m KraftVäI'me Lil/Hit_ SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kenny Lagergren, tjänstgörande ersättare Ferm 7 //j' / ,x/

Transkript

1 ,x/ m KraftVäI'me SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesammanträde (8) Plats och tid Mark Kraftvärrne AB, Industrigatan 16 i Skene, kl Beslutande Lars-Olof Sandberg, ordförande Bengt Ferm Rolf Wallerdal Lars Bertil Rystrand, ej tjänstgörande ersättare Kenny Lagergren, tjänstgörande ersättare Rolf Hallberg, ej tjänstgörande ersättare Simon Ryndal, ej tjänstgörande ersättare Henrik Tureson, tjänstgörande ersättare Övriga deltagande Bengt-Allan Frost, VD Maria Svensson, sekreterare Utses att justera Bengt ~ Ferm Underskrifter Sekreterare Mmçg)... Paragrafer Maria Svensson Lil/Hit_ \ Ordförande... Lars-Olof Sandb g ',fn,. 7 x /,w' Justerande.4/23 f/*l' 7 fm] WL/ 49W Z 7' 7 //j' / Justerandes sign,

2 m KraflVäI'me Styrelsesammanträde SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum (8) Förteckning över protokollets ärenden Val av justerare Genomgång av föregående protokoll Meddelande: a) Skrivelse från Marks kommun, kommunledningskontoret; Årsredovisning 2015, anvisningar till nämnder och styrelser Ekonomisk redovisning Budget 2016 Värdering av anläggningstillgångar och bedömning av nedskrivningsprövning Affärsplan Arbetsschema för styrelsen 2016 Ändring av sammanträdestid för styrelsemöteti december 2016 Arbetsordning för styrelsen 2016 VD-instruktion för 2016 Internkontroll Marknet Fiber Pågående arbeten Rapporter Personalinformation Nästa styrelsemöte - torsdag God Jul och Gott Nytt År! Justerandes sign.

3 m KraftVärme SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesammanträde (8) 86 Val av justerare Bengt Ferm utses att justera dagens protokoll. 87 Genomgång av föregående protokoll Protokollet från lades efter genomgång till handlingarna. 88 Meddelande a) Skrivelse från Marks kommun, kommunledningskontoret; Årsredovisning 2015, anvisningar till nämnder och styrelser. Det anmälda ärendet läggs med godkännande till handlingarna. Justerandes sign.?im 460:?? 89 Ekonomisk redovisning VD redovisar det ekonomiska utfallet efter november månads utgång Resultatet för fjärrvärmeverksamheten hamnar på ett plusresultat om 448 tkr som är 84 tkr sämre än budget. Fjärrvärmeintäkterna har kommit upp till 95% av budget vilket är 5% mer än för samma period Försäljningen av fjärrvärme, ånga och el har varit 89 GWh eller 92% av budget. Årets graddagar till och med november 2015 har varit 94,4% av normalårsgraddagarna. Elintäkterna har endast kommit upp till 64% av budget vilket beror på extremt låga elpriser och fortsatt låga värden på elcertiñkat. Bränslekostnaderna är 3,2 mnkr lägre än budget och detta beror på den lägre fjärrvärmeförsäljnmgen. Bolagets övriga kostnader följer i stort sett budgeten. Resultatet för den nya bredbandsverksamheten inom bolaget, Marknct Fiber, har efter november månads utgång hamnat på ett underskott om -1,75 mnkr.

4 m Kr aftvärme SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesammanttäde (8) Den nya ärsprognosen för 2015 gällande hela bolaget pekar på ett underskott om -704 tkr vilket är 2,5 mnkr sämre än budget. Det sämre resultatet beror till största delen på ett beräknat underskott om -1,9 mnkr gällande Marknet Fiber. VD redogör dessutom för en översikt av bolagets låneskuld och ränteläge per Bolagets senaste skattekontoutdrag redovisas. att godkänna den ekonomiska rapporten för november g 90 Budget 2016 VD redovisar förslag till budget för år 2016 gällande fjärrvärmeverksamheten. Budgeten baseras på en försäljning av fjärrvärme, ånga och el på totalt 108,5 GWh. Resultatet beräknas hamna på ett överskott om 2 mnkr. VD redovisar även ett förslag till budget för år 2016 gällande fiberverksamheten. Budgetförslaget är beräknat på att kunder är anslutna till bolagets fibernät vid årets slut Resultatet för 2016 beräknas hamna på ett underskott om -1,4 mnkr vilket beror på en start- och uppbyggnadsperiod av fiberverksamheten. Styrelsen beslutar att godkänna VD:s redovisade budgetförslag för år 2016, se bilaga 1 och bilaga Värdering av anläggningstillgångar och bedömning av nedskrivningsprövning VD redogör för en framtidsbudget gällande fiberverksamheten fram till år När arbetet är klart med en uppdaterad framtidsbudget även för ñärrvärmeverksamheten skall en nedskrivningsprövning göras av bolagets samtliga anläggningstillgångar. Styrelsen beslutar att ge VD i uppdrag att fortsätta arbetet med att ta fram en värdering av bolagets anläggningstillgångar och bedömning av nedskrivningsprövning. Justerandes sign, M L t 43/4

5 m KraflVäl'me SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesammanträde (8) g 92 Affärsplan VD redovisar bolagets affärsplan gällande Styrelsen beslutar att upprätta en affärsplan för 2016 i enlighet med 2015 års plan, se bilaga 3 och att ta upp ärendet om ny affärsplan gällande är 2017 som en punkt på Visionsmötet Arbetsschema för styrelsen 2016 Föreligger förslag till arbetsschema för styrelsen för Styrelsen beslutar att godkänna förslag till arbetsschema för styrelsen 2016 enligt bilaga Ändring av sammanträdestid för styrelsemötet i december 2016 Ärendet tidigare behandlat Styrelsen beslutar att 'andra styrelsemötet i december 2016 från till att istället äga rum onsdag kl Arbetsordning för styrelsen 2016 Föreligger förslag till arbetsordning för styrelsen Styrelsen beslutar att godkänna förslaget till arbetsordning för styrelsen 2016 enligt bilaga 5. Justerandes sign. DN LC; 5 X./

6 KraflVäI'me SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesammanträde (8) 96 VD-instruktion för 2016 Föreligger förslag till VD-instruktion för Styrelsen beslutar att godkänna förslaget till VD-instruktion för 2016 enligt bilaga Internkontroll Bengt Ferm och Lars Bertil Rystrand redovisar och lämnar en skriftlig rapport från utförd internkontroll, , gällande riskanalys fiber. Av rapporten framgår vad effekten blir vid ett antal olika händelser, vad som kan vara de största problemen rörande driftsäkerheten i fiberverksamheten och förslag på åtgärder som bör göras i förebyggande syfte. Styrelsen beslutar att godkänna utförd rapport gällande riskanalys fiber. 98 Marknet Fiber VD redogör för pågående arbeten inom Marknet Fiber: 0 Under december månad har NetAdmin startat, som är ett program som sköter affärs- och driftsprocessen inom fibernätet. 0 Fyra datahallar för fiberverksamhetens nodrum är färdigställda 0 Avtalsarbetet gällande tjänsteleverantörer pågår 0 Arbetet med bolagets nya hemsida är klart 0 Ca 950 av Marks Bostads AB:s lägenheter är färdigställda för fiberanslutning 0 Fiberutbyggnaden har påbörjats inom ett flertal villaområden i Kinna, Skene och Örby. 0 Planering har även påbörjats för fiberutbyggnad inom centrala delarna i Kinna och Skene Rapporten läggs med godkännande till handlingarna. Justerandes sign. MN #93 l f' 6),,

7 m KraftVärme SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesammanträde (8) 99 Pågående arbeten VD redogör för följande pågående arbeten: 0 Byggnadslov skall sökas för om- och tillbyggnad av kontor och nytt lager på Assbergsverket 0 Arbetet pågår, med att byta ut en processdator med ny styrutrustning, på fastbränslepanna 1 på Assbergsverket 0 Arbetet med avtalsskrivning med fiberkunder pågår Redogörelsen läggs med godkännande till handlingarna. 100 Rapporter VD rapporterar om följande: 0 Marks kommun vill teckna markavtal gällande grävning för fjärrvärme och fiber på kommunens mark 0 Nils Holgerssonrapporten 0 Rapport från samarbetet med revisorerna gällande den ekonomiska redovisningen för anslutningsavgifter inom fiberverksamheten Rapporten läggs med godkännande till handlingarna. 101 Personalinformation VD meddelar att under 2016 startar beredskapstjänstgöring, kvällar och helger, för att säkerställa driften av fiberverksamheten och för åtgärdande av felanmälningar från bolagets fjärrvärmekunder. VD redovisar personalstatistik. Styrelsen beslutar Rapporten läggs med godkännande till handlingarna. justerandes sign. NN á/ [4:13

8 m KraflVäl'me SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Styrelsesarnrnanträde (8) 102 Nästa styrelsemöte är torsdag den 11 februari 2016 Styrelsemötet börjar kl God Jul och Gott Nytt År Ordföranden hälsar styrelsen en God jul och ett Gott Nytt År och styrelsen önskar ordföranden detsamma. N ustcmn cs si. J d gm lvl (4:75 få;

9 ~ m Kraftvärme DRIFTBUDGET 2016 FJÄRRVÄRMEVERKSAMHETEN BUDGET Bilaga 1 Till Mark Kraftvärme ABJS Styrelseprotokoll Fastställd budget av styrelsen MARK KRAFTVÄRME AB Bokslut för 2015 BUDGET kkr Beräkn försäljn: Graddagar 78,7% 94% Beräkn försäljn: Fjärrvärmelev, GWh 88,0 100,5 97,0 EI-prod, GWh 10,2 12,0 11,5 RÖRELSENS INTÄKTER Intäkter Fjärrvärme Intäkter ei-ieveranser Intäkter utsläppsrätter Engångsavgift fjärrvärme Nettoomsättning Sza övriga rörelseintäkter S:A RÖRELSENS INTÄKTER RÖRELSENS KOSTNADER Summa bränslekostnader Byggn kunde/externa kostnader/vänster Personalkostnader Avskrivn av materiel/a anläggningstillg S:A RÖRELSENS KOSTNADER RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella invest Summa räntor, borgens avg s 850 RESULTAT, efter finans. poster Koncernmässiga bokslutsdisp Skatt 0 RESULTAT sps/ekonomi/budgetlzo16 FJV

10 m Kraftvärme "8 or "m e i Budget MARKNET 2016 Bilaga 2 Till Mark Kraftvärme AB:s Styrelseprotokoll ~ 3.. t r. M., t ÃRSPROGNOS Fastställd budget för 2015 BUDGET 2016 I /"(yr/'m77 \ _ ( ) av styrelsen RÖRELSENS INTÄKTER NE TI'OOMSÄ TTNING :a övriga rörelseintäkter M SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER kkr kkr ~ RÖRELSENS KOSTNADER ~ ~ Externa kostnader och tjänster Summa externa kostnader och tjänster Personalkostnader Avskrivningar materiella tillgångar gl_7_ SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella invest SUMMA RÄNTOR och liknande poster M -200 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER ARETS RESULTAT V W. sps/ekonomi/budget/marknet budget

11 Bilaga 3 Till Mark Kraftvärme AB:s Styrelseprotokoll MARK KRAFTVÄRME As AFFÄRSPLAN M' N Läs / 43/

12 As Affärsplan 2016 Mark Kraftvärme verksamhet - Bolaget är uppdelat i två resultatenheter : 1 Produktion och försäljning av fjärrvärme, ånga och el Bolaget skall producera och försälja fjärrvärme och ånga i egna eller förhyrda panncentraler inom Marks kommun och producera miljövänlig el inom Sveriges gränser. 2 Utveckla och förvalta kommunens stadsnät för elektronisk fiberkommunikation Detta görs genom att bygga ut bredbandsnätet i Marks kommun och medverka till att ett öppet bredbandsnät byggs ut genom bland annat fiberföreningar. - Mark Kraftvärme AB skall även tillhandahålla andra tjänster inom energiområdet och bredbandsområdet. - Uppdraget utförs efter de ägardirektiv som fastställts av Spinnerskan i Mark AB/Kommunfullmäktige i Mark Was 4.2?

13 Affärsplan 2016 Ändamålet för bolaget Mark Kraftvärme AB skall förse sina kunder med värme, varmvatten, ånga och bredbandslösningar på ett miljömässigt, tekniskt och ekonomiskt bra sätt. Bolaget skall även erbjuda serviceavtal till sina fjärrvärmekunder. Bolaget skall medverka till att uppfylla kommunens målsättning om minskad användning av fossila bränslen i kommunen. Bolaget skall även medverka till att kommunens bredbandsutveckling följer de mål som riksdagen har beslutat om i öppna nät, där kommunens företag och invånare kan få tillgång till godtagbar täckning av fiberkommunikation och med alla fördelar som ett väl fungerande stadsnät kan ge WW i ? o

14 Affärsplan 2016 AFFÄRSIDE 0 Säkra klimatvänliga leveranser med god service och utveckling till konkurrenskraftiga priser Riktlinjer 0 Vidareutveckla säkra leveranser med fortsatt konkurrenskraftiga priser 0 Arbeta för ett miljöeffektivare samhälle 0 Vara ett föredöme i vårt sätt att bemöta människor 0 Stimulera vår personal att ta ansvar och engagera sig för bolagets framtid och utveckling m 4%

15 Affärsplan 2016 Affärsområden Värmeleveranser Ångleveranser E1 produktion Utbyggnad av fiberkommunikation Uthyrning av fiberkommunikation Fjärrvärmeservice

16 Affärsplan 2016 OMVÄRLDSANALYS /BUDGET SYNPUNKTSHANTERING FRÅN. Kunder - Leverantörer - Personal - Allmänhet - Kommunen - Banker - Bransch föreningar - Regering - EU direktiv Lag / ø/,

17 Affärsplan 2016 ÄTERRAPPORTERING Ekonomi redovisning Marknadsundersökning Serviceåtaganden Synpunkter Felanmälningar lnternkontroll Varje månad Vart annat år (höst) Två ggr/per år(maj,nov) Två ggr/per år(maj,nov) Två ggr/per år(maj,nov) Två ggr/per år(maj,nov) Analys Månadsredovisning Delårsredovisning April, Augusti Årsredovisning i feb. Nyckeltal i branschen, redovisas årligen i mars Ekonomi, Försäljning, Personal Ekonomi, Försäljning, Miljö, Personal Ekonomi, Försäljning Miljö, Personal, Nyckeltal Ekonomi, försäljning, Miljö, Personal, Nyckeltal M M á/ i +5,5

18 ~ Kraftvärme Arbetsschema för styrelsen i Mark Kraftvärme AB 2016 Bilaga 4 Till Mark Kraftvärme AB:s Styrelseprotokoll Febr Mars Maj Juni Sept Nov Dec Beslutsärenden Arbetsordning Arbetsschema VD-instruktion Budget Bokslut Delårsrapport Mål- och resultatplan Delårsrapport Oktoberrappon 2016 Firmaleckning Styrelseulbildning Övergripande organisation Policyfrágor Byggprojektjupphandling Visionsfrågor Affärsplan Internkontrollplan lnformationsärenden Bolagsstämma Förvaltningshändelser Organisationsfrågor Personalfrågor Pågående planerade anslutn Upphandlingar Projektinformation Skatter och avgifter Studieresa Wax/LågW

19 m Kraftvärme Bilaga 5 Till Mark Kraftvärme As Styrelseprotokoll Arbetsordning för styrelsen i Mark Kraftvärme AB 2016 Ansvar och uppgifter Bolaget skall bedriva verksamhet i enlighet med bolagsordningen. Vad som stadgas i aktiebolagslagen gäller som allmän grund för det ansvar och de uppgifter som åligger styrelsen. Styrelsen har att rätta sig efter särskilda föreskrifter som meddelats av bolagsstämman. Arbetsordningen skall tas upp på konstituerande styrelsesammanträde och fastställas årligen. Styrelsen skall utfärda instruktioner för verkställande direktören. Styrelsen skall fastställa bolagets organisation. Styrelsen är skyldig att fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Det åligger därför styrelsen att tillse att det finns ett fungerande rapporteringssystem, som även omfattar kompetensnivä och resurser på ekonomifunktionen så att bedömningsskyldigheten kan fullföljas. Styrelsens suppleanter har alltid möjlighet att närvara vid sammanträden och delta i styrelsens arbete och få del av handlingarna löpande. För suppleanters inträde i styrelsen skall ordningen för suppleanters inträde i kommunens nämnder tillämpas. Kommunfullmäktige beslutar om detta inför ny mandatperiod. Styrelsen är beslutsför om mer än hälften av antalet styrelseledamöter är närvarande. Beslut i ärende får dock inte fattas, om inte såvitt möjligt samtliga styrelseledamöter dels fått tillfälle att delta i ärendets behandling, dels fått tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet. Styrelsearbetet Det ankommer i första hand på styrelsens ordförande att tillse att styrelsen arbetar effektivt och att i samråd med verkställande direktören sörja för att sammanträdena är väl förberedda. Förberedelser inför sammanträde Inför varje sammanträde förelägger verkställande direktören i god tid styrelsens ordförande ett förslag till föredragningslista. Efter dennes godkännande tillser verkställande direktören att kallelse jämte föredragningslista och erforderliga underlag distribueras till styrelseledamöterna senast en vecka före sammanträdet. Enskild styrelseledamot, som önskar att styrelsen skall handlägga av honom eller henne angivet ärende7 bör anmäla detta till ordföranden som efter kontakt med verkställande direktören avgör om ärendet bör tas upp vid närmast följande styrelsesammanträde.

20 m Kraftvärme Bilaga 6 Till Mark Kraftvärme AB:s Styrelseprotokoll Instruktion för verkställande direktören, VD i Mark Kraftvärme AB - för Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltning. Den verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Styrelsen för Mark Kraftvärme AB meddelar med denna instruktion riktlinjer och anvisningar för VD vid utövande av den löpande förvaltningen. Styrelsen fastställer för varje år budgetram för bolaget. Inom denna har VD beslutanderätt om inte annat framgår nedan. Nedan anges de ärenden som VD skall underställa styrelsen för beslut: 0 Beslut om större investeringar. 0 Beslut om större avtal med leverantörer och kreditgivare. 0 Beslut om ändringar i redovisnings- och uppföljningssystem som utgör styrelsens underlag. 0 Beslut om organisationsförändringar av betydelse. 0 Beslut i andra frågor som kan antas ha väsentlig ekonomisk eller annan betydelse för bolagets verksamhet. Beslut som tagits av VD när styrelsebeslut inte kunnat avvaktas skall rapporteras till styrelsen vid närmast följande sammanträde. Detsamma gäller rapportering av finansieringsätgärder hänförliga till av styrelsen beslutade projekt. VD skall se till att ägardirektiv och bolagsplan uppfylles. Det åligger VD att förse styrelsen med den information som krävs för fullgörande av styrelsens ansvar att följa bolagets ställning, likviditet och utveckling. \ MM 3, är