Sammanträdesrummet, Biblioteket. Enligt föredragningslista. Patrik Sjöstedt Ordf. Kallade ledamöter Patrik Sjöstedt (S)

Transkript

1 Kultur och fritidsnämnden Kallelse Plats Tid Ärenden Sammanträdesrummet, Biblioteket kl.13:30 Enligt föredragningslista Patrik Sjöstedt Ordf. Sändlista Kallade ledamöter Patrik Sjöstedt (S) Linda Rehn (S) Maj Lindström (C) Håkan Björkman (S) Helena Oinas Wihlborg () Britta Lindgren (M) Rolf Witte (SD) Peter Holmström (SD) Bogdanka Sublja (S) Övriga kallade Patric Nilsson, Distriktsidrottschef, Blekinge Idrottsförbud Povel Andersson, Teatersmedjan Inbjudna ersättare: Monica Carlsson (M) Johnny Isaksson () Joanna Holden, förvaltningschef Lorri Mortensen Mates, fritidschef och adm. Chef Johan Persson, förvaltningsekonom Lena Nilsson, sekreterare Om Du har förhinder meddela Åsa Nilsson telefon alt. mejla 1

2 Handlingar Sammanträdesdatum Kultur och fritidsnämnden Ärendelista Tid/Föredragande 33 Aktuell information kl Povel Andersson, Teatersmedjan kl Distriktsidrottschef Patric Nilsson 34 Kultur- och fritidsnämndens driftsbudget Ekonomisk uppföljning Ekonomisk uppföljning Ansökan om foderstöd från Olofströms ridklubb 38 Sjukfrånvaro 2019, kvartal 1 39 Meddelanden 40 Redovisning av delegationsbeslut

3 Protokoll 1(3) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAU 24/2019 KFN 2019/18 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut: Arbetsutskottet föreslår att Kultur- och fritidsnämnden tar informationen till protokollet. Sammanfattning Förvaltningschef och kulturchef Joanna Holden samt fritidschef och administrativ chef Lorri Mortensen Mates informerar om aktuella händelser och ärenden. Årets eldsjäl 2019 Olofströms kommunkoncerns eldsjäls-utmärkelse delades i år ut till Oscar Ädel Wahlman i samband med alborgsfriande i Holje Park. Motiveringen följer nedan. Olofströms Eldsjäl har för 2019 tilldelats Oscar Ädel Wahlman Oscar har engagerat sig för att göra kommunen till en renare plats genom att anordna skräpinsamlingar. Oscar är administratör för facebook-sidan The Traveling Garbage Man genom vilken han arrangerar olika skräp-plockarinsatser och inspirerar andra till en renare värld. En handlingarnas man som vi alla kan inspireras av! Tack Oscar! Sommaraktivitet Brygghäng är en ny sommaraktivitet som planeras på centrumbryggan vid Storlekplatsen i Olofström. För den aktiviteten har vi sökt regionalt produktionsstöd/projektbidrag. Bakgrunden är att vi fått önskemål om kulturarrangemang i centrum under semestertid, för dem som av olika skäl inte brukar har möjlighet att ta del av det ordinarie kulturutbudet i kommunen och länet. Berättarkraft i har sökt medel från Kulturrådet för Berättarkraft 2020, medverkande i ansökan är Karlshamn, Olofström, Karlskrona och Ronneby. Olofströms kommun står som huvudansvariga på ansökan. Arrangemangskalender Förvaltningen har valt att stoppa övergången från en fysisk till digital arrangemangskalender till förmån för en kulturkalender. Bland annat på grund av att offerten var högre än förväntat. Handlingsplan för naturvård och friluftsliv Ett förslag till Handlingsplan för naturvård och friluftsliv i Olofströms kommun har lagts fram och kultur- och fritidsförvaltningen, kommer om den antas, bidra genom att genomföra guidade utflykter i naturen med särskilt fokus på målgrupper som i lägre grad tenderar att utöva friluftsliv. Sommarsimskola Även i år har förvaltningen erhållit nationella medel för genomförande av simskola och kan därför erbjuda gratis sommarsimskola & plask och lek för barn födda

4 Protokoll 2(3) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Stiftelsen Gränums Bränneri Nämndens ordförande Patrik Sjöstedt och kulturchef Joanna Holden har träffat representanter för stiftelsen Gränums Bränneri som vid mötet också överlämnade en ansökan om bidrag. Enligt gällande bidragsregler beviljar inte kultur- och fritidsnämnden bidrag till stiftelser men beslut i frågan har ännu inte fattats. Gränums hembygdsförening Gränums hembygdsförening har haft kontroll av anslutning till vatten i samband med byte av vattenmätare och fått anmärkningar gällande bland annat att mätarkonsol saknas. Frågan är skickad vidare till kommunledningskontoren för hantering. Skadegörelse Idrottshallen har varit utsatt för skadegörelse i omklädningsrum et cetera. Skadegörelsen har mestadels skett dagtid. Samtal förs med bland annat Högavångs rektor. Tennisklubben Fritidschefen har haft samtal med tennisklubbens ordförande angående driftsbidrag samt av föreningen obetalade fakturor. Information om det projekt som innebär att man höjer marknivån som ett led i att översvämningssäkra längs Dannfältet och Holjekroken har också givits. För tennisklubben innebär det, med den information som finns i nuläget att tillgå, att den tennisplan som ligger närmast Holjeskolan sannolikt kommer att försvinna. De senaste åren har inte den tennisbanan använts för tennis. Kyrkhults bordtennisklubb Med anledning av att man gått upp i högre division efterfrågas bland annat hall med läktare samt att behov finns att spela i annan hall än Kyrkhults då denna är för liten. Behov av ny utrustning finns också. Ridklubben Med anledning av den extraordinärt varma sommaren steg priset kraftigt på foder. Dessutom var det svårt att få tag på foder. Detta har föranlett att ridklubben inkommit med en ansökan om extra stöd. Möte har även hållits med ridklubben då de har önskemål om att förhandla om sitt hyresavtal med kommunen. Kastbur på Dannfältet Fritidschefen kommer att träffa UF Contact för att diskutera kastburen och säkerhetsfrågor. SM i Bangolf I år under 29 hålls SM i bangolf i Olofström med Olofströms Bangolfklubb som arrangör. SM i Rally Den 27-28/ är det Rally Blekinge där en del av tävlingen läggs Karlshamn och en del av tävlingen läggs i Olofström. 4

5 Protokoll 3(3) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Olofströms motorklubb är en av arrangörerna. Ungefär 100 rallybilar kommer att stanna till för att servas på Flygfältet/Dannfältet. Alla tillstånd sökes av Mortorklubbarna själva. Samtidigt pågår arbetet med att översvämningssäkra området. Därför har representanter från Motorklubben, fritidschef och kommunens tekniska samordnare för infrastruktur besökt området för att gå igenom området där bilarna kan stanna. I nuläget kommer följande områden att användas: asfaltsvägen från ishallen ut på Dannfältet, området mellan Colorama och Dannfältets fotbollsplan samt grusplanen samt även parkeringen borta vid idrottshallen. Konstgräsplanen i Kyrkhult Samtal pågår med leverantör angående materialet av planen. Under maj kommer träff hållas för att gå igenom drift och skötsel tillsammans med leverantören av konstgräs. Susekullen Halva bidraget till Susekullen har betalats ut enligt de rutiner som redan finns på Kultur-och fritidsförvaltningen. Med anledning av de synpunkter som framkom av Susekullens egen revision har bidraget till Susekullen fryst. Möte kommer att hållas med den efter årsmötet nytillträdda styrelsen för information om hur Susekullen kommer att arbeta vidare. Bollhall Arbetet med bollhall fortgår tillsammans med samhällsutvecklingsavdelningen. Då kostnader tillkommer för arbete av ny detaljplan samt konsultkostnader för att undersöka möjligheterna för att bygga läktare i Dannfältshallen, kommer ett ärende som ska lämnas direkt till KS skrivas fram. Kyrkhult Tre föreningar i Kyrkhult har arbetet fram ett förslag om en tillbyggnad av en ny hall i anslutning till den redan befintliga idrottshallen belägen vid skolan i Kyrkhult. Möjligheter till att få bidrag för hallen finns från både Blekinge idrottsförbund, Kyrkhults sparbanksstiftelse samt Allmänna arvsfonden. En del i att kunna få bidraget, från bland annat Blekinge idrottsförbund, är att det finns ett nyttjanderättsavtal. Möte kommer att hållas med representanter från ovan beskrivna föreningar. Olofströms Idrottsförening OIF fyller 100 år den 8 maj vilket kommer firas längre fram. Grattis! Ishallen Hallen är nu stängd och öppnar först tidigast 19 augusti Olofströms Ishockeyförening har inte betalat sina fakturor och får i nuläget inte boka träningstider. Fritidschef kommer att boka möte med ordförande för klubben. Bågskyttelokalen Öjvind Hatt för samtal med intressenter av bågskyttelokalen men ännu är det inte helt klart. Kultur- och fritidsförvaltningen har tidigare sagt upp lokalen. 5

6 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Aktuell information Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att Kultur- och fritidsnämnden tar informationen till protokollet. Sammanfattning Förvaltningschef och kulturchef Joanna Holden samt fritidschef och administrativ chef Lorri Mortensen Mates informerar om aktuella händelser och ärenden. Kultur och Fritidsförvaltningen Bilagor: 6

7 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAU 26/2019 KFN 2019/666 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut: Kultur- och fritidsnämnden kommer att fortsätta diskussionen som arbetsutskottet har kring driftsbudget Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens ramar för driftsbudget 2020 kommer att fastställas i kommunstyrelsen den 28 maj. Preliminärt budgetförslag kommer att presenteras den 5 september och Kulturoch fritidsnämnden förväntas att fastställa driftsbudgeten den 26 september. Den 19 november kommer kommunstyrelsen att ta beslut på den totala kommunens driftsbudget. Arbetsutskottet gick igenom budget för år 2020 med olika önskemål. 7

8 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Kultur- och fritidsnämndens driftsbudget 2020 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden kommer att fortsätta diskussionen som arbetsutskottet har kring driftsbudget Sammanfattning Kultur- och fritidsnämndens ramar för driftsbudget 2020 kommer att fastställas i kommunstyrelsen den 28 maj. Preliminärt budgetförslag kommer att presenteras den 5 september och Kultur- och fritidsnämnden förväntas att fastställa driftsbudgeten den 26 september. Den 19 november kommer kommunstyrelsen att ta beslut på den totala kommunens driftsbudget. Kultur och Fritidsförvaltningen Bilagor: 1 Förslag till rambudget KSAU

9 9

10 10

11 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAU 25/2019 KFN 2018/2343 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut: Kultur- och fritidsnämnden får invänta redovisning av april månad till nämnden sammanträder den 13 juni. Sammanfattning Förvaltningsekonom Håkan Forsman kan inte redovisa den ekonomiska uppföljningen på arbetsutskottet eftersom den inte kunnat sammanställas utan vi får redovisningen utskickad med handlingarna till nämnden i juni. 11

12 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Ekonomisk uppföljning Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av aprils uppföljning. Sammanfattning Förvaltningsekonom Håkan Forsman kunde ej redovisa den ekonomiska uppföljningen på arbetsutskottet eftersom den inte var klar för sammanställning. Kultur och Fritidsförvaltningen Bilagor: 1 Ekonomisk uppföljning

13 13

14 14

15 15

16 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Ekonomisk uppföljning Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner den ekonomiska redovisningen för maj månad. Sammanfattning Förvaltningsekonom Johan Persson kan ej sammanställa den ekonomiska uppföljningen när utskicket av handlingar till nämnden sker utan den kommer separat skickas ut till era IPADs innan nämndsmötet äger rum. Kultur och Fritidsförvaltningen Bilagor: 16

17 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAU 29/2019 KFN 2018/758 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut: Arbetsutskottet föreslår att Kultur-och fritidsnämnden föreslår Kommunstyrelsen att med anledning av den extraordinärt varma sommarens kraftiga prishöjning på foder ge ett engångsbidrag med kr vilket är i linje med investeringsbidrag 1 (dvs högst 50 % av kostnaderna) till Olofströms Ridklubb. Sammanfattning Olofströms ridklubb har kontaktat fritidschefen med anledning av ansökan om bidrag som stöd på grund av ökade foderkostnader. Den extraordinärt varma och långa sommarsäsongen 2018 bidrog till foderbrist för landets hästägare. Kostnaderna för fodret ökade och detta har i sin tur bidragit till att många av landets ridskolor har fått kraftigt utökade kostnader mot vad de beräknat. Ridskolan (Olofströms ridcenter) i Olofströms drivs av privat aktör, Karoline Lindahl. Olofströms ridklubb köper i sin tur tjänster i form av bland annat ridskoleverksamhet av Olofströms ridcenter. Olofströms ridcenter har meddelat Olofströms ridklubb att priserna för ridskoleverksamheten som Olofströms ridklubb köper av ridskolan kommer att höjas. Detta som en konsekvens av det höjda foderpriset. Olofströms ridcenter beräknar en höjning med kronor för Olofströms ridklubb för att fortsatt kunna erbjuda det utbud som Olofströms ridklubb i dag ger sina medlemmar. Bakgrund Ridskolans prishöjning för ridskoleverksamheten innebär att Olofströms ridklubb i sin tur beräknas behöva höja avgifterna för de av sina medlemmar som nyttjar ridskolans utbud. Ridklubbens ekonomiska utrymme är inte så stort därav har man vänt sig till kultur- och fritidsförvaltningen för hjälp om ett ekonomiskt stöd som ett led i att slippa dra ner på möjligheten för barn och ungdomar att delta i ridklasser eller att riskera att flera slutar delta i ridlektioner på grund av en allt för stor prishöjning. Olofströms ridklubb har en stor ungdomsverksamhet. Totalt har ridklubben 250 medlemmar och 220 av dessa är elever på ridskolan. Olofströms ridklubb är en av de föreningar som har en stor verksamhet som samlar många av kommunens flickor. arje vecka sker drygt 200 uppsittningar fördelat på 30 lektioner. Inom ramen för verksamheten finns hästskötarutbildning och ridlärarutbildning. Det erbjuds även ridlekis till junior- och seniorgrupper samt ridlektioner för personer med funktionsvariationer. Delges: Kommunstyrelsen 17

18 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Handläggare Lorri Mortensen Mates Ansökan om foderstöd från Olofströms ridklubb Förslag till beslut Information: Kommunstyrelsen har vid möte beslutat att ge Olofströms ridklubb kr till foderstöd och informationen tas till beslutet. Sammanfattning Olofströms ridklubb har kontaktat fritidschefen med anledning av ansökan om bidrag som stöd på grund av ökade foderkostnader. Den extraordinärt varma och långa sommarsäsongen 2018 bidrog till foderbrist för landets hästägare. Kostnaderna för fodret ökade och detta har i sin tur bidragit till att många av landets ridskolor har fått kraftigt utökade kostnader mot vad de beräknat. Ridskolan (Olofströms ridcenter) i Olofströms drivs av privat aktör, Karoline Lindahl. Olofströms ridklubb köper i sin tur tjänster i form av bland annat ridskoleverksamhet av Olofströms ridcenter. Olofströms ridcenter har meddelat Olofströms ridklubb att priserna för ridskoleverksamheten som Olofströms ridklubb köper av ridskolan kommer att höjas. Detta som en konsekvens av det höjda foderpriset. Olofströms ridcenter beräknar en höjning med kronor för Olofströms ridklubb för att fortsatt kunna erbjuda det utbud som Olofströms ridklubb i dag ger sina medlemmar. Bakgrund Ridskolans prishöjning för ridskoleverksamheten innebär att Olofströms ridklubb i sin tur beräknas behöva höja avgifterna för de av sina medlemmar som nyttjar ridskolans utbud. Ridklubbens ekonomiska utrymme är inte så stort därav har man vänt sig till kultur- och fritidsförvaltningen för hjälp om ett ekonomiskt stöd som ett led i att slippa dra ner på möjligheten för barn och ungdomar att delta i ridklasser eller att riskera att flera slutar delta i ridlektioner på grund av en allt för stor prishöjning. Olofströms ridklubb har en stor ungdomsverksamhet. Totalt har ridklubben 250 medlemmar och 220 av dessa är elever på ridskolan. Olofströms 18

19 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / ridklubb är en av de föreningar som har en stor verksamhet som samlar många av kommunens flickor. arje vecka sker drygt 200 uppsittningar fördelat på 30 lektioner. Inom ramen för verksamheten finns hästskötarutbildning och ridlärarutbildning. Det erbjuds ridlekis till junioroch seniorgrupper samt ridlektioner för personer med funktionsvariationer. Skäl till det föreslagna beslutet Flera av landets kommuner har givit stöd till sina ridklubbar som hjälp för att klara sin verksamhet. Stödets storlek har varierat. I vår grannkommun Sölvesborg har stödet från kommunen varit kr. Därutöver har ridklubben erhållit ett enskilt stöd om kronor från Balkenhaus stiftelsen. Olofströms ridklubb och Olofströms ridcenter har emellan sig ett avtal som justerar priserna för av Olofströms ridcenterns erbjudna tjänster inom ridskoleverksamheten för Olofströms ridklubb. Ett bidrag från Kultur- och fritidsförvaltningen till Olofströms ridklubb kan ses som en subventionering av medlemmarnas avgifter. Kultur-och fritidsförvaltningen menar dock att med hänsyn till den extraordinärt varma sommaren som inneburit kraftigt höjda foderpriser som föranlett Olofströms ridcenters prishöjningar jämtemot Olofströms ridklubb har påverkan på inte minst ungdomsverksamheten. i ser att Olofströms ridklubb når målgrupper som är i behov av ridklubbens erbjudande om rörelse och aktiviteter och som innebär ett större välmående hos denna målgrupp. För föreningar finns det inget beslutat bidragsstöd avseende extraordinära händelser av slag som Olofströms ridklubb söker. Däremot finns bidragsregler rörande investeringar, vilka ger möjlighet för föreningar att erhålla femtio procent i bidrag för investeringar. Därför föreslås nämnden att följa de riktlinjer som bidragsreglerna tillämpar och därmed rekommenderas nämnden att ge ett engångsstöd om kr till Olofströms ridklubb. Kultur och Fritidsförvaltningen Lorri Mortensen Mates Bilagor: 1 Ansökan om foderstöd (2) 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 Protokoll 1(1) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott KFNAU 27/2019 KFN 2019/665 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut: Arbetsutskottet föreslår att Kultur- och fritidsnämnden tar informationen till protokollet. Sammanfattning HR strateg Marcus Grundén har skickat över statistik för kvartal 1 år Totala sjukfrånvaron visar 4,46% för kultur- och fritidsförvaltningen under 1:a kvartalet

28 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Sjukfrånvaro 2019, kvartal 1 Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår att Kultur- och fritidsnämnden tar informationen till protokollet. Sammanfattning HR strateg Marcus Grundén har skickat över statistik för kvartal 1 år Totala sjukfrånvaron visar 4,46% för kultur- och fritidsförvaltningen under 1:a kvartalet Kultur och Fritidsförvaltningen Bilagor: 1 Sjukfrånvarostatistik tidsaxel från kvartal 1, kvartal 1, Sjukfrånvarostatistik KoF jan-mars

29 Kultur- och fritidsförvaltningen Kv ,85% Kv ,27% Kv &31% d ,31% Kv 1 KvZ % 0,42% Kv % Kv ,08% Kv ,06% KvZ ,81% Kv! Kv &44% Kv &27% KvZ ,77% Kv ,1056 Kv &23% Kv &46% 1200% ' 1&OO% - 800% - 6DO% - A 400% 100% Q00% K KZ 2015 Kv Kv Kv Kv Kv Kv Kvl 2017 KvZ 2017 Kv Kv Kvl 2018 KvZ 2018 Kv KA 2018 Kvl

30 Karlshamns kommun Frånvaro för egen sjukdom frekvens Sida: 1 inkl. sjukersättning Totalt Frånvarointervall: Totalt Anst- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Sjuk- Grupp/Lag dagar dagar frekv dagar frekv dagar frekv dagar frekv dagar frekv dagar frekv Bibliotek (701) Bibliotek Adm (234) Fritid (238) Kultur (235) Simhall (239) äxtverket (702) Summa Utskriven av: MARGRU :33 30

31 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Meddelanden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden tar informationen av redovisade meddelanden till protokollet. Sammanfattning Meddelanden från t o m som redovisas på nämnden är följande: Löpnr Datum Ärende Handläggare 3476/ Reviderad Informationshanteringsplan Joanna Holden 3481/ KF Revidering av gällande kommunövergripande Joanna Holden informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) 4312/ Delgivning KSPU 22 Protokollsutdrag Sjukfrånvarostatistik t o m Åsa Nilsson feb / Svar på klagomål på Biblioteket i Olofström som inte upplevs ge Anders Nylander lugn och ro 4725/ Delgivning: Protokollsutdrag KF 42 Årsredovisning 2018 Johan Persson Olofströms kommun 4726/ Delgivning: Protokollsutdrag KF 43 Beviljande av ansvarsfrihet för Johan Persson styrelse och nämnder 4733/ Delgivning: Protokollsutdrag KF 45 Kfn beviljas överföring med 70 Johan Persson tkr 4734/ Delgivning: Protokollsutdrag KF 50 Biblioteksplan Anders Nylander godkännes 4741/ Åsa Nilsson Delgivning: Protokollsutdrag KF 51 Avsägelse/fyllnadsval ledamot i Kultur- och fritidsnämnden - Siw Joelsson Bengtsson (S) 4746/ Delgivning: Protokollsutdrag KF 59 Fyllnadsval kommunrevisor ersätts av Maurits Rehn(S) Åsa Nilsson Kultur och Fritidsförvaltningen Bilagor: 1 Reviderad Informationshanteringsplan 2 KF Revidering av gällande kommunövergripande informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) 3 KSPU 22 Protokollsutdrag Sjukfrånvarostatistik 4 Sjukfrånvarostatistik per februari 5 Klagomål på Biblioteket i Olofström som inte upplevs ge lugn och ro 6 Protokollsutdrag KF 42 Årsredovisning

32 Tjänsteskrivelse Kultur och Fritidsförvaltningen Datum Dnr / Olofströms kommun 7 Protokollsutdrag KF 45 Överföringar från 2018 ti 8 Protokollsutdrag KF 50 Biblioteksplan Protokollsutdrag KF 51 Avsägelse fyllnadsval led 10 Protokollsutdrag KF 59 Fyllnadsval kommunrevisor

33 Informationshanteringsplan Faställt av: Kommunfullmäktige Ansvarig för revidering: Administrativa avd. KLF Faställt: KF Reviderad: KF Ersätter: Tidigare dok.planer Gäller för: Samtliga förvaltningaroch revisorernas diarium på förvaltningarna Giltighetstid: Tillsvidare Detta är Olofströms kommuns gemensamma informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan). Den gäller för samtliga förvaltningar. Enligt antaget arkivreglemente och arkivlagen krävs att en informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) upprättas. Från är Olofströms kommun medlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera. Sydarkivera har framtagit en mall för informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) till sina medlemmar, kallad erksam Plan. Utifrån denna mall har en kommungemensam informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan) skapats. Informationshanteringsplanen beskriver kommunens processer. arje process innehåller olika handlingar/information. Genom informationshanteringsplanen finns riktlinjer om hur informationen/handlingarna ska hanteras. arje flik har en siffra och en rubrik (t.ex 1 Demokrati och ledning) som förklarar vilken proccess som beskrivs under fliken. För att lätt hitta i informationshanteringsplanen är ett tips att använda sig av Excels sökfunktion som du finner upp till höger under "Sök och markera". I denna funktion kan du söka på specifika ord för att lättare hitta. I informationshanteringsplanen finns gallringsbeslut, som beskriver om en handling ska bevaras eller gallras. Om handlingen ska gallras, finns tidsanvisning om detta. Om det inte finns gallringsbeslut på handlingar får de inte gallras. Som komplement till informationshanteringsplanen finns därför beslut om gallring av handlingar av liten och tillfällig betydelse (KS ). Det finns även beskrivet huruvida handlingen ska registreras i diariet eller inte. På Insidan finner du denna handlingsplan under fliken ledning och styrning/styrdokument/riktlinjer. Informationshanteringsplanen finns till för att underlätta för varje medarbetare i sitt arbete och har under 2016 varit remitterad till berörda förvaltningar. Den beskriver hur man ska hantera den handling som inkommit, upprättats eller expedierats hos myndigheten. id frågor kontakta administrativa avdelningen KLF eller din förvaltningssekreterare id förslag till ändringar/tillägg kontakta administrativa avdelningen KLF. Förklaring av kolumner i informationshanteringsplanen Kolumnernas bokstäver ser du högst upp under varje flik. Kolumn A-D De första fyra kolumnerna skapar en klassificering för handlingen. Denna klassificiering används när vi märker våra ärenden och handlingar i vårt informationsoch ärendehanteringsssystem (diariet). Kolumn E Beskriver inom vilket verksamhetsområde som handlingarna/informationen finns t.ex Löneadministration. Under verksamhetsområdet finns olika handlings/informationstyper. Detta ska beskriva de olika handlingar och den information somhanteras inom området. Kolumn F Här finns en kommentar som beskriver om handlingen/informationen måste registreras i informations- och ärendehanteringsssystem (diariet) eller om den finns i något annat verksamhetssystem t.ex Agresso, Procapita etc. På vissa handlingar finns texten "se anmärkning" som betyder att det finns mer information om hur handlingen ska klassificeras, hanteras etc under kolumn L. Kolumn G Gallringsbestämmelser för de olika handlingarna/informationen redovisas här. I denna kolumn ser du om handlingen/informationen du har framför dig får kastas efter t.ex 2 år eller om den ska bevaras för all framtid. Handlingar som finns i det gemensamma informations- och ärendehanteringssystemet gallras inte, även om gallringsfrist finns på dessa handlingar. Kolumn H I denna kolumn ser du om handlingen/informationen har någon sekretessbestämmelse. Om det finns en sådan ser du även hänvisning till paragraf i lagen här. Kolumn I Informationssäkerhetsklassning av alla handlingar/information pågår från Sydarkivera. Informationsklassning innebär att organisationen utreder konsekvenserna om informationen kommer i orätta händer, inte är korrekt, tillgänglig eller spårbar. Klassningen sker i en skala 1 till 4 där det sistnämnda innebär skada för rikets säkerhet. Kolumn J Här beskriv vilken nämnd/förvaltning som har huvudansvar för hanteringen inom verksamhetsområdet. I vissa fall berörs alla nämnder/förvaltningar. Kolumn K Här beskriv om din handling ska till Centralarkivet, förvaras i ett närarkiv/mellanarkiv eller om det finns digitalt. De handlingar som ska bevaras på papper ska till Centralarkivet när de inte längre behövs i verksamheten. För pappershandlingar som har en gallringsfrist (d vs att de ska slängas efter ett antal år) gäller förvaring hos verksamhetens närarkiv/mellanarkiv tills det att de ska gallras. issa handlingar finns både digitalt och på papper. Utöver det finns handlingar som helt hanteras digitalt. Om din förvaltning har ett helt digitalt arkiv ska enbart handlingar enligt lag måste finnas i pappersform bevaras i denna form. Om din förvaltning inte har ett digitalt arkiv ska handlingar som registreras i diariet/verksamhetssystem även finnas i pappersform. Din förvaltnings arkivbeskrivning berättar hur det ser ut på din förvaltning. Kolumn L Här finns förtydliganden och ytterligare beskrivningar för att underlätta i ditt arbete. Kolumn M Används för att veta hur handlingarna ska sorteras i Centralarkivet/närarkivet. På vissa handlingar finns även en bokstavs - och sifferkombination. Denna beteckning kommer från det allmänna arkivschemat som används när handlingar ska markeras i Centralarkivet. Denan beteckning kan anges på kartonger som skickas till Centralarkivet. 1 33

34 A erksamhetsområde, B-C Processgrupp/huvudprocess, D Handlingstyp Kommentarer D=Diarium/=erksamhetss yst. = se text i kolumn L Gallras/ Sekretess ( ) Informationssäkerhetsklassning 1=Lindrig skada 2=Kännbar skada 3=Allvarlig skada 4=Skada för rikets säkerhet, samhällsviktig funktion A B C D 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Administrera val Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Registreras D 3 Statistik, underlag Registreras D 3 Förslag till ny valkretsindelning Registreras D 3 Register över valdistrikt Gallras vid Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Gallras vid 3 Inspektionsrapport över val och förtidsröstningslokaler Registreras D 3 Bokningslista vallokaler Gallras vid Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial Gallras vid 3 Beställningslista valmaterial Gallras vid 3 Följesedel leverans valmaterial Gallras vid 3 Packlistor Gallras vid 3 Körschema transport till vallokaler Gallras vid 3 Oanvänt valmaterial Gallras vid Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Inbjudan, tidigare röstmottagare Gallras vid 2 Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras vid 2 Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut Registreras D

35 Meddelande om förordnande/ej förordnande Gallras vid 2 Meddelande/information till röstmottagare Gallras vid 2 Register över röstmottagare Gallras vid Utbilda röstmottagare Planering av utbildning Gallras vid 1 Inbjudan, utbildning Gallras vid 1 Informationsmaterial för allmänheten 3 Närvarolistor Gallras vid 2 Utbildningsmaterial, valmyndigheten Gallras vid 3 Lokala instruktioner Informera om val Kommunikationsplan för val Registreras D Genomföra val Genomföra förtidsröstning Anvisningar från almyndigheten och Länsstyrelsen Utbildningsmaterial från almyndigheten och Länsstyrelsen Gallras vid Gallras vid Dagrapport röstlokal Gallras vid 3 Kvitto hämtning röster i röstlokal Gallras vid 3 Ifyllda väljarförteckningar Gallras vid 3 Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras vid 3 Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras vid 3 Postfullmakter Registreras D 3 Genomföra institutionsröstning Schema för institutionsröstning Gallras vid Dagrapport röstmottagning Gallras vid Ifyllda väljarförteckningar Gallras vid Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras vid Hantera ambulerande röstmottagare

36 Bokningsliggare Gallras vid Genomföra valdag Kvittens röstlängd Gallras vid 3 Röstlängder 3 Beslut om rätt att ändra/göra tillägg i röstlängd Registreras D 3 Tillägg i röstlängden Registreras D 3 Kvitton leveranser från posten Gallras vid Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras vid aldistriktets schema valdagen Gallras vid Blankett innehåll röd kasse. Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras vid Omslag med tomma ytterkuvert från godkända budröster Gallras vid Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler Gallras vid Protokoll valdistrikt. Resultatbilagor. Omslag med röster. Närvarolistor Gallras efter 2 år Ankomstlista valnatten Gallras vid Genomföra onsdagsräkning Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Gallras vid Brevröster, för sent inkomna. Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Sammanställning förtidsröster. Blankett innehåll röd kasse. Protokoll valnämndens preliminära rösträkning. Röstkort. Resultatbilagor Folkinitiativ Begäran genomföra folkomröstning Registreras D Namnlistor Registreras D Rapport antal röstberättigade*) Registreras D Tjänsteskrivelse Registreras D Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D 4 36

37 1 1 4 Partistöd Ansökan Registreras D Uträkning av partistöd Registreras D Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Registreras D 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll, allmänna D/Papper 2 Besluts- underlag/ utredning, allmänna D/Papper. 1 Protokoll, med sekretessparagrafer D/Papper 3 Besluts- underlag/ utredning, sekretess D/Papper. 3 Protokoll, myndighetsbeslut D/Papper 3 Besluts- underlag/ utredning, myndighetsbeslut D/Papper. 3 Protokoll, upphandling D/Papper 3 Besluts- underlag/ utredning, upphandling D/Papper. 3 Protokollsutdrag D/Papper. 2 Protokollsanteckningar D/Papper. 1 Reservation D/Papper. 1 Uppropslistor/ närvarolistor D/Papper. 1 Omröstningslistor/voteringslistor D/Papper. 1 Ljud- och bildupptagningar 1 Laglighetsprövning D/Papper. 1 Förvaltningsbesvär D/Papper. 1 Anslag D/papper Gallras efter 2 år Offentlig dialog Anteckningar från möten Medborgarförslag Medborgarförslag Registreras D 1 eller 2 (beror på om personen vill vara anonym) Tjänsteskrivelse Registreras D 2 Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Dialogmöten Redovisa delegation Delegationsbeslut Registreras D. Se 3 anmärkning. Delegationslista Registreras D

38 1 2 4 Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Registreras D 1 Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D 1 Minnesanteckningar, protokollsliknande anteckningar 1 Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Registreras D Tillsätta och entlediga förtroendevalda Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Registreras D 1 Länsstyrelsen Förslag från valberedningsnämnden/gruppledaren Registreras D 1 Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf/nämnd Registreras D 1 Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Registreras D 1 Begäran hos Länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Registreras D 1 Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Registreras D Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion Motion Registreras D 1 Protokollsutdrag/Beslut KF Registreras D 1 Tjänsteskrivelse/Yttrande Registreras D 1 Protokollsutdrag/Beslut nämnd Registreras D 1 Protokollsutdrag KF Registreras D Interpellation Interpellation Registreras D 1 Protokollsutdrag/beslut Kf Registreras D 1 Yttrande/svar Registreras D 1 Protokollsutdrag KF Registreras D Fråga Fråga Registreras D 1 Protokollsutdrag/beslut Registreras D Återkoppla till förtroendevalda Ej verkställda beslut Rapport ej färdigberedda motioner och medborgarinitiativ Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut m.m. i KF Registreras D 1 Meddelande och rapporter Registreras D Rapporter och anmälningsärenden i KS Registreras D

39 Rapporter och anmälningsärenden i KF Registreras D 1 Informationsärende till förtroendevalda Registreras D Gallras vid 1 3 erksamhetsledning Styrande dokument Styrande dokument i kommunfullmäktige Registreras D 2 Delegeringsordning Registreras D 2 Återkallande av delegering Registreras D 2 Tjänsteskrivelse Registreras D 2 Protokollsutdrag/beslut Registreras D 2 Reglemente Registreras D 2 Planer, verksamhetsledning Registreras D Styrande dokument i kommunstyrelsen eller nämnd Registreras D 2 Delegeringsordning Registreras D 2 Återkallande av delegering Registreras D 2 Tjänsteskrivelse Registreras D 2 Protokollsutdrag/beslut Registreras D 2 Reglemente Registreras D 2 Planer, verksamhetsledning Registreras D Styrande dokument på chefsnivå Registreras D 2 Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker 2 Lathundar Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Taxor och avgifter Gallras vid Gallras vid Organisera och fördela arbete och ansvar 7 39

40 Politiskt organisation Förvaltningsorganisation Organisationsplan/beskrivning Registreras D 1 Tjänsteskrivelse Registreras D 1 Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnd Registreras D Attest- och utanordningsbehörigheter Registreras D 1 Attestregister Delegationer rörande övergripande ansvar Registreras D Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Samverka med personal och fackliga organisationer Lokalt kollektivavtal Registreras D MBL-förhandlingar Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Registreras D Kallelse med bilagor Gallras vid Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Registreras D Årlig löneöversyn Protokoll Löneöversyn Registreras D Kallelse med bilagor Gallras vid Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Registreras D Central samverkan Kallelse med bilagor Gallras vid Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Registreras D Lokal samverkan Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och Registreras D arbetstagare (SG) Kallelse med bilagor Gallras vid 8 40

41 Arbetsplatsträffar Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SG Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget Mål och vision Gallras efter 2 år Preliminära budgetramar Gallras vid Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Gallras vid Tjänsteskrivelser Registreras D Investeringsplan Registreras D erksamhetsmål och äskanden Registreras D Budget, antagen Registreras D Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Registreras D Synpunkter från de fackliga företrädarna Registreras D Förslag, budget, oppositionen Registreras D Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Registreras D Gallras vid Beslut statsbidrag Registreras D Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Registreras Redovisningsräkning, Skatteverket Registreras D Beslut från Skatteverket om utjämning Registreras D Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Registreras D Budget, arbetsmaterial Registreras D Gallras vid Budgetuppföljning Registreras D Budgetuppföljning, rapporter Registreras D Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Registreras D Gallras vid Bokslut Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Registreras D Delårsrapport kommunen, kommunalförbund, kommunala Registreras D bolag Årsredovisning kommunen, kommunalförbund, kommunala Registreras D bolag Revisionshandlingar Registreras D Protokollsutdrag från kommunalförbund och kommunala Registreras D bolag Resultatöverföring Registreras D 9 41

42 Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Registreras D Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Registreras D Årsbokslut Registreras D Årsbokslutsbilaga*) Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukning över varor och tjänster Årsrapporter/verksamhetsberättelser Registreras D Begära ökat anslag/tilläggsbudget Registreras D Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Registreras D Beslut/protokollsutdrag Registreras D Investeringar 1 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Resultat av gransning av ledningssystem Granskning av ledningssystem, resultat av Registreras D Kvalitetsdokument och mål Registreras D Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Gallras vid Mål för kvalitetsarbetet. Åtgärdsplaner. Rapporter, uppföljningar Registreras D Protokollsutdrag/beslut Registreras D Uppföljning av mål Registreras D Uppföljning av verksamhet och kvalitét Registreras D Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Registreras D Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Registreras D 10 42

43 1 5 2 Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Registreras D Händelse- och riskanalys Registreras D Beslut om riskkvalificering Registreras D Rapporter, uppföljning Registreras D Protokollsutdrag/beslut Registreras D Avvikelserapporter Registreras D Dokumentation Registreras D Analyser Registreras D Inspektionsrapporter Registreras D Anmärkningar Registreras D Kontroller Registreras D Beslut Registreras D Checklistor Gallras vid Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Tillsyn i egen regi Godkännande Registreras D Beslut om riskkvalificering Registreras D Inspektionsrapporter Registreras D Begäran om yttrande Registreras D Yttrande/svar Registreras D Beslut Registreras D Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Registreras D Egenkontroll Gallras efter 2 år Enkät Enkät, upprättad Registreras D Sammanställning Registreras D Enkätsvar, inkomna Gallras efter 2 år Statistik Statistik, allmän av betydelse D/. Statistik, verksamhetsspecifik Säkra och förbättra verksamhetskvalitet D/. erksamhetsplan Uppföljningar av rutiner och planer Registreras D Tjänsteskrivelse Registreras D Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Registreras D 11 43

44 Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Registreras D Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Registreras D Synpunkter/förslag och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Registreras Gallras efter 2 år Redovisning av åtgärd Registreras Gallras efter 2 år Synpunkter/förslag Synpunkter av betydelse för verksamheten Registreras D 2 Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Registreras Gallras vid 2 Tjänsteskrivelser Registreras D 2 Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Klagomål Klagomål av betydelse för verksamheten Registreras D 2 Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse Gallras vid 2 Tjänsteskrivelser Registreras D 2 Protokollsutdrag/Beslut Registreras D Anmälan enligt lag Lex Sarah Anmälan omr risk för missförhållande/allvarligt Registreras D missförhållande Anmälan om missförhållande Registreras D Lex Maria Anmälan omr risk för missförhållande/allvarligt Registreras D missförhållande Anmälan om missförhållande Registreras D Anmälan om kränkande behandling Registreras D Anmälan om missförhållande Registreras D Klagomål till IO Registreras D Utredning/rapport Registreras D Tjänsteskrivelse Registreras D Beslut Registreras D 12 44

45 Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Forum för samråd Registreras D Protokoll/minnesanteckningar Registreras D Protokoll eller minnesanteckningar från lokala Registreras D samverkansgrupper Elevrådets handlingar Föräldraföreningens handlingar Skrivelser från representanter i samråd Registreras D Juridiska handlingar (avtal) Rättsprocesser Domar Domar för kännedom Kallelser till förhandlingar Tjänsteanteckningar av vikt Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Stämningsansökningar Yttranden, egna Yttranden från motpart Fullmakter Förelägganden Protokoll PM, promemorior Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Rådgivning Överklagande av beslut id id id, dock senast vid arkivläggning id id id Tjänsteskrivelse Registreras D Besvärshänvisning Registreras D Inkommen överklagan Registreras D Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid id Beslut från högre instans Registreras D Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering id Nämndens yttrande till högre instans id 13 45

46 Besked från högre instans att deras beslut överklagats i rätt id tid JO-anmälan Registreras D Avtal Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Komplettering av avtal 1 6 erksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Registreras D Redovisningar från externa projekt och utredningar Registreras D Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Förstudier Tjänsteskrivelse Registreras D Beslut Registreras D Direktiv Registreras D Plan Registreras D Utvärdering Registreras D Sammanställning Registreras D Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Registreras D Beslut om inledande av projekt Registreras D Avtal Anteckningar från möten Beslutsförteckningar Registreras D Projektanvisningar Registreras D Projektdirektiv Registreras D Projektplan Registreras D Korrespondens Registreras D Deltagarförteckningar Teknisk plan Resursplan Registreras D Tidplan Registreras D Utvärderingar Registreras D Delrapporter Registreras D Förteckning över styrgruppens medlemmar Registreras D Styrgruppens protokoll Registreras D 14 46

47 Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor Budget Registreras D Bokföringsplan Registreras D Revisionshandlingar Registreras D Ansökningar och beslut om utbetalningar Registreras D Ekonomisk slutredovisning Registreras D Slutrapporter Registreras D Handbok Registreras D Enkät Fakturor Gallras efter 10 år Intervjuer Gallras efter 2 år efter projektets slut Meddelanden Gallras efter 2 år Månadsrapporter - ekonomi Registreras D Gallras efter 2 år Observationsanteckningar Underlag för budgetberäkning Gallras efter 2 år efter projektets slut Gallras efter 10 år EU-projekt Innan projektet startar Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Registreras D Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Registreras D Projektansökan Registreras D Projektbeslut Registreras D Fördjupad projektplan Registreras D Partnerskapsavtal Samverkansavtal Kontrakt Korrespondens av vikt Registreras D Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Registreras D 15 47

48 Underlag och uträkningar Registreras D Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Registreras D Under projektets gång Registreras D Ansökan om utbetalning Registreras D First Leval Control Certificate Registreras D Lägesrapporter Registreras D Korrespondens Registreras D Information om partners och underleverantörer Information om deltagare Avtal Registreras D Partnerskapsavtal Registreras D Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Registreras D Avsiktsförklaring Registreras D Revisionsintyg Registreras D Rapporter Registreras D Plan Registreras D Pressklipp etc Registreras D Pressmeddelanden Registreras D Strategi-/handlingsplan Registreras D Uppdragsbeskrivning Registreras D 16 48

49 Marknadsförings- och informationsmaterial Registreras D Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Arbetsplaner, tidsplaner Arbetstidsredovisning Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Avräkningsplan för förskott Fullmakter för projektledaren Deltagarrapportering till SCB UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. Gallras vid KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Gallras vid 17 49

50 Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Kopior av ERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Gallras vid Gallras vid Gallras vid Kopia av ANSTÄLLNINGSATAL Utdrag ur LÖNELISTA Gallras vid Gallras vid Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av ATAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer PROJEKTPLANER kring varje aktivitet DOKUMENTATION KRING/FRÅN ARRANGEMANG OCH AKTIITETER Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid Gallras vid 18 50

51 Rekryteringsärenden Registreras D Budget med kalkyler Registreras D Ekonomisk redovisning Registreras D erifikationer Bank- och postgirobetalningar Ekonomiska transaktioner Administrativa kostnader Dokumentation om resor och boende Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) Upphandlingsärenden Registreras D Avsluta projektet Registreras D Beslut om avslut Registreras D Information om projektresultat/avslutat projekt Registreras D Utvärderingsplan Registreras D Korrespondens av vikt Registreras D Rapporter Registreras D Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Registreras D Revision av projektet Registreras D Revisionsärende Registreras D Samverka externt Samverkansavtal 19 51

52 Överenskommelse Registreras D Minnesanteckningar Registreras D Gallras efter 2 år Protokoll Registreras D i värdkommunen Utveckla verksamheten/utföra betydande verksamhetsförändring Minnesanteckningar Gallras efter 2 år Dokumentation Registreras D Uppdragsbeskrivning Registreras D Tjänsteskrivelse Registreras D Beslut Registreras D 1 7 Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Rutiner för postöppning Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar (vid avslag) Inkommen begäran ta del av allmän handling Gallras vid Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Registreras D Besvärshänvisning Registreras D Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Registreras D Beslut/dom från kammarrätten Registreras D Redovisa information Postlista Handlingskort Gallras vid 20 52