriftliga rutiner för övertids- och flextidsrapportering ska tas fram och införas. Information till chefer om regler för semesterförläggning ska åter genomföras. Status (ska området fortsatt bevakas i nästa års arbete med intern kontroll?) Uppföljning av kontrollpunkterna bör göras under slutet av

50 Självskattning intern kontroll Nämnd/bolag: Arbete och välfärdsnämnden Kommunstyrelsen har ett övergripande och samordnande ansvar för intern kontroll i hela kommunkoncernen. Uppsiktspliktens innebörd regleras i reglementet för intern kontroll och i företagspolicyn. Denna blankett utgör underlag för kommunstyrelsens sammanlagda bedömning av arbetet med intern kontroll. Självskattningen bygger på arbetet med intern kontroll i den egna förvaltningen/bolaget och ska lämnas in till kommunledningskontoret vid november månads utgång. Målsättningen för året har varit att förbättra och strukturera analysen med god kvalitet på dokumentation i samtliga delar av intern kontrollprocessen. En god intern kontroll kännetecknas av följande: Processer identifieras och dokumenteras Strukturerad risk- och väsentlighetsanalys, inte enbart utifrån processer utan också utifrån styrkort/mål, verksamhetsplaner, kända verksamhetsförändringar, revisionsrapporter och andra granskningar. Kontrollaktiviteter finns och dokumenteras Tidsperspektiv Test av kontrollmoment Åtgärdsplaner Nedanstående påstående kan ses som en checklista för att nämnd/bolag ska anses ha en god intern kontroll i enlighet med ovan och därmed också kunna se sina utvecklingsområden. Respektive kategori nedan besvaras med ja eller nej. Svaren kan sedan ligga till grund för nämndens/bolagets sammanfattande värdering av årets arbete med intern kontroll. Kontrollmiljö Ja Nej Organisation för intern kontroll (ansvar och roller) finns. Organisation för intern kontroll (ansvar och roller) är beslutad. Kommentar: Organisation för intern kontroll är ej ännu beslutad. Diskussion förs gällande var detta uppdrag skall ligga som ansvarig för arbetet samt hur vi skall arbeta med att implementera arbetssättet i hela förvaltningen. Riskbedömning Ja Nej Övergripande huvudprocesser är identifierade. Övergripande huvudprocesser dokumenterade. Riskanalys har gjorts för huvudprocesserna. Riskanalys har beslutats/fastställt för huvudprocesserna. Huvudprocesserna är nedbrutna på delprocessnivå. Huvudprocesserna är dokumenterade på delprocessnivå.

51 Riskanalys har gjorts för delprocesserna. Riskanalys har beslutats/fastställt för delprocesserna. Ja Nej Riskanalys har gjorts utifrån styrkort/mål. Riskanalys har beslutats/fastställt utifrån styrkort/mål. Riskanalys har gjorts utifrån verksamhetsplaner, kända verksamhetsförändringar, revisionsrapporter och andra granskningar. Riskanalys har beslutats/fastställt utifrån verksamhetsplaner, kända verksamhetsförändringar, revisionsrapporter och andra granskningar. Kommentar: Diskussion förs gällande hur förvaltningen skall implementera riskanalysarbetet i hela förvaltningen och därmed säkerställa att alla delprocesser riskanalyseras. Detta är ett långsiktigt arbete och revidering krävs kontinuerligt av alla processer då de också förändras hela tiden. Ett processägarskap måste finnas utfördelat i hela organisationen för att detta skall vara säkerställt. Kontrollaktiviteter Ja Nej Kontrollaktiviteter har identifierats för samtliga väsentliga delprocesser. Kontrollaktiviteter har dokumenterats för samtliga väsentliga delprocesser. Kontrollmomenten är kopplade till en långsiktig plan i syfte att säkerställa att alla väsentliga delprocesser kontrolleras inom ett rimligt tidsintervall (4-5 år). Kontrollmomenten har testats av oberoende personal. Intern kontrollarbetet har rapporterats till ledningsgrupp och nämnd/styrelse. Åtgärdsplan har upprättats och ansvariga personer utsetts för de kontrollområden som testats med negativt resultat. Dokumenterade rutiner finns som säkerställer att brister löpande följs upp av ledningen. Kommentar: Förvaltningen har arbetat fram en verksamhetsplan för första gången som gäller för tre år, där tydlig koppling finns mellan uppsatta mål och riskanalyser. Förvaltningen har ett årshjul för internkontrollarbetet med fastställda avrapporteringstillfällen till ledningsgruppen och nämnden. Åtgärdsplaner tas fram varje år och följs även upp kontinuerligt.

52 Utvecklingsarbete Ja Nej Nämnd/bolag arbetar strukturerat med att utveckla sin interna kontroll. Kommentar: Ställningstagande (nämndens/bolagets sammanfattande värdering av intern kontroll ) Svag Tillfredsställande God Mycket god x

53 Sammanfattning och resultat av arbetet med intern kontroll Max 1 A4 per nämnd Nämnd: Arbete och välfärdsnämnden 1) Risk- och väsentlighetsanalys (hur gjordes urval av kontrollmomenten?) Urvalet av kontrollmoment gjordes enligt den VoR-modell som är antagen för intern kontroll arbetet. De områden som togs med i planen för var de som bedömdes ha hög risk eller mycket hög risk. 2) Kontrollmoment (vad kontrollerades?) - Legalrisk: Att medborgaren inte får en rättssäker hantering/bedömning av sitt ärende - Finansiellrisk: Köper externvård om vi inte kan verkställa internt. - Verksamhetsrisk: Deltagarnas kompetens matchar inte behoven på arbetsmarknaden efter insats. - Verksamhetsrisk: Tar längre tid för medborgaren att komma ut på arbetsmarknaden. - Verksamhetsrisk: Brist av bostäder till de personer vi är lagstyrda att ordna till. - Verksamhetsrisk: Utanförskap. Gemensamma områden för alla nämnder: - Risk för volymförändringar: Förvaltningen har flera områden som med stor osäkerhet är drabbade av volymförändringar. De gäller exempelvis externa placeringar av barn, externa placeringar av vuxna och antalet individer i behov av bistånd. - Risk för att effektiviseringskravet inte effektueras. - Risk för inköpsfel: Att inte köpa genom avtal via webbshopen. - Risk för stora inköp utanför avtal. - Kompetens i förhållande till behov. - Hur fungerar rutinerna för uttag av flextid, övertid samt tas avtalad semester ut. 3) Sammanfattande iakttagelser (hur utföll resultaten av kontrollmomenten?) Alla områden kontrollerades under året och på flera av områdena har åtgärder vidtagits dock visar också kontrollen på att arbetet fortsätter och att riskerna inom flera områden kvarstår. Detta innebära att en åtgärdsplan vidtas för områdena där riskerna kvarstår. Åtgärdsplanen följs upp tillsammans med intern kontrollplanen. 4) Ställningstagande (nämndens sammanfattande värdering av intern kontroll. Hämtas ur blanketten Självskattning intern kontroll ) Sätt kryss! Svag Tillfredsställande God Mycket god x

54 Åtgärdsplan Internkontroll Sida 1 av 1 Arbete och Välfärdsförvaltningen Ej åtgärdat Påbörjat/pågår Klart Klart Punkt i internkontrollplanen Åtgärd Ansvarig Färg Kommentar nov Handlägga ansökningar/ anmälningar/utredningar (Myndighetsutövning) Rekrytering. Behov av att tilsätta vakanta tjänster nov Verkställa beslut om insats Skapa nya behandlingsalternativ för att minska rinsken om höga kostnader för externt köpt vård. nov Förbereda för arbetsmarknad Skapa uppföljningsverktyg för att kunna mäta omfattningen av deltagares kompetens som inte matchar arbetsmarknadens behov efter arbetsmarknadsinsats. Vht-chef myndighetsutövning Vht-chef Barn och ungdom Vht-chef Utbildning och arbete och Utredning nov Förbereda för arbetsmarknad Rekrytering. Behov av att tillsätta behöriga lärare på vakanta tjänster. nov Integration Klargöra uppdrag, ansvar och budget i ett politiskt beslut. Vht-chef Utbildning och arbete Vht-chef Utveckling och service nov Integration Fokus på att skapa en struktur för utvärdering av insatsernas resultat nov Planering och uppföljning Budgeterade kostnader kommer framgent även att kunna redovisas i volymer för vissa poster som exempelvis, antal placeringar, antal utbildningar, antal familjehem etc. FC Utveckling och service nov Avtalstrohet En arbetsgrupp för inköpsstyrning skall träffas för att säkerställa processen. Utveckling och service nov Avtalstrohet Medvetandegöra alla ansvariga gällande avtalstrohet genom exempelvis utbildningar och olika informationskanaler. nov Personalförsörjning Kompetensförsörjningsplan skall arbetas fram, målsättningen är att den skall färdigställas under nov Löneutbetalning Skriftliga rutiner för övertids-och flextidsrapportering skall tas fram och införas. Information till chefer om regler för semesterförläggning ska åter genomföras Utveckling och service Utveckling och service Utveckling och service Fastställt av: Emma Krüger, 1122 Dokumentansvarig: Malin Ramstedt, Ekonom Uppdaterat datum: