MÖTESPROTOKOLL Mötesdatum

Transkript

1 Plats och tid MP-huset, Svarvaregatan 2 kl. 13:00-16:30 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Utses att justera Birgitta Årzen (S) (1:e vice ordförande) (mötesordförande), Jens-Åke Olofsson (KV), Roland Thörner (MP), Dorothea Nilsson (M) ersätter Karin Åkesson (C) (2:e vice ordförande), Alexander Engman (L), Bo Larsson (M), Jari Brinkell (S) ersätter Göran Edberg (S) (ordförande) Clas-Göran Östlund (V) Fredrik Engberg (L) Christer Grähs (arbets- och näringslivschef) Josef Önnhed (fritids- och folkhälsochef) 11 Terese Borg (ekonom) 9-15 Kerstin Thörner (nämndsekreterare) Anna Roos (ordförande lokala nämnden) 11 Kerstin Delefelt (social hållbarhetssystem) 11 Hanna Arvidsson (IT-samordnare) 11 Sofie Wisell (enhetschef) 11 Malin Matsson (kvalitetsutvecklare) 11 Josefin Johansson (fritidsledare) 11 Dorothea Nilsson (M) Justeringens plats och tid Hyltebruk, Protokollet omfattar 9-24 Underskrifter Sekreterare... Kerstin Thörner Ordförande.... Birgitta Årzén (S) Justerande.... Dorothea Nilsson (M) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunhuset... Datum för anslags nedtagande 1 / 23

2 sid 2 2 / 23

3 ÄRENDELISTA 9 Godkännande av ärendelistan 10 Val av justerare 11 Information och meddelanden ANN Uppföljning och redovisning ANN mars 13 Redovisning delegeringsbeslut ANK ANN Analys nuläge och omvärld ANN Investeringsbegäran Investeringar Riktlinjer för hantering av missförhållanden Lex Sarah 17 Revidering s delegeringsordning 18 Nya riktlinjer fördelning av kulturbidrag 19 Svar Granskning av revisionen gällande fakturor och attestanter 20 Utredning Hur mår föreningarna? 21 Bidragsansökan Unnaryds GoIF 22 Motion Ekonomiskt stöd till föreningar som nattvandrar 23 Övrigt 24 Hyra konstgräsplan 3 / 23

4 9 Godkännande av ärendelistan Ärendelistan har varit utsänd och arbets- och näringslivsnämnden beslutar att arbeta efter den och lägga till ärendet Hyra konstgräsplan. 4 / 23

5 10 Val av justerare beslutar att Dorothea Nilsson (M) ska justera protokollet vid sidan av ordförande Birgitta Årzén (S). 5 / 23

6 11 Information och meddelanden ANN 2017 (2018 ANN0004) har tagit del av meddelanden och information. Meddelanden: - Deltagarantal MP-huset jan febr KS: Överenskommelse om fördjupad samverkan om nyanländas etablering - 17 KS : LUPP Översiktsplanen - du hittar den på - bygga, bo och miljö samhällsplanering översiktsplaner arbete med ny översiktsplan - samrådshandlingar och synpunkter - Protokoll BRÅ Information Lokala nämnders dialogprocess: Unga och unga vuxnas livsvillkor och psykiska hälsa Anna Roos, ordförande i lokala nämnden, och Kerstin Delefelt, social hållbarhetsstrateg, Region Halland, informerar om Hyltenämndens rapport om unga och unga vuxnas psykiska hälsa och livsvillkor. Nämnden diskuterar vikten av mötesplatser för behovsgrupperna som rapporten synliggjort. Hyltenämnden har lämnat över förslag på åtgärder till Regionstyrelsen, arbets- och näringslivsnämnden får ta del av dessa. GDPR - nya dataskyddsförordningen Hanna Arvidsson, IT-samordnare, informerar om den nya dataskyddsförordningen (GDPR). GDPR innebär förenklat att hantering av personuppgifter i företag och offentlig förvaltning skärps. Nämnden är personuppgiftsansvarig, detta innebär att nämnden har det yttersta ansvaret för all hantering av personuppgifter. Ansvar kan delegeras till ett personuppgiftsbiträde genom att teckna ett biträdesavtal. Information om socialtjänstens kvalitetsarbete Malin Matsson, kvalitetsutvecklare, informerar om kvalitetsutvecklarens uppdrag och hur det går med att skapa ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska fungera som ett stöd för medarbetare och verktyg för att mäta verksamhetens kvalitet. Information Integrationsenheten Sofie Wisell, enhetschef informerar om integrationsenheten och En väg in. Enheten har tagit över samhällsorientering för nyanlända med gott resultat. Återrapportering av arbetet med mobila fritidsgården 6 / 23

7 Josef Önnhed, fritids- och folkhälsochef, och Josefin Johansson, fritidsledare, informerar om hur det går med mobila fritidsgården. Verksamheten har varit ute på infoträffar i orterna Torup, Landeryd, Rydöbruk, Kinnared och Unnaryd. Mobila fritidsgården är ute måndag till torsdag och riktar sig till barn och unga i åldrarna år. Mobila fritidsgården finns på Facebook, Snapchat och Instagram. Svar på fråga om film om Hylteslingan Dorothea Nilsson (M) ställde vid föregående möte en fråga om vad det skulle kosta att producera en film om cykelleden Hylteslingan. Arbets- och näringslivskontoret informerar om att en film kostar cirka kr och att kontoret arbetar vidare med idéen. MP-huset deltagarantal feb 2018 MP-huset deltagarantal jan 2018 Överenskommelse om fördjupad samverkan om nyanländas etablering 33 KS Överenskommelse om fördjupad samverkan om nyanländas etablering 17 KS LUPP 2018 Protokoll BRÅ ANN AU Information och meddelanden ANN 2017 har tagit del av meddelanden och information. 7 / 23

8 12 Uppföljning och redovisning ANN mars (2018 ANN0001) godkänner informationen och lägger den till handlingarna. Som en del i arbets- och näringslivsnämndens uppföljning görs delredovisningar av det ekonomiska läget. Tjänsteskrivelse: Uppföljning och redovisning ANN mars godkänner informationen och lägger den till handlingarna. 8 / 23

9 13 Redovisning delegeringsbeslut ANK 2018 (2018 ANN0005) godkänner redovisningen och lägger den till handlingarna. Varje månad redovisar arbets- och näringslivskontoret de beslut som tagits på delegation från arbets- och näringslivsnämnden. Arbets- och näringslivskontoret lämnar följande delegeringsredovisningar: 1. Delegeringsbeslut IFO januari mars Delegeringsbeslut anställningar februari - mars 2018 Tjänsteskrivelse: Redovisning deleringsbeslut ANK 2018 godkänner redovisningen och lägger den till handlingarna. 9 / 23

10 14 ANN Analys nuläge och omvärld 2018 (2018 ANN0002) överlämnar sin analys till kommunstyrelsen Enligt kommunallagen skall en plan för kommunens ekonomi för en period om tre år tas fram. För att få fram en budget krävs att man tittar på hur nuläget är, hur förutsättningarna inför framtiden ser ut samt vilka faktorer i omvärldens som kan påverka nämnden för perioden. För att få fram denna information krävs det att nämnderna analyserar både sitt nuläge och sin omvärld för att identifiera områden som påverkar nämnden ekonomiska utrymme eller beslutade KF nyckeltal gällande grunduppdraget för perioden KS Planeringsförutsättning REP-förutsättningar räkenskaper 21 ANN AU ANN Analys nuläge och omvärld 2018 överlämnar sin analys till kommunstyrelsen et skickas till Kommunstyrelsen Ekonomikontoret 10 / 23

11 15 ANN Investeringsbegäran Investeringar 2019 (2018 ANN0002) begär 150 tkr per år utöver tidigare investeringsplan. Tidigare investeringsbehov enligt plan kvarstår och utöver dessa så har kontoret identifierat ett behov av investeringar i Örnahallens gym på 150 tkr per år för perioden Utrustningen som till stor del införskaffades i samband med att gymmet byggdes 2008 behöver nu successivt bytas ut de kommande åren. 22 ANN AU ANN Investeringsbegäran Investeringar 2019 begär 150 tkr per år utöver tidigare investeringsplan. et skickas till Kommunstyrelsen Ekonomikontoret 11 / 23

12 16 Riktlinjer för hantering av missförhållanden Lex Sarah (2018 ANN0072) Arbets och näringslivsnämnden beslutar att godkänna riktlinje för hantering av missförhållanden Lex Sarah beslutar att ge arbets- och näringslivskontoret i uppdrag att komplettera riktlinjen med förslag till åtgärder som stöttar den personal som gör en Lex Sarah-anmälan. Arbets- och näringslivskontoret ska återkomma till nämnden med förslag till beslut. Socialtjänstlagen anger i 14 kapitlet 3-7 hur verksamhet inom socialtjänstens område ska rapportera, utreda och behandla missförhållanden eller risk för missförhållanden som uppstår. Det har inte tidigare funnits en riktlinje för för hantering av missförhållanden. Syftet med riktlinje är att tydliggöra vad skyldigheten innebär och fördelningen av ansvar för att säkerställa att lagkraven uppfylls. Hanteringen av missförhållanden är en del av det systematiska kvalitetsarbetet som ska ingå i kvalitetsledningssystem för verksamhet inom socialtjänstens område enligt SOSFS 2011:9. 23 ANN AU Riktlinjer för hantering av missförhållanden Lex Sarah Arbets och näringslivsnämnden beslutar att godkänna riktlinje för hantering av missförhållanden Lex Sarah. Yrkanden Roland Thörner (MP) yrkar att arbets- och näringslivsnämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag till beslut, samt att arbets- och näringslivskontoret får i uppdrag att komplettera riktlinjen med förslag till åtgärder som stöttar den personal som gör en Lex Sarah-anmälan. Arbets- och näringslivskontoret ska återkomma till nämnden med förslag till beslut. Ordförande finner att arbets- och näringslivsnämnden bifaller yrkandet. 12 / 23

13 17 Revidering s delegeringsordning (2018 ANN0073) Arbets och näringslivsnämnden antar förslag till ny delegeringsordning. Förslag om att anta ny riktlinje för hantering av missförhållanden Lex Sarah har lagts till Arbets och näringslivsnämnden. Riktlinjen anger att kvalitetsutvecklaren är ansvarig för att göra utredningar av rapportering av missförhållanden som inkommit. Riktlinjen anger att kvalitetsutvecklaren har delegation från nämnden om att avsluta utredningen med beslut, där ställning tas till om det rapporterade var ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande eller inte. Riktlinjen anger även att kvalitetsutvecklare får ta beslut om missförhållandet eller risk för missförhållandet är av allvarlig art och därmed ska anmälas till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). 24 ANN AU Revidering s delegeringsordning Arbets och näringslivsnämnden antar förslag till ny delegeringsordning. 13 / 23

14 18 Nya riktlinjer fördelning av kulturbidrag (2018 ANN0074) beslutar att godkänna de reviderade bidragsnormerna för kulturbidrag. Kulturbidrag till föreningar är ett årligt bidrag som kan sökas av föreningar med kulturellt syfte som bedriver regelbunden, planerad och utåtriktad kulturverksamhet. Ett förslag av revidering har utformats där följande aspekter har tagits i beaktande: Föreningarna anser att det är svårt att detaljplanera verksamhet med upp till 15 månaders framförhållning. I nuläget begärs både ansökan och redovisning in den 30 september vilket innebär att man vid den tidpunkten inte fullföljt planerat program samt ligger väldigt tidigt i planeringsfasen. Det finns en problematik i fördelningen av bidrag då det finns en otydlighet kring vilka kostnader som avses att täckas, beskrivningen av verksamhet är också ofta otillräcklig för underlag till beslut. I och med införandet av Kulturstöd för projekt och arrangemang under 2017 uppstod också ett behov av att särskilja de olika stöden och dess funktion, därav förslaget på ett namnbyte till Årsbidrag till kulturförening De olika stödens inriktningar: Årsbidrag till kulturförening: Stödet främjar regelbunden och planerad kulturverksamhet i föreningsform. Ett stöd för traditionella firanden, återkommande arrangemang men också nya programpunkter. Kan sökas en gång per år. Kulturstöd för projekt och arrangemang: Kan sökas av föreningar/organisationer men också privatpersoner. Stödet prioriterar utvecklande kultur och nya projekt/arrangemang med hög konstnärlig kvalité. För återkommande projekt läggs särskild vikt vid utvecklingen över tid. Kan sökas 3 ggr. per år. Tjänsteskrivelse - Nya riktlinjer fördelning av kulturbidrag. Förslag - Årsbidrag till kulturförening Nuvarande regler kulturbidrag (mars 2018) 25 ANN AU Nya riktlinjer fördelning av kulturbidrag 14 / 23

15 beslutar att godkänna de reviderade bidragsnormerna för kulturbidrag. 15 / 23

16 19 Svar Granskning av revisionen gällande fakturor och attestanter (2017 ANN0214) besvarar revisionens fråga enligt beskrivningen av ärendet. Vilka åtgärder ämnar kommunstyrelsen och nämnderna vidta med anledning av att granskningen visar på brister gällande fullständiga betalningsunderlag, särskilt gällande angivelse eller hänvisning till dokumentation för syfte och deltagare vid konferenser, representation och resor samt kontering? En faktura går idag igenom flera steg för att säkerställa att den uppfyller de krav som finns gällande en faktura. Dels är det assistenten som skannar in fakturan i systemet som gör en första granskning och avstämning mot gällande lagkrav, sedan är det mottagningsattestanten/granskningsattestanten som gör en granskning och sist är det beslutsattestanten som godkänner fakturan som gör den sista kontrollen. Det är även upplagt i systemet att när vissa konton används så krävs en kommentar kring fakturan i anteckningsfältet så som till exempel vid kurser. granskar samtliga sina fakturor inom kurser och konferenser som ett led i sitt arbete med intern kontroll. Den granskningen visade för 2017 inte på några avvikelser. Nämnden avser att fortsätta granska fakturor för kurser och konferenser under Tjänsteskrivelse - Svar Granskning av revisionen gällande fakturor och attestanter Följemejl: Missiv Granskning intern kontroll leverantörsfakturor Följemejl: Slutlig rapport - Granskning av leverantörsfakturor Hylte kommun Missiv Granskning intern kontroll leverantörsfakturor Hylte kommun Slutlig rapport - Granskning av leverantörsfakturor Hylte kommun 26 ANN AU Svar Granskning av revisionen gällande fakturor och attestanter besvarar revisionens fråga enligt beskrivningen av ärendet. et skickas till Revisionen 16 / 23

17 17 / 23

18 20 Utredning Hur mår föreningarna? (2018 ANN0077) beslutar att begära 300 tkr från kommunstyrelsens oförutsedda kostnader. har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att genomföra utredningen enligt bifogat utredningsdirektiv. Arbetsinsatsen är där beräknad till 430 timmar á 800 kr i konsultkostnad. Uppdraget har dock utökats till att omfatta inte bara idrottsföreningar utan även övriga. Detta uppskattas kräva ytterligare minst 120 timmars arbete. Att anställa en konsult för minst 550 timmars (14 veckor) arbete skulle uppskattningsvis kosta minst 400 tkr. Arbets- och näringslivskontoret föreslår därför att i stället ansöka om medel från kommunstyrelsen för att anställa en projektmedarbetare i 6 månader till en kostnad av 300 tkr. Arbets- och näringslivskontoret kommer även att undersöka andra möjligheter till genomförande, exempelvis i samarbete med Högskolan i Halmstad. Tjänsteskrivelse - Hur mår föreningarna Utredningsdirektiv - Hur mår föreningarna 65 KSAU Utredning Hur mår föreningarna Följebrev Utredning Hur mår föreningarna, 2018 KS ANN AU Utredning Hur mår föreningarna? beslutar att begära 300 tkr från kommunstyrelsens oförutsedda kostnader. et skickas till Kommunstyrelsen 18 / 23

19 21 Bidragsansökan Unnaryds GoIF (2018 ANN0078) beslutar att föreslå att kommunstyrelsen beviljar föreningen bidrag om 50 %, dock maximalt 100 tkr för renovering av klubbstugan. Unnaryds GoIF ansöker om 100 tkr i bidrag från Hylte kommun för renovering av klubbstugan på Strandvallen. Föreningen har även ansökt om bidrag på totalt 130 tkr från Bygdens Bank och Hallands Idrottsförbund, dessa har dock ännu inte blivit beviljade. Behovet beskrivs som stort och en renovering är nödvändig för att framöver kunna anordna kvalitativa aktiviteter och sammankomster i lokalen. Då föreningen vill komma igång snarast är det inte aktuellt att söka investeringsbidrag då det kan beviljas först till Ett blomstrande föreningsliv är en viktig pusselbit för att skapa en meningsfull fritid för kommuninvånaren vilket i sig är viktigt för folkhälsan. Arbets- och näringslivskontoret föreslår därför att kommunstyrelsen beviljar föreningen bidrag för 50 % av renoveringskostnaderna, dock maximalt 100 tkr. Tjänsteskrivelse - Bidragsansökan Unnaryds GoIF Bidragsansökan renovering klubbstuga - Unnaryds GoIF KOSTNADER renovering klubbstugan - Unnaryds GoIF Planering arbetsschema renovering klubbstuga - Unnaryds GoIF 28 ANN AU Bidragsansökan Unnaryds GoIF beslutar att föreslå att kommunstyrelsen beviljar föreningen bidrag om 50 %, dock maximalt 100 tkr för renovering av klubbstugan. et skickas till Kommunstyrelsen 19 / 23

20 22 Motion Ekonomiskt stöd till föreningar som nattvandrar (2018 ANN0079) föreslår att motionen bifalles. Malin Svan (C) har lämnat en motion om att Hylte kommun utarbetar ett regelverk som gör det möjligt för föreningar att få bidrag för att utföra nattvandringar i kommunen. I motion föreslås också att kommunen utser en samordningsansvarig för nattvandrande föreningar. Arbets- och näringslivskontoret har med några få justeringar valt att utgå ifrån den modell som Karlshamns kommun och Karlskrona kommun använder. Modellen beskrivs i punktform nedan: Bidrag på 1500 kr per nattvandring (endast till föreningar) Minst tre personer deltar Kl Skriftlig rapport lämnas in Vandringar kan ske på fredagar och lördagar samt övriga kvällar av särskilt intresse Huvudfokus är 30 april-30 september Vandringarna bör fokusera på nattbussen och särskilda aktiviteter i kommunen Materiel tillhandahålls av kommunen (t ex jackor, ryggsäckar, mobiler) Total kostnad uppskattas till 120 tkr Frågan om vem som skulle bli samordningsansvarig kan fattas på kontorsnivå men som förslag skulle det kunna bli en fritidsledare då de har en tydlig koppling till folkhälsa och fritid för unga. Den här uppgiften skulle om det blir aktuellt kunna kombineras med samordningen av projektet MBU (människan bakom uniformen). Tjänsteskrivelse Ekonomiskt stöd till föreningar som nattvandrar Motion Ekonomisk stöd för föreningar som nattvandrar Motion Trygghet för våra barn och ungdomar - ekonomiskt stöd till föreningar som nattvandrar 17 KSAU Motion Trygghet för våra barn och ungdomar - ekonomiskt stöd till föreningar som nattvandrar 29 ANN AU Motion Ekonomiskt stöd till föreningar som nattvandrar föreslår att motionen bifalles. 20 / 23

21 et skickas till Kommunstyrelsen 21 / 23

22 23 Övrigt Inga övriga ärenden på mötet. 22 / 23

23 24 Hyra konstgräsplan (2018 ANN0038) beslutar att inte ta ut någon hyra för konstgräsplanen från och med 1 mars 2018 fram till dess att en ny plan står klar att användas. reviderar beslut om hyreskostnader för konstgräsplan från föregående möte. 6 ANN Hyra konstgräsplan begäran om hyresreducering 23 / 23