Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Telefon: Fax:

Transkript

1 Lions Clubs International 300 West 22nd Street, Oak Brook, Illinois , USA Telefon: Fax: DATUM: Oktober 2015 TILL: Ärende: Första vice distriktsguvernörer och DG Elect DG Elect-seminariet 2016 och den 99:e internationella kongressen Det är en glädje för oss att till dig kunna skicka information om DG Elect-seminariet och den internationella kongressen i Fukuoka, Japan. I detta brev finner du information om hur man: Registrerar sig för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen Bokar ditt hotellrum i Fukuoka Bokar dina researrangemang Planerar din klädsel under DG Elect-seminariet Du har redan fått ett utskick som innehöll din vägledning om hemuppgifter för DG Elect Vägledningen innehåller fyra uppgifter som har utformats för att behandla färdigheter som är viktiga för att du ska lyckas som distriktsguvernör. Det är mycket viktigt att de utförs i tid. Alla hemuppgifter, tillhörande bedömning på webbplatsen och kurserna i Lions utbildningscenter måste slutföras senast på utsatt datum för att kunna erhålla utbetalning av din måltidsersättning avseende DG Elect-seminariet Gå noggrant igenom informationen i detta brev. Ett preliminärt seminarieprogram bifogas. Vi ber att du använder det som hjälp när du planerar. Du måste returnera formuläret för registrering och resor till Registration and Housing Department senast onsdag den 30 december 2015 för att LCI ska kunna boka hotellrum och resor. Du kommer att erhålla ett andra utskick i maj 2016, vilket kommer att innehålla din hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen, seminariets måltidsbiljetter, betalning av måltidsersättning (om kvalificerad) och uppdaterad seminarieinformation. Frågor gällande seminariet kan ställas till: Frågor gällande: Kontakta Telefon E-post Penny Siwula dgeseminar@lionsclubs.org Registrering/hotell Kathy Gorgan kathy.gorgan@lionsclubs.org Resor/flyg Lynda Rohr Jan Uecker lynda.rohr@lionsclubs.org jan.uecker@lionsclubs.org Ersättning för resor Laura Delgado laura.delgado@lionsclubs.org Seminarieprogrammets innehåll/krav för utbetalning av måltidsersättning Utbetalning av måltidsersättning Lisa Klaban lisa.klaban@lionsclubs.org Linda Brzoska Linda.brzoska@lionsclubs.org Uppdaterad information finns på LCI:s webbplats: (sökord DGE ) Vi ser fram emot att välkomna dig till Fukuoka!

2 Innehåll Anteckna detta i din almanacka... 3 REGISTRERING - DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN... 3 RESEPOLICY OCH RUTINER... 4 DG Elect-seminariets policy för utbetalning av ersättning för resor... 4 Policy för utbetalning av reseersättning för vuxen i sällskap... 4 Av LCI godkända resedatum... 5 Resor före eller efter kongressen... 5 MÅLTIDSERSÄTTNING... 6 HOTELL... 6 Hotellprocedur... 7 Speciella behov... 7 Hotellbekräftelse... 7 GRUPPMÅLTIDER... 8 ÖVERSÄTTNING... 8 Personliga översättare... 8 PASS OCH VISUM... 9 REKOMMENDERAD KLÄDSEL... 9 ÄNDRINGAR REGISTRERINGSINFORMATIONENS BILAGOR

3 Anteckna detta i din almanacka Tisdag den 15 december Onsdag den 30 december Sista dag att vara klar med de fyra hemuppgifterna för DG Elect (krävs för att erhålla DG Elect måltidsersättning) Sista dag att skicka in formuläret DG Elect-seminariet och den internationella kongressen 2016 registrering och resor Söndag den 31 januari Sista dag att boka flygbiljetter till DG Elect-seminariet 2016 Söndag den 31 januari Maj 2016 Måndag den 2 maj Måndag den 20 juni Tisdag den 21 juni Onsdag den 22 juni Torsdag den 23 juni Fredag den 24 juni Tisdag den 28 juni Onsdag den 29 juni Fredag den 15 juli Sista dag att skicka in slutlig resplan till (om tillämpligt) Utskick med din hotellbekräftelse, transferbiljetter till/från flygplatsen, seminariets måltidsbiljetter, utbetalning av måltidsersättning och uppdaterad seminarieinformation Sista dag att skicka in begäran om ersättning för partners flygresa LCI:s godkända datum för incheckning på hotell för alla DG Elect Information för enkeldistrikt DG Elect seminarieregistrering och utdelning av gåva Fotografering av DG Elect och partner/vuxen i sällskap DG Elect-seminariet dag 1: Öppningsceremoni och seminarier i klassrum DG Elect-seminariet dag 2: Allmänna sessioner och seminarier i klassrum DG Elect-seminariet dag 3: Allmänna sessioner, seminarier i klassrum och DG Elect bankett DG installationsceremoni vid den sista plenarsessionen Mottagning för internationella tjänstemän (frivilligt) Utcheckning för DG och avresa med flyg Sista dag att skicka in reseräkning till LCI avseende lokala transporter REGISTRERING - DG ELECT-SEMINARIET OCH KONGRESSEN LCI kommer att registrera dig och en vuxen i sällskap till DG Elect-seminariet och den internationella kongressen För att inleda denna process måste du fylla i Registrerings- och reseformulär för DG Elect-seminarium och internationell kongress 2016 samt returnera det till oss senast onsdag den 30 december För vår planering är det mycket viktigt att vi har den allra senaste informationen om dig och en vuxen i sällskap. Den information du tillhandahåller kommer användas till utskick och klasslistor. Vänligen skicka inte in kongressens registreringsavgift för dig eller vuxen i sällskap. Registrering för DG Elect är gratis och avgiften för vuxen i sällskap (USD 130) dras av från din måltidsersättning, om tillämpligt. Om du redan har skickat in formuläret för kongressregistrering och hotellrum samt betalning, måste du underrätta Registration Department via e-post dgeseminar@lionsclubs.org senast fredag den 1 maj 2016, så att vi kan återbetala din inbetalning. För att registrera barn eller andra familjemedlemmar till den internationella kongressen använder du enklast vårt registreringssystem på webbplatsen eller laddar hem registreringsformuläret från 3

4 RESEPOLICY OCH RUTINER Observera att alla bokningar av flygresor för DG Elect och vuxen i sällskap måste vara slutförda senast söndag den 31 januari Tidiga bokningar gör det möjligt att få direktflyg. FÖLJ PROCEDURERNA FÖR BOKNING AV FLYG I BILAGA 2. Proceduren kommer att variera beroende på i vilket land du bor. DG Elect-seminariets policy för utbetalning av ersättning för resor Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader: En (1) tur- och returresa med flyg i ekonomiklass enligt mest direkta flygrutt för DG Elect. o Ersättning för biljett kommer att baseras på lägsta logiska standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass under perioden för dessa resor. o Du måste följa LCI:s resepolicy för att erhålla ersättning. Tur- och returresa mellan din bostad och närmaste flygplats kommer att ersättas under förutsättning att LCI:s reseräkning C-30 och kvitton skickas in. Den senaste versionen av formuläret finns på LCI:s webbplats på sidan Finans. Parkering vid flygplatsen kommer att ersättas, under förutsättning att det kostar mindre än milersättning tur- och retur, taxi, buss, tåg eller flygbuss. LCI kommer endast att ersätta DG Elect för den första incheckade väskan enligt flygbolagets riktlinjer om storlek och vikt. o Ytterligare incheckat bagage eller bagageavgifter är en personlig utgift. Flygbolagens bagagepolicy varierar, så kontrollera med ditt flygbolag för att få mer information. o Utgiften för en incheckad resväska ska begäras på reseräkningen under rubriken lokala transporter. För att erhålla ersättning för utgifter måste din reseräkning och kvitton vara LCI:s ekonomiavdelning tillhanda senast fredag den 15 juli Policy för utbetalning av reseersättning för vuxen i sällskap Lions Clubs International kommer att ersätta följande resekostnader för vuxen i sällskap: LCI kommer i enlighet med internationella styrelsens policy att ersätta upp till USD 500 avseende resor till DG Elect-seminariet och internationella kongressen för en vuxen i sällskap. o Endast ersättning för flygresor ersätts. o Avgifter för incheckat bagage är en personlig utgift för vuxen i sällskap. Vuxen i sällskap kan boka flygresor med: o Carlson Wagonlit Travel o Valfri resebyrå o Direkt med flygbolaget o Online på en resesajt 4

5 Vuxen i sällskap betalar själv för eget flyg då biljetten köps. För att erhålla ersättning med högst USD 500 måste DG Elect skicka in ett ifyllt ersättningsformulär avseende resekostnader för DG Elect vuxen i sällskap (bilaga 3) tillsammans med följande dokument: o Kopia av resplan som inkluderar alla resvägar, flygbolag, flygnummer, klass, datum och tid för ankomst/avgång, pris och biljettnummer. o Betalningsbevis (kopia av kvitto eller kontoutdrag för kreditkort) Begäran kan skickas in som snart biljett har bokats och kvitto erhållits. Ovanstående dokumentation måste vara LCI:s ekonomiavdelning tillhanda senast fredag den 15 juli LCI erbjuder och föredrar att göra elektroniska betalningar, förutsatt att LCI:s bank tillåter elektroniska betalningar till ditt land. Personal vid ekonomiavdelningen kommer att kontakta dig via e-post om du kvalificerar för denna typ av betalning. * LCI betalar/ersätter inte resor för vuxen i sällskap från ett etablerat distrikt som varit ett övergångsdistrikt i 24 på varandra följande månader eller ett tillfälligt distrikt. Flygresa för vuxen i sällskap kommer att ersättas i slutet av ditt ämbetsår som distriktsguvernör, under förutsättning att ditt distrikt är under övergång/tillfälligt och uppfyller kraven för etablerade distrikt med minst 35 klubbar och medlemmar, alternativt visar en nettoökning på minst en ny medlem. (För att erhålla information om status för ditt distrikt skickar du e-post till: districtadministration@lionsclubs.org.) Vänligen behåll alla kvitton avseende resor för vuxen i sällskap. Ersättning för resa avseende vuxen i sällskap kan inte överföras till annan person. Av LCI godkända resedatum Ankomst: Måndag den 20 juni Avresa: Onsdag den 29 juni Tur- och returresa mellan flygplatsen och DG Elects hotell för dig och vuxen i sällskap på LCI:s godkända resedatum kommer att tillhandahållas utan kostnad för dig av LCI. Transferbiljetter för transport från flygplatsen i Fukuoka till DG Elects hotell för DG Elect och en (1) vuxen i sällskap kommer att finnas med i utskicket i maj Transferbiljetterna kan endast användas på de av LCI godkända resedatumen. För att köpa fler transferbiljetter till familjemedlemmar kontaktar du Penny Siwula via e-post: dgeseminar@lionsclubs.org. Som nämnts tidigare kan transferbiljetterna endast användas på de av LCI godkända resedatumen. Resor före eller efter kongressen Om du planerar en rundtur före eller efter kongressen måste du se till att dessa datum inte står i strid med ovanstående godkända ankomst- och avresedatum för DG Elect-seminariet och den internationella kongressen. LCI:s utvalda reseföretag Goway Travel och Team Fukuoka/JTB är experter på denna destination. De kan hjälpa dig att planera utflykter till storstaden Tokyo, till vackra tempel i Kyoto och mycket mer, härliga resor före eller efter kongressen som matchar dina intressen och din plånbok. Sök efter utflykter på LCI:s webbplats om kongressen, för att se föreslagna resplaner och mycket mer. Boka dina utflykter tidigt för att få bästa pris och säkerställa att din önskade utflykt inte säljer slut. Din flygresa kommer att ersättas baserat på lägsta pris för standardbiljett eller rabatterad biljett i ekonomiklass till/från Fukuoka om du hade rest på ovannämnda godkända resedatum. Om priset på flygbiljetten på datum före och/eller efter godkända datum skulle vara högre anses skillnaden vara en personlig utgift. Ytterligare nätter på hotell före och/eller efter godkända datum anses också vara en personlig utgift. 5

6 MÅLTIDSERSÄTTNING En måltidsersättning motsvarande USD 95,00 per dag i 7 dagar (minus gruppmåltider och registreringsavgifter för vuxen i sällskap, om tillämpligt) har godkänts för kvalificerade DG Elect i Fukuoka. Din måltidsersättning, om tillämpligt, skickas till dig tillsammans med bekräftelseutskicket i maj Distrikt som erhåller elektroniska betalningar kommer att erhålla sin ersättning före avresa. Observera att LCI inte kommer att tillhandahålla kontantutbetalning av checkar eller valutaväxling i Fukuoka. Vi rekommenderar att du löser in din check direkt när du fått den. LCI kommer heller inte att kunna utfärda några checkar på plats. Vuxen i sällskap erhåller inte någon måltidsersättning. Du är själv ansvarig för alla ytterligare utgifter för hotell eller måltider under resan, resekostnader, ytterligare hotellnätter i Fukuoka och personliga utgifter vid utcheckning från hotellet. HOTELL Alla DG Elect och vuxen i sällskap kommer att bo på ett av tre hotell i Fukuoka, vilket har anvisats av LCI: Grand Hyatt Fukuoka Sumiyoshi, Hakata-ku Fukuoka, Japan Telefon: Fax: Hotel New Otani Hakata Watanabe-Dori Chuo-ku, Fukuoka Prefecture , Japan Telefon: Fax: Hotel Nikko Fukuoka Hakata Ekimae Hakata-ku, Fukuoka-shi Fukuoka , Japan Telefon: Fax:

7 Alla rum är dubbelrum med en eller två sängar. LCI kommer att betala hotellet direkt för dubbelrum till DG Elect och 1 vuxen i sällskap. Max 2 personer per rum är tillåtet. Hotellets bekvämligheter Luftkonditionerade rum Eget badkar och dusch med hårtork och hygienprodukter Tofflor Kaffe/te i rummet TV och klockradio Minikylskåp Bord Restaurang/salong Servicepersonal Gym (avgifter kan förekomma) Trådlöst internet utan kostnad Hotellprocedur Efter mottagande av det komplett ifyllda formuläret för registrering och resor kommer LCI att boka hotellrum till dig och en vuxen i sällskap på den av LCI godkända ankomstdagen måndag den 20 juni till och med den godkända avresedagen onsdag den 29 juni. Om du vill boka ytterligare hotellnätter kontaktar du Registration and Housing Department via e-post dgeseminar@lionsclubs.org och anger datum för ytterligare hotellnätter och antal personer. LCI kommer att kontakta dig och ge dig en uppdatering om ditt önskemål. Vänligen notera att ytterligare hotellnätter bokas i mån av tillgång. För att undvika dubbelbokningar på hotellet ska du inte boka själv med hotellet eller betala någon deposition till hotellet. Du måste bo på det anvisade DG Elect-hotellet under hela kongressen. LCI kommer att betala direkt till hotellet för ditt rum plus skatt på de av LCI godkända datumen. Eventuella kostnader för fler nätter, kostnader påförda rummet, fler gäster och skatter avseende dessa kostnader skall betalas av DG Elect till hotellet i samband med utcheckning. Speciella behov LCI kommer att göra sitt allra bästa för att hjälpa personer med funktionsnedsättning. Ange dina behov i detalj på Registrerings- och reseformulär för DG Elect-seminarium och internationell kongress 2016 och på formuläret Speciella behov. LCI kommer att uppdatera dig om status för dina önskemål. LCI kommer att vidarebefordra dina önskemål till hotellet. Tillgång på andra rumstyper och speciella önskemål är begränsade och kommer att tillgodoses vid incheckning i mån av tillgång. Hotellbekräftelse En hotellbekräftelse kommer att skickas till dig i maj Ta med dig den till Fukuoka och visa upp den när du checkar in på hotellet. 7

8 GRUPPMÅLTIDER Följande evenemang med gruppmåltider ingår i DG Elect-seminariets program: För DG Elect DG Elect lunch onsdag den 22 juni DG Elect lunch torsdag den 23 juni DG Elect lunch fredag den 24 juni DG Elect-seminariets bankett fredag den 24 juni För vuxen i sällskap DG Elect-seminariets bankett fredag den 24 juni Alla DG Elect och vuxen i sällskap får en biljett att delta i DG Elect bankett. Ett begränsat antal ytterligare biljetter kan köpas för USD 125,00 styck. Kontakta Penny Siwula via e-post dgeseminar@lionsclubs.org för att beställa. ÖVERSÄTTNING Alla DG Elect skall delta i seminariet i det grupprum där distriktets officiella språk talas, vilket har fastställts av District and Club Administration Division vid LCI. En gruppledare som talar något av dessa språk flytande kommer att leda sessionerna i klassrummen. Ändringar av grupprum måste begäras skriftligen till Lori Saldana via e-post lori.saldana@lionsclubs.org senast fredag den 15 januari Ändringar kommer att göras i mån av plats. Öppningsceremonin och samtliga allmänna sessioner kommer att presenteras på engelska. LCI tillhandahåller översättning till följande språk: Finska, franska, hindi, italienska, japanska, kinesiska, koreanska, portugisiska, spanska, svenska och tyska. DG Elect och vuxen i sällskap som önskar tolkning kommer att erhålla en biljett i sitt registreringspaket, vilken kan användas för att erhålla hörlurar i Fukuoka. Du ansvarar för att hörlurarna återlämnas till LCI efter DG Elects sista allmänna session. LCI förbehåller sig rätten att debitera DG Elect upp till USD 250,00 för saknad hörlur. Personliga översättare Personliga översättare (för annat språk än de som angetts ovan) måste vara registrerade i förväg vid DG Elect-seminariets kontor och måste följa LCI:s regler. Vänligen kontakta Penny Siwula via e-post dgeseminar@lionsclubs.org för att beställa formulär för personlig översättare. Det ifyllda formuläret och gällande avgift måste returneras till Penny Siwula senast fredag den 15 januari. Godkännande ges om det finns plats i klassrummet. 8

9 PASS OCH VISUM Giltigt pass krävs för inresa till Japan. Vänligen se till att dit pass är giltigt minst sex månader efter ditt besök i Japan. Kontrollera med Japans ambassad eller konsulat gällande regler för inresa och visum. Informationen finns även på: eller REKOMMENDERAD KLÄDSEL Affärsklädsel Män Kostym eller blazer och slips Kvinnor Kostym, kjol, långbyxor eller klänning Formell Vit smoking (Svart smoking) Aftonklädsel Multipeldistriktsuniform Blazer och slips eller sjalett enligt beslut av multipeldistriktet Följande är föreslagen klädsel under DG Elect-seminariet: Fotografering med vice president Chancellor Bob Corlew och Dianne Corlew Öppningsceremoni, samtliga allmänna sessioner och gruppsessioner DG Elect-seminariets bankett Affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform Affärsklädsel eller multipeldistriktsuniform Formell eller folkdräkt ÄNDRINGAR Om du behöver göra ändringar efter det att du har skickat in registreringsformuläret skickar du e-post till dgeseminar@lionsclubs.org. Vänligen skicka in alla ändringar senast fredag den 1 april Hotellrumsbokning: Andra ankomstdatum och/eller avresedatum från hotellet. Ändringar kommer att kunna göras i mån av tillgång. Rättelse av felstavat namn: Skicka in korrekt stavning av ditt namn eller en vuxen i sällskaps namn. Avbeställning: Om det visar sig att du och/eller en vuxen i sällskap inte kan delta i DG Elect-seminariet och/eller kongressen ber vi dig att omgående underrätta LCI. 9

10 2016 REGISTRERINGSINFORMATIONENS BILAGOR 1. Registrerings- och reseformulär för DG Elect-seminarium och internationell kongress A. Hur man bokar flygbiljett USA och Kanada 2B. Hur man bokar flygbiljett via CWT 2C. Hur man bokar flygbiljett lokalt godkänd resebyrå 3. Lions Clubs Internationals formulär för vuxen medresenärs begäran om reseersättning 4. Lions Clubs Internationals reseräkning (C-30) 5. DG Elects beställning av inbjudningsbrev Preliminärt program för DG Elect-seminariet Internationella kongressens program Formulär för speciella behov 10