Granskning av ekonomiavdelningens servicestöd till rektorsområdena

Transkript

1 Granskning av ekonomiavdelningens servicestöd till rektorsområdena Sydskånska Gymnasieförbundet Räkenskapsår 2010 Datum 14 september 2010 Från Ola Larsmon Bakgrund I enlighet med Sydskånska Gymnasieförbundets ( förbundets ) reglemente skall direktionen samordna planeringen av förbundets ekonomi och verksamheter ( ). För att fullfölja det ovan angivna uppdraget, samt övriga åtaganden i enlighet med reglementet, krävs att direktionen ges den insyn i förvaltning och ekonomi som krävs. Ekonomiavdelningen spelar här en viktig roll vad gäller rapportering av ekonomisk information från verksamheterna till direktionen. Förbundets rektorsområden, för närvarande åtta till antalet, saknar egna ekonomifunktioner. Sett från verksamheternas perspektiv är ekonomiavdelningen därför en viktig servicefunktion och en nödvändig länk i den ekonomiska rapporteringen till direktionen. Som framgår av ovan är det av stor vikt att ekonomiavdelningens servicestöd till rektorsområdena fungerar ändamålsenligt och med hög effektivitet. Ernst & Young har fått i uppdrag av förbundets revisorer att granska huruvida detta stöd från staben till verksamheterna är tillfredsställande. Syfte och metod Granskningens syfte är att bedöma om ekonomiavdelningens servicestöd till rektorsområdena är tillfredsställande. Granskningens syfte förutsätter initialt en förståelse för ekonomifunktionens uppdrag, tjänster och organisation. Utifrån denna bild kan en utvärdering ske vad gäller behov och ändamålsenlighet sett från rektorsområdenas perspektiv. Granskningen bygger på intervjuer med företrädare för förbundsledningen, och då främst ekonomichef, samt ett flertal av förbundets rektorer. Frågorna till rektorerna har varit samstämmiga och även lämnat utrymme för kompletterande information. Den information som erhållits från ekonomiavdelningen och de intervjuade rektorerna utgör granskningens rådata. Granskningen avrapporteras i kortfattat PM-format. Medlem i Ernst & Young Global Limited

2 Avgränsningar Granskningen är avgränsad till direktionen, förbundsledningen och förbundets rektorer och avser enbart den del av stabens servicestöd som identifierats som ekonomistöd från ekonomiavdelningen. Granskningen förlitar sig till största del på intervjuer. Granskningen har utförts i perioden juni till augusti 2010 och skildrar förehållanden som då förelåg. A. Ekonomiavdelningens uppdrag Ekonomiavdelningens roll som en länk mellan verksamheterna och direktionen har övergripande förklarats i den inledande delen av detta PM. Någon tydlig uppdragsdefinition finns inte framtagen utan funktionen är istället ett resultat av den interna praxis som utvecklas och de behov som bedöms finnas hos rektorsområdena. Dessa behov förväntas fångas upp genom den löpande kommunikationen mellan rektorsområdena och ekonomiavdelningen. Utifrån samtal med ekonomichef och respektive rektor presenteras nedan de tjänster som identifierats som de viktigaste i ekonomiavdelningens uppdrag. Budgetprocess att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig detaljbudgetprocess och tillgodose att budgeten fungerar som styrinstrument. Detta bland annat genom att skapa enhetlig hantering inom förbundet, tillhandahålla korrekt beräknade ramar och en ändamålsenlig kommunikation och tidsplan. Stöd i den löpande bokföringen att tillse att korrekt och enhetlig löpande redovisning sker inom förbundet, bland annat genom att tillhandahålla instruktioner, konsultation och lämpliga kommunikationskanaler. Budgetuppföljning att fånga upp och bedöma budgetavvikelser, bland annat genom att begära in verbala förklaringar och prognoser, och genom att tillhandahålla rapporter över ekonomisk utveckling t.ex. via QlikView 1. Budgetuppfyllelse är verksamheternas viktigaste finansiella mål och budgeten är därigenom det viktigaste styrinstrumentet i förbundets ekonomistyrning. Bokslutsprocess att sammanställa samtliga rektorsområdens rapportering till en enhet för vidare rapportering på månadsbasis, tertialbasis eller årsbasis. Detta genom att tillhandahålla instruktioner, kompetens, tidsplan och kommunikationskanaler för att skapa förutsättningar för en korrekt och enhetlig redovisning inom förbundet. 1 QlikView är ett eftersystem för sammanställning av data som hämtas ur ekonomisystemet Raindance.

3 Uppföljning av bemanningsfrågor att föra central översikt av bemanningssituationen och personalbudgeten. Detta område kräver mycket kommunikation med rektorsområdena i form av en löpande dialog, i synnerhet då förbundet som nu befinner sig i en bemanningsmässig nerskärningsperiod. Diverse administration att tillhandahålla det administrativa stöd som krävs för att övriga tjänster skall fungera effektivt samt diverse kringtjänster. I denna kategori ingår bland annat scanning och distribution av inkommande fakturor, avtalsbevakning, försäkringstecknande och sammanställning av internkontrollarbete. I denna punkt får även framtagandet av priser för debitering av andra kommuner anses ingå. Någon interndebitering sker inte för ekonomiavdelningens tjänster, och det har därför inte heller bedömts nödvändigt att mäta hur mycket stöd respektive rektorsområde tar i anspråk. Dock är det så att rektorsområdena har olika behov och använder ekonomiavdelningens tjänster i olika stor utsträckning vilket ställer särskilda krav på ekonomiavdelningens arbete. Utanför ekonomiavdelningens uppdrag faller bland annat lönehantering, kravverksamhet, skapande av detaljbudgets och löpande bokföring av rektorsområdenas affärshändelser. Dessa områden hanteras istället av Ystads Kommun eller av rektorsområdena själva. B. Synpunkter från rektorsområdena Utifrån de samtal som hållits med respektive rektor framförs nedan en sammanfattning av de i sammanhanget mest väsentliga synpunkterna. Trots att någon formell uppdragsdefinition inte finns framtagen så upplever rektorerna att uppdraget är tillräckligt tydligt. Intervjuerna har påvisat att det finns en samstämmighet mellan den bild ekonomiavdelningen har av uppdraget och den bild rektorsområdena har. Rektorsområdenas behov skiljer sig delvis åt, vilket också är naturligt med tanke på att det finns skillnader i den utbildningsverksamhet som bedrivs. En god dialog med ekonomiavdelningen tycks dock vara gällande och anses av de inblandade vara en mycket viktig grundpelare för ett tillräckligt och behovsbaserat stöd från ekonomiavdelningen. Rektorsområdena är medvetna om vikten av en fungerande och ändamålsenlig ekonomistyrning och samtliga ser budgeten som det enskilt viktigaste styrinstrumentet. Tydligheten och den rent tekniska kvaliteten i budgeteringen, såsom periodisering, anses av rektorsområdena vara tillfredsställande, men flera poängterar vikten av att rektorerna ges delaktighet i hela processen. Inte minst anses sådan delaktighet vara viktig av det skäl att det finns olikheter i de olika rektorsområdenas utbildningsverksamhet, vilket måste beaktas.

4 Den ekonomiska utvecklingen följs löpande ute på rektorsområdena och involverar i regel rektor, rektorsassistent och olika arbetslag. På vilket sett uppföljning och kostnadskontroll sker skiljer sig åt något. Det har därtill framkommit att flera rektorer använder eftersystemet QlikView i mycket liten utsträckning eller inte alls, och även om användandet är något högre på rektorsassistentnivå så finns vissa oklarheter i hur det skall användas och vilka fördelarna är. Istället hämtas data direkt ur ekonomisystemet Raindance i den löpande uppföljningen. Rektorsområdena hyser stor tillit till den service och kvalitet som ekonomiavdelningen tillhandahåller. Det anses inte föreligga något ytterligare behov av kvalitetssäkring av information som hämtas in eller ges ut i kommunikationen mellan ekonomiavdelningen och rektorsområdena. Dock har det inte gått rektorsområdena obemärkt förbi att arbetsbelastningen på ekonomiavdelningen periodvis varit hög, men det upplevs inte ha förorsakat väsentligen längre ledtider eller lägre kvalitet i stödet. På rektorsområdesnivå anses arbetsbelastningen vad gäller ekonomirelaterade uppgifter vara hanterbar. Ekonomiavdelningens stöd i form av instruktioner, handböcker och utbildning har på vissa områden varit något begränsat och då främst gentemot rektorsassistenterna. Av intervjuerna har det framkommit att rektorsområdena ser mycket positivt på att utbildning för rektorsassistenterna är inplanerad hösten 2010, och att det också anses bra att kommunikationen mellan rektorsassistenterna har ökat den senaste tiden vad gäller enhetlig hantering och tillvägagångssätt. På många områden anses det centralt att kommunikationen med ekonomiavdelningen fungerar väl, vilket också upplevs vara fallet. Rektorerna anser det viktigt att ekonomichefen även framöver är med då ekonomifrågor diskuteras på de löpande rektorsmöten eller ledningsgruppsmöten som hålls. C. Slutsatser och kommentarer Intervjuerna med rektorerna har påvisat att ekonomiavdelningen och rektorsområdena har samma bild av vilka tjänster som ingår i ekonomiavdelningens uppdrag och att tydligheten är tillräcklig trots att det saknas en dokumenterad uppdragsdefinition. Bedömningen är dock att det vore positivt för tydligheten om ekonomiavdelningen hade nedtecknade mål för sin verksamhet, på motsvarande vis som policies i regel tas fram för till exempel personal- eller IT-avdelningars verksamheter. Avsaknaden av sådan dokumentation följer lite med förbundets begränsade storlek, men är ändå att anse som viktigt då det kan leda till ökad effektivitet, ökad tydlighet i kommunikationen och en förutsättning i det fall externa konsulter vid något tillfälle behöver hyras in. Som framgår av rektorsintervjuerna anses den löpande kommunikationen var mycket viktig. Denna kommunikation upplevs i nuläget fungera väl och det finns inget som tyder på att ekonomiavdelningen skulle behöva arbeta i ökad utsträckning med att identifiera behov eller försäkra sig om att rektorsområdena får tillräckligt stöd. I sammanhanget fyller de regelbundna rektorsmötena och ledningsgruppsmötena en

5 mycket viktig funktion och för att även fortsättningsvis kunna vidbehålla en löpande dialog är det av stor vikt att ekonomichefen är med på dessa. Budgetprocessen är onekligen det viktigaste styrinstrumentet inom förbundets ekonomistyrning. Av rektorsintervjuerna framgår att rektorerna ser det som mycket viktigt med delaktighet i processen i form en löpande dialog och som bollplank - inte enbart på personalområdet utan i all verksamhetsbudgetering. Sett från ekonomiavdelningens perspektiv borde det därför vara viktigt att löpande utvärdera budgetprocessen och fastställa huruvida man arbetar på rätt vis och engagerar rektorerna i tillräcklig utsträckning. En sådan utvärdering sker lämpligen i samråd med rektorerna och ses som ett led i att öka kopplingen mellan ekonomistyrningen och verksamheten. Det faktum att rektorerna och rektorsassistenterna i varierande, och i somliga fall i obefintlig, utsträckning använder eftersystemet QlikView bör vara föremål för utvärdering av ekonomiavdelningen. Att vissa rektorer och rektorsassistenter hellre använder Raindance beror främst på gammal vana men också på högre tillit till ekonomisystemet än till eftersystemet. Tanken med QlikView torde vara att erbjuda ett effektivt och enhetligt stöd för rektorerna vad gäller ekonomisk rapportering och analys, och det är då viktigt att klargöra hur det skall användas, vilka fördelar systemet har samt att systemet, vid behov, kan anpassas för att bättre matcha rektorsområdenas behov. Förbundet visade för räkenskapsåret 2009 ett negativt resultat, vilket realiserar frågan huruvida ekonomistyrningen utgör ett tillräckligt stöd för budgetföljsamhet i verksamheterna. Dock är det så att det inte varit rektorsområdena som utgjort problem i budgetföljsamheten avvikelserna uppvisas i de interkommunala ersättningarna det vill säga på förbundsnivå. I nuläget sker uppföljning av den ekonomiska utvecklingen och kostnadskontroll på olika vis ute på rektorsområdena, t.ex. i vilken utsträckning och på vilket sätt olika arbetslag involveras. Sådana skillnader är naturliga med tanke på att verksamheterna skiljer sig åt. Gemensamt är däremot att en balans mellan ekonomisk kontroll och de politiskt uppsatta målen måste upprätthållas och på en övergripande nivå kan arbetet troligtvis utvecklas för att uppnå högre enhetlighet mellan rektorsområdena. Idag finns olika informella kanaler, t.ex. rektorsmöten och löpande kommunikation, som möjliggör kunskaps- och erfarenhetsutbyte, men central processdokumentation eller motsvarande över rektorsområdenas arbetsrutiner saknas. För att inte i allt för hög utsträckning minska rektorsområdenas självinflytande eller ställa för höga kunskapskrav i ekonomi på rektorerna, behöver en eventuell sådan dokumentation läggas på en relativt generell nivå och förslagsvis utarbetas av ekonomiavdelningen i samråd med rektorerna.

6 Ekonomiavdelningen tycks ha ambitionen att framöver öka stödet i form av instruktioner, handböcker och utbildning riktat främst mot rektorsassistenter, till exempel vad gäller anpassning av kodplaner för grundbokföringen. Detta är viktigt för att stärka enhetligheten i hantering och tillvägagångssätt ute på rektorsområdena och bör ses som en naturlig del i ekonomiavdelningens fortsatta arbete och som en viktig del i ekonomiavdelningens kvalitetssäkring. I ett sådant arbete är det givetvis av vikt att olikheterna mellan rektorsområdenas verksamhet beaktas, och i vissa fall kan det vara aktuellt att arbetet omfattar både rektorers och rektorsassistenters arbetsuppgifter. Rektorsintervjuerna tyder på att en sådan utveckling ses som positiv. Sett ur ett bemanningsmässigt perspektiv är sårbarheten i det ekonomiska arbetet störst på ekonomiavdelningen, där arbetsbelastningen tidvis är mycket hög. Det vore givetvis en utveckling i positiv riktning om denna sårbarhet framöver minskades, vilket bland annat skulle öppna upp för högre grad av kvalitetssäkring i ekonomiavdelningens servicestöd och ökade möjligheter till backup. Malmö den 14 september 2010 Ola Larsmon Godkänd revisor Ernst & Young AB

7 Källförteckning Intervjuade tjänstemän Pia Blixt-Grahn Anne-Mai Olsson Kerstin Persson Kristina Petersson Ronny Pålsson Per Wickström Thomas Winqvist Rektor, rektorsområde 7 (Österportsgymnasiet) Ekonomichef Rektor, rektorsområde 1 (Österportsgymnasiet) Rektor, rektorsområde 6 (Nils Holgerssongymnasiet, Malenagymnasiet, Tomelilla Hantverksgymnasium) Rektor, rektorsområde 5 (Parkgymnasiet) Rektor, rektorsområde 3 (Österportsgymnasiet) Rektor, rektorsområde 2 (Österportsgymnasiet) I några fall har även rektorsassistenter varit med vid intervjutillfället. Intern dokumentation Anvisningar för delårsrapport t.o.m. andra tertialet 2009, daterad Förbundsordning för Sydskånska Gymnasieförbundet, antagen Reglemente för Sydskånska Gymnasieförbundet, daterad