Sammanträdesdatum

Transkript

1 1(13) Plats och tid Ebelingrummet, stadshuset, klockan ande Ersättare Ej närvarande Arne Jonsson (C) ordförande Ann Berglund (M) 1:e vice ordförande Linus Lakso (MP) 2:e vice ordförande Mona Kanaan (S) Mikael Edlund (S) Jari Puustinen (M) Anton Berglund (SD) Marie Svensson (S) Margareta Westermark (C) Göran Gredfors (M) Utses att justera Anton Berglund Justeringens plats och tid Måndagen den 26 augusti 2019, stadshuset Paragrafer Underskrifter... Sekreterare Ann-Kristin Rydberg Ordförande Justerande... Arne Jonsson... Anton Berglund Organ och sammanträdesdatum Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Stab och stöd, serviceförvaltningen Underskrift...

2 2(13) Övriga närvarande Jörgen Axelsson, förvaltningschef Ann-Kristin Rydberg, sekreterare Ann Marklund, krisberedskapssamordnare, kommunledningskontoret 45 Björn Bergström, områdeschef ekonomi och logistik Jan Åkerviken, områdeschef IT 53 Stefan Jarl, IT-konsult 53 Sven Lejon, IT-arkitekt 53 Fredrik Andersson, enhetschef IT 53 Pekka Serrander, enhetschef IT 53

3 3(13) SEN/2019:48 45 Yttrande över remiss - Riskanalys och åtgärdsförslag för krisberedskap för perioden Förslag till kommunfullmäktige Riskanalys och åtgärdsförslag för krisberedskap för perioden antas med följande tillägg: s måltidsservice bör läggas till i vård och omsorgsperspektivet, då de nämnder som ansvarar för barn och äldre är beroende av att få måltider tillhandahållna av måltidsservice. Kommunstyrelsen har skickat förslag till Riskanalys och åtgärdsförslag för krisberedskap för perioden på remiss till servicenämnden (SEN/2019:48). s yttrande bedömer att skrivelsen är väl genomarbetad. Framtagandet av en livsmedelsförsörjningsplan för de samhällsviktiga funktioner Eskilstuna kommun driver bör läggas så tidigt som möjligt då det är en politiskt prioriterad fråga. är gärna behjälpliga i framtagandet av en personalförsörjningsplan som omnämns i skrivelsen. Måltidsservice bör läggas till i vård och omsorgsperspektivet, då de nämnder som ansvarar för barn och äldre är beroende av att få måltider tillhandahållna av servicenämndens måltidsservice. Finansiering Då servicenämndens verksamhet är intäktsbaserad behöver eventuella åtgärder med anledning av planen finansieras via någon form av tillskott. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation För att främja en hållbar utveckling och en effektiv organisation behöver finansieringen av respektive aktuell aktivitet säkras. et skickas till: kommunstyrelsen

4 4(13) SEN/2019:46 46 Yttrande över remiss - Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden Förslag till kommunfullmäktige Riktlinjer för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden antas. Under hösten 2018 har kommunledningskontoret genom nämndernas internkontrollsamordnare följt upp riktlinjerna och nämndernas anvisningar för insyn och uppföljning av privata utförare. Det framkom inga andra justeringsbehov än de förändringar som uppkommit med anledning av ny kommunallag och ny dataskyddsförordning. Torshälla stads nämnd har avtal med en privat utförare och behöver anta anvisningar till föreslagna riktlinjer. Enligt Sveriges kommuner och landsting (SKL) gör utredaren som berett lagändringen ingen åtskillnad mellan nämnder och kommunalt ägda bolag. En praxisstudie om kommuners och landstings uppföljning av privata utförare har genomförts på uppdrag av SKL. Fyra utvecklingsområden föreslås; säkerställande av verksamheternas tillämpning av programmet, återkoppling till kommunfullmäktige, förbättring att kvalitetsdata och resultat från uppföljningarna presenteras för allmänheten samt innovativa arbetsformer för att stimulera förbättringar i hela verksamheten. Med anledning av praxisstudien förtydligas i föreslagna riktlinjer säkerställandet av tillämpning och återkoppling av riktlinjerna. Kommunledningskontorets ambition är att remittera riktlinjerna till enbart berörda styrelser. Det för att inte skapa onödig administration för styrelser som inte berörs av riktlinjerna. Moderbolaget Eskilstuna Kommunföretag AB behöver därför tydliggöra vilka dotterbolag som berörs av riktlinjerna. Varje nämnd och berörda styrelser ska utifrån föreslagna riktlinjer utarbeta anvisningar för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Uppföljningen ska genomföras på ett systematiskt och ändamålsenligt sätt och resultaten av genomförd uppföljning dokumenteras och redovisas till nämnd eller styrelse i samband med övrig verksamhetsuppföljning. Nämnder och styrelser ska i årsredovisningen återkoppla uppföljningen av privata utförare till kommunfullmäktige.

5 5(13) Kraven på möjligheterna till uppföljning och insyn ska tas med i upphandlingsdokumentet och regleras i avtal om utförande av kommunal verksamhet. Remissvar på föreslagna riktlinjer för uppföljning och insyn gäller för mandatperioden och ska vara kommunstyrelsen tillhanda senast 1 juli Anvisningar kopplade till föreslagna riktlinjer ska beslutas av nämnd eller styrelse senast december Riktlinjerna för mandatperiod ska antas av kommunfullmäktige första året i nästkommande mandatperiod. s yttrande har genom upphandlingsenheten varit delaktig i framtagandet av förslaget till riktlinjen för uppföljning och insyn av verksamhet som bedrivs av privata utförare mandatperioden anser att föreslagen riktlinje är väl avvägd och uppfyller de krav som ställs på uppföljning och insyn i samband med ny lagstiftning. Finansiering Kostnader för hantering med anledning av förslagen riktlinje hanteras inom ramen för ordinarie verksamhet. et skickas till: kommunstyrelsen

6 6(13) SEN/2019:47 47 Yttrande över remiss - Revidering av riktlinjer enligt alkohollagen Sevicenämnden avstår från att yttra sig på grund av att nämnden inte berörs av förslaget. Miljö- och räddningstjänstnämnden har skickat förslag till reviderade riktlinjer enligt alkohollagen på remiss till flertalet nämnder, Destination Eskilstuna AB och Polismyndigheten i Södermanland. Alkohollagen (2010:1622) föreskriver att kommunen ska ha riktlinjer. Förslag till nya riktlinjer bifogas. De nya riktlinjerna föreslås gälla från och med den 1 januari Det nya förslaget till riktlinjer ersätter de riktlinjer som antogs av kommunfullmäktige den 23 mars 2017, 57. s yttrande Serviceförvaltningen förslår att servicenämnden avstår från att besvara remissen då den inte berör servicenämndens verksamheter. et skickas till: Miljö- och räddningstjänstnämnden

7 7(13) SEN/2019:49 48 Yttrande över remiss - Samråd utvecklingsplan för Kvicksund Sevicenämnden avstår från att yttra sig på grund av att nämnden inte berörs av förslaget. Stadsbyggnadsnämnden bjuder in till samråd gällande Ortsanalys och utvecklingsplan för Kvicksund, Utvecklingsplan Fokus södra Kvicksund och Ortsanalys och utvecklingsplan Fokus Nyckelön. Eskilstuna kommun och Västerås stad arbetar tillsammans för att utveckla Kvicksund. De vill att boende och verksamma på orten, och alla invånare som är måna om ortens framtid, ska vara med och bidra till Kvicksunds utveckling. Samrådstid: 11 juni - 15 september 2019.Har du s yttrande Serviceförvaltningen förslår att servicenämnden avstår från att besvara remissen då den inte berör servicenämndens verksamheter. et skickas till: Stadsbyggnadsnämnden

8 8(13) SEN/2019:21 49 Revidering av servicenämndens dokumenthanteringsplan 1. Reviderad dokumenthanteringsplan för servicenämnden antas. 2. Serviceförvaltningen ska gallra allmänna handlingar enligt dokumenthanteringsplanen och enligt den förteckning över handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse som finns i dokumentet. 3. Dokumenthanteringsplanen och tillämpningsanvisningarna ska årligen ses över och vid behov revideras av servicenämnden. Varje myndighet inom Eskilstuna kommun ska enligt 5 i kommunens arkivreglemente upprätta en dokumenthanteringsplan som beskriver hur myndighetens allmänna handlingar ska hanteras. Kravet grundas på bestämmelser i offentlighetslagstiftningen En dokumenthanteringsplan fungerar som ett register över alla allmänna handlingar som förekommer i verksamheten och ger tillsammans med diariet en fullständig bild över vilken dokumentation som finns hos myndigheten. Planen fyller flera syften: den underlättar för allmänheten att ta del av myndighetens allmänna handlingar, den fungerar som ett internt sökmedel för myndigheten och innehåller myndighetens bestämmelser om gallring och bevarande av allmänna handlingar. Enligt arkivlagen 10 ska det vid gallring alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och för forskningens behov. I kommunens arkivreglemente finns det därför beslutat att innan en myndighet beslutar om gallring av allmänna handlingar ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Serviceförvaltningen har behov av en revidering av dokumenthanteringsplanen under följande avsnitt: 1.4 Registrering, ärende -och posthantering 1.6 Sammanträdeshandlingar - Nämndadministration 1.9 Dataskyddsförordningen se flik 4 - Dataskyddsombud 1.13 Kommunikation, PR och annonser 2.6 Inkassosystem

9 9(13) 2.8 Donationsstiftelser 3. HR 4.1 Måltidsservice Den reviderade dokumenthanteringsplanen ska vara tydlig, enkel att använda, omfatta samtliga verksamhetsområden och innehåller inga gallringsfrister som bryter mot arkivlagen. et skickas till: Områdeschefer på serviceförvaltningen Stadsarkivet

10 10(13) SEN/2019:5 50 Revidering av servicenämndens delegationsordning Reviderad delegationsordning för servicenämnden antas att gälla från och med den 22 augusti Revideringen som föreslås omfattar avsnittet 4 och 6 i servicenämndens delegationsordning från Administrativa ärenden Den föreslagna förändringen innebär att delegat hanterar beslut om att ingå hyresavtal samt uppsägning av hyresavtal. 4.7 om att ingå hyresavtal 4.8 om uppsägning av hyresavtal Områdeschef - ersättare förvaltningschef Områdeschef - ersättare förvaltningschef Undertecknande av avtal sker med behöriga firmatecknare i enlighet med nämndens beslut om firmatecknare Se även intern rutin lokalkoordination Undertecknande av avtal sker med behöriga firmatecknare i enlighet med nämndens beslut om firmatecknare Se även intern rutin lokalkoordination 6. Personuppgifter Den föreslagna förändringen innebär att samma delegat hanterar beslut om anmälan av personuppgiftsincidenter. 6.3 om att anmäla personuppgiftsinci dent till Datainspektionen 6.4 om att inte anmäla personuppgiftsinci dent till Datainspektionen Kvalitetschef med förvaltningschef som ersättare Kvalitetschef med förvaltningschef som ersättare et skickas till: Dataskyddsombudet Områdeschefer och kvalitetschef i serviceförvaltningen Enligt artikel 33 i Dataskyddsförordningen Bedömning att det är osannolikt att en personuppgiftsincident medför risker behöver vi inte meddela DI. Oavsett ska beslutet dokumenteras.

11 11(13) SEN/2019:3 51 Anmälan av delegationsbeslut Delegationsbesluten anmäls och läggs till handlingarna. Redovisning av delegationsbeslut enligt servicenämndens delegationsordning daterad : 2.1 Tillsätta personal, tillsvidare eller viss tid, samt öka och minska sysselsättningsgrad inom budgetram. Förvaltningschef för områdeschefer och personal ej underställd områdeschef Områdeschefer för underställd personal (ersättare förvaltningschef) Enhetschef för underställd personal (ersättare enhetschefs områdeschef) -Bitr. områdeschef måltid för underställd personal (ersättare områdeschef måltid ) Kökschef för underställd personal (ersättare bitr. områdeschef måltid) - Lista över personalärenden för perioden maj - juni 2019.

12 12(13) SEN/2019:2, SEN/2019:37, SEN/2019:53 52 Ärenden för kännedom Skrivelserna anmäls och läggs till handlingarna. Kommunfullmäktige den juni 2019, Årsplan 2020 den juni 2019, Strategisk inriktning för år den juni 2019, Taxa för kopior och utskrifter för allmänna handlingar den juni 2019, Koncerngemensamma internkontrollmoment 2020 den juni 2019, Delegation av Sårbarhetsanalys för kommunens krisberedskap för perioden den juni 2019, Revisionsrapport Lönegranskning Eskilstuna kommun (granskning av lönerutin) Kommunstyrelsen , Årsredovisning för donationsstiftelser 2018 Stadsbyggnadsnämnden "Trafiksäkra Eskilstuna - Trafiksäkerhetsplan"

13 13(13) SEN/2019:1 53 Rapporter och frågor Tema IT Jan Åkerviken, Stefan Jarl, Sven Lejon, Fredrik Andersson och Pekka Serrander informerar om ITs arbete med bland annat digitalisering, automatisering, PM3, tekniskt stöd samt chatbot. _