LIONS REGIONALA SEMINARIUM FÖR KVINNOR. Planeringsguide

Transkript

1 LIONS REGIONALA SEMINARIUM FÖR KVINNOR Planeringsguide

2 LIONS REGIONALA SEMINARIUM FÖR KVINNOR Planeringsguide Innehållsförteckning Inledning...3 Syfte...4 Om seminarierna...4 Logistik...5 Vem bör delta? Var ska det hållas? När ska det hållas? Vad är det för budget? Vilket material behövs? Planeringsschema och checklista...6 Ansöka om anslag...7 Exempel på inbjudan...8 Exempel på informationskort...9 Planera programmet...10 Instruktörens roll Före seminariet Seminariet: Förslag till program Efter seminariet Förslag på ämnen Resurser Formulär för ansökan om anslag...15 Handlingsplan efter seminariet...17 Rapporterings-/ersättningsformulär...20 Revisionsstadgar...23 Formulär för utgifter...24 Lions regionala seminarium för kvinnor 1

3 Inledning Kvinnor utgör den snabbast växande demografiska gruppen inom Lions Clubs International. Kvinnor utgör nu 25 procent av alla lionmedlemmar i världen, en ökning från 13,7 procent år Samtidigt som detta är en enastående prestation finns det fortfarande mycket kvar att göra. Eftersom kvinnor representerar 51 procent av världens befolkning borde de väl utgöra en lika del av världens alla lionmedlemmar? Att öka antalet kvinnliga medlemmar är en viktig del av arbetet med att skapa mångfald, ge nya perspektiv åt klubbaktiviteter, öka det övergripande antalet medlemmar i Lions och tillgodose de växande utmaningarna i en värld som behöver Lions mer än någonsin. Lions regionala seminarium för kvinnor 3

4 Syfte Speciell betoning på rekryteringen av kvinnor började med Lions medlemsinitiativ för kvinnor år 2003, som lanserades med ett världsomfattande seminarium för kvinnor. Kvinnor från världens alla hörn samlades för att diskutera hur Lions kan bli mer effektiva i att rekrytera kvinnor till klubbar världen över, och behålla dem när de väl blivit medlemmar. Till följd av rekommendationerna som samlades in under seminariet började LCI använda ett könsneutralt språk i alla publikationer, utvecklade anslagsprogrammet för familjer och kvinnor och införde ordförandeposten för utveckling av kvinnligt medlemskap och medverkan (kallas nu för specialist på familjemedlemskap och kvinnliga medlemmar en del av det globala teamet för medlemskap och nyklubbildning). Tack vare framgången med det världsomfattande seminariet för kvinnor utförde Lions Clubs International, under 2010 och 2011, flera seminarier för kvinnor i hela världen för att få regionala idéer om hur vi kan öka antalet kvinnliga medlemmar och familjemedlemmar i Lions. En rungande rekommendation från varje seminarium var att utveckla ett anslagsprogram för regionala seminarier för kvinnor, för att hjälpa lionmedlemmar på lokal nivå att också utföra den här typen av seminarier. Om seminarierna Deltagarna bör inkludera åtta till fjorton kvinnor från alla nivåer av ledarskap och medlemskap inom Lions. Seminarier bör hållas under en eller två dagar på en lättillgänglig plats inom regionen. Lions Clubs International kan ge upp till 2000 USD i anslag per seminarium, och upp till 4000 USD per konstitutionellt område varje verksamhetsår. Kontakta Membership and New Club Programs Department vid det internationella huvudkontoret för att fastställa om det finns några anslag för ditt område. (Se Ansöka om anslag, sidan 7.) Seminarierna bör helst vara enskilda evenemang, men de kan även hållas strax före eller efter ett areaforum eller ett distrikts- eller riksmöte. Precis som de LCI-sponsrade seminarierna, för det regionala seminariet för kvinnor samman en liten grupp kvinnliga lionmedlemmar från olika nivåer i organisationen för att: Utforska faktorer kring rekrytering av kvinnor och att behålla dem som medlemmar i specifika delar av världen. Skapa strategier för att öka antalet kvinnor i lionklubbar. Skapa handlingsplaner som ska implementeras av klubbar, distrikt och multipeldistrikt i de respektive regionerna. 4

5 Logistik Vem bör delta? Utan att försöka inkludera alla, bör deltagarna representera en bred kulturell mångfald i regionen. Tips om vem ni kan bjuda in kan hämtas från nuvarande och tidigare internationella direktorer, distriktsguvernörens team, GMT/GLT-ledare och andra kunniga lionmedlemmar i området. Det lönar sig att be om tips från speciellt framstående kvinnliga lionmedlemmar i regionen, men seminariet bör inte anses vara ett ledarskapsseminarium eller ett prestigefyllt evenemang. Åsikter och idéer från nya och unga lionmedlemmar är också värdefulla och de inbjudna bör inkludera lionmedlemmar som du själv känner. Var ska det hållas? Seminariet bör hållas på ett hotell eller konferenscenter som ligger centralt i regionen eller på en centralt belägen och attraktiv resedestination. Be andra lionmedlemmar som har organiserat flerdagarsmöten i regionen att rekommendera pålitliga och kostnadseffektiva mötesplatser. Ni kan behöva boka ett block med hotellrum för deltagarna och organisatörerna. Planera för åtminstone morgonfika och lunch under seminariet. Beroende på er budget kan ni koordinera alla måltider för att gynna kamratskap och samarbete. När ska det hållas? När ni väljer datum är det bra att reservera tre till fyra månader för planering och förberedelser innan seminariet. (Se Planeringsschema och checklista, sidan 6.) Kontrollera om det finns några nationella och religiösa helgdagar, eller konflikter med andra stora evenemang som Lions Clubs International håller, och som kan göra att de inbjudna inte kan delta. Hur stor är budgeten? Lions Clubs International har avsatt pengar för anslag på upp till USD per seminarium. (Se Ansöka om anslag, sidan 7.) Ytterligare finansiering kan behövas. Vilket material behövs? Ignorera inte de små detaljerna under seminariet. De kan bidra mycket till seminariets framgång. Beakta tillgängligheten till: Namnlappar för deltagare och/eller namnskyltar för konferensbordet Anteckningsblock och pennor Ett blädderblock eller en whiteboardtavla Vatten och vattenglas för konferensbordet Tejp, sax, tuschpennor (permanenta och för whiteboardtavla) i flera färger Övrigt material efter behov Om audiovisuella presentationer är en del av seminariet behöver ni besluta om lokalerna är tillräckliga för era behov eller om ni behöver hyra eller ta med er utrustning. Se till att alla arrangemang bekräftas skriftligen före evenemanget. Lions regionala seminarium för kvinnor 5

6 Planeringsschema och checklista Använd denna checklista som vägledning när ni planerar och genomför ert evenemang. Ni kan lägga till eller ta bort punkter, så att de passar för ert evenemang. Minst tre månader i förväg Bilda en planeringskommitté som hjälper till att planera seminariet. Bestäm datum. Boka lokal med skriftlig bekräftelse. Bestäm format för seminariet och vem som ska bjudas in. Ansök om ett seminarieanslag. (Se Ansöka om anslag, sidan 7.) Ansök om ytterligare finansiellt stöd från lokala källor. Två månader i förväg Hitta en väl respekterad lionmedlem till att underteckna inbjudan. Ta fram och tryck upp inbjudningar. Sammanställ en inbjudningslista Undersök och boka catering om detta inte finns i lokalen. Undersök och boka audiovisuell utrustning om detta inte finns i lokalen. Sex veckor i förväg Skicka ut inbjudningar. Utforma programmet. Beställ de broschyrer som behövs och andra resurser från LCI. En månad i förväg Följ personligen upp inbjudningarna till viktiga organisationer och dess företrädare. Köp in material, till exempel blädderblock, tuschpennor, kulspetspennor, anteckningsblock, namnskyltar etc. 6

7 Ansök om anslag Efter det att ni har utarbetat de praktiska detaljerna kan ni ansöka om anslag från Lions Clubs International. Ett belopp på högst 2000 USD finns tillgängligt för varje seminarium, och upp till totalt 4000 USD per konstitutionellt område, per verksamhetsår. Ett område kan bara få anslag en gång under en tvåårsperiod. Medel kommer att beviljas enligt först till kvarn-principen. Kontakta Lions Clubs International innan du skickar in din ansökan för att fastställa om det finns finansiering tillgänglig i ditt område. Om det inte finns några anslag i ditt område kan du skicka in en ansökan efter den 1 mars om det finns anslag kvar i andra områden. För att ansöka om anslag måste ansökan (sidan 15) fyllas i och skickas in, en detaljerad budget (sidan 16) måste bifogas samt en preliminär dagordning och underskrift av distriktsguvernören eller motsvarande. Ansökan om anslag granskas och ett svar ges inom 30 arbetsdagar efter mottagandet. Godkända anslag betalas ut efter evenemanget om Membership and New Club Programs får en rapport från evenemanget inklusive den dokumentation som efterfrågas i Revisionsstadgarna (sidan 23). Använd rapportformuläret och ersättningsformuläret i denna vägledning för att ansöka om utbetalning av anslaget (sidan 21 och 24). Ansökningar måste tas emot minst tre månader före evenemanget. Endast förhandsgodkända seminarier ersätts, efter den dokumentation som krävs har erhållits. Ej godkända kostnader kommer inte att beaktas efter det att evenemanget har genomförts. Lions regionala seminarium för kvinnor 7

8 Exempel på inbjudan Inbjudningar med en underskrift från en välkänd, respekterad lionmedlem i din region hjälper till att maximera graden av respons och deltagande. Bästa lionmedlemmar, Å den internationella presidenten (namn) vägnar vill jag bjuda in dig att delta i ett speciellt program som kommer att hjälpa till att forma framtiden för lionklubbarna i (länder eller områden som representeras på seminariet). För vår organisation, vår region och de människor vi hjälper är det viktigt att öka antalet kvinnor i våra klubbar och utöka deras möjligheter till hjälpinsatser. För att ta itu med denna utmaning kommer ett tvådagars regionalt seminarium för kvinnor att äga rum i (plats) den (datum). Seminariet förenar 8-14 lionmedlemmar från (distrikt och multipeldistrikt) för att undersöka faktorerna kring rekrytering och hjälpinsatser för kvinnor, skapa strategier för att öka kvinnors deltagande och skapa en handlingsplan som kan implementeras av distrikt och multipeldistrikt. Som deltagare har du möjlighet att diskutera specifika frågor kring kvinnors arbete inom Lions i vår region och ställa egna frågor. Liknande konferenser och seminarier har lett till många positiva förändringar inom Lions Clubs International. År 2003 samlades en grupp bestående 14 ledande kvinnor till en konferens i Chicago. Detta blev starten till initiativet för familjemedlemskap och kvinnligt medlemskap, som har ökat antalet kvinnor i lionklubbarna från 13 procent år 2003 till 25 procent idag. År 2010 och 2011 skapade regionala seminarier världen över handlingsplaner för att öka kvinnligt deltagande i de konstitutionella områdena. Eftersom kulturer och förhållanden varierar i världen, och även inom konstitutionella områden, anser organisationen att det nu är dags att fokusera initiativet på regional nivå. Det är där du kommer in i bilden. Vare sig din karriär inom Lions har varit lång och framstående eller om du precis har börjat, är dina insikter värdefulla och din röst kommer att bli hörd. De regionala seminarierna för kvinnor har styrelsens i Lions Clubs International fulla stöd och stöds på organisationens högsta nivå. Jag hoppas du vill delta i denna unika möjlighet. Svara till (namn och kontaktinformation) före den (datum) och låt oss veta om du kommer att delta i seminariet. Med vänlig lionhälsning, (en framstående lionmedlem) 8

9 Exempel på informationskort Om du inkluderar ett påminnelsekort med all nödvändig information i ett tydligt och bekvämt format kan det öka andelen svar och deltagandet. Vad: När: Var: OSA: Lions Clubs Internationals regionala seminarium för kvinnor (datum) och (datum) Dag 1 (tid) till (tid) Dag 2 (tid) till (tid) (Namn på plats) (Plats) Senast (datum) (Namn) (Kontaktinformation) Information om resor, logi och andra praktiska detaljer ges när du har bekräftat ditt deltagande. Lions regionala seminarium för kvinnor 9

10 Planera programmet Instruktörens roll Regionala seminarier för kvinnor leds av en instruktör. Seminarieorganisatörerna kan också fungera som instruktörer eller så kan man anlita en mer erfaren lionmedlem. (Notera: Lionmedlemmar som är medlemmar i det globala medlemsteamet, det globala ledarskapsteamet eller som är utexaminerade från Lions utvecklingsinstitut för instruktörer har ofta både kunskaper om och erfarenhet av att instruera grupper.) Instruktörens roll liknar en mötesordförandes roll, men är olika på många avgörande sätt. Instruktörer ska inte kontrollera eller rikta diskussionen. I stället bör de uppmuntra öppna diskussioner och hjälpa gruppen att komma till slutsatser om de ärenden som diskuteras. Instruktörer bör inte uttrycka sina egna åsikter eller favorisera någon åsikt i diskussionen. För att seminariet ska vara effektivt bör instruktören göra följande: Börja och avsluta seminariesessionerna i tid. Se till att alla har möjlighet att bli hörda. Anteckna idéer på ett blädderblock, en whiteboardtavla eller dator. Kontrollera att den audiovisuella utrustningen fungerar och är redo att användas. Hjälpa gruppen att prioritera ämnen under diskussionen. Ge övningar och aktiviteter som stimulerar diskussion. Hålla diskussionerna till ämnet. En bra seminarieinstruktör har följande egenskaper: Organiserad och förberedd En god lyssnare Kan sammanfatta och bearbeta de idéer som diskuteras En bra presentatör Entusiastisk över kvinnors insatser som lionmedlemmar Flexibel vid hanteringen av problem och nödsituationer Kunna läsa av medlemmarna i gruppen och känna när en oplanerad paus behövs eller när det är lämpligt att avvika från agendan för att fortsätta diskussionen Vara kunnig om Lions Clubs International Före seminariet Fundera på att ge deltagarna en hemuppgift före seminariet. Det kan ge dem tips om vad de kan förvänta sig och förbereda dem för de ämnen som kommer att diskuteras. Uppgifterna kan vara så enkla som att besvara några enkla personliga frågor eller så involverande som att samla information och exempel som relaterar till seminariets diskussionspunkter.

11 Seminariet: Förslag till program Följande exempel på agenda kan användas när du planerar seminariet. Det kan anpassas för att uppfylla specifika behov i regionen. Dag ett 1. Mottagande 15 minuter Tack för att ni deltar Logistik och praktiska detaljer var toaletterna finns, raster och lunch Sätt upp regler för respekt och artighet Översikt över agendan 2. Kvinnor i Lions Clubs International, en översikt 15 minuter Kontrollera att alla deltagare befinner sig på samma plan genom att presentera grundläggande information om kvinnor i Lions. Använd broschyren Historik över kvinnor inom Lions och motsvarande PowerPoint-presentation för att ge bakgrundsinformation och aktuella fakta. Lokal medlemsstatistik är tillgänglig i den kumulativa rapporten och Sammanställning av medlemmar. 3. Uppvärmningsövning 15 minuter Uppvärmningsövningar är lätta, roliga aktiviteter som banar väg för produktiv diskussion genom att låta deltagarna lära känna varandra och bli bekväma med varandra. (Notera: Uppvärmningsövningar, gruppaktiviteter och energiskapare hittar du genom att söka efter uppvärmningsövningar på LCI:s webbplats. Aktiviteterna utvecklades för Lions ledarutbildning men kan enkelt anpassas till regionala seminarier för kvinnor.) 4. Gå igenom hemuppgiften, om sådan finns 15 minuter 5. Välj och prioritera diskussionsämnen från en förberedd lista (se Föreslagna ämnen, sidan 14) 30 minuter 6. Paus 15 minuter 7. Första diskussionsämnet, hela gruppen 15 minuter 8. Små grupper (två till fyra kvinnor var) fördjupar sig i ämnet och föreslår åtgärder 30 minuter 9. Små grupper rapporterar om diskussionen och presenterar åtgärder 30 minuter Samla in och registrera de idéer som genererades. 10. Lunch 1 timme 11. Andra diskussionsämnet, hela gruppen 15 minuter 12. Små grupper (två till fyra kvinnor var) fördjupar sig i ämnet och föreslår åtgärder 30 minuter 13. Små grupper rapporterar om diskussionen och presenterar åtgärder 30 minuter De idéer som genereras samlas in och registreras. 14. Paus 15 minuter 15. Tredje diskussionsämnet, hela gruppen 15 minuter 16. Små grupper (två till fyra kvinnor var) fördjupar sig i ämnet och föreslår åtgärder 30 minuter 17. Små grupper rapporterar om diskussionen och presenterar åtgärder 30 minuter Samla in och registrera de idéer som genererades. 18. Avslut 15 minuter Sammanfatta aktiviteten för dag ett Gå igenom agendan för dag två Lions regionala seminarium för kvinnor 11

12 Seminariet: Förslag till program Följande exempel på agenda kan användas när du planerar seminariet. Det kan anpassas för att uppfylla specifika behov i regionen. Dag två 1. Mottagande 15 minuter Påminnelser om logistik och praktiska detaljer Gå igenom resultaten från dag ett Översikt över agendan för dag två 2. Trafikljusövning, introduceras och diskuteras 15 minuter Baserat på de röda, gula och gröna lamporna i ett trafikljus, ska små grupper skapa listor inom tre kategorier: Gröna saker som Lions ska BÖRJA göra för att locka till sig och behålla kvinnliga medlemmar. Gula saker som Lions ska FORTSÄTTA att göra. Röda saker som Lions ska SLUTA göra. 3. Små grupper presenterar gröna, gula och röda listor 30 minuter Listorna samlas in och registreras med speciell betoning på saker som är gemensamma för flera grupper. 4. Paus 15 minuter 5. Diskussion i hela gruppen för att sammanfatta resultaten 1 timme Skapa specifika handlingsplaner. (Använd handlingsplanen som skapades efter Lions regionala seminarium för kvinnor på sidan 17.) Inkludera ytterligare kommentarer och idéer och ställ frågor för framtida diskussioner. 6. Avslut 15 minuter Tacka alla deltagare och organisatörer. 7. Lunch och avfärd 12

13 Efter seminariet Skicka ett meddelande till alla deltagare och tacka dem för deras tid och idéer och uttryck uppskattning å alla lionmedlemmars vägnar i regionen. Skriv en rapport om de insikter som erhållits under seminariet och skicka till alla deltagare för korrigeringar och kommentarer. Dela ut den slutliga rapporten, tillsammans med rekommenderad handlingsplan, åt distriktsguvernörens team, medlemmar i distriktets och multipeldistriktets globala medlemsteam och andra lionledare vid behov. Inkludera Rapporterings-/ersättningsformulär med rapporten från seminariet. Lions regionala seminarium för kvinnor 13

14 Exempel på diskussionsämnen Här följer frågor för att skapa en lista med möjliga diskussionsämnen vid seminariet. Listan är inte fullständig och ingen av frågorna är obligatorisk. Inkludera ämnen som är specifika för din del av världen. Vilka slags kvinnor vill du ska tjäna tillsammans med dig i en lionklubb? Vilka egenskaper har de? Var finns de? Hur kan de nås? Är att lära sig nya kunskaper såsom att tala offentligt eller ledarskap en viktig anledning till att kvinnor väljer att gå med i Lions? Diskutera. Hur kan medlemmar i lionessklubbar uppmuntras att bli fullständiga medlemmar i lionklubbar? Vilka slags serviceprojekt lockar kvinnor mest? Hur viktiga är familjeprogram såsom familjeprogrammet och lejonungeprogrammet när det gäller att locka kvinnor till lionklubbar? Tillhandahåller Lions Clubs International tillräckligt med resurser såsom broschyrer, PowerPointpresentationer och audiovisuella presentationer för att utveckla kvinnors medlemskap? Hur effektiva är de som finns tillgängliga just nu? Om kvinnor utgör 51 procent av världens befolkning, bör inte kvinnors medlemskap i Lions återspegla denna procentandel? Är det ett realistiskt mål? Är det viktigt för organisationen att uppnå eller komma nära det? Hur kan övervägande manliga klubbar motiveras att aktivt söka efter kvinnliga medlemmar? Vilka steg bör klubbar vidta för att behålla nya kvinnliga medlemmar? Skiljer de sig från de som behövs för att behålla nya manliga lionmedlemmar? Är kostnad medlemsavgifter och andra avgifter en faktor för kvinnor som väljer lionklubbar? Är de internationella avgifterna för höga? Är de lokala avgifterna för höga? Hur kan dessa avgifter bearbetas? Vilken roll bör aktiva kvinnliga lionmedlemmar spela för att få fler kvinnor till klubbarna? Vilken slags erkänsla bör klubbar och individuella lionmedlemmar få för enastående framgång i att utveckla kvinnligt medlemskap? Vilken typ av publicitet fungerar bäst för att nå kvinnor som är potentiella medlemmar för lionklubbar? Hur kan familjens position och kvinnliga specialister inom det globala medlemsteamet förbättras? Gör ledarskapsstrukturen i lionklubbar medlemskap mer lockande för kvinnor, mindre lockande eller ingendera? Hur kan ledarskapsstrukturen ändras för att göra det mer lockande? Gör lionklubbarnas möten och det sätt de utförs på att medlemskap är mer lockande, mindre lockande eller ingetdera för kvinnor? Hur kan klubbmöten ändras för att göra dem mer lockande? Hur kan lionmedlemmarnas makar bli motiverade att bli lionmedlemmar? Hur kan lionklubbar bli mer attraktiva för yngre kvinnor? På vilka oväntade platser finns kvinnor som är potentiella lionmedlemmar? Att ha en far, farfar eller annan familjemedlem som var en lionmedlem verkar vara en viktig faktor för att påverka kvinnor att gå med i lionklubbar. Vad kan organisationen och individuella klubbar göra för att utnyttja detta? 14

15 Lions regionala seminarium för kvinnor Anslagsansökan Organiserande lionmedlem (Skriv tydligt) Namn: Titel: Lionklubb: Distrikt: E post: Land: Adress: Ort: Delstat/provins: Postnummer: Seminarieinformation Seminariets titel: Seminariets datum: Distrikt/MD: Plats: Instruktörens namn: Ansökt belopp: Förväntat antal deltagare: Beskriv behovet av att ta upp kvinnors medlemskap i ditt område. Beskriv föreslagna seminarier, till exempel utformning, talare, insatser för att rekrytera nya medlemmar, andra aktiviteter etc. Förklara i detalj målen med seminariet. Hur kommer evenemangen vid seminariet att hjälpa till att uppnå dessa mål? Kommer seminariet att genomföras i samband med ett annat evenemang? Om ja, beskriv?. Bifoga en agenda på vilka aktiviteter och talare som har angivits. På grund av begränsat utrymme och potentiellt långa svar kan använda ytterligare papper vid behov. Lions regionala seminarium för kvinnor 15

16 Föreslagen budget Hyra av lokal: Audiovisuell utrustning: Tryck (inbjudan, arbetsböcker, m.m.) Porto: Kontorsmaterial: Mat och dryck: Instruktörens utgifter: Annat (Vänligen specificera): Totalt: Distriktsguvernörens/guvernörsrådsordförandes namnteckning Datum Skicka det ifyllda formuläret till: Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL , USA E post: memberprog@lionsclubs.org Fax:

17 Lions regionala seminarium för kvinnor Handlingsplan efter seminariet (Texta) Distrikt/MD: Seminariets titel och datum: Viktiga upptäckter baserade på de ämnen som diskuterades: Programförslag: Handlingsplan 1 Mål: Prioritering: Offentliggörande: Steg Vem är ansvarig Slutförandedatum Lions regionala seminarium för kvinnor 17

18 Handlingsplan 2 Mål: Prioritering: Offentliggörande: Steg Vem är ansvarig Slutförandedatum Handlingsplan 3 Mål: Prioritering: Offentliggörande: Steg Vem är ansvarig Slutförandedatum 18

19 Handlingsplan 4 Mål: Prioritering: Offentliggörande: Steg Vem är ansvarig Slutförandedatum Handlingsplan 5 Mål: Prioritering: Offentliggörande: Steg Vem är ansvarig Slutförandedatum Lions regionala seminarium för kvinnor 19

20 Lions regionala seminarium för kvinnor Rapporterings-/ersättningsformulär (Texta) Organiserande lionmedlem Namn: Titel: Lionklubb: Distrikt: E post: Land: Adress: Ort: Delstat/provins: Postnummer: Seminarieinformation Seminariets titel: Seminariets datum: Distrikt/MD: Plats: Instruktörens namn: Lista över deltagare (namn och liontitel) Kort beskrivning av evenemanget: Framgångar och förslag till förbättring: Ämnen som behandlades: 20

21 Lions regionala seminarium för kvinnor Viktiga saker att börja göra, fortsätta med eller sluta göra. Start Fortsätt Stopp Andra viktiga upptäckter/resultat: Handlingsplaner som skapades: Organisatörens namnteckning Datum Distriktsguvernörens/guvernörsrådsordförandens namnteckning Datum Returnera detta formulär tillsammans med kvitton och ersättningsformuläret till: Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W. 22nd Street Oak Brook, IL , USA E-post: Fax: Formulären måste ankomma inom 30 dagar efter evenemanget. Endast seminarier som har godkänts i förväg kan få ersättning. Lions regionala seminarium för kvinnor 21

22 22

23 Revisionsstadgar 1. Budget Regionala seminarier för kvinnor ersätts av Membership & New Club Programs Department, upp till det godkända beloppet. Utgifter som kvalificerar för ersättning får endast uppkomma efter att Anslagsansökan för Lions regionala seminarium för kvinnor har godkänts. 2. Insändande av räkningar a. Officiella formulär Utgiftsräkningar måste skickas in med Utgiftsräkning för Lions regionala seminarium för kvinnor tillsammans med Rapporterings- /ersättningsformulär för Lions regionala seminarium för kvinnor. Alla utgifter måste specificeras och stödjas av specificerade kvitton och kolumnerna måste summeras. Fax eller elektroniska kopior är godkända om inget annat anges. b. Underskrifter Utgiftsräkningen och rapporterings-/ ersättningsformuläret måste ha undertecknats av den organiserande lionmedlemmen och distriktsguvernören eller guvernörsrådsordförande. c. Sista dag för insändande Inom 30 dagar efter det att seminariet har avslutats bör utgiftsräkningen och rapporterings-/ersättningsformuläret skickas till Membership and New Club Programs Department vid det internationella huvudkontoret. Om ersättningsyrkanden ankommer mer än 120 dagar efter seminariet kommer ingen ersättning att utbetalas. 3. Ersättningsbara utgifter Tillåtna utgifter består av lokalhyra, audiovisuell utrustning, tryck och utskrifter, porto, kontorstillbehör, mat och dryck under seminariet, instruktörens kostnader och blandat material. Tillåtna instruktörskostnader är följande: Instruktörsavgifter LCI ersätter instruktören för kostnaden av de tjänster han/hon har utfört. En faktura och betalningskopia krävs. Instruktörens transport LCI betalar för marktransport till och från seminariet, inklusive milersättning (0,25 USD per kilometer) eller för den faktiska kostnaden för tåg, buss, taxi m.m. LCI ersätter inte flygresor. Instruktörens logi LCI ersätter högst två nätter i ett standard enkelrum på hotell. Instruktörens måltider LCI ersätter kostnaden för eventuella måltider vid ankomst till seminariet, under seminariet och innan avfärd från seminariet. Instruktörens dricks LCI ersätter dricks upp till 1 USD per bagage och upp till 10 % av taxiresans kostnad. Ej godkända utgifter inkluderar alkoholhaltiga drycker, sjukförsäkring, talarens personliga utgifter på rummet i form av drinkar, telefon, tvätt, filmer reseförsäkring, andra personliga utgifter, utgifter som inte är korrekt dokumenterade och kostnader som överstiger beviljad budget. 4. Ersättning Ersättningen kommer att utbetalas till den ansökandes distrikt eller multipeldistrikt. I länder där LCI har bankkonton betalas ersättning ut i den sökandes lokala valuta. Annars betalas ersättning i USD baserat på Lions valutakurs för den månad som seminariet hölls. 5. Meddelande om sjukförsäkring Lions Clubs International tillhandahåller ingen sjukförsäkring till sina medlemmar, oavsett om de reser i ett lionärenden eller ej. Med anledning av detta är det klokt att före alla resor, både personliga och lionrelaterade, att kontrollera att du har ett gott försäkringsskydd. Vissa personliga försäkringar och gruppförsäkringar täcker inte resor utanför landets gränser, ibland inte heller utanför delstatens eller provinsens gränser. Detta gäller särskilt i USA, där den så kallade USA Medicare Insurance, endast gäller inom landet och detta kan även gälla offentliga och privata sjukförsäkringar. Behovet av olika typer av försäkringar varierar från person till person, så kontrollera din och din familjs situation före avresa. Instruktörens arvode/gåva i stället för betalning för tjänsterna kan LCI ersätta en present på upp till 100 USD. Lions regionala seminarium för kvinnor 23

24 Lions regionala seminarium för kvinnor Formulär för utgifter 24 Alla utgiftsräkningar för regionala seminarier för kvinnor måste också ha ett rapporterings-/ersättningsformulär bifogat. Se Planeringsguide för Lions regionala seminarium för kvinnor för att ta reda på vilka utgifter som kvalificerar. Programutgifter Instruktörens utgifter Deltagares/instruktörens måltider (Lista över deltagare krävs) Bil Diverse kostnader Totalt Tryck/utskrifter Porto, Tillbehör Lokalhyra Utrustning Flyg, Taxi Parkering, Vägtull Logi Övrigt 0,50 USD/mile 0,31 USD/km Antal km Datum Frukost Lunch Middag Totalt Specificera och bifoga alla kvitton. Använd ett formulär per valuta. Ange utgifterna i den valuta de har betalats. Räkna inte om valutan. *En webbkarta som anger antal resta kilometer måste bifogas för att milersättning skall utbetalas. Jag intygar härmed att de kostnader som har angivits på detta formulär är de kostnader som har uppkommit, samt att dessa är i enlighet med revisionsstadgarna för anslag till regionala seminarier för kvinnor. Jag är införstådd med att genom att underteckna detta formulär blir det en del av organisationens officiella handlingar och kan komma att granskas av revisorer som normalt utför sådana granskningar. ENDAST FÖR LCI:S BRUK Organiserande lionmedlem Datum Valuta Totalt Taxa Totalt i USD Distrikt/MD Distriktsguvernörens/guvernörsrådsordförandens namnteckning Om mer än ett distrikt står bakom detta ersättningsyrkande bör man ange hur stort belopp som ska betalas till respektive distrikt.

25 Membership and New Club Programs Department Lions Clubs International 300 W 22ND ST Oak Brook, IL , USA E-post: memberprog@lionsclubs.org Telefon: Fax: MP-102.SW 6/13