Granskning av verksamhetssystemet Procapita. Utbildningsnämnden, Gävle kommun

Transkript

1

2

3

4 Granskning av verksamhetssystemet Procapita Utbildningsnämnden, Gävle kommun

5 Innehållsförteckning Granskning av verksamhetssystemet Procapita... 1 Utbildningsnämnden, Gävle kommun... 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte Metod Avgränsningar Intern kontroll i processen avseende debitering av avgift för förskola, fritidshem och fritidsklubb i Procapita Processbeskrivning Placeringsregistrering Utbildningsnämnden Systemförvaltare Procapita Utbildningsnämnden Systemförvaltare Agresso Kommunledningskontoret Hantering av skickade fakturor i kundreskontra, Kommunledningskontoret Osäkra kundfordringar Beskrivande dokument av processen Identifierade risker i faktureringsprocessen Behörighetsadministrationen Tilldelning av behörighet i Procapita Avsluta behörighet i Procapita Behörigheter enligt delegationsordning Identifierade risker i behörighetsadministrationen Informationssäkerhet Informationssäkerhet enligt dokumenthanteringsplan Identifierade risker avseende informationssäkerhet Betygsadministration Behörighet avseende registrering av betyg Informationssäkerhet avseende betyg Betygsdokumentation enligt dokumenthanteringsplan Identifierade risker avseende betygsdokumentation Registeranalys Resultat av genomförd granskning kopplat till övergripande revisionsfrågor Är Utbildningsnämndens rutiner och system för hantering av taxor och avgifter tillförlitliga och är den interna kontrollen tillräcklig? Rekommendationer Säkerställer Utbildningsnämndens behörighetshantering att delegationsbeslut/lagkrav efterlevs? Rekommendationer Säkerställer Utbildningsnämndens systemförvaltning sekretess och återskapande av information? Rekommendationer...19

6 Bilageförteckning 1 Intervjuade personer 2 Processkarta avseende debitering av förskoleavgift 3 Regler för avgifter 4 Stickprov 5 Registeranalys

7 Sammanfattning Gävle kommun har gett Ernst & Young AB ( EY ) uppdraget att genomföra en gransking av verksamhetssystemet Procapita. Uppdraget omfattar granskning av den interna kontrollen i processen avseende debitering av taxa för förskola och fritidshem/-klubb. Vidare har uppdraget omfattat granskning av behörighetsadministrationen och informationssäkerheten i de processer som är kopplade till Procapita i processen avseende debitering. Uppdraget har också omfattat granskning av intern kontroll, behörighetsadministration samt informationssäkerhet i processen avseende registrering och arkivering av betyg i Procapita. Vi har genomfört intervjuer med, för uppdraget, relevant personal samt analyserat tillgänglig befintlig dokumentation såsom policys, delegationsbeslut, rutinbeskrivningar och instruktioner. Vidare har vi genomfört en databaserad registeranalys för samtliga debiteringar i Procapita mellan 1 januari 2015 till 31 augusti Av granskningen har brister i den interna kontrollen framkommit. Exempelvis kan kontrollen av lämnade uppgifter avseende vårdnadshavares inkomster utvecklas., där uppföljning av inkomster inte alltid sker. Registrerad uppgift om inkomst ligger till grund för debitering av avgifter för förskola och fritidshem, vilket innebär att det föreligger risk för att felaktiga debiteringar förekommer. Av granskningen har vidare framkommit att det föreligger brist i behörighetsadministrationen för registrering av inkomster. Fler personer än de som har som arbetsuppgift att registrera inkomster har behörighet att genomföra/ändra registrerade uppgifter i Procapita, vilket är det verksamhetssystem som ligger till grund för fakturering. Resultat av genomförd granskning, brister och rekommendationer sammanfattas i kapitel 7.

8 1 Inledning 1.1 Bakgrund Revisionskontoret i Gävle kommun har beslutat att granska verksamhetssystemet Procapita i samband med en större genomgång av samtliga verksamhetssystem i kommunen. Procapita är ett verksamhetssystem som bland annat hanterar barn/elever och betyg samt underlag för fakturering av avgifter i förskola och skolbarnomsorg. Totala debiteringar under 2014 uppgår till ca 60 mkr för helåret. Utbildningsnämnden är systemägare och systemförvaltare för Procapita. Fakturering och betalningsbevakning sker genom kommunens ekonomisystem, Agresso, som hanteras av Kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Driften av Procapita hanteras av ITavdelningen som organisatoriskt också tillhör Kommunledningskontoret. Med anledning av att delprocesser utförs av andra avdelningar än av personal vid Utbildning Gävle har även dessa inkluderats i granskningen. 1.2 Syfte Uppdraget syftar till att bedöma den interna kontrollen i systemet avseende debitering av avgifter för förskola samt fritidshem/-klubb. Uppdraget syftar vidare till att bedöma behörighetsadministrationen och informationssäkerheten i processer som är kopplade till systemet. Uppdragets huvudfrågeställningar är följande; Är Utbildningsnämndens rutiner och system för hantering av taxor och avgifter tillförlitliga och är den interna kontrollen tillräcklig? Säkerställer Utbildningsnämndens systemförvaltning sekretess och återskapande av information? Säkerställer Utbildningsnämndens behörighetshantering att delegationsbeslut/lagkrav efterlevs? 1.3 Metod Uppdraget har genomförts genom en kombination av insamlingsmetoder. Vi har genomfört individuella intervjuer med personal vid Utbildning Gävle och Kommunledningskontoret. För lista med intervjuade personer, se bilaga 1. Vi har inhämtat tillgänglig dokumentation såsom delegationsordning för Utbildningsnämnden, dokumenthanteringsplan, blanketter som används i processen, flödesscheman m.m. Vi har utfört följande granskningssteg: Intervjuer med personal inom Gävle kommun Tre intervjuer har genomförts i Gävle under vecka 39. Två telefonintervjuer har genomförts under vecka 39 och 40. Uppföljning av intervjuer har skett fram till avrapportering. Intervjuer har genomförts i syfte att kartlägga processen och identifiera riskområden kopplade till debitering av avgift för förskola samt fritidshem/-klubb, behörighetsadministration, informationssäkerhet m.m.

9 Granskning av befintlig dokumentation Vi har genomfört granskning av befintlig dokumentation såsom rutin-/arbetsbeskrivningar och delegationsbeslut m.m. Vi har därtill valt ut underlag till identifierade nyckelkontroller. Våra stickprov är framtagna genom en professionell bedömning där EY har valt ut relevanta stickprov baserat på den information vi erhållit för respektive kontroll. Databaserad registeranalys Vi har genomfört en databaserad registeranalys för samtliga debiteringar under perioden första januari till sista augusti Inkomst- och folkbokföringsuppgifter har inhämtats från Skatteverket för 183 registrerade familjer. Dessa uppgifter har stämts av mot registrerade uppgifter i Procapita. 1.4 Avgränsningar Granskningen har avsett Utbildningsnämnden men eftersom delar av processen hanteras av ekonomiavdelningen samt IT-avdelningen på Kommunledningskontoret har även dessa inkluderats i granskningen för de delar de hanterar. Funktioner i processer och kontroller som har beskrivits i intervjuer har inte kontrollerats av oss i Procapita, Agresso m.m. Vi har endast berört de delar av processer som berör debitering av avgift för förskola, fritidshem/-klubb samt behörighetsadministration, betygsadministration och informationssäkerhet. De kontroller vi har stickprovsgranskat avser endast ett begränsat antal och avvikelser kan således ske på resterande population, som ej har testats. Skatteverket har inte kunnat ta fram relevant data för folkbokföring och inkomstuppgifter för vår registeranalys. Vi har således, i enlighet med uppdragsbrev, valt ut 5 % av de inkomster vi erhållit av Utbildning Gävle, vilket motsvarar 183 st. Inkomsten som erhållits från Skatteverket avser 2014 varför viss diskrepans kan finnas. Registeranalysen avser debitering av taxa under perioden 1 januari augusti 2015 och presenteras i kapitel 6. 2 Intern kontroll i processen avseende debitering av avgift för förskola, fritidshem och fritidsklubb i Procapita I följande avsnitt beskrivs processen avseende debitering av avgift för förskola, fritidshem och fritidsklubb. Endast delar som har betydelse för debitering av avgifter beskrivs. Regler för debitering framgår av bilaga 3 och avgifter på sid Avgiften för förskola och fritidshem styrs av inkomst, ålder på barnet och antal barn per familj som går på förskola och/eller fritidshem. Maximalt uppgår avgiften till kr. Avgift för fritidsklubb är 500 kr per barn per termin oaktat inkomst. Vidare beskrivs också processen och de risker som EY identifierat.

10 2.1 Processbeskrivning Process skall läsas tillsammans med flödesschema, se bilaga 2. Den siffra som framgår inom parantes motsvarar siffra i processkarta. Röd triangel innebär identifierad risk. Processkarta inkluderar inte samtliga steg i processen, utan avser endast ett normalt förfarande Placeringsregistrering av personal vid Utbildning Gävle (1) Processen för förskola och fritidshem inleds genom att en ansökan om plats lämnas till Placeringsenheten som arbetat på Utbildning Gävle. Ansökan lämnas på pappersblankett eller via websida av vårdnadshavare. Placeringsenheten ser över placering och skickar erbjudande om plats tillsammans med pappersblankett avseende inkomstuppgifter till vårdnadshavare. Inkomstuppgifter anmäls via blankett eller med hjälp av e-legitimation på websida och ligger till grund för fakturering av avgifter. Anmälningar till kommunal fritidsklubb registreras av skolassistenter på respektive enhet. Anmälan sker endast via blankett och ej via hemsida. På elevpengen till fristående huvudmän som bedriver förskola, pedagogisk omsorg, fritidshem görs innan utbetalningen av ersättningen ett avdrag motsvarande genomsnittlig kommunal föräldraavgift i motsvarande verksamhet. Avdraget görs eftersom fristående huvudmän själva administrerar och tar in intäkten för föräldraavgiften. Fristående huvudmän ska tillämpa Gävle kommuns gällande regler avseende föräldraavgifter. Förvaltningen kan av fristående huvudman begära in underlag som styrker att Gävle kommuns regler för föräldraavgifter följs. Avseende fristående fritidsklubb sker inbetalning direkt till Gävle kommun och inte till den fristående fritidsklubben, varför avdrag ej sker. (2/4) När signerat avtal avseende tilldelad plats samt blankett om inkomstuppgifter kommer tillbaka till handläggaren på Placeringsenheten registrerar handläggaren inkomstuppgiften i Procapita. Ingen kontroll eller stickprov av registrerade uppgifter görs av annan handläggare eller överordnad chef eller liknande. I de flesta fall görs inte heller någon kontroll av den inkomst som har inlämnats, utan handläggaren registrerar den inkomst som har uppgetts på blanketten. Det finns en modul i Procapita som är kopplad mot Skatteverket, men denna används inte i handläggningen då denna funktion enligt handläggare kräver ytterligare resurser för att bearbeta resultatet och göra uppföljning. (3) Om handläggaren anser att inkomstuppgiften på blanketten ser avvikande ut kan en ytterligare kontroll göras. Ibland kontaktas Försäkringskassan om inkomst har uppgivits till 0 kr, trots att handläggare har information om att föräldern är föräldraledig med syskon och troligen får föräldrapenning. I några fall har arbetsgivare kontaktats för inkomstuppgift, men detta görs väldigt sällan. Handläggare kontaktar vårdnadshavare för att utreda eventuella missförstånd och erhålla ny blankett med korrekta uppgifter om annan uppgift om inkomst exempelvis erhållits av försäkringskassa. Ibland skickas också inkomstblankett ut om man identifierat att en inkomstuppgift är gammal, detta sker dock ej på regelbunden basis. För förskola och fritidshem är avgiften inkomstbaserad upp till ett maxtak. Om hushållets gemensamma bruttoinkomst överstiger maxtaxans tak om kr/år behöver

11 inkomstuppgifter inte registreras. Om inkomstuppgift inte uppges trots att hushållets gemensamma bruttoinkomst inte överstiger kr, debiteras ändå maxtaxa. Avseende fritidsklubb är kostnaden 500 kr per termin oaktat vilken inkomst vårdnadshavare har eller när på terminen anmälan sker. Upptäcker handläggaren att debiteringen har blivit fel ringer man vårdnadshavaren för att informera. Innehållet i samtalet kan ibland dokumenteras i systemet/skrivas ned. För de fall där det har handlat om mycket pengar som ska betalas i retroaktiv avgift skickas brev med meddelandet. Privata förskolor hanterar debitering av förskolor internt. De fristående enheterna för fritidshem registreras av förvaltningen på kommunen. (6) En gång per månad tar handläggare på placeringsenheten (PP) på Utbildningsnämnden fram en fil, som innehåller underlag för fakturering ur Procapita. I denna fil inkluderas samtliga underlag för fakturering för förskola, fritidshem och fritidsklubb. Fil läggs upp på kommunens gemensamma O-mapp. Efter att filen lagts upp på O-mapp av PP skickas ett mail från PP till systemförvaltare för Agresso på Kommunledningskontoret (AA) med information om antal fakturor samt totala belopp. Bekräftels erhålles av placeringshandläggare. För att säkerställa att samtliga barn som går på fritidshem/fritidsklubb debiteras skall skolassistenter ta fram listor på de placerade barnen och lämna till fritidshems/fritidsklubbspersonalen för kontroll. Baserat på uppgifter som har framkommit under intervju är denna kontroll i vissa fall bristfällig och kontroll fullföljs inte Systemförvaltare Procapita Utbildningsnämnden (5) Beräkning av avgift för förskola och fritidshem sker automatiskt i Procapita utifrån registrerade inkomstuppgifter, efter de regler som har programmerats av ITkonsultbolaget Tieto som tillhandahåller verksamhetssystemet Procapita. Endast tre personer inom kommunen har rätt att förse Tieto med information kring regler för debitering utifrån direktiv från deras chef. Detta hanteras av systemförvaltare för Procapita i Utbildningsnämnden. Beräkning av avgift för fritidsklubb sker också i Procapita utifrån Tietos inlagda parametrar men är, som nämns ovan, inte inkomstreglerade, utan styrs av egna uppsatta regler. Fakturering sker månadsvis avseende förskola och fritidshem. Fakturering för fritidsklubb sker i oktober och februari. Om anmälan för terminen erhålles efter fakturakörning justeras detta och efterdebitering sker. Vidare hanterar systemförvaltare för Procapita avslutande eller uppläggning av ny förskola, utbildning i Procapita för användare etc Systemförvaltare Agresso Kommunledningskontoret (7) Efter mottagande av mail hämtar AA hämtar filen som PP lagt i gemensam O-mapp. AA stämmer av uppgifterna efter konverteringen till Agresso och mailar tillbaka till PP. Hittills har antal transaktioner samt filens totala belopp att fakturera alltid stämt vid avstämning mellan Procapita och Agresso.

12 (8) Efter konverteringen till Agresso skapas fakturor automatiskt i Agresso. Varje familj erhåller en faktura, oavsett om de har barn i olika verksamheter (bortsett från fristående förskolor eller fritidshem som själva hanterar fakturering). Fakturor skapas på tre sätt beroende på vad kunden har valt; fysisk faktura, e- faktura till internetbank eller autogiro. Pappersfakturor skickas på fil till Evry (IT- tjänsteföretag som anlitas av kommunen) för utskrift. E-fakturor skickas som fil till Tieto för vidareleverans till kundens internetbank. Fakturor som betalas med autogiro skickas som fil till Nordea Hantering av skickade fakturor i kundreskontra, Kommunledningskontoret (9) Utställda fakturor registreras i Agressos kundreskontra och huvudbok. Vid betalning sker matchning automatiskt mot kundreskontra. Om för stort belopp eller fel ocrnr har används vid inbetalningen och det inte finns andra förfallna fakturor till samma kund, sker återbetalning Innan återbetalning sker, stäms detta av mot bankunderlaget som attesteras av chef. Det går att ändra adress och övriga uppgifter så som bankkontonummer innan återbetalning sker. Samtliga återbetalningar måste attesteras av chef tillsammans med bankunderlag. Kreditering av fakturor sker i regel inte utan om någonting har blivit felaktigt debiterat så makuleras faktura och ny faktura skapas. Makuleringsunderlag skall signeras av placeringsenheten och handläggares chef och skickas till kommunledningskontoret som genomför makulering av fakturan. Makulering av fakturor kan endast göras centralt på kommunledningskontoret dock sker ingen uppföljning av de fakturor som makuleras. (10) Vid inbetalning bokas fakturan automatiskt bort från kundreskontran. (11) Sju dagar efter förfallodatum skickas påminnelse till kunden. Betalas inte fakturapåminnelsen skickas indrivningsuppdrag till inkassobolaget Intrum Osäkra kundfordringar (12) Uppdraget att driva in förfallna kundfordringar tas emot av Inkassobolaget (Intrum). Obetalade fakturor bokas som konstaterad kundförlust när fakturan har placerats på lista för långtidsbevakning hos Intrum. Fakturan registreras på långtidsbevakning när inkassobolaget bedömer att kund inte har betalningsförmåga. Avstämningar mot Intrums lista för långtidsbevakning sker en gång per månad. Obetalade fakturor registreras inte på listan för långtidsbevakning om betalningsplan har gjorts upp eller Intrum bedömer att det kan finnas möjlighet att erhålla betalning, uppbokning av konstaterad kundförlust sker månatligen och i samband med att kommunen följer upp långtidsbevakningen. Om betalning ej sker kan barnet förlora barnet sin plats. Vid varje månadsavslut tas rapport över kundreskontran ut, differenser mellan kundreskontra och huvudbok ska enligt uppgift från kommunen inte kunna ske då kundreskontra uppdateras automatiskt mot huvudbok. 2.2 Beskrivande dokument av processen Vi noterar att det saknar en framtagen processbeskrivning med identifierade risker och kontroller kopplat till de delar som beskrivits ovan. Även arbetsbeskrivningar eller liknande

13 rutindokument avseende samtliga processerna saknas. Vid intervju med handläggare har det framkommit att alla handläggare har arbetat länge med arbetsuppgiften och vet hur arbetsmomenten går till. Uppstår exempelvis tveksamheter i hur en blankett ska tolkas, diskuteras det med en kollega. Arbetsbeskrivning/rutin för uttag av underlag för fakturering från Procapita och överföring till Agresso samt allmän integrationsbeskrivning avseende datafiler till Agresso finns dock. Arbetsbeskrivning/flödesschema avseende hanteringsprocessen i kundreskontra finns dokumenterad. 2.3 Identifierade risker i faktureringsprocessen Utifrån vår granskning har vi har identifierat risker i processen, vilka beskrivs nedan. Sammanfattande risker och rekommendationer framgår av kapitel 6. Risk för att felaktig fast data blir registrerad i Procapita Av intervjuer har det framkommit att ingen kontrollerar att de inkomstuppgifter som läggs in i Procapita är korrekta, vilket medför att exempelvis inkomstuppgifter kan läggas in felaktigt, medvetet eller omedvetet. I regel hör vårdnadshavare av sig om de erhållit för hög avgift till följd av att fel inkomst registerats, däremot finns en risk att för låg avgift debiteras till följd av medveten eller omedveten felaktig registrering av inkomst. Risk för att ökad inkomst inte uppdateras Vidare har framkommit att ingen löpande kontroll av lämnade uppgifter avseende vårdnadshavares inkomster genomförs. Uppgift om inkomst lämnas endast initialt då förskoleplats erhålls alternativt om vårdnadshavare inkommer med nya inkomstuppgifter under perioden som tjänsterna för förskole- och fritidsverksamhet tillhandahålls Det är sannolikt att löner utvecklas positivt över tid vilket innebär att det finns en risk att löneökningar inte rapporteras under åren barnet har sin plats. Intervjuad handläggare har uppgett att det med all sannolikhet förekommer flertalet inaktuella inkomstuppgifter i systemet. Eftersom debitering av förskoleavgift uteslutande bygger på lämnade inkomstuppgifter föreligger risk att vårdnadshavare inte debiteras korrekta avgifter för förskola och fritidshem. Fakturor makuleras, krediteras, ändras eller återbetalas på felaktig grund Teoretiskt är det möjligt för andra än PP och AA att läsa filen och göra ändringar i denna när den placerats i O-mappen. Avstämning av antal rader samt totalt belopp förhindrar att ändringar av väsentliga uppgifter såsom makulering eller ändring av belopp kan göras utan att detta identifieras i avstämningen mellan PP och AA. Kreditering av fakturor sker i regel inte, utan om någonting har blivit felaktigt debiterat så makuleras faktura och ny faktura skapas. Makuleringsunderlag skall signeras av placeringsenheten och skickas till kommunledningskontoret som genomför makulering. Makulering av fakturor kan endast göras centralt på kommunledningskontoret. Ingen uppföljning sker av makulerade fakturor varför risk finns att fakturor felaktigt makuleras medvetet eller omedvetet. Uppföljning av debiterade taxor fritidshem/fritidsklubb För fritidsverksamhet finns brister i systemet för uppföljning av debitering av taxor. Skolassistenter skall skicka listor till respektive fritidshem/fritidsklubb som skall bekräfta antal barn, vilka skall återsändas till skolassistent. Enligt information som erhållits vid

14 intervjuer, har det förekommit att denna kontroll inte har skett vilket medfört att vårdnadshavare inte debiterats avgift. Denna problematik finns inte i förskoleverksamheten där placeringsenheten kontrollerar samtliga platser löpande och är den funktion som tillsätter platser. Kommunen identifierar inte och eller följer upp väsentliga risker inom intäktsprocessen Rutinbeskrivningar saknas för samtliga processer för Placeringsenheten vid Utbildning Gävle. Vid avsaknad av rutinbeskrivningar finns risk för att utfört arbete inte sker enhetligt samt om de anställda avslutar sin anställning förloras relevant kunskap. Detta kan leda till att registrering sker felaktigt, vilket ligger till grund för debitering. 3 Behörighetsadministrationen Systemansvarig för Procapita vid Utbildningsnämnden är ansvarig för tilldelning av behörigheter i systemet. Processbeskrivning som exempelvis behandlar tilldelning och avslut finns beskrivet inom kommunen. I Procapita finns behörighetsnivåer enligt nedan; BoU Systemansvarig fullständig behörighet, innehas av systemansvarig samt begränsat antal personer centralt vid Utbildning Gävle. Endast tre personer har behörighet att lägga beställningar, ställa frågor och göra felanmälningar till IT-konsultbolaget Tieto i Skellefteå och som programmerar regler som gäller för ex. debitering av förskoleavgift. En person, systemansvarig, innehar TSS behörighetsansvar, vilket innebär att denne har befogenheter att tilldela behörigheter i Procapita. BoU Utbildning kan ändra exempelvis inkomstuppgifter i Procapita. Denna behörighet innehas av placeringshandläggare på placeringsenheten, skolassistenter, skoladministratörer och skolintendenter. Totalt innehar 102 personer behörighet för BoU utbildning. Tidigare fanns det anledning till att skolassistenterna kunde göra ändringar i Procapita men detta finns inte längre då arbetssättet har förändrats. BoU Personaladministration används av personer vid HR-avdelningen för att registrera personal som behöver tillgång till Procapita exempelvis för att få en e-postadress. Behörighet ges sedan av BOU Systemansvarig i TSS behörighetsroll. BoU Förskola assistans Behörigheten avser att registrera in barn på avdelningar och personal för respektive förskola för att erhålla statistik om antal barn per personal i förskola BoU chefspassiv används av förskolechefer, denna roll innehar endast en tittarbehörighet, exempelvis för kontaktuppgifter till vårdnadshavare, och kan således inte ändra i systemet BoU barn/elev passiv används av rektor, denna roll innehar endast en tittarbehörighet, exempelvis för kontaktuppgifter till vårdnadshavare, och kan således inte ändra i systemet Person med behörighet kan endast nå Procapita från kommunal dator. 3.1 Tilldelning av behörighet i Procapita Bara systemansvarig med TSS behörighetsansvar för Procapita kan ge behörighet efter

15 skriftlig beställning av chef på speciellt framtagen blankett. Blankett fylls i av person som ansöker om behörighet och chef skriver under blanketten. Behörighetsbeställningar sparas i pärm hos placeringshandläggare vid Utbildning Gävle. Bekräftels avseende tilldelad behörighet skickas till berörd person med kopia till IT-avdelningen, ytterligare information som information om användar-id, datornamn och namn på personen som skall ha behörighet ingår i bekräftels . IT-avdelning installerar Procapita på den nya användarens dator samt kopplar användar-id till behörighet och en funktion för att inloggning skall ske automatiskt när datorn startas. Ofta sker mailkorrespondens med rektor eller chef, men det är inget krav. 3.2 Avsluta behörighet i Procapita När en person slutar och behörigheten till Procapita ska upphöra ska detta anmälas till systemansvarig av den anställdas chef. Detta sker inte alltid utan uppgift om att behörigheter ska tas bort kommer inte alltid till systemansvarigs vetskap. Minst en gång per år sker kontroll av behörigheter så att ingen som har slutat skall ha behörighet. Dock sker ingen uppföljning på att dem som fortfarande är anställda inom kommunen innehar rätt behörighet. Behörigheten avslutas i Procapita, men ligger kvar för att loggar i Procapita ska hållas intakta, då samtliga utförda moment i Procapita registreras. Alla användares registreringar i Procapita loggas, vilket gör det enkelt att i efterhand kontrollera vem som har gjort vad. Om behörigheten tas bort helt försvinner användarid som är kopplat till en persons behörighet och dessa försvinner ur loggar. Endast systemförvaltare och IT kan ta bort en behörighet, varför det inte går att röja bevis i logg genom att ta bort sin egen signatur. 3.3 Behörigheter enligt delegationsordning Vid genomläsning av delegationsordning för Utbildningsnämnden i Gävle kommun, 3 Kap Förskola, vilken bygger på skollagen 8 kap, har vi inte återfunnit någon information som styr behörigheter i Procapita. 3.4 Identifierade risker i behörighetsadministrationen Felaktiga behörigheter ges ut till personer Risken hanteras genom att kommunen tilldelat en systemadministratör ansvaret att registrera behörigheter i Procapita och att detta endast kan ske utifrån en godkänd ansökan. Vi har dock noterat att det finns ett antal personer som har blivit tilldelat en för stor behörighet i Procapita och att Behörighet att göra ändringar i registrering av inkomstuppgifter i Procapita har tilldelats personer utanför Placeringsenheten (BOU utbildning). Av vår kartläggning har det framkommit att skolassistenter, skoladministratörer och skolintendenter (inom sju eller åtta skolområden) har sådan behörighet att det är möjligt för dem att göra ändringar i inkomstregistreringen. Dessa skall dock inte genomföra några registreringar och bör således få sina behörigheter begränsade inom Procapita. Vid tilldelning av behörighet skall blankett signeras av chef och tillsändas systemansvarig. Behörigheter registreras inte automatiskt som inaktuella när personer byter arbetsuppgifter/slutar, utan detta skall rapporteras från chef. Om denna rutin inte följs kan felaktiga behörigheter ligger kvar i systemet. Detta innebär att man inte säkerställer att behörighetsadministrationen hålls korrekt/uppdaterad

16 Behörigheter ändras eller avslutas inte i systemet Av intervju har framkommit att systemansvarig för Procapita årligen går igenom lista med behörigheter för Procapita, för att avsluta felaktiga behörigheter för personer som slutat arbeta på kommunen. Denna information skall komma från respektive chef, men så sker inte alltid. Rapportering kring byte av tjänst inom kommunen rapporteras oftast inte av chef, vilket medför en risk för att felaktiga behörigheter kan finnas. Systemansvarig tar fram listor för tid och datum då användare varit inloggad i Procapita. Om aktivitet inte skett på länge kan det innebära att tjänsten avslutats och behörighet i Procapita avslutas likväl. Dock framgår ingen annan analys av logglistor som eventuellt kan användas på strukturerat sätt, exempelvis för att se om någon utanför Placeringsenheten ändrat någon inkomstuppgift. 4 Informationssäkerhet Blanketter med inkomstuppgifter förvaras i pärm hos respektive handläggare under innevarande år. Därefter förvaras blanketten i närarkiv hos Utbildningsnämnden på skolkontoret innan den gallras efter tre år. Blanketten sparas inte elektroniskt. Back-up för information i Procapita görs och sparas enligt IT-avdelningen löpande i följande tidsintervall; Daglig backup - sparas en vecka Varje helg - sparas fyra veckor Varje månad - sparas sex månader Årsbackup varje årsskifte - sparas tre år Databasen backas också varje timme med s.k. inkrementell backup, vilket innebär att endast de ändringar som gjorts sedan den senaste säkerhetskopieringen sparas. Back-up sparas på kommunens servrar. Underlag avseende överföring av uppgifter mellan Procapita och Agresso tas ut och sparas i pärm hos kommunledningskontoret. Det finns ingen fastställd rutin över hur länge underlagen sparas. Behörighetsblanketter avseende Agresso sparas i pärm hos kommunledningskontoret. Återläsningstester för att säkerställa att information går att återskapa vid ett datahaveri sker ej. Dock sker återläsning av back-up vid uppdatering av program, vilket kan ses som en typ av återläsningstest. Detta sker dock ej frekvent, utan endast när uppdatering sker. 4.1 Informationssäkerhet enligt dokumenthanteringsplan och policys Enligt dokumenthanteringsplan för Utbildningsnämnden ( ) ska inkomstuppgifter för förskola som registrerats i Procapita gallras tre år efter avslutad placering i Procapita och pappershandling gallras 3 år efter ink-året. Uppgifterna ska föras över på fil och sparas på en server. Filen gallras efter sju år. Gallringen ombesörjs av systemansvarig.

17 Avseende underlag för rättning av förskole- och fritidshemsfakturor ska pappershandling sparas i tre år. Fakturauppgifter ska även registreras i Procapita och gallras tre år efter avslutad placering. Uppgifterna förs över på fil och sparas på server. Filen gallras efter sju år. Gallringen ombesörjs av systemansvarig. Kommunen har en IT-säkerhetshandbok för Gävle kommunkoncern. I denna framgår att varje nämnd och styrelse ansvarar för att riskbedömning och riskhantering sker i den egna verksamheten. Av intranätet hos förvaltningen framgår vidare information kring hur backup skall hanteras. Den information som framgår avseende backup av Procapita är i linje hur backup sker i dagsläget där återläsning kan ske under tre år. 4.2 Identifierade risker avseende informationssäkerhet Risk för att inkomstblankett gallrats innan avslutad placering Av dokumenthanteringsplanen framgår att inkomstuppgifter för förskola ska gallras tre år efter ink-året och processen följer således dokumentationshanteringsplan. Med anledning av att förskoleplacering normalt sträcker sig över flera år finns en risk att inkomstblankett gallras innan avslutad placering. Om inkomstblankett gallrats och Placeringsenheten identifierar en högre inkomst än den som ligger registrerad i Procapita finns svårighet att avgöra om placeringshandläggare registrerat fel inkomst eller om felaktig inkomst rapporterats. 5 Betygsadministration 5.1 Behörighet avseende registrering av betyg Inför varje terminsstart registreras endast legitimerade lärare som behöriga att sätta betyg i sina ämnen och för sina klasser i Procapita. Varje lärare tilldelas ett användar-id i Procapita och detta används för att komma ut på betygswebben. Lärare kan endast sätta betyg för de ämnen och de klasser som de har registrerats för. Fram till ett specifikt bestämt datum några dagar innan terminsavslutning lägger läraren in elevernas betyg på betygswebben. När webben efter detta datum har stängt kan läraren inte längre göra ändring av betyg. Därefter är det endast skoladministratören som har behörighet att göra ändringar i betyg. Skoladministratörerna har behörighet att göra ändringar för elever på samtliga skolor, d.v.s. på övriga skolor än de dem jobbar på. Uppskattningsvis arbetar ca skoladministratörer i kommunen och samtliga har behörigheten BOU Utbildning i Procapita. Samtliga ändringar/registreringar som görs i Procapita loggas. Ingen kontinuerlig kontroll av logglistor görs. Innan läraren lämnar ut elevens betyg ska läraren säkerställa att det är rätt betyg som lämnas ut genom att stämma av detta mot betygskatalog. Framkommer det att fel betyg lämnats ut ska läraren lämna betygsunderlaget skoladministratör med uppgift om vad som ska ändras. Skoladministratören sparar underlaget ca 1 år. När lärare slutar sin anställning på en skola/kommunen avslutas personen i Procapita, och därmed upphör möjligheten att registrera betyg. Inför varje läsår måste läraren

18 aktualiseras med kopplingar till sina klasser/grupper/ämnen för att kunna registrera betyg. Flera lärare kan ha behörighet att sätta betyg i samma ämne för samma klass. Avstämning sker också av behörig lärare i betygskatalogen. 5.2 Informationssäkerhet avseende betyg Efter avslutat läsår ska grundskolans betygskataloger (brukar vara i juni) lämnas från skoladministratören till Skolkontoret, som ombesörjer att inbindning sker eftersom de skall bevaras. Betygskatalogen förvaras i fem år på Skolkontoret, därefter lämnas betygskatalogerna till Stadsarkivet för arkivering. Gymnasieskolornas betygskataloger förvaras systematiskt på respektive skola och skickas sedan till Stadsarkivet för arkivering. Avseende elektronisk information (ej arkivering elektroniskt) görs back-up för information i Procapita och sparas löpande i följande tidsintervall; Varje dag (sparas 1 vecka), Varje Helg (sparas 4 veckor), Månadsbackup (sparas 6 månader), Årsbackup varje årsskifte (sparas 3 år). Databasen backas också varje timme med inkrementell backup. Databasen backas också varje timme med inkrementell backup. 5.3 Betygsdokumentation enligt dokumenthanteringsplan Enligt dokumenthanteringsplan ( ) ska betyg registreras i Procapita. Av dokumenthanteringsrutinen framgår att betyg i grundskolan ska registreras i Procapita och gallras 3 år efter avslutad skolgång. Uppgifterna förs över på fil och sparas på M3- server. Filen gallras efter 3 år. Betygskatalogerna bevaras, se 4.2. Enligt dokumenthanteringsplanen ska även betyg i gymnasieskolan bevaras, dock framgår att gallringsrutin i Procapita ska tas fram vid nästa uppdatering av dokumenthanteringsplan. 5.4 Identifierade risker avseende betygsdokumentation Risk för att betyg ändras efter att blivit godkända av behörig person Rent teoretiskt är det möjligt för skoladministratör att ändra betyg efter att lärare initialt satt betyg och stämt av detta. Skoladministratörer har tillgång till betygswebb för samtliga skolor. 6 Registeranalys Vi erhållit en fil för samtliga familjer vars inkomst är registrerad i Procapita. Av denna fil har vi har valt ut 5 %, motsvarande 183 st., av totalt antal familjer för uppföljning kring folkbokföring och inkomstregistrering. Vi har inte haft möjlighet att analysera en större population då vår begäran initialt var så omfattande att framtagande av uppgifterna skulle hindra skatteverkets behöriga gång och kunde således inte lämnas ut. Vi har framförallt baserat vårt urval på personer som inte debiteras maxtaxa då personer som debiterar maxtaxa inte behöver rapportera sin inkomst, eftersom avgiften blir densamma. 6.1 Resultat registeranalys Vi har i vår registeranalys fokuserat vår granskning på att utvärdera om samtliga som debiteras avgift är folkbokförda i Gävle kommun samt jämföra den inkomst som är registrerad hos skatteverket med den inkomst som har rapporterats till Utbildning Gävle. Nedan presenterar vi våra resultat för dessa områden. Rekommendationer kopplat till våra iakttagelser nedan återfinns i kapitel 7.

19 Folkbokföring Vi har analyserat om det förekommer familjer som inte är folkbokförda i Gävle kommun för att utreda om samtliga som går i förskola eller på fritids i Gävle kommun har rätt till denna tjänst. I vår analys har det framkommit att 7 vårdnadshavare (ca 4 %) av vårt urval (183 st.) inte är folkbokförda i Gävle kommun. Inkomstuppgifter Vi har erhållit underlag för de inkomster som ligger registrerade i Procapita, vilka bygger på de uppgifter som vårdnadshavare har rapporterat in. Dessa inrapporterade och registrerade inkomster i Procapita har vi jämfört med uppgifter från skatteverket avseende inkomst av tjänst och inkomst av näringsverksamhet för året Rekommendationer kopplat till våra iakttagelser nedan återfinns i kapitel Totalt har 131 (72 %) rapporterat en lägre inkomst till Utbildning Gävle än den gemensamma inkomst som finns tillgänglig hos skatteverket för Detta behöver inte betyda att inkomsterna är felaktiga då verklig inkomst 2015 kan vara lägre än Stor del av inkomsterna från skatteverket ligger nära de som registrerats i Procapita och för dessa innebär det inte någon större justering av avgiften. 2. Vi har lyft fram belopp som, om de är felaktiga, skulle få en större effekt på avgiften. Vi har valt att lyfta fram inkomstuppgifter som erhållits från skatteverket som är högre än 100 tkr jämfört med de uppgifter som registrerats i Procapita. 36 familjer, ca 20 %, har rapporterat över 100 tkr i lägre inkomst till Utbildning Gävle än vad som rapporterats av skatteverket. 7 Resultat av genomförd granskning kopplat till övergripande revisionsfrågor Vi har sammanställt risker och rekommendationer som noterats för respektive övergripande revisionsfråga, vilket sammanfattas enligt nedan. 7.1 Är Utbildningsnämndens rutiner och system för hantering av taxor och avgifter tillförlitliga och är den interna kontrollen tillräcklig? Av granskningen har det framkommit brister i rutinen för att säkerställa att vårdnadshavare till alla barn debiteras korrekt avgift. Vi har konstaterat brister i den löpande kontrollen av inlämnade uppgifter avseende vårdnadshavares inkomster. Uppgift om inkomst lämnas initialt då förskoleplats erhålls, uppföljning sker ej på regelbunden basis utan endast om handläggare identifierar gammal uppgift i systemet, i detta fall skickas en ny inkomstblankett ut. Av hemsida och inkomstblankett framgår att det är vårdnadshavares skyldighet att inkomma med korrekt inkomstuppgift. Handläggare vid Placeringsenheten har uppgett att det förekommer inaktuella inkomstuppgifter i systemet. Eftersom debitering av förskoleavgift uteslutande bygger på lämnade inkomstuppgifter föreligger risk att debiterade avgifter inte är korrekta.

20 Vidare sker ingen uppföljning av de inkomster som har registrerats, vilket kan innebära att inkomst har registrerats felaktigt och att grund för fakturering därmed inte är korrekt. Uppföljningar kring makuleringar som utförs av kommunledningskontoret, analyseras inte alltid av överordnad, vilket är en brist om makulering sker felaktigt, medvetet eller omedvetet. Kontroll av vilka barn som ingår i respektive fritidsverksamhet följs inte alltid upp, vilket kan resultera i att barn går på fritidsverksamhet utan att vårdnadshavare debiteras Rekommendationer Säkerställ att inkomsttuppgifter kontrolleras löpande/årligen. Detta kan ske genom stickprovsgranskning av utvalda personer mot information från skatteverket för föregående år. Stickprovsgranskning kan ske genom ett strukturerat urval, exempelvis för familjer som ligger under maxtaxa men där inkomst inte förändrats över åren, alternativt av vårdnadshavare som rapporterat liten inkomst. Inkomstuppgifterna från föregående år behöver inte gälla under innevarande år, men vid stora avvikelser mellan inlagd inkomst i Procapita och registrerade uppgifter enligt Skatteverket, kan det ge en indikation på att uppföljning bör ske. Ett sätt att följa upp inkomst är att årligen ut brev och blanketter till vårdnadshavare för att de skall inkomma med eventuella ändringar av inkomstuppgifter Utför stickprovsvisa kontroller av ändringar som handläggare gjort. Om handläggare är närstående till förskolebarn kan registrering kontrolleras specifikt för dessa Ta fram loggar om möjligt av makuleringar för att översiktligt analysera dessa så att inte felaktig makulering skett medvetet eller omedvetet Gör analys av återbetalningar. Om flera återbetalningar har skett till samma bankkonto, bör kontroll av dessa göras Säkerställ processen kring uppföljning av antal elever i respektive fritidshem och fritidsklubb Upprätta rutinbeskrivningar för samtliga delar av processerna från registrering av inkomster till uppföljning av betalningar samt inkludera riskanalys för fel och oegentligheter Vi rekommenderar att uppföljning sker av de personer som inte, enligt registeranalysen, är folkbokförda i Gävle kommun, för att utvärdera om det är korrekt att Gävle kommun skall erbjuda dessa barn omsorg. För att säkerställa att korrekta avgifter debiteras, rekommenderar vi att uppföljning sker, åtminstone, för de inkomster som indikerar på att redovisad inkomst hos skatteverket är 100 tkr högre än registrerad inkomst i Procapita, i de fall där maxtaxa inte är nådd.

21 För att minska risk för större felaktiga debiteringar, rekommenderar vi att Gävle kommun inför en kontinuerlig process kring uppföljning av inkomster. Uppföljningen kan göras på en viss del av populationen. Störst risk för att felaktig taxa debiteras torde avse de som rapporterat låga inkomster, varför urval med fördel kan baseras på rapporterad inkomst. 7.2 Säkerställer Utbildningsnämndens behörighetshantering att delegationsbeslut/lagkrav efterlevs? Av vår granskning har brister noterats vilket sammanfattas enligt nedan tillsammans med rekommendationer. Behörigheter i Procapita framgår inte av delegationsordningen. Det har framkommit under granskningen att behörighet att göra ändringar i registrering av inkomstuppgifter i Procapita har tilldelats personer utanför Placeringsenheten. Skolassistenter, skoladministratörer och skolintendenter (inom sju eller åtta skolområden) har sådan behörighet att det är möjligt för dem att göra ändringar i inkomstregistreringen. Loggar på förändringar följs inte upp. Vid tilldelning av behörighet skall blankett signeras av chef och tillsändas systemadministratör. Behörighet ges vid erhållande av blankett utan återkopplande information till chef, vilket innebär att det finns möjlighet att erhålla behörighet baserat på felaktiga premisser utan att det upptäcks. Behörigheter registreras inte automatiskt som inaktuella när personer byter arbetsuppgifter/slutar, utan eventuella förändringar i behörigheten skall rapporteras från chef. Om detta ej sker kan det innebära att felaktiga behörigheter ligger kvar i systemet. Kontroll av behörigheter görs årligen för de personer som avslutat sin tjänst, dock ej för de som bytt arbete inom kommunen. Detta innebär att man inte säkerställer att informationen kring behörigheter är korrekt/uppdaterad. Av dokumenthanteringsplanen framgår att inkomstuppgifter för förskola ska gallras tre år efter ink-året och processen följer således dokumentationshanteringsplan. Med anledning av att förskoleplacering normalt sträcker sig över flera år finns en risk att inkomstblankett gallras innan avslutad placering. Om inkomstblankett gallrats och Placeringsenheten identifierar en högre inkomst än den som ligger registrerad i Procapita finns svårighet att avgöra om placeringshandläggare registrerat fel inkomst eller om felaktig inkomst rapporterats av vårdnadshavare initialt Rekommendationer Vi rekommenderar Gävle kommun att säkerställa att endast personer vid placeringsenheten har behörigheten att registrera fast data kopplat till förskolesamt fritidshemsavgiften i Procapita Vi rekommenderar vidare att Utbildning Gävle tar fram loggar för vem som ändrat inkomstuppgifter i systemet. Om ändringar utförts av någon utanför Placeringsenheten bör utredning göras

22 Vi rekommenderar att Gävle kommun skall säkerställa att löpande uppföljning av aktiva behörigheter i Procapita görs. Listor med aktiva behörigheter kan exempelvis årligen skickas till chefer med förfrågan om återkoppling av de behörigheter som inte längre ska vara aktuella Vidare rekommenderar vi att Gävle kommun säkerställer att information om ny behörighet återkopplas till ansvarig chef för kännedom när person tilldelas behörighet i Procapita Vi rekommenderar att behörighet för skoladministratörer begränsas till den skola man är anställd på Vi rekommenderar också Gävle kommun att tillse att ändringar av betyg som utförs av skoladministratör godkänns av behörig person Vidare rekommenderas att säkerställa att underlag för registrerade inkomster sparas under den period som bedöms som relevant. Om behov finns av att se registrerad inkomst under hela perioden barnet går på fritidshem eller förskola bör inkomstblankett sparas under längre tid. 7.3 Säkerställer Utbildningsnämndens systemförvaltning sekretess och återskapande av information? Av granskningen har framkommit att inga återläsningstester görs. Dock sker back-up för information i Procapita och sparas enligt IT-avdelningen löpande med följande tidsintervall; Daglig backup - sparas en vecka Varje helg - sparas fyra veckor Varje månad - sparas sex månader Årsbackup varje årsskifte - sparas tre år Kommunen har en IT-säkerhetshandbok för Gävle kommunkoncern. I denna framgår att varje nämnd och styrelse ansvarar för att riskbedömning och riskhantering sker i den egna verksamheten. Av intranätet hos förvaltningen framgår vidare information kring hur backup skall hanteras. Den information som framgår av intranätet avseende backup är i linje med hur backuprutinen fungerar i dagsläget Rekommendationer Genomför regelbundna återläsningstester för den information som är kritisk Följ upp samtliga behörigheter i Procapita årligen för att säkerställa att endast behöriga personer skall ha tillgång till relevant information

23 Debitering av avgift i Procapita (1) Barn tilldelas plats (2)Inkomstuppgifter lämnas av vårdnadshavare (3) Uppenbart felaktiga uppgifter har lämnats Nej (4)Inkomstuppgift er registreras i Procapita (5) Procapita beräknar automatiskt avgift Placeringsregistrering Utbildningsnämnden Ja (3) Kontakt med Försäkringskassa eller arbetsgivare (3) Kontakt med vårdnadshavare/nya inkomstuppgifter En gång per månad (6) Fil med uppgifter till grund för fakturering tas fram (6) Filen läggs i O mapp med öppen tillgång (6) Mail med uppgift om antal rader samt filens totalbelopp skickas till systemförvaltare Agresso Mail tas emot Systemförvaltare Agresso Kommunledningskontoret (7) Mail tas emot (7) Filen hämtas upp och uppgifterna stäms av efter konvertering till Agresso (7) Mail med återrapportering av uppgift om antal rader och totalbelopp (8) Fakturor skapas automatiskt i Agresso (8) Pappersfaktura skickas till kund (8) E faktura skickas till kund (8) Autogiro Fakturor bokas automatiskt upp i kundreskontra Kundreskontra Kommunledningskontoret (10) Bortbokning sker i kundreskontran vid betalning (9) Kundreskontra Ja Betalas faktura? Nej (11) Fakturapåmminelse Konstaterad kundförlust Indrivningsuppdrag till inkassobolag vid utebliven betalning Inkassobolag Vid betalning (12) Inkassokrav skickas till kund Utebliven betalning *) Röd triangel innebär att vi har identifierat en risk som beskrivs i word rapport **) Siffra inom parentes beskrivs vid respektive siffra i word dokument (12) Långtidsbevakning

24 Regler och avgifter för förskola, pedagogisk omsorg/ familjedaghem, förskoleklass, fritidshem och fritidsklubb. 1

25 2 Innehållsförteckning Inledning Regler förskola och pedagogisk omsorg barn 1-5 år Förskola och pedagogisk omsorg/familjedaghem Allmän förskola.. Kvälls-, natt- och helgomsorg Anmälan/söka plats.. Riktlinjer vid placering i förskola och pedagogisk omsorg.. Erbjudande av plats. Ja tack. Nej tack. Vistelsetid Växelvis boende.. Föräldraledighet vid syskons födelse. Arbetslös förälder/vårdnadshavare. Uppsägning av plats. Frånvaro från plats Planeringsdagar Regler förskoleklass, fritidshem och fritidsklubb för barn 6-13 år Förskoleklass.. Fritidshem Fritidsklubb.. Kvälls-, natt- och helgomsorg Lovomsorg terminstid. Lovomsorg jullov och sommarlov.. Vistelsetid Föräldraledighet vid syskons födelse.. Arbetslös vårdnadshavare. Uppsägning av fritidshem. Uppsägning av fritidsklubb Frånvaro från plats Avgifter Beräkning av avgift. Förskola och pedagogisk omsorg/familjedaghem (1 5 år)) Fritidshem och fritidsklubb (6 13 år). Reducering av avgift. Betalning

26 3 Inledning Verksamheten är till för föräldrar/vårdnadshavare som är folkbokförda i Gävle kommun eller har för avsikt att flytta hit. Barn har rätt till plats i förskola (Skollagen 8 kap. 5 ), pedagogisk omsorg (Skollagen 25 kap. 2 ) och fritidshem (Skollagen 14 kap. 5 ) i den omfattning det behöver, med hänsyn till vårdnadshavarens förvärvsarbete, studier eller barnets eget behov. För föräldrar/vårdnadshavare som arbetar/studerar är arbetstiden styrande för barnets vistelse i verksamheten. Barn som behöver särskilt stöd i sin utveckling ska erbjudas den omsorg som deras speciella behov kräver. (Skollagen 8 kap. 7 ). Förskolorna i Gävle kommun har öppet (avvikelser kan förekomma). Förskolor/familjedaghem/förskoleklasser/fritidshem har rätt till fyra planeringsdagar per år. Har du frågor är du välkommen att kontakta kö- och placering: , , vår kundtjänst på tfn eller via e-adress bou@gavle.se Regler förskola och pedagogisk omsorg/familjedaghem barn 1-5 år Förskola och pedagogisk omsorg/familjedaghem Förskola och pedagogisk omsorg erbjuds barn från och med ett års ålder till och med 30 juni det år barnet fyller sex år. Allmän förskola Allmän förskola erbjuds alla 3-5 åringar från augusti det år barnet fyller tre år och omfattar 15 timmar/vecka eller 525 timmar/ år och följer skolans terminstid. Kvälls-, natt- och helgomsorg Kvälls-, natt- och helgomsorg kan erbjudas barn 1-5 år som har behov av omsorg under annan tid än på vardagar mellan klockan Ytterligare information om omsorg under tid då förskola eller fritidshem inte erbjuds finns under rubriken Nattomsorg. Anmäla/söka plats Anmälan/ansökan om plats ska i första hand göras via e-tjänst och i annat fall skriftligt på särskild blankett.