Styrelsemöte / Hallituksen kokous

Transkript

1 1 Styrelsemöte Hallituksen kkus Bilaga 2. Liite 2. TidAika : Trsdagen den 12 maj 2016, kl Trstaina 12 tukkuuta 2016, kl PlatsPaikka: Htell Lyngskra, Oteren, Nrge Närvarande Osallistujat: Baas Sami Braathen Hanne Evanger Öyvind Hartjki Sirpa, rdf.puh.jht. Kangastal Samp Kumpula Anna Melalut Tapani Rantapelknen Jari Nilssn Ann Kristin Waara Peter, per telefnpuhelimitse Pell Strfjrd Nrdreisa Muni Trni Pajala Ylitrni Enntekiö Kiruna Haparanda Övriga deltagare Muut sallistujat : Hagström Peter, VD Timinnanjhtaja Kenttä Hannele, Eveka Språkbyrå, Tlk Tulkki

2 2 19. Mötets öppnande Kkuksen avaaminen Styrelsens rdförande öppnar mötet ch nterar närvarande ledamöter. Hallituksen puheenjhtaja avaa kkuksen ja tteaa läsnälijat. Ordföranden öppnade mötet kl nrsk tid. Puheenjhtaja avasi kkuksen kl Nrjan aikaa. 20. Gdkännande av kallelsen ch mötets beslutsförhet Kkuskutsun ja kkuksen päätösvaltaisuuden hyväksyminen Möteskallelsen gdkännes ch mötets beslutsförhet knstateras. Hyväksytään kkuskutsu ja tdetaan kkuksen päätösvaltaisuus. Styrelsen gdkände möteskallelsen ch knstaterade mötet vara beslutsfört. Hallitus hyväksyi kkuskutsun ja ttesi kkuksen levan päätösvaltaisen. 21. Val av justerare Pöytäkirjantarkastajien valinta Två prtklljusterare utses. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Till prtklljusterare utsågs Samp Kangastal ch Ann Kristin Nilssn. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Samp Kangastal ja Ann Kristin Nilssn.

3 3 22. Föregående mötes prtkll Edellisen kkuksen pöytäkirja Referens: Prtkll från styrelsens möte Viite: Hallituksen kkuksen pöytäkirja. Ordföranden går igenm vannämnda prtkll. Puheenjhtaja käy läpi kyseisen pöytäkirjan. Prtkllet lades till handlingarna. Pöytäkirja merkittiin tiedksi. 23. Gdkännande av dagrdningen Esityslistan hyväksyminen Förslaget till dagrdning gdkännes. Esityslistaehdtus hyväksytään. Förslaget till dagrdning gdkändes. Esityslistaehdtus hyväksyttiin. 24. Rekrytering av ny VD Uuden timinnanjhtajan rekrytinti Nuvarande VD Peter Hagström har varit anställd hs Trnedalsrådet sedan augusti år Peter Hagström har meddelat att han avser gå i ålderspensin under hösten Sista anställningsdatum är planerad till 31 ktber Med hänsyn till semesteruttag, kmmer den sista arbetsdagen då att bli 16 september. Planeringen av rekryteringsprcessen bör därför anpassas till van nämnda tidsramar. Nykyinen timinnanjhtaja Peter Hagström n llut Trninlaaksn Neuvstn palveluksessa vuden 2000 elkuusta lähtien. Peter Hagström n ilmittanut siirtyvänsä vanhuuseläkkeelle syksyllä Työsuhde n suunniteltu päättyväksi 31 lkakuuta Lmajärjestelyistä jhtuen 16 syyskuuta n siinä tapauksessa viimeinen työpäivä. Rekrytintiprsessin suunnittelu lisi tämän vuksi speutettava yllä mainittuihin aikakehyksiin.

4 4 Styrelsen beslutade vid sitt möte , ge VD:n i uppdrag, att utfrma förslag till en skriftlig anställningsprfil ch kravspecifikatin, sm kan användas sm underlag för en kmmande utannnsering. Hallitus päätti kkuksessaan antaa timinnanjhtajalle tehtäväksi tehdä ehdtus kirjalliseksi hakuprfiiliksi, sekä eritellä timeen vaadittavat valmiudet, jita vidaan käyttää hakuilmituksen perusteena. Styrelsen beslutade vid sitt telefnmöte , att gdkänna förslaget till anställningsprfil ch kravspecifikatin, samt att utannnsering av VD tjänsten ska ske första veckan i februari. Utannnseringen görs i tidningarna Haparandabladet, Nrrländska Scialdemkraten, Nrrbttens Kuriren, Västerbttens Kuriren, Phjlan Sanmat, Lapin Kansa, Kaleva, Phjalainen, Vasabladet ch tidningen Nrdlys. Dessutm införs annnsering i arbetsförmedlingarnas platsbank i Sverige, Finland ch Nrge. Styrelsen tillsatte en rekryteringsgrupp bestående av följande persner: Peter Waara, Ann Kristin Nilssn, Sirpa Hartjki, Samp KangastalTim Nusiainen, Hanne Braathen ch Öyvind Evanger. Hallitus päätti puhelinkkuksessaan , hyväksyä ehdtukset hakuprfiiliksi sekä timeen vaadittavista valmiuksista, ja päätti että työpaikkailmitus julkaistaan helmikuun ensimmäisellä viiklla. Julkaisu tehdään seuraavissa lehdissä: Haparandabladet, Nrrländska Scialdemkraten, Nrrbttens Kuriren, Västerbttens Kuriren, Phjlan Sanmat, Lapin Kansa, Kaleva, Phjalainen, Vasabladet sekä Nrdlys lehdessä. Sen lisäksi työ julistetaan haettavaksi työnvälitysten kautta Sumessa, Rutsissa ja Nrjassa. Hallitus asetti rekrytintiryhmän kstuen seuraavista henkilöistä: Peter Waara, Ann Kristin Nilssn, Sirpa Hartjki, Samp KangastalTim Nusiainen, Hanne Braathen sekä Öyvind Evanger. Styrelsen beslutade vid sitt möte att följande persner kallas till intervju: Jhanna Backman, Jakbsstad; Marj Hannu Jama, Vasa; Sepp Ahla, Trneå; Tuula Ajanki, Trneå, samt två sökande sm önskar vara annyma. Resultatet av anställningsintervjuerna ch eventuellt förda löneförhandlingar presenteras vid styrelsens nästa möte den i Oteren, Nrge. Styrelsen beslutade vidare att de styrelseledamöter sm så önskar, ges möjlighet att delta i anställningsintervjuerna.

5 5 Hallitus päätti kkuksessaan haastatella seuraavia henkilöitä: Jhanna Backman, Pietarsaari; Marj Hannu Jama, Vaasa; Sepp Ahla, Trni; Tuula Ajanki, Trni, sekä kaksi hakijaa jtka eivät halua nimeään julki. Haastattelujen sekä mahdllisten palkkaneuvttelujen tulkset esitellään seuraavassa hallituksen kkuksessa Nrjan Oterenissa Hallitus päätti lisäksi että hallituksen jäsenet vivat halutessaan sallistua haastattelutilaisuuksiin. Styrelsens rdförande presenterar rekryteringsgruppens förslag till anställning. Styrelsen beslutar m anställning av ny VD. Hallituksen puheenjhtaja esittelee rekrytintiryhmän ehdtuksen. Hallitus päättää uuden timinnanjhtajan palkkaamisesta. Styrelsens rdförande Peter Waara presenterade rekryteringsgruppens förslag till anställning av ny VD. Rekryteringsgruppens förslag var, att Mark Varajärvi, från Helsingfrs anställs. Reservkandidat är Tuula Ajanki från Trneå. Styrelsen beslutade välja Mark Varajärvi från Helsingfrs till VD för Trnedalsrådet ch sm reserv Tuula Ajanki från Trneå. Ett VD-kntrakt avfattas medelbart med den nye VD:n. Kntraktet tillställs Trnedalsrådets styrelse för gdkännande, innan underskrift ch ikraftträdande. Peter Waara ch Samp Kangastal utsågs att bereda VD-kntraktet ch att tillsammans med den valda VD:n förhandla m närmare villkr (bla. lönen). Målsättningen är att den nye VD:n kan arbeta två veckr parallellt med avgående VD. Ifall ingen överenskmmelse m kntraktsvillkren uppnås, skall styrelsen medelbart infrmeras. Den nye VD:n får i uppdrag att i samarbete med styrelsen utfrma en strategi för Trnedalsrådet att gdkännas av årsmötet Hallituksen puheenjhtaja Peter Waara esitteli rekrytintiryhmän ehdtuksen Trninlaaksn Neuvstn uudeksi timinnanjhtajaksi. Rekrytintiryhmän ehdtus li, että palvelukseen tettaisiin Mark Varajärvi Helsingistä. Varaehdkkaaksi rekrytintiryhmä esitti Tuula Ajankia Trnista.

6 6 Hallitus päätti valita Trninlaaksn Neuvstn timinnanjhtajaksi Mark Varajärven Helsingistä ja varalle Tuula Ajangin Trnista. Uuden timinnanjhtajan kanssa tehdään heti jhtajaspimus, jka tudaan Trninlaaksn Neuvstn hallituksen hyväksyttäväksi ennen spimuksen allekirjittamista ja vimaan astumista. Jhtajaspimuksen valmistelijiksi nimettiin Peter Waara ja Samp Kangastal, jtka neuvttelevat tarkemmista spimusehdista valitun timinnanjhtajan kanssa (mm. palkka). Tavitteena n, että uusi timinnanjhtaja pystyy työskentelemään kaksi viikka samanaikaisesti tehtävästä väistyvän timinnanjhtajan kanssa. Mikäli valitun timinnanjhtajan kanssa ei päästä spimukseen työsuhteen ehdista, niin hallitukselle tudaan välittömästi tiet asiasta. Uuden timinnanjhtajan tehtävänä n laatia yhteistyössä hallituksen kanssa Trninlaaksn Neuvstlle strategia, jka tudaan vusikkukseen 2017 hyväksyttäväksi. 25. Budget ch medlemsavgifter för år 2017 Talusarvi sekä jäsenmaksut vudelle 2017 VD presenterar förslag till budget ch medlemsavgifter för år Styrelsen gdkänner förslaget. Timinnanjhtaja esittelee ehdtuksen talusarviksi sekä jäsenmaksuiksi vudelle Hallitus hyväksyy ehdtuksen. Styrelsen beslutade gdkänna förslaget till budget ch medlemsavgifter för år 2017 (Bilaga 1.). Hallitus päätti hyväksyä ehdtuksen talusarviksi sekä jäsenmaksuiksi vudelle 2017 (Liite 1.).

7 7 26. VD:s rapprt Timinnanjhtajan raprtti VD rapprterar m kansliets verksamhet under periden Timinnanjhtaja raprti kanslian timinnasta välisenä aikana. Rapprten gdkännes ch läggs till handlingarna. Raprtti hyväksytään ja merkitään tiedksi. Styrelsen gdkände rapprten. (Bilaga 2.). Hallitus hyväksyi raprtin. (Liite 2.). 27. AEBR Executive Cmmittee, nminering av medlem jäsenen nimeäminen AEBR begär i skrivelse daterad 30 mars 2016, att Trnedalsrådet nminerar en rdinarie medlem ch en suppleant till "Executive Cmmittee" för periden Trnedalsrådet ch Bthnian Arc har ett delat medlemskap i AEBR. AEBR pyytää 30 maaliskuuta 2016 päivätyssä kirjeessään, että Trninlaaksn Neuvst nimeäisi vakinaisen jäsenen sekä varajäsenen "Executive Cmmittee":n kaudelle Trninlaaksn Neuvstlla ja Bthnian Arc yhdistyksellä n jaettu jäsenyys AEBR:ssä Styrelsen nminerar styrelsens rförande Peter Waara, sm rdinarie medlem ch föreslår Heikki Aalt från Bthnian Arc, sm suppleant. Hallitus nimeää hallituksen puheenjhtajan Peter Waaran vakinaiseksi jäseneksi, sekä ehdttaa Heikki Aalta Bthnian Arc:ista varajäseneksi. Styrelsen beslutade nminera styrelsens rdförande Peter Waara till rdinarie medlem i AEBR:s "Executice Cmmittee", samt föreslå Heikki Aalt från Bthnian Arc föreningen, sm suppleant. Hallitus päätti nimetä hallituksen puheenjhtajan Peter Waaran vakinaiseksi jäseneksi "Executive Cmmittee":n, sekä ehdttaa Heikki Aalta Bthnian Arc yhdistyksestä varajäseneksi.

8 8 28. Mötets avslutande Kkuksen päättäminen Styrelsens rdförande avslutade mötet kl Hallituksen puheenjhtaja päätti kkuksen kl Prtkllfört av Pöytäkirjan pitäjä Peter Hagström VD Timinnanjhtaja Sirpa Hartjki Samp Kangastal Ann Kristin Nilssn Ordförande Prtklljusterare Prtklljusterare Puheenjhtaja Pöytäkirjan tarkastaja Pöytäkirjan tarkastaja