Beredskapsplan för socialnämnden

Transkript

1 Beredskapsplan för socialnämnden Beslutande: Socialnämnden Datum och paragraf: Dokumentansvarig: Förvaltningschef Revideras: Vid behov eller enligt nämndens beslut

2 Innehåll 1. Bakgrund till beredskapsplanen Inledning Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjdberedskap Syfte med planen Socialförvaltningen Beskrivning av förvaltningen Förvaltningens resurser... 4 Personal Förvaltningens risker Förvaltningen är beroende av Krisorganisation Övergripande krisorganisation Socialförvaltningens ledningsgrupp Ledningsplats Aktivering av plan vid större händelser/extraordinära händelser Aktivering av plan vid större/extraordinära händelser innebär Socialförvaltningens ledningsgrupps ansvar Samhällsviktiga verksamheter Prioriterade verksamheter inom Socialförvaltningen vid ett krisläge Förväntad servicenivå i en krissituation Övning och utbildning Ekonomi Dokumentation POSOM Samverkan Information internt och externt Extern information Intern information Uppföljning och revidering Utvärdering Revidering... 13

3 1. Bakgrund till beredskapsplanen 1.1 Inledning Risker av olika slag har alltid funnits och kommer alltid att finnas i vårt samhälle. Samhällsutvecklingen innebär att riskerna ständigt förändras och förnyas. Samhället är i många avseenden sårbart och detta ökar ibland i takt med utvecklingen och därmed ökar också osäkerheten. Detta kan gälla allt ifrån naturolyckor, hot/störningar i den tekniska infrastrukturen, större bränder/explosioner och smitta samt hot och sabotage. Att bedöma när en kris verkligen är en kris kan vara svårt. En händelse som inte verkar vara så allvarlig när den inträffar kan utveckla sig till en större händelse eller en kris. Dock är det viktigt att kommunens förvaltningar har beredskap för vilka händelser som kan leda till en kris. Som en del i kommunens beredskapsarbete ska förvaltningarna genomföra risk- och sårbarhetsanalyser och anta egna beredskapsplaner. 1.2 Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjdberedskap Denna plan är baserad på lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap SFS 2006: 544. Syftet med denna lag är att kommuner och landsting ska minska sårbarheten i sin verksamhet och ha en god förmåga att hantera krissituationer i fred. Lagen säger vidare att kommuner och landsting ska analysera vilka extraordinära händelser i fredstid som kan inträffa i respektive kommun och landsting samt hur dessa händelser kan påverka den egna verksamheten. Med en extraordinär händelse avses i lagen en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. Det är verksamhetsansvaret som är utgångspunkten för kommunernas uppgifter i samhällets krishanteringssystem. Det betyder att ansvaret för olika samhällsviktiga verksamheterna under normala förhållanden också gäller under störda förhållanden. Det är varje nämnd som har ansvar för att planlägga sina verksamheter. Andra viktiga bestämmelser är lagen om skydd mot olyckor (2003: 778) och förordning om krisberedskap och höjd beredskap (SFS 2006: 942). 1.3 Syfte med planen Denna plan innehåller riktlinjer för hur socialförvaltningen ska hantera större händelser som också kan leda till extraordinära händelser. Primär målgrupp för planen är verksamma inom socialförvaltningen. Planen ska också kunna användas som information till samverkande organisationer.

4 2. Socialförvaltningen 2.1 Beskrivning av förvaltningen Socialförvaltningen består utöver staben av tre verksamhetsområden: Individoch familjeomsorgen, LSS-omsorgen, Vård och omsorg som består av boenden och hemtjänsten inklusive HSL-enheten. Utöver detta har förvaltningen en Kvalitets- och utvecklingsenhet som består av administrativt-, bemannings- och utvecklingsteam. 2.2 Förvaltningens resurser

5 Personal ( ) Område Tillsvidare Visstidsanställda Totalt anställda anställda Staben 9* 0 9 VoO hemtjänsten VoO HSL VoO boenden IFO LSS KvUt Totalt * inklusive socialchef som är anställd av KLK Fordon Socialförvaltningen har: Ca 30 bilar 9 minibussar

6 2.3 Förvaltningens risker Stormar Nedfallna träd över vägar, el-ledningar kan göra att personer med hemtjänst blir strandsatta utan el eller hjälp. Stormar kan även medföra att det är riskfyllt att personal rör sig utomhus. Farligt gods Farligt gods olycka utanför ett boende exempelvis. Bland annat Solbacka och Akvarellen samt Kumla Bostäder AB:S trygghetsboende Kvarngården ligger nära järnvägen där det transporteras stora mängder farligt gods. Brand Brand på boenden/verksamheter kan innebära att byggnader förstörs, evakuering behöver genomföras samt att det finns personskador eller dödsoffer. Trafikolycka Utöver att det trafikolyckor kan drabba vår egen personal så kan de även förhindra hemtjänstpersonal att ta sig till brukare. Tågolycka Bland annat Solbacka och Akvarellen som ligger nära järnvägen kan behöva evakueras vid en händelse. Dricksvattenförsörjning/VA-försörjning Inom förvaltningen finns ett stort behov av rent vatten framförallt äldreomsorgen och vårdboenden. Behovet begränsar sig inte bara till dricksvatten utan vattenförsörjning så att korrekt hygien kan upprätthållas samt att avlopp fungerar. Livsmedelsförsörjning Många av socialförvaltningens verksamheter främst boenden är beroende av att deras brukare förses med livsmedel. Ett avbrott i mattjänst eller brist i tillgången på livsmedel kommer att kunna påverka förvaltningen. Teleavbrott Försvårar det dagliga arbetet då verksamheter verktyg att kommunicera med. Ett avbrott kan också ha allvarliga konsekvenser för hemtjänstens trygghetslarm, nyckelfri hemtjänst, samt olika digitala tjänster i som utvecklas som då kan sluta fungera och att brukarna då inte kan larma/komma i kontakt. Elavbrott Ett el-avbrott påverkar både lokaler, teknik, diverse hjälpmedel och personer. Ett långvarigt el-avbrott kan medföra att verksamheter helt slutar att fungera.

7 Värmeförsörjning Ett långvarigt värmebortfall kan få stora konsekvenser för förvaltningens verksamheter, framförallt för boenden. Värmebölja En värmebölja kan få stora konsekvenser för framförallt för brukare inom förvaltningens olika boendeformer och hemtjänstverksamheten. Finansiella system Finansiella system som bankerna använder påverkar kommunens förmåga att kunna sköta utbetalning av försörjningsstöd. IT-bortfall Åtkomsten till olika digitala system, t.ex. verksamhetssystemet påverkas då ITmiljön inte fungerar. Drivmedelsbrist Brist på drivmedel påverkar hemtjänstverksamheten och enheter som är beroende av motorfordon. Antagonistiska hot/social oro Kan leda till problem för personal att nå brukare och leda till ökad risk för våld för speciellt personal inom Individ- och familjeomsorgen. Sabotage dataintrång Känsliga datasystem med sekretessbelagd information kan utsättas för dataintrång vilket kan medföra att känslig information sprids eller raderas. Pandemi Personalbrist då stor del av personalstyrkan kan bli utslagen. Även ett stort hot mot de äldre och svaga som inte har samma motståndskraft. Sociala risker social oro En social risk är sannolikheten för oönskade händelser, beteenden eller tillstånd med ursprung i sociala förhållanden och som har negativa konsekvenser på det som bedöms vara skyddsvärt. Social oro: Yttringar av sociala risker t.ex. anlagda bränder, stenkastning, upplopp. Övriga risker med mindre påverkan/trolighet Farliga anläggningar Flygolycka Föroreningar Klimatförändringar Ras och skred Skogsbrand Översvämning

8 2.4 Förvaltningen är beroende av Socialförvaltningen är beroende av att följande funktioner finns/fungerar för att verksamheterna ska fungera och att brukarnas hälsa/trygghet inte ska påverkas. Vatten och avlopp till framförallt särskilda boenden och gruppbostäder El och värme till förvaltningens olika boenden Bränsleförsörjning till framförallt hemtjänstens fordon Livsmedel till både brukare med hemtjänst och brukarna på särskilda boenden Kommunikationer Mediciner IT Socialförvaltningen är också beroende av följande externa aktörer: Bankernas system Apotek för mediciner Region Örebro län

9 3. Krisorganisation 3.1 Övergripande krisorganisation Den övergripande krisorganisationen i kommunen består av krisledningsnämnd, krisledningsstab, informationsgrupp och POSOM-grupp. Krisledningsnämnden utgörs av samma ledamöter som Kommunstyrelsens arbetsutskott. I krisledningsstaben ingår kommundirektör, vice kommundirektör, beredskapssamordnare, informationssamordnare och kommunledningssekreterare. Kommunens krisledningsnämnd får överta beslutanderätt från annan nämnd Beslutanderätten får endast övertas i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den specifika händelsens art och omfattning. När förhållandena medger detta ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Bestämmelser om krisledningsnämnd finns i lag om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (SFS 2006: 544). 3.2 Socialförvaltningens ledningsgrupp Socialchef Verksamhetschef för vård och omsorgsboende samt HSL-enheten Verksamhetschef för vård och omsorg, hemtjänsten Verksamhetschef för individ- och familjeomsorgen Verksamhetschef för omsorgen för funktionshindrade Utredningssekreterare MAS MAR 3.3 Ledningsplats Socialförvaltningens ledningsgrupp sammanträder i rum Ekeby men vid händelse av den lokalen inte tillgänglig så sammanträder ledningsgruppen i konferensrummet på hemtjänstenshus (Skofabriken). 3.4 Aktivering av plan vid större händelser/extraordinära händelser Socialchefen eller dennes ersättare bedömer när en större händelse/extraordinär händelse medför att planen ska aktiveras. Förvaltningens beredskapsplan utlöses: När ordinarie rutiner för ledning inte svarar mot händelsernas krav. Flera verksamhetsområden berörs, stort behov av samordning.

10 3.5 Aktivering av plan vid större/extraordinära händelser innebär Fokusering på analys och krishantering Tydlig ansvarsfördelning Snabba beslut och åtgärder Tätt samarbete inom kommunen och med samverkande organisationer Samordnad information Förmåga till både intensiv och uthållig ledning 3.6 Socialförvaltningens ledningsgrupps ansvar Genomföra det som kommunens krisledning beslutar, samt ta fram beslutsunderlag. Initiera och genomföra egna insatser. Prioritera bland sina verksamheter och sin personal. Enhetschef eller dennes ersättare har befogenhet att återkalla semesterledig personal, samt förändra tjänstgöring för inkallad personal efter behov. Förvaltningen lyder under ordinarie nämnd till dess att krisledningsnämnden beslutar om något annat. 3.7 Samhällsviktiga verksamheter När det gäller krisberedskapen är vissa samhällsfunktioner viktigare än andra. Det är dels de verksamheter som måste fungera för att kommunen/ förvaltningen inte ska hamna i allvarliga kriser, dels de som ska hantera kriser när de väl inträffar. Risk- och sårbarhetsanalyser ska genomföras framför allt på de prioriterade verksamheterna för att ge underlag för planering och genomförande av åtgärder, som minskar risker och sårbarheter. Risk- och sårbarhetsanalyser kan om möjligt genomföras på verksamhets-/enhetsnivå Prioriterade verksamheter inom Socialförvaltningen vid ett krisläge Solbacka - vårdboende Klockaren gruppbostad Kungsgården - vårdboende Lärkan gruppbostad Hemgården - vårdboende Odengatan gruppbostad Bataljonen vårdboende Renen gruppbostad Akvarellen vårdboende Rosengården gruppbostad Hemtjänstenshus Rosinasväg gruppbostad Bryggan serviceboende Södergatan gruppbostad Dykaren - gruppbostad Viagatan gruppbostad Götgatan gruppbostad Stödboende för ensamkommande barn och Kapellgatan gruppbostad unga Verksamheter som inte prioriteras, blir en resurs till övriga inom förvaltningen. Varje enhetschef som har ansvar för en prioriterad verksamhet ska, tillsammans med sin verksamhetschef, upprätta en beredskapsplan för sin verksamhet. Dessa planer ska revideras vid behov. Respektive enhetschef ansvar även för att listor med namn och mobilnummer/e-postadresser och andra uppgifter hålls aktuella.

11 3.8 Förväntad servicenivå i en krissituation Den lägsta nivå som ska upprätthållas är basala behov av värme, mat, personlig omvårdnad och medicinska insatser. 3.9 Övning och utbildning Alla som ingår i socialförvaltningens ledningsgrupp ska utbildas/övas under varje mandatperiod. Övrig personal utbildas efter behov. Socialchefen eller den hen utser, är ansvarig för att utbildning genomförs Ekonomi Samtliga kostnader för verksamhet vid större händelser/extraordinära händelser ska redovisas separat för att även kunna vara ett underlag för framtida försäkrings- och skadeanspråk Dokumentation All viktig information om åtgärder, händelser m.m. ska dokumenteras, ges en identitet och alltid återfinnas. Använd blanketten Insats och beslutsprotokoll som finns i förvaltningens krispärm. Mallen finns även digitalt i på Kumlaportalen på samarbetsytan Kriskommunikation aspx Respektive verksamhetschef ansvarar för att alla i verksamheten relevanta aktiviteter dokumenteras. Registrerade aktiviteter ska dagligen redovisas för socialförvaltningens stab, som ansvarar för att de diarieförs och att betydelsefull information vidarebefordras till förvaltningschef och kommunens krisledning POSOM POSOM står för Psykiskt och socialt omhändertagande vid större olyckor och katastrofer. Ledningsgruppen för POSOM har till uppgift att ansvara för planering och samordning gällande det psykiska och sociala omhändertagandet av människor som drabbats av olycka, katastrof eller liknande. Gruppen ska se till att det finns en beredskap inför större olyckor och katastrofer där samhällets ordinarie resurser inte räcker till. Gruppen har till förfogande ett antal stödpersoner. Detta är personer med kunskap om hur människor reagerar i kris och som kan arbeta under stress. Socialchefen ansvarar för POSOM och utser sammankallande för ledningsgruppen. I gruppen ingår personer från socialförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, räddningstjänsten, polisen, landstinget och Svenska Kyrkan Samverkan Socialförvaltningen ingår som en del i kommunens totala verksamheter. Det betyder att en omfattande samverkan sker vid svåra händelser så kallade extraordinära händelser. Vilken samverkan som blir aktuell varierar och beror naturligtvis på vilken krissituation förvaltningen och kommunen som helhet står inför.

12 3.14 Information internt och externt Extern information Information är en av de viktigaste funktionerna i en stor krissituation. I kommunen är det informationssamordnaren som vid en extraordinär händelse leder det operativa informationsarbetet. Informationsgruppen förmedlar all information externt vid större olyckor/extraordinära händelser. Rutiner för den externa informationen finns i Kriskommunikationsplanen. Vid en händelse som inte klassas som extraordinär kan förvaltningen kalla in delar av informationsgruppen för att hantera extern information. Det kan handla om att ta hjälp för att informera via hemsidan och/eller hantera media Intern information Internt ges information främst genom följande kanaler: Kumlaportalen e-post och telefon möten utskick/utdelning av skriftlig information Skriftlig och muntlig kommunikation bör komplettera varandra för att ge bästa effekt och undvika missförstånd. Även vid interna informationsinsatser kan POSOM- gruppen eller en förvaltning ta hjälp av delar av informationsgruppen, t ex för att lägga ut på intranät och formulera skriftlig information. Socialchef gör bedömning i vilka fall informatör ska kallas in.

13 4. Uppföljning och revidering 4.1 Utvärdering Efter en händelse där socialförvaltningens verksamheter har varit verksamma, ska arbetet utvärderas och granskas. Förvaltningschef tillsammans med ledningsgruppen, tar initiativ och ansvarar för att utvärdering kommer till stånd. Exempel på utvärderingsaktiviteter: insamling av material, intervjua egen personal och samverkande, analysera genomfört arbete, ev. föreslå förbättringar, genomföra beslutade ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar m.m. 4.2 Revidering Beredskapsplanen ska revideras varje mandatperiod och/eller vid behov.