Upplands Väsby kommun Löpande granskning av redovisningsrutiner Revisionsrapport 7 / 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2014

Transkript

1 Upplands Väsby kommun Löpande granskning av redovisningsrutiner 2014 Revisionsrapport 7 / 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2014

2 1. Sammanfattning och rekommendationer Granskning av intern kontroll redovisningsrutiner Inledning Allmänt om intern kontroll Bokslutsprocessen Verksamhetens intäkter, kundfordringar & inbetalningar Verksamhetens kostnader, leverantörsskulder och utbetalningar Löner Materiella anläggningstillgångar Handkassor och kreditkort IT-process Avslutande kommentarer (21)

3 1. Sammanfattning och rekommendationer Som ett led i revisionen av kommunens räkenskaper har EY granskat rutiner och intern kontroll kopplat till väsentliga redovisningsprocesser. Granskningen har skett i enlighet med den revisionsplan för år 2014 som fastställts av kommunens revisorer, samt i enlighet med god revisionssed. Utifrån vår väsentlighets- och riskanalys har granskningen särskilt inriktats på följande väsentliga områden: Uppföljning av nämndernas internkontrollplaner Bokslutsprocess/kontoavstämningar Intäkter/kundfordringar/inbetalningar Kostnader/Leverantörsfakturor/utbetalningar Löner Ledningsnära kostnader Materiella anläggningstillgångar Handkassor/kreditkort IT-process Sammanfattningsvis är vår bedömning att kommunen har god kompetens vad gäller hantering av räkenskaperna. Kommunen bör bedöma de rekommendationer som vi framför och göra en åtgärdsplan, inkluderande en tidplan, för de områden där man avser att stärka den interna kontrollen Granskningen av delårsbokslutet per 31 augusti har avrapporterats i en separat rapport och visade att delårsbokslutet var avstämt på ett tillfredsställande sätt och att räkenskaperna var rättvisande. En sammanställning av våra rekommendationer över förbättringsområden finns i bilaga 1. 2 (21)

4 2. Granskning av intern kontroll redovisningsrutiner 2.1. Inledning Granskningen av den interna kontrollen kopplat till räkenskaperna har genomförts enligt god revisionssed, vilket bl a innebär att granskningen tagit sin utgångspunkt i en väsentlighetsoch riskanalys. Granskningen har därmed inriktats på de mest väsentliga riskområdena i redovisningen och är således inte av sådan omfattning att den klarlagt samtliga svagheter som kan förekomma i kommunens kontrollsystem. Huvudområden vid granskning av den interna kontrollen kopplat till räkenskaperna år 2014 har varit: Bokslutsprocess/avstämningar Intäkter/kundfordringar/inbetalningar Leverantörsfakturor/utbetalningar Ledningsnära kostnader Löner Materiella anläggningstillgångar Handkassor/kreditkort IT-process 2.2. Allmänt om intern kontroll Vår bedömning är att kommunen har god kompetens vad gäller så kallade ordning och reda frågor, men att det finns ett behov av förstärkningar av den interna kontrollen inom ett antal områden. Kommunen bör bedöma de rekommendationer som vi framför och göra en åtgärdsplan för de områden där man avser att stärka den interna kontrollen Bokslutsprocessen Granskning av bokslutsprocessen har utförts genom intervjuer med berörd personal samt genom granskning av avstämningar i delårsbokslutet. Vår bedömning är, liksom föregående år, att den interna kontrollen i bokslutsprocessen är tillräcklig och att ansvar och roller kopplade till bokslutsprocessen är tydlig i organisationen. Vissa underlag till balansposter kan dock stärkas vilket framgår av vår rapport över granskningen av delårsbokslutet. Vi har i vår granskning även noterat att avstämningsrutinen för balansposter kan förstärkas ytterligare då outredda differenser funnits per delårsbokslutet. Differenserna uppgår till 0,9 mkr på skuldsidan samt 1 mkr på tillgångssidan. Uppföljning mot budget, prognos och föregående år görs av respektive nämnd. Strukturen för uppföljning fastställs i de instruktioner som skickas ut inför bokslutet. För prognostiserade budgetavvikelser ska kommentarer lämnas till orsak, belopp och åtgärd. Nämnderna upprättar månadsrapporter, vilka sedan lämnas till kommunstyrelsen. Månadsrapporterna innehåller redovisning av det ekonomiska resultatet för perioden, större avvikelser och 3 (21)

5 åtgärder för budget i balans, samt väsentliga mått över verksamhetsutveckling och medarbetarutveckling. Delårsrapporter lämnas av nämnderna till kommunstyrelsen i april och augusti. April och augustirapporterna tas även upp i kommunfullmäktige. I årsbokslutet sammanfattar varje nämnd det gångna årets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat i en verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen redovisar resultat av kvalitetsredovisningar samt en prognos för verksamhetsutvecklingen inom nämndens ansvarsområde. Vi bedömer kommunens rutiner för resultatuppföljning som tillräckliga. Den kontinuerliga uppföljning som sker borgar för att eventuella väsentliga fel i redovisningen upptäcks i god tid. I samband med vår granskning har vi tagit stickprov på manuella bokföringsordrar och kontrollerat huruvida de är attesterade, rörelsegilla och att erforderliga underlag finns. För ett par av våra stickprov har vi identifierat att underlag till verifikationerna saknas. Sammanfattningsvis har vår genomgång av bokslutsprocessen inte medfört noteringar om några väsentliga brister. Rekommendationer: genomföra löpande avstämningar för samtliga balanskonton och att outredda differenser bör utredas så snart dessa uppstår Verksamhetens intäkter, kundfordringar & inbetalningar Intäkterna i kommunen för helåret 2013 uppgick till drygt två miljarder. Ungefär 80 % av dessa är skatteintäkter samt generella bidrag och avgifter i utjämningssystemet som granskas mot besked från Skatteverket samt uppgifter från SKL. Resterande 20 % är verksamhetsintäkter där de huvudsakliga intäktsflödena är momsbidrag, ersättning från Försäkringskassan, stadsbidrag, hyresintäkter, VA-intäkter samt intäkter från barnomsorg och äldreomsorg. Vår granskningsansats av verksamhetsintäkterna är att följa ett par väsentliga intäktsflöden per år enligt ett rullande schema. Under 2013 granskade vi processen för äldreomsorgsavgifter samt processen för hantering av bidrag. Vid granskning av intäkter och kundfordringar för 2014 har vi särskilt granskat hyresintäkter samt intäkter kopplat till momsersättning. Granskning av intäktsprocessen har skett genom intervjuer med berörd personal samt granskning av underlag. Granskning av intäktsprocessen har skett genom intervjuer med berörd personal samt granskning av underlag Hyresintäkter Kommunen har totalt cirka 270 hyresavtal varav drygt 150 av dessa avser interna hyresgäster och resterande del avser externa. Kommunen hyr delvis ut egna lokaler till externa och interna hyresgäster men det förekommer även att kommunen hyr in lokaler och sedan vidare uthyr dessa internt. För administreringen av kommunens samtliga hyresavtal används systemet Incit. I detta system registreras de uppgifter som sedan ligger till grund för fakturering. Merparten av hyresavtalen omfattas av så kallade indexregleringar vilket innebär att hyran skall uppräknas utifrån avtalad index. Vi har i samband med stickprovsvis granskning av hyresintäkter noterat att ett hyresavtal saknar information om utifrån vilket indextal uppräkning ska ske (hyresavtalet ingicks år 2009). 4 (21)

6 Merparten av hyresgästerna fakturerars månatligen, emellertid förekommer även att fakturering sker både kvartalsvis och årsvis. Samtliga hyresavtal finns registrerade i systemet Incit utifrån vilket en faktureringsfil skapas och godkänns av Teknik & Fastighetsutskottet som sedan skickas till Stöd & Process för automatisk inläsning och bokföring i ekonomisystemet. Avstämning mellan huvudboken och kundreskontran genomförs månatligen av Stöd & Process. Betalningsvillkoren är 30 dagar, därefter skickas en påminnelse ut. Kravhanteringen sköts numera av en extern leverantör som skickar ut påminnelser och ev. inkassokrav. Är fakturan fortfarande obetald efter att ärendet sänts till Kronofogdemyndigheten, läggs fakturan på långtidsbevakning och kostnadsförs i resultaträkningen. Rekommendationer: säkerställa att det i avtalen alltid finns fullständiga uppgifter avseende indexuppräkning Momsersättning Månadsvis återsöker kommunen momsersättning för att kompensera för den ingående momsen i den verksamhet kommunen bedriver som inte är momspliktig. De kostnader som är grundande för momsersättning bokas med specifika kodstränger (ett specifikt konto, verksamhet och ansvar) i ekonomisystemet vilket gör det möjligt att ta fram listor som sedan ligger till grund för kommunens ansökan till Skatteverket. Den momsersättning kommunen ansöker om periodiseras så att intäkterna redovisas i samma period som kostnaderna uppstått. Vi har i samband med vår granskning noterat att kommunens hantering av återsökning av momsersättning skiljer sig åt i olika verksamheter. Inom Sjukvård och Äldreomsorg, återsöks momsersättning delvis för faktiska kostnader men även för så kallade upplupna kostnader. Återsökning av momsersättning bör endast baseras på berörd periods faktiska kostnader. Rekommendationer: kommunen framgent att återsökning av moms enbart baseras på faktiska kostnader Hantering av statliga bidrag Vi har övergripande gått igenom processen för hantering av bidrag som kommunen erhållit från Migrationsverket, Socialstyrelsen samt Länsstyrelsen. Bidragen som kommunen erhåller från dessa myndigheter avser främst bidrag för flyktingar, ensamkommande samt för kompetensutveckling inom särskilda områden. Granskningen har skett genom intervjuer med berörd personal samt stickprov. Genomgången av processen visar att det saknas tydliga rutiner för hantering av statliga bidrag. Vidare saknas det i de flesta fall tydliga riktlinjer där det framgår vad bidragen ska användas till samt om och hur återrapportering av outnyttjade medel skall ske. Vi har i samband med vår granskning noterat att uppföljningar av projekten endast görs i Excel samt att det i vissa fall saknas information om hur och till vad bidragen får användas. Kommunikationen mellan de olika enheterna som hanterar de statliga bidragen bör förbättras 5 (21)

7 i syfte att säkerställa att bidragen används till korrekt ändamål samt för att underlätta uppföljningen av bidragen. Den bristande interna kommunikationen har även lett till att erhållna bidrag för ensamkommande flyktingbarn felaktigt bokförts på kontot för flyktingar då ansvarig person inte fått ta del av erforderliga underlag i samband med inbetalning. Den manuella hanteringen ökar risken för felaktigheter i den finansiella rapporteringen och kan medföra att bidragen som kommunen erhåller inte används till rätt ändamål. Vidare finns det i dagsläget projekt där erhållna medel inte nyttjats sedan Enligt uppgift pågår en utredning om huruvida återbetalningsskyldighet för dessa föreligger. Vi rekommenderar att kommunen ser över sina outnyttjade medel för att fastställa om återbetalning ska ske eller ej. Om återbetalning inte ska ske och det inte finns några kvarvarande åtaganden ska skulderna intäktsföras. Våra tidigare rekommendationer om att kommunen bör införa tydliga process- och rutinbeskrivningar för hanteringen kvarstår. Vi efterfrågar även, liksom tidigare år, att kommunen innan årsbokslutet skall göra projektplaner/budgetar till samtliga projekt där externa medel erhållits. De bör även göras en slutrapportering av projekten för att säkerställa att medlen har använts i enlighet med projektens intentioner. Rekommendationer: kommunikationen mellan de olika enheterna som hanterar de statliga bidragen förbättras i syfte att säkerställa att bidragen används till korrekt ändamål samt för att underlätta uppföljningen av bidragen. införa uppföljande kontroller som säkerställer att erhållna projektmedel redovisas korrekt. Bidrag som finns skuldförda sedan flera år tillbaka och där det inte är utrett om återbetalningsskyldighet föreligger eller ej behöver utredas innan årsbokslutet upprättas Inbetalningar Upplands Väsby kommun har två olika processer gällande inbetalningar, manuella och automatiska inbetalningar. Vid avstämning av inbetalningar skrivs transaktionslistor ut från kommunens bankkonton. Dessa transaktioner matchas sedan automatiskt mot referensnummer och koder. Inbetalningar som inte kan matchas följs upp och utreds manuellt. Vår granskning har inte föranlett några anmärkningar om väsentliga brister och vi bedömer rutinerna och inbetalningsprocessen som tillförlitlig Verksamhetens kostnader, leverantörsskulder och utbetalningar Verksamhetens kostnader för helåret 2013 uppgick till drygt två miljarder kronor. Ungefär 35 % av kostnaderna är personalkostnader där vi granskar rutiner samt gör en statistisk dataanalys som underlag för bedömningar och vidare analyser, se vidare nedan. Resterande kostnader granskas inom ramen för kommunens rutiner och hantering av leverantörsfakturor samt utbetalningar. 6 (21)

8 Granskningen har skett genom intervjuer med berörd personal samt stickprov. Processen är i allt väsentligt oförändrad i jämförelse med föregående år. I princip samtliga leverantörsfakturor scannas in via ett externt företag och granskas sedan av två personer där den sistnämnde i regel är budgetansvarig. Efter attestering går fakturan iväg för utbetalning via en utbetalningsfil. Under året har kommunen bytt bank. I samband med vår granskning har vi säkerställt att elektronisk dualitet krävs vid utbetalningstillfället. Ingen person har behörighet att utföra betalning ensam. Vi bedömer rutinerna för utbetalningar som tillräckliga. Föregående år infördes en kontroll för nyuppläggningar och förändringar av fasta data i leverantörsregistret. Någon specifik kontroll för personer med höga behörigheter finns inte. Denna kategori fångas dock till viss del upp genom denna kontroll. I vår genomgång av har vi emellertid noterat brister gällande dokumentation av genomförda kontroller. Enligt uppgift har kontrollen genomförts flera gånger under året men då detta inte dokumenterats har det inte varit möjligt att säkerställa att kontrollen utförts. Rekommendation: säkerställa att rutinen för kontroll av nyuppläggningar och ändringar av fasta data i leverantörsregistret utförs och dokumenteras Ledningsnära kostnader Under perioden januari till augusti år 2014 har vi granskat ledningsnära kostnader mot fakturaunderlag och övriga verifierande underlag. Granskningen omfattar konton såsom personalrepresentation, extern representation, övriga personalkostnader, resekostnader, logi i samband med resor, samt avgifter för kurser och konferenser De utvalda stickproven undersöker vi genom att granska underliggande dokument med hjälp av följande punkter: Att fakturorna till respektive verifikation överensstämmer gällande belopp och de lagkrav som finns på korrekta fakturor. Att kostnaderna är attesterade av personer med behörighet utifrån attestförteckning Att kostnaden redovisas enligt kommunens riktlinjer och policy Att bilagor och anteckningar återfinns vid behov, till exempel vid representation för att syfte och deltagarlista skall framgå. Samtliga stickprov är attesterade två gånger av en så kallad mottagsattestant samt en beslutsattestant, vilket är i enlighet med kommunens attestreglemente. Emellertid har vår granskning föranlett notering avseende att beslutsattestanter i vissa fall har attesterat sin egen kostnad vilket inte är i enlighet med kommunens attestreglemente. Vidare har vi noterat att flertalet fakturor gällande kurser och konferenser i större omfattning inte är specificerade. Detta är ett problem då det inte framkommer vad beloppet avser. I dessa fall bör kommunen komplettera med offert samt beställning eller liknande där delkostnader (mat & dryck mm) framgår. 7 (21)

9 Likt tidigare år, har vi även identifierat att det föreligger brister avseende att erforderliga dokument som styrker syftet, deltagare och program vid representation och resor inte bifogas i fakturaporteln enligt gällande rutin. Vid merparten av stickproven där deltagarlista, syfte samt agenda saknades kunde dessa underlag inhämtas i efterhand genom förfrågan. Emellertid är detta ett avsteg från gällande rutiner då underlagen ska finnas bifogade i fakturaportalen. Rekommendationer: säkerställa att beslutsattestanter inte attesterar sina egna kostnader i enlighet med kommunens attestreglemente Löner Kommunen betalar ut ca löner varje månad och använder sig av lönesystemet Heroma, vilket är ett vanligt förekommande system hos större företag och organisationer. Kommunen har en decentraliserad organisation vad gäller lönehanteringen. Med en decentraliserad organisation är det viktigt att det finns tydliga riktlinjer vad gäller rutiner och kontroller. Kommunen har under senaste åren upprättat en processbeskrivning kopplad till löneprocessen som beskriver processer bland annat gällande anställning, utbetalningar och avslutad anställning. Vid genomgång av processen framgår det att inga väsentliga förändringar skett i jämförelse med föregående år. Vi har tidigare noterat att det saknas tydliga rutiner för att säkerställa att anställningsavtal finns upprättade och arkiverade för samtliga anställda. Kommunen planerar att införa digitala personalakter där man vid införandet ska säkerställa att anställningsavtal finns för respektive anställd. Intentionen är att man då ska följa upp eventuella identifierade avvikelser. Under året har emellertid ingen kontroll i övrigt tillsatts för att säkerställa att anställningsavtal finns upprättade. Omkring den 15:e i varje månad görs en preliminär lönekörning. I samband med det skapas en utanordningslista som efter genomgång ska attesteras dititalt av respektive enhetschef innan utbetalning sker. Vi har i samband med årets genomgång noterat frånsteg från denna rutin. Då detta är en väsentlig förebyggande och upptäckande kontroll i löneprocessen bör kommunen säkerställa att samtliga utanordningslistor attesteras av respektive chef. Rekommendation säkerställa att samtliga utanordningslistor attesteras av respektive enhetschef ACL-körning EY kommer att genomföra en databaserad registeranalys av samtliga lönetransaktioner i kommunen för perioden 1 januari till och med 31 oktober 2014 Uppföljningen av ACL-analysen kommer att presenteras i årsrapporten. 8 (21)

10 2.7. Materiella anläggningstillgångar Kommunen följer den kommunala redovisningslagen och rådet för kommunal redovisnings rekommendationer gällande redovisning av anläggningstillgångar. Rådet för kommunalredovisning har i sin rekommendation rörande materiella anläggningstillgångar (RKR 11.4) förtydligat krav på att även kommuner ska tillämpa komponentavskrivning för materiella anläggningstillgångar. I likhet med de flesta övriga kommuner tillämpar Upplands Väsby kommun inte denna rekommendation vid upprättandet av delårsbokslutet Vid granskningen har vi noterat att ett arbete har påbörjats för att anpassa kommunens redovisning i syfte att följa även denna rekommendation framöver. Kommunens arbete med detta kommer att ytterligare följas upp i samband med granskningen av årsbokslutet Varje år beslutas en budget för kommande investeringar som ska godkännas av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Investeringsanmälan skall ske för samtliga projekt gällande investeringar som planeras under året. Budgeten registreras i ekonomisystemet. Samtliga avvikelser mot investeringsbudgeten skall förklaras i respektive nämnds kontinuerliga investeringsuppföljning. Kommunen sammanställer pågående investeringar i Excel för att kunna följa upp nyinvesteringar, försäljningar, slutredovisning etc. Då kommunens pågående investeringar är omfattande, försvåras uppföljningen av den manuella hanteringen i form av intäktsredovisning vid försäljning, avskrivningar kopplade till anläggningstillgångar, mm. Vi bedömer att det finns risker förenade med den manuella hanteringen som medför ökade risker för fel i de finansiella rapporterna. därför införa en modul för investeringsuppföljning som förenklar hanteringen. Kommunen har ett anläggningsregister centralt för samtliga utgifter som redovisas som investeringar. RKR:s senaste idéskrift från 2009 används som huvudregel för avskrivningstider. Avskrivningarna bokförs månatligen. Avstämning mellan anläggningsregistret och huvudboken görs löpande och alltid vid delårsbokslut och årsbokslut. Kommunens anvisningar om investeringsprinciper omfattar definition av anläggningstillgång, beloppsgräns för aktivering, avskrivningstider, beskrivning av budgetprocess för investeringar, redovisning och avslutning av investering, uppföljning av investering mm. Inventarieförteckning för inventarier som inte bokförs som anläggningstillgångar saknas vilket försvårar hanteringen av stöldbegärlig egendom. I ekonomihandboken finns riktlinjer om att inventarieförteckning för stöldbegärlig egendom ska finnas men idag utförs ingen kontroll att detta efterföljs hos nämnderna. Med hänsyn till vad som är praktiskt genomförbart rekommenderar vi framgent upprätta en inventarieförteckning för stöldbegärlig egendom som köps in av kommunen. Vi har i samband med vår granskning av delårsbokslutet per 31 augusti 2014 genomfört stickprov av pågående projekt med avsikt dels att jämföra budget mot utfall och dels att jämföra tidpunkten för aktiverade projekt med tidpunkten för mottagen slutfaktura. Vi har för två stickprov noterat att ingående moms uppgående till 2,2 mkr på fakturor från en enskild leverantör har aktiverats. utreda hur ingående moms från leverantören ska hanteras samt gå genom samtliga fakturor från leverantören för att säkerställa en enhetlig och korrekt hantering. 9 (21)

11 Rekommendationer: utreda hur ingående moms från leverantör ska hanteras samt gå genom samtliga fakturor från leverantören för att säkerställa en enhetlig och korrekt hantering Handkassor och kreditkort Det finns för närvarande drygt 50 handkassor i kommunens verksamheter, varav en majoritet är permanenta och ett fåtal tillfälliga. De permanenta handkassornas storlek varierar men uppgår vanligtvis till kr. De tillfälliga handkassorna används till specifika utgifter, främst till resor. Närmaste chef kan godkänna tillfälliga handkassor upp till kr, högre belopp än så beslutar och godkänner kontorschef. Den ansvarige för kassahanteringen erhåller redovisning av permanenta handkassor löpande och alltid vid årsbokslut. Handkassorna redovisas alltid till belopp motsvarande ursprungligt utlämnade medel. De tillfälliga handkassorna slutredovisas när projekt alternativt resan är avslutad och alltid vid årsbokslut. Utläggen attesteras elektroniskt av närmaste chef. Vid redovisning av handkassorna kontrollerar den ansvarige för kassahanteringen att underliggande kvitton finns för samtliga utlägg, att dessa synes rimliga och rörelsegilla samt att momsen är korrekt hanterad. Inom kommunen finns ca 50 kreditkort som har limit mellan kr. Vid utfärdande av nya kreditkort är standardbeloppet kr. Till varje inköp ska kvitton och underlag bifogas. Saknas kvitton är grundregeln att avdrag skall göras på lön. Kontantuttag kan men får inte göras med kreditkorten. Att möjligheten finns innebär dock en risk. Kommunen bör överväga att införa personliga kreditkort där kommunen betalar årsavgifterna men kontokortsinnehavarna betalar fakturorna privat och redovisar reseräkningar för att erhålla kompensation för utlägg. Detta är vanligt i många stora företag och kommuner. Granskningen av handkassor och kreditkort har inte föranlett några anmärkningar IT-process Vi har gjort en övergripande granskning av kommunens IT-process genom intervju med ITchef samt tagit del av kommunens policydokument. IT-policyn är antagen av kommunfullmäktige och är giltig till och med Policyn definierar styrning och ledning samt ansvarsområden inom IT. Sedan två år tillbaka ansvarar IT-avdelningen och Systemförvaltarorganisationen för kommunens IT-system. Systemförvaltningsorganisationen ansvarar för att anpassa och förändra de IT-system kommunen använder och vilka IT-avdelningen tillhandahåller. Enligt kommunens IT-chef har ansvarsfördelningen mellan de två avdelningarna tydliggjorts och samarbetet förbättrats allt eftersom rutiner har kommit på plats. Kommunens informationssäkerhetspolicy ställer krav på unika ID och lösenord vid inloggning i system och väsentliga program. Lösenordet ska bestå av sex tecken och uppdateras mellan dagar beroende på system. När personal avslutar sin anställning blir de 10 (21)

12 automatiskt spärrade i IT-systemet. För att erhålla, ny eller utökad, behörighet till ett program krävs signerad blankett från den anställdes chef. I kommunens IT-system avseende Vård och Omsorg används Siths-kort vid inloggning, administreringen av dessa kort ansvarar systemförvaltarorganisationen för. Utifrån den översiktliga granskningen enligt ovan bedömer vi sammantaget att kommunen har tydliga policys och riktlinjer för styrning och säkerhet inom IT-processen. En mer omfattande granskning av IT genomförs och avrapporteras separat Avslutande kommentarer Sammantaget har vi i vår granskning av intern kontroll kopplat till räkenskaperna inte noterat några väsentliga konstaterade brister i den interna kontrollen. Ett antal utvecklingsområden har dock noterats med vidhängande rekommendationer, vilka framgår av rapporten. Kommunen bör bedöma de rekommendationer till förstärkt intern kontroll som lämnats i årets rapport och tidigare år och ta fram en åtgärdsplan, inkluderande tidplan, för de rekommendationer som man anser behöver åtgärdas och som kan stärka den interna kontrollen. Stockholm den 24 november 2014 Mikael Sjölander Auktoriserad revisor Certifierad kommunal revisor Rebecka Hansson Auktoriserad revisor 11 (21)

13 Bilaga 1 Rekommendationer Nr Område Rekommendation Ansvarig Åtgärder/kommentar från kommunen 2011: Verksamhetens 1 intäkter säkra en backup till hanteringen av hyresfakturering då processen idag är sårbar på grund av personberoende. Kommunen har påbörjat diskussioner med hur backup för hyresfaktureringen ska säkras. Följs upp under Åtgärdad Följs upp svar 2011: 2 Verksamhetens kostnader att beloppsgränser införs vid attester i de verksamheter där detta är möjligt. Kommunen har övervägt detta men tagit beslut att inte införa beloppsgränser då bedömningen är att detta skulle försvåra den dagliga hanteringen av leverantörsfakturor eftersom stora samlingsfakturor skulle fastna i flödet. 12 (21)

14 Nr Område Rekommendation Ansvarig Åtgärder/kommentar från kommunen 2011: Verksamhetens 3 kostnader 2011: : 5 Verksamhetens kostnader Ledningsnära kostnader Uppföljande kontroller bör utformas för personer med fullständiga eller mycket höga behörighetsnivåer. Särskilt i de fall som en person i praktiken kan hantera en faktura från registrering till utbetalning. Kontrollerna kan exempelvis ske genom att skriva ut och granska ett antal väsentliga loggar. Det är av största vikt att kommunen kommunicerar ut tydligt till alla attestanter vad en attest innebär och vilket ansvar en attestant har att kontrollera fakturor mot beställningar, avtal, etc. Granskningen visar på brister i dessa avseenden. Rutiner bör utvecklas för att säkerställa att attestanter har tillgång till relevant information i befintliga avtal. Deltagarlistor samt tydligt syfte bör framgå i samtliga fall och bifogas i fakturaportalen när fakturan hanteras, framför allt vid personalrepresentat ion. Resp. nämnd Kommunen införde föregående år en kontroll för nyuppläggningar av leverantörer samt förändringar av leverantörers fasta data. Kontrollen är inte specifikt inriktad på personer med höga behörigheter men täcks in till viss del av kontrollen. Vi har dock noterat brister i denna kontroll, se rekommendation 2014:2. Det finns instruktioner vad en attest innebär och de anställda har ett ansvar att förstå vad deras attester innebär. Vår granskning har dock visat att det förekommer brister vad gäller förekomsten av giltiga avtal. I samband med årets granskning har kompletterande material efterfrågats för flertalet stickprov. Åtgärdad Följs upp svar 13 (21)

15 Nr Område Rekommendation Ansvarig Åtgärder/kommentar från kommunen 2011: Ledningsnära Dokument som Resp. 6 kostnader bekräftar syftet kan nämnd med fördel bifogas i fakturaportalen, istället för att syftet endast framgår kortfattat och/eller 2011: 7 Materiella anläggningstillgångar ospecificerat. Rutiner för hantering av stöldbegärlig egendom behöver utvecklas. Vi rekommenderar framgent upprätta inventarieförtecknin g för stöldbegärligt gods som köps in av kommunen. Åtgärdad Följs upp svar 2011: : : 1 Materiella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Bokslutsprocessen Fysisk inventering med utgångspunkt från inventarieförtecknin gen bör ske vid samtliga nämnder. Rutin för detta bör utarbetas. Rutiner bör även ske med avseende på om alla inventarier är registerförda. Rutin för utrangeringar av anläggningstillgång ar bör utformas. Underlag till manuella bokföringsordrar som upprättas är ej bifogade bakom verifikationen. Det bör alltid finnas dokument som stöder de bokningar som skett. Enligt kommunen sker ingen märkning av inventarier vilket försvårar möjligheten till inventering. Vi rekommenderar samtliga inventarier som köps in inventariemärks. Rutin är under bearbetning enligt kommunen. Det ska finnas underlag till manuella bokföringsordrar som styrker kontering enligt instruktioner. Dock har vår granskning visat att det för flertalet verifikationer fortfarande saknas erforderliga underlag. 14 (21)

16 Nr Område Rekommendation Ansvarig Åtgärder/kommentar från kommunen 2012: Intäkter 2 momsbidrag 2012: : : : 6 Intäkter momsbidrag Intäkter momsbidrag Intäkter barnomsorgsavgifter Intäkter barnomsorgsavgifter För att minska risken för fel, bör kontroller i den excelmall som ligger till grund för kontering och ansökan om momsersättning införas. Kommunen bör arbeta för att periodisera momsbidrag kopplat till gymnasieskolan. Dagens rutin gör att intäkter och kostnader inte matchar. Kommunen bör införa stickprovskontroller av fakturor som ligger till grund för ansökan om momsersättning i syfte att säkerställa att systemet genererar korrekta underlag. Formaliserad rutin avseende stickprovskontroller för familjer med inkomstuppgifter understigande maxtaxan bör införas. Förstärka rutinen för hantering av kreditfakturor genom att införa kontroller efter att kreditfaktura upprättats. Inga större förändringar har skett under året och hanteringen är fortfarande manuell. Den momsersättning kommunen ansöker om periodiseras så att intäkterna tillfaller samma period som kostnaderna uppstått i. Ingen förändring. Kommunen bedömer att det är låg risk att fakturor som ligger till grund för ansökan om momsersättning, skulle vara felaktiga. Förlitar sig till att kodsträngen i ekonomisystemet är korrekt uppbyggd och att kontering sker korrekt. En handlingsplan för hur detta ska hanteras håller på att tas fram. Målet är att 10 % av populationen ska stickprovskontrolleras. Vi följer upp detta under nästa års löpande granskning. Krediteringsunderlag signeras av respektive enhetschef vilket kontrolleras av ekonomipersonal innan kreditfaktor upprättas. Felkrediteringar uppmärksammas vid matchning av inbetalningar. Åtgärdad Följs upp Ja ET Delvis 2015 Ja ET svar 15 (21)