KALLELSE TILL ÅRSMÖTE MED BREVIK-LERVIKS VÄGFÖRENING

Transkript

1 KALLELSE TILL ÅRSMÖTE MED BREVIK-LERVIKS VÄGFÖRENING Tisdag 13 mars 2018 kl. 18:30 Åkersberga Folkets Hus, Lokal Trälhavet Stationsgränd 10, Åkersberga Centrum. (OBS! fri parkering i gamla P-huset) Kom i god tid för avprickning! Dagordning: 1. Fråga om mötet är behörigt utlyst 2. Val av ordförande för stämman 3. Val av sekreterare för stämman 4. Val av två justeringsmän 5. Fastställande av röstlängd. 6. Styrelsens och revisorernas berättelser. 7. Ansvarsfrihet för styrelsen 8. Framställningar från styrelsen, motioner från medlemmarna 9. Ersättning till styrelsen och revisorerna 10. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd. 11. Val av styrelse och styrelseordförande 12. Val av revisor 13. Fråga om val av valberedning 14. Övriga frågor 15. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Debiteringslängden finns hos vägansvarig, Leif Eriksson, Breviksvägen 19, från den 26 februari. Vägavgiften debiteras i mars, med betalning senast Betalningsansvarig för vägavgiften är den som är ägare till fastigheten när årsmötet hålls och debiteringslängden fastställs! Observera att vid årsmötet krävs fullmakt för att företräda övriga delägare eller en annan fastighet: Om Du inte själv har möjlighet att närvara kan din rösträtt utövas av befullmäktigat ombud. Utöver den egna fastigheten kan medlem med skriftlig fullmakt företräda ytterligare en (1) fastighet. Det är den som är lagfaren ägare till fastigheten som har rösträtt. Om fastigheten har flera ägare har ägarna tillsammans en röst, om några delägare inte kan delta måste dessa lämna fullmakt till den delägare som deltar vid årsmötet. Fullmaktsblankett finns på sista sidan. OBS! att om det är flera ägare som bor på samma adress har detta brev med årsmöteskallelsen, av administrativa skäl bara adresserats eller sänts per e-post till en i hushållet. Om du inte redan anmält e-post adress till styrelsen ber vi dig göra detta, vilket underlättar vår administration och förbättrar våra kommunikationsmöjligheter till dig och alla andra medlemmar. 1

2 Nedan följer verksamhetsberättelse för 2017 och verksamhetsplan med budget 2018 och en uppskattad 5- årsplan. Verksamhetsberättelse för 2017, Brevik-Lerviks vägförening Vägföreningen har för närvarande 442 fastigheter som medlemmar. Totalt finns inom vägföreningens område ca 11,2 km belagda vägar och ca 3,3 km grusvägar. Utdebiteringen per andel var 1,25 krona. Styrelsens sammansättning Leif Eriksson (vägansvarig Brevik) Gudrun Gustavsson (sekreterare) Björn Jacobson (ordförande) Mats Josell (kassör) Waldemar Myrin (vägansvarig Lervik) Daniel Axner, suppleant Jerker Melin, suppleant Sven Erik Wånell, suppleant, registeransvarig Mandattiden utgår för ledamöterna Leif Eriksson och Björn Jacobson. Ordförande och suppleanter är valda på ett år. Revisorer Mats Pemer, ordinarie Bertil Koch, suppleant Mikael Freij, ordinarie Mandattiden utgår för Mats Pemer och Bertil Koch Valberedning, vald på 1 år Rolf Höglund (sammankallande), Mats Pemer, Susanne Roth och Bengt H. Strand. Möten Styrelsen har under året haft tio protokollförda möten. Ett nytt möte har hållits i den så kallade Trafiksäkerhetsgruppen med representanter för styrelserna i samfällighetsföreningarna/och motsvarande i området. Ordföranden har deltagit i möten med Nätverket Österåkers vägföreningar. Årsmöte hölls Uppdrag från årsmötet 2017 Vid årsmötet 2017 antogs styrelsens förslag till verksamhetsplan. Årsmötet gav styrelsen i uppdrag att genomföra planerade underhålls- och trafiksäkerhetsåtgärder, med gångbana längs delar av Lerviksvägen genom att utnyttja dikesmark samt att då förbereda för framtida installation av vägbelysning. Under 2017 har den första etappen färdigställts, från Margretelundsvägen till Breviksvägen, inklusive belysning som dock pga. saktfärdighet hos elleverantören inte kunde tas i bruk under hösten. Denna sträcka skall under våren få slutlig ytbeläggning. Vägsträckan Hakvägen till Ekhammarsvägen har iordningsställts med nytt ytlager. Förberedelser har gjorts för nästa etapp fram till Gammelstigen. Övergångsställen har anlagts genom färgmarkering och skyltning på de ställen där gående behöver korsa vägen. Avsikten är att göra övergångsställena upphöjda, dvs. naturliga fartgupp, för att öka trafiksäkerheten. Vägkanten mot den nya gångbanan har på de färdigställda avsnitten markerats med heldragen linje. Vid årsmötet behandlades en motion, som bifölls. Den avsåg åtgärder för att sänka hastigheten på Stensnäsvägen. Chikaner har satts ut där hastigheten tenderar att bli för hög. Under perioden har vägansvarig haft ytterligare kontakt med motionsställaren för att hitta de bästa platserna för ev. chikaner/blomlådor. 2

3 Vägunderhåll och löpande drift Sedvanligt underhåll har skett av vägarna i form av lagningar, dikesrensning, spolning av utvalda vägtrummor, slaghack av dikeskanter och saltning och sladdning av samtliga grusvägar. Siktröjning av kritiska vägavsnitt har skett under vintern. Vi har haft problem med en entreprenör som begärt och fått schakttillstånd för fiberinstallationer på Gethagsvägen och Långgärdesvägen men inte återställt vägbanan efter utfört arbete trots upprepade påstötningar. Detta arbete har tyvärr fått skjutas över årsskiftet. Vintervägunderhållet har bedrivits med samma mål och i samma omfattning som tidigare år. Under november/december var väderleken besvärlig med ömsom kyla och tjäle och ömsom regnväder, vilket gjorde halkbekämpningen besvärlig och skapade perioder med hala vägbanor i området. I övrigt var vinterväghållningen på en låg kostnadsnivå för året. Trafiksäkerhetsfrämjande åtgärder Liksom tidigare år har vägföreningen under den snöfria delen av året haft chikaner och blomlådor på strategiska ställen för att dämpa hastigheten, vilket har varit den enskilt viktigaste trafiksäkerhetsåtgärden. Vägföreningen har skrivit till Österåkers kommun om att kommunen enligt trafikförordningen ska besluta att området är tätbebyggt, detta för att kommunen i stället för Länsstyrelsen ska vara beslutande myndighet om hastighetsbegränsningar och parkeringsförbud. Kommunen har i ett första svar slagit ifrån sig frågan men dialogen med dem kommer att fortsätta, i syfte att i första hand begära om sänkt stadgad hastighet för hela området. För att minska riskerna vid korsningar med Lerviksvägen, i första hand vid Stensnäsvägen / Norrängsslingan, har styrelsen hos Länsstyrelsen begärt att få införa väjningsplikt för anslutande vägar till Lerviksvägen. Österåkers kommun och polisen tillstyrkte detta, men Trafikverket sa nej och Länsstyrelsen avslog därför föreningens begäran. Vi överväger nu nya alternativ för dessa, de mest riskfyllda korsningarna. Information Vägföreningens hemsida ( har inte fungerat tillfredsställande och vi har inte med moderna datorhjälpmedel kunnat uppdatera den som vi önskar. Arbete pågår med att välja ut och flytta driften av hemsidan till en ny plattform som möjliggör att vi själva enkelt kan lägga in löpande information och nyheter till medlemmarna. Våra medlemmar har uppmanats anmäla e-postadress, för att vägföreningen snabbare, enklare och mer tidsenligt ska kunna kommunicera med medlemmarna. Vid årsmötet ändrades föreningens stadgar så att kallelse till årsmötet och andra meddelanden kan sändas ut per e-post. Administration Vägföreningens ekonomiadministration sköts av Mårtenssons redovisningsbyrå. Styrelsen ombesörjer själv att ta fram debiteringslängd och adresslistor för utskick till medlemmarna samt sända ut kallelser till årsmöte och information från årsmöte. Även under 2017 var det många fastighetsägare som betalade vägavgiften först efter påminnelse, vilket förorsakat föreningen merkostnader. Resultat- och balansräkning Årets resultat blev kr. Kostnaderna för såväl underhåll som drift blev lägre än budget. I enlighet med föreningens stadgar har kr avsatts för kommande planerat underhåll. Tillsammans med det obundna kapitalet uppgick det egna kapitalet vid årsskiftet 2017/18 till kr, varför vägföreningen står väl rustad att genomföra det fortsatta trafiksäkerhetsfrämjande arbetet och ombeläggningar av de mest slitna vägarna. Balans- och resultatrapport är bilagda. 3

4 Brevik-Lervik Leif Eriksson Gudrun Gustavsson Björn Jacobson Mats Josell Waldemar Myrin Underskrifter finns på originalet Revisionsberättelse Se bilaga till kallelsen. Finns även tillgänglig i original hos styrelseledamoten Leif Eriksson, Breviksvägen 19. Valberedningens förslag Valberedningens förslag kommer att presenteras på vägföreningens hemsida innan årsmötet. Motioner och förslag från styrelsen Inga motioner har inkommit till årsmötet Verksamhetsplan 2018 och flerårsplan för Trafiksäkerhet Fler och fler bor permanent och det finns idag många barn inom vårt område, vilket gör frågan om trafiksäkerhet till den högst prioriterad frågan för Vägföreningen. Kommunen har sedan tidigare planer på att göra ny detaljplan för området och i samband med det koppla området till kommunalt vatten och avlopp. I Kommunens Översiktsplan för Österåker 2040 framgår dock tydligt att vårt område inte är aktuellt för detta förrän tidigast 2024, och med stor sannolikhet ännu längre bort, upp emot år framåt. På förra årsmötet beslutade vi därför att i tillägg till de chikaner och blomlådor som tidigare varit vår främsta fartsänkande och trafiksäkerhetshöjande åtgärd, påbörja ett arbete med att skapa en tydlig och säkrare gång och cykelmiljö längs i första hand våra huvudvägar genom att: Etapp 1 (2017/18) iordningsställa grusad gång- och cykelbana genom att ta i anspråk nuvarande dike på vänster sida sett från Margretelundsvägen utmed Lerviksvägen sträckan Margretelundsvägen-Gammelstigen och Hakvägen-Ekhammarsvägen. Målet är att skapa en yta på 1,2 1,5 m vid sidan om vägbanan samt måla en heldragen linje utmed vägkanten för att freda denna yta för fotgängare och de cyklister som väljer att cykla där. I de berörda dikessträckorna läggs dräneringsrör samt rör som förberedelse för framtida belysning. Diket fylls därefter med grovt grus, vilket kompakteras och täcks med ett finare grus (makadam) för jämnare yta. Ytan lutas lätt från vägkroppen för att främja avrinning, men inte så mycket att det blir svårt att gå där. Denna lutning gör det även lättare att under vinterväghållning ploga ut massor från vägen och därmed frilägga en mindre gång/cykelyta utmed vägen. Sträckan Hakvägen-Ekhammarsvägen är delvis redan utförd. Motivet för denna lösning är att det fortsatt medger god dränering av vägen utan kostsamma åtgärder för att avleda vattnet, att det möjliggör att vinterväghålla denna del till en relativt låg ökad 4

5 kostnad samt att åtgärden i sig är billig om jämförelse görs med att anlägga en mer traditionell trottoar. Upprätta övergångsställen vid de punkter där gång/cykeltrafikanter leds över vägbana, vid Gammelstigens början, vid Hakvägen, samt vid Hamnvägen, i likhet med den befintliga där Gammelstigen korsar Stensnäsvägen. Vid dessa övergångar smalnas vägen av på lämpligt sätt för att bilister ska uppmärksamma övergångsstället och sakta farten. I nuläget finns redan övergångsställe markerat där Gammelstigen korsar Stensnäsvägen. Belysning Lerviksvägen sträckan Margretelundsvägen-Breviksvägen. Detta arbete i etapp 1 är klart på sträckan Margreterlundsvägen till Breviksvägen, så när som på att ett finare ytlager kommer att läggas på till våren då den nya marken satt sig ordentligt, samt på sträckan Hakvägen-Ekhammarsvägen. Vad gäller avsmalningar vid de nygjorda övergångställena har styrelsen bytt uppfattning, och vi föreslår nu i stället att alla övergångställen görs upphöjda, dvs. de blir naturliga, fartdämpande väggupp. I korsningen Lerviksvägen-Stensnäsvägen-Norrängsslingan föreslår styrelsen att vi bygger en upphöjd vägkorsning som alternativ till väjningsplikt som vi tidigare hemställt om hos Länsstyrelsen och fick nej till. En upphöjd vägkorsning kostar c:a kr. Arbetet på sträckan Breviksvägen-Gammelstigen återupptas till våren. Där byggs två nya övergångsställen, vid Tolvmansvägen och vid Gammelstigens början. Styrelsen föreslår också att även denna sträcka får belysning av samma typ och styrka som på den nu gjorda sträckan, Margretelundsvägen till Breviksvägen Vägföreningens styrelse har i detta arbete haft samråd med en av kommunens trafikingenjörer, och ett nytt möte (nr 2) hölls under hösten med den trafiksäkerhetsgrupp som skapats med representanter för Lerviks, Roslags-Breviks och Brevikstorps samfällighetsföreningar, Solhaga tomförening och Brf Stensnäs. Beslutspunkt: Att sträckan Breviksvägen till Gammelstigen förses med belysning av samma typ som på första deletappen. Vår plan är nu att fortsätta detta arbete med de sedan föregående år presenterade etapperna. Prioriteringen mellan de två alternativa etapperna 2/3 överlämnas till årsmötet för beslut: Etapp 2/3, alternativ1(2018/2019) Nyanlägga en gång/cykelbana utmed Lerviksvägen från avtag Hamnvägen till Uddvägen, givet att överenskommelse kan träffas med markägaren, Lerviks samfällighetsförening. För denna separata gångväg, cirka 2 m från Lerviksvägen, kan det finnas motiv för en ny förrättning så att vägföreningen får disponera denna mark för ändamålet. Etapp 2/3, alternativ 2 (2018/2019) Gångväg längs Ekhammarsvägen av samma modell som på Lerviksvägen, givet ett stämmobeslut om denna åtgärd. Beslutspunkt: Här vill styrelsen ha stämmans beslut om prioritering av dessa två etapper, dvs. vilken av dessa båda etapper som skall startas under 2018 respektive 2019, och om det är alternativ 1som prioriteras, att stämman ger styrelsen i uppdrag att hitta lämplig avtalsform alternativt ny förrättning med Lerviks sam-fällighetsförening. Etapp 4 (2020) Belysning Lerviksvägen sträckan Gammelstigen-Ekhammarsvägen givet ett senare stämmobeslut om denna åtgärd. Etapp 5 (2021/2022) Lerviksvägen genom ianspråktagande av diken sträckan Gammelstigen-Hakvägen givet att inte överenskommelse kan nås med markägaren, Roslags-Breviks samfällighetsförening, om att använda och förbättra Gammelstigen för ändamålet. 5

6 Lerviksvägen sträckan Uddvägen fram till Lerviks brygga genom ianspråktagande av diken. Belysning Ekhammarsvägen och Stensnäsvägen. Om vägföreningen vid en eventuell framtida överenskommelse med Roslags-Breviks samfällighetsförening ska sköta vinterunderhåll av Gammelstigen bör en förrättning ske, alternativt ett samarbetsavtal träffas för denna del av den ursprungliga Lerviksvägen. Vägföreningen ska fortsätta med att placera ut Chikaner som påminnelse om att hålla den rekommenderade hastigheten 30 km/timmen. Beslutspunkt: Styrelsen föreslår att stämman ger styrelsen i uppdrag att fortsätta arbetet enligt denna plan, göra de planerade övergångsställena till upphöjda väggupp samt bygga en upphöjd vägkorsning vid Lerviksvägen-Stensnäsvägen-Norrängsslingan. Beslutspunkt: Styrelsen föreslår också att stämman ger styrelsen mandat att fortsätta dialogen med Österåkers kommun om att förklara Brevik och Lervik som tättbebyggt område, för att flytta över beslut om hastigheter, parkeringsfrågor och liknande till kommunen, samt för att förenkla vår dialog om trafikförbättrande åtgärder. Planerat och löpande underhåll Under året planeras för en total omasfaltering av hela Gethagsvägen (690 meter) som är den av våra vägar som är i sämst kondition och med många boende. Arbetet beräknas utföras under våren. I samband med detta kommer ett antal potthål och andra skador på våra vägar, bl.a. Långgärdesvägen och Timmervägen att repareras. Ett förberedande grundarbete utfördes på Gethagsvägen under hösten Kostnaden för Gethagsvägen är budgeterad till kronor. Våra grusvägar är ett ständigt återkommande bekymmer för vägföreningen. De kräver ett omfattande årligt underhåll, med sladdning, saltning och eventuellt påförande av nytt ytlager. De är också ett återkommande problem vintertid då plogningen ofta hyvlar av vägbanan och flyttar ner ytbeläggningen i våra diken, speciellt som våra vintrar tenderar att bli mildare och mildare, och plogning ibland måste ske innan tjälen satt in. Beslutspunkt: Styrelsen föreslår därför att stämman ger styrelsen i uppdrag att till nästa årsmöte ta fram en plan och ett kostnadsförslag på att succesivt, i takt med att budgeten så tillåter, belägga samtliga grusvägar i området, med en prioritetsordning som utgår från antalet fastigheter/boende vid respektive vägavsnitt. Våra diken och vägtrummor är på sina håll i behov av justering, och styrelsen kommer i samband med vårsmältningen göra en inventering av de problemplatser som finns, åtgärda de som är i akut behov av åtgärd, och göra en plan för succesiv dikes- och vägtrummerenovering för de närmaste åren. Spolning av våra vägtrummor sker med en tredjedel varje år. Barmarksunderhåll föreslås i övrigt ske i samma utsträckning som tidigare år, med sladdning och saltning av grusvägarna, slaghack av vägkanterna samt röjning av siktstörande sly och lågt hängande grenar. Denna röjning, tillsammans med att hålla sina häckar i trim, bör dock i första hand utföras av tomtägarna själva. Vinterunderhållet genomförs med oförändrad ambitionsnivå avseende snöröjning och halkbekämpning. Halkbekämpning sker med en liten saltinblandning som inte innebär någon miljörisk men däremot höjer trafiksäkerheten. Snöröjning skall ske när snödjupet vid torr väderlek är sex cm. Vid mildväder kombinerat med frysrisk ska snöröjning ske även vid små snömängder om detta krävs för att undvika halka. Vår entreprenör har i uppdrag att undvika onödig plogning av våra grusvägar innan tjälen har satt in. Snön skall vara borta från vägföreningens huvudväg Lerviksvägen mellan Margretelundsvägen och Ekhammarsvägen snarast, vid snöfall nattetid senast och för övriga vägar senast inom tolv timmar. I gatukorsningar ska skymmande snövallar inte bli så höga att de kan skymma sikten. I åtagandet ligger att ha beredskap även kvälls- och nattetid att kontrollera snödjup. 6

7 Administration och information Vägföreningen sköter uppdateringen av medlemsregistret och utskick av årsmöteskallelse. Vägföreningens medlemmar uppmanas att vid försäljning informera vägföreningens kassör om ägarskiftet. Det samma gäller vid ändring från fritids- till permanentboende eller vice versa. Ekonomiredovisningen är utlagd på en redovisningsbyrå, Mårtenssons revisionsbyrå i Tuna. Styrelsen ska fortsätta att underlätta för medlemmarna att få information genom hemsidan och om möjligt genom e-postutskick. Utdebitering Utdebiteringen för 2018 föreslås ligga kvar på 1,25 kr per andelstal för att klara finansieringen av de föreslagna trafiksäkerhetshöjande åtgärderna och det planerade underhållet för Debiteringen per fastighet framgår av utlagd debiteringslängd. Budget 2018 och preliminär ekonomisk plan för åren , se nästa sida. Förslag till plan för åren (beslutas succesivt på kommande årsmöten) Planerade åtgärder 2019: Gångväg Lerviks gärde till Uddvägen alternativt grusad trottoar längs Ekhammarsvägen beroende på beslutat prioritetsordning mellan 2018/2019. Beläggning av vid kommande stämma prioriterade grusvägar Planerade åtgärder 2020: Belysning Gammelstigen -Ekhammarsvägen samt fortsatt beläggning av utvalda/prioriterade grusvägar. Planerade åtgärder 2021/22: Grusad trottoar längs Lerviksvägen sträckan Uddvägen fram till Lerviks brygga, och/eller Stensnäsvägen. Belysning Ekhammarsvägen och Stensnäsvägen. Fortsatt beläggning av prioriterade grusvägar. och vid behov hela eller del av Tolvmansvägen. Efter 2022 kommer det att bli aktuellt att göra ombeläggning av några av våra mest slitna belagda vägar. Styrelsens förslag till beslut: årsmötet beslutar att godkänna styrelsens förslag till verksamhetsplan inkluderande de markerade beslutspunkterna, budgeten för 2018 samt planen för åren , att avsätta kr till reservfond för kommande underhåll genom att ta i anspråk årets resultat om kr, och låta resten av resultatet, kr, gå över i löpande räkning för åtgärder att fastställa debiteringslängden för 2018 med en utdebitering om 1,25 kr per andelstal. 7

8 Utfall 2017, Budget 2018 och flerårsplan Utfall Budget Prognos för kommande år Intäkter Vägavgift kr kr kr kr kr kr Övriga intäkter 100 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Ränta mm 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Summa intäkter kr kr kr kr kr kr Kostnader Administration kr kr kr kr kr kr Styrelsearvode, revision kr kr kr kr kr kr Vintervägkostnader kr kr kr kr kr kr Barmarksunderhåll kr kr kr kr kr kr Skyltar och märken kr kr kr kr kr kr Belysning kr kr kr kr kr kr Planerade åtgärder kr kr kr kr kr kr Trafiksäkerhet kr kr kr kr kr kr Övrigt, oförutsett kr kr kr kr kr kr Summa kostnader kr kr kr kr kr kr Operativt Resultat kr kr kr kr kr kr Avsättning till Reservfond kr 0 kr 0 kr 0 kr kr kr Utnyttjande Reservfond 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr 0 kr Reservfond vid årets slut kr kr kr kr kr kr Årets Resultat kr kr kr kr 374 kr kr Utdebitering 1,25 kr 1,25 kr 1,25 kr 1,25 kr 1,25 kr 1,25 kr antal andelar nya permanentbebodda Kapital Reservfond kr kr kr kr kr kr Obundet eget kapital kr kr kr kr kr kr Medel vid årets slut kr kr kr kr kr kr Anm. Senast i mitten av 2020-talet kan flera av de vägar som asfalterades kring millennieskiftet, som Lerviksvägen sträckan Stensnäsvägen-Gethagsvägen och Solhagavägen, behöva omasfalteras, varför en relativt stor reservfond behöver byggas upp. Balans- och resultaträkning för 2017 finns tillgänglig på vägföreningens hemsida. OBS! Anmäl ägarbyte Vägföreningens medlemmar ska vid försäljning informera vägföreningen om ägarskiftet. Det samma gäller vid ändring från fritids- till permanentboende eller vice versa. Gör det på samma gång som ni fördelar vägavgiften för året med den nye ägaren 8

9 Fullmaktsblankett Är ni flera delägare till fastigheten? Då behöver du ha fullmakt från de andra delägarna! Fullmakt för namn:.. texta! att företräda mig/oss ägare/delägare till nedannämnda fastighet vid Brevik-Lerviks vägförenings årsmöte fastighet: adress: Ort... den / 2017 namn:.. namnteckning namnförtydligande namn:.. namnteckning namnförtydligande namn:.. namnteckning namnförtydligande 9

10