SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Skol- och barnomsorgsnämnden

Transkript

1 Tid och plats Kronobergsrummet, Växjö kommunhus, kl Beslutande Ledamöter Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Övriga Stefan Bergström (FP) Martin Edberg (S) Anna Hultstein (M) Jan Aschan (M) t.o.m. kl Katarina Rupar Gadd (M) Andreas Lindström (M) Pernilla Torneus (M) Eva Johansson (C) Andreas Sandstedt (KD) Anna Håkansson (S) Hugo Hermansson (S) Margita Björkenklint (S) Emelie Öberg (S) Elisabeth Risedal (V) Jonathan Rundqvist (MP) ersättare för Magnus P Wåhlin (MP) Thomas Nordahl ersättare för Jan Aschan fr.o.m. kl Ola Palmgren (S) Mikael Virdelo (M) Thomas Nordahl (M) Johanna Martin (C) Marianne Nordin (S) Camilla Holmqvist, förvaltningschef Johny Duhr, avdelningschef Åsa Johansson, avdelningschef Gunilla Friman, avdelningschef Per Gustafsson, fastighetskoordinator, kommunledningsförvaltningen Joey Hofwander, IT-samordnare Thomas Carlsson, verksamhetsutvecklare Henrik Caesar, rektor Sandsbro skola Sofie Herbertsson, lärare Sandsbro skola Tobias Engdahl, lärare Sandsbro skola 1(35)

2 Justering Justerare Plats och tid Martin Edberg (S) Skol- och barnomsorgsförvaltningen 17 december Justerade paragrafer Ajournering kl Anmärkning Underskrifter Sekreterare Thomas Carlsson, verksamhetsutvecklare Ordförande Stefan Bergström (FP) Justerare Martin Edberg (S) 2(35)

3 Bevis om anslag av protokoll skol- och barnomsorgsnämndens protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Skol- och barnomsorgsförvaltningen Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen Underskrift Thomas Carlsson 3(35)

4 Förteckning över skol- och barnomsorgsnämnden ärenden 118 Val av justerare Information Redovisning av delegationsbeslut Protokoll och handlingar för kännedom Dnr Öka tillgängligheten och användningen av sporthallar Dnr Skolplattform för pedagogiskt samarbete Dnr Lokaleffektivisering i Rottne Dnr Remiss - förslag till organisationsförändring för Växjö kommuns samverkan med handikapporganisationerna Dnr Förskola "Skärvet" Dnr Sandsbro lokaler Dnr Uppföljning internkontroll Dnr Preliminära bidragsnivåer - enskilda verksamheter Dnr Ramjustering gemensam måltidsorganisation Dnr Gallringsbeslut Övrigt Elevärenden (35)

5 118 Val av justerare s beslut utser Martin Edberg (S) till justerare av dagens protokoll. 5(35)

6 119 Information s beslut Informationen antecknas till protokollet. Bakgrund Förvaltningschefen Camilla Holmqvist informerar om resultaten från medarbetarenkäten för skol- och barnomsorgsförvaltningen (SoB) respondenter har besvarat enkäten vilket är lika med 85% av personalen. Enkäten mäter hållbart medarbetarengagemang (HME). SoB har ett HME på medelvärdet 78. Vid jämförelsen mellan SoB och Växjö kommun tas SoB:s resultat bort för att det utgör en så stor andel hela Växjö kommuns respondenter. SoB;s medelvärde ligger något högre än kommunens medelvärde. Från föregående år har resultaten för variablerna "hållbart arbetsliv" och " ledarskap" ökat medan resultatet för variabeln "motivation" har sjunkit något. För den nya utbildningsförvaltningen kommer det att utarbetas en gemensam handlingsplan utifrån resultatet från medarbetarenkäten. Avdelningschefen ekonomi, Johny Duhr, informerar om bokslut, budget och ekonomiadministrationen. Efter november månad kräver ekonomienheten in månatliga ekonomirapporter från förvaltningarna. Vidare informerar Johny Duhr om periodiseringar, ny infrastruktur inför januari 2015 samt bokslutsanvisningar, uppföljningar av resultat, resultatregleringar och extraordinära kostnadsposter. Utfallet för nämnden för januari - november 2014 var 93% av den totala budgeten. Volymtalet i novembermätningen för förskola och pedagogisk omsorg är 4870 barn. Det egna kapitalet beräknas bli ett minus på ca 20 miljoner kronor. En förskolesatsning på 20 miljoner kronor samt 1 miljon kronor på Araby har gjorts under året. Av det egna kapitalet återstår 14 miljoner kronor. I sammanhanget konstateras att gymnasienämnden har ett överskott. Fastighetskoordinator Per Gustafsson informerar nämnden om lokalerna för förskola och skola i Tävelsås, med anledning av inkommen skrivelse. En cirka 20-30% ökning av lokalyta behövs för de närmaste 4-5 åren. Tomten får anses ha begränsningar då det bland annat finns både väg och sjö omkring fastigheten. Dessutom är skoltomten smal. Att utöka verksamheterna på befintlig skoltomt är mycket begränsad. Intressenter som kan tänka sig att bygga både skola och lägenheter på andra sidan riksvägen finns. Eva Johansson (C) undrar om det är 6(35)

7 möjligt att bygga på en våning på redan befintlig byggnad och anser att detta borde undersökas vidare. Förvaltningschefen konstaterar att en konsult för närvarande har uppdraget att utreda bland annat dessa frågor. Ett annat alternativ är att samordna skolverksamheten i området runt Tävelsås. Frågan blir ett ärende på den första nämnden i januari (35)

8 120 Redovisning av delegationsbeslut Redovisning föredras enligt delegation. Handlingarna är intagna i Skol- och barnomsorgsnämndens diarium under följande nummer: 2014: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : : :620 Skolskjutsärenden, beslut är fattade i följande ärenden: 487, 618, 632, , 643, , 658, , , , , , Ärende Nr enligt del. ordning Delegat Skyldighet att anmäla, utreda A 9 Rektor/förskolechef och vidta åtgärder vid kränkande behandling. Beslut om placering i förskola/pedagogisk omsorg för barn från och med ett års ålder med hänsyn till föräldrarnas förvärvsarbete, studier samt beslut om förskola/pedagogisk omsorg 3 tim per dag eller 15 tim i veckan för barn vars Resultatenhetsansvarig föräldrar är arbetslösa eller chef (RC) föräldralediga enligt föräldraledighetslagen. B 7 Erbjudande om plats i förskola/pedagogisk omsorg inom fyra månader efter att vårdnadshavare har anmält önskemål om förskola. Erbjudande om plats vid en enhet så nära barnets egna 8(35)

9 hem som möjligt. Beslut om placering i B 8 förskola/pedagogisk omsorg om barnet har ett eget behov på grund av familjens situation samt om barnet av fysiska, Förskolechef psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola. Beslut om vårdnadsbidrag B 9 Avdelningschef planeringoch utveckling Beslut om skolskjuts. C 16 Avdelningschef ekonomi och fastighet Anmälan att skolplikten inte Rektor C 19 fullgörs Beslut om mottagande av barn i RC-chef södra området D 1 grundsärskola Uppsägning av plats i fritidshem på grund av E 4 Verksamhetschef bristande betalning Beslut om placering i fritidshem med hänsyn till föräldrars förvärvsarbete eller studier Rektor E 5 inom ramen för nämndens riktlinjer, barnets egna behov eller familjens situation i övrigt. Anställning med undantag av G 4 Respektive chef G.1 och G.3 (Tidsbegränsad anställning av personal under en sammanlagd tid av högst sex månader är verkställighet och beslutas av närmsta chef). Lönesättning av personal inom kommunals avtalsområde, pedagogisk personal, Rektor och förskolechef fritidsledare samt administrativa G 5 assistenter Ledighet med undantag av G.1 och G.3 Ledighet med bibehållen lön för enskild angelägenhet av vikt, högst 10 arbetsdagar per kalenderår för: G 7 G 11 Respektive chef 9(35)

10 1. Förvaltningschef 2. Avdelningschef och verksamhetschef 3. Underställd personal 1. Kommunchef 2. Förvaltningschef 3. Respektive chef Yttrande till kommunstyrelsens organisations- och personalutskott över ansökan om att vara kvar i anställningen efter 67 års ålder G 12 Avdelningschef personal 10(35)

11 121 Protokoll och handlingar för kännedom Protokoll kommunstyrelsens arbetsutskott Yttrande över utbildningsdepartementets remiss om Promemorian Examenspremier till vissa lärare Protokoll från skol- och barnomsorgsförvaltningens FSG Beslut kommunfullmäktige Delårsrapport för Växjö kommun till och med augusti med helårsprognos 2014 Beslut kommunfullmäktige Förändring av arbetsmiljöuppgifter inom Växjö kommun Beslut kommunfullmäktige Motion om att införa rätt till fast anställning efter 12 månaders vikariat Beslut kommunfullmäktige Avsägelse från uppdrag som ledamot i skol- och barnomsorgsnämnden - Sara Regnell (M) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott Byggnation av ny förskola/skola i Bergunda Protokoll från skol- och barnomsorgsförvaltningens FSG Skrivelse till skol- och barnomsorgsnämnden i Växjö kommun angående Tävelsås skola/förskolas lokaler 11(35)

12 122 Dnr Öka tillgängligheten och användningen av sporthallar s beslut ger förvaltningen uppdraget att tillsammans med kultur- och fritidsförvaltningen fortsätta utreda frågan om att öka tillgängligheten och användningen av Växjö kommuns sporthallar. Uppdraget ska vara slutfört senast 1 maj Bakgrund Utvecklingschefen har fått en skrivelse från kultur- och fritidsförvaltningens förvaltningschef om övertagande av kommunens sporthallar. Det primära uppdraget är att genomföra och presentera en nulägesrapport. Skrivelsen syftar i slutänden till att utreda vilka möjligheter och hinder som finns för att en förvaltning, kultur- och fritidsförvaltningen, ansvarar för samtliga sporthallar och fördelning av tider. Uppdraget avser att beskriva nuläget, det framtida önskvärda läget och vilka konsekvenser det skulle få för respektive berörd förvaltning. Förvaltningschefen lämnar vid dagens sammanträde information om pågående utredning i ärendet. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 5 september Arbetsutskottets förslag i 91/14 ger förvaltningen uppdraget att tillsammans med kultur- och fritidsförvaltningen fortsätta utreda frågan om att öka tillgängligheten och användningen av Växjö kommuns sporthallar. Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. Beslutet skickas till Kommunledningsförvaltningen 12(35)

13 123 Dnr Skolplattform för pedagogiskt samarbete s beslut godkänner Google (apps for education) som personuppgiftsbiträde och hanteringen av personuppgifter i enlighet med gällande avtal och den juridiska granskning och risk- och sårbarhetsanalys som har gjorts. Bakgrund IT-utvecklingen med lärplattor/ipads och en-till-en dator i nämndens verksamheter har medfört att det inkommit nya önskemål från skolledare och pedagoger om tillgång till tidsenliga och nya digitala verktyg. Ett av det verktyg som mest förekommit i diskussionerna är Googles kostnadsfria molntjänst Google Apps for Education (GAFE). Användningen av tjänsten motiveras bland annat av skollagen och skolformernas läroplaner som föreskriver att eleverna ska kunna använda modern teknik som ett verktyg för kunskapssökande, kommunikation, skapande och lärande. GAFE är en tjänst som efterfrågas av verksamheten och allmänt anses hålla god kvalitet och vara ändamålsenlig. Verktyget möjliggör samarbete, delning och informationsspridning mellan elever, pedagoger och övrig personal. IT-samordnare Joey Hofwander lämnar vid dagens sammanträde information i ärendet. Rektor Henrik Caesar och lärarna Sofie Herbertsson och Tobias Engdahl informerar om hur GAFE fungerar i den dagliga skolverksamheten i Sandsbro skola. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse Arbetsutskottets förslag i 92/14 godkänner Google (apps for education) som personuppgiftsbiträde och hanteringen av personuppgifter i enlighet med gällande avtal och den juridiska granskning och risk- och sårbarhetsanalys som har gjorts. Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. 13(35)

14 Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. 14(35)

15 124 Dnr Lokaleffektivisering i Rottne s beslut godkänner om- och tillbyggnad av Söraby skola för en investeringsutgift, baserad på anbud, av totalt 43,2 mkr och med en preliminär tillkommande hyra på 3,5 miljoner kronor per år. Nämnden översänder ärendet till kommunfullmäktige för godkännande. Bakgrund En analys av skol- och barnomsorgsnämndens förhyrda lokaler i Rottne visar att det förutom skolan finns fyra förskolor och en fritidsgård, där två av förskolorna är relativt små. Ingen av lokalerna är idag effektiva för verksamheten. På skolan finns bland annat paviljongbyggnader med stort underhållsbehov och dessutom med höga driftskostnader. s lokaler i Rottne behöver effektiviseras för både skola, förskola och fritidsgård. Genom att koncentrera lokalåtgärderna till Söraby skola kan större flexibilitet mellan förskola och skola skapas för att bättre kunna hantera varierande barn och elevtal. Samhällets utbyggnad är svår att helt förutse men troligen kommer ytterligare bostadsbyggnation att ske i framtiden. Med om- och tillbyggnad av Söraby skola skapas beredskap för ökat barnantal. Per Gustafsson från kommunledningsförvaltningens lokalförsörjningsgrupp lämnar vid dagens sammanträde information i ärendet. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 17 november Arbetsutskottets förslag i 97/14 godkänner om- och tillbyggnad av Söraby skola för en investeringsutgift, baserad på anbud, av totalt 43,2 miljoner kronor och med en preliminär tillkommande hyra på 3,5 miljoner kronor per år. Nämnden översänder ärendet till kommunfullmäktige för godkännande. 15(35)

16 Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige 16(35)

17 125 Dnr Remiss - förslag till organisationsförändring för Växjö kommuns samverkan med handikapporganisationerna s beslut anser att kommunen nu ska ta tillfället i akt att utveckla, utöka och förbättra diskussionen och dialogen med både handikapporganisationerna och de som lever med funktionsnedsättning i Växjö kommun. Tillgängligheten måste bli bättre både vad gäller den fysiska tillgängligheten i det offentliga rummet och tillgängligheten när det gäller delaktighet och hjälp och stöd i den kommunala servicen. Vår erfarenhet av samverkansråden är att utbytet kan bli betydligt bättre och att det måste ske en utveckling av både information och dialog. vill nå både fler funktionsnedsatta och fler grupper med funktionsnedsättning. Dagens system har givetvis sina fördelar och skol- och barnomsorgsnämnden föreslår därför att Kommunstyrelsen har kvar sitt samverkansråd med de handikapporganisationer som bereds möjlighet att vara med där. Det finns fördelar att utnyttja de upparbetade kanaler som redan finns. Kommunstyrelsen är den nämnd som har det övergripande ansvaret och det är också här de ledande politikerna finns samlade. anser dock att övriga nämnders samverkan kan bli betydligt bättre, förnyas och utvecklas ytterligare genom att bjuda in till direktmöten med särskilda teman. Till dessa möten bjuds samtliga handikapporganisationer in sant kommunens medborgare i vanlig ordning. På så vis når vi inte bara medlemmar i de större handikapporganisationerna utan även mindre och de personer med funktionsnedsättning eller anhöriga som väljer att stå utanför en medlemsorganisation. Reservationer Martin Edberg (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Bakgrund Växjö kommunstyrelse beslutade i 190/1996 att: Varje styrelse, nämnd och bolag har, liksom i andra frågor, ansvaret för handikappfrågor inom sitt verksamhetsområde och därmed ett kontinuerligt organiserat samarbete med handikapporganisationerna 17(35)

18 Beslutet resulterade i att varje nämnd samt de kommunala bolagen utformade en organisation av samverkansråd för att arbeta med tillgänglighetsfrågorna inom kommunen. I dagsläget existerar åtta samverkansråd. Varje samverkansråd har en ansvarig nämnd/nämnder och de kommunala bolagen har ett gemensamt råd. Råden består dels av politiska ledamöter utsedda av respektive nämnd/styrelse, dels ledamöter och ersättare från de lokala handikapporganisationerna. På uppdrag av kommunstyrelsens organisations- och personalutskott utfördes 2014 en organisationsöversyn av Växjö kommuns samverkan med handikappsorganisationerna i enlighet med utskottets beslut 40/2014. Syftet med organisationsöversynen var att öka tydligheten och enhetligheten för rådens arbetsprocesser. Översynen har resulterat i ett förslag till ny organisationsstruktur vilket Växjö kommunfullmäktige ska ta ställning till. Skol och barnomsorgsnämnden har fått förslaget på remiss. Organisationsförslaget innebär en förändring av antalet råd, från dagens åtta råd till fem råd samt ett utskott för bostads- och lokalfrågor som är underställt Samverkansrådet för styrning och utveckling. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 19 november Arbetsutskottet i 98/14 tillstyrker Eva Johanssons (C) yrkande över ny organisationsstruktur för kommunens samverkan med handikapporganisationerna. Yrkanden Eva Johansson (C) med instämmande av Stefan Bergström (FP) och Anna Hultstein (M): anser att kommunen nu ska ta tillfället i akt att utveckla, utöka och förbättra diskussionen och dialogen med både handikapporganisationerna och de som lever med funktionsnedsättning i Växjö kommun. Tillgängligheten måste bli bättre både vad gäller den fysiska tillgängligheten i det offentliga rummet och tillgängligheten när det gäller delaktighet och hjälp och stöd i den kommunala servicen. Vår erfarenhet av samverkansråden är att utbytet kan bli betydligt bättre och att det måste ske en utveckling av både information och dialog. vill nå både fler funktionsnedsatta och fler grupper med funktionsnedsättning. Dagens system har givetvis sina fördelar och skol- och barnomsorgsnämnden föreslår därför att Kommunstyrelsen har kvar sitt samverkansråd med de handikapporganisationer som bereds möjlighet att vara med där. Det finns fördelar att utnyttja de upparbetade kanaler som redan finns. Kommunstyrelsen är den nämnd som har det övergripande 18(35)

19 ansvaret och det är också här de ledande politikerna finns samlade. Skol- och barnomsorgsnämnden anser dock att övriga nämnders samverkan kan bli betydligt bättre, förnyas och utvecklas ytterligare genom att bjuda in till direktmöten med särskilda teman. Till dessa möten bjuds samtliga handikapporganisationer in sant kommunens medborgare i vanlig ordning. På så vis når vi inte bara medlemmar i de större handikapporganisationerna utan även mindre och de personer med funktionsnedsättning eller anhöriga som väljer att stå utanför en medlemsorganisation. Martin Edberg (S) med instämmande av Hugo Hermansson (S): tillstyrker förslaget till ny organisationsstruktur i remissen, eftersom det innebär en minskning av antalet råd och dessutom innebär att en viss styrning finns. Beslutsordning Ordförande ställer yrkandena mot varandra och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt Eva Johanssons yrkande. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen 19(35)

20 126 Dnr Förskola "Skärvet" s beslut beslutar att som inriktningsbeslut ge förvaltningen i uppdrag att planera för en förskola på fastigheten. Uppdraget innebär att undersöka möjligheten att tomten läggs ut till försäljning och ge en privat entreprenör möjlighet att starta verksamhet. Bakgrund Den nya utbildningsförvaltningen har möjlighet att i samarbete med VÖFAB skapa en ny förskoleenhet i Växjös centrala stadsdelar på ny tomt Växjö 10:2. Denna tomt är en första del av den nya stadsdelen på Bäckaslövsområdet, även i vissa sammanhang kallat Regementsstaden. Förvaltningen har i planärendet gällande området beskrivit behov av mark för såväl förskola som skola. Tomten Växjö 10:2 är på ca m2 och den planerade förskolan tar inte hela tomten i anspråk utan möjliggör byggnation av även andra kommunala nyttolokaler såsom boende och eller förråd. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 18 november Arbetsutskottets förslag i 99/14 beslutar att som inriktningsbeslut ge förvaltningen i uppdrag att planera för en förskola på fastigheten. Uppdraget innebär att undersöka möjligheten att tomten läggs ut till försäljning och ge en privat entreprenör möjlighet att starta verksamhet. Yrkanden Anna Hultstein (M): Bifall till arbetsutskottets förslag. Hugo Hermansson (S): Skol och barnomsorgsnämnden beslutar att som inriktningsbeslut ge förvaltningen i uppdrag att tillsammans med lokalförsörjningsgruppen ta fram underlag för en ny förskola med åtta avdelningar på fastigheten Växjö 10:2 samt att återkomma med ritningsförslag och kalkyl gällande projektet. 20(35)

21 Beslutsordning Ordförande ställer de båda yrkande mot varandra och finner att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt Anna Hultsteins (M) yrkande. Omröstning begärs. godkänner följande omröstningsordning: Nej-röst för bifall till Anna Hultsteins (M) yrkande. Ja-röst för bifall till Hugo Hermansson (S) yrkande. Omröstningsresultat Med 9 röster för Anna Hultsteins yrkande mot 6 röster för Hugo Hermanssons yrkande beslutar skol- och barnomsorgsnämnden enligt Anna Hultsteins yrkande Ledamöter Ersättare som tjänstgör Ja-röst Nejröst Martin Edberg (S) x Anna Hultstein(M) x Jan Aschan (M) x Katarina Rupar Gadd (M) x Andreas Lindström (M) x Pernilla Torneus (M) x Eva Johansson (C) x Andreas Sandstedt (KD) x Anna Håkansson (S) x Hugo Hermansson (S) x Margita Björkenklint (S) x Emelie Öberg (S) x Elisabeth Risedahl (V) x Jonathan Rundqvist (MP) x Stefan Bergsröm (FP) x Resultat 6 9 Avstår 21(35)

22 127 Dnr Sandsbro lokaler s beslut Förvaltningen får i uppdrag att tillsammans med kommunens lokalförsörjningsgrupp och Vidingehem genomföra anbudsförfrågan om anpassning av matsalen. Förvaltningen ska återkomma med komplett förslag och kalkyl på övriga lokaler. Bakgrund Ärendet har aktualiserats av skolledarna vid Sandsbro skola gällande behov av ytterligare klassrum och tillbyggnad av matsal. Lokalutredning har genomförts av konsultfirma anlitad av kommunens lokalförsörjningsgrupp. Konsultfirmans slutsats är att Sandsbro skola idag saknar yta i form av undervisningslokaler samt yta i matsalen. De befintliga ytorna har goda förutsättningar att fungera bra om man avlastar dem genom utökade lokaler. Utifrån dagens förutsättningar och befintliga lokaler visar beräkningar att det är tre basrum med tillhörande funktioner entré, wc, personal- och grupprum som saknas. Beroende på hur detta utförs innebär detta tillkommande ytor på mellan kvadratmeter totalt för skolan. Matsalens storlek är för liten i förhållande till antalet portioner som serveras. En utökning med cirka 80 kvadratmeter medför att man kan minska ner från fyra till tre serveringar per dag vilket medför bättre lunchtider för eleverna och bättre användning av skolbespisningens personalresurser. Fastighetskoordinator Per Gustafsson lämnar vid dagens sammanträde information i ärendet. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 16 november Arbetsutskottets förslag i 100/14 Förvaltningen får i uppdrag att tillsammans med kommunens lokalförsörjningsgrupp och Vidingehem genomföra anbudsförfrågan om anpassning av matsalen. Förvaltningen ska återkomma med komplett förslag och kalkyl på övriga lokaler. 22(35)

23 Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. 23(35)

24 128 Dnr Uppföljning internkontroll s beslut godkänner uppföljningen av intern kontroll avseende första halvåret Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunens nämnder skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnderna själva ansvarar för att ha ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt. Den interna kontrollplanen innehåller nämndspecifika och övergripande kontrollmoment. De övergripande kontrollmomenten har fastställts av kommunledningsförvaltningen enligt följande:- Riskbedömning inför ändring i verksamheten enligt arbetsmiljölagen -Beredskap vid (planerad och/eller) oplanerad frånvaro av nyckelpersoner -Ekonomiska transaktioner - Uppföljning utifrån den interna kontrollplanen har genomförts inom Centrumområdets verksamhetsområden. Resultatet av uppföljningen av den interna kontroll ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden vid två tillfällen under året. Berörda enheter förväntas att redovisa vidtagna åtgärder vid brister i samband med uppföljningen. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 16 november Arbetsutskottets förslag i 101/14 godkänner uppföljningen av intern kontroll avseende första halvåret Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. 24(35)

25 129 Dnr Preliminära bidragsnivåer - enskilda verksamheter s beslut 1. delegerar till förvaltningschefen att fastställa bidragsbeloppen (grundbeloppen) per verksamhetsform för Förvaltningschefen fattar sedan ett beslut gällande bidragsbelopp till varje fristående huvudman. 2. Nämnden delegerar till avdelningschefen för resultat och analys att besluta om eventuella tilläggsbelopp efter ansökan från fristående verksamhet gällande elever i behov av extraordinärt stöd. 3. Nämnden delegerar till chef för modersmål att besluta om eventuella tilläggsbelopp efter ansökan från fristående verksamhet gällande elever i behov av modersmål. Bakgrund Nämndens internbudget kommer att beslutas vid sammanträdet i februari månad Detta med bakgrund av kommunalvalet och att fullmäktiges budget fastställs i november månad. Skol- och barnomsorgsförvaltningen och gymnasieförvaltningen kommer att slås samman från årsskiftet och bilda en utbildningsförvaltning. Bidraget till fristående verksamheter ska grunda sig på kommunens budget för det kommande budgetåret och beslutas före kalenderårets början. Med bakgrund av detta föreslår förvaltningen att nämnden delegerar till förvaltningschefen att fastställa bidragsbeloppen. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 17 november Arbetsutskottets förslag i 102/14 1. delegerar till förvaltningschefen att fastställa bidragsbeloppen (grundbeloppen) per verksamhetsform för Förvaltningschefen fattar sedan ett beslut gällande bidragsbelopp till varje fristående huvudman. 25(35)

26 2. Nämnden delegerar till avdelningschefen för resultat och analys att besluta om eventuella tilläggsbelopp efter ansökan från fristående verksamhet gällande elever i behov av extraordinärt stöd. 3. Nämnden delegerar till chef för modersmål att besluta om eventuella tilläggsbelopp efter ansökan från fristående verksamhet gällande elever i behov av modersmål. Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. 26(35)

27 130 Dnr Ramjustering gemensam måltidsorganisation s beslut godkänner ramjustering för den gemensamma måltidsorganisationen inklusive administrativ överbyggnad. Skol- och barnomsorgsnämnden förutsätter att kostnaderna är lägre än i nuvarande organisation. Bakgrund Den 1 januari 2015 träder den nya gemensamma måltidsorganisationen i kraft enligt uppdrag i kommunens budget för Verksamheten ska organiseras inom kommunledningsförvaltningen. En arbetsgrupp för gränsdragning och vägledning har bildats med företrädare från kommunledningsförvaltningen, skol- och barnomsorgsförvaltningen och omsorgsförvaltningen. Arbetsgruppen har beslutat att en ramjustering ska genomföras inför 2015, vilket innebär att samtliga kostnader och intäkter förs över till kommunstyrelsen/måltidsorganisationen. Intäkter i form av bidrag, avgifter och försäljning tas in av den gemensamma måltidsorganisationen. Utöver detta ska ramjustering göras för den administrativa överbyggnaden. Alla former av mattransporter mellan kök ansvarar den gemensamma måltidsorganisationen för. Gustavslunds intraprenad plus 24 små kök med kombinationstjänster tillförs i sin helhet till den gemensamma måltidsorganisationen. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 16 november Arbetsutskottets förslag i 103/14 godkänner föreslagen ramjustering för den gemensamma måltidsorganisationen inklusive administrativ överbyggnad. Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag med följande justering: ordet föreslagen stryks samt följande tillägg görs: Skol- och 27(35)

28 barnomsorgsnämnden förutsätter att kostnaderna är lägre än i nuvarande organisation." Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. 28(35)

29 131 Dnr Gallringsbeslut s beslut beslutar om gallring av samtliga bild-, ljud- och filmfiler som är äldre än fem år och som lagras på de personliga hemkatalogerna och de gemensamma dokumentmapparna inom skol- och barnomsorgsförvaltningen. Bakgrund Inom skol- och barnomsorgsförvaltningen finns en stor mängd digitala bild-, ljudoch musikfiler. I dagsläget lagras i hemkatalogerna för personal på förskola och grundskola: - Bilder - cirka 2 miljoner bildfiler (de äldsta bilderna är från 2001) - Filmer - cirka filmfiler - Ljud - cirka ljudfiler - Totalt lagras drygt 6,5TB (6500GB). (Som jämförelse är den totala lagringen för samtliga elever på 170GB.) Den stora mängd filer och dokument som sparas på kommunens servrar, främst bildljud- och filmfiler, gör nu att backupen/säkerhetskopieringen inte hinner göras klart innan nästa säkerhetskopiering ska göras. Tidigare under året har en uppmaning gått ut till personal inom skol- och barnomsorgsförvaltningen om att rensa och gallra de bild-, ljud- och filmfiler de lagrar. Denna uppmaning hade dock liten effekt, varför en automatisk radering av samtliga bild-, ljud- och filmfiler som är äldre än fem år nu planeras. Som gallring räknas enligt RA-FS 2009:1 att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför - förlust av betydelsebärande data, - förlust av möjliga sammanställningar, - förlust av sökmöjligheter, eller - förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. En del av de bild-, ljud- och filmfiler som lagras i de personliga hemkatalogerna är av privat karaktär eller är av annan anledning inte att se som allmän handling. Dessa 29(35)

30 handlingar kan rensas. En automatisk radering av samtliga digitala bild-, ljud- och filmfiler som är äldre än fem år innebär dock att även bilder och filmer som är allmän handling förstörs. Enligt gällande dokumenthanteringsplan för skol- och barnomsorgsnämnden ska dock fotografier och filmer som dokumenterar verksamheten bevaras på papper respektive VHS eller DVD. De bilder och filmer som ska bevaras bör därför redan ha överförts till andra medier. Dessutom har personalen möjlighet att spara filer som man anser sig behöva ha kvar på annan plats än de hemkataloger och dokumentmappar där bild-, ljud- och mediefiler ska raderas. Därmed kan de digitala filerna gallras. Beslutsunderlag Förvaltningen i skrivelse från den 29 oktober Arbetsutskottets förslag i 104/14 föreslås besluta om gallring av samtliga bild-, ljudoch filmfiler som är äldre än fem år och som lagras på de personliga hemkatalogerna och de gemensamma dokumentmapparna inom skol- och barnomsorgsförvaltningen. Yrkanden Ordförande Stefan Bergström (FP): Bifall till arbetsutskottets förslag. Beslutsordning Ordförande frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att skol- och barnomsorgsnämnden beslutar enligt yrkandet. 30(35)

31 132 Övrigt Avgående ordföranden Stefan Bergström (FP) tackar nämndens politiker och förvaltningens tjänstemän för ett mycket gott samarbete under sin tid som nämndens ordförande och tar tillfället i akt att ge några goda råd på vägen till de ledamöter som fortsätter i nämnden. 31(35)

32 133 Elevärenden Anmälan om kränkande behandling enligt skollagen 6 kap 10 samt diskrimineringslagen 2 kap 7. Dnr Ärendet anmäldes och utreds vidare av skolledare vid enhet 2013:811 Braås skola/ :55 Hovshagaskolan/ :56 Ör skola/ :57 Dädesjö skola/ :125 Braås skola/ :480 Lillestadskolan/ :551 Gemla skola/ :582 Centrumskolan/ :583 Centrumskolan/ :584 Centrumskolan/ :585 Centrumskolan/ :586 Centrumskolan/ :587 Centrumskolan/ Ärendet rapporteras till nämnden den Ärendet anses utrett och avslutas :588 Centrumskolan/ (35)

33 :589 Centrumskolan/ :590 Centrumskolan/ :591 Centrumskolan/ :592 Centrumskolan/ :593 Centrumskolan/ :594 Öjaby skola/ :622 Teleborg Centrum/ :623 Fagrabäckskolan/ :624 Gemla skola/ Nya ärenden 2014:627 Bergundaskolan/ :628 Pilbäckskolan/ :630 Pilbäckskolan/ :631 Nöbbele skola/ :640 Centrumskolan / :641 Centrumskolan / Centrumskolan / :644 Centrumskolan / :645 Centrumskolan / :646 Centrumskolan / :647 Centrumskolan / (35)

34 2014:656 Teleborg C/ :657 Teleborg C/ :662 Bergundaskolan/ :663 Bergundskolan/ :671 Lammhult skola/ :678 Pilbäckskolan/ :691 Söraby skola/ :692 Centrumskolan/ :693 Centrumskolan/ :694 Centrumskolan/ :696 Växjö Resursskola/ :697 Gemla skola/ :699 Bergundaskolan/ :701 Bergundaskolan/ :702 Bergundaskolan/ :703 Bergundaskolan/ :705 Lammhult/ skola 2014:710 Pilbäckskolan/ :711 Norregårdskolan/ :712 Pilbäckskolan/ :716 Lammhult skola/ (35)

35 2014:717 Norregårdskolan/ :719 Bergundaskolan/ :720 Bergundaskolan/ :721 Bergundaskolan/ Rapportering av frånvaro: Fyra elever från Karl-Oskarskolan. Nio elever från Braås skola. En elev Norregårdskolan. En elev Växjö Internationella Grundskola Avstängning en elev Norregårdskolan. 35(35)