Bogemenskapen Sjöfarten KHR (org. nr )

Transkript

1 1/6 Bogemenskapen Sjöfarten KHR (org. nr ) VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2010 Styrelsen för Bogemenskapen Sjöfarten KHR lämnar härmed följande berättelse för verksamhetsåret 1 januari 31december Bildande och historik Bogemenskapen Sjöfarten KHR bildades den 6 maj Föreningens ändamål är att av Familjebostäder blockhyra del av fastigheten Sjöfarten 2 i Hammarby Sjöstad, med adress Heliosgatan 19 23, för att där upplåta 46 bostadslägenheter och gemensamma utrymmen med kooperativ hyresrätt till sina medlemmar. Den 6 maj 2007 bildades Bogemenskapen Sjöfarten KHR med stadgar och turordningsregler. Den 17 mars 2008 flyttade de första hyresgästerna in, därefter ägde inflyttning rum den 1 och 17 april. Styrelse Britt Algotsdotter Christina von Zweigbergk ordförande kassör Övriga ledamöter: Birgitta Holgersson, vice ordförande, Lena Albihn, sekreterare, Jan Olov Westerberg, Simone Nadbornik, Lena Hokfelt. Revisor och revisorssuppleant Kalevi Kopra, revisor, Annika Skarle, revisorssuppleant Valberedning Vid föreningsstämman valdes Mats Holmström (sammankallande), Karin Sjögren och Lisbet Klubb att utgöra valberedning inför föreningsstämman Bomedlemmar Den 31 december 2010 bestod föreningen av 46 bomedlemmar/lägenheter (52 boende). Av de boende var 37 kvinnor (71,2 %) och 15 män (28,8 %). Medelåldern bland de boende var 61 år, fördelat enligt följande: 40+ = 6 st., 50+ =14 st., 60+ =26 st., 70+ = 6 st. Kömedlemmar I december 2010 har föreningen 68 kömedlemmar. Nya medlemmar har tillkommit (främst genom hemsidan) och andra har lämnat föreningen. Styrelsens arbete Under året har styrelsen haft 15 protokollförda möten, inklusive konstituerande möte, samt ett antal icke protokollförda arbetsmöten. Under året har följande mer specifika åtgärder/händelser ägt rum:

2 2/6 Sjöfarten har under året drabbats av inbrott och inbrottsförsök. Mycket av styrelsens och förvaltningsgruppens arbete har koncentrerats på att stärka fastighetens skalskydd och även att öka de boendes medvetenhet om hur vi alla kan medverka till ökad säkerhet och trygghet i huset. Ytterdörrarna har förstärkts och ett nytt låssystem har installerats i kök, matsal och kontor. Nya nycklar till fönster i köket och till kontorsfönstret har införskaffats. Dörren till garaget har förstärkts. Förutom löpande kontakt med husvärd och förvaltare vid Familjebostäder kring husets förvaltning, har kontakter med Familjebostäder skett med anledning av stölderna, installation av låssystemet samt avräkning av garageintäkter och förbrukade kostnader såsom fastighetsel, värme och vatten. Alla inbrott och inbrottsförsök har polisanmälts och anmälts till försäkringsbolaget. Förhandlingar har skett med försäkringsbolaget angående stulet gods och ett överklagande gav föreningen pengar åter. Styrelsens arbete har under året försvårats av att föreningens kontakter med fastighetsägaren och byggentreprenören varit ansträngda beroende på orsaker utanför styrelsens kontroll. Ett omfattande och tidskrävande arbete har lagts ner på att återskapa de goda relationerna, en uppgift som styrelsen nu bedömer har lyckats. Som ett resultat av motionssvar från föreningsstämman 2010 har beslut tagits om en återbetalning av upplåtelseinsatserna. Av upplåtelseinsatsen reserveras 300 kronor/m 2 för varje lägenhet för framtida underhåll. Återbetalningen av upplåtelseinsatsen beräknas äga rum under början av I enlighet med ett annat motionssvar har en organisationsöversyn genomförts där bl a ansvars- och arbetsfördelning mellan styrelsen och olika arbetsgrupper har analyserats. Organisationsöversynen presenteras under början av Medlemsmöten m m Möten för föreningens medlemmar har fortsatt under Vid mötena har styrelsen och representanter från övriga boende medverkat och informerat om uthyrningsläget, blockhyresavtalet, förvaltningsavtal, arbete med ombyggnad i källaren, kontraktskrivning m m. Studiecirkel kring kooperativ hyresrätt, obligatorisk för föreningens boende, har genomförts för nyinflyttade under året. Även uppföljningsintervjuer för nyinflyttade har ägt rum samt avslutningssamtal med avflyttade. Information till medlemmarna Protokollförda medlemsmöten för de boende har arrangerats regelbundet, i genomsnitt ett möte i månaden. Medlemsmötena har vid några tillfällen haft ett speciellt tema, exempelvis en genomgång av stadgarna, organisationsfrågor samt matrådets funktion. På de boendes initiativ har också mer informella diskussionsmöten, soffmöten, kring specifika frågor arrangerats. Denna sorts möten är inte protokollförda. Utöver information vid medlemsmöten har både de boende och kömedlemmar brevledes och via e-post hållits underrättade om hur arbetet i huset framskrider. Informationsbladet Sjöfartsnytt har utkommit med fem nummer.

3 3/6 Under året har följande arbetsgrupper funnits: Förvaltningsgruppen Förvaltningsgruppens ansvar är att se till att de sysslor som är ålagda föreningen vad gäller skötsel av huset genomförs genom delegering och åtagande från medlemmar i gruppen. En garantibesiktning genomfördes tillsammans med Familjebostäder och Värmdö Bygg i mars 2010 samt under sommaren avseende husets yttre. De regelbundna ronderingarna av huset och de gemensamma utrymmena för att i tid upptäcka fel enligt föreningens tillsyns- och underhållsskyldighet, har fortsatt. Dessa ronderingar protokollförs och tas upp vid gruppens nästa möte. Samtliga boende är numera involverade i ronderingarna enligt ett schema. Matrådet Matrådet har haft sammanlagt åtta möten under året samt två städmöten i köket. På mötena har man informerat varandra om hur varje matlag fungerar samt tagit upp önskemål om inköp till köket och eventuella byten mellan matlagen. Matrådet fungerar som en stöttande och rådgivande arbetsgrupp till matlagen. I övrigt har de enskilda matlagen stor frihet att organisera sitt arbete och ansvarar själva för ekonomin inom de ramar som föreningen gemensamt bestämt. Frågor kring matlagning och matlag har diskuterats flitigt på medlemsmöten och matrådsmöten. Rutiner i köket och samarbetet i matlagen har utvecklats under året. Under året har ett nytt redovisningssystem införts, det gamla matkupongsystemet har ersatts av en modell där de boende som äter i matsalen skriver upp sig på en lista och sedan i efterskott själva betalar in till matrådets konto. Det nya tillvägagångssättet har i stort sett fungerat positivt även om det har varit svårt att få in pengarna i tid, men systemet fungerar nu allt bättre. Inredningsgruppen Gruppen har fortsatt inredningen av matsal, bibliotek, träfflokal och hobbyrum. Gruppen har dessutom bidragit med idéer i samband med diskussioner kring planering av disponibla rummet. På föreningsstämmans och styrelsens uppdrag har gruppen kring ombyggnationen i källaren, Disponiblagruppen, under året självständigt utfört projektering, planering, upphandling och slutförande av uppdraget. Genomförande av ombyggnationen utförs av Värmdö Bygg och påbörjades under årets sista dagar med slutdatum den 27 januari En invigningsfest planeras i början av mars Städgruppen Städgruppen har under våren och hösten planerat och genomfört städdagar av gemensamma utrymmen tillsammans med de boende samt en dag för fönstertvätt. Rutiner och val av städmaterial har ytterligare utvecklats.

4 4/6 Gästrumsgruppen Totalt antal gästnätter under året har varit 376. Hela utrymmet på plan 5 är numera allergifritt. Under året har även det tredje rummet på plan 5 använts när det har varit många gäster i huset. Information Sjöfarten har medverkat i Öppet Hus-dagen som genomfördes 2 oktober De grupper som arbetar med informationsuppgifter har haft kontakt med medier, arrangerat studiebesök, hyrt ut lägenheter, värvat kömedlemmar m m. Den 26 maj var det information för de boende angående bilpool i Hammarby Sjöstad. Aktiviteter för kömedlemmar Afternoon-tea för kömedlemmar genomfördes i den 21 november. Kömedlemmarna har även deltagit i filmklubbens visningar. Ett flertal kömedlemmar är engagerade i matlagningen och en erbjuder sina tjänster som hantverkare. Kömedlemmarna har också deltagit i den ordinarie stämman i mars 2010 såväl som i två extrastämmor under året. Hemsidan Hemsidan, administreras sedan hösten 2008 inom huset. Hemsidan har under året haft ett ständigt ökande antal besökare, i november 2010 hade hemsidan haft externa besökare. Hemsidan har bidragit till att föreningen har fått många nya kömedlemmar. På styrelsens uppdrag har bl a ett debattforum, Planket, skapats. I uppdraget ingick också en översyn av hemsidans innehåll och en framtida utvecklingsplan. Studiebesök 2010 Ett flertal studiebesök har ägt rum på Sjöfarten under Vi har haft flera studiebesök från Japan (t.ex. i september 14 personer) och tagit emot grupper från det nya gemenskapsboendet Dunderbacken. Föreningen Framtiden har haft möte hos oss. En grupp arkitekter från Danmark, 27 personer, besökte Sjöfarten 5 maj och Familjebostäder har varit här med grupper som visats runt i huset och fått information (bl a besökare från Poseidon, Göteborgs största bostadsbolag). Under 5 9 maj 2010 anordnade KTH och Kollektivhus NU en stor, internationell konferens om kollektiva boendeformer. Flera boende i föreningen deltog, både som åhörare och som aktiva inom olika workshopar. Grupper av konferensdeltagare gjorde studiebesök hos Sjöfarten. De guidades runt på flera språk. Vi anordnade lunch för flera grupper av deltagare och några deltog i en middag på Sjöfarten. Sjöfarten har fått beröm från arrangörerna angående vårt mottagande av konferensgästerna. Lägenhetsgruppen Lägenhetsgruppens främsta uppgift har varit att få lediga lägenheter uthyrda till hyresgäster som vill bo i en kooperativ hyresrätt och vill verka för idén om kooperativt boende. Under året har fem lägenheter bytt hyresgäster. Alla som har visat intresse har

5 5/6 intervjuats innan kontraktskrivning. Noggranna intervjuer har genomförts med samtliga nyinflyttade och under året har uppföljningsintervjuer skett med alla. Lägenhetsgruppen har även sett till att samtliga nyinflyttade har fått en fadder bland de boende. Det är en hel del arbete som hänger samman med uthyrningen av lägenheter: annonsering, kontakter med sökande, visningar, intervjuer, besiktning av lägenheterna, genomgång om vad som gäller för att få bo i Sjöfarten (åtaganden) samt av kontrakten, kontraktskrivning, utlämning och återtagning av nycklar Alla lägenheter har hyrts ut i tid så inga kostnader har lagts på de boende i Sjöfarten. Ett andrahandskontrakt har förlängts under året och avslutats i december Kulturgruppen/Trivselgruppen. Under året har en hel del trivselevenemang och gemensamma aktiviteter ägt rum i Sjöfarten. Det mesta har ordnats genom privata initiativ och möjliggjorts med hjälp av boende. Trädgårdsgruppen Trädgårdsgruppen består av cirka tio personer, varav tre är fortlöpande aktiva och de övriga hjälper till vid behov, exempelvis med gräsklippning, vattning enligt schema och ogräsrensning. Gruppen har haft fyra möten under året. Inköp av pallkragar för plantering av bönor, kryddväxter och jordgubbsplantor har gjorts under året. Klätterrosor och höstblommande växter har planterats och under hösten har många vackra buketter från trädgården prytt matsalsborden. Ekologigruppen Ekologigruppen startade sin verksamhet under november Under 2010 har gruppens aktivitet varit begränsad, men den återupptogs under senare delen av året. Ekonomi Föreningens ekonomiska ställning och resultat framgår av bifogade balans- och resultaträkningar. Styrelsen föreslår att rörelseresultatet fördelas i enlighet med stadgarna till bomedlemmarna i förhållande till aktuell månadshyra för respektive lägenhet. Styrelsen framför sitt varma tack till samtliga arbetsgrupper och boende för deras engagemang i vårt gemensamma boende. Hammarby Sjöstad den 1 februari 2011 Styrelsen för Bogemenskapen Sjöfarten KHR

6 6/6 Britt Algotsdotter Birgitta Holgersson Christina von Zweigbergk Jan Olov Westerberg Lena Albihn Lena Hokfelt Simone Nadbornik