4 Bihang 2016 Nr 185. Policy för Malmö stads internationella arbete. 1. Inledning

Transkript

1 4 Bihang 2016 Nr 185 Malmö stad Policy för Malmö stads internationella arbete 1. Inledning 1.1 Syfte Syftet med Policy för Malmö stads internationella arbete är att utgöra en gemensam plattform för det internationella arbetet där kommunen uttrycker sina prioriteringar och inriktning med arbetet. Genom att fastställa målsättningen för det internationella arbetet samt definiera inriktningen och ansvarsfördelningen ökar förutsättningarna för att bedriva ett effektivt och framgångsrikt internationellt arbete som motsvarar Malmös behov. Policyn klargör hur det politiska ansvaret för arbetet är fördelat mellan kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder och hur ansvaret på tjänstemannanivå är fördelat mellan stadskontoret och övriga förvaltningar. I en alltmer globaliserad värld är det av yttersta vikt att Malmö stad har möjlighet att följa, påverka och ta del av händelser och processer som direkt eller indirekt påverkar Malmö. 1.2 Mål Det yttersta målet med Malmö stads internationella arbete är att bidra till att uppfylla de kommunövergripande målen (se Malmö stads budget för aktuellt verksamhetsår) genom 3 prioriterade inriktningar. 1.3 Tidigare styrdokument ersätts Policy för Malmö stads internationella arbete är ett kommunövergripande styrdokument som antas av kommunfullmäktige. Policyn ersätter Plan för Malmö stads internationella arbete, antagen av kommunfullmäktige 30 mars 2006, och Strategi för Malmö stads internationella arbete, antagen av kommunstyrelsen 7 juni Berörda Policyn är kommunövergripande och gäller för alla verksamheter i Malmö stad. Den ska utgöra grunden för det internationella arbetet i nämnder, förvaltningar och styrelser samt för enskilda förtroendevalda som utses att representera Malmö stad i internationella sammanhang. 2. Internationellt arbete i Malmö stad 2.1 Inriktningen för det internationella arbetet i Malmö stad

2 Bihang 2016 Nr Malmö stads internationella arbete är ett verktyg för verksamhetsutveckling, strategisk påverkan och profilering. Syftet är att utveckla hur olika omvärldsarenor ska användas för att uppnå största möjliga genomslag för stadens behov utifrån kommunens prioriterade sakfrågor och intressen. Fokus är på främst EU samt Kina. Andra områden och länder globalt är också av intresse och utvärderas vid behov. Den internationella arenan avser storstadsamarbete inom Sverige med internationell karaktär, hela EU samt övriga världen. 2.2 Verksamhetsutveckling Det internationella arbetet är ett instrument för verksamhetsutveckling. Malmö stad ska aktivt ta del i internationellt samarbete som bidrar till att utveckla verksamheten och uppdrag. Internationellt erfarenhetsutbyte, teknik- och kunskapsöverföring och aktuell kunskap om europeisk lagstiftning krävs för verksamhetsutvecklingen och bidrar till att skapa högre kvalitet i beslutsunderlag och beslutsfattande. Det bidrar också till att skapa högre kompetens hos kommunens anställda. För att maximera nyttan i verksamheten är kunskapsöverföringen inom organisationen betydelsefull. Samarbete i transnationella projekt är en viktig del av verksamhetsutvecklingen. Projektsamarbete med andra städer och regioner syftar till att inom pilotverksamheten pröva ny teknik eller nya modeller; stimulera kunskapsöverföring eller på annat sätt bidra till verksamhetsutvecklingen. Dessutom bidrar det till ökade resurser, genom ett professionellt utnyttjande av EU:s fonder (samt andra externa medel) och program samt är kompetenshöjande och skapar en fördel i konkurrensen om kvalificerad arbetskraft. 2.3 Strategisk påverkan Malmö är i hög grad beroende av utvecklingen i omvärlden. Lagstiftning framförallt från EU, influenser och händelser i omvärlden påverkar direkt eller indirekt Malmös utveckling och tillväxt. Det är därför av stor vikt att tidigt ha en god bevakning av de internationella processer och nationella tillämpningar som kan komma att påverka kommunen. Malmö stad ska därför ha ett proaktivt förhållningssätt till utvecklingen i EU och de möjligheter som den europeiska integrationsprocessen ger kommunen. För att nå framgång i arbetet med strategisk påverkan behöver Malmö stad liera sig i nätverk med regionala, nationella och internationella städer och andra aktörer med samma intressen (se Annex). Ett aktivt deltagande i sådana nätverk innebär exempelvis samverkan i framtagandet av strategiska dokument och positionspapper och samarrangemang av möten med EU:s institutioner. Malmö stad ska vara med och bevaka framtagandet av program i kommande strukturfondsperioder. Malmös roll som internationell aktör och storstad stärks genom att staden finns representerad på olika internationella arenor där möjlighet finns att påverka frågor av centralt värde för staden. 2.4 Profilering Malmö stad ska genom sitt internationella arbete synliggöra Malmös alla styrkeområden. Det internationella arbetet ska bidra till att profilera Malmö som en attraktiv stad att bo och verka i. Det är viktigt att synliggöra Malmö på den politiska arenan på olika nivåer inte minst inom EU samt globalt. Tillväxt i Malmö och i Malmöregionens näringsliv är en förutsättning för stadens utveckling. Internationellt arbete syftar i detta sammanhang till att skapa kontakter, attrahera investeringar, öka kunskapsspridning samt öppna dörrar för näringslivet. Den internationella konkurrenssituationen vid nyetableringar kräver en omfattande omvärldsbevakning och benchmarking för att möjliggöra att näringslivet och organisationer väljer Malmö för sina lokaliseringar. Det är därför viktigt att marknadsföra Malmö för 2 (6)

3 6 Bihang 2016 Nr 185 utländska investerare, exempelvis genom exponering på mässor (se Annex). Marknadsföring av Malmö som destination för internationell turism är av väsentlig betydelse och skapar underlag för utveckling av besöksnäringen och genererar arbetstillfällen. Genom studiebesök och s.k. tekniska besök från andra städer, regioner och universitet och företag kan Malmös kompetensområden visas upp. Malmö stad ska även fortsätta visa sina framsteg inom det sociala och miljömässiga området där stor internationell framgång redan uppnåtts. 3. Organisation och ansvar Kommunfullmäktige fattar beslut om Policy för Malmö stads internationella arbete. Kommunstyrelsen ansvarar för den löpande politiska behandlingen och uppföljningen av det kommunövergripande internationella arbetet. Kommunstyrelsens arbetsutskott för internationella frågor behandlar löpande Malmö stads prioriteringar samt utgör forum för återrapportering av Malmö stads arbete och engagemang. Politisk representativitet krävs i flertalet av de nätverk som Malmö stad är medlem i (se Annex) och beslut om vem som representerar Malmö stad kan fattas i kommunstyrelsens arbetsutskott för internationella frågor och vid behov lyftas till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott för internationella frågor samlas 2-3 ggr/termin för att avhandla och besluta i frågor av internationell karaktär. Det kommuncentrala arbetet kan ha beröringspunkter med projekt som bedrivs i nämnderna och förvaltningarna, men de ärenden som lyfts från enskilda nämnder till kommunstyrelsen bereds inte av den politiska styrgruppen. Kopplat till kommunstyrelsens arbetsutskott för internationella frågor finns tjänstemannaberedning i styrgruppen för Omvärld och Stadsutveckling. För enskilda EU-projekt gäller särskild hantering, projekt som har större budget än SEK ska lyftas under utvecklingsfasen som informationspunkter till kommunstyrelsen. Stadskontoret ansvarar för den kommunövergripande ledningen och samordningen av Malmö stads internationella arbete. Malmö stads kontor i Bryssel är en integrerad del av stadskontorets internationella uppdrag och innefattas därmed av det uppdrag som åligger stadskontoret. Stadskontoret bereder ärenden till KS AU för internationella frågor och ser till att besluten genomförs. Stadskontoret tillhandahåller strategiskt stöd i EU- /internationella frågor till förtroendevalda och tjänstemän i kommunen. Stadskontoret har samordningsansvar för Malmö stads medlemskap i flera organisationer och nätverk. (se annex). Ansvaret innebär deltagande, sammankallande för samordningsmöten med kommunens tjänstemän som är aktiva i organisationerna samt stöd till förtroendevalda och tjänstemän. Stadskontoret ska kontinuerligt analysera hur aktuella medlemskap i internationella organisationer och nätverk kan användas på bästa sätt. I analysen ska kvaliteten på erfarenhetsutbytet, möjligheten till påverkan och Malmö stads egen medverkansnivå och nyttjande av information beaktas. I stadskontorets ansvarsområde ingår vidare uppgiften att ansvara för Malmö stads EUnätverk som är ett forum för erfarenhetsutbyte, kunskapsutveckling och -överföring samt informationsförmedling. Stadskontoret ger stöd till projektutveckling och ansökningar till 3 (6)

4 Bihang 2016 Nr transnationella projekt. Stödet innebär hjälp att ta fram underlag för ansökningar, utföra partnersökningar, genomläsning och kontroll av ansökan innan denna lämnas in samt rådgivning till pågående projekt. För koordinering och rådgivning vid EU-projekt finns stadskontorets help-desk tillgänglig för samtliga förvaltningar. Respektive nämnd och förvaltning ansvarar för internationella frågor inom sitt verksamhetsområde. Internationellt arbete ska integreras med respektive förvaltnings budget- och verksamhetsplan och i sina respektive verksamhetsplaner ska förvaltningarna redogöra för de internationella prioriteringar som ska genomföras under året. Ansvaret för hantering av EU- och internationella projekt ligger hos den förvaltning som äger projektet. (se också ovan informationsansvaret till kommunstyrelsen för större projekt). Ansvaret avser den totala projekthanteringen inklusive förankring, bedömning av ändamålsenligheten, budget, projektorganisation, genomförande, redovisning och uppföljning. Varje förvaltning i Malmö stad har utsett en kontaktperson för EU-frågor, vilka tillsammans utgör Malmö stads EU-nätverk. Uppgiften som förvaltningsrepresentant i nätverket innebär ett ansvar för att sprida information om EU- och internationella frågor i sin förvaltning, att vara behjälplig i förvaltningens internationella arbete samt att uppmärksamma och tillvarata de möjligheter som internationellt samarbete ger förvaltningen. Rollfördelningen mellan respektive förvaltningsrepresentant i nätverket och förvaltningen definieras närmare inom respektive förvaltning. Varje förvaltning har ansvar inom sitt verksamhetsområde att hålla sig ajour om utvecklingstendenser och möjligheter i det internationella perspektivet. Nämnder och förvaltningar bör aktivt delta i samarbetet inom de nätverk och organisationer som Malmö stad är medlem i och härigenom bidra till att påverka utvecklingen i sådan riktning att Malmö gynnas. Respektive nämnd och förvaltning bör utifrån sin verksamhet analysera möjligheter till deltagande vid internationella evenemang och mässor av betydelse för Malmös utveckling. 4. Uppföljning Varje förvaltning ansvarar för sin redovisning av det internationella arbetet. Vidare rapporterar varje förvaltning via Komin till Stadskontoret. Stadskontoret gör årligen en sammanställning av det tillhandahållna underlaget från respektive förvaltning avseende dels verksamheten (prioriteringar, personella resurser, kompetensutveckling, uppnådda resultat, implementering och spridning), dels projekt- och aktivitetsredovisning. Stadskontorets verksamhetsberättelse redovisar också det egna uppdraget och presenterar detta tillsammans med övrigt material i den årliga verksamhetsberättelsen för godkännande i kommunstyrelsen. 5. Ansvariga Har du några frågor om Policy för Malmö stads internationella arbete? Kontakta stadskontorets avdelning för samhällsplanering. 4 (6)

5 8 Bihang 2016 Nr 185 Annex Medlemskap i organisationer och nätverk ECAD; European Cities against Drugs ECCAR; Europeiska städer mot rasism European Cities Against Drugs (1994) Eurocities (1997) UBC; Union of the Baltic Cities (1997) ICLEI; International Council for Local Environnemental Initiatives (1998) Baltic Metropoles (2002) Energie-Cités (2002) Healthy Cities (2003) BDF; Baltic Development Forum (2004) Cities for Children (2010) IBSG; Informal Baltic Sea Group SCTS; Sustainable Cities and Towns Campaign är en stor europeisk kampanj för hållbar utveckling som arbetar för att främja samarbete och erfarenhetsutbyte mellan städer och regioner I Europa UITP; International Union of Public Transport Smart cities and communities Covenant of Mayors Partnerstäder Vasa (1940) Tangshan (1987) Port Adelaide (1988) Tallinn (1989) Florens (1989) Stralsund (1991) Varna (1993) Szczecin (1994) Lübeck Kiel Kaliningrad Provincia di Chieti (2001) Newcastle (2003) Fadderortsavtal Vänortsavtal Vänortsavtal om att främja utbyte inom ekonomi, kultur, sport, utbildning, turism och samhällsservice. Vänortsavtal om att främja utbyte inom ekonomi, kultur, sport, utbildning, turism och samhällsservice. Överenskommelse om att utveckla relationer inom kultur och näringsliv. Utgånget avtal men kontakter upprätthålls. Vänortsavtal om utbyte inom utbildning, kultur, ungdomsfrågor, turism, miljö och näringsliv. Utgånget avtal men kontakter upprätthålls. Inget avtal, men kontinuerliga kontakter upprätthålls. Inget avtal, men kontinuerliga kontakter upprätthålls. Samarbetsavtal Samarbetsavtal inom miljöområdet. Samarbetsavtal med fokus på kultur och lärande, social hållbarhet, miljö och hållbarhet, innovation och tillväxt samt internationellt samarbete. Tidsbegränsat till den 31 december (6)

6 Bihang 2016 Nr Profileringsarenor, deltagande vid årliga evenemang Medverkan vid samtliga nätverks årsmöten eller års kongresser. Employment Week, Bryssel Energy Week, Bryssel Green Week, Bryssel Marché International des Professionnels d Immobilier (MIPIM), Cannes Open Days, Bryssel 6 (6)

7 Malmö, Tryckeri AB C A Andersson & Co

8

9