TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden. Innehåll. Protokoll 1 (39)

Transkript

1 Protokoll 1 (39) Mötesdatum Innehåll 71 Val av justerare och tid för justering samt förändringar i dagordningen 72 Information - Utredning ekonomiska konsekvenser av beslut om miljömål för ekologiskt handlande 73 Information - Trygghetens hus 74 Redovisning av delegationsbeslut 75 Rapport - periodbokslut 76 Rapport - pågående investeringsprojekt 77 Rapport - Medborgarförslag - Etisk och hälsosam mat 78 Medborgarförslag - Stoppa lönedumpningen 79 Rapport - Medborgarförslag - Sluta servera margarin och lättmargarin i skolor & förskolor i kommunen 80 Sammanställning på avtal och status på lokaler som inte nyttjas av kärnverksamheten 81 Gröningen - måltidsservice 82 Begäran om projekteringsmedel - Skola Öster 83 Begäran om investeringsmedel - Klämmans förskola 84 Begäran ur Investeringsram - Paviljong Ljungrenska 85 Hyreskostnad Paviljong Ljungrenska 86 Revisorernas granskning av kommunens upphandling 87 Granskning - detaljplan för Skegrie 42:2 m.fl. Skegrie skola, Trelleborgs kommun, Skåne län. DP Skrivelser och rapporter 89 Analys av behovet av idrottshallar/ gymnastiksalar inom kommunen

2 Protokoll 2 (39) Mötesdatum Plats och tid Parken kl Beslutande Andreas Persson (S) Rickard Johansson (SÖS) Fredrik Schlyter (M) Olof Blennhede (L) Anders Yngve (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Övriga Tomas Tigerschiöld (MP), ersättare för Lina Wedin Hansson (MP) Christer Holst (M), ersättare för Linda Strandfjäll (M) Ulla Thornberg (M), ersättare för Hanna Skånberg (S) Jonas Ralving (L), ersättare för Göran Persson (M) Jan Persson (S), ersättare för Martin Andersson (SD) Margaretha Kroon (S), ersättare för Bo Andersson (C) Sten Andersson (M) Eva-Lena Sanderberg Bitr. förvaltningschef, Serviceförvaltningen Camilla Lippe Nämndsekreterare, Serviceförvaltningen Gertie Lindberg Avdelningschef, Serviceförvaltningen Henrik Alkevall Fastighetschef, Serviceförvaltningen, och 84 Charlotte Thelander Dietist, Serviceförvaltningen, Lars Olausson Arkitekt, Liljewall arkitekter, 73 Stefan Östman Arkitekt, Liljewall arkitekter, 73 Justeringens plats och tid Österg 71,11 maj 2016 kl Paragrafer Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Lippe Andreas Persson (S) Olof Blennhede (L) Tomas Tigerschiöld (MP)

3 Protokoll 3 (39) Mötesdatum Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag den för anslags uppsättande för anslags nedtagande Förvaringsplats Serviceförvaltningen Underskrift Camilla Lippe

4 Protokoll 4 (39) 71 Val av justerare och tid för justering samt förändringar i dagordningen Ärendebeskrivning Olof Blennhede (L) och Tomas Tigerschiöld (MP) ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på serviceförvaltningen, Östergatan 71, onsdagen den 11 maj, klockan Ärendet Revidering - upphandlingspolicy utgår från dagordningen.

5 Protokoll 5 (39) 72 Information - Utredning ekonomiska konsekvenser av beslut om miljömål för ekologiskt handlande Dnr SEN 2012/354 Ärendebeskrivning Ett förslag på lokalt mål (ärende 217 Miljömålsprogram del 4, Globalt ansvarstagande HU ) för ekologisk mat lyder: 3 Större mängd ekologiskt producerad mat ska serveras i kommunen. Andelen ekologiskt producerad mat som serveras inom kommunens regi ska 2020 uppgå till minst 50 procent av inköpspris. Störst fokus ska läggas på mat som serveras till barn och unga. Samhällsbyggnadsnämnden har beslutat att från bildningsnämnden och servicenämnden, begära ett tydligare underlag, i form av en utredning om varför och hur införandet av den föreslagna nivån ekologiskt producerad mat medför ökade kostnader. Beredning Ekologiska livsmedel är generellt sett dyrare. Ekomatcentrum (en ideell förening med syfte att verka för en hållbar utveckling i livsmedelskedjans alla led) uppskattar att merpriset för ekologiska livsmedel är 25 %. Den föreslagna ökningen av ekologiska inköp innebär per automatik en fördyring av livsmedelskostnaderna om man endast byter ut en konventionell vara mot en ekologisk. Hur stor denna ökning i realitet blir beror på hur livsmedelsavtalet ser ut, både vad gäller tillgång till ekologiska varor samt priser på dessa vilket i tur påverkas av tillgång, efterfrågan och priser på ekologiska varor på marknaden. Trelleborgs kommun har gått från mindre än 4 % ekologiska inköp år 2008 till mer än 34 % år År 2015 handlades livsmedel för drygt 30 miljoner i Trelleborgs kommun, varav Måltidsservice inköp står för drygt 80 % av dessa. I övergången till mer ekologiska livsmedel har bland annat livsmedel där varans ekologiska merpris bedömts vara relativt lägre än för en annan vara prioriterats. Med detta tankesätt kommer merpriset för ekologiska varor att öka i takt med att kommunens totala ekologiska köp ökar om inte avtal förnyas/förändras eller att något händer med den ekologiska prisbilden generellt. Om man räknar med att merkostanden blir 25 %, enligt Ekomatcentrums uppskattning, motsvarar det en merkostnad på cirka 1,2 miljoner kronor per år enligt 2015 års livsmedelsinköp. Inför 2015 tillfördes servicenämnden ett utökat anslag motsvarande 1 miljon för inköp av ekologiska livsmedel. Det som också påverkar kommunens livsmedelskostnader över lag är hur väl avtalen följs (anbudstrohet). Ett sätt att minska den totala livsmedelskostanden är att handla varor i säsong, när de oftast kostar relativt mindre. En minskning av köttmängd (och ersätta med vegetabiliska proteinkällor) är ett annat sätt att

6 Protokoll 6 (39) minska den totala livsmedelskostanden för att ge ekonomiskt utrymme till mer ekologiska varor inom befintlig budget. För Måltidsservice del bör en dialog med kunden (Bildningsförvaltningen och Socialförvaltningen) hållas för att tillsammans sätta krav för måltidsutbud och livsmedelskvalitet. Hänsyn bör också tas till marknadens utbud av ekologiska varor vid eventuella ekologiska målsättningar för att möjliggöra uppfyllandet av andra målsättningar/riktlinjer som finns vad gäller livsmedelproduktion i offentlig sektor. Slutligen bör dock tilläggas att genom den upphandling som trädde i kraft from april 2015 har Trelleborgs kommun tillsammans med flera andra offentliga upphandlande myndigeter, förbättrat förutsättningarna att öka andelen ekologiska livsmedel. Genom att allt fler aktörer väljer ekologiskt och gör hållbara prioriteringar påverkas produktionen. En påverkan som bidragit till att säkerställa; - en säker djurhållning som säkerställer djurens naturliga behov i stall och utevistelse samt foder - livsmedel som är fria från bekämpningsmedel (vilket också följer de intentioner som fullmäktige antagit 2009 i miljömålsprogrammet med fokus på giftfri miljö) - minskad användning av fossil energi till fördel av förnyelsebar energi via bland annat sol och vindkraft (vilket också följer det beslut som fullmäktige fattat gällande Fossilbränslefria kommuner 2020 ) Detta är något som går helt i linje med Trelleborgs vision att; Trelleborg ska vara en framgångskommun med hög livskvalitet och en långsiktigt hållbar tillväxt beslutade att godkänna förvaltningens utredning och översända densamma till samhällsbyggnadsnämnden. De borgerliga reserverar sig mot beräkningsunderlaget samt gör en protokollsanteckning. Beredning På servicenämndens arbetsutskott informerar serviceförvaltningens dietist Charlotte Thelander om prisbilden avseende ekologiska livsmedel. Arbetsutskottet beslutar att det även på servicenämndens sammanträde informeras om prisbilden avseende ekologiska livsmedel. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska notera informationen. Beslut beslutar att notera informationen samt att utredningen läggs som bilaga till protokollet.

7 Protokoll 7 (39) Protokollsanteckning De borgerliga (M och L) lämnar följande protokollsanteckning: Den av förvaltningen redovisade kostnadsökningen om 1.2 MSek, för EKO-mat är missvisande. Den totala kostnadsökningen för EKO-mat jämfört med konventionell mat blir 3.2 MSek per år, när EKO-maten utgör 50% av livsmedelskostnaden. Bilagor Utredning ekonomiska konsekvenser av beslut om miljömål för ekologiskt handlande

8 Protokoll 8 (39) 73 Information - Trygghetens hus Dnr SEN 2011/45 Ärendebeskrivning På servicenämnden sammanträde kommer projektledare Magnus Ahlström att informera om Trygghetens hus. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beslut beslutar att notera informationen.

9 Protokoll 9 (39) 74 Redovisning av delegationsbeslut Ärendebeskrivning Delegationsbeslut avseende redovisas: Upphandling 1.1 Tilldelningsbeslut i varor och tjänster 15 Plantäckning till Vångavallen, beställande nämnd Fritidsnämnden, Applied Technical Products Limited - Teesside - Enlgand, förvaltningschef Mats Linderholm. 16 Utbildnings- och konsulttjänster inom Lean, beställande nämnd Socialnämnden, Valcon AB, förvaltningschef Mats Linderholm. 1.3 Beslut att genomföra och underteckna direktupphandlingar, enligt LOU och LUF 17 Inköp av kylskåp till Gertrudsgården förskola kök, förvaltningschef Mats Linderholm. Personal 2.8 Vikarier 18 Lokalvård vikarier under januari 2016, lokalförsörjningschef Gertie Lindberg. 19 Lokalvård vikarier under februari 2016, lokalförsörjningschef Gertie Lindberg. 20 Lokalvård vikarier under mars 2016, lokalförsörjningschef Gertie Lindberg. 21 Måltidsservice vikarier under mars2016, förvaltningschef Mats Linderholm. 22 Vikariat av Kristopher Hellsten som IT-tekniker vid IT-avdelningens Servicedesk under perioden , IT-chef Stefan Andersson. Ekonomi 4.1 Beslut om investeringsprojekt upp till 1 mnkr inom servicenämndens investeringsram 23 Verksamhetsanpassning till Örtagårdens förskola - nytt förhöjt stängsel förebyggande säkerhet, förvaltningschef Mats Linderholm. 24 Installation av utvändig utrymningstrappa Söderslättsgymnasiet byggnad A enligt krav från räddningstjänsten, totalkostnad för projektet uppskattas till 180 tkr, förvaltningschef Mats Linderholm.

10 Protokoll 10 (39) 25 Installation av utvändig utrymningstrappa Söderslättsgymnasiet byggnad G enligt krav från räddningstjänsten, totalkostnad för projektet uppskattas till 350 tkr, förvaltningschef Mats Linderholm. 26 Ombyggnad av lektionssal inom Bastionsskolan enligt uppdrag från bildningsförvaltningen, totalkostnad för projektet uppskattas till 260 tkr, förvaltningschef Mats Linderholm. 27 Leasing av bilar till fastighetsavdelningen för utbyte av äldre bilar, totalkostnad för projektet uppskattas till 920 tkr, förvaltningschef Mats Linderholm. 28 Inköp av nya servrar till verksamhetssystemet Gaosecma for ArcGIS, till en kostnad av 150 tkr, IT-chef Stefan Andersson. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att godkänna redovisade delegationsbeslut. Beslut beslutar att godkänna redovisade delegationsbeslut.

11 Protokoll 11 (39) 75 Rapport - periodbokslut Dnr SEN 2016/50 Ärendebeskrivning Det ekonomiska resultatet för perioden redovisas. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut beslutar att notera informationen samt att ge förvaltningen i uppdrag att i rapporten lägga till ett kommentarsfält för avvikelser. Bilagor Periodbokslut mars 2016

12 Protokoll 12 (39) 76 Rapport - pågående investeringsprojekt Dnr SEN 2015/94 Ärendebeskrivning Förvaltningen lämnar rapport över pågående investeringsprojekt. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut beslutar att notera informationen. Bilagor Rapport pågående investeringsprojekt mars 2016

13 Protokoll 13 (39) 77 Rapport - Medborgarförslag - Etisk och hälsosam mat Dnr SEN 2014/205 Ärendebeskrivning I medborgarförslag till kommunfullmäktige föreslår Peter Wallenberg att kommunstyrelsen snarast ser över kommunens upphandlingspolicy då det gäller inköp av livsmedel och inför en kostpolicy som tydliggör att kommunen framöver enbart ska upphandla livsmedel som minst uppfyller miljöstyrningsrådets baskrav. Medborgarförslaget har varit översänt till servicenämnden som i sitt yttrande skriver att gällande kostpolicy säger att man ska ha en medveten satsning på ekologiska råvaror i samklang med rådande säsong och gärna använda lokalt producerade råvaror. Man ska även, så långt det är möjligt, använda produkter som är producerade på ett etiskt hållbart sätt och följa miljöstyrningsrådets kriterier när det gäller djurhållning och hållbart fiske. framför vidare i sitt yttrande att det i kommunens pågående livsmedelsupphandling har fokus legat på att försöka få in närproducerat, att följa miljöstyrningsrådets baskrav i ännu högre grad samt att öka den ekologiska andelen upphandlade livsmedel. Kommunfullmäktige beslutade att medborgarförslaget besvaras med att detta är en fråga som är viktig för Trelleborgs kommun i arbetet med att vara en framgångskommun och därför uppdra åt servicenämnden att ta fram en tidssatt handlingsplan för att gå över till att ställa krav på livsmedel enbart i enlighet med miljöstyrningsrådets baskrav, samt spjutspetskrav där så är möjligt. beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en tidssatt handlingsplan där socioekonomiska konsekvenser framgår för att gå över till att ställa krav på livsmedel enbart i enlighet med miljöstyrningsrådets baskrav, samt spjutspetskrav där så är möjligt. Yttrande Miljöstyrningsrådet (MSR) är regeringens expertorgan med uppdrag att ge konkret hjälp att ställa miljökrav och sociala krav vid offentlig upphandling. Inom livsmedelsområdet har MSR utarbetar upphandlingskriterier för flera olika undergrupper av livsmedel samt för distribution, måltidstjänster och förpackningar. Serviceförvaltningen har nyligen genomfört en ny upphandling som helt genomförts i enlighet med miljöstyrningsrådets modell för strategiskt arbete med inköp och upphandling. I den upphandlingen ställdes miljöstyrningsrådets baskrav som lägsta kriterium på alla livsmedel.

14 Protokoll 14 (39) Upphandlingen gäller från och med och två år framåt med möjligheten att förlänga två gånger med ett år i taget. Under avtalsperioden är det viktigt att det sker en kontinuerlig uppföljning och dialog för att se hur vi kan utveckla inköpet av livsmedel med hänsyn till miljöstyrningsrådets modell. En fråga som är viktig att följa upp med våra leverantörer är att produkterna idag inte märks utifrån de ställda baskraven. Dock kommer det att införas nya regler som börjar gäller våren 2016 med avseende på miljö- och hållbarhetsmärkning. Bestämmelserna kommer att medföra att det blir enklare att ställa krav på märkning. Ett särskilt märke kommer att kunna användas som bevismedel för att kravet uppfylls under de följande förutsättningarna: - Kraven kopplar till kontraktsföremålet och är lämpliga för att definiera dess egenskaper. - Kraven är objektivt kontrollerbara och icke-diskriminerande, vilket ersätter kraven på vetenskaplighet. - Märkena är kontrollerade av en tredje part. - Kraven har antagits i ett öppet förfarande där samtliga berörda parter kan delta och är tillgängliga för alla berörda parter. - Om inte alla krav som följer av märket ställs ska det anges vilka kriterier som avses. Upphandlande myndighet ska även godta alla märken som uppfyller likvärdiga märkeskrav. - Om en ekonomisk aktör inte hade möjlighet att få tillgång till det specifika märket inom de berörda tidsfristerna ska andra lämpliga bevismedel godtas, t.ex. teknisk dokumentation. Under avtalsperioden är det viktigt att vi följer hur kraven förändras och på vilket sätt vi framöver kan ställa även spjutspettskrav. I nuläget är marknadstillgången för livsmedel med spjutspetskrav begränsade. beslutade att besvara kommunstyrelsen med att tidssatt handlingsplan inte är nödvändig då livsmedelsupphandlingen gjordes med miljöstyrningsrådets baskrav, samt att serviceförvaltningen får i uppdrag att återkomma till servicenämndens AU i mars 2016 med rapport om hur dialogen med leverantörerna gällande spjutspetskrav fortskridit. Beredning Representanter från serviceförvaltningens måltidsverksamhet och upphandlingsenhet har en fortlöpande dialog med producenterna inom de olika varugrupperna i samband med utbyte av produkter, tillägg och sortimentsförändringar, så att det säkerställs att tillkommande produkter uppfyller de krav som ställts i upphandlingens förfrågningsunderlag. Därmed erbjuds också en möjlighet i att få en uppfattning om hur leverantörerna arbetar

15 Protokoll 15 (39) vidare utifrån miljöstyrningsrådets miljökrav. Dock måste påtalas att det inte är förenligt i enlighet med LOU att ställa högre krav än de som upphandlingen omfattas av. Förutom den direkta dialogen med livsmedelsleverantörer omvärlds bevakas miljöområdet även via pågående kontakter i olika nätverk och via kommunikation från branschen. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut beslutar att notera informationen.

16 Protokoll 16 (39) 78 Medborgarförslag - Stoppa lönedumpningen Dnr SEN 2015/314 Ärendebeskrivning Dennis Andersson föreslår i medborgarförslag till kommunfullmäktige att Trelleborgs kommun i sina inköps- och upphandlingsregler skriver in ett direkt krav på att svenska kollektivavtal ska ingå. Förslagsställaren hänvisar till Vita jobb-modellen som gäller för Malmö stads upphandlingar. Kommunfullmäktige beslutade att skicka förslaget till kommunstyrelsen för beslut. Kommunstyrelsen beslutade att medborgarförslaget anses besvarat utifrån att frågan utreds på regeringsnivå samt, att kommunstyrelsen ser positivt på att Vita jobb-modellen införs vid upphandlingar i Trelleborgs kommun och ger servicenämnden i uppdrag att utreda ett sådant införande. Beredning Serviceförvaltningen har i kontakt med Malmö stad informerats om hur den sk Vita jobbmodellen fungerar. Vid upphandling inom vissa entreprenader och tjänster ställer Malmö stad krav på anbudsgivare att uppfylla vissa kontraktsvillkor som syftar till att motverka social dumpning genom låga löner, dåliga arbetsvillkor och/eller skadlig arbetsmiljö. Dessa särskilda kontraktsvillkoren som tillämpas i aktuella kontrakt består av två olika delar, (i) generella villkor som tillämpas inom samtliga aktuella tjänsteområden och (ii) branschspecifika villkor som hänvisar till tillämpligt branschavtal. Uppföljningen av dessa särskilda kontaktsvillkor hanteras av fackliga ombud på uppdrag av Malmö stad och rättigheter och skyldigheter för den som utför kontrollen är reglerad. En modell för införande av Vita-jobbmodellen skulle kunna vara att utgå från den modell Malmö stad använt dvs att i upphandlingar ställa krav på kontraktsvillkor sin syftar till att motverka social dumpning genom låga löner, dåliga arbetsvillkor och/eller skadlig arbetsmiljö. Arbetsutskottet föreslår att servicenämndens ska besluta att eftersom många av de frågor vita jobb modellen avser att åtgärda sannolikt kommer att regleras i nya LoU som träder ikraft 2017, exempelvis krav på att förkasta onormalt låga anbud i vissa fall samt ställa kollektivavtalsliknande villkor till viss del, föreslå kommunstyrelsen att avvakta med ett införande tills den nya LoU trätt ikraft och återkomma till kommunstyrelsen i februari 2017 med en ny utredning.

17 Protokoll 17 (39) Beslut beslutar att eftersom många av de frågor vita jobb modellen avser att åtgärda sannolikt kommer att regleras i nya LoU som träder ikraft 2017, exempelvis krav på att förkasta onormalt låga anbud i vissa fall samt ställa kollektivavtalsliknande villkor till viss del, föreslå kommunstyrelsen att avvakta med ett införande tills den nya LoU trätt ikraft och återkomma till kommunstyrelsen i februari 2017 med en ny utredning. Skickas till Kommunstyrelsen

18 Protokoll 18 (39) 79 Rapport - Medborgarförslag - Sluta servera margarin och lättmargarin i skolor & förskolor i kommunen Dnr SEN 2014/181 Ärendebeskrivning Anna och Stefan Harrstedt föreslår i medborgarförslag till kommunfullmäktige att Trelleborgs kommun ska sluta servera margarin och lättmargarin i skolor och förskolor i kommunen. Förslagsställarna har kommit i kontakt med ett antal artiklar i ämnet och blivit förfärade över innehåll, tillverkningsprocess och transportsätt rörande tillverkning av margarin och lättmargarin. Man framför också att studier påvisat ett samband mellan konsumtion av margarin och förekomst av allergier och astma bland barn. Till stöd för sitt förslag har man bifogat ett par av dessa artiklar samt kompletterat med ytterligare artiklar Medborgarförslaget har varit översänt för yttrande till servicenämnden som i sitt yttrande beslutar att avstyrka medborgarförslaget i enlighet med gällande Kostpolicy. Enligt Kostpolicyn följs de nationella riktlinjer som finns för skolmåltider och verksamheten har system för att kontinuerligt säkerställa att de måltider som serveras är näringsriktiga. I tjänsteskrivelsen som låg till grund för servicenämndens yttrande skriver man: I skollagen som trädde i kraft den 1 juli 2011 står det att skolmaten ska vara näringsriktig. Regeringen har framhållit att de svenska näringsrekommendationerna bör vara en utgångspunkt vid bedömning av vad som är en näringsriktig måltid. De nordiska näringsrekommendationerna (NNR 2012) har sedan dess antagits som de officiella rekommendationer som används i Sverige. Som ett stöd i arbetet med bra, näringsriktiga skolmåltider finns Livsmedelsverkets Bra mat i skolan som reviderades Skriften beskrivs bland annat problematiken med att barn har ett alldeles för högt intag av mättat fett och för lågt intag av fleromättat fett. Mättat fett finns i stor mängd i smör men inte alls i samma utsträckning i margariner där man istället har fleromättat fett. Precis som förslagsställaren säger finns det mycket forskning kring ämnet. Livsmedelsverkets råd baseras på den samsyn världen över att det inte är nyttigt att äta för mycket mättat fett och risken för hjärt- och kärlsjukdomar minskar om man byter ut mättat fett mot fleromättat. Livsmedelsverket har också gjort en undersökning av lösningsmedel i margariner, smörblandningar och smör som presenterades i juni Av de margariner vi använder i förskola och skola analyserades Lätta, Becel och Milda. Samtliga tre margariner klarade gräsvärdena uppsatta för lösningsmedel i

19 Protokoll 19 (39) margariner. Bregott analyserades också i studien, och i jämförelse med Lätta och Becel innehöll Bregott mer rester av lösningsmedel, men fortfarande under uppsatta gränsvärden. Måltiderna i skolan ska ge alla elever möjlighet till bra matvanor. I Trelleborgs kommun följder vi de nationella riktlinjer som finns för skolmåltider och vi har system för att kontinuerligt säkerställa att de måltider vi serverar är näringsriktiga. Måltidsservice vill fortsätta följa nationella riktlinjer för måltider i skola och förskola. Det innebär bland annat att vi fortsätter erbjuda ett nyckelhålsmärkt bordsmargarin i skolan och ett bordsmargarin med % fett, max 1/3 mättat fett i förskolan. Kommunfullmäktige beslutade att med anledning av att försiktighetsprincipen bör tillämpas och att kommunens kostpolicy ska säkerställa säkra råvaror och att upphandlingspolicyn hänvisar till hållbar utveckling vidare uppdra åt servicenämnden; att införa krav på ekologiska smör- och margarinprodukter samt, att säkerställa att valfrihet finns mellan dessa bordsfetter i skola och förskola. beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att införa kravet på ekologiska smör- och margarinprodukter, att återkomma till arbetsutskottet i april med konsekvensbeskrivning över införandet av kravet på ekologiska smör- och margarinprodukter, samt att säkerställa att valfrihet finns mellan dessa bordsfetter i skola och förskola. beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att våren 2016 återkomma med rapport över införandet av kravet på ekologiska smör- och margarinprodukter samt att bildningsnämnden delges konsekvensbeskrivningen. Beredning Rapport över införandet av kravet på ekologiska smör- och margarinprodukter presenteras på arbetsutskottets sammanträde. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att notera informationen. Beslut beslutar att notera informationen. Bilagor Rapport över införandet av kravet på ekologiska smör- och margarinprodukter Skickas till Bildningsnämnden

20 Protokoll 20 (39) 80 Sammanställning på avtal och status på lokaler som inte nyttjas av kärnverksamheten Dnr SEN 2015/176 Ärendebeskrivning beslutade att uppdra åt förvaltningen att sammanställa och presentera avtal och status på lokaler som inte nyttjas av kärnverksamheten samt åtgärdsplaner på dessa till nämnden i maj. Sammanställning på avtal och status på lokaler som inte nyttjas av kärnverksamheten ansvarar för förvaltning av kommunens fastighetsbestånd, det omfattar utöver lokaler till kommunens kärnverksamheter även föreningslokaler. Vid tidpunkten för hyres- och nyttjanderättsavtalens upprättande var det brukligt att överlämna ansvaret för drift- och underhåll av fastigheten till hyresgästen mot en låg eller ingen hyra alls. Detta har idag visat sig få konsekvensen att servicenämnden har ett uppdämt underhållsbehov på berörda fastigheter. Som ett första steg i statusställandet av fastigheterna har en konsult gjort en utvändig okulär besiktning. Ovannämnda gäller följande fastigheter: - Gård Brosjödal, Dalköpinge 6:22, Ö. Förstadsgatan Gård Kapphög, Vemmerlöv 4:4, Gyllekroksvägen Gård Karlfält, Kyrkoköpinge 4:1, Kyrkoköpinge mölleväg Gård Kyrkoköpinge 14, Kyrkoköpinge 14:1, Soldalavägen Gård Östervång, Östervång 2:75, Havrejordsvägen Hembygdsgård Fru Alstad, Fru Alstad 27:1, Vårfruvägen När det gäller Gård Kapphög (Huggarna), Karlfält (bostad), Kyrkoköpinge (Länkarna), Östervång (Tbg Motorklubb) och Fru Alstad (Hembygdsmuseum) är statusen den samma på fastigheterna det vill säga att tak, fasader, dörrar och fönster har ett eftersatt underhåll. Gård Brosjödal ingår i kultur- och fritidsförvaltningens utredning om kommunens ridskolor. Serviceförvaltningen har gjort en statusbesiktning med kostnadsberäkning till kultur- och fritidförvaltningen som underlag för sitt projekt om nytt hyresavtal med Trelleborgs Ridklubb, Brosjödal. beslutade att notera informationen och ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta kostnadsberäkna underhållet och återkomma till nämnden i september. beslutade att hänskjuta ärendet till arbetsutskottets sammanträde den 29 september.

21 Protokoll 21 (39) Rapport/sammanställning Serviceförvaltningen har fem fastigheter där föreningar har ett hyres/nyttjanderätts avtal med förvaltningen. Fördelningen av avtalen är tre hyresavtal och två nyttjanderättsavtal. Gemensamt för fastigheterna är att de har ett stort behov av renovering. Föreningarna har enligt avtalen ansvar för drift och underhåll och detta har reglerats i avtalen med en låg hyra eller som i två avtal ingen hyra alls. Hyresnivån har under åren inte räknats upp enligt KPI eller någon annan förhandling. Underlag för framtida hyra eller försäljning Serviceförvaltningen har använt sig av uppgifter om motsvarande fastigheter som underlag för att göra en rimlig bedömning av förslag till hyra respektive försäljning. I förslagen till hyressättning har vi utgått från att föreningarna har ett eget definierat driftansvar och därmed använt ett kvm pris som kan anses vara rimligt utifrån läge och standard. Uppskattad försäljningspris är underlag hämtat från BooLi, Sveriges största oberoende bostadssajt. Att beakta Vilken förvaltning skall ansvara för uthyrningen till föreningarna serviceförvaltningen eller fritid och kulturförvaltningen? Förvaltningen föreslår att serviceförvaltningen skall ansvara för uthyrningen utifrån servicenämndens uppdrag. - Kan fastigheterna läge ha betydelse för kommunens framtida utveckling eller infrastruktur? Förvaltningen föreslår att fastigheten Gård Kyrkoköpinge 14, Kyrkoköpinge 14:1, Soldalavägen 9-5 behålls för kommunens framtida behov. Kan kommunen erbjuda andra lokaler som kan samnyttjas av flera föreningar? Förvaltningen besvarar frågan med att det för tillfället inte finns tillgängliga lokaler för samnyttjande. - En förfrågan till förvaltningarna som ansvarar för kärnverksamheter om det kan vara av intresse för deras behov, framförallt socialförvaltningen? Förvaltningen har vid flertalet gånger tillfrågat kärnverksamheterna om behov finns av lokalerna och fått besked att så inte är fallet. Arbetsutskottet beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att i samverkan med berörda förvaltningar ta reda på svaren till frågeställningarna under att beakta i ärendebeskrivningen och leverera dem på nämndens sammanträde i oktober. Ärendet flyttades sedan till arbetsutskottet i november. Ärendet flyttades till arbetsutskottet i december. beslutade att översända ärendet till fritidsnämnden för yttrande avseende huruvida fritidsnämnden har direkt eller indirekt behov av fastigheterna enligt ovan, med svar senast den 12 februari. Fritidsnämnden beslutade att meddela servicenämnden att för att säkerställa den föreningsverksamhet som bedrivs på gårdarna har

22 Protokoll 22 (39) fritidsnämnden behov av följande fastigheter: - Gård Brosjödal för Trellleborgs Ryttarförenings verksamhet med 322 medlemmar varav 176 barn och ungdom i åldern 4-20 år. - Gård Östervång för Trelleborgs Motorklubbs verksamhet med 281 medlemmar varav 25 barn och ungdom i åldern 4-20 år. Båda föreningarna bedriver idrottsverksamhet för ungdomar och följer fritidsnämndens riktlinjer och allmänna bestämmelser som gäller för bidragsberättigade föreningar i Trelleborgs kommun. Idrottsverksamhet för barn och ungdomar är för Fritidsnämnden prioriterad verksamhet. På övriga gårdar bedrivs ingen verksamhet som ligger under fritidsnämnden. Kulturnämnden beslutade att servicenämnden genom dess förvaltning även fortsättningsvis har ansvar för uthyrning av fastigheterna att föreslå serviceförvaltningen att fortsätta samverkan med kultur- och fritidsförvaltningen att verka för ett Föreningarnas Hus i Skyttsgården att föreslå serviceförvaltningen att efterhöra intresse om förvärv av fastighet hos föreningen Fru Alstad Kulturhus att inte godkänna höjda hyror för berörda fastigheter med anledning av ovanstående beredning, att vid hyreshöjningar begära kompensation hos fullmäktige för ökade kostnader. beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att undersöka juridiska förutsättningar i kommande åtgärder avseende lokaler som inte nyttjas av kärnverksamheten och återkomma till servicenämndens arbetsutskott den 19 april. Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beredning Vid kontakt med kommunens jurist framkom att det alltid går att säga upp avtal oavsett avtalens utformning. I de flesta av berörda avtalen finns inskrivna uppsägningsvillkor som skall följas vid en uppsägning. Avtal som avser lokaler utan uppsägningstid styrs av besittningsskydd enligt 12 kap i jordabalken som säger att hyrestid som upphör efter att hyresförhållandet varat i mer än 9 månader är uppsägningstiden 9 månader. Kommunen äger rätt att säga upp lokaler för eget bruk eller om lokaler och mark bedöms att de inte har någon strategisk vikt för samhället i framtiden utan kan innebära en kostnadskrävande belastning för kommunen i t.ex underhåll av byggnader. Förvaltningen förslag är följande: - Gård Brosjödal, ingen ytterligare åtgärd behöver vidtagas p g a avtal med fritidsförvaltningen - Gård Kapphög, omförhandling av hyresavtalet eller eventuell försäljning - Gård Karlfälts, hanterats i separat ärende

23 Protokoll 23 (39) - Gård Kyrkoköpinge 14, ingen ytterligare åtgärd behöver vidtagas p g a avtal med fritidsförvaltningen - Gård Östervång omförhandling av hyresavtal eller eventuell försäljning - Hembyggdsgården Fru Alstad, omförhandling av hyresavtal eller eventuell försäljning - Gård Smygegille, omförhandling av hyresavtal eller eventuell försäljning Beslut beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att genomföra åtgärderna och att vid eventuell försäljning återkomma till nämnden för beslut samt att ge förvaltningen i uppdrag att delrapportera till nämnden den 14 juni.

24 Protokoll 24 (39) 81 Gröningen - måltidsservice Dnr SEN 2016/8 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade , att fastställa de av socialnämnden föreslagna riktlinjerna för biståndsbedömning/utförande inom äldreomsorgen. Bland annat innebar beslutet att endast ha kvar matdistribution för de som har behov av specialkoster. Övriga förväntas beställa sin egen mat via dagligvaruhandeln samtidigt som de till exempel köper in övriga dagligvaror. Detta innebär att socialnämnden successivt i samband med att nya beslut fattas om biståndsbedömningar inte längre kommer att erbjuda matlådor via Gröningen som idag levereras via serviceförvaltningen. beslutade att serviceförvaltningen innan det beslutas om nerläggning av köket, omgående utreder om köket kan användas i den övriga verksamheten och återkommer till nämnden med en rapport senast i maj. Beredning I Trelleborgs kommuns kostpolicy är fastställt att maten ska lagas från grunden och så nära matgästen som möjligt, samt för att undvika onödig miljöpåverkan ska mattransporterna samordnas så långt som möjligt. Därutöver har måltidsservice allt sedan det inordnades under serviceförvaltningen haft ett ekonomiskt underskott. Socialförvaltningen håller parallellt på med att tillsammans med LSS verksamheten undersöka om de kan arbeta för att bibehålla köket som serveringskök. Med utgångspunkt från ovanstående samt att köket är i behov av renovering om det ska fortsätta fungera som tillagningskök. är det serviceförvaltningen mening att köket ska läggas ner utifrån serviceförvaltningens uppdragsområde. Serviceförvaltningen avser även att återanvända utrusning som finns på Gröningen inom andra kök där reinvesteringsbehov av ny utrustning annars skulle vara aktuell. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att lägga ner köket och överlämna ansvaret för lokalerna till socialnämnden. att i mån av behov återanvända funktionell utrustning i andra kök där behov om reinvestering finns.

25 Protokoll 25 (39) Beslut beslutar att lägga ner köket och överlämna ansvaret för lokalerna till socialnämnden. att i mån av behov återanvända funktionell utrustning i andra kök där behov om reinvestering finns. Skickas till Socialnämnden

26 Protokoll 26 (39) 82 Begäran om projekteringsmedel - Skola Öster Dnr SEN 2016/75 Ärendebeskrivning Bildningsnämnden beställde Beställning lokaler utifrån lokalutredning bl.a. Ny 5-parallellig 7 9 skola för 375 elever i de östra stadsdelarna. beslutade i bland annat att ge serviceförvaltningen i uppdrag att genomföra bildningsnämndens beställning. I investeringsplan finns projekt Ny 7 9 skola östra stadsdelarna upptaget med totalt 126 mnkr. Bildningsförvaltningen har inkommit till serviceförvaltningen med beställning av igångsättning av projektering och förstudie för projektet. Beredning Förvaltningen föreslår att projektering påbörjas i enlighet med beställning från bildningsförvaltningen med projekteringsmedel om 5 mnkr. Serviceförvaltningen föreslår att servicenämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att påbörja projektering av ny skola i de östra stadsdelarna med projekteringsmedel om 5 mnkr. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att ge förvaltningen i uppdrag att påbörja projektering av ny skola i de östra stadsdelarna med projekteringsmedel om 5 mnkr. Beslut beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att påbörja projektering av ny skola i de östra stadsdelarna med projekteringsmedel om 5 mnkr.

27 Protokoll 27 (39) 83 Begäran om investeringsmedel - Klämmans förskola Dnr SEN 2016/22 Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beredning Bakgrund och syfte Klämmans förskola består av 2 äldre byggnader sammanbyggda med en länkbyggnad från Våren 2015 gjordes undersökningar i byggnaden till följd av att verksamhet på plats meddelat att man känt unken lukt mm. Golvkonstruktion öppnades upp och omfattande fuktskador konstaterades, även mögelpåväxt i väggkonstruktioner identifierades. Skador anmäldes till försäkringsbolag som en trolig vattenskada. Beslut om att flytta verksamheten för att kunna utreda omfattning och orsak till fuktskadan fattades. Verksamheten har flyttats till tillfälliga paviljonger vid Solrosens respektive Fågelsångens förskola. Hösten 2015 fastställdes skadeorsak till ett läckande vattenrör i länkbyggnadens golvkonstruktion. Läckageplatsen var centralt i byggnaden och skadans utbredning tyder på att läckaget föregått under lång tid. Bottenbjälklaget är av ERGE-typ med ett mellanliggande isolerskikt vari fukt spridit sig, byggnaden har även ingjutna inner och ytterväggssyllar vilket lett till att fukt vandrat upp i väggkonstruktioner med påföljande skador främst mögelpåväxt på organiskt material. Utöver fuktskada är byggnaden behäftad med ytterligare problemområden vilka huvudsakligen kan summeras som: - Bristfälligt kök främst avseende otillräckliga ytor för matberedning och diskhantering, avsaknad av förrådsytor för kyl och torrvaror. - Bristfällig ventilation bestående av fem frånluftfläktar och en tilluftsfläkt luftmängder och luftväxling kan inte tillgodoses och medger inte verksamhet i alla rum, energiåtervinning saknas helt. - Bristfälliga VA installationer inklusive fettavskiljare, återkommande problem med översvämmande avloppsvatten. - Ojämn inomhustemperatur till följd av drag och undermålig isolering. - Fuktproblem i ytterväggar. - Problem med dagvattenavrinning till följd av felaktiga fall mot brunnar. - Asbest bundet i golvmattor och lim. - Byggnaden är uppförd som en enkel enplansbyggnad med flackt pulpettak vilket innebär att installationsutrymme för främst ventilation saknas.

28 Protokoll 28 (39) Sammantaget har serviceförvaltningen i samråd med bildningsförvaltningen gjort bedömningen att det inte är ekonomiskt försvarbart att enbart återställa fuktskadan med hänsyn till byggnadens övriga problemfaktorer. Härav har en omfattande utredning och projektering genomförts för att utröna vilka åtgärder som erfordras för att återställa byggnader i sin helhet till ett fungerande skick för fortsatt förskoleverksamhet. För att minimera byggtid och säkerställa att åtgärder kan genomföras på mest rationella och kostnadseffektiva sätt behöver länkbyggnaden från 1974 rivas och ersättas med en ny byggnad som medger utrymmen för bl.a. ett fungerande kök och ventilation. I korthet omfattar åtgärder följande: - Rivning av skadade delar med påföljande nybyggnad. - Installation av ventilationssystem med energiåtervinning, nytt fläktrum. - Nybyggnad av kök i nordvästra flygeln med erforderliga ytor för matberedning, förvaring, diskhantering etc. Placering av kök i detta läge medför även att leveranser underlättas betydligt då varor inte behöver transporteras över förskolans gård som idag. - Tillgänglighetsanpassning utifrån dagens krav med hiss till ovanvåning. - Miljöhus för källsortering. - Installation av fjärrvärme. - Sanering av all inbyggd asbest. - Renovering av befintliga byggnader som bevaras. - Omläggning av fall på markytor/dagvattensystem samt nyinstallation av fettavskiljare. Åtgärderna syftar till att princip återskapa Klämmans förskola till ett nybyggnadsvärde sett ur ett tekniskt perspektiv. Befintliga byggnader och byggdelar som behålls bedöms vara i gott skick och är uppförda i gedigna material. Behov av förskoleplatser i centrala Trelleborg Bildningsnämnden har i egna lokalbehovanalyser utifrån kommunens befolkningsplan, under flera år konstaterat ett behov att utöka antalet förskoleplatser i centrala Trelleborg. Behovet har bekräftats i den uppdatering av tidigare lokalutredningar avseende förskolan och grundskolan som genomfördes av en extern konsult under våren och sommaren 2015, och som beslutades av bildningsnämnden den 30 september Såväl bildningsnämnden som bildningsförvaltningen har i olika sammanhang och under lång tid kommunicerat behoven av ytterligare förskole- och skolplatser, framför allt i Trelleborgs tätort. I förslag till investeringsplan för , som beslutades av bildningsnämnden i samband med behandling av ovan nämnda lokalutredning, finns projekt med som omfattar totalt 20 nya förskoleavdelningar under planperioden. De nya avdelningarna ska möta behov av nya platser motsvarande elva avdelningar och möjliggöra en avveckling av

29 Protokoll 29 (39) Bäcka förskola (i paviljong), Pilekvistens förskola och Kontinentens förskola (totalt nio avdelningar). Handlingsalternativ För att förlusten av de förskoleplatser som har funnits på Klämmans förskola inte ska bidra ytterligare till det redan stora behovet av förskoleplatser i centrum behöver platserna ersättas. Klämmans förskola är strategiskt placerad, ett förstahandsval för många föräldrar och förskolan bedriver en verksamhet av god kvalitet. Det har också hittills varit svårt att hitta platser för nya förskolor i centrum. Mot den bakgrunden gör serviceförvaltningen och bildningsförvaltningen gemensamt bedömningen att det är lämpligt att ersätta Klämmans förskola på den plats där den finns idag. Handlingsalternativ är svåra att se för detta projekt. Organisation och tidplan för genomförandet Utförande nämnd är servicenämnden genom förvaltningens fastighetsavdelning. Uppföljning och slutredovisning kommer att göras av servicenämnden genom dess förvaltning. Under förutsättning att beslut om investering fattas kan åtgärder påbörjas sommaren 2016 för färdigställande sommaren 2017 Slutredovisning ska utföras i samband med årsbokslut vilket innebär att detta beräknas göras till bokslut Ekonomi Samtliga nedan angivna investerings- och driftskostnadsbelopp är preliminära. Det mesta av den utrustning och de inventarier som finns på förskolan är gammalt och behöver bytas ut. Mycket är från när förskolan öppnades på 70- talet. En del material, framför allt textilier, har kastats som en följd av mögelförekomsten i lokalerna. Vissa möbler, framför allt bord och stolar, är relativt nya eller i ok skick och behöver inte bytas ut. Behov av investeringsmedel för inköp av utrustning och inventarier har beräknats till kr. Förhandling avseende kostnader hänförliga till försäkringsskada pågår, definitivt belopp kommer redovisas senast i slutredovisning. Bildningsnämnden INVESTERINGAR: Inköp av utrustning och inventarier (2017) 1,2 mnkr DRIFTSKOSTNADER: Driftskostnadsökning 2017 (ibruktagande ): Utrustning och inventarier (avskrivning 5 år) 109 tkr Tillkommande hyreskostnad 402,5 tkr

30 Protokoll 30 (39) Tillkommande måltidskostnader 74,5 tkr Totalt: 586 tkr Driftskostnadsökning fr.o.m. 2018: Utrustning och inventarier (avskrivning 5 år) 261 tkr Tillkommande hyreskostnad 966 tkr Tillkommande måltidskostnader 178,8 tkr Totalt: 1,4058 mnkr INVESTERINGAR: Investeringskostnad förskola 26,5 mnkr Investeringskostnad kök 3 mnkr Totalt: 29,5 mnkr DRIFTSKOSTNADER: Rivning 500 tkr Driftskostnadsökning 2017 (ibruktagande ): Ökade driftskostnader köksdel 74,5 tkr Driftskostnadsökning 2018 Ökade driftskostnader köksdel 178,8 tkr Beslut beslutar att hos kommunfullmäktige begära anslag om totalt 29,5 mnkr till servicenämndens investeringsbudget år för byggnation av rubricerat projekt anslag om totalt 500 tkr till servicenämndens driftsbudget år 2016 för rivning. Skickas till Kommunfullmäktige Bildningsnämnden

31 Protokoll 31 (39) 84 Begäran ur Investeringsram - Paviljong Ljungrenska Dnr SEN 2016/100 Ärendebeskrivning Bildningsförvaltningen beställde i Beställning lokaler utifrån lokalutredning bl.a. tillfälliga skolplatser i centrala Trelleborg. beslutade i bland annat att ge serviceförvaltningen i uppdrag att genomföra bildningsförvaltningens beställning. Utgångsläge för placering av tillfälliga skolplatser i paviljong har varit utifrån bildningsnämndens beställning d.v.s. placering antingen inom Kattebäck eller Ljunggrenska skolan. Olika placeringsförslag utreddes och placering väster om Ljunggrenska skolan beslutades i samråd mellan service och bildningsförvaltning. Beställande nämnd är bildningsnämnden och utförande nämnd är servicenämnden genom dess förvaltning. Paviljongetablering kommer att bli i två plan med etablering av bottenplan augusti/september 2016 och påföljande plan så snart paviljonger kan erhållas från leverantör preliminärt höst/vinter 2016/17. Total kostnad för etablering avseende transport, montering, omdisposition av markytor för att medge plats för paviljonger, markberedning, anslutning av el, VA och övrig mediaförsörjning, byggherrekostnader för bygglov, kontrollansvar etc beräknas till 2,5 mnkr. Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att anslå 2,5 mnkr ur servicenämndens investeringsram 2016 för rubricerade åtgärder. Beslut beslutar att anslå 2,5 mnkr ur servicenämndens investeringsram 2016 för rubricerade åtgärder. Protokollsanteckning De borgerliga (M och L) lämnar följande protokollsanteckning: Vi anser att paviljongerna så långt det är möjligt skall placeras utan att ta Dr. Ljunggrens plan i anspråk. Moderaterna och Liberalerna Skickas till Bildningsnämnden

32 Protokoll 32 (39) 85 Hyreskostnad Paviljong Ljungrenska Dnr SEN 2016/100 Ärendebeskrivning Arbetsutskottet beslutar att hänskjuta ärendet till servicenämndens sammanträde. Beredning Bakgrund och syfte Våren 2015 uppdrog bildningsnämnden åt förvaltningschefen att tillse en uppdatering av tidigare lokalutredningar avseende förskolan och grundskolan. Bildningsförvaltningen anlitade i sin tur en extern konsult för arbetet. Vid sammanträde den 30 september 2015 beslutade bildningsnämnden fastställa lokalbehoven utifrån lokalutredningen samt översända lokalutredningen till kommunstyrelsen och samtliga nämnder och bolag i Trelleborgs kommun. Bildningsnämnden beslutade samtidigt om förslag till investeringsplan för som speglar behoven enligt lokalutredningen. Den 16 december 2015 beslutade bildningsnämnden om en beställning till servicenämnden avseende lokaler utifrån lokalutredningen. Beställningen omfattade de projekt där behov förelåg att påbörja planering och projektering för att möta behoven enligt utredningen. Långsiktigt föreslås behoven av skolplatser i tätorten mötas genom byggnation av en ny 7-9-skola för 375 elever i de östra stadsdelarna och en ny f-6-skola för 525 elever i centrala Trelleborg. I samband med ibruktagande av f-6-skola föreslås Kattebäckskolan avvecklas och byggas om till förskola. Kortsiktigt föreligger behov av tillfälliga skolplatser. Av beställningen framgår det att det fr.o.m. höstterminen 2016 och till dess att föreslagna nya skolor är klara för ibruktagande, enligt lokalutredningen föreligger ett behov av lokaler för ytterligare 2-3 klasser. Utifrån rådande uppgifter om kommande behov gjorde bildningsförvaltningen bedömningen att de tillfälliga lokalerna bör dimensioneras för totalt tre klasser (ca 75 elever). Vidare framgår det att de tillfälliga lokalerna i första hand bör lokaliseras så att de tillhör Kattebäckskolan och i andra hand för att utgöra en del av Ljunggrenska skolan. Utöver tre nya klassrum med tillhörande grupprum finns behov av utökade matsalsytor och ytor för fritidshemsverksamhet. Den 2 februari 2016 beslutade servicenämnden ge serviceförvaltningen i uppdrag att genomföra bildningsnämndens beställning. Handlingsalternativ Serviceförvaltningen har utifrån bildningsnämndens beställning av tillfälliga skolplatser föreslagit paviljongetablering och utrett olika alternativa placeringar i anslutning till Kattebäckskolan och Ljunggrenska skolan. Utifrån de

33 Protokoll 33 (39) förutsättningar som serviceförvaltningen presenterade enades serviceförvaltningen och bildningsförvaltningen om placering av paviljonger öster om Ljunggrenska skolan mot Frans Malmrosgatan. Organisation och tidplan för genomförandet Beställande nämnd är bildningsnämnden och utförande nämnd är servicenämnden genom dess förvaltning. Paviljongetablering kommer att bli i två plan med etablering av bottenplan augusti/september 2016 och påföljande plan så snart paviljonger kan erhållas från leverantör preliminärt höst/vinter 2016/17. Ekonomi Preliminära hyresavtal kommer att tecknas avseende etapp 1 from och etapp 2 from Grund för hyra är hyreskostnader för paviljonger samt investeringskostnad för etablering av paviljonger preliminärt beräknat till kr och en avskrivningstid om 3 år. Investeringskostnad för etablering av paviljonger tas ur servicenämndens raminvesteringsbudget. Beslut beslutar att för bildningsnämnden redovisa nedanstående preliminära hyreskostnader samt till kommunstyrelsen för godkännande. Hyreskostnad , kr. Hyreskostnad from 2017, kr. Skickas till Kommunfullmäktige Bildningsnämnden

34 Protokoll 34 (39) 86 Revisorernas granskning av kommunens upphandling Dnr SEN 2016/79 Ärendebeskrivning Pwc har överlämnat revisionsrapport Granskning av s hantering av upphandling mars 2016 för yttrande. Rapporten syftar till att följa upp den tidigare granskning som genomfördes i november 2012 som avsåg granskning av upphandlingsprocessen. Den övergripande revisionella bedömningen är att servicenämndens hantering av upphandlingar av upphandlingar är till största delen ändamålsenliga utifrån lag och den antagna upphandlingspolicyn med tillhörande tillämpningsanvisningar samt servicenämndens reglemente. Revisionsrapporten innehåller sex punkter där tydligheten i riktlinjer och rutiner samt ändamålsenlighet i hanteringen av upphandlingar kan ifrågasättas. 1)Det är inte tydligt vad som i olika dokument i praktiken åsyftas med att servicenämnden ansvarar för upphandlingar, exempelvis när det gäller beslut att inleda upphandlingar eller kontroll av att upphandlingsbeslut finns samt följa upp ingångna avtal liksom ramavtalstrohet. 2) Det finns anledning att överväga lämpligheten av att alla avtal som tillkommit efter en upphandling (ej direktupphandling) undertecknas av serviceförvaltningens chef, trots att denne inte har budgetansvar för avtalet. Som nämnts innebär det i praktiken att nämnda chef undertecknar avtal för över en miljard kronor under en mandatperiod. Detta är särskilt viktigt i de fall då beställande nämnd/förvaltning inte har fattat ett formellt beslut om att inleda upphandling och ingen kontroll sker av att beslut och finansiering finns innan upphandling inleds. 3) Det finns även anledning att se över hur beställande nämnd/förvaltning formellt ska informeras om tilldelningsbeslut och avtal som har ingåtts för nämndens vägnar, en information som idag vanligen inte ges. 4) Det fjärde området om ekonomisk uppföljning av avtal/upphandlingar hänger nära samman med hur inköpsorganisationen i stort är organiserad i kommunen. Idag finns ett stort antal personer som kan beställa varor och tjänster och det kan göra det svårt att kontrollera att alla dessa personer faktiskt genomför alla kontroller som ska göras vid exempelvis granskning av en faktura. 5) I revisionsgranskningen år 2012 rekommenderas att kommunen skärpte sina miljökrav. Ingen ändring har dock genomförts på detta område ännu men ett förslag till ändring håller på att tas fram. 6) Det finns bra kompetens generellt kring upphandlingar men det har framkommit att behov av entreprenadjuridisk kompetens inom kommunen ibland vore önskvärd.