ÅRSREDOGÖRELSE Malmö stad Stadsrevisionen

Transkript

1 Malmö stad Stadsrevisionen ÅRSREDOGÖRELSE 2008 Årsredogörelse 2008.doc Postadress: Stadshuset, Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): Hemsida: malmostadsrevision@malmo.se

2 Innehållsförteckning 1 Revisionsberättelse för år Synpunkter och iakttagelser avseende 2008 års revision Revisorernas granskning Granskningens genomförande Årlig granskning Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar...13 Årsrapporter...13 Kommunstyrelsen...13 Valnämnden...15 Förtroendenämnden...15 Överförmyndarnämnden...15 Miljönämnden...16 Tekniska nämnden...17 Stadsbyggnadsnämnden...20 Servicenämnden...21 Utbildningsnämnden...21 Kulturnämnden...22 Fritidsnämnden...23 Sociala resursnämnden...25 Stadsdelsfullmäktige Centrum...26 Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden...26 Stadsdelsfullmäktige Västra Innerstaden...27 Stadsdelsfullmäktige Limhamn/Bunkeflo...28 Stadsdelsfullmäktige Hyllie...29 Stadsdelsfullmäktige Rosengård...30 Stadsdelsfullmäktige Husie...31 Stadsdelsfullmäktige Fosie...32 Stadsdelsfullmäktige Oxie...33 Stadsdelsfullmäktige Kirseberg Fördjupade granskningsprojekt...35 Finansroteln och kommunövergripande projekt IT-verksamheten, styrning, säkerhet, ändamålsenlighet Ekonomisystemet och integrationer till försystem Redovisningsgranskning/Ekonomihandbok Uppsiktsfunktionen Kommunstyrelsens beredningar och utskott...36 Boende- och stadsmiljörotel Samverkan mellan berörda nämnder vid utbyggnaden av bostäder och service i bostadsområdet Annestad Kollektivtrafiken i Malmö Uppföljning underhåll av transportnätet i Malmö (gator, broar och kajer) Malmö stads anpassning till klimatförändringar...39 Barn- och ungdomsroteln Likställighetsprincipen och tilldelning av plats i förskola Extra resurser till skolverksamheter Betygsutveckling inom några gymnasieskolor Stödresurser i (grund) skolan...41 Årsredogörelse 2008.doc 2 (65)

3 Vård och omsorgsroteln Kvalitetsutveckling/uppföljning inom LSS boenden för vuxna Samverkan kring barn och ungdomars psykiska hälsa Trygghet och säkerhet för äldre Stöd för återgång till ett normalt liv Granskning i de kommunala bolagen...46 PM avseende förmåner, bisysslor och riskanalys...46 Drickvatten försörjning - beredskap i stora kriser Granskningsrapporter...47 Malmö Kommuns Parkerings AB...47 Malmö Stadsteater AB...48 Malmö Symfoniorkester AB...49 Minc i Sverige AB...50 MKB Fastighets AB...51 MKB Net AB...52 Vagnparken i Skåne AB (VISAB)...53 Kommunassurans Syd Försäkrings AB...54 Malmö Opera och Musikteater AB...55 Medeon AB...56 Skånes Dansteater AB...57 Sydskånes avfallsaktiebolag SYSAV...58 SYSAV Biotec AB...59 SYSAV Elektronik AB...60 SYSAV Utveckling AB...61 Sydvatten AB...62 Stiftelsen Kockum Fritid...63 Stiftelsen Malmö Sommargårdar...64 Samordningsförbundet FinSam i Malmö...65 Årsredogörelse 2008.doc 3 (65)

4 1 Revisionsberättelse för år 2008 Årsredogörelse 2008.doc 4 (65)

5 Årsredogörelse 2008.doc 5 (65)

6 Årsredogörelse 2008.doc 6 (65)

7 2 Synpunkter och iakttagelser avseende 2008 års revision Årsredogörelse 2008.doc 7 (65)

8 Årsredogörelse 2008.doc 8 (65)

9 3 Revisorernas granskning 2008 Uppdrag De förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna för bolagen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och pröva om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs i nämnderna är tillräcklig Arbetssättet ska vara framåtriktat och stödjande till verksamheterna. Det yttersta syftet med granskningen är att ge kommunfullmäktige underlag för den årliga ansvarsprövningen. Granskningen sker i enlighet med kommunallagen (kap 9), aktiebolagslagen (kap 11), stiftelselagen, redovisningslagen och Malmö stads revisionsreglemente. De förtroendevalda revisorerna och lekmannarevisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av lag och god revisionssed hela den kommunala verksamheten inklusive bolag och stiftelser. Den årliga granskningen redovisas i de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse till fullmäktige och i lekmannarevisorernas granskningsrapport till respektive bolagsstämma samt i årsredogörelsen. Mål Revisorernas mål är en oberoende revision som verkar för att fullmäktiges mål och uppdrag genomförs och följs upp att främja fullmäktiges styrning och beslutsfattande genom att tillse att kommunstyrelsen och nämnderna lämnar en rättvisande redovisning av ekonomi och verksamhet att nämnder/styrelser tar ett aktivt ansvar för styrning, uppföljning och kontroll av ekonomi, verksamhet och rutiner att granskningen sker stödjande och förebyggande och ger ett mervärde i verksamheten Arbetssätt Revisionen skall kännetecknas av: saklighet, integritet samt ett effektivt och stödjande arbetssätt mycket goda kunskaper om den miljö och de förutsättningar som stadens nämnder/styrelse verkar i en helhetssyn på kommunens verksamhet en öppen och aktiv dialog mellan revisionen och stadens nämnder/styrelse en inriktning och omfattning som baseras på en bedömning av väsentlighet och risk Årsredogörelse 2008.doc 9 (65)

10 Dialog I en gemensam strävan att upprätthålla en konstruktiv dialog träffas kommunfullmäktiges och revisorskollegiets presidier minst två gånger per år. Höstmötet har som utgångspunkt att informera om årets iakttagelser samt planeringen inför kommande revisionsår. Vid mötet i mars behandlas slutrevisionen samt revisorernas budgetförslag för nästkommande år. Revisorskollegiet har utsett sex styrgrupper med uppgift att under året följa verksamheten inom vissa nämnder och styrelsen. De sex styrgrupperna bevakar och bereder den årliga granskningen samt vissa fördjupade projekt inför behandlingen i den samlade revisorsgruppen. De genomför också minst två årliga möten med berörd nämnd/styrelse. Respektive styrgrupp stödjs i sitt arbete av en sakkunnig nämndsrevisor. Nämnd/styrelse KS mfl Kommunstyrelsen Valnämnden Förtroendenämnden Överförmyndarnämnden TSSM Tekniska nämnden Servicenämnden Stadsbyggnadsnämnden Miljönämnden KUF Kulturnämnden Utbildningsnämnden Fritidsnämnden SDF I Centrum Södra Innerstaden Västra Innerstaden Limhamn/Bunkeflo SDF II Hyllie Husie Rosengård SDF III Fosie Oxie Kirseberg Sociala resursnämnden Styrgrupp Sten Dahlvid Per Lilja Berit Söderholm Anneli Bojesson Tomas Nordin Per-Olof Olofsson Robabeh Taeri Anneli Bojesson Berit Söderholm Per Lilja Göran Hellberg Berit Sjövall Sten Dahlvid Göran Hellberg Berit Sjövall Anneli Bojesson Gun-Britt Lagerkvist Berit Söderholm Sven-Åke Carlén Tomas Nordin Peter Langerbeck Per Lilja Per Olof Olofsson Robabeh Taeri Gösta Larsson Årsredogörelse 2008.doc 10 (65)

11 4 Granskningens genomförande I enlighet med revisionsplanen genomförs under verksamhetsåret följande granskningsinsatser: Årlig granskning Denna omfattar en grundläggande granskning av delårsrapporterna, den s k löpande redovisningsgranskning samt bokslutsgranskningen och den genomförs vid samtliga nämnder och styrelsen. Fördjupade granskningsprojekt Under året granskas vissa verksamheter/delar av verksamheter i s k fördjupade projekt. Resultatet redovisas i särskilda rapporter. Årsrapport Revisionskontoret upprättar en årsrapport för varje nämnd och styrelse. Denna är en sammanställning av årets granskningar som berört nämnden/styrelsen. I denna redovisas också en sammanfattande bedömning av nämndens/styrelsens ledning, styrning, uppföljning och interna kontroll. Kommunala bolag mm Som ett led i den samordnande revisionen genomförs också på uppdrag av lekmannarevisorerna granskningar vid de kommunala bolagen. 5 Årlig granskning Granskning delårsbokslut Den årliga granskningen omfattar en grundläggande uppföljning/granskning av delårsrapporterna. Denna genomförs vid alla nämnder och styrelsen. Denna omfattar i huvudsak följande: uppföljning av tidigare års granskningar bevaka nämndens/styrelsens budget- och verksamhetsbeslut fortlöpande följa nämndens/styrelsens styrning, uppföljning och kontroll kontrollera hur nämnden/styrelsen åtgärdat ev myndighetspåpekanden/domar följa upp vissa personalfrågor ex ohälsotal, mångfald, arbetsmiljö följa upp/granska delårsrapport 1 och 2 genomföra den sk löpande granskningen följa upp miljöledningsarbetet nämndens/styrelsens redovisning och interna kontroll kontinuerlig dialog med nämnd och förvaltning samt möte med presidium utifrån en bedömning av väsentlighet och risk lämna förslag till nya granskningsprojekt Rapport redovisas för ansvarig styrgrupp i samband med delårsboksluten. Revisionsrapport DR 2 utgör underlag för höstens presidiemöten samt revisorernas granskning av delårsrapport 2 med uttalande om de finansiella målen och målen för verksamheten kommer att uppnås. Årsredogörelse 2008.doc 11 (65)

12 Löpande granskning I samband med granskningen av delårsrapporterna genomförs också den sk löpande granskningen. Revisorskollegiet väljer ut ett antal områden som granskas inom alla nämnder och styrelser. Under 2008 har denna breddats och genomförts i tre etapper. Uppföljning av föregående års granskningar avseende riskbedömning/riskanalys (Etapp1) Granskningen visade att samtliga nämnder och kommunstyrelsen på olika sätt sektorsvis arbetar med bedömningar och analyser av de risker som kan uppstå och därigenom försvåra genomförandet av uppdraget. Däremot saknas i flertalet fall en övergripande dokumenterad riskbedömning. Revisorerna anser att en årlig dokumenterad genomgång av de externa och interna riskerna bör upprättas för att ge nämnden/styrelsen ett bättre underlag för styrningen. Samtliga nämnder och styrelser instämde i huvudsak i revisorernas synpunkter. Uppföljningen visar att i flertalet nämnder och styrelsen har ett arbete inletts för att utveckla bättre och dokumenterade modeller för att säkerställa att de bedömda externa och interna riskerna hanteras i nämndernas/styrelsens styrnings- och uppföljningssystem. Uppföljning av föregående års granskning avseende resor, representation, konferenser och personalförmåner (Etapp 2) Föregående års granskning visade att rutiner och intern kontroll avseende representation, resor, konferenser och personalförmåner i flertalet nämnder inte är tillfredsställande. Bristande kunskaper och/eller bristande efterlevnad av gällande regelverk noterades. Regelverk som bl a reglerar hur underlag ska se ut, momsavdrag, arbetsgivaravgifter och beskattning. Samtliga nämnder och styrelsen har i inlämnande yttrande instämt i revisorernas kritiska synpunkter och utlovat förbättrad intern kontroll inom de granskade områdena. Årets uppföljning visar att flertalet nämnder och styrelsen har arbetat för att säkerställa att det finns ändamålsenliga rutiner och en god intern kontroll när det gäller underlag och konteringar av resor, konferenser, representation och personalförmåner. Det är emellertid ett område som måste följas upp kontinuerligt av respektive nämnd/styrelsen. När det gäller miljönämnden kunde konstateras att någon förbättring av rutinerna och den interna kontrollen inte ägt rum. Av denna anledning beslutade revisorerna att upprätta en särskild rapport som sändes till miljönämnden för beaktande och yttrande. I iakttagelser och synpunkter föregående år påpekade revisorerna allvaret i bristerna i den interna kontrollen och förutsatte att åtgärder vidtogs snarast. De specifika resultaten av uppföljningarna kan läsas i årsrapporterna för respektive nämnd/styrelsen. Årsredogörelse 2008.doc 12 (65)

13 Granskning av nämndernas/styrelsens interna kontroll av avstämningsrutinerna i redovisningen (Etapp 3) En extern konsult har genomfört en granskning med syfta att bedöma om nämndernas internkontroll i avstämningsrutinerna i redovisningen är tillfredsställande. Den övergripande bedömningen är att den interna kontrollen i avstämningsrutinerna i huvudsak är tillfredsställande i 22 av 24 granskade nämnder. Brister har noterats i dokumentationen av avstämningar, två förvaltningar saknar regelbundna rutiner och vid en del förvaltningar görs avstämningar endast vid delårs- och årsbokslut för vissa konton. Granskningen har också visat på brister vad gäller möjligheterna att ta fram relevant information avseende anläggningstillgångar ur ekonomisystemet och anläggningsregistret. Granskningsresultaten för varje nämnd/styrelse framgår av respektive årsrapport. Med anledning av granskningen har revisorerna begärt in yttrande från fritidsnämnden, stadsdelsfullmäktige Hyllie och kommunstyrelsen. Av yttrandena framgår att fritidsnämnden sedan granskningen genomfördes upprättat rutinbeskrivning över avstämningsarbetet. Stadsdelsfullmäktige Hyllie anser att de har regelbundna avstämningsrutiner, vilket styrkts av de stickprov som togs vid granskningen. Av kommunstyrelsens yttrande framgår att systemstöd för avstämningsarbetet har utvecklats. Den uppdaterade ekonomihandboken kommer att innehålla ett avsnitt om avstämningar. Slutligen kommer en utbildning att anordnas för att bättre kunna använda anläggningsregistrets funktionalitet. 6 Revisionskontorets sammanfattning av årets granskningar Årsrapporter Efter bokslutsgranskningen har årsrapporter upprättats och översänts till samtliga nämnder och styrelsen. Denna innehåller en redovisning av samtliga granskningsin-satser som berört nämnden/styrelsen under verksamhetsåret. En enhetlig modell, som innehåller en tregradig skala (tillräcklig, inte helt tillräcklig och ej acceptabel), har utarbetats för att bedöma nämndens/styrelsens ledning, styrning, uppföljning och interna kontroll av verksamhet, ekonomi och rutiner. Nedan redovisas den sammanfattande bedömningen för styrelsen och samtliga nämnder. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens övergripande uppgifter I denna rapport sammanfattas de granskningsiakttagelser som gjorts under året avseende kommunstyrelsens roll att leda och samordna kommunens angelägenheter, att ansvara för uppföljning av kommunens ekonomi och att utöva uppsikt över verksamhet i andra juridiska personer. I uppföljning av kommunens ekonomi ingår granskning av årsredovisningen och bedömning av om räkenskaperna som presenteras i denna kan anses rättvisande. Årsredogörelse 2008.doc 13 (65)

14 Granskningen av årsredovisningen och räkenskaperna har visat att: Granskningen av räkenskaperna är utan anmärkning Årsredovisningen innehåller obligatoriska delar Motiveringen till avvikelsen från god redovisningssed bör förtydligas Nedanstående områden behöver följas upp alternativt åtgärdas: Förbättring av IT-säkerheten Rutiner och anvisningar rörande projektredovisning Ytterligare åtgärder behöver vidtas för att nå målet beträffande hemlösheten Underhållsskulden i tekniska anläggningar och åtgärder för att eliminera denna måste följas upp Kommunstyrelsens som nämnd Revisionskontoret har granskat kommunstyrelsens styrning och uppföljning inom den egna verksamheten, om internkontrollen är tillräcklig och om räkenskaperna är rättvisande. Vidare har uppföljning gjorts av, i vilken utsträckning revisionssynpunkter från tidigare granskningar beaktats. Styrningen och uppföljningen av, de av kommunfullmäktige, beslutade verksamhetsmålen får anses tillräcklig. Målen har följts upp i tertial 2 och i samband med årsbokslutet i enlighet med centrala anvisningar. Styrning och uppföljning av stadskontorets verksamhetsmål/särskilda uppgifter och kopplingen till de kommunövergripande målen sker på förvaltningsnivå. Dokumentation görs i den del av årsanalysen som inte rapporteras till kommunstyrelsen. Den direkta kopplingen mellan de kommunövergripande målen och stadskontorets särskilda uppgifter framgår inte alltid tydligt. Styrningen och uppföljningen i denna del är därför inte helt tillräcklig. Internkontrollen är tillräcklig i det avseendet att det har upprättats en internkontrollplan som omfattar både verksamhets- och ekonomiska kontroller. Den är däremot inte helt tillräcklig då den inte har någon tydlig koppling till en riskanalys. Den genomförda internkontrollen kan inte anses acceptabel. Underliggande dokumentation är bristfällig eller saknas helt. Uppgift om vem/vilka som utfört kontrollerna saknas också. Den fortlöpande internkontrollen i redovisningsrutinerna bör förbättras. Styrningen och uppföljningen av ekonomin får anses tillräcklig. Internbudget och anvisningar finns för KS förvaltning. Uppföljning och upprättande av prognoser sker i enlighet med centrala anvisningar. Bland förutbetalda intäkter redovisas förutbetalda skatteintäkter på tkr utöver de som prognostiserats i december och som står i överensstämmelse med rekommendationer från det kommunala redovisningsrådet (RKR). Motivet för avvikelsen i förhållande till god redovisningssed har varit rättvisande räkenskaper. Avvikelser är enligt rådet tillåtna om de redovisas öppet i årsredovisningen och skälen till avvikelsen likaså. Årsredogörelse 2008.doc 14 (65)

15 Revisionskontoret gör bedömningen att: Den nya prognostiserade avvikelsen inte är av den storleksordningen att den i sig motiverar en avvikelse från god redovisningssed. Avvikelsen skulle kunnat redovisas i förvaltningsberättelsen som en händelse som inträffat efter bokslutsdagen Den nya prognosen är emellertid en del i en vikande konjunktur och skatteprognosen har successivt skrivits ned under hösten. Den kan därför inte ses som en enstaka händelse Avvikelsen kommer att redovisas öppet och även motivet till densamma Trenden i skatteprognoserna gör att revisionskontoret bedömer den som tillräckligt starkt skäl för avvikelsen. Varför avvikelsen kan anses acceptabel. Räkenskaperna får därmed anses rättvisande. Noterade resultatpåverkande poster uppgår till totalt tkr, vilka endast utgör 2 % av det totala utfallet för kommunstyrelsens förvaltningar. Revisionskontoret vill emellertid peka på vikten av att använda samma redovisningsprinciper över tid och vikten av att följa god redovisningssed. Öppna jämförelser mellan kommuner blir ett allt viktigare verktyg för en effektiv och ändamålsenlig verksamhet. Grunden för rättvisande jämförelser är att redovisning sker enligt god redovisningssed. Uppföljning av tidigare granskningar har visat att en rad åtgärder vidtagits med anledning av gjorda påpekanden. Dock kvarstår en del åtgärder inom framför allt i redovisningsrutiner (se och 8.3) och inom IT-säkerhet (se 8.5 och 9.2.1). Valnämnden Verksamheten under året har varit liten. Årsanalys har upprättats för årets verksamhet. Årets överskott, 317 tkr, är hänförligt till lägre personalkostnader än budgeterat, eftersom tjänsten som biträdande sekreterare tillsattes först sent under året och tjänsten som biträdande kansliföreståndare inte alls kunnat tillsättas. Räkenskaperna handhas inom stadskontoret. Intern kontrollplan har upprättats och kontrollerna genomförts. Förtroendenämnden Årsanalys har upprättats för 2007 års verksamhet. Antal ärenden har ökat till drygt 70. Nämnden skickar varje halvår rapport om de ärenden som behandlats av nämnden till stadsdelsfullmäktige och stadsdelschefer. Förtroendenämndens kansli har en anställd tjänsteman. Nämnden redovisar ett överskott på 186 tkr. Räkenskaperna handhas inom stadskontoret. Intern kontrollplan har upprättats och kontrollerna genomförts. Överförmyndarnämnden Ekonomisk ram Nämnden redovisar ett underskott på 514 tkr Nämndens styrning Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara tillräcklig. Kommunfullmäktige har liksom tidigare år inga specifika mål för den verksamhet som överförmyndarnämnden bedriver. Några inriktningsmål och målindikatorer berör dock nämnden. Överförmyndarnämndens egna övergripande mål och resultatmål bedöms som realistiska och påverkbara. Nämndens måluppföljning bedöms vara tillräcklig liksom måluppfyllelsen. Årsredogörelse 2008.doc 15 (65)

16 Nämndens styrning - ekonomi Ekonomisk styrning Den ekonomiska styrningen bedöms vara tillräcklig. Utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalyser är upprättade enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Revisionen vill dock rikta viss kritik mot den resultatbedömning som gjordes i november och som skiljer sig så markant mot det verkliga utfallet en månad senare. Förklaringarna till budgetavvikelser bedöms dock vara tillräckliga. Resultaträkning Detaljeringsnivån i resultaträkningen motsvarar de krav som ställs från stadskontoret som granskats att uppfylla kraven för fullständighet, mätning och klassificering. Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms utifrån det tillgängliga materialet vara utan anmärkning. Balansräkning Granskningen som skett utifrån det material som varit tillgängligt föranleder ingen anmärkning. Intern kontroll Den samlade bedömningen av nämndens internkontroll är tillräcklig. Internkontrollmiljö Intern kontrollmiljö definieras som ledningens intresse och förståelse för vikten av en god intern kontroll/ kontrollkultur och denna bedöms vara tillräcklig. Internkontrollplan Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig. Förvaltningen har en dokumenterad riskanalys. Riskanalysen kompletterades och förbättrades under hösten. Riskbedömning är dock inte helt kopplad till internkontrollplanen. Genomförd internkontroll Nämndens genomförda internkontroll bedöms vara inte helt tillräcklig. Överförmyndarnämnden följer den beslutade internkontrollplanen. De stickprovsvisa kontrollerna har inte visat några felaktigheter. Den genomförda granskningen och metodiken är dokumenterad i form av egna arbetsanteckningar, vilka i framtiden kan förbättras och utvecklas. Personal Den totala bedömningen avseende nämndens personalarbete bedöms vara inte helt tillräcklig. Målet med en ökad andel anställda med utländsk bakgrund har beaktats i samband med nyanställningar, men antalet anställda med utländskbakgrund har inte förändrats under året. Miljönämnden Nämnden gör under 2008 ett positivt resultat motsvarande tkr. Nämndens mål har koppling till kommunfullmäktiges mål men bryts inte ner och kvantifieras för att underlätta styrning mot målen och uppföljning av måluppfyllelse. Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms därför inte vara helt tillräcklig. Uppföljning genomförs i samband med delårs- och årsrapportering och bedöms vara tillräcklig gällan- Årsredogörelse 2008.doc 16 (65)

17 de omfattningen och frekvensen på beskrivning av vad som utförts. Uppföljning och analys av om, eller i vilken mån, målet uppnåtts samt hur genomförda åtgärderna bidragit till detta bedöms inte vara tillräcklig. Av de mål som mäts per nämnd är det bara ett fåtal som berör nämnden och över ett av dem har man ytterst liten påverkan. För de egna målen redovisas inga mätbara resultat och ingen analys av uppfyllelsen görs av nämnden. Nämndens måluppfyllelse kan därför inte bedömas på ett tillförlitligt sätt. Miljönämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Uppföljning görs regelbundet under året. Analys av ekonomiskt resultat i förhållande till verksamhetsutveckling har i årsanalysen en tydlig koppling. Nämndens ekonomiska styrning bedöms därför vara tillräcklig. Granskningen av balans- och resultaträkning visar att tillgångarna är undervärderade med 330 tkr på grund av felperiodiseringar. Resultatet borde därmed vara motsvarande högre. Enligt Revisionskontoret borde även valutakontot vara högre värderat. Då överenskommelse fanns om att uppkommen orealiserad valutakursvinst eller -förlust skulle överföras till stadskontoret skulle en uppvärdering inte ha påverkat miljönämndens resultat. Verifieringen av utgående saldon i projekt är inte tillfredsställande och den interna kontrollen i avstämnings- och projektredovisningsrutinerna måste även i år ifrågasättas. Nämndens interna kontrollmiljö bedöms inte vara helt tillräcklig. Stora brister har visats i den interna kontrollen vid löpande granskning 2007 och uppföljningen av denna visar att bristerna kvarstår. Den interna kontrollplanen bedöms inte vara helt tillräcklig då en samlad riskanalys som åtgärderna kan knytas till saknas. Nämndens genomförda intern kontroll bedöms vara tillräcklig. Uppföljning har gjorts under året enligt internkontrollplanen och rapporterats till nämnden i delårsrapport. Åtgärder anges där brister upptäcks. Nämndens styrning på personalområdet bedöms vara tillräcklig. Andelen personal med utländsk bakgrund har ökat något under året enligt den statistik som revisionskontoret har. Sjukfrånvaron sjunker från en redan låg nivå och utarbetad mångfaldsplan finns och följs upp. Efter årets uppföljning av resor, representation m m beslutade styrgruppen TSSM att kritiken vid uppföljningen var så allvarlig att en rapport skulle skrivas och överlämnas till kollegiet. Kollegiet fann att granskningen visade att bristerna i den interna kontrollen kvarstod inom samtliga granskade områden. Nämnden har lämnat ett yttrande med åtgärder för att komma tillrätta med problemen. Tekniska nämnden Fastighetskontoret Fastighetskontorets ekonomiska resultat exkl reavinster är tkr; redovisade reavinster är ca tkr. Tekniska nämndens styrning och uppföljning med hänsyn till verksamhetens mål inom Fastighetskontorets område bedöms vara tillräcklig till följd av att uppföljningen av samtliga mål redovisas minst två gånger/år. Uppföljningen är dock i vissa fall otydlig beträffande i vilken riktning ett måls tillstånd rör sig eller vilka åtgärder som identifierats för att bidra till bättre måluppfyllelse. Tekniska nämndens måluppfyllelse för Fastighetskontoret på kort sikt såvitt avser de av kommunfullmäktiges mål som inom ramen för årsanalys 2008 mätts med hjälp av målindikatorer är tillräcklig, med undantag för att full be- Årsredogörelse 2008.doc 17 (65)

18 hovstäckning inom förskolan enligt Fastighetskontorets prognos blir svår att uppnå; förslag på åtgärd framgår. Under 2008 färdigställdes bostäder, vilket med god marginal uppfyller målet i Välfärd för alla på minst 1000 bostäder/år. När det gäller Fastighetskontorets egna mål framgår av måluppföljningen att måluppfyllelsen inte är helt tillräcklig på några områden. Tekniska nämndens ekonomiska styrning och uppföljning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig då nämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2008 innehåller kommentar till budgetavvikelser. Nämnden har också fattat beslut om periodisering av kommunbidraget och om interna anvisningar för budgetuppföljning. Balans- och resultaträkning är granskade med följande påpekanden: Bokfört värde på exploateringsfastigheter/förråd, ca tkr, är undervärderat med tkr såvitt avser ett exploateringsprojekt vars nettovärde per inte flyttats över till kontot Förutbetalda exploateringsinkomster. Detta har ingen resultatpåverkan. Enligt granskningen råder osäkerhet angående värderingen av en skuld för sanering av den sålda fastigheten Hamnen 22:164 i Norra Hamnen. Marken består av soputfyllnadsmassor som Malmö kommun ska sanera enligt köpeavtalet med Heidelberg Cement Sweden AB. Fastighetskontoret håller tillsammans med Miljöförvaltningen och konsulter på att utreda saneringsalternativ och kostnad för detta. Enligt tre åtgärdsförslag från december 2008 varierar bedömd kostnad mellan tkr och tkr. I bokslutet har Fastighetskontoret för denna fastighet bokfört ett åtagande/skuld på tkr, vilket är detsamma som köpeskillingen. Liksom tidigare år redovisas inte realisationsvinster/förluster i exploateringsprojekt i samband med försäljning, utan först vid s.k. slutredovisning (alt. etappredovisning) av ett exploateringsområde. Detta görs tills vidare, såvida inte en kommande rekommendation från Rådet för kommunal redovisning ger anledning till förändringar. Nämndens styrning med hänsyn till den interna kontrollplanen är enligt revisionskontorets kriterier inte helt tillräcklig, då riskanalysen som föregått planen inte har dokumenterats. En riskanalys för den samlade verksamheten har gjorts. Fastighetskontorets uppföljning av den interna kontrollplanen 2008 är utförlig och omfattar samtliga kontrollmoment. Rapporterade brister kommenteras med beslutade resp. föreslagna åtgärder. Revisionskontoret har följt upp den s.k. löpande granskningen från hösten 2007 av resor, representation m.m. Liksom då konstateras att redovisningen innehåller vissa brister. Tekniska nämndens styrning på personalområdet avseende Fastighetskontoret är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Jämställdhetsplan inkl. jämställdhetsmål finns och följs upp årligen. Sjukfrånvaron visar enligt statistiken en minskande tendens. Andelen anställda med utländsk bakgrund - ca 16,2 % i december 2008 visar enligt statistiken en ökande tendens. Årsredogörelse 2008.doc 18 (65)

19 Gatukontoret Nämnden gör under 2008 ett negativt resultat motsvarande tkr. Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms inte vara helt tillräcklig då målen inte är tidsatta och svårmätbara. Man följer upp leveransmål och beskriver aktiviteter men dessa kopplas inte till nämndens egna inriktningsmål. De kommungemensamma målen följs upp genom en beskrivning av vad som gjorts och i vissa fall vad som planeras göras. Graden av måluppfyllelse och de egna aktiviteternas bidrag till denna berörs inte i målredovisningen. Nämndens uppföljning avseende måluppfyllelsen bedöms därför inte vara helt tillräcklig. Av de mål som mäts per nämnd berör bara ett fåtal Gatukontoret. Måluppfyllelsen bedöms vara tillräcklig gällande de kommungemensamma målen då samtliga kriterier som gäller nämnden uppfyllts. För de egna målen redovisas inga mätbara resultat och ingen utvärdering av uppfyllelsen görs av nämnden. Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig i avseende att uppföljning av nämnden sker varje tertial, internbudgeten periodiseras och utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys upprättas enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Att underskottet inte förutsågs i någon av årets prognoser tyder dock på vissa brister i kontroll och uppföljning av verksamhetens kostnader. Granskning av balans- och resultaträkning visar att ett större bidrag till Banverket dels inte fördelats mellan lång- och kortfristig skuld och dels nettoredovisats ihop med en fordran på Region Skåne för bidrag till samma projekt. De tkr som återstår att betala vid årsskiftet skulle ha indexreglerats. Detta kommer att göras under varje månad 2009 och framåt, med en resultateffekt för Malmö stad f.n. beräknad till ca tkr. Gatukontorets resultaträkning kommer inte att belastas med kostnaden för indexreglering. Aktivering har bara skett en gång under året och projekt färdigställda efter denna har inte belastat resultatet som avskrivningar. Nämndens genomförda internkontroll bedöms vara tillräcklig. Granskning har skett enligt planen och är dokumenterad. I de fall brister konstaterades har åtgärd vidtagits. Förbättring kan ske vad gäller uppföljning under året. En heltäckande riskanalys som har beslutats i nämnden saknas. Den interna kontrollplanen innehåller kontrollmål som rör både verksamhet och ekonomi men den är begränsad med tanke på nämndens omfattning. Nämndens interna kontrollplan bedöms därför inte vara helt tillräcklig. Nämndens styrning på personalområdet bedöms vara tillräcklig då andelen personal med utländsk bakgrund har ökat något under året, sjukfrånvaron sjunker från en redan låg nivå och utarbetad jämställdhetsplan finns och följs upp. En uppföljning har gjorts av 2005 års granskning av beläggningsunderhåll av gator samt underhåll av broar och kajer. Den totala underhållsskulden beräknades vid tiden för nämndens yttrande till tkr. För att eliminera skulden under en 10-årsperiod äskade Tekniska nämnden utökad ram i budget 2009; enligt rapport till Stadsrevisionen i januari 2008 var behovet tkr utöver 2008 års budget. Kommunfullmäktige avsatte tkr i budget 2009 för finansiering av särskilda underhållsinsatser inom Gatukontorets verksamhetsområde. Gatukontoret fick därefter underhandsbesked på att dessa medel kunde komma att prutas bort, varför Gatukontorets internbudget inte skulle innehålla några ramförstärkningar för att komma till rätta med underhållsskulden. Kommunstyrelsen beslutade att bevilja Tekniska nämnden tkr enligt fördelning Årsredogörelse 2008.doc 19 (65)

20 5 000 tkr till åtgärder mot almsjuka, tkr till cykelvägar och tkr till övriga underhållsåtgärder. Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadsnämndens ekonomiska resultat är tkr. Stadsbyggnadsnämndens styrning och uppföljning med hänsyn till verksamhetens mål bedöms vara tillräcklig. Samtliga kommunfullmäktiges inriktningsmål följs upp resp. kommenteras i årsanalysen för 2008; i några fall är graden av måluppfyllelse otydlig. De bostadspolitiska målen följs upp i årsanalysen. Uppföljningen av kontorsmålen och uppdragen i verksamhetsplanen är utförlig. Uppföljningen av kontorsmålen redovisas en gång/år (i årsanalysen 2008); avvikelser mot mål för handläggningstider skulle kunna redovisas i delårsrapporterna. Stadsbyggnadsnämndens måluppfyllelse på kort sikt bedöms vara tillräcklig såvitt avser de av kommunfullmäktiges mål som mätts med hjälp av målindikatorer och redovisas i årsanalys Under 2008 färdigställdes bostäder, vilket med god marginal uppfyller målet i Välfärd för alla på minst 1000 bostäder/år. Några av de kontorsmål som avser handläggningstider har bristande måluppfyllelse. Stadsbyggnadsnämndens ekonomiska styrning är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig, med undantag för att nämnden för 2008 inte har upprättat interna anvisningar för budgetuppföljning; detta är dock gjort i internbudgeten för Stadsbyggnadsnämnden upprättar utfallsprognoser, delårsrapporter och årsanalys enligt de kommuncentrala riktlinjerna. Årsanalys 2008 innehåller kommentar till budgetavvikelse i förhållande årsbokslut. Balans- och resultaträkning är granskade med följande påpekande: Det är inte god redovisningssed att bokföra kostnader, ca 690 tkr exkl moms, för utveckling av datorsystem avsett för Boplats Syd då systemet inte har levererats/installerats än. Stadsbyggnadsnämndens styrning med hänsyn till den interna kontrollplanen för 2008 bedöms som tillräcklig. Planen har visserligen inte föregåtts av en dokumenterad riskanalys för den samlade verksamheten, men arbetet med att genomföra dokumenterad riskanalys som grund för den interna kontrollplanen bedrivs systematiskt. På uppdrag av nämnden tog Stadsbyggnadskontoret under 2007 fram underlag för överläggningar med nämndens presidium angående bl.a. riskanalys för nämndens samlade verksamhet. Överläggningarna resulterade i att den interna kontrollplanen för 2008 ska innehålla riktlinjer för det framtida, kontinuerliga arbetet med riskanalyser i ett antal kategorier, under medverkan av en extern konsult. Dokumenterad riskanalys som en del i det interna kontrollsystemet avses bli fullt operativ fr.o.m För närvarande inväntas Stadskontorets ramverk och rekommendationer för Malmö stads riskanalysarbete. Stadsbyggnadsnämndens styrning på personalområdet är enligt revisionskontorets kriterier tillräcklig. Jämställdhetsplan inkl. jämställdhetsmål finns och följs upp årligen. Sjukfrånvaron visar enligt statistiken en minskande tendens. Andelen anställda med utländsk bakgrund - ca 14,3 % i december 2008 visar enligt statistiken en ökande tendens. Årsredogörelse 2008.doc 20 (65)

21 Servicenämnden Serviceförvaltningen inklusive Arbetscentrum visar ett överskott på tkr utöver budgeterat resultatkrav tkr. Resultatkravet har minskat med tkr från tkr till tkr. Detta förklaras med minskat resultatkrav för resultatöverföring med tkr av 2007 års resultat, minskat resultatkrav med 335 tkr för övertagande av driften av fastigheten Malmö Vomb 50:113, ökat resultatkrav med 260 tkr med anledning av förvärvet av bland annat Rooseumlokalerna. Nettoinvesteringarna blev för 2008 totalt cirka 435 mkr med en helårsprognos på 472 mkr. Nämndens styrning av verksamheten bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att nämndens mål är kopplade till kommunfullmäktiges mål samt att dessa är realistiska/påverkbara. Nämndens uppföljning av verksamheten bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att samtliga väsentliga mål följs upp och det går att utläsa vad målen är. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara tillräcklig på grund av att det bland annat anges förbättringsåtgärder för samtliga väsentliga mål med svag måluppfyllelse. Balans- och resultaträkning är granskade utan anmärkning Nämndens interna kontrollmiljö bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att endast 28 av de 53 inventerade systemen i stödsystemet Ifacts är färdiginventerade. 21 av de färdiginventerade systemen har genererat riskanalys men endast 4 har statusen gjord samt godkänd. För 2 system saknas systemförvaltare. Nämndens internkontrollplan bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att planen innehåller kontrollmoment som rör både redovisning och verksamhet. Den genomförda interna kontrollen för 2008 bedöms vara tillräcklig bland annat på grund av att uppföljningen följer helt internkontrollplanen. Personalstatistiken är tillräcklig och utgör bedömningsgrund för nämndens arbete med integration, jämställdhet och personalhälsa. Utbildningsnämnden Utbildningsnämnden bedriver genom sin förvaltning och i olika undergrupperingar inom nämnden ett omfattande arbete med kvalitetsfrågorna. Revisionen har tagit del av processen för detta och de avstämningsdokument som presenteras för hela nämnden. Av olika skäl kommer några dokument sent under verksamhetsåret. Utbildningsnämndens styrning och uppföljning av verksamheten bedöms ändå vara tillräcklig. Utbildningsnämndens stora övergripande mål är att få en högre andel av eleverna att klara av utbildningen inom fyra år. Den senaste statistiken visar på en förbättring jämfört med Årsredogörelse 2008.doc 21 (65)

22 Beträffande intern kontroll finns vissa brister framförallt hur nämnden tar fram den interna kontrollplanen. Med detta förstås främst en dokumenterad riskanalys. När det gäller vissa allmänna ekonomi/administrativa kontroller har den egna interna kontrollen och revisionens granskning återigen uppmärksammat brister, vilka sammantaget förstärker behovet av ytterligare intern utbildning och fortsatt intensifierad intern kontroll. Med hänvisning till detta bedöms Utbildningsnämndens interna kontroll som inte helt tillräcklig. Utbildningsnämndens insatser på personalområdet är inte helt tillräcklig. Detta grundas på mångfaldsarbetet där målet inte är uppnått. Nämndens styrning och uppföljning av ekonomin bedöms vara tillräcklig. Utbildningsnämnden har gjort ett sammanlagt positivt resultat med 2 miljoner kronor. Detta förklaras med överskott för vuxenutbildningen bl a satsningar som inte kommit igång som planerat ett exempel är vägledningsplattformen. Gymnasieskolan har visat ett underskott dock mindre än Balans- och resultaträkning är granskade med nedanstående påpekande. Beträffande några poster finns inte tillräcklig dokumentation som visar att dessa skulle ha driftförts under Det redovisade resultatet skulle, utan dessa fel, ha blivit omkring 1,3 miljoner kronor bättre. Kulturnämnden Total ekonomisk ram Nämndens resultat per siste december 2008 uppgår till tkr ( tkr). De största avvikelserna mot budget redovisar Malmö Stadsbibliotek, tkr, Malmö Museum, tkr, Malmö Kulturmiljö, -847 tkr och kulturkansliet, tkr. Investeringsbudgeten har inte att utnyttjas i sin helhet. Under året investerades för sammantaget tkr ( tkr). Nämndens styrning och uppföljning Verksamhetsmål Nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms vara inte helt tillräcklig. Kommunfullmäktige har liksom tidigare år inga kulturpolitiska mål. Inriktningsmålen berör dock kulturnämnden. Kulturnämndens verksamhetsplan med institutionernas verksamhetsbeskrivningar för 2008 fastställdes av kulturnämnden De strategiska förvaltningsövergripande projekten har för 2008 delvis förnyats och uppdaterat och flera av projekten är tydligare än tidigare år. Förvaltningen har under året arbetet med den förvaltningsgemensamma strategisk plan för mångfaldskommunikation. I institutionernas verksamhetsbeskrivningar finns angivet ett antal mål att särskilt arbeta med under året. Institutionernas mål upplevs som realistiska och påverkbara men det är endast vissa av målen som kan anses vara mätbara. Måluppföljning Nämndens måluppföljning har förbättrats, men bedöms vara inte helt tillräcklig. Förvaltningen följer i de flesta fall upp de mål som förvaltningens institutioner kallar "2008 ska institutionen särskilt arbeta med följande. Många av förvaltningens mål är av karaktären "utveckla, producera, fördjupa och utmana. Årsredogörelse 2008.doc 22 (65)

23 Måluppfyllelse Måluppfyllelsen är svår att bedöma. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig. Bedömningen av förvaltningens måluppfyllelse baseras på kommunfullmäktiges mål samt de mål som kulturnämnden angivit i sin verksamhetsplan. Nämndens styrning - ekonomi Ekonomisk styrning Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig. Upprättandet av årsanalysen har skett i enlighet med de kommuncentrala riktlinjerna. I årsanalysen bedöms förklaringarna till förekommande budgetavvikelser vara tillräckliga. Resultaträkning Nämndens resultaträkning har granskats och bedöms vara utan anmärkning. Förvaltningen som helhet redovisar ett positivt resultat. Situationen hade dock varit en annan utan Rooseums hyra, vilket både förvaltningen och nämnden bör ha i åtanke. Det har i år tagits krafttag kring Kulturmiljös tid- och projektmodul. Uppföljningen per projekt finns vid detta årsskifte. Balansräkning Utifrån vår granskning anser revisionen att balansräkningen inte föranleder någon anmärkning. Intern kontroll Den samlade bedömningen av nämndens internkontroll är inte helt tillräcklig. Intern kontrollmiljö Nämndens internkontrollmiljö bedöms vara inte helt tillräcklig. Intern kontrollplan Nämndens interkontrollplan plan är inte helt tillräcklig. Kulturförvaltningen har under senare tid positivt utvecklat sitt internkontrollarbete, men den har dock inte föregåtts av någon dokumenterad riskbedömning. Förvaltningen brister i sin dokumentation. Det framgår endast i vissa fall av planen vilka reglemente, regler eller policys som berörs i respektive kontrollmoment. Rapporteringen är inte tidsbestämd, men frekvensen är angiven. Genomförd internkontroll Den samlade bedömningen av nämndens genomförda internkontroll är tillräcklig. Personal Den totala bedömningen avseende nämndens personalarbete bedöms vara tillräcklig. Fritidsnämnden Fritidsnämnden uppvisar efter flera år med negativt resultat för 2008 ett positivt ekonomiskt resultat på 9,2 mkr. Den 1 januari 2008 flyttade ansvaret för ägande, förvaltning och teknisk drift av samtliga fritids- och idrottsanläggningar i Malmö från fritidsnämnden till servicenämnden och från halvårsskiftet flyttades verksamhetsdriften från stadsdelsförvaltningarna till fritidsförvaltningen. Årsredogörelse 2008.doc 23 (65)

24 Nämnden prognostiserade i DR-2 ett positivt ekonomiskt resultat för helåret på 1,5 mkr. Resultatet blev ett överskott på tkr, dvs en avvikelse på tkr i förhållande till DR-2 prognosen. Avvikelsen beror enligt nämnden på följande 1. Kostnaden för föreningsbidrag blev lägre än vad man bedömde i DR2. 2. Överskottet vid driftavdelningen blev större än beräknat. Kommunbidragsregleringen för fritidsnämndens övertagande av verksamhet från stadsdelarna var inte gjord när DR-2 upprättades. Därför antog man att den verksamheten skulle uppvisa ett nollresultat. I bokslutet uppvisar driftavdelningen ett relativt stort överskott på personalbudgeten, varav en del är hänförbart till de övertagna verksamheterna. 3. Underskottet för evenemangsavdelningen blev 1 mkr lägre än prognosen i DR-2. Revisionskontoret saknar analys av avvikelsen mot prognosen i årsanalysen. Förutom en del äldre fordringar som funnits med även i tidigare bokslut har i 2008-års bokslut samtliga fordringar mot MIF Redhawks bokats som osäkra och därmed belastat resultatet för 2008 (907 tkr). Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig eftersom upprättandet av utfallsprognoser och delårsrapporter skett enligt anvisningar. Delårsboksluten har avrapporterats till och beslutats av nämnden. Nämndens ekonomiska utfall och prognoser kommenteras och förklaras väl i delårsbokslutet och årsbokslutet. Nämnden har följt upp kommunfullmäktiges mål i samband med delårsboksluten och årsbokslutet. Däremot saknar fritidsnämnden egna verksamhetsmål. Kommunfullmäktiges mål är gemensamma för samtliga nämnder och förvaltningar. Revisionskontoret anser att nämnden även borde ha specifika mål för sin egen verksamhet kopplade till de övergripande målen. Hade man haft sådana mål och följt upp dem i boksluten hade bl a sambandet mellan det ekonomiska resultatet och resultatet av den verksamhet man bedrivit blivit tydligare. Nämndens målstyrning bedöms därför som inte helt tillräcklig. Nämndens måluppfyllelse bedöms vara inte helt tillräcklig eftersom egna verksamhetsmål saknas. Nämndens uppföljning avseende måluppfyllelsen bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att målen kommenteras till inte oväsentlig del med genomförda aktiviteter/åtgärder och liknande, utan att graden av måluppfyllelse berörs. Antalet anställda har ökat i förhållande till Anledningen är att 89 personer övergick till fritidsförvaltningen när man tog över verksamhetsdriften för idrottsanläggningarna vid halvårsskiftet. När serviceförvaltningen övertog förvaltaransvaret för anläggningarna övertog man samtidigt 14 medarbetare. Undantaget dessa verksamhetsförändringar har antalet anställda minskat på grund av att ett antal plusjobb avslutats under året. Andelen kvinnor på fritidsförvaltningen är lägst av samtliga förvaltningar i Malmö. Sjukfrånvaron har ökat under året, men från en låg nivå. Enligt DR-2 beror ökningen på fler långtidssjukskrivningar. Inga kommentarer har skett kring sjukfrånvaron i årsbokslutet. Årsredogörelse 2008.doc 24 (65)

25 Nämndens interkontrollplan bedöms vara inte helt tillräcklig på grund av att den inte föregåtts av en dokumenterad riskbedömning. Planen innehåller relevanta kontroller och har utökats jämfört med tidigare år. Den samlade bedömningen av nämndens internkontroll är att den är tillräcklig. Förvaltningen har inte under 2008 kunnat prioritera arbetet med att ta fram en övergripande riskanalys. Policy och riktlinjer för representation har utarbetats under året. Riktlinjerna består dock endast av skatteregler. Det som revisionskontoret framförallt hade synpunkter på i års löpande granskning var bristfälliga verifikationsunderlag i redovisningen. Det finns i riktlinjerna ingen information kring detta, dvs vilken information som ska finnas på verifikationer gällande resor och representation. Revisionskontoret har i samband med bokslutsgranskningen för 2008 stickprovsvis gått igenom ett 20-tal verifikationer gällande representation under oktober-december 2008 och kan där konstatera att bristerna från 2007 fortfarande består på flera av verifikationerna. Sociala resursnämnden Sociala resursnämnden redovisar för perioden juli t om december 2008 ett positivt resultat om tkr. Resultatet fördelas med överskott av tkr för individ- och familjomsorg och tkr för vård och omsorg samt ett underskott av tkr avseende gemensam service. Vid bokslutsgranskningen noterades avvikelser till ett sammanlagt värde av 207 tkr; Kostnadsförda leverantörsfakturor skulle inte ha belastad driften utan hanterats som investering. Eftersom felet är resultatpåverkande skulle nämndens överskott har ökat med 207 tkr. Sociala resursnämndens verksamhetsmål, måluppföljning och måluppfyllelse bedöms i dagsläget vara inte helt tillräcklig. Det saknas egna verksamhetsmål och måluppföljningen är mycket summarisk. Samtidigt bör det beaktas att förvaltningen arbetar just nu med att ta fram egna mål för 2009 och att många av de kommungemensamma ligger utanför nämndens ansvarsområde. Nämndens ekonomiska styrning och personalstatistik kan inte bedömas efter bara sex månaders verksamhet. I dagsläget finns inget som tyder på bristfälligheter i rutinerna. Granskningen av balans- och resultaträkningen föranleder ett påpekande beträffande felaktigt kostnadsförda leverantörsfakturor (enligt ovan); för övrigt noterades inga avvikelser. Nämndens finansiella rapportering bedöms vara tillräcklig eftersom den följer de kommungemensamma riktlinjerna. Nämndens internkontroll bedöms, med reservation för den korta granskade tidsperioden, som huvudsakligen tillräcklig. En gällande plan för internkontroll saknades i början av förvaltningens verksamhet. Årsredogörelse 2008.doc 25 (65)

26 Stadsdelsfullmäktige Centrum Centrum SDFs överskott 2008 uppgår till tkr, vilket främst beror på färre barn i förskola och skola, lägre utnyttjande av korttidsboende och särskilt boende samt resultatöverföringen från Även överskottet i anslagsfinansierad verksamhet, tkr, ingår. I resultatet ligger ett underskott för hemlösheten. Upprognostiseringar har gjorts vid flera tillfällen under året, senast i november då prognosen var tkr. De prioriteringar nämnden gör har en direkt koppling till kommunfullmäktiges mål och bedöms vara realistiska. De har dock väldigt olika karaktär och spänner mellan mål på en övergripande nivå till rena åtgärder och innehåller ibland båda delar, vilket försvårar överblickbarheten. Hur målen/prioriteringarna ska mätas och uppfyllelsen bedömas är inte preciserat. Detta gör nämndens egna mål svåra att följa upp och utvärdera och nämndens styrning avseende verksamhetsmålen bedöms därför inte vara helt tillräcklig. De av kommunfullmäktige fastställda målen följs upp och kommenteras enligt anvisningarna. Både dessa och nämndens prioriteringar följs upp vid delårs- och helårsrapportering. Uppföljning avseende måluppfyllelse bedöms därför vara tillräcklig gälland omfattningen och frekvensen. När det gäller de egna prioriteringarna/målen sker uppföljningen till stor del genom en redovisning av genomförda aktiviteter/åtgärder. Uppföljning och analys av om, eller i vilken mån, målet uppnåtts samt hur genomförda åtgärderna bidragit till detta bedöms inte vara tillräcklig. Nämndens måluppfyllelse bedöms inte vara helt tillräcklig då flera av de av kommunfullmäktige utvalda indikatorerna inte har uppfyllts. Förbättringsåtgärder anges inte alltid. Måluppfyllelsen på nämndens prioriteringar är svår att avgöra. Nämndens ekonomiska styrning bedöms vara tillräcklig på grund av att rapportering sker enligt riktlinjer och regelverk, uppföljning sker regelbundet vid del- och helårsrapportering och avvikelser och underskott kommenteras och analyseras. Nämndens resultat- och balansräkning har granskats utan anmärkning. Nämndens genomförda interna kontroll bedöms vara tillräcklig då den följer planen, är dokumenterad och presenterar åtgärdsförslag där internkontrollen visats svag. Den interna kontrollplanen bedöms inte vara helt tillräcklig då den inte grundar sig på en dokumenterad riskanalys som valda kontrollmoment kan knytas till. Nämndens styrning på personalområdet bedöms vara tillräcklig då sjukfrånvaron visar en sjunkande tendens och jämställdhets- och mångfaldsplan antagits och följs upp. Andelen personal med utländsk bakgrund har dock sjunkit marginellt. I Centrum SDFs planering av finansiering av skola i Västra hamnen ingår att 5 mkr från 2008 års resultat ska överföras till 2009 och vidare till Centrum SDF anhåller därför om att få överföra 5 mkr av sitt resultat till Stadsdelsfullmäktige Södra Innerstaden Södra Innerstadens redovisar ett positivt resultat på tkr, varav tkr avser resursfördelad verksamhet och tkr anslagsfinansierad verksamhet. För ekonomisk Årsredogörelse 2008.doc 26 (65)