Ja/Nej/Ej kallad Ordinarie: Benny Jansson Sammankallande BJ Ja Protokollförande

Transkript

1 Göta MS Crosskommittén Protokoll: Ordinarie möte 15, 2017 Tidpunkt: 01 juni, kl.18:00 Ja/Nej/Ej kallad Ordinarie: Benny Jansson Sammankallande Ja Protokollförande Fredrik Thorsén FT Ja Håkan Nielsen Ja Jesper Olsson JO Ja Magnus Karlsson MK Ja Markus Marteliusson MM Nej Patrik Larsson PL Nej Per Engberg Nej Inbjudna: André Witt AW Nej Andreas Sundberg AS Nej Bernth Klingberg BT Ja Håkan Sörlin HS Ja Magnus Vestin MV Nej Mikael Lindevall ML Nej Owe Persson OP Ja Per Kåre PK Nej Pia Witt PW Nej Thomas Wallén TW Nej Ola Nilsson ON Ja Distribution: Ovanstående samt L-G Ståhl Föreningsordförande RA Nej Bilagor:

2 Nästa möte: Tisdag den 6:e juli, klockan Plats: Nya Pepparroten Särskild kallelse utsänds inte utan protokollen utgör kallelse. Möten: Endurokommittén Föreningsstyrelsen Årsmöte Extra årsmöte Enligt särskild kallelse Enligt särskild kallelse Före utgången av mars, enlig särskild kallelse Enligt särskild kallelse 4.1 Föregående protokoll Förklaring till numrering avseende kvarstående punkter i protokoll: * första siffran anger protokoll nr. * andra siffran anger huvudrubrik i protokollet. * tredje siffran anger punkt nummer under h-rubrik. * fjärde siffran anger underpunkt Protokoll förs i möjligaste mån i realtid synligt för mötets deltagare, detta för att undvika missförstånd och fel i protokollföringen 9.2 Säkerhet för säkerheten är Roger Ahlén Notering efter möte 13: Ny ordförande ny ansvarig LG-Ståhl? Hur hanterar vi ansvarspunkter efter tidigare ordförande? RA Besiktning av banan utförd , godkänd med anmärkningar 5.3 Miljö a för miljöarbetet är Daniel Othén, Björn Thor och Dan Larsson Möte 14: Uppdateras när årsmötesprotokoll distribueras. När? Miljöcontainern är i behov av tömning Möte 14: Töms på städdagen M15: Kvarstår - Töms på städdagen JO RA 9.4 Medlemsfrågor Kompetens- och Resursinventering. Möte 8: Undersöka om OP kan få behörighet för möjlighet att skapa kallelser till kommittémöte t ex OP Sida 2(8)

3 2.4.2 Avstämning av att medlemmarnas intressen tillvaratas. Önskas att styrelsen uppmärksammar detta vid kommande årsmöte Vision och Mål för crossektionen? Betänks i respektive frågeställning för att sammanställas i ett senare skede Förslag och exempel: Mer sammansvetsad barn- och ungdomsverksamhet Hitta rätt person som lagledare/sammanhållande Mer varierande träningar - Teknikbana på motorområdet Sammanhållning i sektioner - Enduroområde vid motorbanan Fler engagerade medlemmar Delaktighet vid träningar, Bättre kompetensöverföring (ex tidtagningen, funktionärer), Föreningssammanhållning Öppnare klubbstuga med kiosk, gemensamma fikapauser vid träningar Fler åkare som alternerar mellan cross och enduro Information, framförallt i crosskolan, om positiva effekter Rekrytering, fler medlemmar Prova på-verksamhet, Öppen dag på banan Redovisning av medlemsregister eftersöks, Fördelning av medlemmar inom respektive sektion, Licenser, m.m. Se över hur Idrottonline fungerar för detta OP 3.5 Föreningsinformation Ekonomi: Försäljning av befintliga lånemotorcyklar och kläder? Inköp av mindre prova på hoj? Styrelse informeras vid nästa möte JO/ 8.7 Media, Press och Information för medial information saknas. Behov? I dagsläget rapporteras tävling/träning av respektive ansvarig. För facebook är samtliga i styrelsen samt ytterligare några administratörer, och det efterlyses flera. Anmäls till RA via mail. All information till hemsidan skall sändas till Per Åberg info@gota.nu för vidare distribution. Information om detta skall upp på hemsida. Möte 9: Information skall i första hand till Anette Östelius för hantering AS Info Sida 3(8)

4 2.7.2 Forum på hemsidan istället för gästbok, kontrolleras med Per Åberg Kostnad enligt PÅ ca 1000kr/år, tas till styrelsen för beslut Möte 4: Kostnad för forum godkänd av styrelsen På redovisar att funktion för forum finns på hemsidan för inloggade användare, funktionen okänd bland samtliga mötesdeltagare. Användbarhet kollas till nästa möte Hemsidan upplevs som rörig. Arbetsmöte med Per Åberg föreslås. Möte 4: PÅ presenterar möjlighet att ställa om hemsidan till nytt format för mindre skärm, uppfattas som positivt av mötet. Nytt format stäms av med ny ansvarig för hemsidan, Anette Östelius, för omställning. Frågan kvarstår för uppföljning Möte 10: Ny hemsida behövs, behov av kompetens. Förslag önskas! Möte 14: Arbete med detta pågår, Anette Östelius/Hans Hamilton Önskemål om nyheter på hemsida/facebook skall behandla mer kommande aktiviteter och kalenderfunktionen används bättre Sida för försäljning av MX tröjor och byxor har felaktig information. Kommande hantering av kläder tas upp på kommande styrelsemöte. PW Alla PÅ JO PW PÅ 8.8 Förbundsinformation: Kort titt på svemo.se har deltagit i telefonmöte med Östra, redovisar protokoll senare Möte 14: Protokoll från Östra redovisat på möte, bifogas 11.9 Bangruppen Sammansättning, arbetsuppgifter och rollbeskrivningar, arbete med att sätta samman detta inleds, tillfrågas om deltagande i detta Arbetsformen vid arbetsdagarna inför YMX uppfattades positivt, vi utgår från den modellen i arbetet med organisationen Prioriteringar Pepparroten Stängsel runt banområdet PL kontrollerar Gångvägen runt banan Orienteringstavla Underlag för ansökningar av bidrag gällande områdets utveckling, t ex staket, altan, teknikbana M15: Kontrolleras vid nästa styrelsemöte Klubbstugan, redovisning av läget Städansvarig kvarstår att lösa? Möte 14: Kök hämtat, montage påbörjas M15: Påbörjat, JO FT, AS FS Info Sida 4(8)

5 7.9.6 redovisade förslag på teknikbana, kostnad beräknas Möte 9: Möjlighet att besikta/godkänna bana undersöks M15: Markenfeldt kontaktad, rekommenderade att göra detta i samråd med enduro ist för MX. Tas vidare till den endurokommittén förslag om målhopp innan höstensbesiktning bifölls av mötet. Godkännande för genomförande söks hos styrelse. Möte 8: Godkänt av styrelse genom RA, utförande pågår Möte 9: Besiktat, justeras och meddelas besiktningsman Förslag till altan tas fram, utförande och kostnad Möte 9: 1 offert materialkostnad klart, redovisas nästa möte M15: Sammanställs med övriga planerade kostnader för möjlighet att söka eventuella bidrag FT Möjlighet att utveckla lilla banan, t ex trädfällning m.m., undersöks BK Utgår Status oljeavskiljare oklar, undersök för åtgärd till våren Möte 15: Ola Nilsson kontrollerar kostnader för slamsugning och smidesarbeten för förankring i styrelsen och eventuella åtgärder under arbetsdagen Arbetsdagar 2017: Möte 14: Öppningsansvariga för öppethållande av banan Arbetsdag YMX Tävling YMX Arbetsdag Sommar Arbetsdag Hösttävling inför KM alt.3-timmars? Ändring av öppettider på banan Tisdagstider skall gälla även torsdag Söndagstider skall gälla även lördag AÖ kontaktas för förändringar på hemsida, nyhet och facebook. Möte 15: Kvarstår Tidtagningsutrustningen är ur funktion. Åtgärdsbehov kontrolleras. Kända fel, eller enligt rykten: Transponderslinga av Mottagare trasig Kablar till infotavla skadade Möjligt att Magnus Östlin kan ha kunskap kring systemet Kostnader bör samordnas med övriga behov/önskemål. ML Sida 5(8)

6 11.10 Verksamhetsgruppen Sammansättning, arbetsuppgifter och rollbeskrivningar, detta arbete leds tills vidare av kommittéen Lista kompletteras med lagledare för Östra div 2, Roine Berglind Lagledare för barn- och ungdomsverksamheterna? Frågan tas upp på Crosskolan Möte 11: Möjlighet finns till läger i Tärnsjö (Sala) Möte 14: Förslag Skutskär (alt Bergby), datum Förslag S , även möjligt datum för crosskoleavslutning? Möte 15: Möjlighet till läger på Årsunda kontrolleras Crosskoleavslutning? Möjlighet att göra upptakt i samband med träningsläger MX Indoor? Vad har vi för tränare 2017? Barn och Ungdom, Måndagsgruppen Andreas Sundberg Ungdom, Junior, Senior, Onsdag Patrik Görl, Markus Marteliusson Stöd - Jonas Karlsson? Utbildad? Stöd - Olle Sundberg? Göta har anmält intresse till Östra att tävla Div 1 Klar Div 2 Klar Div 2 Bredd Besked från Östra saknas TW bevakar bekräftelse Möte 11: Division 1 och 2 klara, bredd oklart Möte 14: kollar MM ställer frågan om vad klubben vill med crosskolan? Gemenskap Glädje Förebilder Tävlingsgruppen Sammansättning, arbetsuppgifter och rollbeskrivningar Möte 4: Sammanställning av funktionärer till våra MX-tävlingar är pågående. Listor för detta kommer att läggas upp på hemsidan i slutet på mars månad. Parallellt till detta arbete görs arbetsbeskrivning/manual för tävlingsarrangemang MX. Rollbeskrivning för funktionärer finns redan. JO, HS MM TW TW MM PW PW Sida 6(8)

7 Eventuella tävlingar 2017 att ta beslut om. MM Möte 14: Endast tidsträning på grind, tre på banan och ett stubbrace. Deltävling klar Deltävling : 1. Saknar huvudfunktionär varvräkning (alt. Transponderslinga?) 2. Saknar huvudfunktionär grind - Håkan Nielsen? 3. Saknar huvudfunktionär waitingzone - Håkan Sörlin? 4. Saknar sjukvårdare - Per Engberg/Magnus Vestin/Anki Larsson? M15: Genomförd Deltävling 3, ej datumsatt M15: Föreslaget datum Deltävling 4, Kalles kanna (preliminärt datum finns, ej fastställt) Möte 15: MM förslag om en extra deltävling. Föreslaget datum Klubben behöver ytterligare licensierad tävlingsledare utöver TW: Kravet är funktionärsutbildning, tre tävlingar och tävlingsledarutbildning utfört inom tre år. Markus Marteliusson är intresserad MM 4.12 Organisation Fördelning arbetsuppgifter i kommittén inför Organisationsplan, behandlas nästa möte Förslag från att likställa ansvarsroller med arbetsplikt. Tas upp på kommande styrelsemöte Material, Varor, Inköp och Försäljning Vem hanterar inköp till kiosken? Gross med konto, Axfood, finns i Västerås Möte 11: PL inköpsansvarig Konto för inköp av material till bevattning, Ahlsell? Möte 11: Rörinköp genom Lindevalls Rör, Emil Löfgren inköpsansvarig RA RA Oklart kring hur inköp och ersättningar skall regleras, och återkoppling av kassör saknas. Fråga vid kommande styrelsemöte. JO Sida 7(8)

8 11.14 Övriga frågor Endurokommittén önskar att respektive kommitté närvarar vid varandras möten. Datum kontrolleras, närvarolista upprättas. M15: FT deltar Aktivitetskalender Kommittémötena läggs upp i kalendern, AÖ meddelas Planerade möten Första torsdagen varje månad Torsdag den 29:e juni 2017, klockan 18:00 Torsdag den 7:e september 2017, klockan 18:00 Planeringsmöten arbetsdagar Enköping Benny Jansson Sida 8(8)