Sammanträde med Utbildningsnämnden

Transkript

1 Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 13 maj 2014, kl Plats: Kungsgatan 9, nämndsammanträdesrummet Sunnerö. Förmöten kl : Alliansen samlas i förvaltningens sammanträdesrum och oppositionen i Sunnerö-lokalen Information A/ Anna Gullberg, verksamhetschef Vuxnas lärande kl Information och överläggningar A/ Förvaltningschef B/ GR C/ Ledamöter Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Verksamhetsberättelse Vuxnas lärande 2. Våruppföljning Reviderade riktlinjer för programråd 4. Programutbud 2015/ Dokumenthanteringsplan Alströmergymnasiet Delegationsbeslut Meddelanden 2014 Birgitta de Verdier (FP) Ordförande Pär Hellsten Sekreterare Tel: E-post: par.hellsten@alingsas.se Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Rådhuset, Stora torget Telefon: Fax: E-post: kommunstyrelsen@alingsas.se Webbplats:

2 Ärende 1 Verksamhetsberättelse Vuxnas lärande

3

4 Verksamhetsberättelse 2013 Vuxnas lärande

5 Innehåll Vuxnas lärande... 1 Plan för Resultat och statistik av genomförd verksamhet 4 Analys och bedömning... 6 Plan för

6 Vuxnas lärande Vuxenutbildningen erbjuder grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, SFI (svenska för invandrare) och Särvux. Lernia är extern anordnare av gymnasiala teoretiska kurser och ansvarar även för betygssättning. Vidare sker ett utvecklingsarbete för att individualisera SFI-undervisningen och bland annat erbjuda kvälls-sfi för den studerande som t.ex. arbetar eller är föräldralediga och på sätt underlätta inlärningen av svenska. Vuxenutbildningen omfattas också av samverkansavtalet inom GR. Campus Alingsås erbjuder såväl IKT-baserade (Informations- och kommunikationsteknik) som närundervisade eftergymnasiala kurser och utbildningar i samverkan med högskolor, universitet och andra utbildningsanordnare i landet. Campus deltar i visionsarbetet med att stärka Alingsås som varumärke genom riktade/anpassade utbildningar. Campus arbetar på att öka flexibiliteten och anpassningen av utbildningsutbudet i samarbete med arbetsliv, universitet och högskolor samt andra utbildningsanordnare. Arbetet med att stärka kompetensutveckling utifrån arbetsmarknadens behov sker i samverkan med t.ex. arbetsförmedling, näringslivets organisationer samt genom utvecklingen av arbetsplatsförlagd kompetensutveckling. För verksamheterna som riktas mot vuxnas lärande sker satsningar på att skapa en mer efterfrågestyrd organisation med rörligt utbud. Både vuxenutbildningen och Campus finns lokaliserade i Utbildningens Hus där även Vägledningscentrum verkar. Vägledningscentrum lokalisering förstärker studie- och yrkesvägledares numera oberoende roll i sin rådgivning. Plan för 2013 KF mål: I Alingsås är det tryggt, säkert och välkomnande KS Indikator: Andel elever som känner trivsel och trygghet i skolan skall öka. Åtagande: Utbildningsnämnden åtar sig att alla elever ska trivas och känna trygghet Åtagande: Vuxnas lärande åtar sig att verka som en mötesplats för utbildning och kompetensutveckling Åtagande: Vägledningscentrum åtar sig kvalificerad och lättillgänglig studie och yrkesvägledning Indikator: Andelen studerande/elever som upplever trivsel och trygghet i kontakt med Vuxnas lärande och Vägledningscentrum skall öka Aktiviteter Samverkan med utbildningsföretag har resulterat i att flera utbildningsanordnare har etablerat sig i huset, vilket stärker mötesplatsen för utbildning. Aktiviteter kring öppet hus. Vägledningscentrum har anpassat sin vägledning kvällstid utefter målgrupp och aktuell ansökningsperiod till olika skolformer. Vux-vägledare möter arbetssökande på Arbetsförmedlingen en gång per månad. Vägledningscentrum har deltagit i AF:s jobbmingel på Folkets hus som utställare. Vägledningscentrum har bemannat GR:s Vägledningsmonter på gymnasiedagarna, Svenska Mässan i Göteborg. Vägledningscentrum har varit utställare på Skolutvecklingsmässan på Estrad. En vägledarresurs för Plug-In projektet. Deltagit i planeringsarbetet av arbetsmarknadsveckorna som anordnas för grundskolorna, Open-App projektet. Hållit gymnasieinformation och vägledning för grundskoleelever i samband med de veckorna. 1

7 Arbetat i nätverk som är via GR, GRvux-vägledarträffar samt GR:s SYV-nätverk. Erbjudit vuxensökande möjlighet till vägledningssamtal via Skype. KF mål: I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande KS Indikator: Självförsörjningsgraden skall öka Åtagande: Utbildningsnämnden åtar sig att arbeta för aktiv samverkan med arbetslivet Åtagande: Vuxnas lärande åtar sig att föra en kontinuerlig dialog med arbetslivet om vilken kompetens som efterfrågas i Alingsås Åtagande: Vuxenutbildningen åtar sig att erbjuda ett kursutbud som leder till arbete alternativt fortsatta studier Indikator: Andelen studerande som har etablerat sig på arbetsmarknaden eller vidare studier två år efter studier inom Vuxnas lärande skall öka Aktiviteter Vuxnas lärande har under hösten startat upp lärlingsutbildning inom restaurang. I december var 6 personer antagna och igång med lärlingsutbildning till kock eller konditor. Lärlingsutbildning innebär att de antagna under sin utbildning är minst 70 % av tiden på en arbetsplats. Vi ser att vi skapar ett allt bättre samarbete med branschen och tror att vi förutom att ge individer utbildning och får en insikt i branschens villkor och behov av kompetens för framtiden. Vuxnas lärande och Alströmergymnasiet har, i samverkan med lokala aktörer och arbetsliv, intensifierat arbetet i ansökningsförfarandet i vård- och omsorgscollege och teknikcollege. Satsningen har fokus på att stärka skolans aktiva samverkan med arbetslivet och öka anställningsbarheten hos de utbildade. Utmaning kvarstår att få denna samverkansform certifierad på nationellt plan och därefter arbeta mot gemensamt uppsatta mål. Vuxnas lärande har i aktiv samverkan med Vård- och äldreomsorgen i ESF-projeket VÄS (Validering i äldreomsorg och socialtjänst), bidragit till att 46 medarbetare i Vård- och omsorgsförvaltningen har validerats och utbildats i kurser motsvarande Vård- och omsorgsprogrammet. Målet är att fortsätta utveckla och integrera kvalitetssäkrade metoder och arbetssätt för validering. Campus startade i samarbete med Folkuniversitetet upp yrkeshögskoleutbildningen Byggproduktionsingenjör med fördjupning inom hållbart byggande där ca 15 elever har antagits i nuläget. KF Mål: I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning KS Indikator: Andelen verksamhet som sker på entreprenad och/eller i köpt verksamhet skall öka. Åtagande: Utbildningsnämnden åtar sig att utifrån ekonomi och kvalitet pröva dess verksamheter mot alternativ entreprenad/köpt verksamhet Åtagande: Vuxnas lärande åtar sig att göra en utredning som belyser de ekonomiska och kvalitativa konsekvenserna av att upphandla SFI, Särvux och grundläggande vuxenutbildning Indikator: Andelen utbildning som sker på entreprenad och/eller i köpt verksamhet skall öka 2

8 Aktivitet För att uppnå god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning, pågår en genomlysning av utbildningar inom Vuxnas lärande som ges i egen regi. Vuxnas lärande åtar sig att göra en utredning som belyser de ekonomiska konsekvenserna av att upphandla sfi, grundläggande vuxenutbildning samt vård-och omsorgsutbildning. I detta arbete skall det förväntade förslaget till så kallad sfi-peng beaktas. Rapporten kommer att presenteras under KF Mål: I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet KS Indikator: Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen skall förbättras Åtagande: Utbildningsnämnden åtar sig att skapa ett gott bemötande och goda samtal. Åtagande: Vuxnas lärande åtar sig att studerande skall känna sig väl bemötta. Åtagande: Vägledningscentrum åtar sig att erbjuda kvalificerad och lättillgänglig studie- och yrkesvägledning. Indikator: Andelen studerande som upplever gott bemötande skall öka. Indikator: Andelen studerande som upplever att studie- och yrkesvägledningen är lättillgänglig skall öka. Aktiviteter För att skapa gott bemötande och goda samtal har Vuxnas lärande, genom deltagande i bl.a. EU-projekt, ökat förståelsen för arbetslivets verksamheter och kompetensbehov samt i syfte stärka personalens goda bemötande. Enkätundersökning gällande bemötande och lättillgänglighet är genomförd. KF Mål: I Alingsås ger utbildning kunskaper för en dynamisk framtid KS Indikator: Andelen gymnasieelever med fullständiga avgångsbetyg skall öka KS Indikator: Andelen elever som är nöjda med sin skolmiljö och undervisning skall öka Åtagande: Utbildningsnämnden åtar sig att öka andelen elever och studerande som fullföljer sin utbildning i riktning mot vidare studier och arbetsliv. Åtagande: Vuxnas lärande åtar sig att utbildningsutbudet som erhålls ligger i linje med kommunens framtagna besöks-, industri- och handelsstrategier för att stärka möjligheterna till framtida arbetsliv. Indikator: Andelen studerande som fullföljt påbörjad utbildning skall öka Aktiviteter Dialog förs med utbildningsanordnare angående framtida samverkan kring Yrkeshögskoleutbildningar. Deltagande i ledningsgrupp för Byggproduktionsingenjör där dialog förs om efterfrågad kompetens inom byggsektorn. Deltagande i ansökningsprocessen vad gäller Teknikcollege. Deltagande i kommunens gemensamma arbetsgrupp för implementering av riktlinjer vad gäller kompetensförsörjning. Samverkan med högskolor, arbetsförmedlingar, arbetsliv samt arbetsmarknadens parter och branschorganisationer stärks i syfte att underlätta för den enskilde eleven/studenten inför framtida val. 3

9 Resultat och statistik av genomförd verksamhet 1. Resultat från gjorda enkätundersökningar: Indikator Resultat 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 UN Indikator: Andel studerande som känner trivsel 88%* 80% Mätning om trivsel i den bemärkelsen UN Indikator: Andel studerande som har etablerat sig på arbetsmarknaden två år efter studier UN Indikator: Andelen studerande som upplever gott bemötande UN Indikator: Andelen studerande som upplever att studieoch yrkesvägledningen är lättillgänglig ej genomförd. 93%** 83% Mätning har ej skett. 87%* 85% 84% 64%*** Mätning har ej skett. Mätning har ej skett. UN Indikator: Andel studerande som fullföljt påbörjad utbildning 88% omvårdnad Andelen avbrott inom Grundläggande vuxenutbildningen ligger genomsnittligt lägre än riket totalt. Ännu ingen statistik för För Sfistuderande på spår 1 och 2 varierar måluppfyllelsen i förhållande till riket totalt. För spår 3 är måluppfyllelsen genomgående högre. Andelen studerande som avslutar vård- och omsorgsutbildningen med betyget G eller högre är ca 85 % * De som svarat på enkäten är: Campus 77 svar av 280 utskickade, gymnasiala kurser via Lerna 59 svar av 130 utskickade. ** Enkät skickat 51 mottagare inom studier för vård- och omsorg, butik och handel samt lärare sv/ma. Svarsfrekvensen är 16 svaranden. *** Enkät skickad till 136 vuxenstuderande och svarsfrekvens var 59 svaranden. Av dessa hade 11 svaranden ej haft någon kontakt med studie- och yrkesvägledningen. 4

10 2. Statistik över antal studerande på Campus och Vux Campus: År Antal studerande Vux: År Antal elever Poäng Antal elever Poäng Antal elever Poäng Särvux Gruv SFI GY/Lernia GY OMV/ALS Totalt: Det totala antalet studeranden på Campus och Vux under 2013 var 1455 stycken. 3. Lärosäten på universitet och högskolenivå som Campus samarbetat med under 2013: Blekinge Tekniska Högskola Chalmers Tekniska Högskola Ersta Sköndal Högskola Göteborgs universitet Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Kristianstad Högskolan i Skövde Högskolan Väst Karlstads universitet Linnéuniversitetet Luleå tekniska universitet Lunds tekniska högskola Mittuniversitetet Polishögskolan i Solna Umeå universitet University of Iceland Uppsala universitet Örebro universitet 5

11 Analys och bedömning I de fall resultatet av de mätningar som gjorts går att jämföra med tidigare år så är trenderna i samtliga fall positiva när det kommer till bemötande och trivsel. Ett kontinuerligt arbete med tillgänglighet, flexibilitet, tydlighet och serviceinriktning tror vi ligger bakom de positiva trenderna. Som en del i detta arbete var Vuxnas lärande med i ett EU-projekt som handlade om bemötande vilket också har bidragit. Det blir fortsatt fokus på dessa frågor för att bibehålla och kanske till och med öka trivselgraden ytterligare. Den siffra som avviker något kopplat till bemötande är den upplevda tillgängligheten på studie- och yrkesvägledning. Som ett led i att förbättra tillgängligheten så kommer bl.a. studie- och yrkesvägledaren regelbundet besöka Arbetsförmedlingen för att utveckla samarbetet med myndigheten och för att där direkt möta människor i behov av studievägledning. En kommentar till siffran om hur många som är etablerade på arbetsmarknaden efter avslutade studier är att det inte finns någon färdig statistik att hämta utan allt har samlats in via egna enkäter. Ett problem vid den här typen av enkäter är svarsfrekvensen som ofta är låg, så också i detta fall då 16 av 51 svarat trots flera påminnelser. Ett sätt att framöver öka svarsfrekvensen är att istället för enkäter helt enkelt ringa upp folk vilket är tidsödande, men möjligen värt det ifall effektmätningar av detta slag ska få en riktig relevans. Nu är det svårt att dra några generella slutsatser utifrån denna mätning, möjligen går det att inom omvårdnad säga att en stor andel får jobb efter utbildningen då samtliga av de som läst omvårdnad angett att de har jobb inom ett område som överensstämmer med utbildningens inriktning. Antalet studerande har minskat både på Campus och på Vux under 2013 jämfört med föregående år. Några generella förklaringar till minskningen på Campus är följande: - universitet och högskolor minskar på sina distansutbildningar i tider av besparingar och fokuserar i än högre grad på att förlägga utbildningar på den egna orten, vilket är ett generellt problem för olika kommunala lärcentra runt om i landet. - YH-utbildningar har ökat i popularitet vilket gör att många söker sig dit istället för till högskola/universitet. Campus Alingsås kommer inte minst av den anledningen att fortsätta arbetet för att få fler YH-utbildningar till Alingsås. - den digitala kompentensen ökar allt eftersom vilket kan medföra att behovet av att skriva in sig på Campus påverkas. Den största minskningen på Vuxenutbildningen är antalet som läst gymnasiala kurser på Lernia. En stor förklaring till detta är att antalet som blivit antagna på ren distans har minskat markant. Fokus har lagts på att få elever att istället läsa i grupp eller att regelbundet träffa sin lärare då det för de allra flesta är bättre för studieresultatet och måluppfyllanden. Priset för distansutbildning är lägre enligt avtalet med Lernia vilket gör att då fler läser i grupp så påverkas det totala elevantalet något, men avbrottsfrekvensen blir lägre. Behovet av ren distans inom allmänna ämnen är generellt lågt då de allra flesta eleverna bor i Alingsås, däremot är behovet stort av ett flexibelt upplägg. Fortsatt har Campus Alingsås samarbete med ett stort antal lärosäten runt om i Sverige. Arbetet med att utveckla och fördjupa samarbetet kring högre utbildning i Alingsås genomförs både i direktkontakt med lärosätena men också i det regionala nätverket för lärcentra, Westum, och i det nationella nätverket Nitus där Campus Alingsås finns representerat i både organisationernas styrelser. 6

12 Övrigt: De sfi-studerandes studiemotivation ökar när de i samtal på sitt modersmål får vägledning och kunskap om språket som en förutsättning för etablering i det nya hemlandet. Den ekonomiska medvetenheten ökar och diskussionen inför beslut om inköp leder till ökad delaktighet. Resultaten av utvärderingar ligger till grund för verksamhetens utvecklingsarbete. Handledning och den flexibilitet som erbjuds genom användandet av lärplattformen är efterfrågad. Det är för tidigt att mäta effekten på måluppfyllelse. Under året har möjligheterna till lokala högskolestudier fortsatt marknadsföras genom ett brett utbud. Genom mångfalden av kurser och utbildningar riktas marknadsföringen till olika individuella behov och önskemål. Kompetensutveckling blir alltmer individuell till sin karaktär, behoven alltmer av just-in-time-competence. Av detta skäl har bredd, djup och mångfald prioriterats i marknadsföringen. När det gäller rekrytering till riktade kurser har särskilt butikschefsprogrammet och förskollärarprogrammet utmärkt sig som områden med direkta målgrupper och faktiska behov. Idag görs individuella utbildnings- och karriärplaner (individuella studieplaner) för alla som besöker studie- och yrkesvägledningen. Validering sker inom vård- och omsorgsområdet sedan flera år, självprövningstester finns i matematik och engelska. Generellt sker alltid individuella bedömningar för inplacering på rätt nivå. De anpassade Drop-inkvällarna har bidragit till att studie- och yrkesvägledare finns tillgängliga när efterfrågan på olika Vägledarkompetenser finns. Plan för 2014 Kompetensförsörjning och arbetskraftsmatchning I rollen som förmedlare av utbildning ligger att kunna erbjuda kurser och utbildningar på många olika områden, med olika inriktning och olika former för att kunna matcha de individuella behoven på bästa möjliga sätt. Alltmer har den lokala utbildningsinfrastrukturens fokus kommit att riktas mot kompetens- och arbetskraftsförsörjning. Matchningsproblematiken framträder på alltfler håll i landet där efterfrågad kompetens inte går att finna samtidigt som många människor befinner sig i arbetslöshet. Mycket talar för att denna mismatching kommer att bli mer och mer framträdande. Utbildning och kompetensförsörjning måste ha åtminstone tre perspektiv; dagens efterfrågan, morgondagens behov och efterfrågan och behoven i övermorgon. Arbetslivet har ett uttalat efterfråge- och behovsstyrt förhållningssätt till utbildning och kompetensutveckling. Det riktade utbudet får väsentligen studenter som är yrkesverksamma som på eget initiativ läser högskolekurser. Arbetslivets efterfrågan är specifik och relaterade till direkta behov. Att lösa denna uttalade efterfrågan måste vara högt prioriterat även fortsättningsvis. När det gäller programutbudet tillkommer detta dels utifrån vilka programutbildningar som är möjliga att kunna erbjuda och dels utifrån strategiska bedömningar tillsammans med olika lokala samverkansparter. Bredd, djup och nischning är enligt nuvarande bedömningar lika angelägna hörnstenar i det profilerade utbildningsutbudet. 7

13 I april 2014 ska vi vara färdiga med upprättandet av en plan mot diskriminering och kränkande behandling. I februari genomförs en kartläggning gällande trivsel hos våra elever i samtliga verksamheter där vi sedan analyserar resultatet av kartläggningen för att sedan i diskussioner med personal och elever bestämma åtgärder och hur vi arbetar vidare för att uppnå nollvisionen när det gäller diskriminering och kränkningar. I augusti 2014 ska vi vara klara med upprättandet av en plan för det systematiska kvalitetsarbetet. Uppstart av detta arbete sker i februari tillsammans med all personal inom vuxenutbildningen. I februari hölls studeranderåd på SFI med deltagare från samtliga kurser. Detta nystartade forum kommer att mötas fyra gånger per halvår. Vi kommer att utvärdera effekten av studeranderådet för att under hösten 2014 sannolikt införa det i flera av våra skolformer för ett förbättrat arbete med det formella elevinflytandet. Fortsätta arbetet med att integrera språkpraktiken som en naturlig del av SFI och den kurs individen där läser, samt att fler elever ges möjlighet till att gå ut på arbetsplats under en period. Öka flexibiliteten ytterligare på SFI för att stärka individualiseringen. Förhoppningen är att under våren 2014 kunna starta upp en studiehallsverksamhet som komplement till det vi idag erbjuder på SFI. Denna bemannade studiehall skulle då kunna öppna upp för förbättrade möjligheter för den som t.ex. behöver kombinera arbete med studier eller för den elev som behöver fler timmar i veckan för att uppnå sina mål med studierna. Öka flexibiliteten på våra omvårdnadsutbildningar. Fler kurser ska vara möjliga att läsa samtidigt som man kombinerar studierna med arbete. Det finns ett behov i verksamheterna (t.ex. inom vårdoch äldreomsorgen) att kompetensutveckla sin personal, men att de behöver kunna arbeta kvar under sin studietid. Med hjälp av ny lärplattform samt ett systematiserat arbete kring validering är vår förhoppning att fler ska kunna studera hos oss på omvårdnad. Med start i januari ges de elever som har svenska som andraspråk och som då påbörjade omvårdnadsutbildningen chansen att en förmiddag i veckan träffa lärare i svenska som andraspråk. Denna lärare har ett nära samarbete med vårdlärarna och är väl insatt i den litteratur som används på utbildningen och kan då stötta och vägleda de elever som behöver extra språkstöd för att klara sina studier. Från start har 5-6 elever bedömts behöva detta stöd och vi kommer i juni utvärdera om denna insatt givit önskad effekt i form av avklarade kurser. Under senvåren kommer en lärplattform implementeras i alla våra verksamheter. Denna lärplattform kommer även att användas på Alströmergymnasiet. En gemensam lärplattform ger oss dels möjlighet att ge samlad information till alla våra studerande och dessutom ger den möjligheter till en ökad flexibilitet. I många kurser kommer det via lärplattformen finnas goda möjligheter att läsa på distans med ett bra pedagogiskt stöd. På lärplattformen ska kursens centrala innehåll och kunskapskrav framgå, där ska finnas en översikt för vad som ska göras på kursen samt material (t.ex. inspelade genomgångar och övningsuppgifter) som innebär hjälp och stöd för framgångsrika studier. Ansökan om lokalt Vård- och omsorgscollege är så gott som godkänd och certifieringsbesök kommer att ske i juni av Föreningen Vård- och omsorgscollege. Fortsatt dialog med GR för att möjliggöra att gymnasiala yrkesutbildningar förläggs till Alingsås. Under våren startar en bussförarutbildning upp där GTC är ansvarig utbildningsanordnare och Alingsås är huvudman. 8

14 Ärende 2 Våruppföljning 2014

15

16 UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Verksamhetsuppföljning På Alströmergymnasiet är fyra förstelärare är tillsatta sen den 1 januari Förstelärarnas uppdrag är i huvudsak att implementera nya arbetssätt enligt fem fokusområden: kollegialt lärande, pedagogiska frågor kring IKT i vardagen, formativ bedömning och internationalisering. En viktig insats i det fortsatta utvecklingsarbetet är arbete med formativ bedömning och elevernas lärande i centrum. En framtida pedagogisk lärplattform kommer att vara ett viktigt redskap i detta utvecklingsarbete. Fr.o.m den 1 augusti 2014 tillsätts ytterligare 14 förstelärare inom Utbildningsförvaltningen. Nyligen redovisades resultatet från den GR-enkät elever i årskurs två besvarar varje år. Två av Utbildningsnämndens nyckeltal under mål fem handlar om att elevernas upplevelse av bemötande, inflytande och delaktighet ska förbättras. Årets resultat visar en ökning inom samtliga områden, inom inflytande och delaktighet klart över snittet inom GR. Alströmergymnasiet har från årsskiftet en ny resursfördelningsmodell baserad på elevpeng och fyra resultatenheter. Tydliga resultatenheter är ett krav enligt skollag, modellen medför också en större tydlighet och ökad ekonomisk medvetenhet hos alla medarbetare. Certifiering av Vård- och omsorgscollege kommer att ske i juni och arbetet med måluppfyllelsen kommer att påbörjas under höstterminen Ansökningsprocessen med Teknikcollege fortsätter under Det ESF-finansierade projektet PlugIn avslutas i juni. Plan för implementering av viss del av verksamheten finns och finansiering för denna del är löst (kvarvarande ESF-medel) till och med halvårsskiftet Innebär att 1,5 tjänst tillsätts för att arbeta med målgruppen. Det som nu benämns det kommunala informationsansvaret kommer troligtvis att övergå till ett kommunalt aktivitetsansvar från årsskiftet (SOU 2013:13). Vilket innebär att aktiviteter ska anordnas för ungdomar under 20 år som varken arbetar eller studerar. För att lösa detta, samt att fortsättningsvis kunna ta till vara och arbeta enligt de metoder som varit framgångsrika i PlugIn projektet behövs framöver en ramförstärkning. Ett delat ansvar finns med socialnämnden. Som ett sätt att öka flexibiliteten inom gymnasiala omvårdnadsutbildningar för vuxna finns från årsskiftet olika ingångar för de studerande såsom nybörjare, komplettering och

17 fristående kurser. En framtida utmaning för att lösa denna flexibla studieform på ett framgångsrikt sätt är att en väl fungerande och strukturerad lärplattform samt arbete med validering. Den förnyade upphandlingen gällande gymnasiala kurser inom vuxenutbildningen blev klar i början av året och innebär att Jensen Education tar över som ny leverantör. Övergången sker i augusti. Vuxenutbildningen har ett ökat söktryck på utbildningar inom allmänna ämnen och omvårdnad. Ett 50-tal personer har nekats utbildning inom allmänna ämnen och omkring ett 40-tal personer nekades antagning på omvårdnadsutbildningen. Blir söktrycket till hösten i paritet med januaristarten blir det en fråga om att anpassa de ekonomiska förutsättningarna för att möta efterfrågan på utbildning eller att neka individer möjlighet till utbildning som ett led i att bli självförsörjande. Campus Alingsås har en fortsatt dialog med olika utbildningsanordnare angående framtida samverkan kring Yrkeshögskoleutbildningar. En kompetensbehovsinventering har, bl.a. inom ramen för Teknikcollege, påbörjats bland teknikföretagen i Alingsås. Inventeringen kommer bl.a. utgöra planerings- och diskussionsunderlag inför kommande utbildningsinsatser. Framför allt diskuteras utbildningar som ligger i linje med kommunens framtagna strategier för besöksnäring, industri- och tjänstenäring samt handeln. Dialog förs även om utbildningar inom Vård- och omsorgscollege Alingsås. Vuxenutbildningen verkar inom olika politiska områden såsom utbildning, näringsliv och arbetsmarknad och en återkommande utmaning är att, inom de formella utbildningssystemen, matcha arbetslivets lokala och regionala behov med relevanta utbildningar. Ny lagstiftning fr o m 1 januari 2014, möjliggör för Migrationsverket att anvisa ensamkommande asylsökande barn till kommunerna oavsett avtal om mottagande. Det innebär med stor sannolikhet att Alingsås kommun kommer att ta emot ett betydligt större antal asylsökande ensamkommande barn än vad som prognostiserats, vilket medför ökade kostnader. Det kommer även att behövas större antal bostäder utöver den kvot som erhålls till anvisade familjer. Detta utreds för närvarande av Socialförvaltningen i samråd med Utbildningsförvaltningen. Det finns en prognos i hela riket och även i Alingsås kommun, att antal flyktingar som tas emot i kommunerna överstiger det årliga antal man ska ta emot enligt avtal med Länsstyrelsen och Migrationsverket. Anledningen är att antal asylsökande och personer som erhållit uppehållstillstånd lämnar asylboendena och bosätter sig hos bekanta enligt lagen om eget boende (EBO). Då kommunen har ett ansvar för dessa personer blir en följd att många som kommer enligt EBO bor mycket trångt, vilket innebär att barnen inte får samma möjligheter som andra barn till lugn och ro och även till fysisk plats för att göra

18 skolarbete. Alingsås kommun har i dagsläget bara möjlighet att erbjuda bostad till de familjer som anvisats till kommunen. Aktuella offentliga aktörer, speciellt de som har barn och ungdomar i sin verksamhet, bör uppmärksammas på att dessa familjer finns och antalet kommer att öka. Då väntetiden på anvisning är lång bör kommunen bereda sig på att det kommer att finnas familjer inom EBO som kommer att förverka sin etableringstid och behöva erhålla försörjningsstöd. En stor del av de flyktingar som mottogs 2012 är analfabeter och kommer fortsättningsvis att vara i behov av stöd i vardagen då de snart inte lägre omfattas av arbetsförmedlingens etableringsansvar. Det kan därför dröja lång tid innan dessa personer kommer i ordinarie arbete eller studier. Detta måste tas hänsyn till medför att kommunen bör ha en mer långsiktig plan för inkludering i samhället. Uppföljning av Kommunstyrelsens riktade uppdrag Under hösten 2013 beslutade Kommunfullmäktige att Barn- och ungdomsnämnden och Utbildningsnämnden fick i uppdrag att se över avgångsbetygen i skolan respektive i gymnasieskolan för att kartlägga orsakerna till de stora skillnaderna och vidta åtgärder för att de ska kunna minska. Beslut togs om att jämföra slutbetygen för årskurs 9 år 2009 och 2010 med avgångsbetygen för gymnasiet 2012 och Under 2014 påbörjades ett arbete med att ta fram elevmaterialet och analysera detta. Rapporten kommer presentera materialet som tagits fram och de slutsatser som kan dras av analysen. Tidiga preliminära slutsatser visar att vissa program och framförallt gymnasiekurser sticker ut. Arbetshypotesen var att elever som inte klarar grundskolan inte heller klarar gymnasieskolan. Detta ser vi inget som helst stöd för i analysen, de elever som saknar slutbetyg i gymnasieskolan examensåret 2012 och 2013 är inte de samma som eleverna utan gymnasiebehörighet Majoriteten av de elever som inte klarar grundskolan med gymnasiebehörighet är nyanlända med få år i svensk grundskola. Sådana förutsättningar försvårar gymnasiegången och möjligheterna att klara ett godkänt slutbetyg. Rapporten i sin helhet kommer att presenteras innan sommaren med en mer djupgående analys.

19 Ekonomi Innevarande år, 2014 Drift Den ekonomiska uppföljningen per den 30 april 2014 visar att Utbildningsnämden prognostiserar en budget i balans. Belopp i tkr Budget 2014 Prognos Avvikelse prognos/budget 2014 Verksamhetens intäkter Personalkostnader Lokalhyror Köp av tjänster Övriga kostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat Integrationsavdelningen prognostiserar att antalet ensamkommande barn kommer att öka. Konsekvensen blir att enheten är i behov av personalförstärkning redan under Detta medför i sin tur att budgeten för ensamkommande troligen kommer att övertrasseras redan i år, men detta underskott försöker förvaltningen hantera inom befintlig fond för ensamkommande.

20 Prognos antalet ensamkommande barn Antal barn vid ingången av året Avslutade Mottagna enligt nuvarande avtal Mottagna enligt nytt regelverk Prognos av antal barn vid årets slut Investeringar Belopp i tkr Budget 2014 Prognos Avvikelse prognos/budget 2014 Expansionsinvesteringar 0 Imageinvesteringar 0 Reinvesteringar Anpassningsinvesteringar 0 Summa investeringar Investeringsbudget för Utbildningsförvaltningen är på 1400 tkr. Utbildningsförvaltningen kommer att använda hela sin investeringsbudget och det har skett en viss omprioritering av investeringar jämfört med den ursprungliga handlingsplanen.

21 Avstämning drift inför kommande flerårsstrategi Belopp i tkr Beslutad ram 2015 Prognos ram 2015 Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat Belopp i tkr Beslutad ram 2016 Prognos ram 2016 Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat

22 Belopp i tkr Uppräknad plan 2017 Prognos plan 2017 Avvikelse Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Kommunbidrag Finansnetto Årets resultat För att kunna hantera ökningen av ensamkommande barn framöver är nämnden i behov av en ramförstärkning för år 2015 till Detta för att täcka den personalförstärkning som krävs för att hantera det ökande mottagandet. I den gjorda beräkningen är utgångspunkten att intäkten per barn och dygn täcker kostnaderna för boende mm. Det kan också komma barn som är i behov av annan form av boende, stöd och insatser, då täcker ej intäkten per dygn från Migrationsverket dessa extrakostnader. Vilket i sin tur medför att det kan komma att saknas upp till en halv miljon eller mer per barn. Förväntat resultat och konsekvensbeskrivning Innevarande år, 2014 Planerade åtaganden och aktiviteter för året är fortsatt aktuella. En effektiv organisation krävs på gymnasiet, där vissa program med låg fyllnadsgrad får en hög kostnad per elev. Den troliga ökningen av antalet ensamkommande barn innebär ökade kostnader. Vuxenutbildningen ska tillgodose vuxna människors behov av utbildning, en viktig tillväxtfråga för Alingsås kommun. För att tillgodose det ökade söktrycket på vissa utbildningar och ämnen krävs även här en effektiv organisation och prioriterat är att fortsätta påbörjat arbete med ökad flexibilitet.

23 Inför kommande flerårsstrategi Gymnasieskolan i Alingsås erbjuder en bredd av utbildningar. Detta innebär en utmaning framåt när andelen elever som söker yrkesprogram minskar samtidigt som elevkullarna varit vikande under ett antal år. Vissa program, där fyllnadsgraden är låg, får en hög kostnad per elev. Detta får vägas tillsammans med de önskemål som finns från branschen att få in arbetskraft med efterfrågade behörigheter. Vuxenutbildningen har att hantera ett ökat tryck på vissa utbildningar, som är angeläget att tillgodose, då det innebär kompetensförsörjning inom områden där det finns behov av utbildad arbetskraft. De senaste årens förändringar gällande lagstiftningen inom flyktingmottagande samt ökningen framför allt när det gäller ensamkommande barn bidrar till att det extra angeläget att utreda var ansvaret för dessa frågor har bästa förutsättningar att ge nyanlända en god möjlighet till integration i samhället. Det ESF-finansierade projektet PlugIn har varit framgångsrikt när det gäller att lotsa ungdomar, som av olika anledningar hamnat utanför studier eller riskerat att göra detta, till studier eller arbete. Att erbjuda insatser av hög kvalité för PlugIns målgrupp är inte enbart en angelägenhet och ansvar för Utbildningsnämnden. Socialförvaltningen och Arbetsförmedlingen är samverkanspartners som har ett delat ansvar. De arbetssätt som använts kräver samverkan mellan alla ingående aktörer kring ungdomen och personal som praktiskt kan arbeta med ungdomarna. Utvärderingar har också visat att en tydlig framgångsfaktor för samtliga PlugIn projekt i Sverige är effektiv samverkan mellan ingående aktörer. Utbildningsnämnden har inte möjlighet att inom befintlig ram fullt ut fortsätta detta arbete. Under projekttiden har en projektledare och tre koordinatorer arbetat med ungdomarna. För att möjliggöra fortsatt arbete enligt de metoder som förekommit krävs totalt tre heltidstjänster, motsvarande 1,6 mnkr årligen.

24 Ärende 3 Reviderade riktlinjer för programråd

25

26 Riktlinjer programråd UN XX

27 Riktlinjer programrådens verksamheter vid Alströmergymnasiet i Alingsås. Syfte Alströmergymnasiet har utbildningsnämndens uppdrag att genom programråd skapa dialog och samverkan mellan skola, arbetsliv och samhälle. Målet är att utveckla utbildningens kvalitet och att kunna erbjuda och förbereda våra elever inför att möta arbetslivet. Rådet är ett forum för information, diskussion och samverkan. Programråden är en rådgivande funktion till främst rektor och har ingen beslutanderätt. Programrådet uppgift är i första hand att lämna förslag till beslut som skall fattas av rektor eller nämnd. Varje gymnasieprogram vid Alströmergymnasiet skall ha ett programråd. Gymnasiesärskolans program ingår i motsvarande program på gymnasiet. För yrkesprogrammen finns detta reglerat i Gymnasieförordningen 1 kap 8. Rådets uppgift Programrådet uppgift är: Att vara ett forum för elevinflytande. Att informera och diskutera programmets innehåll, upplägg och utveckling framåt. Att knyta programmet närmare arbetslivs- och branschfrågor. Att få information och delta i analysarbetet av programmets resultat i GR-enkät och andra utvärderingar. Att förmedla och säkerställa information och kommunikation mellan programråd och Utbildningsnämnden Att verka för en jämn könsfördelning bland eleverna på programmen. Samverka med och vara rådgivande till Vård- och omsorgscollege Alingsås (programråd inom vård- och omsorg) Att medverka i planeringen av gymnasiearbetet. För yrkesprogrammen gäller även att planera det arbetsförlagda lärandet (APL) gällande på yrkesprogram och ev. handledarutbildningar. Rådet för Teknikprogrammet har ett vidgat uppdrag och uppgifter som framgår av Teknikcollege framtagna kvalitetskriterier. Sammansättning Sammansättningen skall återspegla arbetslivet och / eller kommande studievägar. Arbetslivets representanter skall företräda sin bransch och bör kunna informera om utveckling, kompetensbehov samt väsentliga trender. Utbildningsnämnden utser en eller två representanter per programråd. De fackliga organisationerna skall ges möjlighet till representation. Studie- och yrkesvägledare skall ges möjlighet till representation. Alströmergymnasiet utser ledamöter från egen organisation samt elevrepresentanter från varje årskurs. Ordförande i första hand från arbetslivet. 1

28 Arbetssätt Programråden har minst två möten per läsår och sammankallas av respektive rektor. Vid läsårets början görs en mötesagenda för året som delges samtliga representanter. Vid första träffen formuleras en tidplan för kommande läsår där programmets aktiviteter som öppet hus etc. synliggörs tydligt. Kallelse till programråden görs minst två veckor i förväg. Vid mötestillfällena förs minnesanteckningar av sekreterare som utnämns för varje möte. Anteckningar skickas till ansvarig rektor för arkivering i dokumentationssystemet Alfresco. Utvärderingen av arbetet sker läsårsvis och rapport skall lämnas till Utbildningsförvaltningen senast i december månad. Utvärderingen skall ligga till grund för rådets förbättringsarbete nästkommande år. Samtliga ordföranden för programråden träffas en gång per år under april månad. Möten kan väljas att förläggs växelvis hos deltagande offentliga och privata verksamheter. Återkommande punkter på programrådens dagordningar 1 Godkännande av dagordning 2 Val av person som för minnesanteckningar 3 Presentation av ledamöter 4 Val av ordförande 5 Genomgång av föregående mötes minnesanteckningar 6 Information från programmet ang. innehåll, upplägg och aktualiteter 7 Elevernas synpunkter och frågor 8 Arbetslivs- och branschfrågor 9 Information från politikerna 10 Utveckling av programmet - framtidsfrågor 11 Nästa programråd 2

29 Ärende 4 Programutbud 2015/2016

30

31 Ärende 5 Dokumenthanteringsplan Alströmergymnasiet 2014

32

33 Kommunledningskontoret Datum: Kommunledningskontoret Handläggare: Emma Einarsson Direktnr: Beteckning: KS Yttrande över dokumenthanteringsplan Alströmergymnasiet, vid utbildningsförvaltningen, har upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för gymnasieskolan och gymnasiesärskolan och översänt den till kommunarkivarien för samråd. Planen är detaljerad, välstrukturerad och lättläst. Planen har stämts av med de olika verksamhetsgrupperna inom Alströmergymnasiet, förvaltningssekreteraren vid utbildningsförvaltningens förvaltningskontor samt med kommunarkivarien. I samband med arbetet har kommunarkivarien gjort tillsyn över arkivlokaler och dokumenthanteringen på Alströmergymnasiet med gott resultat. De handlingstyper som föreslås bevaras är relevanta och följer den praxis som finns i kommunen för bevarande av handlingar inom utbildningsområdet. Förslaget till dokumenthanteringsplan tillstyrks. Emma Einarsson Kommunarkivarie Alingsås kommun Postadress: Alingsås Besöksadress: Stora Torget Alingsås Telefon: Fax: E-post: myndighetsbrevlåda Webbplats:

34 Dokumenthanteringsplan Utbildningsnämnden Alströmergymnasiet UN XX sida 1

35 Innehållsförteckning 1) Inledning s 4 2) Administration s 5 3) Protokoll/Anteckningar s 5 4) Arkiv s 6 5) Ekonomi s 6 6) Personal s 7 7) Övergripande planering s 7 8) Elevadministration gymnasiet s 8 9) Elevadministration gymnasiesär s 10 10)Elevhälsa s 12 11)Skolbibliotek s 13 12)Övergripande verksamhet s 13 13)IT s 13 Bilaga 1 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun s 14 Bilaga 2 Gallringsråd för projekthandlingar s 20 Bilaga 3 Riktlinjer för användande av sociala medier på Internet s 21 Bilaga 4 Rutiner/riktlinjer för hantering av 1-1-datorer s 23 Bilaga 5 Procapita, gymnasiemodul s 24 Förklaring till antal år för leverans till kommunarkiv 1 år efter avslutad Tex elevakt, för att kunna komplettera/hämta uppgifter från akten under året. 2 år efter avslutad Skolhälsovårdsjournal 3 år Följer diariefört ärende som är registrerat i Platina Sorteras i Planbeteckningsordning 5 år Står i närarkiv på skolan fram till leverans 7 år Står i närarkiv på skolan fram till leverans sida 2

36 Allmänt Kommunfullmäktige har den 28 maj 2008, 100, antagit ett arkivreglemente för Alingsås kommun. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller arkivreglementet för Alingsås kommun för den kommunala arkivvården, med stöd av 16 arkivlagen. Nämnder och kommunala bolag skall upprätta dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Dessa planer är nödvändiga för god arkivvård och skall ge anvisningar om arkivläggning och leveranser till kommunarkivet samt innehålla beslut om bevarande och gallring. Bevaras Se Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun, bilaga 1. Handlingar som ska bevaras förvaras i arkiv för senare leverans till kommunarkiv. Gallring Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Vid gallring ska protokoll upprättas. Protokollet sänds till kommunarkivarien. Kopia sparas på utbildningsförvaltningen. Vid gallring av handlingar av ringa värde upprättas ej gallringsprotokoll. Leverans till kommunarkivet Leveranser till kommunarkivet skall ske enligt dokumenthanteringsplanen. Handlingarna skall ligga i god ordning och rensning samt gallring skall vara utförd. Vid leverans till kommunarkivet skall leveransbevis medfölja handlingarna. sida 3

37 Serie, Handlingar Administration Bevaras /Gallras Leverans till Kommunarkiv Anmärkning Avtal Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Cirkulär (Sveriges Kommuner och Landsting) Gallras, om E-post av vikt Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Egenproducerat informationsmaterial Bevaras 5 år Korrespondens av tillfällig betydelse Gallras, om E-post skrivs inte ut på papper. på papper, e-post eller i röstbrevlåda Kursinbjudningar Gallras, om Meddelanden av ringa värde i röstbrevlådor, mobiltelefoner, SMS, MMS och telefonsvarare Gallras omgående Viktig information skall tillföras ärende. Polis- och skadeanmälan Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Projekthandlingar Se bilaga 2 Gallringsråd för projekthandlingar. Ansvar: Projektledare PuL (Personuppgiftslag) - Begäran om registerutdrag Gallras 2 år Reklam, tidskrifter, kursinbjudningar Gallras utan specifik mottagare omgående Sociala medier på internet Gallras, om - Allmänna handlingar av tillfällig betydelse som inkommit eller upprättats via ett socialt medium Sociala medier på internet - Relevanta ögonblicksbilder av ett socialt medium Stipendier och Fonder - Ansökningar - Beslut Statistiska uppgifter som efterfrågas av Statistiska centralbyrån (SCB, Skolverket) Bevaras 3 år Se bilaga 3 Riktlinjer för användande av sociala medier på Internet. Gallras 3 år Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Gallras, om Respektive verksamhet lämnar uppgifter. Tidningsurklipp Bevaras 7 år Kronologisk ordning Utvärderingar, arbetsplaner Gallras, om Protokoll/Anteckningar Arbetsmiljörond/skyddsrond (Kontrollrond) Gallras, om APT (Arbetsplatsträff) Bevaras 3 år Protokoll sparas i dokumenthanteringssystemet, samt tas ut på papper vid leverans till arkivet. Kronologisk ordning Ledningsgrupp Bevaras 3 år Protokoll sparas i dokumenthanteringssystemet, samt tas ut på papper vid leverans till arkivet.kronologisk ordning sida 4

38 Serie, Handlingar Bevaras /Gallras Leverans till Kommunarkiv Anmärkning Protokoll/Anteckningar forts. LSG (Lokal samverkansgrupp) Bevaras 3 år Protokoll sparas i dokumenthanteringssystemet, samt tas ut på papper vid leverans till arkivet. Kronologisk ordning Programråd, möte med externa gäster tex politiker, företagare mfl Protokoll från elevvårdsgrupp (EVG) Bevaras Skolkonferens, ämneskonferens, arbetslagsträffar och andra sammankomster om pedagogiska frågor och övergripande elevhälsa Bevaras 3 år Kopia till förvaltningskontoret. Finns bevarat sedan år Kronologisk ordning 1 år efter avslutad Läggs till elevakten Bevaras 5 år Kronologisk ordning Arkiv Diarieförda handlingar (ärenden) med ärendekort Dokument- och ärendehanteringssystem Ej diarieförda handlingar (för kännedom) Gallringsprotokoll - original - kopia Leveransbevis - original - kopia Bevaras 3 år Planbeteckningsordning Sekretessprövning Se bilaga 1 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Gallras, om Bevaras Omgående Gallras, om Bevaras Omgående Följer leverans. Gallras, om Ekonomi Avyttran av inventarie Gallras - 3 år Original till KLK (redovisningen). Kopia hos verksamheten Bokföringsorder Gallras -10 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna Verifikationsnummerordning Faktura extern (förslagslista) med underlag Gallras -10 år närarkiv Förvaras i närarkiv Förslagslistor sparas automatiskt i ekonomisystemet. (ansvar hos KLK) Endast underlag hos verksamheten Notera gallringsdatum på lådorna Notera gallringsdatum på lådorna Faktura (intern) med underlag Gallras -10 år Förvaras i närarkiv Följesedlar /orderbekräftelse Gallras -2 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna närarkiv Inventarieförteckning Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Kvitto Gallras -10 år Förvaras i Kvitto sätts ihop med fakturakopia. närarkiv Notera gallringsdatum på lådorna Leverantörsfakturor/Utanordning Gallras 10 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna med underlag närarkiv Rekvisition (rosa kopia) Gallras -10 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna verifikationsnummerordning närarkiv Underlag AMEX Gallras 10 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna Detaljrapport o kvitton närarkiv Underlag - First Card Gallras 10 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna Fakturakopia o kvitton närarkiv Utanordning Gallras 10 år Förvaras i Notera gallringsdatum på lådorna närarkiv sida 5

39 Serie, Handlingar Personal Bevaras /Gallras Leverans till Kommunarkiv Anmärkning Anhöriglista för personal Gallras, om Uppdateras varje läsårsstart. Förvaras i receptionen Ansökan Intresseanmälan arbete (som inte avser ledig tjänst) Gallras, om Registreras som handling i Platina eller sätts i pärm Ansökan tjänst (annons) Gallras - 3 år Offentliga Jobb Digitalt via Offentliga Jobb. Ev ansökan på papper skannas och bifogas digitalt i Offentliga Jobb. Gallras när tjänsten är tillsatt. Anställd: Ansökningshandling samt Anställningsbevis till KLK- Lönegruppen upprättar personalakt. Arbetstidsschema Gallras, om Original till personalavd. KLK kopia hos resp rektor/chef Flextids-rapport Registreras i Personec personalsystem Fullmakt för postöppning Gallras Vid anställnings upphörande. Företagshälsovård Underlag till fakturor 39 kap 1 OSL Gallras -10 år Förvaras i närarkiv. Ledighetsansökan partiell ledighet Gallras, om Original till KLK lön, kopia hos verksamheten Medicinskt underlag (sjukintyg) Dokumentera datum för sjukskrivning, därefter återlämnas sjukintyget. ev kopia strimlas Rapportering sjukfrånvaro Ersätter läkarintyg. Original till KLK lönegruppen, kopia hos verksamheten Rehabiliteringsutredning enligt Bevaras 39 kap 1 OSL Tillbudsrapport/arbetsskadeanmälan Inrapporteras till systemet LISA på kommunportalen. - Kopia Gallras 10 år Tjänstgöringsplan Gallras 5 år Diarieförs på förvaltningskontoret. Handlingar till rehab-systemet. Till KLK-Lönegruppen personalakt när ärendet är avslutat. Kopia på anmälan hos resp chef/rektor Tjänstgöringsrapport timanställd Gallras 1 år Original till KLK lön, kopia hos verksamheten Övergripande planering Arbetsmiljöplan Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Informationsmaterial, tex handlingar som presenterar kurser och ämnen samt det som elever kan välja som tillval Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan, med kortvarig betydelse Korrespondens med elev/vårdnadshavare med uppgifter väsentliga för eleven eller skolan Bevaras Bevaras Gallras, om 7 år Delegationsärende till nämnden en gång per år. Elevadministrationens ansvar Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina sida 6

40 Serie, Handlingar Övergripande planering, forts. Kursutvärderingar Läromedel, egenproducerat för att användas i undervisningen bör ett ex av varje bevaras Bevaras /Gallras Leverans till Kommunarkiv Anmärkning Gallras, om Bevaras 3 år 1 ex i närarkiv och 1 ex till kommunarkiv Läsårsplaneringar Gallras 3 år Sparas endast digitalt i gemensam mapp i G: Schema, klass (slutgiltigt) Gallras, om Lagras digitalt Schema, lärare-, kurs Gallras, om Lagras digitalt Skolfotokatalog Bevaras Bevaras på skolan Stipendier - förteckning och fördelning av Bevaras 3 år Registreras som handling i Platina Beslutas av skolledningen Elevadministration GY (för gymnasiet) Anhöriglista för elever Gallras, om Anmälan till prövning Gallras, om Anslutningsbidrag (för resor mellan Gallras, om bostad och närmsta busshållplats) Ansökningshandlingar för antagna Gallras 3 år elever (i de fall de finns) Ansökningshandlingar för ej Gallras 1 år antagna elever (i de fall de finns) Ansökan och beslut m fl handlingar Bevaras om särskilda utbildningsinsatser tex särskild undervisningsgrupp och individuellt program Ansökan och beslut m fl handlingar Bevaras rörande särskild undervisning, tex på sjukhus, specialpedagog mm Ansökan om studieavbrott, ändrat Gallras, om tillval, flyttning mm Avgångsbetyg/slutdokument gällande betyg/examensbevis (kopior) Avtal/överenskommelse om tex datoranvändning Betygskataloger. Ska vara pappersdokument enligt SKOLFS 2009:36 1 år efter avslutad 1 år efter avslutad Gallras efter avslutad Efter avslutad reservintagning Till elevakt Till elevakt Kan gallras då anteckningar gjorts i elevregistreringssystemet Procapita Bevaras 5 år Sorterade 1) klassvis 2) personnummer Gallras, om Då elev slutat skolan Bevaras 5 år Ev förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. Betygskort Bevaras 5 år Gäller externa prövningar Kronologisk ordning Byte av program, ansökan (tex fr nationellt program till individuellt program) Gallras, om Disciplinära åtgärder, handlingar som rör avstängning/förvisning av elev, varning etc Bevaras 1 år efter avslutad Får ske senast 1 okt det avslutande året. Förvaras i pärm på elevadmin Till elevakt sida 7

41 Serie, Handlingar Bevaras /Gallras Leverans till Kommunarkiv Elevakt Bevaras 1 år efter avslutad Elevens val Anmärkning En mapp där elevens dokument ang särskilda insatser samlas. Förvaras i närarkiv hos ansvarig rektor. En digital elevakt skapas för de elever som börjar läsår 2014/2015. Tas ut på papper vid leverans till kommunarkivet Digital ansökan i Procapita Elevförändringar/studieplaner Bevaras 5 år Händelser gällande elever under året. Sorteras klassvis i bokstavsordning Elevlistor/klasslistor Bevaras 5 år Alla avgående åk 3-elever samt de som avslutat sina studier i förtid. Klasslistor samt ind. studieplaner. Sorteras klassvis i bokstavsordning Elevområdesprövning Gallras Gallras efter avslutad Elevregister Bevaras 5 år Alla elever som gått på skolan under året. Personnummerordning Externa prövningar Bevaras 5 år Anmälan samt kvitto på betalning. Personnummerordning Frånvaroblankett (elever) Gallras Gallras vid avslutad Frånvarorapport Gallras 5 år Hanteras digitalt. Utdrag på papper gallras efter 5 år Förteckning över elever skrivna i egna kommunen men går i skola i annan kommun Bevaras 5 år Uppgift om skolkommun bör finnas med. Personnummerordning Ansvar hos ekonomiadministrationen Grupplistor av tillfällig betydelse Gallras, om Handlingar rörande samtycken enligt PuL sida 8 Gallras, om För tex bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin Ny ansökan inför varje läsår Inackorderingstillägg Gallras, om Individuella studieplaner Bevaras 5 år Inmatas i ProCapita (elevregistreringssystem, bilaga 5). Utskrift sätts i pärm på elevadmin klassvis. För elev som avbryter arkiveras planen på aktuellt läsår Individuellt val, utbudsbroschyr Bevaras Nämndbeslut, ansvar hos Utb-stab. Delegationsärende Antagningslistor Gallras Gallras efter läsårsavslutning Intyg om avgång och reducerat program Bevaras 1 år efter avslutad Läggs till elevakten Kvittenslistor + ansökan av skolkort Gallras, om (för utresande elever) Kvitto på gymnasieval Gallras Gallras efter avslutad Ledighetsansökningar fr elever Gallras Gallras efter avslutad Nationella prov, svenska och svenska som andraspråk Bevaras 5 år Sammanställning över resultat samt provsvar. Sortering klassvis i bokstavsordning Nationella prov, övriga Gallras 5 år Provsvar gallras. Notera Omprövning av betyg, beslut och handlingar/rapporter gallringsdatum på lådorna Bevaras 5 år Tillsammans med betygskataloger. Samlas årsvis efter klass

42 Serie, Handlingar Bevaras Leverans till /Gallras Kommunarkiv Praktik, placering Bevaras 5 år Anmärkning Samlat betygsdokument-kopia, utdrag ur betygskatalog Bevaras 5 år Arkiveras klassvis på avgångsår. För elev som avbryter arkiveras betyget på aktuellt läsår Skolkort (resekort) lista med namn, Gallras Gallras vid avslutad studiegång personnr samt kvittens Skrivelser, överklaganden, yttranden och beslut Bevaras 3 år Ansvar på förvaltningschef. Registreras i Platina på nämndkontoret Skriftliga bedömningar/intyg. Bevaras 5 år Om detta ges istället för slutbetyg. Samlas årsvis efter klass Skriftliga tester och prov, elevlösningar Gallras, om Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyg löpt ut Prövning-resultat med anteckning om givet betyg. Har samma betydelse som betygskatalog. sida 9 Bevaras 5 år Förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. Tas fram årsvis efter klass Tillbudsrapportering - elev Bevaras Registreras i LISA (kommunens digitala verktyg för tillbudsanmälan) Pappersdokument till elevakten Utvecklingssamtal, anteckningar Bevaras/Gallras om Yttrande/beslut avseende Gallras i annan kommun Åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad Elevadministration GS (för gymnasiesärskolan) Ansökningshandlingar och underlag Bevaras med beslut om mottagande 1 år efter avslutad Avtal/överenskommelse om tex datoranvändning Ansökningar till stipendier och fonder med beslut (för elever) Betygskataloger. Ska vara pappersdokument enligt SKOLFS 2009:36 Elevakt Bevaras 1 år efter avslutad Gallras under förutsättning att uppgifter för uppföljning dokumenteras i tex åtgärdsprogram. I annat fall ska dessa bevaras Gallras efter avslutad Sekretessprövning. Läggs till elevakten Läggs till elevakten Gallras, om Gallras vid avslutad Bevaras 3 år Registreras i Platina och följer diariefört ärende. Bevaras 5 år Ev förkortningar och sifferkoder ska förklaras. Tas fram årsvis efter klass. En mapp där elevens alla dokument samlas. Förvaras i närarkiv på elevadministrationen Elevförteckning nya elever/läsår Bevaras 3 år Sorteras i bokstavsordning Elevförteckning inresande elever, Gallras Gallras 1 år efter avslutad skrivna i annan kommun Frånvaroregister Gallras Gallras vid avslutad Förteckning över egna elever skrivna Bevaras 1 år efter i kommunen men går i skolan i annan kommun. avslutad Grupplistor av tillfällig betydelse Gallras, om

43 Serie, Handlingar Handlingar rörande samtycken enligt PuL Intyg om genomgången utbildning - original skickas hem till eleven och papperskopia i pärm och elevakt Bevaras /Gallras Gallras, om Bevaras Leverans till Kommunarkiv 1 år efter avslutad Individuella utvecklingsplaner Bevaras 1 år efter avslutad Klasslistor (elevförteckning per Bevaras 3 år klass) Kurators anteckningar Bevaras 1 år efter avslutad Anmärkning För tex bilder på hemsida, tillstånd för bilåkning. Samtycken bör vara tidsbegränsade och gallras tidigast efter att eleven avslutat sin Gäller Individuella program Läggs till elevakten Anteckningar förs i Asynja. Utskrift läggs till elevakten Ledighetsansökningar fr elever Gallras Gallras efter avslutad Pedagogiska utredningar/journaler med bilagor Protokoll från elevvårdskonferenser klassråd o andra möten om pedagogiska frågor Psykologiska utredningar med bilagor Rapporter om elevs (i andra kommuner) Slutbetyg/Samlat betygsdokument/gymnasiesärskolebevis original skickas hem till eleven och papperskopia i pärm och elevakt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras 1 år efter avslutad 1 år efter avslutad 1 år efter avslutad 1 år efter avslutad 1 år efter avslutad Tillbudsrapportering - elev Bevaras 1 år efter avslutad Utvecklingssamtal, anteckningar från Bevaras/Gallras Åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad Översikt av skolskjutsbehovet/läsår Gallras, om Läggs till elevakten Läggs till elevakten Läggs till elevakten Läggs till elevakten Gäller elever på Nationella program Registreras i LISA (kommunens digitala verktyg för tillbudsanmälan) Pappersdokument till elevakten Gallras under förutsättning att uppgifter för uppföljning dokumenterats i tex åtgärdsprogram. I annat fall ska dessa bevaras Sekretessprövning. Läggs till elevakten Barn- och Ungdomsnämnden är huvudman i kommunen. Avtal och beslut bevaras där. sida 10

44 Elevhälsa Inom elevhälsan skiljer man på den särskilda elevvårdande verksamheten till vilken skolhälsovården, skolpsykologens och kuratorns verksamheter hör och övriga elevvårdande verksamheter som sköts av övriga funktioner inom skolan och som bla syftar till att upprätthålla en god arbetsmiljö för eleverna tex förebyggande arbete mot mobbning. Observera att vid eventuell anmälan om kränkande behandling eller diskriminering ligger bevisbördan hos kommunen. Det är därför viktigt att dokumentation finns hos kommunen/landstinget som kan behövas vid sådan anmälan. Skolhälsovården är en del av skolans elevvårdande verksamhet och ska främst vara förebyggande. Den är också självständig gentemot skolans övriga verksamheter och det innebär att sekretess råder mellan dessa och skolhälsovården. Åtgärdsprogram om det genom uppgifter från skolans personal, en elev, elevens vårdnadshavare framkommer att en elev kan ha behov av särskilda stödåtgärder, ska rektor se till att behovet utreds och att åtgärdsprogram utarbetas. Det är en skriftlig bekräftelse på vilket stöd eleven är i behov av och en beskrivning av de insatser som ska göras. Syftet med åtgärdsprogrammet är att ge eleven det stöd som behövs för att denna ska uppnå kunskapsmålen. För åtgärdsprogram rekommenderas ett bevarande då dessa dokumenterar skolans åtgärder för eleven och elevens skolsituation. Serie, Handlingar Bevaras Leverans till Anmärkning /Gallras Kommunarkiv Anmälningar/utredningar om kränkande behandling eller diskriminering Arbetsskada (elev), handlingar rörande tex vid PRAO eller undervisning Bevaras Bevaras 1 år efter avslutad 2 år efter avslutad Elevakt Bevaras 1 år efter avslutad Förteckning över journaler som har överlämnats till annan huvudman (originaljournal sparas och kopia skickas) Handlingar som rör kurators Bevaras Bevaras Efter avslutad 3 år verksamhet. Kurators anteckningar Bevaras 1 år efter avslutad Olycksfalls-/incidentrapporter elever Bevaras Pedagogiska utredningar Bevaras 1 år efter avslutad Skolhälsovårdsjournaler (remiss, Bevaras 2 år efter avslutad kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd) Skolpsykolog-journal med underlag Bevaras 1 år efter avslutad Läggs till elevakten Till skolhälsovårdsjournalen En mapp där elevens dokument ang särskilda insatser samlas. Förvaras i närarkiv hos ansvarig rektor. En digital elevakt skapas för de elever som börjar läsår 2014/2015. Tas ut på papper vid leverans till kommunarkivet Rekvisition från annan skola scannas in till Asynja (ett digitalt journalsystem). Sortering personnummerordning Anteckningar förs i Asynja, ett skoljournalsystem. Pappersdokument läggs till elevakten Fyll i Anmälan om olycksfall. Original till Folksam, kopia till rektor och elevakt Läggs till elevakten Sekretessprövning. Läggs till elevakten Åtgärdsprogram Bevaras 1 år efter avslutad Sekretessprövning. Läggs till elevakten Övrig utredningsdokumentation tex specialpedagogiska anteckningar Bevaras 1 år efter avslutad Sekretessprövning. Läggs till elevakten sida 11

45 Serie, Handlingar Bevaras /Gallras Leverans till Kommunarkiv Anmärkning Skolbibliotek Beståndsregister Bevaras Alla böcker finns registrerade i databasen Book-IT. Ett IT-system som kommunens alla bibliotek använder. Handlingar rörande samverkan, projekt Inköp/prenumerationer Tidskrifter/böcker Dokumentation om skolbibliotekets konstsamling Statistik Bevaras Gallras om Bevaras eller gallras Bevaras Tex lyrikpris och läsprojekt Finns bevarat i pärmar på biblioteksexpeditionen Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter. Översyn/gallring görs 1 g/år Förvaras på biblioteksexpeditionen Förvaras på biblioteksexpeditionen Underlag för faktura hanteras i databasen Book-IT Förvaras på biblioteksexpeditionen Gallras om Räkningar till elever ang ej Gallras om återlämnade böcker Fakturaunderlag till beställda Gallras om böcker/tidskrifter Artiklar/tidningsurklipp Bevaras Pärm om evenemang/utställningar om böcker/konst och musik i skolbiblioteket finns bevarat från år 2000 Övrigt Elevskåp, uthyrning av Kemikalieförteckning Kontrollrond (Arbetsmiljörond/skyddsrond) Mätresultat från hyresvärden Fabs Riskbedömning Gallras, om Gallras, om Gallras, om Gallras, om Gallras, om 1 år efter terminsavslutning Gallras när ny förteckning upprättas Sparas endast digitalt i gemensam katalog G: Sparas endast digitalt i gemensam katalog G: Sparas till större ombyggnationer IT i skolan Avtal om lån av dator 1-1, läroverktyg i skolan Bevaras 4 år Rutin och hantering i bilaga 4. Gemensam hantering med barnoch ungdomsförvaltningen Sorteras i personnummerordning sida 12

46 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun Bilaga (Sida 1/6) Innehållsförteckning Inledning 2 Platina ärendehanteringssystem 2 - Organisation - Handlingar, ärenden, uppdrag, sammanträden - Arkivering- och gallring - Den digitala informationen i Platina Delta - Förtroendemannaregister Domino.doc dokumenthanteringssystem 4 - Bibliotek i Domino.doc - Struktur i biblioteket Dokument - Anvisningar - Författningssamling - Handböcker - Pilotprojekt test - Protokoll - Protokoll PUL - Ramavtal - Samverkansprotokoll - Organisation - Långtidslagring - Granskning/godkännande - Layoutfrågor sida 13

47 Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun (Sida 2/6) Inledning Dokument- och ärendehanteringen i Alingsås kommun finns i stort sett i två system, Platina och Domino.doc med åtkomst och publicering via kommunens intranät kallat Kommunportalen. Platina infördes i januari 2005 och lanseringen av dokumenthanteringssystemet skedde i januari Platina ärendehanteringssystem Dessa nämnder och bolag använder Platina: AB Alingsås Rådhus Barn- och ungdomsnämnden Kommunstyrelsen Kultur- och fritidsnämnden Socialnämnden Tekniska nämnden Utbildningsnämnden Valnämnden Vård- och äldreomsorgsnämnden Överförmyndarnämnden Alingsås Vårgårda räddningstjänstförbund Byggnadsnämnden använder Byggreda för sin hantering av allmänna ärenden, bygglov och planärenden och miljöskyddsnämnden använder Miljöreda för sina ärenden. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Platina, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltare är Eva Karlsson. Arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden Platina består av arbetsdokument, handlingar, ärenden, uppdrag och sammanträden. Handlingar registreras och oftast bifogas de elektroniskt antingen som bifogad fil eller skannad fil. Ärenden skapas utifrån en handling eller att flera handlingar knyts samman till ett ärende. Systemet ger också möjlighet till att registrera och därmed hålla ordning på uppdrag. Sammanträden innehåller funktioner för att göra kallelser och protokoll utifrån ärenden som anmälts till respektive sammanträde. sida 14

48 Arkivering och gallring (Sida 3/6) Alla dokument i ett ärende ska bevaras på papper i respektive nämnds serie för diarieförda handlingar. I akten ska också finnas ett ärendekort samt kopia på beslut i ärendet (protokollsutdrag). Följande listor ska arkiveras på papper: Ärenden i kronologisk ordning för varje år Ärenden i initierande ordning A-Ö för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Ärenden i planbeteckningsordning för den period som arkivering sker (årsvis eller per mandatperiod) Diarieplan ska arkiveras för varje år i serien diarieförda handlingar. Den digitala informationen i Platina Till handlingar och ärenden i Platina skannas och bifogas digitala handlingar. Val av format har inte reglerats men det handlar främst om bifogade filer i.doc,.xls och.odf och om skannade filer i TIF och PDF. Kommunen tog sitt första IT-baserade diarium i drift 1990 och diarieinformationen konverterades till Delta ärende I september 2009 konverterades all data utom sammanträden och uppdrag till Platina. Det är av stor vikt att både diarieinformationen och bifogade/skannade handlingar konverteras vid kommande byten av system. Bifogade och skannade handlingar som hör till ärenden lagras inom Platina. Registrering av uppdrag är helt digital. Uppdrag kan knytas till ärenden och då finns det analoga handlingar där. En rapport tas ut och denna registreras som handling i ett ärende. Uppgifterna i sammanträde är helt digitala. Rutinen ger en koppling på ärenden till respektive protokollet. Protokollet lagras i Platina. Förtroendemannaregister Under hösten 2005 konverterades informationen om de förtroendevalda från Walda till en modul i Delta ärende. Walda infördes Kansliet ansvarar för uttag av arkivlistor för alla politiska organ i enlighet med sin dokumenthanteringsplan. sida 15

49 Domino.doc dokumenthanteringssystem (Sida 4/6) Bibliotek i Domino.doc I Alingsås kommun består dokumenthanteringssystemet av följande bibliotek: - Alingsås arkiv - Dokument - Ekonomi - Socialnämnden - Verksamhetssystem TK - Vård- och äldreomsorgsnämnden - Ärendehantering - Överförmyndarnämnden Alingsås arkiv består i dagsläget av skannade bygglovritningar från byggnadsnämnden. Dokument beskrivs nedan. Ekonomi består av lagrade listor från ekonomisystemet. Dessa ska gallras efter 10 år. Socialnämnden, vård- och äldreomsorgsnämnden och överförmyndarnämnden består av sekretessbelagda protokoll. Originalen bevaras på papper. Verksamhetssystem TK är ursprungligen gjort inom ramen för ett kvalitetsprojekt på tekniska kontoret. Innehåller rutiner och anvisningar av olika slag. Dessa kommer att länkas till Kommunportalen. Ärendehantering lagrar handlingar från Delta ärende. Struktur i biblioteket Dokument Strukturen består av arkivrum för anvisningar, författningssamling, handböcker, pilotprojekt test, protokoll, ramavtal, samverkansprotokoll. Se bilaga. Nedan beskrivs hanteringsrutiner för respektive arkivrum. Anvisningar Här finns rutiner och riktlinjer av olika slag. En del är antagna av nämnden, andra av förvaltningschef och övriga är upprättade av förvaltningen. Gallring vid inaktualitet är tillåten. Rutiner av större vikt, som antas av nämnd registreras i Delta ärende och bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Författningssamling Kommunens officiella författningssamling är sedan 2004 helt digital. Se beslut av kommundirektören Författningssamlingen består av: Alingsås vision, bolagsordningar, ägardirektiv, föreskrifter, stadgor, policies, reglementen, styrning och ledning, samt taxor och övergripande måldokument. Samtliga dokument i författningssamlingen har antagits av kommunfullmäktige eller anmälts dit och ärendena har registrerats i Delta ärende. Ett exemplar av det antagna dokumentet ska bevaras på papper i serien diarieförda handlingar. Handböcker Arkivrummet innehåller digitala handböcker strukturerade förvaltningsvis och med ett arkivskåp för allmänna handböcker. Dessa har ett övergripande innehåll. Gallring vid inaktualitet är tillåten. sida 16

50 Pilotprojekt test (Sida 5/6) Arkivrummet används för tester av systemet. Det är tillåtet att ta bort dokument. Protokoll Här finns protokoll från kommunfullmäktige, nämnder, kommunala handikapprådet, kommunala pensionärsrådet och AB Alingsås Rådhus. Det är önskvärt att få med de kommunala bolagens protokoll här. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Protokoll PUL Lagring av protokoll som rensats från personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen. Dessa protokoll publiceras manuellt på hemsidan. Ramavtal Här lagras kommunens ramavtal under den tid de är aktuella. Inaktuella avtal gallras och ersätts kontinuerligt av gällande avtal. Samverkansprotokoll I arkivrummet finns protokoll från central samverkan mellan arbetsgivare och fack samt från förvaltningssamverkan. Justerade protokoll får inte tas bort. Justeringarna, som består av manuella underskrifter syns inte på de digitalt lagrade protokollen. Protokollen får lagras som version först när justeringen är klar. Här finns också aktuella avtal. Inaktuella avtal gallras. Organisation Kommunen har en referensgrupp för Domino.doc, bestående av personer från förvaltningarna och som leds av systemförvaltaren. Systemförvaltaren styr över strukturen av arkivskåp. Fövaltningens representant i referensgruppen styr över strukturen för pärmkategorier och pärmar. Systemförvaltare är Eva Karlsson. Varje författare ansvarar för att beskrivningsrutan fylls i när något viktigt har ändrats. Det behövs inte när ny version har erhållits p g a redaktionella förändringar, t ex stavfel. Långtidslagring/arkivering En viktig aspekt med dokumenthanteringssystemet är att viktiga dokument samlas på ett ställe. Detta underlättar för kommande digital arkivering. Domin.doc är inget arkivsystem (e-arkiv) utan informationen måste flyttas till ett e-arkiv där den ska lagras enligt OAIS-modellen och i de format som Riksarkivet anger i sina författningar. Granskning/godkännande Funktionen för granskning/godkännande i systemet är satt så att det är frivilligt att använda den. Däremot gäller följande: Granskning/godkännande bör användas när flera personer arbetar med samma handbok eller samma typ av anvisningar. En i gruppen bör då utses till granskare/godkännare. Granskning/godkännare kan användas även när en person arbetar med att skriva in handböcker och anvisningar när en kontroll önskas av det som publiceras. sida 17

51 Layoutfrågor (Sida 6/6) Layout i anvisningar För nya dokument som läggs in använd typsnittet Arial och tillämpliga delar av riktlinjerna för layout i handböcker. När redan färdigställda dokument skall läggas in använd ursprungligt typsnitt och utseende. Layout i protokoll För nya protokoll som läggs in används den nya protokollmallen i Word. Den är gjord som formatmall och i typsnittet Arial. För gamla protokoll som förs in används ursprungligt typsnitt och utseende. Layout i handböcker Använd gärna funktionen med Words formatmall. Typsnitt Arial Sidhuvud och sidfot Logo: Respektive nämnds Text: Fetstil 10 punkter Rubriksättning Innehållsförteckning: Finns under Infoga index och förteckningar Klassisk 14 punkter Layout författningssamling Typsnitt Arial Sidhuvud och sidfot KOMMUNLEDNINGSKONTORET Eva Karlsson sida 18

52 Gallringsråd för projekthandlingar Bilaga 2 (Sida 1/1) Inledning I dagens läge sker alltmer arbete i form av projekt. Det kan vara utredningar av olika slag och införande av ny teknik inom administrativa rutiner. De här råden skall ses som en hjälp vid bevarande och gallring av handlingar som projektet ger upphov till. Här avses inte projekthandlingar inom teknisk verksamhet för där finns bra gallringsråd i kommunförbundets serie Bevara eller gallra? Nr 7. Registrering Oftast, men inte alltid, registreras starten av ett projekt genom att direktiv upprättas som diarieförs. Ibland är projektet av sådan vikt att det fattas beslut i nämnd eller styrelse om direktiven. I de fall ett projekt är diariefört är det naturligt att de handlingar som skall bevaras också registreras i diariet och i regel på samma diarienummer. Projekthandlingar kan också hållas ordnade genom systematisk förvaring. Då hålls alla handlingar samlade i pärmar eller boxar. Framöver kommer detta att kunna ske digitalt men rutiner för det får tas fram när det blir aktuellt. Projektledarens ansvar Projektledaren ansvarar för de handlingar som projektet ger upphov till. Om projektet gäller samverkan mellan flera myndigheter är det projektledarens ansvar att klara ut vilken myndighet som äger handlingarna och som därmed har arkivansvar. I de fall projektet är diariefört ansvarar projektledaren för att relevanta handlingar lämnas till registrator för registrering. Handlingar som skall bevaras Här är exempel på handlingar som skall bevaras. Bevarandet skall ske på papper, även av t ex e-post och anteckningar förda i databaser eller Words hemkatalog. Direktiv, beslut, uppdragshandling Protokoll, mötesanteckningar för olika grupper t ex styrgrupp, projektgrupp och arbetsgrupp Rapporter t ex delrapporter, slutrapport Korrespondens av vikt Avtal av vikt, t ex med leverantörer av IT Handlingar som bör gallras Nedan följer exempel på handlingar som bör gallras. Gallring kan med något undantag ske kort efter projektets avslutande. Egen budget och uppföljning Fakturakopior Tidningsklipp Kom ihåg lappar och egna anteckningar Utkast till rapporter etc Korrespondens av ringa betydelse Avtal av tillfällig betydelse, 2 år efter upphörd giltighet Litteratur förvaras bäst i förvaltningens bibliotek och om sådant inte finns, i den egna bokhyllan. Inaktuell litteratur kan kastas. Leverans till kommunarkivet Tidpunkten för leverans av projekthandlingar till kommunarkivet är beroende på eventuell registrering. Ett diariefört projekt följer med diarieförda handlingar till kommunarkivet. Ett systematiskt förvarat projekt kan levereras så snart det är avslutat. En god rutin är att projektledaren genomför gallring och leverans så snart som möjligt efter avslutande, innan nya uppgifter tar all tid i anspråk. Råd Det är lämpligt att dessa råd arbetas in i nämndernas arkiverings- och gallringsplaner, därmed behövs inga separata gallringsbeslut för varje projekt. sida 19

53 Riktlinjer för användande av sociala medier på Internet Bilaga 3 (version ) (Sida 1/2) Sociala medier Sociala medier är ett samlingsbegrepp för interaktiva tjänster på Internet där användarna genererar innehållet. Exempel på sådana är bloggar, Facebook, Youtube och Twitter. Sociala medier kan och får användas som komplement till Alingsås övriga informationskanaler utifrån varje förvaltnings avvägning men inte för att ersätta kommunens webplats och intranät. Kommunens informationspolicy gäller även för sociala medier. Riktlinjerna gäller för alla som använder sociala medier i tjänsten. Syfte För kommunen finns främst två syften att använda sig av sociala medier. Riktlinjerna gäller för båda syftena. Kommunikation med kommuninvånare och brukare Ett socialt media kan användas för att marknadsföra aktiviteter som riktar sig till kommuninvånare och brukare, eller för att informera om verksamheten. Det kan också användas för att kommunicera med enskilda individer. Utbyte mellan kollegor Ett socialt media kan användas för kommunikation mellan kollegor inom kommunen, men kanske främst för utbyte med kollegor i andra kommuner eller organisationer. Ansvarsfördelning Användandet av ett socialt media i syfte att kommunicera med kommuninvånare och brukare skall godkännas av förvaltningschef, eller den som förvaltningschef utsett. Förvaltningens web-ansvarige ansvar för att hålla en förteckning över de personer som får skriva på sociala medier för förvaltningens räkning. Förvaltningens web-ansvarige ansvarar för att en förteckning finns på kommunens hemsida över de sociala medier kommunen är aktiv på i kommunikation med kommuninvånare och brukare. På enskilda sidor på alingsas.se skall det finnas länkar till relaterat socialt media. sida 20

54 Riktlinjer (Sida 2/2) På ett socialt media är det möjligt att uppträda både i sin yrkesroll och som privatperson. Det är därför viktigt att vara tydlig med i vilken roll du uppträder inför andra deltagare på det sociala mediet. När du i tjänsten använder dig av ett socialt media uppträder du alltid i din yrkesroll. Uppträd professionellt. Är du förtroendevald behöver du vara särskilt tydlig med om du uppträder som företrädare för nämnden eller som företrädare för ditt parti. Ordförande och vice ordförande i nämnd får räkna med att uppfattas som företrädare för nämnden. När en verksamhet använder sig av ett socialt media skall det tydligt framgå vilken verksamhet det är och att den är en del av Alingsås kommun. Kommunens logotyp kan med fördel användas. När du lämnar information på ett socialt media släpper du samtidigt kontrollen över informationen. Den kan återanvändas av andra och i vissa fall övertas rättigheten till informationen av det sociala mediet. Det innebär att det normalt sett finns begränsningar i möjligheten att redigera och ta bort information. När en verksamhet använder sig av ett socialt media skall det alltid finnas minst två personer som företräder verksamheten, för att säkerställa möjligheten att redigera och agera om någon av dem blir sjuk eller slutar sin anställning. Säkerställ att upphovsrätten tillåter publicering på sociala medier. Ofta finns det begränsningar från upphovsmannen i rätten för kommunen att använda, t ex bilder, film och ljud i olika sammanhang. Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) gäller även på sociala medier. Sekretessbelagd information får inte förekomma. Sekretessbelagda handlingar som uppstår via ett social media skall du ta bort och registrera. Representerar du en verksamhet som omfattas av sekretess bör du vara särskilt restriktiv i ditt agerande på sociala medier. Personuppgiftslagen (PUL) gäller även på sociala medier. Undvik därför att publicera personuppgifter. Kränkande personuppgifter skall du ta bort. Vid osäkerhet kontakta kommunens personuppgiftsombud. Förvaltningslagen (FL) regler om serviceskyldighet gäller även på sociala medier. Detta kräver en kontinuerlig aktivitet på sociala medier. Lag om ansvar för elektroniska anslagstavlor gäller även sociala medier. Brottsligt material, som t ex hets mot folkgrupp, barnpornografi m.m skall du därför ta bort så snabbt som möjligt Kommunikation som uppstår via ett socialt media är allmänna handlingar och skall därmed hanteras i enlighet med förvaltningens dokumenthanteringsplan. Inlägg av tillfällig betydelse får gallras fortlöpande och handlingar av vikt skall bevaras, enligt arkivlagen. Vid osäkerhet kontakta arkivansvarig på förvaltningen. sida 21

55 Bilaga 4 Hantering av 1-1 Alströmergymnasiet - Alingsås Kommun * Vid skolstart informeras vårdnadshavare om erbjudandet att låna ett verktyg av skolan. Denna information sker via informationsbrev hem samt via information på föräldramöten. * Eleverna får kvittera ut verktyg endast om underskrivet avtal finns. Avtalen måste vara underskrivet av både elev och vårdnadshavare * Skolan skriver under avtal och skickar hem kopia av avtal till hemmet. * Originalet av avtalet bevaras på skolan under avtalets hela giltighetstid + 1 år (Totalt 4 år eller kortare om avtalet avslutats på grund av att eleven avslutat sina studier eller går om en årskurs (förlängd undervisning). * Eleven ska alltid följa sin årskurs verktyg gällande modell och image. Skolan ansvarar för att det gamla verktyget lämnas in godkänns innan det nya delas ut. Nytt avtal påskrivet. * Om eleven avbryter sina studier ska verktyget samt alla tillbehör lämnas tillbaka till skolan i godkänt skick. Eleven ska då erhålla ett kvitto på att datorn lämnats åter till skolan. * Om eleven ej återlämnar verktyget till skolan vid avbrutna studier skickas det två påminnelser hem med en månads mellanrum. Har inte verktyget inkommit till skolan innan denna period är löser skolan verktyget från avtal och debiterar eleven/vårdnadshavare. * Vid garanti/försäkring/stöldärenden anmäler vårdnadshavare eller myndig elev ärendet via kommunens e-tjänst. Verktyget lämnas sedan in till serviceansvarig på skolan som skickar datorn till verkstaden. Serviceansvarig kontrollerar att alla uppgifter stämmer från e-tjänsten och kopierar ärendet till ärendesystemet. När ett ärende ändras från garanti till försäkringsärende samt när försäkringen ej täcker skadan skall vårdnadshavare/anmälare meddelas via e-tjänsten alternativt via brev hem/epost/sms * Skolan fakturerar eventuella kostnader vid försäkrings- och stöldärende vårdnadshavarna. Om eleven är myndig faktureras de som tidigare var vårdnadshavare. Om eleven var myndig då den erhöll datorn faktureras eleven direkt. Kopia av avtalet samt beskrivning av ärendet skickats med fakturan. * Vid avtalsperiodens slut får eleven/vårdnadshavare erbjudande om utköp av verktyget, utköpsförfarandet sköts av leverantören. Eleven kan bli debiterad om skador finns på verktyget vid återlämnandet. sida 22