Protokoll fört vid Skövde University Gaming Societys årsmöte

Transkript

1 1 Mötets öppnande Mötet öppnades klockan 18:26. 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet Daniel Stervik valdes till ordförande. Martin Brosser valdes till sekreterare. 3 Godkännade av dagordningen Dagordningen godkändes. 12 Fastställande av verksamhetsplan för 2015 och 13 Fastställande av budget för 2015 lades till i dagordningen efter diskussion i 8. 4 Godkännande av röstlängd Röstlängden godkändes. 14 närvarande har rösträtt. 5 Val av två justerare/rösträknare Anton Johansson och Anders Nyström valdes till justerare samt rösträknare. 6 Fråga om mötets behöriga utlysande. Årsmötet fanns vara behörigt utlyst. 7 Föreningens verksamhetsberättelse för det gångna verksamhetsåret Daniel Stervik läste upp SUGS verksamhetsberättelse för Verksamhetsberättelsen godkändes och lades till handlingarna. 8 Föreningens ekonomiska berättelse för det gångna verksamhetsåret Sida 1/13

2 Joakim Skimutis redovisade SUGS ekonomiska berättelse för Den ekonomiska berättelsen godkändes och lades till handlingarna. 9 Revisionsberättelse Daniel Stervik läste upp revisionsberättelsen för Revisionsberättelsen lades till handlingarna. 10 Beslut om ansvarsfrihet för föregående styrelse Mötet beslutade att ge 2014 års styrelse ansvarsfrihet. 11 Fastställande av medlemsavgift Mötet beslutade att SUGS medlemsavgift är 100:- per kalenderår. 12 Fastställande av verksamhetsplan för 2015 Mötet godkände den föreslagna verksamhetsplanen. 13 Fastställande av budget för 2015 Mötet godkände den föreslagna budgeten. 14 Val av styrelse Erik Nilsson redovisade valberedningens förslag. Årsmötet valde Daniel Stervik till ordförande Joakim Skimutis till kassör Patrik Fransson till sekreterare Roy Mikaelsson till ledamot Roger Sjögren till ledamot Sida 2/13

3 Anders Nyström till ledamot Tobias Sölvefjord till ledamot Fredrik Söderberg till suppleant 15 Val av revisor Mötet valde Karin Spångberg till SUGS revisor för Val av valberedning Mötet valde Mats Lenngren och Martin Brosser till valberedning för Motioner och propositioner Inga motioner eller propositioner har inkommit till mötet. 18 Konvent SUGS avser att arrangera ett konvent under Föreslagna datum för konventet är fredagen den 2/10 till söndagen den 4/ Övriga frågor Inga övriga frågor. 20 Beslutande om datum för nästa stormöte Mötet beslutade att inte bestämma ett datum för nästa stormöte 21 Mötets avslutande Ordförande Daniel Stervik avslutade mötet klockan 19:56. Sida 3/13

4 Bilaga 1: Röstlängd och närvarolista RÖSTLÄNGD Anton Johansson Anders Nyström Erik Nilsson Roy Mikaelsson Magnus Granlid Patrik Fransson Roger Sjögren Mats Lenngren Per Bengtsson Fredrik Söderberg Linus Bouvin Joakim Skimutis Martin Brosser Daniel Stervik Kassör Ordförande NÄRVARANDE Andreas Granander Ej medlem Sida 4/13

5 Bilaga 2: Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelse 2014 Skövde University Gaming Society Året 2014 var för SUGS ett år där det gällde att stabilisera verksamheten. Arbetet började med att strukturera styrelsens arbete. Genom att skapa arbetsgrupper där olika områden i föreningen täcktes in gjordes det möjligt att på ett gott sätt fördela ansvar och arbete. Även verksamheten med att förvalta Trean har under året stabiliserats trots initiala svårigheter med manfall. Antalet uthyrningar har nästintill nått utsatt mål men därtill kommer även ett nytt samarbete med föreningen AGES. Föreningen disponerar generellt lokalen under vardagar mot en hyreskostnad. Totalt hade föreningen lite färre medlemmar än förra året och styrelsen tror att det kan ha och göra med tillgängligheten till lokalen. Därför startades under våren aktivitetstorsdagar som ett tillfälle för medlemmar att nyttja lokalen för aktiviteter. Även målarsöndagar har börjat göra en återkomst varannan söndag. Likt tidigare år har SUGS haft tisdagsöppet varje vecka och lockat in spelsuget folk. Flest besökare åtnjöt föreningen runtomkring skolans introduktion samt efter jullovet. Främst är det brädspel som spelas under tisdagar men andelen figurspel och kortspel har vuxit kraftigt under våren. Främst är det Blood Bowl och Warmachine som gäller inom figurspelandet respektive Magic och Android: Netrunner för kortspelare. Under skolans introduktion var SUGS självklart på plats för att visa upp sin verksamhet. Introt blev för vår del lyckat då det inbringade många nya medlemmar. I september anordnades SUGS egna konvent, PewPewCon. Med fjolårets erfarenhet genomfördes årets konvent med bravur. Många besökare och dessutom många volontärer gjorde det till ett gott arrangemang. Även SUGS lokal har under året fått en del kärlek. Nya städrutiner vid tisdagsöppet, regelbundna städdagar samt källsortering har gjort att lokalen blivit snäppet fräschare. De största förändringarna under året har varit flytten av terränghylla samt jackhängare och skoställ. Sida 5/13

6 Bilaga 3: Revisionsberättelse för verksamhetsåret 2014 Sida 6/13

7 Bilaga 4: Ekonomisk berättelse Sida 7/13

8 Sida 8/13

9 Sida 9/13

10 Sida 10/13

11 Bilaga 5: Verksamhetsplan för 2015 Verksamhetsplan för SUGS 2015 Skövde University Gaming Society Medlemmar, samarbeten och PR. SUGS skall fortsätta att verka för att främja spelhobbyn på högskoleområdet och i Skövde genom att arrangera aktiviteter och samarbeta med andra föreningar samt upprätta och bibehålla goda relationer med de övriga föreningarna på högskoleområdet, studentkåren och sektionerna. SUGS har som målsättning att få sammanlagt 65 medlemmar under året. Undersöka en ny kommunikationsstrategi med fokus på hur vi når ut till så många medlemmar som möjligt på ett enkelt sätt. Se till att alla spelintresserade känner sig välkomna och att försöka öka andelen kvinnliga medlemmar. Delta i högskolans introverksamhet och representeras på de föreningsmässor och andra föreningsaktiviteter som hålls på högskoleområdet. Visa upp föreningen på evenemang och mässor som anordnas utanför högskolan av t.ex. kommunen, studiefrämjandet och Sverok. Se över prissättningen i kiosken. Arrangemang SUGS kommer som vanligt att hålla öppet hus på tisdagar. Vår målsättning är att alla även i fortsättningen skall känna sig välkomna och kunna tillbringa tisdagskvällarna i en välskött lokal. Föreningen skall uppmuntra och stötta medlemmarna i att arrangera aktiviteter i SUGS lokaler och i samarbete med andra föreningar. SUGS kommer att arrangera ett konvent under Konventet skall marknadsföras genom de kanaler som nämnts i PR-sektionen och målet är att kunna erbjuda ett brett utbud av arrangemang som representerar så många aspekter av spelhobbyn som möjligt. Sida 11/13

12 Lokal Marknadsföra Trean som aktivitetslokal genom affischering på campus och i studentområdet samt via Facebook. I genomsnitt ska SUGS ha minst 2 externa bokningar av lokalen Trean per månad. Löpande renovera och hålla lokalerna fräscha genom att t.ex. anordna städdagar. Prioriterade delar är väggarna i bunkern. Tillsammans med Skövdebostäder besikta och inventera lokalerna. En ny skylt ska köpas in till lokalerna. Undersöka SUGS framtid i nuvarande lokal samt om det finns ett behov att söka ny lokal. Oavsett vad utredningen visar måste större beslut godkännas av ett stormöte. Undersöka tillgängligheten i lokalen samt och det finns ett behov att förbättra den. Undersöka SUGS framtid som förvaltare av Trean samt om det finns ett behov att säga upp ett sådant samarbete med Skövdebostäder. Sida 12/13

13 Bilaga 6: Budget för 2015 Budgetförslag SUGS verksamhetsår 2015 Tillgångar: Saldo Saldo Kassa 12, kr 2, kr Bank 25, kr 36, kr Lager 2, kr 1, kr Hyresbuffert 15, kr 15, kr Summa tillgångar 54, kr 54, kr Budget Enhet: Budget 2014 Utfall 2014 Budget 2015 Förändring Kommentar Kiosk Inkomster Kiosk 18, kr 18, kr Utgifter Kiosk -12, kr 12, kr kiosken på 33% (2014: 29,5%) dels genom prissättning, dels Uppnås genom att aktivt arbeta för en vinstmarginal för genom målkostnader för inköp (.ex. bara köpa läsk under Resultat 3, kr 5, kr 6, kr 12% ett visst pris/burk). Lokal Budget Res ultat Förändring Beräknat genom AGES: 12* 625kr =7500kr, Privat uthyrning: 12*350kr= 4200kr, Uthyrning förening: 6*500kr. 2014: AGES 10,5 Uthyrning av Trean 12, kr 16, kr 14, kr -9% mån,16 Privat, 8 Föreing Lokalbidrag SVEROK 3, kr 3, kr 1, kr #REF!Sista året, 12,5% av årshyran Lokalhyra -15, kr -15, kr -15, kr #REF!Fast kostnad Förvaring till AGES: Lås kolv på damtoaletten: ca 800kr, eventuellt måste ny dammsugare införs kaffas : ca 2000kr, diverse Kostnader TREAN -1, kr -1, kr -5, kr #REF! upprustning av lokalen, inköp husgeråd m.m. Utrymme för målning/ommålning av väggar, upprustning och Kostnader SUGS-lokal -1, kr kr -2, kr #REF! förbättringar Toapapper, handtork, tvål och rengöringsmedel. Eventuellt för lågt budgeterat då AGES inte brukar säga till när det börjar ta slut. Städ & förbrukning -3, kr -3, kr -4, kr 9% Vissa perioder helt slut. "Försiktigt" budgeterat med inkomster från Trean, minskat Resultat -5, kr -1, kr -9, kr 698% lokalbidrag, högre kostnader för underhåll av lokalerna Budget Res ultat Förändring Konvent Inkomster konvent 5, kr 3, kr - kr -100% Utgifter konvent -4, kr -1, kr - kr -100% Budgetarar inte med något resultat då osäkert om det blir Resultat 1, kr 1, kr - kr -100% av. Vid genomförande ska resultat kalkyleras till minst +-0. God likviditet finns för evemtuella förhanda utbetalningar Budget Res ultat Förändring Spel & Verksamhet "Förs iktigt" budgeterat. Förhoppnings vis kan PG+onlineregis trering förenkla tillgängligheten för att betala s in medlems avgift och i Medlemsavgifter 6, kr 6, kr 6, kr -5% slutändan resultera i högre inkomster Uthyring av hyllor 2, kr 3, kr 2, kr #REF!14 hyllor á 200kr. 2014: 15,5 hylla Medlemsbidrag SVEROK 1, kr 1, kr 1, kr #REF!Minskat för 2015 till 40kr/ungdomsmedlem Aktivitetsbidrag SVEROK 3, kr 3, kr 2, kr #REF!Minskat för 2015 till 2000kr/år Träffbidrag SVEROK 5, kr 4, kr 2, kr #REF!Mins kat för 2015 till 100kr/träff (max 1 träff/vecka) Träffbidrag Studiefrämjandet 6, kr 6, kr 6, kr #REF!Förhoppningsvis samma möjligheter för 2015 Bräds pels inköp -6, kr -6, kr -6, kr #REF!Tillräckligt? Pratat med Warmahordes-s pelarna s om behöver diverse markörer Figurspelsinköp -1, kr kr -2, kr #REF! till sina spelbord, ca 1200kr Upplyst W-H-spelare om möjlighet att nyttja denna post. Tuneringar & event -2, kr - kr -2, kr 0% Förhoppningsvis går det åt detta år Minskande bidrag från Sverok, samt något högre kostnader Resultat 15, kr 17, kr 10, kr #REF! för spel & verksamhet Förvaltning & administration Budget Res ultat Förändring Inköpsstrategin för kiosken ska även innefatta mindre inköpsvolymer av godis, snacks & mat mer frekvent och med ett under året varierande sortiment för att ge medlemmerna en större variation Kaffe, mer utrymme för marknadsföring, utrymme för medelmsvård, ex middag/grillning i samband med s täddag, fika vid PR & Representation -1, kr -1, kr -3, kr 153% arrangemang Avsatt Får endas t nyttjas då alla andra tillgångar är s lut. Vid förändrade förhållanden kring lokal, exempelvis vid flytt gäller Hyresbuffert -15, kr -15, kr - kr #REF! samma regel för användande. Bes lut rivs upp av nytt s tormöte. Kontorsmateriel -1, kr kr -1, kr #REF!Mer ordning och reda i styrelseskåpet Övrigt -1, kr kr -2, kr #REF!Oförutsedda händelser Resultat -18, kr -17, kr -6, kr #REF! Resultat -3, kr 5, kr - kr Budgeterar med 0-resultat. Vid beslut om större investering, ex Tag-lås till dörren ges förslag till reviderad budget vid extrainsatt stormöte Sida 13/13