Handlingar. till sammanträde med. styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Fredag 30 mars 2012

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Fredag 30 mars 2012

2 Sammanträdesdatum (2) KALLELSE till sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Datum: Fredagen den 30 mars 2012 Plats: Röda rummet, Bruna stråket 21, Sahlgrenska sjukhuset Tid: cirka FÖREDRAGNINGSLISTA 1. Mötets öppnande Fastställande av föredragningslista 3. Val av justeringsperson 4. Patientsäkerhet och avvikelser Christina Raner, Mats Tullberg Rapporter från styrelsens ledamöter Kommentarer till aktuella händelser Kaffe Kommentarer till aktuella händelser forts Information: Resultat från patientenkät, Akutmottagningarna Ing-Marie Bergbrant 9. Information: Övertagandet av ambulansverksamheten i egen regi Per Karlsson, Mats Kihlgren Information: Uppföljning av åtgärder med anledning av budget 2012 Jan Eriksson Lunch Information: Arbetet med sällsynta diagnoser Jimmy Kero 12. TU: Svar på motion om barnskyddsteam Jimmy Kero 13. TU: Investering, fastighet, bild- och interventionscentrum Jan Eriksson, Lennart Ring 14. TU: Investering, utrustning, bild- och interventionscentrum Jan Eriksson, Robert Leth Bilaga Bilaga Bilaga Kaffe TU: Etablering av primärvårdsakut vid Mölndals sjukhus Eva Arrdal 16. TU: Avskrivning av patientfordran Eva Arrdal Bilaga Bilaga

3 Sammanträdesdatum (2) 17. TU: Yttrande över rapport med anledning av revisionsgranskning uppföljning av inköpsprocessen Eva Arrdal 18. TU: Månadsrapport februari 2012 Eva Arrdal 19. Information: Vårdöverenskommelse 2013 tidplan och aktiviteter Eva Arrdal 20. TU: Förslag till regionfullmäktige avseende styrelse för Sahlgrenska Forskningsstiftelsen Lars Grip Bilaga Bilaga Bilaga delas ut vid sammanträdet 21. Styrelsens planering Allmänna anmälningsärenden Inkomna skrivelser Verkställighetsbeslut Delegationsbeslut Övriga frågor 24. Mötets avslutande

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13 Bilaga (14) Regionalt Bild- och interventionscentrum Rapport gällande utrustningen mars 2012 Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

14 Bilaga 2(14) Innehåll Sida Förord 3 Sammanfattning 4 Utrustningen i Bild- och interventionscentrum 5 Angiografiutrustning 5 Datortomografi 6 Konventionell röntgenutrustning 7 MR 8 Nuklearmedicinsk utrustning 9 Sterilcentral 9 Cyklotron och radiofarmakautrustning 11 Möbler, inredning 12 Flytt av befintlig utrustning 12 Utrustning / bygg 13 Kostnadsberäkning 13 Genomförande 14 Bilagor (finns tillgängliga på Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Resursplaneringsenheten) Bild och funktionsmedicinsk, utrustning i BoIC planeringsförutsättningar inför etappen 2 Gränsdragningslista utrustning/bygg Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

15 Bilaga Förord 3(14) Systemhandlingen för Bild- och interventionscentrum (BoIC), som togs fram 2008, konstaterar att bildgivande tekniker är den gemensamma nämnaren för verksamheterna. BoIC behövs för att dagens och morgondagens diagnostiska och behandlingsmässiga behov ska kunna tillgodoses inom Västra Götalandsregionen. Bilden som instrument har blivit en central del i den operativa processen och bildgivande metoder ett viktigt redskap i en operationsmiljö med ultraren luft. Utvecklingen kräver ett nära samarbete mellan operation, radiologi, fysiologi och nuklearmedicin med flera. Målsättningen är att utrustningen i BoIC skall erbjuda diagnos- och behandlingsmöjligheter som tillgodoser de krav ett internationellt ledande universitetssjukhus har. Utrustningen ska ge förutsättningar för klinisk forskning, kompetensutveckling och utbildning inom bild- och funktionsmedicin för samtliga sjukhus inom Västra Götalandsregionen. Arbetet med att planera och anskaffa utrustningen för etappen 2 av BoIC startade upp under 2011 och kommer att pågå fram till ibruktagandet. Under denna period kommer de medicinska rummen i BoIC att designas, kravspecifikaktioner för utrustningen tas fram som sedan ligger till grund för upphandling, inköp, leverans och installation. Byggnaden är konstruerad för att kvalificerad medicinteknisk utrustning ska kunna installeras och fungera på bäst möjliga sätt. I utrustningsplaneringen kommer företrädare från Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Västra Götalandsregionen, Sahlgrenska akademin och Västfastigheter att medverka. De befintliga utrustningar som kommer att flyttas till BoIC ställer stora krav på planering beroende på att den kliniska verksamheten ska fortgå i så normal omfattning som möjligt. Denna rapport är framtagen för att beskriva förutsättningarna för den utrustning som skall levereras och installeras i BoIC när det gäller olika modaliteter i kvantitet och kvalitet samt kostnader och finansiering. Utrustningsarbetet drivs inom den projektorganisation för BoIC som Västra Götalandsregionen fastslagit. Göteborg den 7 mars 2012 Robert Leth Lennart Ring Roger Helmersson Projektchef Planeringschef SU Projektledare Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

16 Bilaga Sammanfattning 4(14) Sammanlagt finns det i etappen 2 inom BoIC 64 produktions- eller medicinska rum som skall användas för medicinsk verksamhet och därmed utrustas med fast installerad och kvalificerad medicinsk utrustning. Merparten av denna utrustning är bildgivande. För att tillgodose kravet på att verksamheten i BoIC skall vara forskningsinriktad och hålla högsta medicinska ambitionsnivå är det viktigt att utrustningen skapar förutsättningar för detta. Totalt är utrustningsutgiften netto beräknad till 395 Mkr alternativt 425 Mkr om beslut tas att anskaffa en mobil magnetkamera till en hybridoperationssal. Samtliga priser är exkl. moms. Med netto menas att anskaffningsutgiften för den utrustning som flyttas till BoIC inte finns medtagen i kalkylen. Däremot är själva flyttkostnaden med i nettoutgiften. Utgifter för utrustning/bygg på 123 Mkr tillkommer. Finansieringen av utrustningen till BoIC etapp 2 sker på följande sätt: 1. De löpande årliga investeringsmedel som sjukhuset disponerar inom samplaneringen används till den utrustning som anskaffas till befintliga lokaler under åren och som kommer att flyttas till BoIC. 2. Tillsammans med inom SU outnyttjade investeringsmedel används den löpande årliga investeringsramen även till den utrustning som köps direkt till BoIC för att ersätta gammal utrustning. 3. SU äskar regionala strategiska investeringsmedel för den nya utrustning som köps i särskild ordning för de tillkommande behoven och möjligheterna med BoIC. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

17 Bilaga Utrustningen i Bild- och interventionscentrum Angiografiutrustning 5(14) Angiografiutrustning kommer att användas av interventionsverksamheten på plan 2/3. Här planeras för 4 medicinska rum med angiografiutrustning i renluftsmiljö. Dessutom kommer våningsplanet att utrustas med 2 stycken röntgenutrustningar för genomlysning. En röntgenutrustning placeras i renluftsmiljö och en placeras utanför. Samtliga medicinska rum på plan 2/3 ersätter befintlig utrustning. På plan 4 kommer det att finnas en eller två hybridoperationssalar utrustade med angiografiutrustning. Detta är en kapacitetsökning för sjukhuset. För närvarande finns inga regionala ramavtal på angiografiutrustning. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

18 Bilaga Datortomografi 6(14) Den tekniska utvecklingen inom datortomografin är snabb innebärande att datortomograferna blir allt mer användbara inom sjukvården. Det senaste tekniksprånget innebär att stråldoserna är på väg att sänkas kraftigt, vilket öppnar möjligheter för att använda datortomografin inom nya medicinska områden som t.ex. storskaliga hälsoundersökningar på friska försökspersoner. Den kliniska forskningen har här nya verktyg till sitt förfogande. Totalt finns det för närvarande 6 datortomografer inom radiologin på Sahlgrenska sjukhuset. 4 stycken är planerade att bytas ut inom samplaneringen under för att sedan flyttas över till BoIC. En datortomograf (Rum 21) står kvar på nuvarande placering i 028- korridoren. Det innebär att endast en datortomograf kommer att ersättningsanskaffas direkt till BoIC och att det för närvarande inte planeras för kapacitetsökning i antal datortomografer. Utvecklingen går dock mot att datortomografi alltmer tar över undersökningar som idag görs på konventionell röntgenutrustning, varför det inte kan uteslutas att ytterligare datortomografer anskaffas istället för konventionell röntgenutrustning. Datortomografen är en modalitet som jämfört med andra bildgivande system är relativt lätt att flytta. Västra Götalandsregionen har ramavtal för inköp av datortomografer. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

19 Bilaga Konventionell röntgenutrustning 7(14) Konventionell röntgenutrustning (ibland benämnd multiröntgenutrustning) kommer att finnas på plan 00 och i BoIC kan det bli aktuellt med färre antal medicinska rum med konventionell röntgenutrustning än nuvarande planeringsläge anger. Detta beror på en kombination av att andra modaliteter inom radiologin används (framförallt datortomografi) och att de moderna direktdigitala konventionella röntgenutrustningarna är enkla och snabba att hantera så att fler undersökningar per utrustning kan göras. Totalt planeras det för 7 medicinska rum med konventionell röntgenutrustning på plan 00 i BoIC. 5 av dessa är befintliga och kommer att flyttas till BoIC. Flertalet av de befintliga konventionella röntgenutrustningar som planeras att flytta är installerade hösten Resterande utrustningar kommer att ersättningsanskaffas under Västra Götalandsregionen har ramavtal på denna typ av utrustning. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

20 Bilaga MR 8(14) Magnetkameraverksamheten på Sahlgrenska sjukhuset finns idag på två olika platser. MRhuset har en 3 tesla och en 1,5 tesla, varav den senare planeras att ersättas med en ny i BoIC. 3-tesla magnetkameran kommer att stå kvar i MR-huset. De två 1,5 tesla magnetkamerorna i Rum 41 0ch 42 i 028 byggnaden kommer också att stå kvar så länge de är användbara i den kliniska verksamheten pga. att det saknas narkosmöjligheter på MR kamerorna i BoIC. Eftersom två magnetkameror är planerade för installation på plan 00 i BoIC innebär detta en kapacitetsökning med en magnetkamera. En ny typ av magnetkamera kommer att installeras i form av extremitets MR där utrustningen är designad för att kunna undersöka kroppsdelar som händer, knän och fötter. Positioneringen av kroppsdelen blir ofta bättre i denna utrustning jämfört med en helkropps MR. Eventuellt installeras denna utrustning i befintliga lokaler inom radiologin för att flyttas över till BoIC. På plan 4 i BoIC planeras det för en magnetkamera som i första hand kommer att användas i samband med operationsverksamheten och för forskning. Internationellt finns mobila magnetkameror som förflyttas in i operationssalen vid behov, vilket kan bli aktuellt även i BoIC. Installationen av en sådan mobil magnetkamera är komplicerad och kräver noggrann design av både MR utrymme och operationssal. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

21 Bilaga Nuklearmedicinsk utrustning 9(14) Inom den nuklearmedicinska verksamheten planeras det för ytterligare en PET-CT kamera när BoIC tas ibruk. Den befintliga PET-CT kameran kommer att ersättas med en nyinköpt till BoIC, vilket totalt medför inköp av två stycken PET-CT till BoIC. När det gäller gammakameror och SPECT-CT flyttas en gammakamera till BoIC och en SPECT-CT kamera kommer att köpas in under 2012 med inplanerad flytt till BoIC. Ytterligare två SPECT-CT kameror ersättningsanskaffas till BoIC. Regionen har startat upp en ramavtalsupphandling gällande gammakameror och SPECT-CT kameror. Avtal skall vara klart under 2012 vilket ger BoIC möjlighet att avropa ovan angivna behov. Sterilcentral Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

22 Bilaga 10(14) Etableringen av sterilcentralen i BoIC innebär att disk- och autoklavutrustning installeras med kapacitet att försörja verksamheter på hela Sahlgrenskatomten med sterila flergångsprodukter. Dessutom kommer sterilcentralen även att leverera sterilt engångsmaterial. Totalt installeras 5 st. diskmaskiner för medicinsk flergångsutrustning (operationsgaller) samt en diskmaskin för vagnar och containrar. Det är också planerat för att installera en specialdiskmaskin för robotkirurgi. De 6 autoklaverna installeras mellan packrum och övre renrum. Både diskmaskiner och autoklaver kommer att vara utrustade med automatiskt intransportsystem (AGS). Systemet är kopplat till ett datasystem som med hjälp av streckkkoder kvalitetssäkrar logistikprocessen. Förrådet och utlämningen av sterilt gods finns på plan 98. Ett pater nosterverk med möjlighet till både förvaring och transport av färdigt sterilgods förbinder plan 98 och Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

23 Bilaga Cyklotron och radiofarmakautrustning 11(14) Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

24 Bilaga 12(14) En viktig funktion i BoIC är att kunna försörja sjukvården med radioaktiva isotoper för klinisk sjukvård samt klinisk forskning inom PET-diagnostiken. Genom att installera en kraftfull cyklotron och etablera en välutrustad radiofarmakacentral kommer BoIC att kunna tillgodose detta behov för hela Västra Götalandsregionen. Upphandlingen av cyklotronsystemet är redan uppstartad beroende på att den bunker där cyklotronen skall installeras måste byggas under hösten Anbuden öppnades och avtal skall vara tecknat senast juli månad Cyklotronpaketet som upphandlas 2012 består av: Cyklotron MeV Pluggdörr till bunkern 7 Hotceller 1 Dispenseringscell Radiakövervakningssystem Sjukhusets isotopintag och forskningen inom Göteborgs Universitet, Sahlgrenskaakademin kommer också att flytta in i radiofarmakacentralen med sina verksamheter. Möbler/inredning Även om BoIC har en tung medicinteknisk profil är möbler och inredning en mycket viktigt del för att skapa en trivsam och fungerande vårdmiljö. Lokalerna ska med hjälp av möbler och inredning utformas på ett sätt som främjar patientens allmänna välbefinnande. För att uppnå detta är det centralt att miljön utformas på ett sätt som underlättar för patienten att känna trygghet och värdighet trots en medicinteknisk vårdmiljö. Lokalerna skall också utformas på ett sätt som gör dem lättarbetade och säkra, både fysiskt och psykiskt. Tunga lyft och onödigt spring skall undvikas. För att göra lokalerna lättarbetade är det viktigt att de hjälpmedel man behöver finns lätt tillgängliga och är lätta att använda när de behövs. Arbetsbänkar, renluftsbänkar, dragskåp och arbetsstolar bör vara höj- och sänkbara. Möbler och inredning skall också tåla rengöring som följer sjukhusets hygienkrav. Så långt det är möjligt kommer regionens ramavtal att användas vid inköp av möbler och inredning. Flytt av befintlig utrustning Nuvarande planeringsläge bygger på att befintlig utrustning i 22 medicinska rum flyttas till BoIC. I kostnadsberäkningen för BoIC finns utgifter för flytt av befintlig utrustning medtagna. Enligt gällande tidplan kommer de utrustningar som ska flyttas att stå kvar och användas i den kliniska verksamheten i sina nuvarande medicinska rum under den period nyinköpt utrustning installeras i BoIC. Först efter att den nya utrustningen tagits i bruk kommer befintlig utrustning att flyttas (dock ingen regel utan undantag - det kommer säkert att uppstå behov av att frångå denna ambition). Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

25 Bilaga 13(14) Då vissa av utrustningarna som planeras för flytt kommer att finnas i renrumsmiljö på plan 2/3 i BoIC är det nödvändigt att flytt och installation kan göras utan att påverka övrig verksamhet. Utrustning/bygg Tillsammans med Västfastigheter har BoIC-projektet tagit fram en gränsdragningslista för den utrustning som köps, levereras och installeras i byggentreprenaden, men faktureras direkt till verksamheten. Utgiften är kalkylerad till 83 Mkr exkl. moms. I denna summa finns också den ITkommunikationsutrustning som VGR-IT specificerat medtagen. Därtill kommer 40 Mkr som ett resultat av en förändrad gränsdragning mellan fastighets- och utrustningsinvesteringarna sedan systemhandlingen gjordes Totalt summeras utrustning/bygg till 123 Mkr. Kostnadsberäkning Kostnadsberäkningen för utrustningen till BoIC är baserad på de rumsfunktionsprogram som är framtagna under byggprojekteringen. I de fall rumsfunktionsprogram har saknats ligger typrum till grund för kostnadsberäkningen. Priser baseras på 2011 års prisnivå exklusive moms. Av totalt 64 stycken produktions- eller medicinska rum i BoIC utgår beräkningen av investeringsutgifterna från att befintlig utrustning flyttas till 22 rum och att ersättningsanskaffning sker till 29 rum. Återstår att nyanskaffa utrustning till 13 rum som är en utökning jämfört med nuvarande verksamhet. Kalkylen utgår från att tre hybridoperationssalar och en fast installerad magnetkamera tas i bruk på plan 4 under etapp 2. Beslutas det om att en mobil magnetkamera skall anskaffas kommer investeringsutgiften att öka med 30 Mkr. Den forskningsutrustning som Göteborgs Universitet, Sahlgrenskaakademin kommer att anskaffa är inte medtagen i beräkningen. Verksamhet Summa i Mkr Omklädningsrum, plan 5 1 Hybridoperationsverksamhet, plan 04 (fast alt. mobil MR) 120 alt. 150 Interventionsverksamhet, plan 2/3 45 Klinisk fysiologi, Nuklearmedicin, plan Radiologi, plan Sterilcentral, plan 99 och Cyklotron och radiofarmakacentral, plan 99 och Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

26 Bilaga 14(14) TOTALT 395 alt. 425 Genomförande Utrustningsarbetet har redan startat upp med upphandling av cyklotronsystemet. Design av de medicinska rummen samt kravspecifikationer och förfrågningsunderlag har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av sjukhusfysiker, läkare, biomedicinsk analytiker och inköpare samt expertis från universitetssjukhusen i Umeå och Uppsala. Projektet kommer under 2012 att starta upp motsvarande arbetsgrupper för de övriga medicinska rum. Finansieringen av utrustningen till BoIC etapp 2 sker på flera sätt: 4. De löpande årliga investeringsmedel som sjukhuset disponerar inom samplaneringen används till den utrustning som anskaffas till befintliga lokaler under åren och som kommer att flyttas till BoIC. 5. Tillsammans med inom SU outnyttjade investeringsmedel används den löpande årliga investeringsramen även till den utrustning som köps direkt till BoIC för att ersätta gammal utrustning. 6. SU äskar regionala strategiska investeringsmedel för den nya utrustning som köps i särskild ordning för de tillkommande behoven och möjligheterna med BoIC. Sahlgrenska Universitetssjukhuset Resursplaneringsenheten ADRESS Bruna Stråket 19, GÖTEBORG TELEFON växel , direkt

27

28 Tjänsteutlåtande nr 403/11, 509/11, 704/11, 1103/11, 1203/11 Datum Diarienummer HSN , HSN , HSN , HSN , HSN Hälso- och sjukvårdskansliet Handläggare Barbro Hedin Hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7, 11 och 12 Etablering av primärvårdsakut vid Mölndals sjukhus Ärendet Sahlgrenska Universitetssjukhusets styrelse har gjort en begäran till hälso- och sjukvårdsnämnderna (HSN) 4, 5, 7, 11 och 12 att en akutmottagning skyndsamt inrättas i primärvårdens regi på eller i anslutning till Mölndals sjukhus. Mottagningen föreslås vara öppen dagtid, kvällar och helger för sökande med besvär från rörelseapparaten. Bakgrund Antalet patienter som söker vård på Mölndals sjukhus ökade markant när Axessakuten stängde våren För att möta det ökade antalet sökande har sjukhuset ökat kapaciteten vid ortopedakuten på Mölndals sjukhus. För att långsiktigt hantera den ökade volymen föreslår styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset att hälso- och sjukvårdsnämnderna utanför vårdvalssystemet inrättar en primärvårdsakut på eller nära Mölndals sjukhus Överväganden Inrättande av en primärvårdsakut utanför vårdvalssystemet innebär att annan vårdgivare än VG-Primärvård utför delar av den vård som ingår i uppdraget till VG-Primärvårdsenheterna och är därmed inte korrekt ur ett juridiskt perspektiv. Det kan vara svårt för patienter inom den lättare akuta ortopedin att göra avgränsning mellan vad som hör till primärvårdsnivå och vad som hör till länssjukvårdsnivå. Efter stängningen av Axessakuten har ett stort antal ortopedpatienter sökt sig till ortopediakuten i Mölndal. Trots olika insatser har dessa volymer inte minskat. Genom en kompletterande överenskommelse kommer sjukhuset att ha ett tydligt uppdrag att dygnet runt ta emot patienter som har akuta ortopediska besvär och där det är troligt att röntgen krävs eller av annat skäl kan antas att bedömning av specialist erfordras för fortsatt omhändertagande. Patienter med akuta besvär av primärvårdskaraktär som söker vård vid sjukhusets akutmottagningar ska även fortsättningsvis hänvisas till primärvården. Barn med behov av akut ortopedisk länssjukvård vänder sig till Drottning Silvias barnoch ungdomssjukhus och berörs inte av denna fråga. POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken Göteborg TELEFON: HEMSIDA:

29 Datum Diarienummer HSN , HSN , HSN , HSN , HSN Förslag till beslut Förslag till inrättande av en primärvårdsakut utanför vårdvalssystemet avslås. Hälso- och sjukvårdskansliet Ralph Harlid Hälso- och sjukvårdschef Bilaga Förslag om etablering av primärvårdsakut på Mölndals sjukhus Dnr SU /2011 Expedieras till Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sida 2 (2)

30

31 Hälso- och sjukvårdsnämnd 5 Göteborg, centrum-väster Protokollsutdrag Sammanträde: Nämndsammanträde Hälso- och sjukvårdsnämnd 5 Tid: Torsdagen den 2 februari kl Plats: Aschebergska Eken, Göteborg 14 Etablering av primärvårdsakut vid Mölndals sjukhus Dnr HSN Handlingar Tjänsteutlåtande nr 509/12, daterat Ärendet Sahlgrenska Universitetssjukhusets styrelse har gjort en begäran till hälso- och sjukvårdsnämnderna (HSN) 4, 5, 7, 11 och 12 att en akutmottagning skyndsamt inrättas i primärvårdens regi på eller i anslutning till Mölndals sjukhus. Mottagningen föreslås vara öppen dagtid, kvällar och helger för sökande med besvär från rörelseapparaten. Muntlig information Planeringsledare Barbro Hedin informerar. Yrkande Andre vice ordförande Johan Fält (M): Bordlägga ärendet. Proposition Ordförande ställer proposition på yrkandet och finner att nämnden bifallit det. Beslut Ärendet bordläggs. Vid protokollet Helena Johansson Sekreterare Justerat Frank Andersson (S) Ordförande Johan Fält (M) Justerare POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken Göteborg TELEFON: HEMSIDA: E-POST:

32 Hälso- och sjukvårdsnämnd (2) Rätt utdraget intygar Helena Johansson Expedieras till Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sida 2(2)

33 Hälso- och sjukvårdsnämnd 7 Partille, Härryda, Mölndal Protokollsutdrag Sammanträde: Nämndsammanträde med Hälso- och sjukvårdsnämnd 7 Tid: Onsdagen den 1 februari 2012 kl Plats: Aschebergska eken, Göteborg 11 Förslag om etablering av primärvårdsakut på Mölndals sjukhus Dnr: HSN Handlingar TU nr:704/12 samt protokollsutdrag från sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska universitetssjukhuset 176 Förslag om etablering av primärvårdsakut på Mölndals sjukhus, daterat , Dnr: HSN Ärendet Sahlgrenska Universitetssjukhusets styrelse har gjort en begäran till hälso- och sjukvårdsnämnderna (HSN) 4, 5, 7, 11 och 12 att en akutmottagning skyndsamt inrättas i primärvårdens regi på eller i anslutning till Mölndals sjukhus. Mottagningen föreslås vara öppen dagtid, kvällar och helger för sökande med besvär från rörelseapparaten. Muntlig information Planeringsledare Barbro Hedin informerar, 11 är sammanlänkad med 10 Kompletterande överenskommelse med Sahlgrenska universitetssjukhuset angående ortopedi och nattakut. Förslaget med en primärvårdsakut är en mycket ovanlig lösning nationellt sett. Behovet av en primärvårdsakut omhändertas då Sahlgrenska universitetssjukhuset framgent ersätts för att åta sig primärvårdens patienter nattetid. Kostnaden för detta blir mindre omfattande än kostnaden för en separat primärvårdsakut. Ordförande Evert Svenningsson (S) tackar för informationen. Beslut Förslag till inrättande av en primärvårdsakut utanför vårdvalssystemet avslås. Vid protokollet Charlotta Sundin-Andersson Nämndsekreterare POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken Göteborg TELEFON: HEMSIDA: E-POST:

34 Hälso- och sjukvårdsnämnd (2) Justerat Evert Svenningsson (S) Ordförande Per Vorberg (M) Justerare Rätt utdraget intygar Charlotta Sundin-Andersson Expedieras till Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sida 2(2)

35 Hälso- och sjukvårdsnämnd 11 Göteborg, Hisingen Protokollsutdrag Sammanträde: Nämndsammanträde med Hälso- och sjukvårdsnämnd 11 Tid: Tisdagen den 31 januari Plats: Aschebergska Eken, Göteborg 19 Etablering av primärvårdsakut vid Mölndals sjukhus Dnr: HSN Handlingar Tjänsteutlåtande nr 1103/12 Ärendet Sahlgrenska Universitetssjukhusets styrelse har gjort en begäran till hälsooch sjukvårdsnämnderna (HSN) 4, 5, 7, 11 och 12 att en akutmottagning skyndsamt inrättas i primärvårdens regi på eller i anslutning till Mölndals sjukhus. Mottagningen föreslås vara öppen dagtid, kvällar och helger för sökande med besvär från rörelseapparaten. Muntlig information Planeringsledare Barbro Hedin informerar. Yrkande Ordförande Elise Norberg Pilhem (V): Bifall till tjänsteutlåtande nr 1103/12 Beslut Förslag till inrättande av en primärvårdsakut utanför vårdvalssystemet avslås. Vid protokollet Sophie Nygren Sekreterare Justerat POSTADRESS: Regionens Hus Göteborg BESÖKSADRESS: Lillhagsparken Göteborg TELEFON: HEMSIDA: E-POST: hsk.gbg@vgregion.se

36 Hälso- och sjukvårdsnämnd (2) Elise Norberg-Pilhem (V) Ordförande Mariella Olsson (FP) Justerare Rätt utdraget intygar Sophie Nygren Expedieras till Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Sida 2(2)

37

38 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer SU /2012 Punkt 16 Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Avskrivning av patientfordran Bakgrund En patient bosatt i Kina besökte i januari 2009 sin dotter i Göteborg. Den 7 januari 2009 sökte patienten akut vård på Mölndals sjukhus för en armskada. Patienten opererades och vårdades på avd 231, Mölndals sjukhus under fem dagar. Regelverket avseende betalning för vård av patienter från andra länder återfinns i Västra Götalandsregionens gemensamma avgiftshandbok. Den aktuella patientens hemvist definieras där som övriga länder utanför EU/EES. För dessa saknas konvention avseende sjukhusvård. Försäkringskassan handlägger och betalar enbart vård för patienter inom EU/EES. Patienter från länder utanför EU/EES ska själva betala hela vårdkostnaden enligt den utomregionala prislistan, för såväl akut som planerad vård. Betalningen kan erläggas via patientens egen försäkring eller av patienten direkt. Om patienten inte betalar tillämpas sedvanligt inkassoförfarande. Vid kontakt med dottern angående förfallen faktura framkommer att patienten saknar försäkring och betalningsförmåga. I bokföringen har det fakturerade beloppet sedan tidigare bokats om till en osäker fordran. Förvaltningen föreslår mot bakgrund av det ovanstående att den aktuella fordran om kronor (fakturanr: ) skrivs av. Enligt styrelsens delegationsordning kan sjukhusdirektören besluta om avskrivningar av fordringar upp till 2 basbelopp, vilket för 2012 är kronor. Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset föreslås besluta att avskriva den aktuella fordran om kronor. SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET

39

40

41

42

43 Granskning Uppföljning av inköpsprocessen Dnr: Rev Genomförd av: KPMG Behandlad av Revisorskollegiet den 18 januari 2012

44 Uppföljning av inköpsprocessen Västra Götalandsregionen

45 Sammanfattning Bakgrund och syfte Regionstyrelsen i Västra Götaland fattade 2005 beslut om införande av en ny inköpsprocess. Under hösten 2009 genomförde KPMG en granskning av inköpsprocessens implementering där ett antal brister och utmaningar identifierades. Den del av processen som då pekades ut som särskilt eftersatt var uppföljningsfasen. I regionens budget för 2011 går att läsa följande: Regionen ska ta tillvara sin ställning som en betydande aktör vid upphandling och inköp för att minska totalkostnaderna. Syftet med denna rapport är att granska inköpsprocessens utveckling och aktuella status med fokus på uppföljningsfasen. Slutsatser Västra Götalandsregionen har en mycket komplex styrmiljö för upphandling och inköp. Inom regionen finns dels den stödjande funktionen Område Inköp som ansvarar för upphandlingar och regional samordning, och dels förvaltningarna i kärnverksamheten där avrop och inköp görs. Mellan Område Inköp och verksamheterna saknas i dagsläget etablerade forum för beslut och ett proaktivt arbete kring inköpsfrågor. En stor del av de brister som identifierades 2009 har i dagsläget ej åtgärdats. Det har dock utvecklats en ökad samsyn kring de problemområden som finns och större engagemang från verksamheterna att samarbeta kring inköpsfrågor. I rapporten identifieras framförallt tre kritiska förbättringsområden: 1. För att få avsedda styreffekter i inköpsprocessen måste arbetet inom inköpsrådet lyftas till en strategisk nivå. 2. För att kunna tillvarata regionens storlek och utnyttja denna krävs differentiering och prioritering mellan de upphandlingar som görs. 3. För att kunna ta hem vinsterna från upphandlingsarbetet krävs ett kraftigt ökat fokus på inköpsprocessens uppföljningsfas. Rekommendationer En stor del av de problem som identifierats är direkt kopplade till bristen på en arena där Område Inköp och representanter för verksamheterna kan mötas på en strategisk nivå. Om inköpsrådet i framtiden skall fungera som ett forum för dessa frågor krävs en grundlig genomgång av vilka roller som ingår i inköpsrådet. Det bör också utvärderas vilken linjeroll som skall inneha ordförandeskapet i inköpsrådet. För att kunna sänka regionens totalkostnader kopplade till inköp krävs betydande insatser inom två områden: 1. Beslut måste fattas om hur arbete med differentiering av olika upphandlingar skall ske. En förutsättning för ett sådant beslut är att en regiongemensam sortimentsstrategi samt leverantörsstrategi tas fram. 2. För att kunna göra en faktabaserad prioritering bland upphandlingarna krävs att kostnadssidan av upphandlingsarbetet börjar mätas. Med kostnadssidan avses framförallt den tid som läggs i olika upphandlingar av såväl Område Inköp som av verksamheternas representanter KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1

46 Innehållsförteckning Sida KPMG kontaktpersoner: Annika Hessler KPMG Göteborg Specialistavdelningen Tel: Fax: annika.hessler@kpmg.se Erik Holm KPMG Göteborg Specialistavdelningen Tel: Fax: erik.holm@kpmg.se Inledning 3 Organisation och inköpsprocess Organisation och styrmiljö 6 Inköpsprocessen 7 Utveckling av uppföljningsfasen 8 Iakttagelser och kommentarer Organisatoriska utmaningar 10 Inköpsrådet 11 Bemanning av projektgrupper 12 Inköpscontrollers 13 Prioritering och differentiering av upphandlingar 14 Mätning och uppföljning 15 Rapportering av avvikelser 16 Systemstöd för uppföljning 17 Slutsatser och rekommendationer Slutsatser 19 Rekommendationer KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2

47 Inledning Bakgrund Under 2009 genomförde KPMG på uppdrag av Revisionsenheten en kartläggning och bedömning av tillämpningen av regionens inköpspolicy och inköpsprocess, med fokus på den konceptuella fasen (analysfasen). Vid granskningen framkom ett flertal brister, bl a att möjligheten till uppföljning och rapportering av avtalstrohet var mycket begränsad. I regionens budget för 2011 går att läsa följande: Regionen ska ta tillvara sin ställning som en betydande aktör vid upphandling och inköp för att minska totalkostnaderna. Arbetet med att reducera inköpskostnaderna ska fortsätta för att skapa utrymme för hälso- och sjukvård och annan verksamhet. Översyn av avtal och begränsning av sortiment ska fortsätta. För att bidra till budgetens krav har Servicenämnden och Område Inköp fått uppdraget att samordna upphandlingsinsatserna. Servicenämnden ska kontinuerligt följa arbetet med att reducera inköpskostnaderna. Granskningens omfattning Baserat på ovanstående är Revisorerna intresserade av att följa upp granskningen från 2009 och djupare belysa uppföljningsfasen. I granskningen har följande revisionsfrågor besvarats: 1. Vad har skett med inköpsprocessen sedan förra granskningen? a) Har dokumentation och riktlinjer förändrats? b) Vilka åtgärder har Område Inköp vidtagit? c) Vilket stöd har inköparna för att driva inköpsprocesserna? 2. Hur sker arbetet med uppföljning och presentation av materialet? a) Vad kan följas upp, med vilken tillgänglighet och arbetsinsats? b) Har uppföljningsmaterialet presenterats och med vilka effekter? 3. Vem styr och tar ansvar i inköpsfrågorna? a) Hur har Servicenämnden agerat för att uppfylla uppdraget? b) Hur har Regionstyrelsen arbetat för att uppdraget ska bli genomfört? c) Vilka initiativ har tagits bland övriga nämnder? 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3

48 Inledning Genomförande Det team från KPMG som utfört uppdraget har utgjorts av Annika Hessler och Erik Holm. Kvalitetssäkring har utförts av Anna Nielanger. Uppdragsgivare är Revisionsenheten och Marit Käppi har varit ansvarig för de löpande kontakterna med KPMG under uppdraget. Insamlat material Under granskningen har en stor mängd dokumentation avseende inköpsprocessen samlats in och analyserats. Exempel på sådan dokumentation är: Styrande dokumentation och riktlinjer Interna rapporter och uppföljningar Arbetsmaterial och beräkningsunderlag Internt mötes- och presentationsmaterial Intervjuade roller Följande roller har blivit intervjuade och lämnat uppgifter till utredningen: Regionservice Servicedirektör Områdeschef Inköp Enhetschef, Inköp Controller, Inköp Utförare Förvaltningschefer Ekonomichefer Inköpscontrollers Inköpsstrateger De intervjuade personerna ur kategorin utförare utgörs av representanter för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, NU-sjukvården, Skaraborgs Sjukhus, Södra Älvsborgs Sjukhus samt Primärvården. Sammanlagt har 18 personer intervjuats under granskningen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4

49 Organisation och inköpsprocess

50 Organisation och styrmiljö Ansvar och roller Styrmiljön kring inköpsprocessen består dels av Område Inköp som sorterar under Regionservice och Servicenämnden och dels förvaltningarna under deras respektive nämnd eller styrelse. Mellan dessa finns inköpsrådet som bland annat skall: Serviceklustret Delegerar frågor Regiondirektör Utser råd Driva och utveckla inköpsprocessen Ta ställning i strategiska inköpsfrågor samt frågor rörande stödsystem och kompetensutveckling Servicenämnden Inköpsråd Nämnd/styrelse Sammanställa regionens inköpsbehov och utse styrgrupper som svarar mot detta behov Kontinuerligt följa upp och rapportera till regiondirektören Inköpschef med i rådet Ingår i rådet Vid sidan av dessa tre ben finns två forum för specifika frågeställningar: Serviceklustret, vars syfte är att vara styrgrupp för hela regionservice. Detta forum leds av ekonomidirektören och samlar bland andra servicedirektör, sjukhuschefer och chefer för stora förvaltningar. Område inköp Ingår i grupper Tillsätter projektledare Styrgrupper Utser representanter Utser representanter Förvaltnings-/områdes- /divisionschefer Inköpscontrollergruppen, som leds av områdeschefen för Inköp och samlar regionens inköpscontrollers för att diskutera operativa frågor kring bland annat mätning och styrning. Inköpschef sitter med i gruppen Projektgrupper Inköpscontrollers Inköpscontrollergruppen Samtliga inköpscontrollers ingår 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6

51 Inköpsprocessen Bakgrund I december 2005 fattade Regionstyrelsen beslut om en ny inköpsprocess för Västra Götalandsregionen. Den nya processen består av tre faser; en analysfas, en upphandlingsfas och en avtalsvårdsfas (se konceptuell bild nedan). I analysfasen identifieras verksamheternas behov, vilka varor eller tjänster som fyller dessa behov samt vilka leverantörer som tillhandahåller dessa. Upphandlingsfasen följer lagen om offentlig upphandling (LOU) och innebär bland annat annonsering av upphandling, anbudsutvärdering och tecknande av avtal med leverantörer. Avtalsvårdsfasen innebär att under hela kontraktsperioden aktivt vårda avtalen, justera priser, bevaka villkor och rabatter samt att utvärdera avtalens utfall. Dessutom skall avtalsvården ge input till nästkommande analysfas. Iakttagelser 2009 I KPMGs rapport Inköpsprocessen från ord till handling från 2009 gjordes en bedömning av mognaden i respektive fas i inköpsprocessen. Sammantaget kunde då konstateras att upphandlingsfasen fungerade väl, analysfasen var under uppbyggnad och att avtalsvårdsfasen till stora delar ej ännu hade implementerats. Inom avtalsvårdsfasen var dessutom möjligheterna till uppföljning av avtal begränsade. Detta resulterade i brister i mätning och uppföljning samt i informationsöverföring mellan avtalsvårdsfasen och analysfasen. Analys Upphandling Avtalsvård Orderhantering Leveranshantering Uppföljning 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7

52 Utveckling av uppföljningsfasen Konsolidering av leverantörsreskontror Vid slutet av 2009 fanns det inom Västra Götalandsregionen 28 olika inköpssystem och 24 olika leverantörsreskontror. Detta begränsade kraftigt möjligheterna att göra inköpsanalyser på en aggregerad nivå. Under 2010 genomförde därför Västra Götalandsregionen en konsolidering av reskontrorna genom beslutstödsystemet Cognos. Det finns till följd av detta nu möjlighet att göra sammanställningar av hela regionens genomförda köp från respektive leverantör. Mätning och rapportering Genom konsolideringen av regionens leverantörsreskontror finns numer möjligheten till analys av leverantörstrohet (se bild till höger). Detta mäts genom att jämföra de leverantörer som har avtal med regionen mot leverantörsreskontrans totala omslutning. Detta är ett relativt trubbigt verktyg då det ej tar hänsyn till om det som faktiskt köpts från respektive leverantör är de produkter som avtalet rör. Det finns även en tidsmässig fördröjning i systemet då mätningen endast tar hänsyn till varor och tjänster som fakturerats och bokförts. Det har även genomförts riktade mätningar av leverantörstrohet inom fyra områden (bemanningsläkare, bemanningssköterskor, resor och hotell samt kontorsmaterial). Detta var dock ett arbete som krävde betydande manuella insatser och genomförs ej längre. Utveckling av processer och rutiner Inom såväl NU-sjukvården som SÄS har mätning av leverantörstrohet införts som en del av den interna kontrollplanen vilket ger förutsättningar för en kontinuerlig uppföljning och rapportering. Fempunktsprogram Område Inköp har under 2011 tagit fram och implementerat ett fempunktsprogram för upphandlingar. Det innehåller ett antal checkpunkter som skall gås igenom för varje upphandling. Tanken är att fempunktsprogrammet skall säkerställa kvaliteten samt föra vidare information till kommande upphandlingar KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 8

53 Iakttagelser och kommentarer

54 Organisatoriska utmaningar Icke formaliserade relationer Inom Västra Götalandsregionen finns en tydlig uppdelning i kärnverksamhet och stödjande funktioner. Denna uppdelning ställer stora krav på kommunikationen mellan de båda sidorna. I dagsläget präglas relationen mellan förvaltningar och Område Inköp av informella kontakter samt brist på affärsmässighet i relationerna. Inom inköpsprocessen uppstår problem till följd av otydlig information och kravställning. Det saknas en gemensam arena på en strategisk nivå där inköpsbehov kan kravställas och diskuteras från båda sidor. Verksamheterna har inte på ett tydligt sätt gett input till vad Område Inköp skall upphandla samtidigt som Område Inköp ej har ställt krav kring hur detta skall ske, det vill säga vilken information och delaktighet som krävs för att genomföra upphandlingarna. Bristande koncernperspektiv Västra Götalandsregionen köper varor och tjänster till ett värde av över SEK 14 mdr per år (varav 8 mdr omfattas av inköpsprocessen). Trots detta ses inte inköp som en strategisk funktion. En orsak till detta är bristen på koncernperspektiv kring de tjänster som skall produceras. I dagsläget är den rådande uppfattningen att det är förvaltningarna, och inte regionen, som producerar vård. Detta medför att förvaltningarna skapar ett reaktivt inköpsmönster istället för att koncernen styr inköpen genom en proaktiv fördelning mellan intern produktion och externa köp. Minskat förtroendegap I rapporten Inköpsprocessen - Från ord till handling? från 2009 pekades på ett förtroendegap mellan inköpsorganisationen och verksamheterna. Jämfört med den bild som förmedlades då finns i dagsläget en större samsyn kring inköpsprocessen och respektive organisations roll. Från verksamhetssidan finns idag en större acceptans för de kostnader som det innebär att involvera personal i projektgrupper. Inköpsorganisationen har å sin sida en tydligare förståelse för verksamheternas utmaningar. Det finns dessutom en tydlig samsyn kring de problemområden som finns kopplade till inköpsprocessen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 10

55 Inköpsrådet Beslutsnivå och hierarki Den ursprungliga tanken med inköpsrådet var att det skulle fungera som en arena där inköpsstrategiska frågor diskuterades mellan servicedirektör, inköpschef och cheferna för respektive förvaltning. Dock pekades det redan 2009 på att inköpsrådet hade utvecklats i en ofördelaktig riktning och till stor del behandlade frågor på taktisk eller operativ nivå. Denna utveckling har medfört att arbetet inom inköpsrådet ej prioriteras av personer med strategiskt fokus. Dräneringen av dessa personer skapar således en negativ trend där den hierarkiska nivån sänks fortlöpande. En förskjutning i fokus kan ses då en stor del av de frågor inköpsrådet behandlar rör hur inköp skall agera istället för vad som skall köpas. Ursprunglig avsikt Strategisk nivå Organisatorisk tillhörighet Trots att inköpsrådet är tänkt att vara en kontaktyta mellan verksamhet och stödfunktion är Område Inköp i kraftig majoritet på inköpsrådet. Personer från verksamheterna har uttryckt att inköpsrådet mer är ett forum för inköp än en arena för strategisk kommunikation mellan Inköp och verksamhet. Till detta kommer också att servicedirektören är ordförande i Inköpsrådet vilket ytterligare förstärker rådets inriktning. Inköpsrådet i dagsläget Taktisk nivå Den rådande uppfattningen är att den rörelse som identifierades redan 2009 har fortsatt och bidragit till att urlaka inköpsrådet dess strategiska tyngd inom regionen. Operativ nivå 2012 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 11

56 Bemanning av projektgrupper Positiv utveckling Det har under de senaste två åren skett en positiv utveckling rörande bemanningen av projektgrupper. Allt fler representanter för verksamheterna ser en möjlighet att påverka de inköp som görs och uppfattar i många fall arbetet i projektgrupperna som personligt utvecklande. Dessutom uppfattas det ofta som hedrande att sitta som representant i tyngre upphandlingar. Ersättning för kostnader Regionens riktlinjer för inköp anger att Verksamheterna svarar för kostnader för medverkan i inköpsprocessens styr och projektgrupper. Trots detta har det framkommit att deltagare i projektgrupper ej fått ersättning för utlägg de haft i samband med arbete i projektgrupper. Exempel på dessa kostnader är parkeringsavgifter och samt fika vid möten. Starkt personberoende En förutsättning för att den nuvarande inköpsmodellen skall fungera är att projektgrupperna bemannas av personer med rätt kompetens. Detta styrs genom regionens riktlinjer för inköp och uttrycks under Verksamhetens ansvar vid regiongemensamma upphandlingar som Verksamheternas representation i inköpsprocessens styrgrupper och projektgrupper besätts med hög kompetens. Formellt sett är styrgrupperna ansvariga för att projektgrupperna bemannas. I praktiken påverkas bemanningen dock mer av vem som är projektledare och dennes förmåga att utnyttja informella kontakter för att besätta projektgrupper. Kommunikation och information Riktlinjerna för inköp är tydliga med att det är verksamheterna som äger frågan om bemanning av projektgrupper. Dock efterlevs inte detta i praktiken. En synpunkt som framförts av flera representanter för verksamheterna är att det måste finnas tydligare kommunikationskanaler mellan styrgrupperna och verksamheterna. Det måste vara entydigt vem som skall kontaktas på respektive förvaltning när en viss kompetens behövs i en upphandling. Det finns även brister i internkommunikationen på förvaltningarna då personer i verksamheten i flera fall ej upplever sig veta vilka upphandlingar som kommer att starta den kommande tiden KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 12

57 Inköpscontrollers Uppdrag Rollen som inköpscontroller finns representerad på varje förvaltning/verksamhetsområde inom Västra Götalandsregionen. Vanligtvis innehas rollen av en ekonom som tilldelats rollen utöver sin ordinarie linjeroll. Större förvaltningar kan ha en eller flera dedikerade inköpscontrollers. Rollen som inköpscontroller syftar till att mäta och styra förvaltningens inköp samt att fungera som länk mot Område Inköp och andra inköpscontrollers i regionen. Otydlig rollbeskrivning Rollen som inköpscontroller är mycket otydligt formulerad. Då rollen tilldelas ekonomer, med varierande kompetens och specialisering, som komplement till dennes ordinarie tjänst finns stora skillnader i hur arbetsuppgifterna uppfattas och genomförs. Detta leder till icke-standardiserade resultat i de mätningar och uppföljningar som görs på förvaltningsnivå. Kombinationen av otydlig styrning och uppgifter vid sidan av den ordinarie befattningen medför även att rollen som inköpscontroller ej uppfattas som prioriterad. Inköpscontrollergruppen Inköpscontrollergruppen är ett nätverk där samtliga regionens inköpscontrollers ingår tillsammans med områdeschefen för Inköp. Detta nätverk upplevs av flera tillfrågade som ostrukturerat utan vare sig tydligt syfte eller styrning. För att fungera väl krävs att gruppens syfte och struktur förtydligas samt att det finns ett mandat att driva controllingdelen av inköpsarbetet på den egna förvaltningen KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 13