Utvärdering av Interregprojektet Välfärdsteknologiska testlabbar (VälTel) Delrapport 1: Förberedelsefasen

Transkript

1 Utvärdering av Interregprojektet Välfärdsteknologiska testlabbar (VälTel) Delrapport 1: Förberedelsefasen

2 Utvärdering av Interreg-projektet VälTel delrapport 1 Till Region Jämtland Härjedalen Kontaktperson Stefanie Lange Scherbenske Malin Hellström E-post stefanie.scherbenske@oxfordresearch.se malin.hellstrom@oxfordresearch.se Telefonnummer Stefanie: Malin: Om Oxford Research Knowledge for a better society Oxford Research är specialister på analyser, utvärderingar och strategier med fokus på välfärds-, näringslivs- och regional utveckling. Oxford Research genomför skräddarsydda analyser, resultat-, process-, och effektutvärderingar för departement, myndigheter, stiftelser samt privata och civila organisationer. Vi ger också råd om strategiutveckling, faciliterar utvecklingsprocesser och förmedlar våra resultat genom föreläsningar och seminarier. Vi kombinerar akademisk forskning, strategisk förståelse och god kommunikation på det sättet skapar vi ett användarorienterat resultat som kan göra skillnad. Oxford Research grundades 1995 och har verksamhet i Danmark, Norge, Sverige och Finland. Oxford Research är en del av Oxford Group. Oxford Research AB Norrlandsgatan , Stockholm Sverige (+46) office@oxfordresearch.se

3 Innehåll 1. Inledning: Oxford Researchs utvärdering Förberedelsefas 5 2. Förståelse av projektet VälTel Kontext: Regionspecifika utmaningar och önskemål Projektidé och målsättningar Projektstruktur Projektorganisation Projektaktiviteter Testlabbar och testbäddar Extern kommunikation och spridning Sammanställning av resultat Projektlogik Hållbarhetsaspekter Vältels framtid Nästa steg och tidsplan Enkät till samtliga deltagare i VälTel Uppföljande intervjuer Tre fallstudier av avslutade testbäddar 14 Bilagor 16 Bilaga 1: Reviderad tidsplan 16 Bilaga 2: Respondenter för utforskande intervjuer. 17 Bilaga 3: VälTels rojektlogik relaterat till projektmål 18 Bilaga 4: Medfinansiärer 23 Bilaga 5: Utvärderingens frågeställningar 25

4 LISTA ÖVER FIGURER Figur 1: Utvärderingens tre faser 4 Figur 2: VälTels projektstruktur 7 Figur 3: Organisationsplan för VälTel 8 LISTA ÖVER TABELLER Tabell 1: Testlabbar och exempel på testbäddar 9 Tabell 2: Kommunikationsaktiviteter 10 LISTA ÖVER BOXAR Box 1: Att göra-lista på kort sikt 13 Box 2: Rapportering av fallstudier 15

5 1. Inledning: Oxford Researchs utvärdering Oxford Research har fått i uppdrag av Region Jämtland-Härjedalen att utvärdera Interregprojektet VälTel (Välfärdsteknologiska testlabbar). Projektet VälTel startades den 1 augusti 2016 och pågår till och med den sista december Region Jämtland-Härjedalen är projektägare och driver projektet tillsammans med det norska hälsoföretaget Helse Nord-Trøndelag HF (som i sin tur anlitar kompetens- och projektledarstöd av forskningsinstitutet Trøndelag Forskning og Utvikling, TFoU). Projektet har som mål att skapa en interregional plattform för företag, kommuner, regioner och landsting i Mittnorden för att testa och utveckla innovativa lösningar till problem inom vård och omsorg. Oxford Researchs utvärdering av VälTel löper mellan september 2018 och december 2019 och anammar två perspektiv. Den är dels bakåtblickande, sett till VälTels aktiviteter och genomförande, dels framåtblickande om projektets förbättringsområden och potential för fortsatt verksamhet efter projektslut. Utvärderingsuppdraget löper mellan september 2018 till och med december 2019 och använder sig huvudsakligen av kvalitativa metoder för datainsamling, såsom skrivbordstudier, intervjuer, workshops och fallstudier. Utvärderingen kommer att undersöka både specifika resultat relaterade till projektets och programmets målsättningar, samt undersöka eventuella mervärden. Utvärderingen är indelad i tre faser: 1) förberedelsefas, 2) analysfas och 3) utvärderingsfas (se nedan Detaljerad tids- och arbetsplan för utvärderingen finns bilagd i bilaga 1. ). Resultat avrapporteras efter varje fas och sammanfattas sedan gemensamt i en slutrapport. Den här rapporten utgör den första delrapporten och beskriver förberedelsefasen. Rapporten är deskriptiv och presenterar vår förståelse av projektet, dess struktur, logik och målsättningar. Detaljerad tids- och arbetsplan för utvärderingen finns bilagd i bilaga 1. 4

6 Figur 1: Utvärderingens tre faser 1.1 FÖRBEREDELSEFAS Förberedelsefasen inleddes med skrivbordsstudier i september Den 2 oktober 2018 genomfördes ett uppstartsmöte för utvärderingen i Östersund tillsammans med projektägarna och huvudprojektledaren. Under förberedelserna inför mötet genomförde vi en skrivbordsundersökning och skapade oss en bild av bakgrunden för projektet, dess genomförande, aktiviteter och mål. På plats i Östersund den 2 oktober genomfördes även åtta utforskande intervjuer med projekt- och delprojektledare (se full lista i bilaga 2). Dessa intervjuer gav oss underlag för att vidareutveckla förståelsen för projektet och dess bakgrund, resultat och mål. Intervjuerna har vi använt som underlag för projektförståelsen som vi redogör för i den här rapporten. Oxford Research deltog vid ett styr- och referensgruppsmötet i Åre den 16 till 17 januari I anslutning till mötet anordnade vi tre workshops: en om projektets logik, en om hållbarhetsaspekter och en om VälTels framtid. Vi redogör för resultat och reflektioner från dessa workshops i kapitel Förståelse av projektet VälTel Nedan presenteras information kring projektet som vi har samlat in från skrivbordstudien av befintligt material, uppstartsmötet och intervjuerna. 5

7 2.1 KONTEXT: REGIONSPECIFIKA UTMANINGAR OCH ÖNSKEMÅL Behov av distansoberoende lösningar till vård och omsorg Idén till VälTel är framför allt sprungen ur ett alltmer påtagligt behov av att hitta effektiva och distansoberoende lösningar på problem relaterade till hälso- och sjukvård samt vård och omsorg i Mittnorden. En åldrande befolkning, brist på sjukvårdspersonal och stora geografiska avstånd innebär utmaningar för berörda kommuner och landsting. Dessa utmaningar behöver innovativa och nya lösningar, lösningar som man hoppas på att det lokala näringslivet kan hjälpa till med att utveckla. I och med de kontextuella utmaningarna såsom långa avstånd och personalbrist vill man lägga fokus på välfärdsteknologi, i och med dess potential att just bidra till distansoberoende vård. Dessutom önskar projektet anta ett behovsstyrt tillvägagångssätt, både för att stötta kommuner och landsting, men också för att stötta lokala företag genom att hjälpa dem med att lansera produkter som dels har testats i en verklig miljö, dels är efterfrågad. Genom att engagera det lokala näringslivet stöttas då även det lokala näringslivet och tillväxten genom att bibehålla och skapa arbetstillfällen. Tanken med VälTel är därför att projektet ska kunna matcha behov med lösningar och företag med verksamheter (eller vice versa). Samarbete med Norge och ansökningsprocessen VälTel-idén togs fram av Region Jämtland-Härjedalen tillsammans med Helse Nord-Trøndelag HF (som finns representerade vid Mittuniversitetet i Östersund). Det ansåg finnas ett mervärde i att samarbeta över landsgränserna då hela Mittnorden står inför liknande utmaningar. Dessutom ansågs ett interregionalt samarbete bidra till erfarenhetsutbyte och inspiration, samt att företag då skulle få tillgång till en bredare, internationell marknad. 2.2 PROJEKTIDÉ OCH MÅLSÄTTNINGAR VälTel projektet beviljades finansiering av Interreg Sverige-Norge programmet under insatsområdet Innovativa miljöer. VälTel har en budget sammansatt av EU-medel samt medfinansiering från projektparterna av totalt EUR 1. VälTel har idag 36 medfinansiärer (se bilaga 4) och samspelar med aktörer såsom en norsk innovationsklinik i Helse Nord-Trøndelag HF och ett e- hälsocentrum i Östersund. Målgruppen för projektet är, förutom företag, kommuner och landsting/regioner, invånare i behov av och personal som jobbar inom vård och omsorg i dessa områden. VälTel Mixed Zone för erfarenhetsutbyte och nätverkande VälTel projektet syftar på att skapa en innovationsplattform, en så kallad Mixed Zone, där företag (framför allt små och mellanstora, lokala företag) och verksamheter (framför allt kommuner och landstingsaktörer inom vård och omsorg) kan mötas, utbyta erfarenheter och kompetenser och testa innovativa idéer. I VälTels projektbeskrivning finns nio projektmål definierade. Mål 1-7 relaterar till projektet i stort, och mål 8-10 relaterar till respektive testlabb (se bilaga 3). Det långsiktiga målet och huvudsakliga syftet med VälTel är att hitta lösningar på påtagliga utmaningar och problem relaterade till vård och 1 Av detta är EUR EU- och IR-medel (Interreg Sverige-Norge-programmet, insatsområde: innovativa miljöer), och Sverige får EUR i EU-medel. Den totala budgeten på svensk sida är EUR. Norge får EUR i IR-medel och den totala budgeten på norsk sida är EUR. 6

8 omsorg i Mittnorden för erbjuda trygga och säkra hem, vilket ger frihet och välmående till områdets invånare. VälTel har, i relation till sina mål, identifierad en rad aktiviteter som ska genomföras med olika delmål. Vi har sammanställt dessa i en projektlogikstabell för att tydliggöra vilka problem respektive mål adresserar, samt planerade mål och effekter (se bilaga 3). Detta kommer att ligga till grund för vår utvärdering när vi undersöker vad projektet gjort och vad det lett till. 2.3 PROJEKTSTRUKTUR Innovationsplattformen Mixed Zone bygger i sin tur på tre olika innovationsplattformar/delprojekt, så kallade TestLabs (vi kommer härefter referera till dessa som testlabbar) som utgår från tre områden i särskilt behov innovativa, teknologiska lösningar: 1. Decentraliserade hälsorum och mobila hälsolösningar 2. Säkerhet och trygghet i hemmet/uppkopplade hem 3. Akut vård/virtuellt akutrum. Testlabbarna drivs av varsin delprojektledare. Företag eller verksamheter får sedan ansöka om att testa olika idéer i en verklig vård- och omsorgsmiljöinom någon av dessa tre testlabbar. Projektansökan innefattar en idébeskrivning som gås igenom av VälTels projektledning. Projektledningen matchar sedan idébeskrivningen med relevant verksamhet. Det kan antingen vara att ett företag har en idé de vill testa, eller exempelvis en kommun har ett behov av en lösning som presenteras för ett relevant företag. Om en idé godkänns utförs ett pilotprojekt i en utvald kommun/län, en så kallad testbädd. Figur 2: VälTels projektstruktur 2 2 Figur framtagen av Oxford Research baserad på projektbeskrivningen. 7

9 2.4 PROJEKTORGANISATION VälTel har tre huvudsakliga organ som ansvarar för projektledning-, styrning och -implementering: 1. Projektgrupp: träffas en gång i veckan på den svenska sidan. Med i gruppen sitter samtliga delprojektledare (ansvariga för varsin testlabb), projektledaren och en företagsansvarig 3. Varannan vecka deltar även norska projektledarna via videolänk. 4 Gruppen diskuterar inkomna idéer från företag som matchas mot kommunerna, och kommunernas behov matchas mot idéer. Gruppen ska även anordna olika möten, informationsaktiviteter, seminarier och konferenser. 2. Styrgrupp: träffas en gång varannan eller var tredje månad. I gruppen sitter norska och svenska representanter för: kommuner, projektägare, projektledare, företag, svenska och norska projektägare och projektledare, företagsrepresentanter och Mittuniversitetet. Gruppen diskuterar övergripande frågor och ser till att projektet håller sig till mål, resultat och genomförande utifrån ansökan och beslut. 3. Referensgrupp: träffas varannan månad och är en svensk gruppering. Med i gruppen sitter utsedda kontaktpersoner från respektive svensk medfinansiär. Den svenska projektledaren innehar ordförandeklubban. Frågor som diskuteras under mötena är till exempel finansieringsunderlag, erfarenhetsutbyte och implementering av nya arbetssätt. Utöver dessa organ finns det även ett projektstöd i form av en projektekonom, en kommunikatör och en grafiker som assisterar projektledningen. Den interna kommunikationen mellan projektledarna och projektägarna sköts, utöver muntlig kommunikation och möten, över SharePoint. Se nedan en figur över VälTels projektstruktur 3 Detta är en ny tjänst som tillkom först 2017 i projektet och fram till december Tidigare har det även funnits tre delprojektledare på norska sidan, men nu utgör norska teamet endast två personer. 8

10 Figur 3: Organisationsplan för VälTel PROJEKTAKTIVITETER Testlabbar och testbäddar VälTels huvudsakliga aktiviteter är att initiera, stötta och delfinansiera testbäddar. Som tidigare beskrivet är testbäddarna uppdelade på tre olika testlabbar (samma testlabbar för Sverige och Norge) som bygger på olika delområden inom välfärdsteknologi. Testlabbarna drivs av tre olika delprojektledare, tre för Norge och tre för Sverige 6. Dessa håller ordning på kontakter och dokumentation och agerar som en brygga mellan verksamheterna och företagen. Delprojektledarna läser och diskuterar inkomna idébeskrivningar (under projektgruppsmötena), tar kontakt, ordnar möten och agerar bollplank. De skickar även ut förfrågningar från företag till verksamhet (eller vice versa) och försöker matcha behov. De är inte involverade i själva implementeringen av testbädden, men är med och stöttar, samt i utvärderingen av testbädden. Tabell 1: Testlabbar och exempel på testbäddar 5 Figur framtagen av VälTel, se projektplan. 6 Som tidigare nämnt har Norge inte haft olika testlabbsledare under hela projekttiden. För närvarande har projektet två personer som ansvarar för samtliga projektaktiviteter på den norska sidan. 9

11 Testlabb Behov/utmaning Delprojektledare på svensk och norsk sida Täckning, Testlabb 1: Decentraliserade hälsorum och mobila hälsolösningar uppkoppling; regionens demografiska profil; åldrande befolkning; långa avstånd; regioninvånare kopplar inte upp sig, ser inte mervärdet av det Åsa Hoftsten & Håkan Sivertsen Exempel på testbäddar Angående hälsorum. Angående mobila lösningar: Folktandvården tar med sig laptops när de gör hembesök hos folk i länet. Viktiga mammor, drivs av Mymovo, ett lokalt företag. Träning för gravida kvinnor. Nydebuterade diabetes 2, drivs av Mymovo. möjliggör fördiabetessköterskor att koppla på en sjukgymnast (?). Kommunen Ragunda, hemmonitorering av kroniker. Testlabb 2: Säkerhet och trygghet i hemmet/uppkopplade hem Testlabb 3: Akut vård/virtuella akutrum Leveransstyrd verksamhet; personalförsörjning; e-infrastrukturproblem (dåliga datorer, dåliga nät, dåliga system) Tillgänglig och distansoberoendeakutvård Tommy Ceder & Håkan Sivertsen Marie Norlén, Mikael Lilja & Håkan Sivertsen En mobilapp där man kan presentera sitt äldreboende digitalt (Tommy vill lyfta över produkten till Norge); Skillaid (upplärning av vikarier inom omsorgsvården, företagslösning från Norge); Digital delaktighet (kontakt med anhöriga, nyligeuppstartad); Digitalt gym Klocka med GPS Virtuellt akutrum (Funäsdalen och Stugun): Har en utrustning (en vagn), kameror. Finns en sjuksköterska/undersköterska som undersöker. Sen skickas en push-notis till jourtelefonen, och om läkaren måste så åker den till akutrummet i Funäsdalen och kopplar upp sig. Läkaren kan styra allt på distans. Akutväska Uppkopplad ambulans Idébeskrivningar och projektbedömningar Varje projektidé måste lämna in en idésbeskrivning där olika moment beskrivs, såsom syftet, bakgrunden, strategier, resultat, kostnader och eventuellt gränsöverskridande mervärde. När en projektbeskrivning kommer in från ett företag ställs följande frågor: Har vi gjort det här förut?, Har vi en 10

12 mottagare?. Mottagare är kommuner eller regioner. Men det kan också vara en kommun som har en idé, till exempel att en kommun vill säkra läkemedelshanteringen. En sådan idé kan matchas mot ett företag som erbjuder digitala lås eller digital signering Extern kommunikation och spridning För att sprida information om VälTel genomförs även andra aktiviteter såsom konferenser, temaseminarier, informationsturnéer med besök och möten, informationsdelning via sociala medier och andra nätverkansinsatser. Som tidigare nämnt så finns ett projektstöd till projektgruppen med en kommunikatör och en grafiker. Dessa personer jobbar på deltid med VälTel och har bland annat tagit fram en informationsvideo 7 om projektet, samt administrerar VälTels hemsida 8 och Facebooksida 9. Utöver detta har en rad kommunikationsaktiviteter planerats och genomförts/planeras att genomföras av projektgruppen, se nedan Tabell 2. Tabell 2: Kommunikationsaktiviteter Aktivitet Förklaring Datum Informationsturné Projektledaren åkte runt i I början av projektet kommunerna och informerade om VälTel på plats. Nordiska hälsodagarna Konferens i Östersund September 2017 Temakonferenser Om upphandling etc 7 november 2017; 7 december 2017 Innovation after works/frukost- och lunchseminarium Nätverkande-möjlighet för företag att få möta VälTel Genomförs kontinuerligt Informationsturné (i samtliga deltagande kommuner) Huvudprojektledare och delprojektledare på den svenska sidan har besökt alla kommuner och deras ledningar för att informera om VälTel och föra dialog om samverkan inom projektet utifrån deras ansvar som medfinansiärer. December 2017; våren Kontakt med företag VälTel har en delprojektägare som är projektanställd på ungefär 20 procent för att arbeta med företagskontakter på den svenska sidan. Personen var anställd hösten 2017 till och med sista december Syftet med anställningen var att ha en person som kunde stötta upp vad gällde företagskontakter. Den här personen inledde sin anställning med att besöka alla medfinansiärer 10 samt relevanta nätverk med syftet att marknadsföra VälTel. 7 Länka till video: 8 Länka till hemsida: 9 Länka till Facebooksidan: 10 se bilaga 4 11

13 Det kortsiktiga målet för den här personen är att få in fler företag och göra det mer attraktivt att vara med i VälTel. Att göra det enklare för företag att samarbeta med offentlig sektor och vice versa. Företag upplever idag att det kan vara knepigt att samarbeta med offentlig sektor. VälTel öppnar upp och gör att företag snabbare kan få en dialog med offentlig sektor. 3. Sammanställning av resultat I kapitel 3 sammanställer vi de första deskriptiva resultat från de tre workshops som genomfördes i förberedelsefasen, nämligen beskriver och fastställer projektlogiken, beskriver projektets arbete med hållbarhetsaspekterna och VälTels framtid. 3.1 PROJEKTLOGIK Projektlogiken beskriver logiken i ett projekt, idén bakom det och önskade resultat och effekter genom projektets planerade aktiviteter. Att sätta upp en projektlogik är dels ett verktyg för att projektet självt, dels ett verktyg för utvärderingen av projektet. Oxford Research kommer att genomföra utvärderingen med projektlogikens problem, målgrupp, aktivitet, utfallsmål, resultatmål och effektmål som grund. Med hjälp av projektlogiken kan vi redan nu identifiera eventuella luckor i logiken för projektet. Projektlogiken kan också användas för att diskutera implementering och hur resultat kan förvaltas och leda till långsiktiga effekter och synergier. Oxford Research presenterade inledningsvis ett utkast av projektlogiken baserad på den reviderade projektplanen som skickades ut i förväg. Projektlogiken diskuterades sedan i mindre grupper samt i helgrupp. Det blev tydligt under diskussionen att projektet upplevs som omfattande med många olika aktörer och aktiviteter och vi hade för lite tid att stämma av ordentligt. Detta gjorde att vi istället tog del av information som fanns i workshop, och formulerade en projektlogik utifrån det som vi stämde av med projektgruppen. Projektlogiken är bilagd i bilaga 3 och ligger till grund för det fortsatta arbetet med utvärderingen och utvärderingsfrågorna (se bilaga 5). 3.2 HÅLLBARHETSASPEKTER Oxford Research har utarbetat ett ramverk för hur verksamheter och projekt kan integrera hållbarhetsaspekter i sina verksamheter. Som en del av utvärderingen av VälTel föreslog vi att en workshop om detta, med syftet att diskutera dessa perspektiv och hur projektet skulle kunna integrera dem mer. Hållbarhetsaspekterna är centrala inom samtliga europeiska program och genomsyrar även den verksamhet som regioner, offentliga aktörer och nätverk arbetar med i Sverige. De syftar till att förbättra arbetet i planering och genomförande med fokus på: miljö jämställdhet likabehandling och icke-diskriminering. 12

14 Workshopen innebar två diskussionsrundor där deltagarna först fick reflektera det nuvarande arbetet med hållbarhetsaspekter i VälTel, och sedan diskutera nästa steg med konkreta förslag på vad som kan göras härnäst. Diskussionerna som följde har sammanfattats i följande text. Flera har jobbat med hållbarhetsaspekterna tidigare men inte alla. Tre personer har tidigare deltagit på en Interreg-utbildning. En deltagare sa att hela projektet går i linje med hållbarhet, det vill säga det sänker kostnader för vården, minskar miljöpåverkan i och med kortare avstånd och det gör att människor mår bättre. Det bidrar även till likabehandling då äldres levnadsstandard höjs. Detta skulle dock kunna belysas tydligare, att projektet bidrar till detta. Jämställdhet och likabehandling och icke-diskriminering diskuterades på olika nivåer: jämlikhet i vård och omsorg som en röd tråd, och jämställdhet i form av att få in kvinnliga och manliga företagare i mixed zon-aktiviteterna. Från VälTel fanns ett exempel på en relevant testbädd, akutrum. Den har haft jämställdhet och lika möjligheter som utgångspunkt. En annan testbädd, Skillaid-appen, är utvecklad så att den kan användas på lättare svenska och norska, vilket innebär att de bidrar till mer jämlikhet i och med att även icke-svensk/norsktalande kan förstå. Dessutom rapporterar VälTel in till Interreg med indikatorer för antal kvinnor/män för olika aspekter. Angående miljö kommer projektet att bidra till att minska resandet (oh därmed utsläpp) genom att hitta nya teknologiska lösningar. Hållbarhetsaspekterna, framförallt miljökriterier skulle kunna föras in i upphandlingsprocessen och därmed in i företagen som är med i testbäddarna. Ett förslag som kom upp för att förbättra arbetet med hållbarhetsaspekterna är att införa en checklista för att systematisera detta. Projektidémallen skulle också kunna utökas så att den inkluderar hållbarhetsaspekter. En fråga som kom upp i detta sammanhang var hur projektet ska göra med de testbäddar som redan pågår. Detta var något som skulle diskuteras vidare. Arbetet med hållbarhetsaspekterna ansågs som viktigt att prata om och det fanns en unison uppfattning om att detta var en diskussion värd att ta vidare genom att se över projektplan, idéskissar och uppföljningsinstrument. 3.3 VÄLTELS FRAMTID Under uppstartsmötet i Östersund den 2 oktober 2018 blev det tydligt att projektägarna för VälTel vill att projektet ska tas vidare efter projektslut vid årsskiftet 2019/2020. Därför bestämde vi även att vi också skulle genomföra en workshop om VälTels framtid under mötet i Åre. Workshopen innebar två övningar där deltagarna först fick rita upp en vision för VälTels långsiktiga vision (i kombination med steg på vägen dit), och sedan identifiera vad som kan göras redan nu för att göra sista tiden för VälTel så bra som möjligt. En att göra -lista med punkter på idéer som kan implementeras på kort sikt sammanställdes, se nedan box 1. Box 1: Att göra-lista på kort sikt Att göra-lista på kort sikt 13

15 Slutföra och dokumentera alla testlabbar Sprida kunskap inom VälTel genom att prata kommunicera ut till samtliga kommuner om lyckosamma testbäddar Be Ragunda och andra kommuner att skala upp efter genomförda testbäddar Röntgenmetoden: dokumentera och sprida kunskap om den Äska mer pengar från politiskt håll Involvera politiken tidigt för att höja kunskap om projektet, helst under Q ska det finnas ett show-case: tre år på oss att ta fram det som politikerna kan visa upp sedan Måste fokusera på framtiden: skapa en framtidsgrupp (eventuellt dedicera en del av projektbudgeten till denna), gruppen bör tänka kring finansieringsmöjligheter och göra en behovskartläggning Vad behöver vi? Professionaliseras, fasta anställda, professionell testpersonal Söka ett till år från Interreg? I så fall behövs det skriva en ansökan nu Komplettera alla våra dokument ang. hållbarhetsaspekterna, gå igenom utvärderingarna mm Nyttokalkylen bör användas mer Knyta an till lärosäten det gör det mer attraktivt för företagen att delta Utbyte mellan innovationskliniken och e-hälsocentrum Förtydliga nyttan med VälTel och kommunicera till verksamhet och företag Utse en person från kommuner som kan jobba med VälTel Bli bättre på att lära från varandra Titta på vilka behov kommuner har som skulle behöva testas Kommentarer: RISE som bollplank? Söka samverkan med andra projekt (inom TO1)? Doktorander? 4. Nästa steg och tidsplan Vår utvärdering kommer nu att gå in i analysfasen (se bilaga 1) som handlar om att ta sig an praktiken för att summera och analysera projektets aktiviteter i relation till dess mål. I analysfasen ingår nedan arbetsmoment. 4.1 ENKÄT TILL SAMTLIGA DELTAGARE I VÄLTEL Deltagande aktörer i de olika testlabben och testbäddarna är av särskilt intresse för resultatanalysen. För att inhämta generella uppfattningar och resultat från dessa kommer vi att skicka ut en enkät till samtliga deltagande aktörer i VälTel 11 med frågor som rör hur de upplevt projektprocessen, på vilket 11 En praktisk förutsättning för att kunna genomföra enkäten är att det finns deltagarlistor med kontaktdetaljer, dvs. mejladress från deltagarna i testlabbarna tillgängliga. 14

16 sätt projektet har svarat till deras behov, vilka deras huvudsakliga intressen är för att aktivt delta (eller inte), vilka resultat projektet har lett till för dem, eller varför man inte har deltagit. 4.2 UPPFÖLJANDE INTERVJUER Baserat på enkätsvaren kommer vi att genomföra mellan åtta till tolv uppföljande intervjuer med aktörer som deltagit i testlabbar och som kommer från olika bakgrund, det vill säga både från näringslivet och regioner/kommuner. Detta kommer att ge oss ett brett perspektiv av uppfattningar från aktörer med olika intressen och deltagande i projektet. 4.3 TRE FALLSTUDIER AV AVSLUTADE TESTBÄDDAR För att förstå processen inom testbäddarna och komplettera enkät- och intervjusvaren med mera detaljer, förslår vi att genomföra tre fallstudier av genomförda testbäddar inom respektive testlabb. Tillsammans med uppdragsgivaren kommer vi att välja ut tre testbäddar för vidare analys. Vi kommer att utgå från frågorna i figur 8 för våra fallstudier. Vi kommer att besvara frågorna dels genom dokumentstudier (anteckningar, deltagarlistor, mm), dels sex till åtta intervjuer med deltagare från testbäddarna. Fallstudierna kommer att rapporteras i form av faktablad (se box 2) och ingå i den sammanförande analysen. I kombination med ovan nämnda metoder kommer även kompletterande skrivbordsstudier att tillämpas för att fortsatt undersöka relevanta dokument så som del- och slutrapporter från testlabbarna och testbäddarna. Box 2: Rapportering av fallstudier Fallstudie av Testbädd x Bakgrund (beskrivning av idén och initiatorn, processen fram till testbädden, delar i processen) Vem driver processen och äger idén? När och hur gick ansökningsprocessen till? Genomförandet (förståelse av processen inklusive deltagarna) Hur organiserades processen? Hur många möten ägde rum? Vem deltog på mötena? Vem deltog inte? Vilka aktörer var viktigast i processen? Var de med? Varför? Varför inte? Hur såg finansieringen ut? Resultat (analys av genomförandet) Stämmer resultatet överens med själva idén som fanns i början? Vad funkade bra och inte bra? VälTel som innovationsplattform: fick ni hjälp i processen och med att anordna möten? Tillgång till aktörer/nätverk? Hade idén funkat även utan VälTel? Vad kan förbättras? 15

17 Bilagor BILAGA 1: REVIDERAD TIDSPLAN Uppstart Förberedelsefas Analysfas Utvärderingsfas Avrapportering Arbetsmoment sept okt nov dec jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Uppstartsmöte Inläsning Verifiering av genomförandet Skrivbordsstudie Faställande av insatslogiker Utforskande intervjuer (8-10) Analys och sammanställning av resultat Rapportering/avstämning (16/17 jan Åre) Kvalitetssäkring Enkät (förberedelsena & genomförandet) Uppföljande intervjuer (8-12) Fallstudier inkl. dokumentstudie & intervjuer Skrivbordsstudie Analys och sammanställning av resultat Rapportering/avstämning Kvalitetssäkring Sammanfattande analys Valideringsworkshop Rapportering/avstämning Kvalitetssäkring Kompletterande workshop (16/17 jan Åre) Rapportering/avstämning Presentation Kvalitetssäkring Slutrapport 16

18 BILAGA 2: RESPONDENTER FÖR UTFORSKANDE INTERVJUER. Roll i VälTel Delprojektledare T2 (SE) Ekonom (SE) Delprojektledare, företagskontakt (SE) Referensgrupp, Östersund Kommun (SE) Huvudprojektledare, Region JH (SE) Delprojektledare T1 (SE) Bitr. Huvudprojektledare (NO) Styrgrupp och referensgrupp (SE) Ledamot i styrgruppen (NO), representerar Steinkjer kommun Ledamot i styrgrupp (SE), representerar Östersunds kommun Porjektägare, Region Jämtland-Härjedalen (SE) Datum för intervju 02-okt-8 02-okt okt okt okt okt okt okt jan jan jan-19 17

19 MÅL 3 Process MÅL 2 Styrdokument MÅL 1 Grund BILAGA 3: VÄLTELS ROJEKTLOGIK RELATERAT TILL PROJEKTMÅL Mål Problem Målgrupp Aktiviteter Utfallsmål (direkt mätbart, gemensamma för Norge och Sverige) Ingen självklar plattform vad gäller dessa frågor Viktigt att garantera kvalitet i projektet Organisationer, företag, omsorgs-, hälso- och vårdverksamheter Viktigt att ha struktur i projektet Projektgrupp Experter *Marknadsföring *Gemensamma mötesplatser för 1) hela VälTelfamiljen 2) företag och 3) vård- och omsorgsaktörer *Informationsturnéer *Konferensdeltagande *Anordna konferenser *Temaseminarier *Identifiera testlabbsstruktur *Formulera en plan för aktiviteter och företagsmodell för testlabbar *Assessment-matris *Beskriv vältelprocessen *Etablera expertgrupper *Grundstrukturer för ledningssystemet på övergripande nivå *Utfallsmålen reflekterar de direkt mätbara aktiviteterna i kolumn E, dvs hur många aktiviteter som har genomförts i projektet. *Att det står i styrgruppsprotokoll att aktiviteter tagits upp och uppföljts av styrgruppen. *Hantering, styrning och uppföljning av styrande dokument Resultat-/projektmål (på kort sikt) MÅL 1: Mixed Zon *Fler mötesplatser och företag får marknadsföring MÅL 2: Fungerande och hållbar testlabb för innovativ välfärdsteknologi *Hållbar, bärkraftig, livskraftig *Affärsmodell MÅL 3: Kvalitetssäkrad testlabbsprocess Effektmål (genomslag på lång sikt) *En arena för kunskaps- och erfarenhetsutbyte med syfte att pröva och testa lösningar som kan bidra till att lösa hälso- och omsorgsutmaningar i Mittnorden med hjälp av välfärdsteknologi *En affärsmodell om hur man identifierar och genomför en testlabb *Säkrad kvalitet av projektet 18

20 MÅL 5 Införande MÅL 4 Förvaltning Problem Målgrupp Aktiviteter Utfallsmål Resultatmål Effektmål Viktigt att garantera kvalitet i projektet Viktigt att förstå behov och att sprida kunskap om projektet för att få till testbäddar. Behov av behovsinventering i aktuella verksamheter. Forskare Kommuner, företag, allmänheten, hälso- och sjukvård *Underlätta för att inkludera forskning genom bla deltagande på konferenser med presentationer över genomförda tester; kommunicera via twitter/sociala medier *Bjud in till en forskningsmiljö på mötesplatserna genom att bla hålla föredrag om VälTel *Nyhetsartiklar *För in forskning som en del av checklistan *Skriv en one-pager *Omvärldskartläggning *Kommunikationsplan *Plan för ett införande av VälTel respektive regions vård- och omsorg och hälso- och sjukvårdsorganisationer *Undersökningar om kunskap om VälTel *18 organisationer i gränsöverskridande innovationsprojekt där forskningsmetodik används i utvärderingsprocessen *4 deltagande forskningsinstitut *Central förvaltningsorganisation är beskriven och upprättad *Genomförd omvärldskartläggning (både för VälTel i stort och för respektive testlabb) *Etablerad kommunikationsplan *Utådriktad kommunikation utanför regionen *Register av vetenskapligt utvärderade innovationsprojekt MÅL 4: Forskningsarena *Forskningsperspektiv/utvärderingsperspektiv garanterat *VälTel upplevs som attraktivt av forskare MÅL 5: Kommunicerat och förstått VälTel *Företag i Mittnorden och omsorgs-, hälso- och vårdverksamheter känner till vad VälTel erbjuder *Säkrad kvalitet av projektet *Kunskap om VälTel bland företag och kommuner --> deltagande i och ansökan om testbäddar 19

21 MÅL 6 Redovisade dokument Problem Målgrupp Aktiviteter Utfallsmål Resultatmål Effektmål *Åldrande befolkning *Stora geografiska avstånd *Distansberoendevård *Brist på vårdpersonal *Bristande e-infrastruktur *Bristfälligt samarbete mellan företag och offentlig sektor Offentlig sektor och företag *Testbäddar inom tre olika testlabbar * En översikt över planerade, pågående och avslutade testbäddar *Underlätta att testbäddar genomförs *Upprättad översikt över information om tester och marknadsintroduktioner *15 produkter och 15 företag inkluderade MÅL 6: Genomförda introduktioner och tester *Samarbete mellan offentlig och privat sektor * Bidra till en utveckling av det lokala näringslivet inom välfärdsteknologi *Interregionalt samarbete *Innovativ och välbehövd välfärdsteknologi lanseras på marknaden *Bättre arbetsmiljö för vård- och omsorgspersonal --> Distansoberonede hälso- och sjukvård (= besparingar och bättre vård) 20

22 MÅL 8 Testlabbar MÅL 7 VälTel *Följeforskning/utvärdering, kvalitet och ekonomi *Genomförd följeforskning/utvärdering Mål 7: Projektet är externt utvärderat *Transparent och kvalitetssäkrat projekt Problem Målgrupp Aktiviteter Utfallsmål Resultatmål Effektmål *Åldrande befolkning *Stora geografiska avstånd *Distansberoendevård *Brist på vårdpersonal *Bristande e-infrastruktur *Bristande samarbete mellan företag och offentlig sektor Offentlig sektor och företag *Testbäddar *Utbildning av sjukvårdpersonal från läkare till sjuksköterska *Minst en testbädd inom decentraliserade hälsorum i SE och NO *Minst en testbädd inom mobila hälsolösningar i SE och NO *Erfarenhet av förändrade arbetsrutiner som resultat av införandet av välfärdsteknologi *System för mottagande av förfrågande, bearbetning och genomförande av test *Kriterier för val av delprojektidéer har utvecklats Mål 8: TL1: Fungerande testlabb för decentraliserade hälsorum och mobila hälsolösningar *Decentraliserade hälsorum och mobila hälsolösningar *Trygga och säkra hem som ger frihet *Besparingar för kommuner/landsting 21

23 MÅL 10 MÅL 9 *Åldrande befolkning *Stora geografiska avstånd *Distansberoendevård *Brist på vårdpersonal *Bristande e-infrastruktur *Åldrande befolkning *Stora geografiska avstånd *Distansberoendevård *Brist på vårdpersonal *Bristande e-infrastruktur *Trögt samarbete mellan företag och offentlig sektor Offentlig sektor och företag Kommuner och företag *Testbäddar *Testbäddar *Kartläggning av utmaningar och användarbehov *Minst två kommuner/land "äger" pilottesterna för testlabben *System för mottagande av förfrågande, bearbetning och genomförande av test *Kartläggning av utmaningar och användarbehov genomförd *Möjligheter och idéer har undersökts *Kriterier för val av delprojektidéer har utvecklats Mål 9: TL2: Fungerande testlabb för instrumentella hem Mål 10: TL3: Funktionell testlabb för akutvård *Metodiken har utvecklats för att testa välfärdsteknologilösningar för akut medicinsk support och behandling *Bättre kunskap om ämnet *Uppkopplade hem/säkerhet och trygghet i hemmet *Trygga och säkra hem som ger frihet *Besparingar för kommuner/landsting *Bättre akutvård *Trygga och säkra hem som ger frihet *Besparingar för kommuner/landsting 22

24 BILAGA 4: MEDFINANSIÄRER Finansiering Sverige (totalt för projektperioden) Finansiär EUR EU-medel Offentlig kontantfinansiering: Region Jämtland Härjedalen Region Jämtland Härjedalen, Reg. tillväxt Privat kontantfinansiering: 0 Offentligt bidrag i annat än pengar: Mittuniversitetet Östersunds kommun Krokoms kommun Åre kommun Bergs kommun Bräcke kommun Ragunda kommun Härjedalens kommun Strömsunds kommun Kommunförbundet Västernorrland Privata bidrag i annat än pengar: Sigma Cambio Intel Premicare Total finansiering Sverige

25 Finansiering Norge (totalt for prosjektperioden/finansør) NOK EUR Interreg Sverige-Norge (IR-midler) Offentlig kontantfinansiering: Helse Nord-Trøndelag Nord-Trøndelag fylkeskommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Offentlig finansiering i tid: Steinkjer kommune Verran kommune Nyskaping ytre Namdal Namsskogan kommune Klæbu kommune Hitra kommune Frøya kommune Fosnes kommune Snåsa kommune Privat finansiering i tid: AS REKO Checkware

26 BILAGA 5: UTVÄRDERINGENS FRÅGESTÄLLNINGAR Övergripande utvärderingsfråga Relevans Är VälTels inriktning och aktiviteter relevanta för målgruppen? Ändamålsenlighet effekter och resultat Hur och i vilken utsträckning har VälTel som projekt och testlabbarna/-bäddarna som projektaktiviteter bidragit till projektens och insatsområdenas mål? Specifika utvärderingsfrågor Hur har deltagande aktörer upplevt nätverkets arbete? Vilket intresse finns det från aktörer att delta? Hur har VälTels arbete varit stärkande för företag, regioner och brukare? Finns det skillnader på behov och möjligheter mellan regioner och företag? Har nätverkets stöd korresponderat till projektens behov? Vilken/vilka insatslogiker har VälTel och testlabbarna utgått ifrån och vilka insatser har genomförts? Vilka aktörer har varit involverade i arbetet? I vilken utsträckning deltar näringslivet vs. regioner/kommuner och på vilket sätt? Vilka resultat och effekter har uppnåtts? På vilket sätt har deltagande aktörer fått stöd av nätverket? Vilken nytta har de deltagande aktörerna haft av nätverkets aktiviteter? Vad ledde nätverkets resultat till? Metod och datakällor Enkät Uppföljande intervjuer Fallstudier Skrivbordsstudier Utforskande intervjuer Valideringsworkshop 25

27 Stämmer resultat och effekter överens med insatslogikerna? Hur relaterar de enskilda projektens resultat till VälTels mål och programmets mål? Effektivitet i genomförandet Vad har VälTel genererat för resultat/effekter? Hur har testbäddarna fungerat och vad har de genererat för resultat och effekter? Samstämmighet Hur och i vilken utsträckning har VälTel bidragit till programmets mål och de relevanta nationella/regionala strategier? Hur har genomförandeprocessen gått till? Hur har resultaten kommunicerats och diskuterats i testlabbarna? Hur har kommunikationen inom VälTels olika delar sett ut? Vilka system finns för dokumentation och rapportering? Hur har samarbetet sett ut mellan deltagande aktörer? Vilka förutsättningar har projektet att utvecklas vidare? På vilket sätt arbetar man med att integrera jämställdhet, hållbarhet och mångfald i nätverket och i specifika projekt? Vad finns det för eventuella problem med att arbeta på olika sätt med horisontella kriterier? Hur kan VälTel arbeta vidare med att integrera horisontella mål i sitt arbete? Skrivbordsstudier Enkät Fördjupande intervjuer Fallstudier Valideringsworkshop Skrivbordsstudier Enkät Workshop Mervärde 26

28 Har VälTel skapat ett gränsöverskridande mervärde? Hur har aktörerna jobbat över gränserna? Har detta kunnat vara möjlig utan VälTels innovationsplattform? Hur och i vilken utsträckning har VälTel genom projektaktiviteterna främjat gränsöverskridande samarbete? Hur kan det gränsöverskridande samarbetet stärkas? Utforskande intervjuer Uppföljande intervjuer Fallstudier Valideringsworkshop 27

29 DANMARK NORGE SVERIGE FINLAND BRUXELLES LATVIJA Oxford Research A/S Oxford Research AS Oxford Research AB Oxford Research Oy Oxford Research Baltijas Konsultācijas, SIA Falkoner Allé 20 Østre Strandgate 1 Norrlandsgatan 11 Fredrikinkatu 61a C/o ENSR Vīlandes iela Frederiksberg 4610 Kristiansand Stockholm Helsinki 5. Rue Archiméde LV-1010, Rīga, Latvija Danmark Norge Sverige Finnland Box 4, 1000 Brussels Tel.: (+371) Tel: (+45) Tel: (+47) Tel: (+46) info@balticconsulting.com office@oxfordresearch.dk post@oxford.no office@oxfordresearch.se office@oxfordresearch.fi office@oxfordresearch.eu