Inbjudna: Håkan Nielsen HN Ja Thomas Wallén TW Nej Pia Witt PW Nej Jonas Wallin JW Ja Niclas Hassel NH Nej Per Åberg IT PÅ Ja

Transkript

1 Göta MS Crosskommittén Protokoll: Ordinarie möte 4, 2016 Tidpunkt: 6 april, kl.18:00 Ja/Nej/Ej kallad Ordinarie: Benny Jansson Sammankallande BJ Ja Protokollförande André Witt AW Ja Andreas Sundberg Ja Fredrik Thorsén FT Ja Jesper Olsson JO Ja Magnus Karlsson MK Ja Magnus Vestin MV Nej Per Engberg Ja Inbjudna: Håkan Nielsen HN Ja Thomas Wallén TW Nej Pia Witt Nej Jonas Wallin JW Ja Niclas Hassel NH Nej Per Åberg IT PÅ Ja Distribution: Ovanstående samt Roger Ahlén Föreningsordförande RA Nej Bilagor: Nästa möte: Onsdag den 20:e april, klockan PLANERINGSMÖTE för ARBETSDAGAR 7:e och 8:e maj Plats: Nya Pepparroten Särskild kallelse utsänds inte utan protokollen utgör kallelse. Möten: Endurokommittén Föreningsstyrelsen Årsmöte Extra årsmöte Enligt särskild kallelse Enligt särskild kallelse Före utgången av mars, enlig särskild kallelse Enligt särskild kallelse

2 4.1 Föregående protokoll Förklaring till numrering avseende kvarstående punkter i protokoll: * första siffran anger protokoll nr. * andra siffran anger huvudrubrik i protokollet. * tredje siffran anger punkt nummer under h-rubrik. * fjärde siffran anger underpunkt Protokoll förs i möjligaste mån i realtid synligt för mötets deltagare, detta för att undvika missförstånd och fel i protokollföringen 4.2 Säkerhet för säkerheten i sektionen är inte klargjort. Frågan ställs till föreningsstyrelsen Osäkert vilket ansvar som krävs av föreningen? Utreds för säkerheten är Roger Ahlén 4.3 Miljö för miljöfrågor i sektionen saknas. Skall väljas på årsmöte enligt stadgar. Frågan är väckt i styrelsen men inte avgjord. för miljöarbetet är Daniel Othén 4.4 Medlemsfrågor Kompetens- och Resursinventering. Frågeformulär på årsmöte, tas fram och sammanställs - Utgår Frågan tas vidare till styrelsen för vidare behandling och behov? Hemsida uppdateras med frågefält, Per Åberg kontaktas för lösning Kommittémedlemmarna tittar på Idrottonline inför nästa möte då frågan tas upp igen Avstämning av att medlemmarnas intressen tillvaratas. Önskas att styrelsen uppmärksammar detta vid kommande årsmöte Vision och Mål för crossektionen? Betänks i respektive frågeställning för att sammanställas i ett senare skede Förslag och exempel: Mer sammansvetsad barn- och ungdomsverksamhet Hitta rätt person som lagledare/sammanhållande Mer varierande träningar - Teknikbana på motorområdet Sammanhållning i sektioner - Endurospår vid motorområdet Fler engagerade medlemmar Delaktighet vid träningar, Bättre kompetensöverföring (ex tidtagningen, funktionärer), Föreningssammanhållning Öppnare klubbstuga med kiosk, gemensamma fikapauser vid träningar Fler motionärer inom crossen Korpen/ Tisdagscross RA DO AW Alla Utgår

3 3.4.3 Redovisning av medlemsregister eftersöks, Fördelning av medlemmar inom respektive sektion, Licenser, m.m. Se över hur Idrottonline fungerar för detta 4.5 Föreningsinformation Årsmöte genomfört Motioner inför nästa årsmöte bör förberedas i bättre tid Idrottslyftet - Vilka projekt skall vi söka bidrag för? Förslag: Rekrytering - Prova på-cross Analys Del 1 och 2 Pågår 4.6 Ekonomi: JO Alla Info INFO Mindre bortfall i LOK-stöd under höstterminen, ca 2tkr, på utebliven inomhusträning och färre tävlande är anmäld till SISU-utbildning angående LOK-stöd har sökt pengar från Idrottslyftet till 2 st träningsläger MX, Crosskoleavslutning och till den Endurosatsning som nu har påbörjats för ungdomar och juniorer. 4.7 Media, Press och Information för medial information saknas. Behov? I dagsläget rapporteras tävling/träning av respektive ansvarig. Vad gäller administration av facebook skall vara protokollfört efter styrelsemöte vad som gäller för detta, kontrolleras All information skall sändas till Per Åberg info@gota.nu för vidare distribution. Information om detta skall upp på hemsida Forum på hemsidan istället för gästbok, kontrolleras med Per Åberg Kostnad enligt PÅ ca 1000kr/år, tas till styrelsen för beslut Möte 4: Kostnad för forum godkänd av styrelsen På redovisar att funktion för forum finns på hemsidan för inloggade användare, funktionen okänd bland samtliga mötesdeltagare. Användbarhet kollas till nästa möte Hemsidan upplevs som rörig. Arbetsmöte med Per Åberg föreslås. Förslag om att ersätta nästa kommittémöte. Kan Pia Witt ordna? Möte 4: PÅ presenterar möjlighet att ställa om hemsidan till nytt format för mindre skärm, uppfattas som positivt av mötet. Nytt format stäms av med ny ansvarig för hemsidan, Anette Östelius, för omställning. TW Alla PÅ PÅ

4 Frågan kvarstår för uppföljning 4.8 Förbundsinformation: Kort titt på svemo.se Bangruppen Sammansättning, arbetsuppgifter och rollbeskrivningar, arbete med att sätta samman detta inleds, HN tillfrågas om deltagande i detta Prioriteringar Pepparroten Klubbstugan! Startgrind Åtgärd? Kostnad 2016, finansiering? Björkman kollar Stängsel runt banområdet Klubbstugan, redovisning av läget Kompetenser eftersöks, kontrolleras med Johan Andersson: Värmepumpsinstallatör 2st nya enligt RA Elektriker Saknas, kollas - Målare Leidebrandt? Någon mer? - Röris Emil Löfgren + Lars Olofsson Samordning av kompetenser Nästa arbetspass 13:e mars, information ut via sms Öppningsansvarig bör vara en roll inom bangruppen och förslås därför även att gruppen utser denne enligt tidigare punkt RA AW FT, FT Info FT FT INFO Banan hålls öppen helger enligt antagna öppettider fr o m maj. Under april är det endast helgöppet i mån av tillgång på ansvariga 4.10 Verksamhetsgruppen Sammansättning, arbetsuppgifter och rollbeskrivningar, detta arbete leds tills vidare av kommittéen Lista kompletteras med lagledare för Östra div 2, Roine Berglind Lagledare för barn- och ungdomsverksamheterna? BJ Crosskolan har inskrivningsmöte 5:e april kl 18:00 Ungdomens Hus Preliminärt Startdatum 25:e april Förslag Träningsläger S1 Egen bana?, 16-17:e april Träningsläger Skutskär 23-24:e juli, banan preliminärbokad Höstläger föreslaget datum 1-2:a oktober, bana Tierp? (alt :e)

5 4.11 Tävlingsgruppen Överförd från Protokoll 1, punkten 1:2 YMX Per Engberg och Benny Jansson åker på nästa YMX-möte den 3/ Återkoppling från YMX, U17 och MX2U kommer troligen samköras med särredovisade resultat och finaldatum ändras Tävlingsdag arbetsdagar Speaker skall vara den som är utsedd av YMX Nytt möte inbokat 10:e mars Möte 4 -Status enligt : Tävlingen är under kontroll och det hålls ett Tävlingsplaneringsmöte med huvudfunktionärerna. Funktionärslistan är i stort sett full förutom att det fattas 4 personer till kiosken Överförd från Protokoll 1, punkten 1:3 Östras tävlingsplaneringsmöte Tävlingsplaneringsmöte 31/1 Jonas Wallin och Pia Witt åker som representanter från Göta YMX genomförs arbetsdagar Elitseriefinal , arbetsdagar Sammansättning, arbetsuppgifter och rollbeskrivningar Möte 4: Sammanställning av funktionärer till våra MX-tävlingar är pågående. Listor för detta kommer att läggas upp på hemsidan i slutet på mars månad. Parallellt till detta arbete görs arbetsbeskrivning/manual för tävlingsarrangemang MX. Rollbeskrivning för funktionärer finns redan Organisation Överförd från Protokoll 1, punkten 1:4 Fördelning arbetsuppgifter i kommittén inför 2016 Ny kontaktperson för MX Förslag JO, Björn Thor tillfrågas? Möte 4: JO ny kontaktperson för MX Tävlingskommittén måste utökas med flera personer Kioskansvarig-/ansvariga avser inventering och beställning samt inköp Kjell Rickling tillfrågas Kjell tillfrågad och har avböjt Överförd från Protokoll 1, punkten 3:1 Crosskommittén Kontaktlista upprättades, bifogas separat för öppethållande? Överlåts åt bangruppen att utse JO JO

6 Möte 4: Punkten flyttad till och utgår Organisationsplan, behandlas nästa möte 4.13 Material, Varor, Inköp och Försäljning Mats Björkman hanterar inköp till kiosken, allt utom godis Vem hanterar godis? Rickling? Lämplig leverantör/öppnande av konto utreds Utbud Glassbolaget / möjligheter kontrolleras 4.14 Övriga frågor Banans öppethållande, tider antagna enligt förslag i bifogat dokument Antagna träningstider för utvärdering AW BJ 4.15 Aktivitetskalender - Crosskolan har inskrivningsmöte 5:e april kl 18:00 Ungdomens Hus 4.16 Planerade möten Första onsdagen varje månad Onsdag den 4:e maj, klockan 18:00 Onsdag den 1:e juni, klockan 18:00 Planeringsmöte arbetsdagar Onsdag den 20:e april, klockan 18:00, Nya Pepparroten Enköping Benny Jansson