Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Servicenämnden

Transkript

1 1(17) Plats och tid Rinmansalen stadshuset, klockan Beslutande Arne Jonsson (C) ordförande Ann Berglund (M) 1:e vice ordförande Linus Pettersson (MP) 2:e vice ordförande Mikael Edlund (S) Margareta Westermark (C) ersätter Mona Kanaan (S) Göran Gredfors (M) ersätter Jari Puustinen (M) Ingen ersättare för Anton Berglund (SD) Utses att justera Linus Lakso Justeringens plats och tid Onsdagen den 24 april 2019, stadshuset Paragrafer Underskrifter... Sekreterare Ann-Kristin Rydberg Ordförande Justerande... Arne Jonsson... Linus Lakso Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Stab och stöd, serviceförvaltningen Underskrift...

2 2(17) Övriga närvarande Jörgen Axelsson förvaltningschef Jenny Andersson näringslivsutvecklare, kommunledningskontoret Marie Stolperud utvecklare kvalitet Ann-Kristin Rydberg sekreterare Charlotte Nilsson dataskyddsombud Simone Saul områdeschef måltidsservice 23 Klara Trygg biträdande områdeschef måltidsservice 23 Erika Wärme biträdande områdeschef måltidsservice 23 Sylvia Karlsson ekonomichef Marianne Sjöquist enhetschef löneservice 28 Tommy Kvarsell ordförande kommunrevisionen 31 Majvor Gyllhamn vice ordförande kommunrevisionen 31 Dinka Hodzic kontaktrevisor kommunrevisionen 31 Richard Karlsson kontaktrevisor kommunrevisionen 31

3 3(17) 21 Nämndernas roll som personuppgiftsansvarig och dataskyddsombudets roll Charlotte Nilsson informerar om nämndernas roll som personuppgiftsansvarig och dataskyddsombudets roll. Dataskyddsombudets roll Övervakar att organisationen följer dataskyddsförordningen Bevakar de registrerades intressen Är stöd åt personuppgiftsansvarig Kontaktperson för allmänheten Ger råd i frågor om dataskydd Utför kontroller av personuppgiftsbehandlingar, att det finns rutiner, att stategier följs mm Informerar och utbildar Ska rapportera om sitt uppdrag till högsta förvaltningsnivå Är bundet av sekretess eller konfidentialitet enligt OSL Fattar inte besluten angående dataskyddet Bestämmer inte ändamålen med behandlingarna Är kontaktperson för Datainspektionen Personuppgiftsansvarig Ansvarar för att dataskyddsförordningen och annan lagstiftning som rör dataskydd följs Ansvarar för att det finns dokumentation som visar hur de följer den Måste självständigt utföra ett aktivt dataskyddsarbete Behöver ha en organisation som arbetar med dataskyddsfrågorna Organisationen behöver säkerställa Att ombudet regelbundet bjuds in till ledningsmöten på högsta beslutande och mellannivå. Att ombudet närvarar vid beslut som påverkar dataskydd och att all relevant information görs tillgänglig i god tid. Att ombudets bedömning alltid måste övervägas och om ombudets råd inte följs ska organisationen dokumentera skälen. Att dataskyddsombudet omgående kontaktas vid incidenter som kan medföra olovlig åtkomst av information. Att interna styrdokument om IT-processer uppdateras så att det framgår när och hur dataskyddsombudet ska konsulteras Säkerställa att dataskyddsombudet inte tar emot instruktioner Att högsta beslutande nivå aktivt tydliggör sitt stöd för dataskyddsombudet

4 4(17) SEN/2019:10 22 Entledigande av ett dataskyddsombud för servicenämnden Beslut 1. Dataskyddsombudet Irina Karlsson entledigas från uppdraget som dataskyddsombud från och med den Charlotte Nilsson är fortsättningsvis nämndens enda dataskyddsombud från och med den Stadsjuristerna Birgitta Månsson och Karolina Haeggström går in som ersättare vid kvarvarande dataskyddsombud Charlotte Nilssons frånvaro från och med den Dataskyddsombudet Irina Karlssons entledigande anmäls till Datainspektionen. Ärendebeskrivning Eftersom beslut har fattats i Eskilstuna kommun att det fortsättningsvis endast ska finnas ett dataskyddsombud i stället för två behöver beslut fattas om att entlediga dataskyddsombudet Irina Karlsson från sitt uppdrag. Irina avslutar sin tjänst i Eskilstuna kommun den Charlotte Nilsson kommer fortsättningsvis att vara dataskyddsombud för samtliga nämnder. För att säkra stödet vid frågor kring dataskydd vid Charlotte Nilssons frånvaro, så som vid semester mm, behöver beslut tas om att stadsjuristerna Birgitta Månsson och Karolina Haeggström blir kontaktpersoner i vissa frågor te x incidentrapportering. Birgitta och Karolina har redan idag dataskyddsförordningen som ett av sina rättsområden. Beslutet skickas till: Charlotte Nilsson, serviceförvaltningen/upphandling

5 5(17) 23 Presentation och utbildning av måltidsservice Presentation och utbildning av måltidsservice Simone Saul, Klara Trygg och Erika Wärme informerar om måltidsservice samlade verksamhet, uppgift och roll, årsöverenskommelser, mål och idéer, kundrelationer, nyckeltal samt utmaningar inom förskola, grundskola, gymnasieskola samt inom vårdoch omsorg.

6 6(17) 24 s budget för år 2019 SEN/2019:34 Beslut Budget för år 2019 antas. Deltar ej i beslutet Linus Lakso (MP) deltar inte i beslutet. Ärendebeskrivning Serviceförvaltningen har sammanställt en budget för 2019, se nedan. En budget för servicenämnden år 2019 beslutades av servicenämnden den 27 mars. Budgeten är nu reviderad och redovisas för nämnden enligt nedan. Driftbudget per verksamhet Intäkter Kostnader Resultat (mnkr) Redovisning 19-18,7 0,3 Upphandling 19,7-19,5 0,2 OLC 17,9-17,7 0,2 Fordon 40,3-39,7 0,6 Löneservice 23,4-23 0,4 Kommunhälsan 14,8-14,6 0,2 Rekrytering 20,4-20,1 0,3 HR 15,2-15 0,2 Utveckling 20-19,7 0,3 Kommunikation 18,8-18,6 0,2 Eskilstuna direkt 1 18,6-18,3 0,3 Eskilstuna direkt ,8 0,2 IT Drift 70,2-69 1,2 IT System- och projekt 23,7-23,6 0,1 IT Kundservice 21,5-21,2 0,3 Måltidsservice Ledning ,7 226,3 Måltidsservice Äldreomsorg 2,7-83,4-80,7 Måltidsservice Gymnasium 4,7-24,1-19,4 Måltidsservice Skola 4,9-79,1-74,2 Måltidsservice Förskola 0, ,7

7 7(17) HR och Administration 5,5-5,4 0,1 Marknad- och Projekt 2,3-2,3 0 Förvaltningsledning inkl Kvalitet, (-19,5) (-19,5) 0 Kommunikation ledning samt Ekonomi Servicenämnd 1,7-1,7 0 Summa 665,6-660,2 5,4

8 8(17) SEN/2019:35 25 s delårsrapport 1 för 2019 Beslut Delårsrapport 1, januari till mars 2019, godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Delårsrapport 1 för 2019 redovisar nämndens resultat för perioden 1 januari 2019 till 31 mars I rapporten redovisas processmål och åtaganden där det finns ett utfall för perioden. Budget och ekonomisk redovisning s budget är helt intäktsfinansierad. Kostnaderna budgeteras till kronor, intäkterna budgeteras till kronor och resultatkravet är kronor. Resultatet används i utvecklingen av våra tjänster. Ekonomiskt utfall januari mars Utfallet för första kvartalet är kronor, vilket är en negativ avvikelse mot budget på kronor. Avvikelsen beror på att årsöverenskommelserna avseende måltidsverksamheten inte är klara och därmed har intäkterna inte debiterats. Prognos mot årets slut är kronor, vilket är en negativ avvikelse mot resultatkravet med kronor. tar sitt överskott/ utvecklingsfonden, kronor, i anspråk för att hantera avvikelsen och prognos mot årets slut blir då kronor, lika med resultatkravet. s åtaganden I servicenämndens verksamhetsplan för 2019 finns 19 åtaganden och alla utom ett pågår enligt plan. Finansiering s budget är helt intäktsfinansierad. Grunden är intäkter från basöverenskommelser med kommunledningskontoret och årsöverenskommelser som tecknas med alla verksamheter i kommunkoncernen. Återstående intäkter får vi genom tilläggsuppdrag från Eskilstuna kommuns förvaltningar och kommunala bolag. Serviceförvaltningens mål är att redovisa ett positivt resultat på 1.5 %. Resultatet

9 9(17) kommer att användas i utvecklingen av våra tjänster för att skapa ett värde för Eskilstuna kommuns verksamheter. Beslutet skickas till: kommunstyrelsen

10 10(17) SEN/2019:39 26 Behov och prioriteringar 2020 Beslut Behov och prioriteringar 2020 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Deltar ej i beslutet Linus Lakso (MP) deltar inte i beslutet. Ärendebeskrivning Enligt Eskilstuna kommuns styrsystem ska samtliga nämnder besluta om behov och prioriteringar 2020 som ett underlag till kommunfullmäktiges årsplan, samt till nämndens egen verksamhetsplan Senast 17 april ska det vara klart för att sedan presenteras på budgetberedningen. s behov och prioriteringar 2020 En satsning på ökad kompetens och delvis nya roller inom IT. För att ha rätt förutsättningar att möta det ökade trycket på IT-verksamheten, utifrån digitaliseringen, GDPR och robotiseringen, bedöms att en viss förflyttning av den samlade kompetensen på IT måste ske. Detta förutsätts kräva nyanställningar till viss del, medan andra roller kan axlas av befintliga medarbetare. Det finns ett behov av att öka måltidsverksamhetens förmåga att säkra mat till elever och brukare i samband med olika typer av kriser. Detta är en del i den större kontinuitetsplanen. Utredning pågår om olika möjliga lösningar. Finansiering I nuläget finns inte någon färdig utredning av behoven för att kunna göra en bedömning av total kostnad. Målsättningen är givetvis att i första hand finansiera dessa behov med minskade kostnader i samma verksamheter. Underlag med förslag om finansiering förväntas vara klara till kompletterande årsplan. Beslutet skickas till: kommunstyrelsen

11 11(17) SEN/2019:40 27 Investeringsplan och investeringsbudget fasta anläggningar kök Beslut Investeringsplan och investeringsbudget avseende kök i måltidsverksamheten godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Deltar ej i beslutet Linus Lakso (MP) deltar inte i beslutet. Ärendebeskrivning De flesta kök är lokaliserade i en förskola/skola/äldreboende. Investeringsbelopp har beräknats enligt lokalförsörjningsprocessen för den totala byggnationen. Därefter har köken brutits ut med ett schablonbelopp. Noggrannare beräkningar kommer att göras till Kompletterande årsplan där respektive investeringsäskande från servicenämnden, förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden samt vård- och omsorgsnämnden kan komma att förändras avseende den inbördes fördelningen. Finansiering Investeringarna i köken innebär en hyreskonsekvens för servicenämnden och de kostnaderna kommer att ingå i de interna måltidspriserna för förskolenämnden, grundskolenämnden, gymnasienämnden och vård- och omsorgsnämnden, samt i de externa måltidspriserna. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation För att få en ökad hållbarhet och optimala effektiviseringar när det gäller måltidstjänster är det av stor vikt att behovet finns med redan i början av planeringsoch byggnationsprocessen. Barn- och utbildningsförvaltningen och vård- och omsorgsförvaltningen behöver samordna sig så snart ett behov uppstår. Den bästa lösningen är att två eller flera verksamheter, t ex förskola och äldreboende som fysiskt ligger i direkt anslutning till varandra, får sina måltider från samma kök. Så långt det är möjligt bör vi undvika transporter av ekonomiska, miljö-, kvalitets- och säkerhetsskäl. Beslutet skickas till: kommunstyrelsen

12 12(17) SEN/2019:37 28 Svar på revisionsrapport - Granskning av lönerutinen Beslut 1. Revisionsrapporten anmäls och läggs till handlingarna. 2. I det fortsatta arbetet beaktar nämnden och förvaltningen revisionens förbättringsområden/rekommendationer. Ärendebeskrivning Revisionsbolaget PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning av lönerutinen. Syftet med granskningen är att bedöma om den interna kontrollen är ändamålsenlig och tillräcklig. Granskningen har skett av rutinbeskrivningar och relevanta styrdokument samt intervjuer. I granskningen ha en utvärdering skett av kontrollerna. Vidare har olika stickprovsgranskningar genomförts. Granskningen visar att den interna kontrollen avseende löneprocessen inte fullt ut är ändamålsenlig. Med anledning av de brister och förbättringsåtgärder som noterats i granskningen bedömer vi revisorer att vissa rutiner ses över, samt att de brister som identifierats blir åtgärdade. I granskningsrapporten lyfts ett antal rekommendationer som behöver bli beaktade. Kommentarer till rapporten Vid granskningen identifierades följande förbättringsområden/rekommendationer: 1. Vi rekommenderar att det införs systemstöd för att digitalisera hantering av ställningsavtal samt tid- och avvikelserapportering för s k kombianställda. Den nuvarande manuella hanteringen innebär risker för felaktigheter. HR-direktören är beställare för initiativ av digital hantering av anställningsprocessen. Det innebär att införa IT-systemstöd vid skapande av personalrapporter och förändringar av arbetssätt samt ev organisering runt hantering av anställningsprocess. En förstudie är genomförd och ett beslut är taget i Modern kommun om en fördjupad förstudie/analys. Löneservice kommer att delta i initiativet som drivs av projektledare på utvecklingsenheten.

13 13(17) Hanteringen av kombianställdas tidrapporter kommer inte att kunna digitaliseras p g a av att vi saknar systemstöd för detta. Däremot kommer vi att göra en översyn på de underlag som vi har och göra dessa tydligare. Löneservice rutingrupp påbörjar detta arbete under hösten Upplägget i systemet av timavlönade som arbetar i fler verksamheter bör förändras så att möjligheten till dubbel tidrapportering tas bort. Felen som uppstår idag är p g a den manuella hanteringen som sker där medarbetaren själv rapporterar in sin tid i PS- Självservice. En medarbetare kan ha flera olika titlar inom samma förvaltning vilket betyder att man då har flera olika tjänster som är aktuella och medarbetaren kan rapportera in på alla dessa anställningar. Det finns ingen spärr i systemet för detta. Arbetsgruppen som arbetar med att se över hanteringen av timavlönade har tittat på detta under våren Förslaget om timepool integration ska testas på måltidsorganisationens timavlönade under perioden Därefter är målet att hela vård- och omsorgsförvaltningen ska tillämpa timepool integration. På så sätt tar vi bort den manuella hanteringen där medarbetare själv rapporterar in sin tid dag för dag. Löneservice har även lämnat förslag till vård- och omsorgsförvaltningen att anställa de sommarvikarier som har schema över 1 (en) kalendermånad med månadslön. Detta för att öka kvalitén på tidsrapportering och löneutbetalning. En lista med fördelar/nackdelar har skickats till bemanningsenheten. Bemanningsenheten har tagit upp detta med enhetschefer på vård- och omsorgsförvaltningen inför rekryteringen för sommarvikarier Med stöd av logglistor bör det regelbundet göras uppföljningar av gjorde ändringar av inlagda grunduppgifter. Systemadministratörer gör många kontroller innan lönebearbetning. Se bifogad bilaga. 4. Det bör införas en kontroll som säkerställer att lön till personal som slutar sin anställning stoppas i rätt tid samt att det införs en kontroll som säkerställer att felaktigt utbetald ersättning åtgärdas skyndsamt. Det bör införas en kontroll som säkerställer att lön till personal som slutar sin anställning stoppas i rätt tid Vi är beroende av att enhetschef skickar in P-rapport med avslut till oss i rätt tid. Löneservice har annars ingen kännedom om när anställningar avslutas inom kommunkoncernen. Därför kan löneservice inte genomföra begärd kontroll.

14 14(17) införs en kontroll som säkerställer att felaktigt utbetald ersättning åtgärdas skyndsamt Löneservice kommer att lägga in en manuell kontroll på detta innan varje lönekörning med start april Innan löneutbetalning genomförs bör samtliga punkter från fel- och varningslista åtgärdas Infört på kontrollistan inför lönekörning sedan februari Felen måste åtgärdas. Varningar kontrolleras och åtgärdas om så är möjligt. 6. Vid utanordning av löneutbetalningar bör utställare och attestperson alltid vara två olika personer. Förslag; Behörighet även till biträdande enhetschef. 7. Vid lönerevision bör det införas formell attest för varje reviderad lön. Går inte att genomföra i lönesystemet. Däremot kontrolleras nya löner av enhetschef först och sedan av lönesamordnare på HR innan förhandlingsfil skickas till löneservice. Systemförvaltare/administratör importerar filen och kontrollerar fellistor. 8. Namnförtydligande av attestperson på kombianställdas tids- och avvikelserapporter bör införas. Blanketten uppdateras av löneservice. Beslutet skickas till: Kommunrevisionen

15 15(17) SEN/2019:3 29 Anmälan av delegationsbeslut Beslut Delegationsbesluten anmäls och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Redovisning av delegationsbeslut enligt servicenämndens delegationsordning daterad : 2.1 Tillsätta personal, tillsvidare eller viss tid, samt öka och minska sysselsättningsgrad inom budgetram. Förvaltningschef för områdeschefer och personal ej underställd områdeschef Områdeschefer för underställd personal (ersättare förvaltningschef) Enhetschef för underställd personal (ersättare enhetschefs områdeschef) -Bitr. områdeschef måltid för underställd personal (ersättare områdeschef måltid ) Kökschef för underställd personal (ersättare bitr. områdeschef måltid) - Lista över personalärenden för perioden januari februari 2019.

16 16(17) SEN/2019:2, SEN/2019:24, SEN/2019:41 30 Ärenden för kännedom Beslut Skrivelserna anmäls och läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige Beslut , 31 Årsredovisning 2018 Beslut , 34 - Granskningsrapport av intern styrning och kontroll 2018 Beslut , 36 - Riktlinje för psykiskt och socialt omhändertagande vid större olyckor, allvarliga- och extra ordinära händelser (POSOM) Beslut , 37 - Systematiskt arbete för jämställda och jämlika arbetsplatser Beslut , 38 - Utvärdering och upphävande av strategi interkulturella Eskilstuna Förskolenämnden Ordförandebeslut i brådskande ärende - Beslut om entledigande av ett dataskyddsombud Grundskolenämnden Ordförandebeslut i brådskande ärende - Beslut om entledigande av ett dataskyddsombud

17 17(17) SEN/2019:1 31 Rapporter och frågor Uppdrag och målbild samt process för arbetet med verksamhetsplan 2020 Föredragande: Jörgen Axelsson Kommunrevisionen presenterar sig och går igenom revisionens uppdrag och ansvar, kommunstyrelsens och nämndernas ansvar, årliga granskningar samt kommande aktiviteter.