Sida 1 (9) Christel Olsson/LOS Dnr:LNU 2011/316 Växjö Projektplan 2011 gällande Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar 1 Bakgrund I Ka

Transkript

1

2

3

4

5

6

7 Sida 1 (9) Christel Olsson/LOS Dnr:LNU 2011/316 Växjö Projektplan 2011 gällande Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar 1 Bakgrund I Kalmar har sedan maj 2009 pågått ett lokaliseringsprojekt tillsammans med Kalmar kommun med målsättningen är att ha en väl samlad lokalisering 2020 i Kalmar enligt beslut i högskolestyrelse och kommunfullmäktige. Linnéuniversitet i Kalmar finns idag på flera ställen, Ölandshamnen, Malmen och Kalmar Nyckel. 2 Vision för den fysiska miljön vid Linnéuniversitetet Under 2010 har ett visionsarbete skett gällande den fysiska miljön för Linnéuniversitetet och vision, strategi och mål har utarbetats. Den fysiska miljön består dels av själva universitetsområdet, dels av den omgivande miljön, närområdet, staden, kommunen och regionen. Hållbarhetsperspektivet skall genomsyra den fysiska miljön såväl ekologiskt, socialt som ekonomiskt. Omgivningen och universitetsområdet är genom infrastrukturen länkade till varandra och ger förutsättningarna för ett samspel mellan universitetet och det omgivande samhället. Dessa länkar består av buss- och tågförbindelser, bilvägar, gång- och cykelstråk, men också av virtuella länkar, som internet och videokonferenser. För Kalmar gäller att Ett stadsintegrerat universitet ska skapas i Kalmar. Visionen är ett samlat universitet med egen identitet, men ändå integrerat i stadsväven, som en del av stadsmiljön. Universitetets placering och lokalisering i staden har stor betydelse. Det är viktigt att det sker ett utbyte och ett samarbete mellan staden och universitetet, även om relationen mellan universitetet och omgivningen kan gestalta sig på olika sätt. Linnéuniversitetet i Kalmar är ett stadsuniversitet, och denna karaktär ska ytterligare förstärkas 3 Strategi och mål för den fysiska miljön i Kalmar Kalmar kommun och Linnéuniversitetet vill tillsammans skapa ett stadsintegrerat universitet som: Ligger väl samlat med andra funktioner som skapar liv dygnet runt hela året

8 Sida 2 (9) Skapar mötesplatser för allmänheten inom universitetet och för universitetets studenter och personal bland allmänheten Har en tydlig identitet Gör Linnéuniversitet i Kalmar och Kalmar stad attraktivare vid marknadsföring för att locka studenter, lärare och forskare internationellt som nationellt, företag/investerare, potentiella inflyttare, lokalbefolkningen och turister Strategi och mål generellt som är viktiga att lyfta fram i denna projektplan: Helhetsorientering hållbarhet, service, bostäder, lätt att hitta, bra kommunikationer, tydliga stråk och noder Linnéuniversitetet ska: Utveckla ett hållbarhetsprogram för den fysiska miljön Utreda om portalbyggnad/entréfunktion skall utformas som pendang Växjö/Kalmar för att förstärka intrycket av ett universitet men på två orter Utreda behovet av bostäder och övernattningsmöjligheter för gästforskare och gästlärare Vara lyhörd för studenternas synpunkter och behov i utvecklingen av den studiesociala miljön Samhällsorientering samverkan med omgivande samhälle, allmänheten och andra verksamheter Linnéuniversitetet ska: Stimulera till spontana möten genom att utforma lokalerna så att de kan inspirera till en växelverkan mellan forskning, tillämpning och behov Utforma miljöer så att allmänheten välkomnas till det öppna universitetet Uppmuntra och stimulera att lämpliga lokaler/salar även kan hyras ut till extern verksamhet Interdisciplinär främja tvärvetenskapliga möten Linnéuniversitetet ska: Stimulera till oväntade möten genom att utforma lokalerna så att de kan inspirera till utbyte mellan olika ämnen Uppmuntra att olika verksamheter inom universitetet kan träffas i personalrum och fikarum Om möjligt utforma lokalerna så att studenterna även kan skapa identitet i sitt eget ämne Uppmuntra distanskommunikation genom ändamålsenliga lokaler och enkelhet i bokningsförfarandet Projektorientering - flexibla och generellt användbara lokaler Linnéuniversitetet ska: Erbjuda lokaler för studiero, grupparbete och projektarbete Erbjuda flexibla lokaler som gynnar distansutbildning och videomöte Vara i framkant vid utformning av lärmiljöer för att kunna stödja ny pedagogik och teknisk utveckling

9 Sida 3 (9) Diversitet - mångfald, mötesplatser (cafeteria, allmänna utrymmen, kultur) Linnéuniversitetet ska: Främja studenternas sociala utveckling och hälsa Utforma en attraktiv utemiljö Anordna naturliga mötesplatser för informella möten Uppmuntra blandade funktioner i lokalerna Strategi och mål för den stadsintegrerade miljön i Kalmar som är viktiga att lyfta fram i denna projektplan: Helhetsorientering hållbarhet, service, bostäder, lätt att hitta, bra kommunikationer, tydliga stråk och noder Linnéuniversitetet ska: Skapa en tydlig bild av universitetets identitet Skapa en tydlig huvudbyggnad Skapa institutionsbyggnader med tydlig identitet Samhällsorientering samverkan med omgivande samhället, allmänheten, andra verksamheter Linnéuniversitetet ska: Integrera staden genom att utforma entréplatser som en samlingsplats där universitetet och allmänheten möts Utreda möjligheter till samlokalisering av lokaler för kultur Utreda möjligheten till samlokalisering av stadsbibliotek/universitetsbibliotek Utreda möjligheten till mer kommersiell verksamhet i delar av byggnader Interdisciplinär främja tvärvetenskapliga möten Linnéuniversitetet ska: Strategiskt samlokalisera olika miljöer vid omlokalisering Utforma lokaler och samband som främjar möten Projektorientering - flexibla och generellt användbara lokaler Linnéuniversitetet ska: Utöka lokaliteter för studiearbetsplatser Utreda krav, behov och utformning av flexibla och generellt användbara lokaler Diversitet - mångfald, mötesplatser (cafeteria, bibliotek, allmänna utrymmen, kultur) Linnéuniversitetet ska: Utreda om delar av universitetet kan nyttjas under sommaren för den växande besöksnäringen i staden Utreda möjligheten att samutnyttja lokaler för evenemang och konferenser

10 Sida 4 (9) 4 Avsiktsförklaring gällande utredning kulturcentrum En gemensam avsiktsförklaring mellan Kalmar kommun, Linnéuniversitetet, Byteatern, Kalmarsunds Gymnasieförbund och Regionförbundet i Kalmar län har undertecknats. Avsikten är att utreda vilka verksamheter som skulle kunna samlokaliseras i ett kulturcentrum, möjlig tid och plats, samt vad det skulle innebära ekonomiskt för respektive part. 5 Utveckling av affärsmodell Kalmar kommun och Linnéuniversitetet skall gemensamt undersöka möjligheten att utarbeta principer för en affärsmodell gällande lokalförsörjningen i Kalmar. Modellen ska ta hänsyn till parternas skyldighet att följa LOU och innehålla överenskommelser för både hyresgäst och hyresvärd. 6 Övergripande preliminär tidplan för lokaliseringsprojektet Övergripande målsättning är att Linnéuniversitetet i Kalmar skall ha en väl samlad lokalisering En gemensam delmålsättning med Kalmar kommun är att första deletapper kan vara färdigställda Åtagande och projekt Kalmar kommun Kalmar kommuns åtagande gällande lokaliseringsprojektet är bl a följande - att det fortsatta plan- och utredningsarbetet gällande Linnéuniversitetets placering i Kalmar omfattar Ölandshamnen och Fredriksskans - att universitetets byggnation på Fredriksskans ska förenas med friidrott, skolidrott, spontanidrott och bostäder - att Kalmar kommun utför plan- och utredningsarbetet för Ölandshamnen och Fredriksskans så att Linnéuniversitetet kan påbörja etappvis inflyttning år att principer för en affärsmodell utarbetas gällande Linnéuniversitetets lokalförsörjningen i Kalmar. Modellen ska ta hänsyn till parternas skyldighet att följa LOU och innehålla överenskommelser för både hyresgäst och hyresvärd - att Kalmar kommun tillsammans med Kifab påbörjar arbetet med att planera för hur de lokaler som kommer att friställas av universitetet kan konverteras till andra ändamål - att det fortsatta utredningarbetet synkroniseras med processen kring kulturcentrum och den gemensamma avsiktsförklaringen som finns framtagen i ärendet Dessa åtagande måste synkroniseras med Linnéuniversitetets projektplan och avstämning ske i gemensamt med respektive parts styrgrupp. Projektledarna från Kalmar kommun och Linnéuniversitetet bör också samarbeta och innebär huvudansvar för projektstruktur, projektredovisningsmallar samt synkronisering av tidplaner och redovisningar för alla delprojekt både inom kommunen och inom universitetet. 8 Mål 2011

11 Sida 5 (9) Målet med projektet 2011 är att dels fortsatt utreda olika förutsättningar och dels upprätta övergripande verksamhetsbeskrivning och lokalprogram för respektive aktuellt område och dels mer konkret för den första etappen. 9 Aktiviteter 2011 Aktiviteterna i projektet är: Aktivitet, Utredning kultur (projektgrupp tillsammans med andra aktörer) - Utreda möjligheter till samlokalisering av lokaler för kultur Aktivitet 2, Utredning bibliotek och studieplatser (projektgrupp tillsammans med andra aktörer) - Utreda möjligheten till samlokalisering av stadsbibliotek/universitetsbibliotek Aktivitet 3, Utredning extern verksamhet (projektgrupp tillsammans med andra aktörer) - Utreda möjligheten till mer kommersiell verksamhet i delar av byggnader - Utreda om delar av universitetet kan nyttjas under sommaren för den växande besöksnäringen i staden - Utreda möjligheten att samutnyttja lokaler för evenemang och konferenser Aktivitet 4, Utredning lokalutformning (intern projektgrupp Lnu) - Utreda krav, behov och utformning av flexibla och generellt användbara lokaler Aktivitet 5, Utredning DE (intern projektgrupp Lnu) - Utreda om lokalisering Institutionen för design Aktivitet 6, Utredning affärsmodell (projektgrupp tillsammans med andra aktörer) - Utarbeta principer för en affärsmodell gällande Linnéuniversitetets lokalförsörjningen i Kalmar. Aktivitet 7, Upprättning av hållbarhetsprogram (intern projektgrupp Lnu) - Upprätta hållbarhetsprogram för den fysiska miljön. Aktivitet 8, Beskrivning och lokalbehov ( projektgrupp dels intern Lnu och dels med andra berörda aktörer) 10 Organisation och uppdrag Beställare av projektet är rektor. Styrgrupp Lnu Bo Bergbäck, ordförande (prorektor) Helena Meldré, projektledare Malin Blom, t f kommunikationschef Christel Olsson, avdelningschef lokal- och serviceavdelningen Lotta Eriksson, ordförande Linnestudenterna

12 Sida 6 (9) Delprojektgrupper För varje delprojekt (aktivitet) tillsätts en delprojektledare som sedan har i uppdrag att bemanna grupperna. Målsättning är att i flertalet grupper även ha studentmedverkan. Projektgrupp och uppdrag aktivitet 1, Utredning kultur Från Lnu Niklas Ammert, delprojektledare (prefekt Institutionen för kulturvetenskaper) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 1 ingår att: Tillsammans med projektgrupp med andra aktörer inom området - inventera verksamheter där samlokalisering kan vara lämplig - inventera vilka lokaler som finns idag för aktuella verksamheter hos respektive aktör - inventera vilka lokaltyper som kan vara lämpliga för samlokalisering - ange preliminär storlek, användningssätt samt ungefärlig andel för respektive aktör för respektive lokaltyp Projektgrupp och uppdrag aktivitet 2, Utredning bibliotek och studieplatser Från Lnu Catta Torhell, delprojektledare (överbibliotekarie) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 2 ingår att: Tillsammans med projektgrupp med andra aktörer inom området - inventera verksamheter där samlokalisering kan vara lämplig - inventera vilka lokaler som finns idag för aktuella verksamheter hos respektive aktör - inventera vilka lokaltyper som kan vara lämpliga för samlokalisering, - ange preliminär storlek, användningssätt samt ungefärlig andel för respektive aktör för respektive lokaltyp Projektgrupp och uppdrag aktivitet 3, Utredning extern verksamhet Från Lnu Ulla Krakau, delprojektledare Lnu (Samverkansavdelningen) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 3 ingår att: Tillsammans med projektgrupp med andra aktörer inom området - inventera verksamheter där samlokalisering kan vara lämplig - inventera vilka lokaler som finns idag för aktuella verksamheter hos respektive aktör - inventera vilka lokaltyper som kan vara lämpliga för samlokalisering, - ange preliminär storlek, användningssätt samt ungefärlig andel för respektive aktör för respektive lokaltyp Projektgrupp aktivitet 4, Utredning lokalutformning Från Lnu

13 Sida 7 (9) Eva Kellander, delprojektledare (projektledare Lokal- och serviceavdelningen) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 4 ingår att: - inventera bra exempel, både inom Lnu och externt, på flexibla och generellt användbara lokaler - göra upp kravspecifikation för olika lokaltyper - göra upp förteckning och beskrivning på olika lokaltyper Projektgrupp aktivitet 5, Utredning DE Från Lnu Henriette Koblanck, delprojektledare (Dekan Fakultetsnämnden för ekonomi och design) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 5 ingår att: - utreda och föreslå placering av designutbildningen - utreda lokalbehov Projektgrupp aktivitet 6, Utredning affärsmodell Från Lnu Christel Olsson, delprojektledare (avdelningschef Lokal- och serviceavdelningen) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 6 ingår att: - tillsammans med projektgrupp med andra aktörer inom området gemensamt undersöka möjligheten att utarbeta principer för en affärsmodell gällande lokalförsörjningen i Kalmar. Modellen ska ta hänsyn till parternas skyldighet att följa LOU och innehålla överenskommelser för både hyresgäst och hyresvärd. Projektgrupp aktivitet 7, Upprättning av hållbarhetsprogram Från Lnu Thomas Reinhag, delprojektledare (sektionschef Lokal- och serviceavdelningen) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 7 ingår att: - inventera material/program som utarbetats tidigare inom Lnu samt Vxu/HiK - inventera goda exempel från andra lärosäte - göra omvärldsanalys (vilka krav kommer i framtiden) - utarbeta ett hållbarhetsprogram generellt för Lnu - utarbeta hållbarhetsprogram specifikt för aktuella delområde för placering om behov finns Projektgrupp aktivitet 8, Beskrivning och lokalbehov Från Lnu Eva Kellander, delprojektledare (projektledare Lokal- och serviceavdelningen) I uppdraget för projektgrupp aktivitet 8 ingår i första steget att: - Inventera befintliga lokaler för respektive verksamhet - Stämma av översiktligt lokalbehov, önskemål om samlokalisering, lämpliga etappindelningar mm med verksamheten inom Linnéuniversitetet i - Stämma av första uppdraget mot befintliga avtalstider

14 Sida 8 (9) I nästa steg ingår att: - Upprätta översiktlig verksamhetsbeskrivning för respektive aktuellt delområde tillsammans med berörda verksameter samt med utredningar i tidigare aktiviteter som underlag där det är relevant - Upprätta verksamhetsbeskrivning och lokalprogram för första etapp på Område Ölandshamnen tillsammans med berörda verksameter samt med utredningar i tidigare aktiviteteter som underlag där det är relevant - Upprätta verksamhetsbeskrivning och lokalprogram för första etapp på Område Fredriksskans tillsammans med berörda verksameter samt med utredningar i tidigare aktiviteteter som underlag där det är relevant - Upprätta verksamhetsbeskrivning och lokalprogram för första etapp på Område Tullslätt tillsammans med berörda verksameter samt med utredningar i tidigare aktiviteteter som underlag där det är relevant - Upprätta översiktlig verksamhetsbeskrivning och lokalprogram för senare etapper inom respektive delområde Referensgrupp Från Lnu Representanter från personalorganisationer samt huvudskyddsombud. Roller och ansvar: Projektledare (i samråd med Kalmar kommuns projektledare): - Planera, leda och fördela arbetet till respektive delprojektledare utifrån styrgruppens beslut - Förankra övergripande beslut och åtgärder - Administrera och dokumentera på en övergripande nivå - I samråd med delprojektledare i aktivitet 8 och styrgrupp kontinuerligt följa utvecklingen av lokalbehov - Svara för spridning av resultatet i samråd med styrgrupp Delprojektledare tillsammans med respektive projektgrupp (i samråd med Kalmar kommuns delprojektledare i tillämpliga aktiviteter): - Planera, leda och fördela arbetet utifrån uppdraget och tidplan - Förankra beslut och åtgärder i styrgruppen - Administrera och dokumentera enligt projektstruktur - Svara för spridning av resultatet enligt styrgruppens direktiv Styrgrupp (i samråd med Kalmar kommuns styrgrupp): - Utgöra ett stöd för delprojektgruppernas arbete - Godkänna uppdrag och tidplaner - Godkänna eller förkasta föreslagna planer - Ansvara för planerat lokalbehov - Ansvara för budget/kostnad Referensgrupp - Vara delaktiga och kunna ge synpunkter

15 Sida 9 (9) 11 Tidplan 2011 Aktivitet 1, 2. 3, 4, 5, 6 och första steget aktivitet 8 skall slutredovisas senast Aktivitet 7 skall slutredovisas senast Andra steget aktivitet 8 skall slutredovisas senast Kommunikationsplan 2011 Se bilaga 1.

16 BILAGA TILL PROJEKTPLAN Malin Blom/KOM Kommunikationsplan Projekt Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar 1. Bakgrund Under våren 2011 startar projektet Det stadsintegrerade universitetet i Kalmar, vilket har som syfte att utreda förutsättningarna för lokalisering av universitetet dels på Fredriksskans, dels i Ölandshamnen. Projektet har en styrgrupp samt åtta olika delprojektgrupper. Dessutom tillsätts en referensgrupp med representanter från personalorganisationerna samt huvudskyddsombud. Denna grupp utgör en viktig kommunikationskanal för styrgruppen. God kommunikation är en grundläggande förutsättning för att projektet ska lyckas och upplevas som positivt. Motsatsen bristande kommunikation skulle kunna innebära att personer eller grupper som känner sig utanför blir misstänksamma och negativa, vilket skulle kunna riskera att projektets mål nås. Det är därför viktigt att det blir en öppen och transparent process. Projektet kommer att drivas tillsammans med Kalmar kommun, vilket gör det angeläget att även integrera och samordna de båda parternas kommunikationsprocesser. Primära målgrupper i Linnéuniversitetets kommunikationsplan är universitetets personal och studenter samt medier och allmänhet. Kommunikationen kommer dels att vara envägs, det vill säga information om exempelvis beslut och planer, dels tvåvägs, vilket innefattar kommunikation och möjlighet till delaktighet av och påverkan för dem som kommer att beröras direkt eller indirekt av lokaliseringen. 2. Mål och syfte Målen med kommunikationen är att sprida kunskap, skapa en positiv attityd till projektet samt motivera studenter och personal till engagemang och delaktighet. Det är viktigt att såväl universitetets personal och studenter som medier och allmänhet kan följa projektet. Information behöver delges kontinuerligt under projektets gång. Dokument som är offentliga, exempelvis beslut, ska finnas lätt tillgängliga. Det är också viktigt med delaktighet, det vill säga att anställda och studenter får tillfälle att göra sina röster hörda och på sätt kan medverka i och påverka projektet. Med öppenhet, tydlighet och delaktighet ökar projektets förutsättningar att lyckas. 1 (5)

17 Projektets mål ska vara tydligt för alla att skapa ett stadsintegrerat universitet i Kalmar till nytta och gagn för såväl universitetet som Kalmar kommun och dess invånare. Med en god intern kommunikation ökar möjligheterna att personal och studenter är medaktörer i processen och med en god extern kommunikation ökar även möjligheterna att omvärlden deltar i en positiv anda. Kommunikation är inget självändamål utan ett medel att nå resultat i arbetet. 3. Definition av målgrupp/målgrupper Alla anställda och studenter vid Linnéuniversitetet Alla anställda och studenter är i någon mån berörda av lokaliseringen i Kalmar i större eller mindre omfattning. Berörda anställda och studenter Viss personal och vissa studenter påverkas mer än andra av en förändrad lokalisering. De blir personligen blir berörda av en eventuell flytt och av nya undervisningslokaler. Media Medierna, framför allt de som är orienterade mot Kalmar, kommer att bevaka och rapportera om projektet. Allmänheten (primärt invånare i Kalmar kommun) Universitetet och dess lokalisering påverkar stadsbilden och livet i staden Kalmar. Detta gör att allmänheten är en viktig målgrupp. 4. Budskap Det är viktigt att den information och de budskap som ska presenteras är anpassade efter de olika målgrupperna liksom att det både finns lättöverskådlig information för dem som vill ha kunskap om projektet i stort och mer specifik information för dem som vill veta mer och följa projektets utveckling på ett närmare och djupare plan. Information ska delges snabbt samt vara tydlig, korrekt och saklig. 5. Kommunikationskanaler En viktig kommunikationskanal är webben, där all relevant information och dokumentation ska finnas tillgänglig. Webben räcker dock inte då den kräver en mycket aktiv målgrupp som ständigt söker information. Webben måste kompletteras med: Information i nyhetsbrev till anställda och studenter Pressmeddelanden/Presskonferenser Personliga möten/hearings/workshopar med personal och studenter som är berörda av ändrad lokalisering. En mix av kanaler ger ofta ett bra resultat. Människor är olika och vill dessutom ha variation. Ett budskap behöver upprepas och koordineras, både i olika kanaler och över tiden, 2 (5)

18 för att få effekt. Även en aktivitet, exempelvis om en workshop eller utbildning för någon/några målgrupper kan räknas som en del i kommunikationsplanen. 6. Ansvarsfördelning Vem ger information/ansvarar för kommunikationen i projektet? Projektets styrgrupp ansvarar för information och kommunikation för projektet som helhet medan respektive delprojektledare för har ansvaret för sitt specifika delprojekt. Det är viktigt att Linnéuniversitetet utser kontaktperson/ er som kan uttala sig och ge svar på frågor från medierna. 7. Tidsaspekt Arbetet med utredningen kommer att genomföras med start våren 2011 och med slutredovisning i december Under tiden är det viktigt att information delges snabbt och kontinuerligt under projekttiden. Vi de tillfällen viktig information ska delges ska principen att anställda och studenter informeras före medier och allmänhet gälla. Det innebär att intern kommunikation tidsmässigt ska föregå extern kommunikation. 8. Resurser Kommunikationsavdelningen kommer inom sin budgetram att kunna erbjuda stöd till projektet vad gäller webb samt pressinformation (pressmeddelanden och presskonferenser). En informatör från kommunikationsavdelningen ska utses att samverka med kommunens informatör i projektet. 9. Utvärdering av kommunikationsinsatser Hur ska kommunikationsinsatserna utvärderas. Två förslag: Enkät till studenter och anställda i december (efter slutrapportering) Studie kring mediernas rapportering (ev. examensarbete i medie och kommunikationsvetenskap). 10. Linnéuniversitetets kommunikationsplattform Linnéuniversitetets ledord; nyfikenhet, nytänkande, nytta och närhet är bra utgångspunkter i kommunikationen. Den grafiska profilen ska följas i all kommunikation. Att följa övergripande riktlinjer medför bland annat att vi av andra uppfattas som en enhet och upplevs som en tydlig och trovärdig avsändare. Tillsammans bidrar detta till att stärka vårt förtroende gentemot omvärlden. 11. Komplettering Kommunikationsplanen behöver ytterligare kompletteras med tids och aktivitetsplan. 3 (5)

19 KOMMUNIKATIONSSKISS Aktivitet Mål Målgrupp Ansvarig Internwebb Externwebb Fysiska möten/emöten/workshopar All relevant information ska finnas tillgänlig för den interna målgruppen (alla anställda). Det kan handla om projektets organisation, olika projektgrupper, beslutade dokument, etc. Här ser man också vilka som är ansvariga och vilka kontaktpersoner som finns. De olika delprojekten presenteras också här. Presentation av relevant information för en extern målgrupp. Här ska man lätt och snabbt kunna sätta sig in i projektet och få aktuella nyheter. För de som vill veta mer kommer det att finnas möjlighet till fördjupning på webben. Det är viktigt att de som är berörda anställda och studenter får information av större vikt innan medier och allmänhet delges. Vid sådana tillfällen är det lämpligt att kalla till möte i Kalmar, i lokaler där det även finns möjlighet att delta på distans. Alla anställda Allmänhet och media Berörda anställda och studenter KOM ansvarar för strukturen och helheten på webbsidorna. Styrgruppen samt de olika projektgrupperna ansvarar för att information förmedlas vidare till dem som ska publicera den på webbsidorna. KOM ansvarar för webbplatsen. Styrgruppen och delprojektledarna Pressmeddelanden Presskonferenser Fysiska möten är också lämpliga då det gäller kommunikation/delaktighet i projektet i de delar där det är relevant. När det finns relevanta nyheter i projektet ska media få information i form av pressmeddelanden. Media KOM Vid behov kallas till presskonferens. 4 (5)

20 Aktivitet Mål Målgrupp Ansvarig Nyhetsbrev Café Linné Nyhetsbrev studenter Studentwebb När information behöver spridas till många anställda är Nyhetbrevet en befintlig och bra kanal. Det skickas ut ungefär en gång i veckan och kan även utnyttjas för viktig information som behöver spridas snabbt. Café Linné är fysiska möten och hålls både i Kalmar och Växjö några gånger per termin. Dessa är ett bra komplement till webb och Nyhetsbrev. Mötena leds oftast av rektor. Café Linné är lämpligt då man vill informera muntlig och det öppnar också möjlighet för frågor och dialog. När information behöver spridas till alla studenter är Nyhetbrevet en befintlig och adekvat kanal. Presentation av relevant information för studenterna. Här ska man lätt och snabbt kunna sätta sig in i projektet och få aktuella nyheter. För de som vill veta mer kommer det att finnas möjlighet till fördjupning på webben. Alla anställda Alla anställda Alla studenter Alla studenter KOM KOM KOM KOM 5 (5)